Akuntansi Hotel Sap 2.docx

AKUNTANSI PERHOTELAN RINGKASAN MATA KULIAH SAP 2 RUANG LINGKUP DAN STRUKTUR ORGANISASI USAHA PERHOTELAN

OLEH : KELOMPOK 2 Ngurah Surya Maotama

(1607532129)

I Gusti Ayu Agung Yustika Nanda

(1607532136)

Anak Agung Mas Prabha Iswara

(1607532152)

PROGAM REGULER SUDIRMAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA 2019

1. Pengertian Hotel Bagi wisatawan, hotel sebagai tempat penginapan diharapkan terwujud seperti rumah ideal atau a home away from home. Hotel proprietors Act (1956) mengatakan hotel adalah suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayan makanan, minuman dan fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang sedang melakukan perjalanan dan mampu membayar dengan jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima tanpa adanya perjanjian khusus. Gralier Electronic Publishing Inc. (1995) mengemukakan bahwa hotel adalah usaha komersial yang menyediakan tempat menginap, makanan, dan pelayananpelayanan lain untuk umum. Berdasarkan surat keputusan Menparpostel No. KM 37/PW340/MPPT-86, tentang peraturan usaha dan penggolongan hotel menyebutkan hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa penunjang lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial. Pengertian hotel menurut keputusan Menparpostel tersebut, membedakan pengertian penginapan atau losmen, di mana dalam keputusan tersebut dijelaskan bahwa penginapan atau losmen tidak termasuk dalam pengertian hotel. Penginapan atau losmen adalah suatu usaha komersial yang menggunakan sebagian atau seluruh dari bangunan yang khusus disediakan bagi setiap orang untuk memperoleh pelayananan sewa kamar untuk menginap. Dengan demikian bedanya dengan hotel adalah penginapan tidak menyediakan pelayananan makanan dan minuman serta jasa penunjang lainnya. Dari seluruh rumusan dan pengertian di atas, maka yang dimaksud dengan hotel adalah suatu badan usaha yang bergerak di bidang jasa dan di dalamnya terdapat beberapa unsur pokok yang terkandung dalam pengertian hotel, yaitu: 1) Suatu jenis akomodasi 2) Menggunakan sebagian atau seluruh bangunan yang ada 3) Menyediakan fasilitas pelayanan jasa penginapan 4) Menyediakan makan dan minuman serta jasa lainnya 5) Fasilitas dan pelayanan tersebut disediakan untuk para tamu dan masyarakat umum yang menginap 6) Berfungsi sebagai tempat sementara 7) Dikelola secara komersial Industri hotel terdiri dari beberapa jenis operasi yang berbeda yang menyediakan produk dan jasa pada klien atau tamu. Ada beberapa karakteristik dari industry hotel (Gray,1996), yaitu :

1) Usaha musiman, yang ditunjukkan dengan fluktuasi dalam volume penjualan pada saat peak season dan off season. 2) Mempunyai rantai distribusi dan rentang waktu yang pendek, seperti dalam operasi jasa dan makanan, di mana bahan mentah diolah menjadi produk jadi kemudian dijual dan menjadi kas dalam waktu yang relatif singkat, sehingga investasi pada persediaan nilainya minimal 3) Merupakan industry yang menggunakan tenaga kerja secara insentif, di mana memberikan pelayanan yang cepat, pelayanan selama 24 jam, mengutamakan kepuasan tamu, sehingga dari hal tersebut beban gaji menjadi elemen utama dalam kas penjualan 4) Investasi pada industry hotel sebagian besar dalam aktiva tetap, seperti kos kontruksi, furniture, elektronik, dan lain-lainnya 2. Jenis dan Penggolongan Usaha Hotel Klasifikasi atau penggolongan hotel adalah suatu system pengelompokan hotel kedalam berbagai kelas atau tingkatan, berdasarkan ukuran penilaian tertentu. Hotel dapat dikelompokan kedalam berbagai kriteria menurut kebutuhanya, namun ada beberapa kriteria yang dianggap paling lazim digunakan. Sistem klasifikasi hotel di dunia berlainan antara negara yang satu dengan negara yang lain. Sebagai contoh negara Tiongkok menggunakan klasifikasi: Tourist class, class, starndart & super class. class. Negara Bulgaria, Kolombo, Equador, Syria, Kuwait menggunakan klasifikasi hotel kelas A, B, C, D dan E. Di Indonesia pada tahun 1977, dengan keputusan Menparpostel No. PM.10/PW.301/Pdb-77 tentang usaha dan klasifikasi hotel, ditetapkan bahwa penilaian klasifikasi hotel secara minimum didasarkan pada: 1) Jumlah Kamar 2) Fasilitas 3) Peralatan yang tersedia 4) Mutu pelayanan Berdasarkan pada penilaian tersebut, hotel-hotel di Indonesia kemudian digolongkan ke dalam 5 (lima) kelas hotel, yaitu: bintang satu sampai bintang lima. Tujuan dari klasifikasi atau penggolongan hotel secara umum adalah: 1) Sebagai pedoman teknis bagi calon investor untuk memilih investasinya dibidang usaha perhotelan apakah pada hotel berbintang atau melati. 2) Memberikan informasi kepada para tamu yang akan menginap dihotel tentang standart fasilitas yang dimliki oleh masing-masing jenis dan tipe hotel. 3) Agar tercipta suatu persaingan yang sehat antara pengusaha hotel.

4) Supaya tercipta keseimbangan antara permintaan (supply) dan penawaran (demand ) dalam usaha perhotelan. Peraturan tersebut kemudian diperbaiki dengan peraturan baru yaitu berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM37/PW.340/MPPT-86 tentang Peraturan Usaha dan Penggolongan Hotel, diberikan penjelasan tentang: 1) Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa penunjang lainnya bagi bagi umum yang dikelola secara komersal (Bab I, pasal 1, ayat b). 2) Akomodasi adalah wahana untuk menyediakan pelayanan jasa penginapan, yang dapat dilengkapi dengan pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya (Bab I, pasal 1, ayat a). 3) Penginapan atau Losmen adalah suatu usaha komersial yang menggunakan seluruh atau sebagian dari suatu bangunan yang khusus disediakan bagi setiap orang untuk memperoleh pelayanan sewa kamar untuk menginap (Bab I, pasaI 2). Fasilitas usaha hotel sebagai bagian integral dari usaha pariwisata, yang merupakan usaha akomodasi yang dikomersialkan, meliputi : 1) Kamar tidur (kamar tamu) 2) Makanan dan minuman 3) Pelayanan penunjang lain, seperti tempat rekreasi, fasilitas olah raga, fasilitas laundry dan sebagainya. Fasilitas tersebut dapat digunakan oleh tamu yang menginap pada hotel tersebut selama 24 jam. Sedangkan penggolongan hotel berdasarkan SK di atas, ditetapkan sebagai berikut: 1) Penggolongan hotel ditandai dengan "bintang", dari bintang 1 sampai dengan 5. 2) Syarat penggolongan hotel berdasarkan kondisi phisik: a. Besar/kecilnya hotel atau banyaknya kamar: a)

Hotel kecil: 25 kamar atau kurang

b) Hotel sedang: lebih dari 25-100 kamar c)

Hotel rnenengah: lebih dari 100-300 kamar

d) Hotel besar: lebih dari 300 kamar b.

Kualitas, lokasi dan lingkungan bangunan

c.

Fasilitas yang dimiliki hotel untuk tamu

d.

Kelengkapan peralatan yang tersedia

e.

Kualitas bangunan

f.

Tata letak ruang dan ukuran ruang

3) Operasional/manajemen meliputi: a.

Struktur organisasi, uraian tugas dan manual kerja secara tertulis

b.

Tenaga kerja, spesialisasi dan tingkat pendidikan karyawan

4) Pelayanan meliputi: a.

Keramahan, sopan dan menggunakan seragam

b.

Pelayanan mengacu pada kebutuhan dan keinginan tamu

c.

Pelayanan dibuka selama 24 jam (hotel bintang 4 dan 5)

Dalam SK Dirjen Pariwisata tersebut juga mengatur jenis penginapan dengan fasilitas bawah hotel berbintang (hotel melati), seperti wisma, home stay, losmen. United State Lodging Industry membagi hotel menjadi beberapa jenis, yaitu: 1) Transient hotel , hotel yang lokasinya di tengah kota dengan jenis tamu yang menginap sebagian besar adalah untuk urusan bisnis dan turis. 2) Residential hotel , hotel yang pada dasarnya merupakan rumah-rumah berbentuk apartemen dengan kamar-kamarnya, dan disewakan secara bulanan atau tahunan yang menyediaka kemudahan-kemudahan seperti restoran, layanan makanan yang diantar ke kamar, dan pelayanan kebersihan kamar. 3) Resort hotel , hotel yang pada umumnya berlokasi di tempat-tempat wisata, dan menyediaka tempat-tempat rekreasi dan juga ruang serta fasilitas konferensi untuk tamu-tamunya. Dilihat dari jaringan pemasaranya, ada 3 kelompok jaringan pengusahaan hotel: 1) Jaringan hotel internasional (international hotel chains) adalah jenis hotel yang pengelolaanya dibawah hotel jaringan internasional sehingga pemasaran dan fasilitas antara jaringan tersebut akan sama. 2) Jaringan hotel nasional (national hotel chains) adalah jenis hotel yang pengelolaanya dibawah hotel jaringan nasional sehingga pemasaran dan fasilitas antara jaringan tersebut akan sama. 3) Hotel yang dikelola secara independen adalah hotel yang dimiliki secara personal sehingga dari segi pemasaran dan pengelolaannya tergantung dari pemiliknya. Perbedaan dari ke 3 kelompok tersebut ada pada produk yang dihasilkan, yang memberikan kekuatan bagi konsumen dan pengelola secara sendiri-sendiri untuk mempengaruhi permintaan dan penawaran. Dilihat dari tipe harga kamar yaitu penetapan harga kamar yang dikaitkan dengan penyediaan atau penjualan makanan, maka hotel dikelompokan menjadi:

1) European Plan (EP) system satuan harga hanya untuk kamar saja, sedangkan harga makanan tidak termasuk dalam satuan harga kamar. Jika ada tamu ingin makan,dan minum maka tamu dapat menggunakan fasilitas restaurant yang ada dihotel, dan harga makanab dan minuman dikenakan di luar kamar. 2) American Plan (AP) adalah sistem satuan harga sewa kamar sudah termasuk harga makanan yang disajikan kepada tamu, tanpa memperhatikan apakah tamu tersebut makan atau tidak. Sistem American Plan dapat dibedakan menjadi dua: a.

Full American Plan adalah hotel sudah memasukan keharga kamar plus tiga kali makan, yaitu: breakfast, lunch dan dinner.

b.

Modified American Plan adalah hotel sudah memasukan keharga kamar plus makan dua kali yaitu: breakfast dengan lunch atau breakfast dengan dinner .

3) Continental Plan (CP) adalah hotel sudah memasukan keharga kamarnya makan satu kali, breakfast dan jenis makan breakfast adalah makanan continental. 4) Bermuda Plan (BP) adalah hotel sudah memasukan keharga kamarnya makan satu kali, yaitu

breakfast dan

jenis

makan

breakfast adalah

makanan

ala American atau English. Kebanyakan hotel kecil, dikelola secara langsung oleh pemiliknya, tetapi pada hotel besar terdapat pemisahan antara pengelola dan pemiliknya. Dilihat dari kepemilikan dan manajemenya, dibagi menjadi tiga, yaitu: 1) Propetary ownership 2) Franchise 3) Management Contract Kegiatan utama dari suatu hotel adalah menyewakan kamar kepada tamu. Untuk bisa memberikan kepuasan kepada tamu keadaan kamar yang disewakan harus ada dalam keadaan bersih, nyaman, menarik dan aman. Jenis-jenis kamar pada hotel dilihat dari fasilitas tempat tidur yang ada dikamar pada dasarnya dapat dibedakan menjadi: 1) Single Room adalah kamar untuk satu orang yang dilengkapi dengan satu buah tempat tidur berukuran single untuk satu orang. 2) Twin Room ndalah kamar untuk dua orang yang dilengkapi dengan dua buah tempat tidur berukuran single. 3) Double Room adalah karnar untuk satu orang yang dilengkapi dengan satu buah tempat tidur berukuran double untuk dua orang.

4) Double-Double room adalah kamar untuk empat orang yang dilengkapi dua kamar dengan

dua

buah

tempat

tidur

berukuran

double untuk

dua

orang.

Adapun jenis kamar menurut harga atau tarif dan fasilitas yang ada dikamar dapat dibedakan menjadi: 1) Standart Room 2) Superior Room 3) Moderate Room 4) Suite Room 5) Excecutive suite room 6) Penhouse 3. Sejarah dan Perkembangan Hotel di Eropa, USA dan Indonesia Kata hotel dulunya berasal dari kata HOSPITIUM (bahasa Latin) artinya ruang tamu. Dalam jangka waktu lama kata hospitium mengalami proses perubahan pengertian dan untuk membedakan antara Guest Room dan Masion House yang berkembang pada saat itu, maka rumah-rumah besar disebut HOSTEL. Kata hostel lambat laun huruf “s” pada kata hostel tersebut menghilang atau dihilangkan orang, sehingga kata hostel berubah menjadi hotel seperti yang dikenal orang sekarang. Pada tahun 3000 Sebelum Masehi telah ada penginapan pertama yang berbentuk “inn” yaitu rumah-rumah pribadi dengan beberapa kamar yang disediakan bagi pejalan kaki untuk istirahat atau tidur. Kemudian tahun 961 Sesudah Masehi, di Swiss-Alpine, Augustinian Monks membangun hotel Le Grand Saint Bernard Hospice yang diperuntukan bagi orang yang berziarah dari dan ke Roma. City Hotel dibangun pertama kali di New York pada tahun 1794. Tahun 1800-an, Amerika menjadi Negara pengembang usaha hotel yang utama, tapi karena harganya mahal hanya kaum hartaawan yang dapat menikmati menginap di hotel mewah bergaya Eropa. Kemudian pada tahun 1829, Hotel Tremont House di Boston Amerika yang pertama kali melengkapi hotelnya dengan lobby dan menyediakan kamar privat dengan pintu kamar dipasang kunci pengaman. Awal tahun 1990-an, pelayanan hotel secara professional mulai dikembangkan oleh Ellsworth M. Statler, seorang operator hotel Amerika, yang melengkapi kamar dengan kamar mandi privat dan kaca rias yang lebar. Pada pertengahan tahun 1900-an, mulai berkembangnya hotel-hotel yang dikelola oleh suatu mata rantai pengelola usaha hotel (individu atau suatu perusahaan yang memiliki beberapa hotel).

Pada jaman penjajahan Belanda sudah ada usaha akomodasi yang dikelola secara komersial, tapi belum dikelola secara modern, seperti: 1) Hotel Savoy Homan di Bandung dibangun tahun 1888, kemudian direnovasi tahun 1937 dan selesai tahun 1939 2) Hotel Preanger dibangun tahun 1897, kemudian baru pada tahun 1928 menjadi hotel yang lebih terkonsep 3) Hotel Mij De Boer, hotel yang paling megah di Medan, didirikan tahun 1898 oleh Aeint Herman De Boer (Belanda), yang diperuntukkan bagi penguasa perkebunan dan pejabat pemerintah Belanda. Dalam rangka nasionalisasi pada tanggal 14 Desember 1957 diambil alih Indonesia dan berganti nama menjadi Hotel Dharma Bhakti, kemudian diubah lagi menjadi Hotel Dharma Deli. 4) Grand Hotel de Djokya, hotel lama di Malioboro-Yogyakarta didirikan tahun 1908 dan beroperasi tahun 1911, kemudian setelah renovasi diganti menjadi Hotel Garuda. Dewasa ini, perkembangan industri hotel di Indonesia semakin pesat. Hal ini terbukti dengan adanya hotel yang didirikan hampir di seluruh kota-kota besar yang ada di Indonesia dan telah banyaknya bermunculan berbagai tipe hotel yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat. 4. Struktur Organisasi pada Hotel dan Standard Operational Procedure-nya (SOP) Prinsip-prinsip pengelolaan manajemen hotel pada hakekatnya adalah sama dengan prinsipprinsip manajemen organisasi perusahaan pada umumnya. Prinsip-prinsip pengelolaan menajemen hotel didasarkan pada falsafah dan gaya manajemen yang dimiliki oleh pemilik dan manajemen hotel. Falsafah dan gaya manajemen yang bersifat konservatif atau agresif akan dijadikan sebagai suatu dasar untuk menetapkan visi dan misi perusahaan. Visi merupakan suatu gambaran ideal yang ingin dicapai oleh perusahaan dimasa mendatang. Sedangkan misi adalah suatu pernyataaan tentang usaha hotel. Berdasarkan visi dan misi tersebut, maka hotel akan menyusun sasaran-sasaran yang hendak dicapai dalam bentuk kebijakan-kebijakan perusahaan seperti: 1) Pangsa pasar yang dituju 2) Jenis produk yang dihasilkan 3) Standar produk yang dihasilkan 4) Keuntungan yang ingin dicapai 5) Pola hubungan antara perusahaan dengan karyawan, pemasok, komunitas, dan masyarakat disekitarnya.

Struktur organisasi menunjukan suatu tingkatan hirarkis, di mana dari struktur organisasi tersebut dapat diketahui bagian-bagian yang ada dihotel, hubungan antara bagian dihotel serta hubungan antara atasan dan bawahan. Dasar penyusunan organisasi antara hotel yang satu dengan yang lain mempunyai kesamaan, karena setiap hotel mempunyai produk layanan yang sama, yaitu: sewa kamar, makanan dan minuman, sport, kasino dan produk lainnya. Akan tetapi bentuk dan luas organisasi hotel akan berbeda antara hotel yang satu dengan hotel yang lainnya. Perbedaan tersebut disebabkan karena adanya perbedaan-perbedaan 1) Type dan jenis hotel 2) Size hotel (besar atau kecil) 3) Fisik bangunan hotel 4) Kemampuan tenaga kerja yang ada di dalamnya. 5) Sistem manajemen dan pengelolaan yang diberlakukan Struktur organisasi dirancang sesuai dengan kebutuhan hotel, semakin besar dan lengkap fasilitasnya maka struktur organisasinya juga semakin komplek. Berdasarkan struktur organisasi dapat ditentukan perkiraan jumlah karyawan yang dibutuhkan secara keseluruhan. Struktur organisasi pada hotel biasanya disusun berdasarkan fungsionalnya, seperti: marketing, accounting, personel, dan produksi. Struktur organisasi merupakan bagan organisasi dan rantai perintah. Dari struktur organisasi karyawan dan organisasi di dalamnya mendapat informasi: 1) Kedudukan dirinya dalam organisasi, dalam batas dan jalur wewenang serta tanggung jawabnya sehingga mengurangi kebingungan karyawan untuk mendiskusikan komplin sesuai rantai komando. 2) Mengetahui jenjang karier yang jelas melalui hirarki yang ada dalam jabatan-jabatan di struktur organisasi 3) Memberi informasi tanggung jawab untuk jalur instruksi 4) Menunjukan jalur koordinasi dan kerjasama antar bagian melalui departemen dan seksiseksi yang ada dalam organisasi, juga fungsi serta tugas masing-masing departemen dan seksi-seksi yang ada sehingga meningkatkan efisiensi. Dan struktur organisasi dapat dipersiapkan analisis jabatan (Job Analysis) yang terdiri dari: 1) Uraian tugas (Job Description) Uraian tugas atau job description tujuannya untuk menggambarkan kewajiban dari masing-masing posisi. 2) Sandar manual pekerjaan (standard operational procedure/SOP) SOP pada Hotel adalah patokan atau acuan yang menjadi standar dalam menjalankan tugas sebagai seorang pegawai di sebuah departemen perhotelan itu sendiri, dan kebanyakan

dari pihak perhotelan memberikan standar yang tidak begitu jauh antara hotel yang satu dengan hotel yang lain dan masih sangat bergantung terhadap tingkat atau level dari hotel yang menjadi acuan. Standar ini mencakup seluruh departemen perhotelan tanpa terkecuali yang menuntun para staf departemen untuk bekerja keras dan disiplin dalam mencapai tujuan yang telah tertera dalam standar operasional tersebut, adapun standar operasional tersebut mencakup berbagai macam departemen 3) Spesifikasi jabatan (Job Specification) Spesifikasi jabatan yang ada di hotel, seperti: a.

Manajer: General Manajer, Resident Manajer

b.

Head/Manajer Departmenent: Room, Food & Beverage, Accounting, Maintenance & Engineering.

c.

Chef: Kitchen, Pastry

d.

Assistant manajer

e.

Supervisor

f.

Staf Struktur Organisasi Hotel General Manager

Executive Assistant Manager

Room Division

F&B Division

Accounting

Food Production

Housekeeping

Front Office

Engineering

F&B Service

Bar

Linen

Reception

Restaurant

Public Area

Reservation

Banquet

Information

Marketing

5. Departemen Dalam Hotel 1) Room Departement a.

Front Office, berfungsi dalam memberikan pelayanan pada bagian depan hotel.

b.

Room Division, berfungsi dalam administrasi yang berkaitan dengan kamar.

c.

Housekeeping, berfungsi dalam masalah penyiapan dan pembersihan kamar.

d.

Reservation, berfungsi menerima reservasi dari tamu atau agen.

e.

Roommaid/Roomboy, berfungsi menyiapkan dan membersihkan kamar.

f.

Bellboy, berfungsi memberikan pelayanan mengantar dan membantu tamu membawa barang.

g.

Operator, berfungsi memberikan pelayanan melalui telepon.

2) Food & Beverage Departement a.

Cook, berfungsi menyiapkan menu sesuai order dan bertugas pada F&B produksi.

b.

Steward, berfungsi membantu cook dan membersihkan peralatan di dapur.

c.

Waiter/Waitress, berfungsi memberikan pelayanan pada tamu dan bertugas pada F&B service

3) Accounting Departement a.

General Chasier, berfungsi mengadministrasikan penerimaan dan pengeluaran kas dan bertugas pada back office. b. Income Auditor, berfungsi melaporkan pendapatan hotel dan bertanggung jawab atas pengendaliannya. c. Credit, berfungsi melakukan analisa kredit dan kebutuhan modal kerja hotel d. Staff (Account Receivable, Account Payable), berfungsi membantu pengadministrasian piutang dan hutang. e. Bookkepeer, berfungsi membuat penyesuaian dan memposting data akuntansi serta menyusun laporan keuangan. f. Marketing/Sales, berfungsi dalam administrasi pemasaran hotel. g. Personnel, berfungsi dalam administrasi karyawan hotel. 4) Minor Departement a.

Operator, berfungsi memberikan pelayanan telepon

b.

Laundry, berfungsi memberikan pelayanan laundry

c.

Sport, berfungsi memberi pelayanan fasilitas olah raga

d.

Sauna dan lain-lain

5) Fungsi lain a.

Purchasing, berfungsi melakukan pembelian barang keperluan hotel.

b.

Security, berfungsi menjaga keamanan hotel.

c.

Houseman, berfungsi melakukan pembersihan area di luar kamar

REFERENSI Widanaputra, AAGP., Suprasto, H Bambang., Ariyanto, Dodik., Sari, Maria M Ratna. 2009. Akuntansi Hotel (Pendekatan Sistem Informasi). Yogyakarta. Graha Ilmu.