Akuntansi Hotel Sap 6.doc

AKUNTANSI HOTEL (EKA 443 A1) SAP 6 Prosedur Akuntansi Pendapatan pada Usaha Perhotelan

Disusun oleh : KELOMPOK 5

I GUSTI AGUNG BRAWIJAYA (1607531079/10) IDA BAGUS GEDE WISWANTARA (1607531084/12) I PUTU EKA MERTANAYA (1607531086/13)

AKUNTANSI REGULER FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA 2018/2019

1. JENIS-JENIS PENJUALAN PADA HOTEL Bagi organisasi usaha, penjualan satu aspek yang sangat penting dan menjadi urat nadi kehidupan usaha tersebut. Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar, penjualan makanan, dan penjualan minuman, di mana disatu sisi menjual jasa dan di sisi lainnya menjual barang. Penjualan usaha hotel mempunyai keunikan tersendiri yaitu: 1) Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa 2) Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga individual yang relative rendah, hampir sama dengan usaha retail 3) Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti yang dilakukan oleh perusahaan manufaktur 4) Perusahaan mempunyai persediaan kapasitas untuk dapat menjual produk berupa jasa 5) Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service Pada siklus penjualan akan melibatkan akun piutang usaha (city ledger, guets ledger, credit card), akun kas dan setara kas, akun penjualan, akun hutang pajak PHR (Government tax), dan akun hutang service (service charge). Hutang jasa pelayanan timbul karena hotel memungut uang jasa pelayanan kepada para konsumen atas nama karyawan. Secara periodic, uang service yang terkumpul dibagikan kepada karyawan biasanya dikurangi loss and breakage (kehilangan dan kerusakan ). Secara sederhana kaitan antara akun-akun dalam siklus penjualan hotel digambarkan dalam bagan T-account berikut :

2

Penjualan

Kas dan Bank

Penjualan

Saldo awal Berbagai

Tunai

transaksi

Penjualan

Penjualan

Kredit

Kas Keluar

tunai Penagihan

Hutang Jasa Layanan

piutang

Penjualan Tunai

Piutang usaha Penjualan Penagihan

Penjualan

Kredit

Kredit

Saldo Akhir

Piutang

Hutang PHR Penjualan Tunai Penjualan Kredit Jurnal Penjualan Piutang usaha (City ledger/ Guest ledger) Penjualan Kamar (Rooms Revenue) Hutang Jasa Pelayanan (Service Charge) Hutang PHR (Goverment Tax) Hutang PHR timbul karena usaha hotel diberikan kewajiban oleh pemerintah daerah untuk memungut PHR kepada konsumen hotel yang membeli dan menikmati barang dan jasa yang dijual oleh perusahaan. Dalam hal ini, manajemen hotel berfungsi sebagai witholder, yaitu pemungut pajak yang mempunyai kewajiban untuk menyetorkan pungutannya kepada kas daerah. Penyetoran ini dilakukan secara berkala mengikuti ketentuan yang diatur oleh pemerintah daerah.

3

Penjualan didalam bisnis perhotelan dibagi dengan penjualan jasa dan penjualan produk: 1. Penjualan jasa, antara lain: a. Penjualan kamar Terdapat beberapa jenis rate yang ditawarkan oleh hotel. Rate tersebut antara lain: 

-Rp300.000,++ --> hal ini berarti harga kamar 300 ribu, ditambah dengan pajak daerah 10% (30 ribu) dan service charge 11% (33 ribu) sehingga total nilai kamar yang dibayar adalah 363 ribu.Jurnal pengakuan pendapatan untuk transaksi ini adalah: Kas

363.000 Pendapatan Kamar



300.000

Hutang Jasa Layanan

33.000

Hutang pajak

30.000

-Rp300.000 nett --> hal ini berarti harga kamar tersebut sudah termasuk pajak daerah dan juga service charge hotel. Untuk itu, jurnal pengakuan pendapatan untuk transaksi ini adalah: Kas

300.000 Pendapatan Kamar

247.933,88

Hutang Jasa Layanan

27.272,73

Hutang Pajak

24.793,39

Dalam penjualan kamar hotel, biasanya juga ada yang sudah include breakfast dan juga ada yang exclude breakfast. Pada umumnya, hotel memiliki harga standar untuk breakfast. Sehingga pada saat melakukan jurnal pendapatan kamar, harga breakfast ini akan

mengurangi

pendapatan

kamar

dan

bertambah

pada

pendapatan

breakfast.. Rate penjualan kamar biasanya juga tergantung pada jenis dari kamar. Ada type standart, superior, dan sebagainya tergantung dari hotel tersebut. Pada umumnya, pengakuan pendapatan kamar ini tidak semudah jurnal yang ada. Seperti yang kita ketahui, biasanya tamu hotel menginap tersebut akan check out pada keesokan paginya. Namun secara akuntansi, kita harus melakukan cut off pada tengah malam (00.00) di tanggal tersebut. Sehingga akan terbentuk jurnal: Guest Ledger Pendapatan Kamar

xxx xxx

Guest ledger ini adalah istilah yang digunakan untuk akun sementara untuk menampung jumlah pendapatan yang kita akui sampai tamu tersebut check out. Bila dilakukan pemeriksaan, maka jumlah guest ledger ini harus sama dengan jumlah pendapatan 4

tamu yang masih menginap sampai hari tersebut. Pada saat tamu melakukan check out, maka akan dilakukan jurnal: Kas

xxx Guest Ledger

xxx

b. Penjualan Jasa Spa Biasanya, hotel-hotel menawarkan adanya jasa spa untuk para tamu hotelnya. Yang perlu diperhatikan untuk jasa spa ini adalah apakah dilakukan oleh pihak intern hotel sendiri atau bekerja sama dengan pihak lain. Bila dilakukan oleh pihak intern sendiri, maka kita boleh mengakui pendapatan itu sebagai pendapatan perusahaan. Namun bila bekerja sama dengan pihak lain, harus diperhatikan perjanjian dengan pihak lain tersebut. Umumnya, sistem dengan pihak lain adalah pembayaran komisi per konsumen yang melakukan spa di hotel tersebut. Atas hal itu, maka kita hanya boleh mengakui pendapatan komisi yang akan diterima saja. c. Penjualan Jasa Sewa Ruang Hotel-hotel

banyak

yang

menyediakan

jasa

sewa

ruang

untuk meeting,

wedding, seminar, dan sebagainya. Kita harus memisahkan pendapatan jasa sewa ruang ini dengan pendapatan lain yang biasanya menggandeng dengan sewa ruang tersebut, yaitu penjualan makanan dan minuman (untuk coffee break, untuk makan siang, dsb). 2. Penjualan produk, antara lain: a. Penjualan mini bar Bila kita ke kamar hotel, biasanya ada minuman atau makanan ringan di kamar. Ada beberapa type dari kamar yang include dengan mini bar tersebut, dan juga ada yang mengharuskan untuk membayar penggunaan mini bar tersebut. b. Penjualan makanan dan minuman Pada hotel terdapat penjualan makanan dan minuman yang dilakukan di restaurant dalam hotel tersebut. Tamu dapat memilih untuk membayar makanan tersebut secara langsung yaitu setelah makan atau diakumulasikan dan dibayarkan pada saat tamu tersebut melakukan check out. c. Penjualan barang konsinyasi Ada beberapa hotel yang menerima barang titipan dari perusahaan lain untuk dijual oleh tamu hotel. Antara lain: snack makanan khas daerah, souvenir, dan sebagainya. Penjualan ini kita boleh akui ketika dilakukan penjualan, dan kita akui hanya sebesar nilai komisi yang diberikan kepada kita. 5

Contoh Soal : The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000,- per malam. Setiap tamu yang menginap sudah mendapat breakfast dengan harga Rp 100.000,-. Harga tersebut sudah termasuk goverment tax dan service charge sebesar 21%. Jurnal atas transaksi tersebut dengan mengguanakan kode rekening yang ada yakni : 10401 AR Guest Ledger

Rp 1.000.000

40101 Room Revenue

Rp 743.801

41105 Food revenue meal coupon

Rp 82.645

20304 Service charge

Rp 82.645

20301 Goverment tax

Rp 90.909

Dalam industry perhotelan, khususnya pada penjualan makan dan minuman dikenal adanya suatu system penjualan yang menggunakan teknologi computer yang disebut dengan Point of Sale System (POSS). POSS berfokus pada 3 tujuan yaitu: 1) Ketepatan atas order 2) Pencatatan penjualan 3) Pemberian kepuasan POSS menggunakan kombinasi terminal dan printer yang berfungsi sebagai input dan output. Laporan yang dihasilkan POSS memberikan informasi tentang: 1) Analisa pendapatan, memberikan rincian per jenis penjualan dan per outlet, yang bisa digunakan sebagai sumber data untuk daily of sales 2) Produktivitas karyawan, memberikan informasi jumlah covers, rata-rata penjualan dan total penjualan, yang bisa digunakan untuk mengevaluasi produktivitas karyawan secara individual 3) Control persediaan, dengan membandingkan antara jumlah porsi tercatat dengan jumlah porsi yang dikonsumsi. 2. BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENJUALAN 1) Penjualan Kamar a) Reservation, bertugas menerima reservasi dari tamu dan memberikan informasi pada front office, roomboy dan housekeeping serta bagian kredit b) Front office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill c) Bellboy, bertugas membantu mengantar tamu ke kamar d) Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar 6

e) Housekeeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar f) Night Audit, bertugas menyiapkan laporan penjualan harian pada malam hari mencocokkan penjualan pada penjualan hari tersebut g) Income auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas penjualan yang terjadi h) Bagian kredit, bertugas memcatat persetujuan kredit baik secara langsung ataupun tidak langsung i) Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur 2) Penjualan Makanan dan Minuman a) Waiter/waitress, memberikan pelayanan kepada tamu, dari menerima order, meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta memberikan informasi pada kasir b) Kasir, menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu c) Kitchen, menyiapkan order d) Income auditor, mengecek penjualan dan mencatat penjualan e) Bagian kredit, memberikan persetujuan kredit f) Account receivable, mencatat penjualan kredit & menyiapkan faktur tagihan 3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN 1) Penjualan kamar a) Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjulan yang dilakukan oleh tamu selama menginap dihotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, terdiri dari: -

Master bill, umtuk mencatat transaksi penjualan kamar Extra bill, untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar

b) Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai laporan pada pihak kepolisisan, formulir ini biasanya juga digunakan sebagai c) d) e) f)

registration form Reservation form, untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan tamu Room count sheet, untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pd hari itu Room sales recapitulation, untuk mencatat penjualan kamar pd hari itu Remittance of found, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan

dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu 2) Penjualan Makanan dan Minuman a) Restaurant and bar order digunakan untuk mencatat pesanan tamu b) Restaurant and bar check/bill, digunakan sebagai faktur penjualan

7

c) Restaurant and bar summary of sales digunakan untuk mencatat penjualan baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift d) Remittance of found merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada masing-masing shif 4. PROSEDUR PENJUALAN 1) Prosedur Penjualan Kamar a) Sebelum kedatangan tamu akan melakukan reservasi baik secara individu atau pun melalui agen perjalanannya kebagian reservation yang selanjutnya akan membuat reservation form (RF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu, kemudian mendistribusikan form tersebut ke pihak FO, roomboy, housekeeping dan kredit sebagai informasi. b) Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, FO akan mencocokkannya dengan salinan RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani form A lalu memanggil bellboy dan memberikan kunci kamar kepada bellboy untuk mengantar tamu c) Setelah tamu kekamar FO membuat bill untuk tamu tersebut d) FO mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap pemakaian kamar pada bill, kemudian membuat room sales recapitulations (RSR) kemudian memasukkannya ke remittance of found (ROF) e) FO mengirim form A asli sebagai laporan kepihak polisi f) Malamnya night audit mengecek kembali hasil kerja FO pd hari tersebut g) Keesokan harinya ROF dikirim ke back office dan diterima oleh income audit yang selanjutnya akan mencocokkan kembali, untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan ke general cashier dan untuk sisanya diserahakn ke account receivable. h) Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan membuat daily of sales sebagai informasi kepada pihak manjemen i) Account receivable akan melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice ke pihak agen perjalanan. Terkait dengan penjualan kamar, terdapat beberapa aktivitas yang dapat digunakan hotel untuk melakukan pengendalian, antara lain : a) Otorisasi transaksi : Dari bagan alur diatas dapat dilihat bahwa otorisasi transaksi dalam penjualan kamar pada hotel tersebut sudah baik karena karyawan hanya memproses transaksi yang sah, yang dalam hal ini berupa penyediaan/melampirkan form yang diperlukan. 8

b) Pemisahan tugas : Dari bagan diatas dapat kita lihat bahwa sudah adanya pembatasan atau pemisahan tugas dari masing-masing bagian/karyawan sehingga tidak ada perangkapan tugas. c) Dokumen dan catatan : Dari bagan diatas dapat kita lihat bahwa dokumen maupun catatan yang digunakan dalam proses atau transaksi penjualan tersebut dibuat rangkap dan digolongkan menjadi beberapa jenis berdasarkan fungsi maupun tujuannya masing-masing d) Pengendalian akses atas aktiva perusahaan : Dari bagan tersebut dapat kita lihat bahwa perusahaan telah memiliki pengendalian akses terhadap aktiva perusahaannya dengan baik. Hal ini dapat kita lihat dari adanya night auditor maupun income auditor yang ikut mengawasi. e) Pemeriksaan dan pengecekan independen : Walaupun pemeriksaan maupun pengecekan telah dilakukan oleh income auditor, namun dilakukan kembali cek ulang untuk memeriksa dan mengecek kemungkinan adanya kesalahan yang terjadi terhadap laporan daily of sales yang dilaporkan oleh front office.

Bagan Alur-Penjualan Kamar dapat digambarkan sebagai berikut : Tamu

Front Office

RSF

RSF

Bell Boy Setelah tamu Registrasi, kunci Kamar diserahkan, Bell boy antar Tamu ke kamar

Night Audit

Cek

Income Audit

cek ulang

RGF

Tanda tangan

Laporan untuk Pihak kepolisian

GB

A

RCS GB RSR uang ROF

9

Masukkan ke rak Dan diposting Setiap hari

Buat laporan Daily of sales

Keterangan : RSF = reservation form RGF = registration form GB = guest bill RCS = room count sheet RSR = room sales recapitulation ROF = remittance of fund 2) Prosedur Penjualan Makanan dan Minuman

a) Tamu datang ke restoran disambut dan dipersilahkan duduk, selanjutnya memberikan menu dan menyiapkan restoran and bar order (RBO) serta mencatat setiap order tamu pada RBO b) RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang diminta dan ke kasir outlet untuk menyiapkan restoran and bar bill (RBB) c) Setelah selesai tamu kan menyelesaikan pembayaran di kasir, jika tidak membayar tunai, maka tamu diminta untuk menandatangani RBB untuk nantinya dikirim ke FO agar diposting ke bill tamu d) Pada akhir shift, kasir membuat restoran and bar summary of sales (RSBSS) dan memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF kemudian menitipkannya pada safe deposit box yang ada di FO untuk dikirim ke back office pada keesokan harinya. Aktivitas Pengendalian pada Penjualan Tunai Makanan dan Minuman: a) Otorisasi transaksi : Dari bagan tersbut dapat dilihat otorisasi dalam penjualan tunai makanan dan minuman hotel sudah baik karena karyawan hanya memproses transaksis yang sah, yang dalam hal ini berupa penyediaan/melampirkan form yang diperlukan. b) Pemisahan tugas : Dari bagan tersebut dapat dilihat bahwa sudah ada pemisahan tugas yang baik agar tidak ada perangkapan tugas. c) Dokumen dan catatan : Dari bagan tersebut dapat dilihat bahwa dokumen ataupun catatan yang digunakan dalam transaksi penjualan kamar ini telah dibuat rangkap dan digolongkan menjadi beberapa jenis misalnya seperti dokumen RBB dan RBO. d) Pengendalian akses atas aktiva perusahaan : Dari bagan tersebut dapat dilihat bahwa perusahaan telah menerapkan pengendalian akses atas aktiva karena telah ada pembagian tugas dan adanya control juga dari back office, karena pada keesokan harinya baik uang dan laporan summary penjualan akan dibawa ke back office. 10

e) Pemeriksaan dan pengecekan independen : Pemeriksaan dapat dilakukan di bagian back office yang menerima summary of sales dan uang keesokan harinya, dengan adanya perangkapan dokumen tersebut akan mempermudah pemeriksaan tersebut.

Bagan Alur – Penjualan Tunai Makanan & Minuman Tamu

Waiter/s

Menu

Menu

Kitchen

Cashier Outlet

RBO

Order

Front Office

RBO

RBO

A RBB

Uang keterangan :

Siapkan pesanan tamu RBB

Uang

SOS

Titip pada FO utk tiap shift Esok harinya dibawa ke back office

RBO= Restaurant & Bar Order RBB= Restaurant & Bar Bill SOS= Summary of Sales ROF= Remittance of Fund

ROF

Penjualan makanan dan minuman pada hotel tidak hanya dapat terjadi secara tunai, namun dapat terjadi secara kredit juga. Berkaitan dengan penjualan kredit, adapun aktivitas 11

pengendalian yang dapat dilakukan, yaitu Otorisasi transaksi, pemisahan tugas, dokumen dan catatan, pengendalian akses atas aktiva perusahaan, serta pemeriksaan dan pengecekan independen perusahaan sudah baik. Kegiatan tersebut sama dengan pada penjualan makanan dan minuman secara tunai. Namun yang membedakan dari penjualan makanan dan minuman secara kredit tersebut adalah tamu diminta untuk menandatangani RBB untuk nantinya dikirim ke FO agar diposting ke bill tamu. Adapun bagan alur penjualan makanan dan minuman secara tunai, yaitu : Bagan Alur – Penjualan Kredit Makanan & Minuman Tamu

Waiter/s

Menu

Menu

Kitchen

Cashier Outlet

RBO

Order

Front Office

RBO

RBO

A

Siapkan pesanan tamu

RBB

Tanda tangan persetujuan charge ke bill room Keterangan :

RBB

SOS

Posting pada guest bill Titip pada FO utk tiap shift Esok harinya dibawa ke back office

ROF

RBO= Restaurant & Bar Order RBB= Restaurant & Bar Bill SOS= Summary of Sales ROF= Remittance of Fund 5. LAPORAN YANG DIHASILKAN Laporan yang dihasilkan perusahaan dari berbagai kegiatan penjualan kamar maupun penjualan makanan dan minuman, antara lain : 12

1) Penjualan kamar, laporan yang dihasilkan adalah rooms sales recapitulations 2) Penjualan makanan dan minuman laporan yang dihasilkan berupa restaurant and bar summary of sales 3) Daily of sales, disiapkan oleh income auditor, yang berisi laporan penjualan hotel secara keseluruhan.

DAFTAR PUSTAKA 

Widanaputra, AAGP., Suprasto, H Bambang., Ariyanto, Dodik., Sari, Maria M Ratna. 2009. Akuntansi Hotel (Pendekatan Sistem Informasi). Denpasar:



Graha Ilmu https://ngurahobelixs.blogspot.com/2018/07/akuntansi-hotel-sap-6.html# diakses pada



tanggal 8 Maret 2019 http://www.jtanzilco.com/blog/detail/530/slug/pengakuan-akuntansi-penjualan-padaperhotelan diakses pada tanggal 16 Maret 2019

13