3. Informe De Auditoría De Gestión.docx

NO C.C.: NO NIS: PERIODO: N° DE INGRESO DPECC:

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓN REGIONAL 7 * IMBABURA

DR7-0017-2011

DIRECCION PROVINCIAL AGROPECUARIA DE IMBABURA

INFORME GENERAL Auditoría de Gestión, a la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca-MAGAP, por el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de diciembre del 2010

TIPO DE EXAMEN: AG

PERIODO DESDE: 2009/01/01

HASTA: 201 0/12/31

Orden de Trabajo: 0009-DR7-2011 Fecha O/T: 31/05/2011

27658 2011 500

DIRECCIÓN PROVINCIAL AGROPECUARIA DE IMBABURA DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA, ACUACULTURA Y PESCAMAGAP

AUDITORÍA DE GESTIÓN A DIRECCIÓN PROVINCIAL AGROPECUARIA DE IMBABURA

Período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2010

DIRECCIÓN REGIONAL 7 - DELEGACIÓN PROVINCIAL DE IMBABURA

Ibarra - Ecuador

SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

Siglas

Significado

Art.

Artículo

DR7

Dirección Regional 7

ERA

Escuelas de la Revolución Agraria

eSlGEF

Sistema de Gestión Financiera

FODA

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

ha

Hectáreas

INTI

Intervención Nutricional Territorial Integral

Km

Kilómetros

LOSCCA MAGAP

Ley Orgánica Administrativa

de

Servicio

Civil

y

Carrera

POA

Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca Plan Operativo Anual

qq

Quintales

ÍNDICE CONTENIDO Carta de presentación

PÁGINAS 1

CAPÍTULO I ENFOQUE DE LA AUDITORÍA

Objetivos de la Auditoría

3 3

Alcance de la Auditoría

3

Enfoque de la Auditoría Indicadores utilizados

4 4

Motivo de la Auditoría

CAPÍTULO ll INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD Misión institucional

Visión de la entidad Matriz FODA

Base legal Estructura orgánica Objetivos de la entidad Financiamiento

6 6 6

8 8 9

CAPÍTULO III RESULTADOS GENERALES Incumplimiento de recomendaciones formuladas en el informe anterior La programación de las actividades técnicas no fue consistente con el Plan Operativo correspondiente al año 2009 No se optimizó el uso del sistema informático "Quipux" para difundir decisiones técnicas, administrativas y financieras Falta de controles para el uso de los vehículos de la entidad Deficiencias en la administración de bienes de larga duración Ausencia de actas de entrega recepción de información

11

12 15 16 20

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CAPÍTULO IV

RESULTADOS ESPECÍFICOS POR COMPONENTES Falta de información para evaluar la eficiencia en la asistencia técnica de las parcelas demostrativas Falta de justificación de la entrega de insumos a los agricultores Las metas de los Planes Operativos Anuales no fueron alcanzadas No se implementaron mecanismos y herramientas de control y seguimiento de actividades de campo Pago de viáticos que no se ajustan al Plan Operativo Anual 2010

Espacio físico limitado en las bodegas Insumos caducados no fueron dados de baja

25

33 35 40

43 46 49

ANEXOS Anexo 1. Servidores relacionados

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Ref: Informe aprobado el: Ibarra, Señor DIRECTOR TÉCNICO DE ÁREA DIRECCIÓN PROVINCIAL AGROPECUARIA DE IMBABURA - MAGAP Presente. De mi consideración: Hemos efectuado la auditoría de gestión, a la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca— MAGAP, por el período comprendido entre el I de enero de 2009 y el 31 de diciembre del 2010. Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que la Auditoría sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Se analizaron como componentes: la gestión operativa con los subcomponentes de fomento agrícola, mejora de cultivos, parcelas demostrativas, costos de producción y legalización de organizaciones agroproductivas; la gestión administrativa que comprende la estructura organizativa, administración de bienes y talento humano; y, la gestión financiera que incluye la programación, ejecución, registro y control de los recursos financieros. Los resultados por su importancia, se detallan a continuación: Las metas programadas en el Plan Operativo correspondiente al año 2009, respecto a la superficie de cultivos por sembrar y mejorar, presentaron inconsistencias en relación a la programación de actividades asignadas a los Técnicos, lo que ocasionó dificultad en la evaluación del cumplimiento de las metas previstas. Para la instalación de parcelas demostrativas, no se elaboró ni se presentó toda la documentación de respaldo, lo que dificultó evaluar los resultados mediante indicadores de eficiencia en el uso de los recursos. Las actas de entrega recepción de insumos a los agricultores beneficiarios de las parcelas demostrativas, no se presentaron oportunamente, dificultando determinar el uso de los materiales agrícolas, en los procesos de asesoramiento técnico.

Las metas previstas en los planes operativos de los años 2009 y 2010, no se alcanzaron en su totalidad, debido a que no se realizó el seguimiento, control y supervisión de las actividades operativas; lo que afectó al cumplimiento de los objetivos institucionales. Para el seguimiento de las actividades de los Técnicos de Campo, no se elaboraron procedimientos y herramientas que permitan el control de las acciones técnicas y la evaluación de la eficacia y eficiencia, en el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Debido a la naturaleza especial de la auditoría, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y co I carácter de obligatorio. Atentamente,

Dios, Patria y Libertad,

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CAPÍTULO I ENFOQUE DE LA AUDITORÍA Motivo de la Auditoría La Auditoría de Gestión a la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura, se realizó en cumplimiento a la orden de trabajo 0009-DR7-2011 de 31 de mayo de 201 1, con cargo al plan operativo de control del año 2011, de la Dirección Regional 7 de la Contraloría General del Estado.

Objetivos de la Auditoría Objetivo general

Evaluar la gestión técnica, administrativa y financiera de la entidad, de conformidad con los programas, subprogramas y planes operativos anuales. Objetivos específicos Determinar el cumplimiento de las metas y objetivos de la planificación operativa, en relación con los programas de fomento de la producción y reactivación agropecuaria;

Evaluar los procesos administrativos y su aporte al cumplimiento de objetivos y metas institucionales; y, Establecer si los recursos financieros fueron utilizados para el cumplimiento de los objetivos institucionales establecidos en los planes operativos.

Alcance de la Auditoria La Auditoría de Gestión a la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura del MAGAP, cubrió el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 diciembre de 2010. A continuación, se detallan los componentes que fueron auditados: GESTIÓN OPERATIVA: Compuesta por las acciones de fomento agrícola, mejora de cultivos, instalación de parcelas demostrativas, actualización de costos de producción y legalización de organizaciones agro productivas;

GESTIÓN ADMINISTRATIVA: Contempla la estructura organizativa, administración de bienes y gestión de talento humano; y,

GESTIÓN FINANCIERA: Relacionada con la programación, ejecución, registro y control de los recursos financieros.

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Enfoque de la Auditoría La Auditoría de Gestión a la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura, se orientó a evaluar los procesos operativos de los programas y subprogramas de reactivación del sector agropecuario, fortalecimiento de organizaciones agroproductivas; y, gestión administrativa y financiera.

Indicadores utilizados

Se utilizó indicadores de eficiencia, eficacia y economía, que constituyen la base para medir el logro de los resultados programados; para este fin se aplicó indicadores estándar, de resultados e índices de cumplimiento. INDICADORES ESTÁNDAR: Los indicadores estándar se obtuvieron de las metas que constan en los planes operativos correspondientes a los años 2009 y 2010;

INDICADORES DE RESULTADO: Se tomaron en cuenta las metas contempladas en los planes operativos anuales y los resultados de la ejecución s actividades realizadas; e,

ÍNDICES DE CUMPLIMIENTO: Resultantes de la comparación entre los indicadores de resultado y lo planificado; facilitando el establecimiento de los ni les de cumplimiento de las metas institucionales programadas.

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CAPÍTULO ll INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD Misión institucional

El MAGAP es la institución rectora del agro, responsable de regular, facilitar, controlar y evaluar la gestión de la producción agrícola, pecuaria, forestal, pesquera y acuícola del País, con acciones que permitan el incremento de la productividad y competitividad para lograr un crecimiento y desarrollo permanente, a través de la asistencia técnica, zonificación, priorización de acciones que garanticen la sustentabilidad del agro. Visión de la entidad Para el año 2020 el agro contará con un modelo de gestión de calidad, basado en sistemas de información y comunicación, que posibiliten la producción de bienes y servicios que garanticen la seguridad alimentaria del País, el crecimiento y desarrollo equitativo; generando valor agregado con rentabilidad económica, equidad social, sostenibilidad ambiental e identidad cultural. Matriz FODA Fortalezas 

Objetivos misionales establecidos en el plan estratégico plurianual y en planes operativos anuales;



Presupuesto suficiente para financiar los programas agropecuarios;

Incorporación de

nuevo personal; 

Implementación del sistema informático Quipux;



Personal capacitado; y



Adopción de la administración por procesos.

Oportunidades 

Políticas de Estado favorables para el desarrollo del sector agropecuario;



Presupuesto General del Estado asigna recursos para financiar programas agropecuarios;



Expectativa y alta demanda de asistencia técnica de usuarios en la actividad agropecuaria;



Alianzas estratégicas con gobiernos autónomos descentralizados y otros organismos relacionados con la actividad agropecuaria;



Predisposición de los agricultores para el mejoramiento y ampliación de cultivos;



Disposiciones legales fomentan el desarrollo del sector agropecuario;



Avance tecnológico para la producción agrícola; y



Ubicación estratégica del Ecuador para la producción y exportación agrícola.

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Debilidades            

Insuficiente control de gestión operativa a los programas y planes; Evaluación insuficiente de resultados y establecimiento inoportuno de correctivos; Falta de coordinación y control en los procesos operativos; Carencia de indicadores de eficiencia para el control y evaluación de las actividades técnicas, No se cuenta con planes de riesgos y estrategias de mitigación Inexistencia de una guía de procedimientos para la planificación, ejecución, control y evaluación de las actividades operativas; Uso parcial del sistema informático Quipux; Duplicidad de funciones del personal Parque automotor limitado; No existe plan de mantenimiento de los bienes de larga duración Cambios en los planes operativos sin justificaciones escritas; y, Disposiciones verbales.

Amenazas      

El cambio climático afecta las condiciones para la producción agrícola; Contaminación del medio ambiente; Encarecimiento de insumos y materiales para la agricultura; Alto costo de la tecnología; Poca inversión para investigación en el sector agropecuario; y, Mal manejo de suelos y deforestación.

Base legal Mediante Acuerdo Ministerial 096 de 13 de abril de 1982, publicado en el Registro Oficial 241 de 12 de mayo de 1982, se creó la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura, con sede en la ciudad de Ibarra. Estructura orgánica Por medio del Acuerdo Ministerial 060 de 22 de abril de 2009, publicado en el Registro Oficial 598 de 26 de mayo del mismo año, se expidió el Estatuto Or génico por Procesos del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca — MAGAP; que establece la siguiente estructura de las Direcciones Provinciales Agropecuarias: PROCESO GOBERNANTE: Dirección Técnica del Área; PROCESOS HABILITANTES: Unidades de Asesoría Jurídica, Gestión Administrativa y Gestión de Recursos Financieros; y,

PROCESOS GENERADORES DE VALOR: Unidades de Formulación y Consolidación de Planes del Sector del Agro; y, de Control de Ejecución del Fomento del Sector del Agro. Objetivos de la entidad

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De conformidad con el Plan Estratégico Institucional del Ministerio de Agricultura y Ganadería - MAGAP, publicado en el Registro Oficial 349 de 5 de septiembre de 2006, la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura, coadyuva a la consecución de los siguientes objetivos: 

Impulsar la modernización del agro sobre bases competitivas y de equidad, orientado a la reactivación productiva, en función de la demanda de los mercados nacionales e internacionales, priorizando la calidad, la diferenciación y la generación de valor agregado; elevando la competitividad de los encadenamientos agroproductivos y fortaleciendo las negociaciones internacionales con carácter agropecuario; y,



Elevar las condiciones de vida de los pobladores y comunidades rurales, mediante estrategias de inclusión social de los pequeños y medianos productores y su vinculación al mercado nacional e internacional, para mejorar sus ingresos y su acceso a los beneficios del desarrollo agropecuario, agroforestal, agroindustrial y riego para así garantizar la seguridad alimentaria,

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Financiamiento La Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura, para la ejecución de sus actividades contó con los siguientes recursos financieros: EJECUCIÓN EJECUCION TOTAL EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA PRESUPUESTARIA PRESUPUESTARIA 2009 2010

DESCRIPCIÓN Administración del fomento y desarrollo de producción agropecuaria

789 212,80

841 941

1 631 153,87

IMPLANTACIÓN DEL PROCESO DE REFORMA DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA, ACUACULTURA Y PESCA 2010-2011

Acciones para la implantación del proceso de reforma del MAGAP

172 800,00

172 800,00

81 414,18

81 414,18

116 893,86

116 893,86

69 545,90

69 545,90

7 049,08

7 049,08

1 289 644,09

2 078 856,89

PROGRAMA NACIONAL DE CÁRNICOS

Acciones para asegurar el acceso de la población a los productos cárnicos PROGRAMA NACIONAL DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA, PARTICIPATIVA Y PRODUCTIVIDAD AGRÍCOLA

Acciones para la innovación de tecnologías participativas y de productividad a agrícola INT granjas integrales PROGRAMA NACIONAL DE NEGOCIOS RURALES INCLUSIVOS PRONERI

Desarrollar iniciativas de articulación productiva entre pequeños y medianos productores empresas TOTAL (*) Presupuesto global anual

789 212,80

Servidores relacionados Se presenta en anexo 1 CAPÍTULO III RESULTADOS GENERALES Incumplimiento de recomendaciones formuladas en el informe anterior En el informe del examen especial financiero DR7-0008-2007, aprobado por la Contraloría General del Estado el 27 de agosto de 2007 y entregado a la entidad mediante oficio 000632-

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DR7 de 21 de septiembre de 2007, se formularon 13 recomendaciones con el fin de mejorar los sistemas administrativos y financieros de la entidad, de las cuales no se han implementado 3, que por su importancia se las detalla a continuación, con la finalidad de insistir en su aplicación: . Archivo desorganizado e incompleto... " .. Al Director, Coordinadora Financiera y Tesorero.- Analizarán previamente las actividades institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a la determinación de su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los presupuestos institucionales, cuidando que luego del procesamiento de las operaciones, se legalice y archive adecuadamente la documentación sustentatoria. (Recomendación 1)...". Falta de control concurrente y evaluación de programas productivos... " Al director, Coordinadores de Planificación, de Fomento Agroproductivo, Líderes y Técnicos de los Procesos. - Definirán las líneas de ejecución entre los distintos niveles de la organización, en cumplimiento a lo contemplado en el Reglamento de Funcionamiento del Banco de Semillas vigente, respecto a la ejecución de programas productivos. (Recomendación Al director, Coordinadores de Planificación, de Fomento Agroproductivo, Líderes y Técnicos de los Procesos. -implementarán un sistema de evaluación permanente de la ejecución de proyectos y las actuaciones de los Técnicos en los Planes Operativos Anuales, mediante Indicadores de Gestión, Indicadores de Control e Indicadores de Resultados. (Recomendación El incumplimiento de 3 recomendaciones, no permitió el mejoramiento de los sistemas administrativo, financiero y operativo de la entidad, en relación a los procedimientos que se trataron de corregir, por lo que los Directores Técnicos de Área, en sus períodos de gestión, inobservaron lo dispuesto en los artículos 77 numeral 1, literal c) y 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Con oficio 412-DR7 de 2 de agosto de 2011, se comunicó estos resultados al Director Técnico de Área de Imbabura y principales funcionarios de la entidad, sin que se haya recibido respuesta. Conclusión El incumplimiento por parte de los Directores Técnicos de Área, de 3 recomendaciones emitidas en el anterior informe de examen especial, ha ocasionado que se mantengan las deficiencias y que no mejore el control de las operaciones administrativas, financieras y operativas. Recomendación Al Director Técnico de Área 1. Dispondrá y vigilará que las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría, sean implantadas por los servidores responsables de su aplicación, a fin de mejorar el control de las operaciones administrativas, financieras y operativas de la entidad. La programación de las actividades técnicas no fue consistente con el Plan Operativo correspondiente al año 2009

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El Plan Operativo Anual correspondiente al año 2009, presentó metas relacionadas con la superficie de cultivos por sembrar y mejorar, sin embargo, se determinó inconsistencias con la programación de actividades asignadas a cada técnico en forma de gregada, como se demuestra a continuación: Cultivos por sembrar o mejorar

Meta anual - POA (en hectáreas)

Sumatoria de actividades anuales programadas por

Diferencia (en hectáreas)

Técnico de Campo (en hectáreas) Maíz suave Trigo

330 220 10

Chocho

120 50

-10

Maíz duro

250

Cítricos

20

Caña de azúcar Espárrago

-210 -170

140 -20

400

1 000

25

600 -25

A continuación, se presentan en forma gráfica las diferencias identificadas.

Diferencias entre planificación y asignación de 100 800 600 400 200

Meta anual

Sumatoria actividades anuales por técnico

Diferencia entre sumatoria de actividades y meta anual

En el caso del maíz suave se planificó una meta de 330 hectáreas de asistencia técnica para el mejoramiento del cultivo y las actividades asignadas a los técnicos sumaron 120, estableciéndose una diferencia de 210 hectáreas que dejaron de recibir el asesoramiento técnico; así mismo, en la caña de azúcar se planificó una meta de 400 hectáreas y se asignó a los técnicos 1 000, con una diferencia de 600 hectáreas de excedente. Este hecho se presentó, debido a que no se concilió y consolidó en forma adecuada las actividades asignadas a los técnicos, que permita formular técnica y justificadamente el plan

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operativo anual; lo que ocasionó dificultad en la ejecución y evaluación del cumplimiento de las metas previstas El Director Técnico de Área y el Coordinador de Direccionamiento Estratégico, que actuaron entre marzo de 2009 y enero de 2010, inobservaron el artículo 77, numeral 1, literal a) y numeral 2, literal a), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; el numeral 5, literal b), del acápite 4.12.1 1 y el numeral 2, literal b), del acápite 4.12.3.1, del Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca — MAGAP; y, la Norma de Control Interno 200-02, Administración estratégica. Mediante oficios 29, 30, 33, 34 y 35-DR7-PBP-DPAl de 19 de agosto de 2011, se comunicó este particular a los Directores Técnicos del Área, en sus períodos de actuación, y al ex Coordinador de Direccionamiento Estratégico. Con comunicación de 31 de agosto de 2011, el ex — Coordinador de Direccionamiento Estratégico, en la parte pertinente indicó: En cuanto al cumplimiento de las metas de los planes anuales, debo manifestar que se ha enviado a la Planta Central los informes trimestrales y cuatrimestrales, teniendo un promedio de cumplimiento del 80%, los informes reposan en los archivos del Departamento de Planificación en Quito, por lo que nunca hubo ningún reclamo a nuestra Institución... Lo indicado por el ex - servidor, no modifica Io comentado por auditoría, en virtud de que no presentó los justificativos de las inconsistencias determinadas. Conclusión Debido a que el Director Técnico de Área y el Coordinador de Direccionamiento Estratégico no asignaron actividades a los técnicos, considerando las metas programadas en el Plan Operativo Anual 2009, no se cumplieron las metas previstas relacionadas con la superficie de cultivos por sembrar de maíz suave y trigo, entre ot s.

Recomendación Al Director Técnico de Área y al Coordinador de Direccionamiento Estratégico 2. Verificarán que las metas programadas en los planes operativos anuales de la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura, sean consistentes con las actividades asignadas a cada uno de los Técnicos, las mismas que se presentarán en forma desagregada y conciliada, lo que permitirá ejecutar y evaluar adecuadamente el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. En caso de presentarse modificaciones en los planes operativos, serán técnicamente justificadas, para su reforma y aprobación. No se optimizó el uso del sistema informático "Quipux" para difundir decisiones técnicas, administrativas y financieras No se optimizó el uso del sistema informático de gestión documental "Quipux" para comunicar las decisiones técnicas, administrativas y financieras, debido a que los Directores Técnicos de Area, en sus períodos de gestión, no dispusieron la utilización de este software, para dejar evidencia de las actividades del personal; lo que provocó la falta de interacción y

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coordinación entre las diferentes unidades administrativas de la entidad, debilitando los canales de comunicación Los Directores Técnicos de Área, en sus períodos de gestión, inobservaron el artículo 77 numeral 1, literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; el numeral 4, literal b), acápite 4.12.1.1 del Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca — MAGAP; y, la Norma de Control Interno 500-02, Canales de comunicación. Mediante oficios 412-DR7 de 2 de agosto de 2011; 60 y 61-DR7-PBP-DPAl de 14 de septiembre de 2011, se comunicó estos resultados a los ex - Directores Técnicos de Área. El Director Técnico de Área, que actuó en el período comprendido entre el 5 de febrero de 2010 y el 24 de marzo de 2011, mediante comunicación de 26 e septiembre de 2011, en la parte pertinente, indicó lo siguiente: A/ respecto debo manifestar, que se utilizó el sistema para enviar documentos a Planta Central, y a nivel de la Dirección se lo realizó a través de memorandos por cuestiones de tiempo ya que realizaba dos funciones, la de Director Provincial y Coordinador de la Zona 1.. Lo mencionado por el ex servidor, ratifica lo comentado por auditoría. Conclusión La falta de optimización en el uso del sistema informático "Quipux" limitó la difusión de las disposiciones técnicas, administrativas y financieras, lo que dificultó la interacción entre las diferentes unidades y debilitó los canales de comunicación, por cuanto los Directores Técnicos de Área, en sus períodos de gestión, no dispusieron su utilización. Recomendación Al Director Técnico de Área 3. Dispondrá al personal de la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura, el uso permanente y adecuado del sistema informático "Quipux"; con la finalidad de sistematizar disposiciones y comunicaciones entre las diferentes unidades técnicas, administrativas y financieras. Falta de controles para el uso de los vehículos de la entidad A continuación, se describen las deficiencias en los controles para la administración de los vehículos de la institución: No se utilizaron las órdenes de movilización de los vehículos, para comisiones de servicios fuera de la sede, que permitan verificar si estas actividades y el uso de los automotores fueron autorizados por el funcionario competente; estos hechos se produjeron por cuanto los Directores Técnicos de Área en sus períodos de gestión y el Coordinador Administrativo, no dispusieron la implementación y utilización de este formulario en el cual se deje constancia del motivo de la movilización, inobservando lo establecido en el artículo 9 del Reglamento para uso, mantenimiento, movilización, reparación, control y administración de los vehículos de} Ministerio de Agricultura y Ganadería, que señala: Los vehículos asignados a cumplir las comisiones de trabajo fuera de la ciudad, portarán el formulario denominado "Orden de Movilización", que

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contendrá la siguiente información: Fecha de expedición, hora de emisión, motivo de la movilización, tiempo de duración de la comisión, motivo de la movilización, tiempo de duración de la comisión, lugar de origen y destino, nombres y apellidos completos del conductor y del servidor a los que se les facilita el vehículo, con el respectivo número de cédula de ciudadanía, descripción de las principales características del vehículo (marca, color, número de motor, placa y de la matrícula) y firma de responsabilidad. Mediante oficios 51-DR7-PBP-DPAl de 6 de septiembre de 2011; 62 y 63-DR7-PBP-DPAI de 14 de septiembre de 201 1, se comunicó a los Directores Técnicos de Área, en sus períodos de actuación, y al Coordinador Administrativo, de este hecho. El Coordinador Administrativo mediante comunicación de 7 de septiembre de 201 1, en la parte pertinente, manifestó: Las órdenes de movilización se otorgan para comisiones que se realizan fuera de la provincia, para los días Sábados, Domingos y días feriados, además para comisiones que son de 5 días, ejemplo vehículo que se utiliza en la zona de Intag, y de las comisiones en días normales que justifican que pasarán de las 8 HOO laborables de acuerdo a nuestro horario de trabajo.. Debo manifestarle que es imposible llevar un estricto control del parque automotor, por cuanto existe una disposición del señor Director Técnico de Área en la cual dispone que se les entregue con acta entrega recepción los vehículos a los funcionarios, quienes serán los responsables de la conducción, manejo, cuidado y mantenimiento de los mismos. A demás se les entregó la original y la copia de las llaves. Por lo expuesto la Coordinación Administrativa, no tiene el control de los vehículos, por cuanto muchas veces los funcionarios sacan los vehículos sin pedir autorización a ningún funcionario. Cuando se comunica la comisión que realizará cualquiera de los compañeros, siempre se les otorga la orden de movilización... (sic)" Lo antes descrito no modifica la observación de auditoría, por cuanto no se ha remitido evidencia documental de la emisión de las órdenes de movilización. Los formularios de control de movilización de los vehículos de la entidad, no fueron utilizados en forma adecuada, debido a que en varios casos no se registró la hora de salida y entrada. Además, en algunas movilizaciones, la cantidad de kilómetros re rridos no presentó razonabilidad, como se demuestra a continuación:

NUMERO DE VEHÍCULOS 5

5

FECHA

08/12/2010

09112/2010

KM SALIDA

302 302

202 370

KM ENTRADA

202 370

302 472

18

KM RECORRIDO

LUGAR DE DESTINO

-99 932

100 102

INTAG PEHERRERA GARCIA MORENO VACAS GALINDO CUELLAJE SANTA BERNARDITA ASOC. CENTRO FEMENINO LOS

OVALOS 5

13/12/2010

302 517

3 025

-299 492

SAGRARIO BARRIOS DE LA COMUNIDAD DE POGLLOCUNGA ANTONIO ANTE

5

21/12/2010

3 025

3 033 204

3 030 179

5

27/12/2010

3 033 204

3 034 984

1 780

SIGSIPAMBA

19

17/12/2010

13 594

130 690

117096

NUEVA LOJA

19

18/12/2010

130 690

14 163

-116 527

NUEVA LOJA

Estos hechos se produjeron, debido a la falta de cuidado de los responsables de los vehículos en la elaboración de los formularios de control de movilizaciones, además, el Coordinador Administrativo no efectúo la supervisión y control que permita detectar las novedades en forma oportuna y tomar las acciones correctivas pertinentes, lo que ocasionó que la información que justifica el uso de los vehículos no sea confiable, impidiendo evaluar el rendimiento de los automotores; se inobservó el artículo 7 del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de los Vehículos del Sector Público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos; y, la Norma de Control Interno 406-09, Control de vehículos oficiales. Los aspectos antes descritos dificultaron el proceso de administración, supervisión, mantenimiento, autorización y control del uso de los vehículos de la Dirección; por lo que los Directores Técnicos de Área, en sus períodos de actuación, y el Coordinador Administrativo, no observaron, además, el artículo 77 numeral 1, literal a) y numeral 2, literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

Con oficios 51-DR7-PBP-DPAl de 6 de septiembre de 2011; 62 y 63-DR7-PBP-DPAl de 14 de septiembre de 201 1, se comunicó de este hecho a los Directores Técnicos de Área en sus períodos de gestión y al Coordinador Administrativo. El Coordinador Administrativo, mediante comunicación de 7 de septiembre de 201 1, en la parte pertinente, manifestó lo siguiente: Se entrega a cada responsable del manejo, cuidado y mantenimiento del vehículo, el primer día de cada mes, y de acuerdo a las disposiciones impartidas ellos tienen la obligación de entregar el formulario debidamente llenado el último día de cada mes, a la Coordinación Administrativa.-Para que los compañeros entreguen el formulario es muy difícil, ya que se les tiene que exigir para que cumplan, entregan mal llenado, la información no es real y no llenan todas las comisiones que realizan.- Existe, un problema también para cumplir con este control, por cuanto muchas veces ese vehículo lo conduce otro funcionario, entonces argumentan que ellos llenan tan solo los días que manejaron el vehículo. La solución para poder llevar un verdadero control del parque automotor sería que la Coordinación Administrativa, administre los vehículos y los funcionarios se acerque a solicitar la movilización, así nosotros podremos asignar el tipo de vehículo de acuerdo a la comisión, tomando en cuenta el lugar, la distancia, y el tipo de vías, caso contrario no mejoraremos en el control vehicular y no será responsabilidad de la Coordinación Administrativa... Lo indicado ratifica lo comentado por auditoría.

19

Conclusión La falta de aplicación de controles para el uso de vehículos de la institución, por parte del Director Técnico de Área y del Coordinador Administrativo, ocasionó que no se mantenga evidencias suficientes para determinar la correcta administración de estos

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Recomendación Al Director Técnico de Área 4. Dispondrá al Coordinador Administrativo que implemente los controles pertinentes para la adecuada administración de los vehículos, especialmente en relación a la obligación de emitirlas órdenes de movilización debidamente autorizadas, para comisiones de servicio fuera de la ciudad o sede; así como la supervisión de los formularios de control diario de movilización de cada automotor. Deficiencias en la administración de bienes de larga duración Se determinaron las siguientes deficiencias en el control de los bienes de administración: No se practicaron constataciones físicas de bienes de larga duración por lo menos una vez al año, que permitan conciliar con la información contable, determinar diferencias e identificar bienes en mal estado o fuera de uso; la ausencia de estos controles por parte del Coordinador Administrativo y el Guardalmacén impidió mantener la información actualizada, correcta, y conocer la ubicación y estado de conservación de los bienes. Según lo manifestó el Guardalmacén en oficios 0067-G-MAGAP-IM y 15-G-MAGAP-IM de 18 de agosto y 15 de septiembre de 2011, respectivamente, únicamente se ha realizado una constatación física con corte al 30 de junio de 2010: El último inventario general de los bienes muebles que es el más largo, lo tengo efectuado hasta el mes de junio de 2010, conforme se puede verificar en el CD que me permito adjuntar faltando aún cuadrar, además consta ahí las novedades existentes en la columna de observaciones.. Adjunto se dignará Ud. encontrar en original el INVENTARIO GENERAL A JUNIO 30 DEL 2010 CON LA RESPECTIVA ACTA DE CONSTATACIÓN ASICA Y LAS NOVEDADES EXISTENTES DE TODOS LOS BIENES DE LA Dl CCIÖN PROVINCIAL AGROPECUARIA DE IMBABURA, con esto estoy dando cumplimiento a lo que determina el Art. 12 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público Sin embargo, los resultados no fueron reportados al área financiera para los ajustes que correspondan, según lo indicó en oficio 055 GF/DPA/IM de 1 de septiembre de 2011 la Coordinadora Financiera, en respuesta al oficio 64-DR7-PBPDPAl de 14 de septiembre de 2011, de comunicación parcial de resultados Al iniciar las operaciones a través del eSlGEF, se cargaron los saldos de los bienes de larga duración en la Contabilidad del Ministerio de Finanzas, esto es los saldos al 31 de diciembre de 2006, debiendo señalar que hasta esa ocasión el Área de Guardalmacén era parte del Proceso Financiero. Luego pasó a ser responsabilidad del Coordinador Administrativo, el mismo que no ha reportado hasta hoy ningún valor en cuanto al movimiento ni de existencias ni de bienes muebles... " Lo indicado por los servidores ratifica lo comentado por auditoría, por cuanto no se justificó que se hayan practicado las constataciones físicas de bienes de larga duración. En los planes operativos anuales no se incluyeron programas de mantenimiento correctivo y preventivo de los bienes de larga duración, debido a que el Coordinador Administrativo no

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los elaboró; lo que impidió salvaguardar estos recursos y conservar su estado óptimo de funcionamiento. En comunicación de 24 de agosto de 2011, el Coordinador Administrativo, en respuesta al oficio 64-DR7-PBP-DPAl de 14 de septiembre de 201 1, de comunicación parcial de resultados, señaló en la parte pertinente lo siguiente: Los planes de mantenimiento de los bienes de larga duración, correspondientes a los años 2009 y 2010, no contamos con ellos, por cuanto, son mantenimientos eventuales y los realizamos de acuerdo a las circunstancias que se presentan, siempre y cuanto contemos con los recursos económicos para realizarlos.. Lo expuesto por los servidores, ratifica lo comentado por auditoría; los ex Directores Técnicos de Área, no dieron respuesta a la comunicación parcial de resultados. Por lo comentado, el Coordinador Administrativo inobservó Io dispuesto el artículo 77, numeral 2, literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, artículos 3 y 12 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; numeral 2, literal b) del acápite 4.12.2.21 del Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca — MAGAP; Norma de Control Interno 406-10, Constatación física de existencias y bienes de larga duración y 406-13, Mantenimiento de bienes de larga duración; por su parte el Guardalmacén inobservó lo dispuesto en la Norma de Control Interno 406-10.

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Conclusión El Coordinador Administrativo Financiero y el Guardalmacén no reportaron las novedades de la constatación física, lo que impidió la conciliación de saldos contables, tampoco se elaboraron planes de mantenimiento de los bienes, poniendo en riesgo la conservación y el óptimo funcionamiento de los mismos. Recomendaciones Al Director Técnico de Área 5. Nombrará una comisión integrada por la Coordinadora de Gestión de Recursos Financieros, el Coordinador Administrativo y el Guardalmacén, para efectuar la constatación física de los bienes de larga duración y la actualización del inventario, a fin de conciliar los saldos contables; de esta diligencia se elaborará la respectiva acta y el informe de resultados para conocimiento de la máxima autoridad, y la toma de acciones correctivas oportunas. 6. Dispondrá y verificará que el Coordinador Administrativo, elabore un plan anual de mantenimiento de bienes de larga duración, que facilite ia ejecución de programas preventivos y correctivos, para conservar su estado óptimo de fu ionamiento; el mismo que se incluirá en el plan operativo anual.

Ausencia de actas de entrega recepción de información No se elaboraron las actas de entrega recepción de información, archivos y documentos, entre los servidores que cesaron en sus funciones y quienes asumieron estas responsabilidades, como son los casos del Coordinador de Direccionamiento Estratégico y del Asesor Jurídico. Este hecho se produjo debido a que los Directores Técnicos de Área y el Coordinador Administrativo, no dispusieron que se realicen los procedimientos de entrega recepción de los registros y archivos, entre los servidores entrantes y salientes, lo que ocasionó que no se deje constancia de la entrega completa de la documentación, que permita garantizar la integridad y confiabilidad de la información; inobservaron los artículos, 77 numeral 1, literal a) y numeral 2, literal a), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; y, 76 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. Mediante oficios 58 y 66-DR7-PBP-DPAl de 12 y 14 de septiembre de 2011 respectivamente, se comunicaron de estos resultados a los ex Directores Técnicos de Área, Coordinador Administrativo, Asesor Jurídico y Coordinador de Direccionamiento Estratégico. El Asesor Jurídico de la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura, con comunicación de 5 de agosto de 2011, en la parte pertinente indicó. Mi ingreso a la institución fue en 28 de marzo de 2010 y no tuve acta entrega recepción de los archivos del área.. El Coordinador de Direccionamiento Estratégico, encargado, mediante oficio 03 CDE-DTAIM de 18 de agosto de 2011, en la parte pertinente señaló:

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Debo aclarar también, que no se me ha entregado ninguna acta de entrega recepción de documentos (ni físicos, ni magnéticos) referentes al proceso de Direccionamiento Estratégico de la Dirección Agropecuaria Provincia/ de Imbabura.. " El Coordinador Administrativo en comunicación de 14 de septiembre de 2011, m ifestó Io siguiente: Con respecto a los funcionarios que se encargaban las funciones, en los casos del Coordinador de Direccionamiento Estratégico y Asesor Jurídico, siempre se les puso a trabajar juntos por e/ lapso de 5 días para que ente ellos se realicen las respectivas actas de entrega recepción. Es más el señor Coordinador de Direccionamiento Estratégico, fue encargado de las funciones cuando el titular se encontraba trabajando. " Lo mencionado por los servidores, no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto no se elaboraron las actas de entrega recepción. Conclusión La falta de entrega recepción de registros y archivos importantes, entre los servidores entrantes y salientes, no permitió garantizar la integridad y confiabilidad de la información, por cuanto el Coordinador Administrativo no coordinó tal procedimiento, ni los Directores Técnicos de Área lo dispusieron. Recomendación Al Director Técnico del Área 7. Dispondrá y verificará que el Coordinador Administrativo coordine a la entrega recepción de registros y archivos, en los casos que los encargados de la administración o custodia sean reemplazados temporal o definitivamente; documento que deberá ser suscrito por los servidores entrante y saliente, con I novedades presentadas-

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CAPÍTULO IV RESULTADOS ESPECÍFICOS POR COMPONENTES COMPONENTE: GESTIÓN FINANCIERA Pago de viáticos que no se ajustan al Plan Operativo Anual 2010 La Subsecretaria de Fomento Agrícola del Ministerio de Agricultura, Ganadería Acuacultura y Pesca, mediante oficio circular 000973-MAGAP/SFA de 31 de mayo de 2010, dirigido al Director Técnico de Área, comunicó lo siguiente: El Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca — MAGAP, ha puesto en marcha un Programa con cobertura nacional para el mejoramiento de la productividad, el mismo que se encuentra bajo responsabilidad de las Subsecretarias de Fomento Agrícola y Ganadero de esta Cartera de Estado. Para la ejecución de este Programa, se han implementado las escuela de la Revolución Agraria (ERA 'S) a nivel nacional, en las cuales predomina las estrategias de aprendizaje mutuo, reflexión colectiva y reivindicación local, enfocando la participación de las organizaciones campesinas, indígenas y negras del Ecuador.- Dada la importancia de difundir este Programa, se ha considerado pertinente, realizar un evento de lanzamiento, en las instalaciones de la Corporación Alfaro, cantón Montecristi, provincia de Manabí, el sábado 5 de junio/2010, a las 11 HOQ aprovechando una fecha tan trascendental como es el "Día del Liberalismo", por tal razón, a nombre del señor Ministro de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca, me permito extender a usted, mi más cordial invitación, a fin de que participe en este acto,. , El Director Técnico de Área, mediante memorando 071 DTA/IM de I de junio de 2010, autorizó el pago de viáticos y subsistencias a 24 funcionarios de la Dirección Agropecuaria de Imbabura: entre los cuales constan los Coordinadores de Fomento Agroproductivo, de Direccionamiento Estratégico, Administrativo y Jurídico, 12 Técnicos de Campo, 5 Servidores Público I, chofer, Ayudante y Operador de Equipo caminero, para que asistan al lanzamiento del Programa de Innovación Tecnológica — ERAS, sin que consten estas actividades dentro del Plan Operativo Anual del año 2010 y en el presupuesto institucional; por un valor total de 4 280 USD, por los días viernes 4, sábado 5 y domingo 6 de junio de 2010. La Coordinadora de Gestión de Recursos Financieros, a través de memorando 038 GF/DPA/IM de 10 de junio de 2010, dirigido al Director Técnico de Área, manifestó: En referencia al memorando Nro. 89 CA/IM, de fecha 9 de junio de 2010, mediante el cual solicita pago de s/. 650 por concepto de transporte del p onal de la Dirección desde la ciudad de Ibarra a Montecristi, Provincia de Manabí, me permito solicitar un criterio jurídico a la Contraloría para proceder, en razón de que de igual manera que el pago de los viáticos y subsistencias del personal que se trasladó hasta esa ciudad no tiene sustento legal, y cuyo valor asciende a S/.4.475= (sic), por cuanto la invitación que se adjunta es a título personal al Señor Director, pues no existe documento alguno que mencione la obligatoriedad del personal a asistir al evento en mención. Además se trata de dos días feriados que no es posible el pago, pues la LOSCCA lo está prohibiendo... ". Como se puede observar, la fecha del memorando citado, es posterior a la ejecución de los desembolsos y a la movilización de los servidores. Adicionalmente, la Coordinadora de Gestión de Recursos Financieros y el Tesorero, en el informe de 10 de junio de 2010 sobre el pago de viáticos, subsistencia y transporte del

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personal para viajar a la ciudad de Portoviejo — Montecristi para asistir al lanzamiento del Programa de las Escuelas de la Revolución Agraria - ERA, manifestaron lo siguiente. En vista de que el Señor Director y Coordinador Administrativo se comprometieron a entregar los documentos justificativos y la autorización del Señor Viceministro para el pago de los días sábados y domingos, procedimos al pago del anticipo a 25 servidores de la Dirección Provincial, de acuerdo al rol adjunto. Luego con fecha 9 de junio de 2010, mediante memorando Nro. 39 CA/IM, el Ingeniero Director Técnico de Área solicita el pago de s/. 650 por concepto de transporte de los servidores hasta Montecristi, para lo cual solo se adjunta la factura y una invitación personal de la Subsecretaria de Fomento Agrícola para el Director Técnico. El Director Técnico de Área autorizó el pago y la Coordinadora de Gestión de Recursos Financieros y el Tesorero procedieron a los desembolsos sin contar con la documentación de sustento suficiente, pertinente y legal, por lo que inobservaron el artículo 17 del Reglamento para el Pago de Viáticos, Movilizaciones, Subsistencias y Alimentación para el Cumplimiento de Licencias de Servicios Institucionales, emitido por la Secretaría Nacional de Remuneraciones, que en la parte pertinente señala: Se prohíbe conceder licencia para el cumplimiento de servicios institucionales a los servidores durante los días feriados o de descanso obligatorio, excepto para casos excepcionales debidamente justificados por la máxima autoridad o su delegado.. No observaron, además, los artículos 12, literal a) y 77 numeral 1, literal a); y, numeral 3, lit ral a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; y, las Normas de Control Interno, 402-02, Control previo al compromiso; y, 403-08, Control previo al pago. Con oficios, 24 y 25-DR7-PBP-DPAl de 16 y 17 de agosto de 2011 respectivamente, se comunicó este hecho al ex Director Técnico de Área, Coordinadora de Gestión de Recursos Financieros y a los servidoras y servidores que participaron en la comisión. Mediante comunicación de 17 de agosto de 2011, suscrito por 18 servidores y ex servidores de la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura, en la parte pertinente manifestaron lo siguiente: Que el señor Ministro de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca, le delegó al señor Subsecretario de Fomento Agro productivo para que realice las invitaciones respectivas a las Provincias con carácter de obligatorio, para que asistan al lanzamiento de las Escuelas de la Revolución Agraria, que se realizará en la ciudad Alfaro, de la Provincia de Manabí, cantón Montecñsti; en la que estará presente el señor Presidente de la República.- La invitación corresponde para los funcionarios de la Dirección Provincial y para agricultores de la Provincia, y la obligación también es de presentar por parte de la Provincia de Imbabura un stand en la feria exposición que se realizará en la ciudad Alfaro; que la responsabilidad para que Imbabura esté presente en los actos programados le delegan al „ Director Coordinador Región 1 ...(sic)". Mediante comunicación de 21 de septiembre de 2011, 19 servidores y ex - servidores de la entidad, mencionaron lo siguiente: El señor Director Coordinador Zonal 1, tiene rango de Subsecretario, y conjuntamente con la Coordinadora Financiera en dos reuniones nos explicaron que la comisión es legal por consiguiente el pago de los viáticos también son legales, porque es orden del señor Ministro, y que se ha delegado al señor Director Coordinador Zona/ 1, para que forme las comisiones y autorice para que asistan los funcionarios de la Dirección Provincial acompañados de agricultores de la Provincia y expongan la producción agrícola del Provincia... (sic)"

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El ex Director Técnico de Área mediante comunicación de 26 de septiembre de 2011, en la parte pertinente, indicó: Al respecto debo indicar, que mediante oficio circular M 000973 SFA/MAGAP, de fecha 31 de mayo de 2010 e invitación del ... Ministro del MAGAP, asisto al evento de lanzamiento del Programa de las Escuelas de la Revolución Agraria "ERAS", a realizarse en la ciudad de Montecristi de la pr incia de Manabí el 5 de junio de 2010. Con la finalidad de participar y presentar en el evento un STAND de FERIA con productos agrícolas tradicionales de la provincia de Imbabura, en coordinación con dirigentes de asociaciones agropecuarias participantes en el programa de las "ERAS" y los técnicos de la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura... " Lo expuesto, no modifica lo comentado por el equipo de auditoría, debido a que la invitación fue extendida al Director Técnico de Área, como máxima autoridad de la Dirección Provincial Conclusión Se pagaron viáticos a 24 servidores por el valor total de 4 280,00 USD autorizados por el Director Técnico de Área, para que asistan a evento al cual solo fue invitado el señalado directivo, contraviniendo expresas disposiciones legales y sin que esta actividad conste en el Plan Operativo Anual de la entidad. Recomendación Al Director Técnico de Área 15. Autorizará los desembolsos de viáticos de los servidores de la Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura, de conformidad con el Plan Operativo Anual, siempre que existan los justificativos pertinentes en beneficio institucional y no existan restricciones legales.

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COMPONENTE: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Espacio físico limitado en las bodegas Se determinó que el espacio físico de las bodegas es limitado y no permitió el almacenamiento de insumos agrícolas, lo que provocó que se mantengan a la intemperie los siguientes materiales: 159 tanques de polietileno, 115 bultos de Ecoabonaza y 71 bultos de humus. El Guardalmacén, mediante oficio 007-G-DTA-IM de 17 de agosto de 2011, en la parte pertinente, indicó lo siguiente: Cabe indicar que los Ingenieros tienen ubicado en los patios de la Dirección Provincial la cantidad de 42 tanques cada uno y el Tecnólogo. tiene 81, dando un total por retirar de 165 tanques de polietileno, con lo cual se justifica exactamente la cantidad de 165 tanques que se hallan a la intemperie en los patios de la Dirección Provincial. Es fundamental dejar muy en claro que de bodega los 355 tanques que se compraron ya egresaron legalmente con la firma de responsabilidad de los Sres. Técnicos conforme se desprende de las copias de los comprobantes de egreso que me permito adjuntar, en todo caso son los Sres. Técnicos quienes no utilizan por causas que personalmente desconozco, en todo caso estos 165 tanques están fuera de mi responsabilidad; además, como es conocido por el Señor Director y para todo el Personal de la institución que carecemos totalmente de espacio físico en las bodegas, por lo que me es físicamente imposible hacerles el favor de encargar este y otros productos cuando ya egresaron legalmente de bodega.. Este hecho se produce debido a la falta de espacio físico en las bodegas; lo que incrementó el riesgo de deterioro y obsolescencia de estos bienes; se inobservó por parte de los Directores Técnicos de Área y el Coordinador de Fomento Agroproductivo, el artículo 3 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, que en la parte correspondiente establece. La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores oficiales. El Director Técnico de Área y el Coordinador de Fomento Agroproductivo, en el período analizado, no observaron además el artículo 77, numeral 1, literal a) y numeral 2, literal a), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; y, la Norma de Control Interno 406-04, Almacenamiento y distribución. Estos aspectos fueron comunicados al Ex — Director Técnico de Área, Coordinador de Fomento Agroproductivo y Técnicos de Campo, mediante oficio 36-DR7-PBP-DPAl de 24 de agosto de 2011 El Coordinador de Fomento Agroproductivo conjuntamente con el responsable del Programa de Acción Nutrición Imbabura, a través del memorando 082 de 30 de agosto de 2011, comunicaron lo siguiente: Como antecedente informamos sobre el proceso de la estrategia INTI y hoy Acción Nutrición del Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, . para la implementación de la estrategia, se ve pertinente trabajar con 6 componentes y un de ellos es el Acceso a alimentación saludable, liderado por el Ministerio de Agricultura Ganadería Acuacultura y Pesca. Para lo cual se dispone verbalmente al Ingeniero la responsabilidad de Estrategia en Acción Nutrición en Imbabura por el ... Director Técnico de Area Imbabura, a partir del 3er cuatrimestre del año 2010 y por el Ingeniero en e/ año 201 í, teniendo como una de sus actividades, el fomento a las parcelas diversificadas productivas, apoyando al cultivo orgánico de hortalizas,

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frutales, especies menores y abonos orgánicos... En el año 2010 el Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, transfiere recursos para fortalecer este proceso anteriormente mencionado, realizando la compra de algunos materiales e insumos como: Tanques de 200 litros de polietileno, Sacos de Ecoabonaza etc, los mismos que han sido distribuidos a los beneficiarios de manera paulatina y técnicamente, conforme las familias responden al fomento de las parcelas en mención, en el 3er cuatrimestre del año 2010 se entregó de manera equitativa para que los 4 Cantones de Intervención, iniciando el proceso con la entrega de semillas, en el proceso de implementación de los huertos hortícolas algunas familias no respondieron, por esta razón no se ha entregado estos 159 tanques y 115 Sacos de Ecoabonaza, los mismos que serán entregados oportunamente a nuevas familias que respondan a este proceso.. El Coordinador de Fomento Agroproductivo con oficio 076 CFA/IM de 26 de agosto de 201 1, indicó lo siguiente: Cabe señalar que esta Dirección Provincial no cuenta con bodegas adecuadas de almacenamiento de insumos agropecuarios, toda vez que esta Dirección Provincial no es distribuidora de semilla e insumos para que cuente con bodegas de almacenamiento, sin embargo tenemos que adaptarnos con lo que disponemos toda vez que el tiempo que deben permanecer almacenadas la semilla e insumos para la Implementación de las parcelas no sobrepasa de 2 a 3 meses hasta que el técnico retire de bodega los insumos presentando la planificación, convenio autorizado por el Director, tomando en cuenta [a época de siembra de cada cultivo, por lo tanto no se puede utilizar todos los insumos al mismo tiempo, ya que las siembras pueden adelantarse o retrasarse dependiendo de las condiciones climáticas que son muy variadas por el cambio climático que azota al mundo entero... Además cabe indicar que el Programa de Urea subsidiada por el Gobierno Nacional es de prioridad y por lo tanto requiere mucho espacio para almacenar alrededor de 4000 qq de cada embarque, por lo que el Sr. Guardalmacén se ve obligado a ubicar el abono orgánico, tanques de polietileno y otros materiales fuera de las bodegas de que disponemos como Dirección Provincial Agropecuaria de Imbabura hasta que los técnicos responsables retiren poco a poco de acuerdo a las conveniencias con los beneficiarios de los productos materiales. Lo expresado por el servidor ratifica la observación de auditoría, ya que a pesar de no contar con suficiente espacio en las bodegas, el Director Técnico de Área no realizó gestiones ante el Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca a fin de so titar la dotación de bodegas y espacio fisico requerido. Conclusión La falta de gestión del Director Técnico de Área y el espacio físico limitado en las bodegas, permitieron que se almacenen a la intemperie insumos agrícolas, incrementando el riesgo de deterioro y pérdida. Recomendación Al Director Técnico de Área 16. Gestionará ante las autoridades del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca, la dotación de espacio suficiente en las bodegas de la institución, con las condiciones adecuadas que faciliten el almacenamiento seguro de los insumos agrícolas.

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