Manual Para La Planeacion Organizacion Montaje Y Desmonta~1

MANUAL PARA LA PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE EXPOSICIONES

DI. GUADALUPE E. NOGUEIRA RUIZ

MANUAL PARA LA PLANEACION, ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE EXPOSICIONES DI. GUADALUPE NOGUEIRA RUIZ MARZO 2005

PLANEACION Decidirse a participar en una feria o en una exposición, requiere de una idea clara, del por que se requiere, que fin se persigue, aclarar la necesidad de invertirle, tiempo dinero y esfuerzo a un evento que regularmente esta fuera del trabajo rutinario de cualquier despacho negocio o empresa. Para lo cual es importante definir en conjunto con los participantes, la misión, visión y plan de acción. La misión y la visión de la expo y el plan de acción, deberán ser elaboradas por el equipo participante, dejando claro para que se hace la exposición. Al ser este un evento académico, dentro del programa del curso de presentación de proyectos I, del V semestre de la Carrera de Diseño Industrial, los objetivos que se persiguen con este evento son: Que el alumno conozca los lineamientos de planeacion, y desarrollo del montaje de una exposición de sus proyectos, que aprenda del trabajo en equipo, en lo referente superar los problemas y dificultades que se presenten, con la visión de que el evento comprometido debe ser resuelto de la mejor manera, que experimente las circunstancias que de la difusión de sus proyectos de diseño sucedan, y perciba la aceptación o no del publico en general a sus proyectos.

MISION: QUE LA EXPO SEA UN EVENTO DE CALIDAD EN DONDE SE DIFUNDA EL QUEHACER ACADÉMICO DE LOS ALUMNOS DE LA CARRERA DE DISEÑO INDUSTRIAL. VISIÓN: QUE LA EXPO SIRVA PARA EL CONTACTO DIRECTO CON EL PUBLICO EN GENERAL Y CON CLIENTES POTENCIALES QUE EN EL FUTURO REQUIERAN DE LOS SERVICIOS DE UN DISEÑADOR INDUSTRIAL. 1. OBJETIVOS DE LA EXPO Definir lo que se espera de la expo. Establecer objetivos realistas y que se puedan medir. 1. Escribirlos y compartirlos con el equipo. 2. Aumentar productos/servicios existentes en mercados existentes? 3. Introducir nuevos productos/servicios en mercados existentes? 4. Introducir productos/servicios existentes en nuevos mercados? 5. Introducir nuevos productos/servicios en nuevos mercados? 2. RECEPTORES

Definir a quien va dirigida la expo, cual es el mercado potencial. 3. LUGAR

Definir el lugar adecuado •

Plazas comerciales (interior / exterior)

•

plazas publicas (exterior)

•

lugares específicos ( museos , centros de convenciones, hoteles)

zonas de transito ( aeropuerto, central de camiones, etc.)

Visitar personalmente el espacio destinado antes de la exposición para evaluar su valor. Evaluar los acontecimientos secundarios Definir el plano de localización y sus posibles circulaciones 4. IMAGEN Definir qué imagen se quiere proyectar: tradicional, alta tecnología, fiabilidad, etc. La imagen de la expo dictará la elección en tipos de letra, ilustraciones, colores, estilos etc. Es necesario al definir la imagen, que la expo lleve un tema consistente, para reforzar el mensaje a los posibles visitantes. Definir un logo y un slogan de la expo referente al tipo y tema elegido. Es necesario crear una imagen temática integrada. 5. ELEMENTOS EXPOSITORES Definir los elementos expositores (para colocar los objetos y gráficos, así como la información general) Seleccionar un sistema expositor que se ajuste a los objetivos establecidos para la expo, proyectando una imagen adecuada a los proyectos, que sea flexible y versátil, y encaje con su presupuesto. El

sistema expositor debe responder a las necesidades de

transportación y almacenaje posterior, que se empaque de forma compacta para ahorrar gastos de almacenaje; que sea ligero para ahorrar en transporte; que sea portátil para su fácil transportación; que se pueda montar y desmontar fácilmente; que sea versátil. (se adapte fácilmente a diferentes espacios al añadir o quitar componentes) Los gráficos se utilizan para crear interés, centrar la atención y hablar del producto/servicio a los visitantes. En tan sólo de tres a

cinco segundos, los gráficos necesitan comunicar quiénes somos, qué hacemos y cómo se pueden beneficiar nuestros clientes. Los gráficos son la primera impresión que un asistente tiene de un expositor, de modo que es importante decir lo "adecuado". Es necesario considerar el tamaño, entre más grande es mejor. Realizarlos con tiempo suficiente parea evitar gastos por prisas y errores que no se puedan corregir. Limitar la cantidad total de texto ya que la gente raramente lee una masa de letras en un panel de exposiciones. Utilizar un lenguaje simple. Escribir el texto en frases cortas y mantener los párrafos cortos. Sea cual sea el tipo de presentación que se elija, ser siempre profesional. 6. COSTO Y RECURSOS Existen muchos gastos diferentes en una exposición. Considerar lo siguiente: •

El espacio de la exposición, (renta de espacio)

•

El costo del sistema expositor, (cantidad y costo aproximado) o calcule un 50% para equipo (estructura y o accesorios) y un 50% para gráficos

•

El costo del montaje y desmontaje, (acarreo y servicio de montaje y desmontaje)

•

El costo de los servicios de transporte (para recoger los proyectos a exponer )

•

El costo de publicidad antes y durante la expo (volantes, posters, tripticos, mantas, promocionales, etc.)

•

Los gastos derivados de la gasolina, alimentos e imprevistos

7. SELECCIÓN DE FECHA Definir la fecha adecuada. ¿Qué otros acontecimientos están programados el mismo día y a la misma hora que la expo y qué impacto tendrá en la asistencia? En esta ocasión y por cuestiones académicas se planea realizarla en el fin de semana anterior al 10 de mayo, ya que permite evaluar el evento y es fecha de mucha asistencia de visitantes al centro comercial “el dorado” 8. TIEMPO DE DURACIÓN La duración de una exposición generalmente es de 3 días, mas el tiempo destinado a su montaje y desmontaje 9. PLANEACIÓN Una planificación por adelantado ahorrará altos gastos de última hora. Crear una lista de fechas y actividades clave. Ampliar las fechas prevista de modo que siempre se cumpla con las fechas límite. (Grafica de gauss) Cada comisión deberá presentar una grafica de sus actividades y las fechas de realización, y en conjunto se revisaran para desarrollar una general. Comisión de actividad

Fecha de

Acciones

inicio

concretas

responsable Fecha limite

10. EL EQUIPO DE TRABAJO El trabajo en equipo es muy importante. Es importante que todos conozcan los objetivos de la expo y lo que se espera del equipo antes, durante y después de la expo. Uno de los aspectos fundamentales de cualquier evento y en este caso de una expo es el equipo de trabajo, aunque la responsabilidad es de todo el equipo es importante definir responsabilidades y funciones. Por lo que regularmente se conforma de comisiones, estas comisiones tendrán un coordinador de comisión, con la finalidad de que sea el portavoz de lo que sucediera en su equipo de trabajo, así como el canal de comunicación entre comisiones y con el secretario, tesorero y coordinador general.

COORDINADOR GENERAL SECRETARIO

COORDINADOR DE LOGISTICA

STAFF

TESORERO

COORDINADOR DE PATROCINIO

COORDINADOR DE PUBLICIDAD

STAFF

STAFF

COORDINADOR DE MONTAJE

STAFF

COORDINADOR DE PROYECTOS

STAFF

•

Coordinador general Un elemento fundamental dentro del éxito de la motivación es dejar que el equipo sepa lo que se espera de ellos en la expo y proporcionar la formación necesaria para que realicen su trabajo eficazmente. Es responsabilidad del coordinador general crear un ambiente positivo, divertido y reafirmado antes, durante y después del evento El coordinador general, debe trabajar en los aspectos motivacionales que inciten al trabajo conjunto y colaborativo, ayudándose los unos a los otros donde y cuando fuera necesario. Es recomendable trabajar las comisiones antes de la expo para conocerse y desarrollar un nivel de confianza para llegar a conocer y entender los puntos fuertes de cada uno de ellos. Generalmente en la realización de los módulos expositores esto sucede. Conjuntar junto con los coordinadores de las comisiones, los tiempos para considerarlos en un solo plan de trabajo.

•

Secretario El secretario, es el encargado de la comunicación con todos los integrantes de las comisiones, deberá recoger los datos para formular un directorio de todos los participantes y hacerles llegar a todos esta información, para que la comunicación sea efectiva.

•

Tesorero

o Administrar

los

recursos

económicos

acorde

a

las

necesidades de cada comisión y del evento en general, mediante la administración y optimización de los patrocinios en especie y en efectivo.

o Realizar el presupuesto general del evento. o Administrar las entradas de capital. (Patrocinios) o Atender en tiempo y forma cada una de las peticiones de las coordinaciones. o Documentar todo flujo económico del evento. o Presentar informe detallado de los recursos utilizados. o Mantener una excelente comunicación con el equipo en general de la situación económica del evento. •

Comisión de logística

o Programar sus necesidades de transporte con antelación a la programación de la expo.. o Se deberá tener en cuenta cuánto espacio quiere que ocupe la expo; si debería ser en un área abierta o cerrada; cómo entrarán y saldrán los visitantes del área; se sentarán o permanecerán de pie durante la expo. (layout) o Definir la actividad de inauguración, considerar a las posibles personas para la inauguración, contactarlos y entregarles la invitación correspondiente y atenderlo al momento del evento. o Definir la necesidad y contratación del sonido necesario así como de equipo electrónico posible. o Considerar los métodos de seguimiento para los diferentes tipos de visitantes, (posibles clientes con necesidades inmediatas; posibles clientes interesados; posibles clientes que sólo están parcialmente interesados) o El seguimiento más rápido ocurre cuando se introduce información sobre un sistema informático directamente en la expo o Buzón de sugerencias y comentarios para evaluar la aceptación de la expo y los productos que se exponen.

o Tener disponible los folletos suficientes para distribuir. o Llevar un registro fotográfico de todo el evento, desde su planeacion, preparación, desarrollo y posterior al evento. o Atención al público al momento de la expo. o Condensar con el coordinador de montaje, el lay out de la expo y realizar las modificaciones conducentes. •

Comisión de publicidad

o Realizar contactos por correo electrónico contratar con tiempo el uso de los medios para publicitarse antes de la expo (periódico, tv. Etc.) o Definir una campaña de publicidad directa y económica en recursos humanos y económicos, por lo que en ocasiones es adecuado recurrir a centros donde es mas sencillo difundir la información. o Diseño de volantes (lugar, fecha, costo, tema, slogan horario) o Desarrollo de la Imagen o logotipo - colores slogan tema o conseguir los logotipos de los patrocinadores o imprimir tarjetas de presentación de los diseñadores o papel membretado para solicitud de patrocinios. o Gafetes (participantes) o Mantas (de publicidad) o Playeras (identificativas para los participantes.) o CD de memorias o Souvenir

(gorras,

destapadores) o Promoción radio y TV.

pin,

llaveros,

calcamonías,

o Mediante carteles de doble carta, (tamaño tabloide) son adecuados y económicos. Su medio de distribución, puede ser dependiendo del publico al que se quiera llegar, en este caso el publico en general: En clubs deportivos, en escuelas e institutos, en centros comerciales, tiendas, etc. Definir la campaña en tiempo y forma, describiendo con claridad las estrategias que se utilizaran. o Invitaciones personales esta forma de publicitar un evento, cubre dos necesidades principales, informar a una persona en especial los datos del evento, así como entablar

relaciones

de

consideración

con

dicha

persona. Para esto, las invitaciones deben ser rápidas de leer y elaboradas de manera creativa. o Dejar claro en el cartel el quién, el qué, el dónde, el cuándo y el cómo, aparte de decir algo interesante referente a la expo. o Si

es

posible

localizar

promociones

de

los

patrocinadores que se puedan ofrecer durante la visita a la expo. Una oferta atrayente les dará a los posibles clientes una razón para visitar la expo. A menudo, los incentivos de dos partes atraen asistentes a visitar la exposición. Esto normalmente consiste en un artículo de regalo que se envía en dos partes, la primera mitad se envía antes de la expo, si el visitante quiere la segunda mitad, necesitará recogerla en su visita. o Preparar con antelación los videos que se mostraran al momento de la exposición y solicitar a logística lo necesario.

o Definir la fecha de inicio de la campaña de publicidad para la expo mediante un enlistado de las acciones concretas con tarjetas o volantes impresos para su distribución. •

Comisión de patrocinio Las actividades de esta comisión son fundamentales para el buen desempeño de las demás comisiones. o La

tarea principal esta enfocada a persuadir a las

empresas, instituciones y/o asociaciones haciéndoles notar que la realización de este evento proporcionará beneficios mutuos (ya que se lograra la asistencia de estudiantes y profesionistas que recibirán información y aprendizaje que posteriormente podrán utilizar para desempeñar un mejor trabajo en las mismas empresas participantes) así se involucren en el evento y dado que su participación es indispensable. o Localizar y tener contacto directo con las empresas o instituciones que ya tienen convenios con la UASLP. o Recabar los logos de las empresas patrocinadoras, y proporcionárselos al coordinador de publicidad o Elaborar una lista de las necesidades en especie de cada una de las comisiones para poder solicitar a los patrocinadores su apoyo en especie o bien en efectivo. •

Comisión de montaje y desmontaje o Crear una "caja para expos" que contenga artículos prácticos que a menudo no se encuentran disponibles en una expo. Incluir una grapadora, cinta, velcro‚ tijeras,

navaja suiza, exacto, bolígrafos, papel, extensiones, etiquetas autoadheribles, etc. o Diseñar y realizar los módulos expositores. o Si el sistema expositor es completamente desarmable, tener a la mano las cantidades necesarias, tanto para su montaje como para cuantificarlos en el desmontaje, proteger los gráficos de tal manera que no se dañen. o Programar el montaje durante horas normales de trabajo y evitar fines de semana y horas extra en lo posible.

Es

necesario

revisar

con

tiempo

las

condiciones del área para exponer y acatarse a las disposiciones del lugar.

•

Comisión de proyectos o Con el apoyo de la comisión de publicidad, convocar a la participación con la información correspondiente de la expo. o Realizar una lista de los proyectos probables para exponer, considerando el nombre, teléfono y dirección aclarar si el diseñador llevará su producto al momento del montaje y lo recogerá, o si la comisión de proyectos se encargará de ello. o Realizar un registro de los proyectos recibidos así como las condiciones en que se reciben los proyectos. o Entregarle

al

diseñador

un

recibo

del

proyecto

entregado. o Etiquetar cada producto que se vaya a exponer, manejar las cedulas de identificación, que deberá contener: nombre del diseñador, teléfono, nombre del

producto,

características

generales,

precio,

tener

previsto cedulas para emergencias.

proyectos

Coordinación CS CT CL CPT CPU general secretario ST SL SPT SPU SM SP tesorero TL TPT TPU TM TP logistica LPT LPU LM LP patrocinio. PTPU PTM PTP publicidad PUM PUP montaje y desmontaje MP proyectos

desmontajeMontaje y

publicidad

patrocinio

logística

tesorero

secretario

generalCoordinación

TABLA DE RELACIONES ENTRE LAS COMISIONES

CM

CP

CS Coordinación general-secretario 1. El secretario y coordinador general deberán tener excelente comunicación en constancia y eficacia. 2. El secretario mantendrá informado a la coordinación general, de lo que suceda durante la planeación y preparación del evento. 3. Le dará al coordinador general la lista de integrantes de cada uno de los equipos, así como las funciones de cada uno. 4. Le

proporcionará

al coordinador

actividades CT coordinador general – tesorero

general el cronograma

de

1. el tesorero le presentara al coordinador general el presupuesto estimado para la realizaron del evento, considerando las solicitudes hechas por cada una de las comisiones. 2. El tesorero mantendrá informado al coordinador general de los saldos que se tengan durante la planeación y preparación del evento. 3. Deberá presentarle un informe al final de las finanzas del evento CL coordinador general – logística 1. El coordinador de la comisión de logística, deberá proporcionarle al coordinador general el plano correspondiente del acomodo y circulaciones de la expo, así como los datos cuantitativos de la cantidad de módulos expositores necesarios 2. El coordinador de logística, le comunicara al coordinador general, las personas que inaugurarán la expo, para que el haga lo conducente en la invitación. 3. Mantendrá informado al coordinador general de las actividades de su comisión CPT coordinador general – patrocinio 1. El coordinador de la comisión de patrocinio deberá comunicar al coordinador general de los posibles patrocinadores del evento, y solicitará su firma para las peticiones correspondientes. 2. Deberá comunicar al coordinador general de lo obtenido y situación de cada patrocinador. CPU coordinador general- publicidad 1. El coordinador de la comisión de publicidad le entregara al coordinador general el diseño de la imagen de la expo, su logo, slogan, y diseño; así como el diseño de los carteles, volantes, trípticos y todo aquello que se utilice para la publicidad de la expo. 2. Deberá informar la planeacion en la campaña de publicidad, y los medios que haya contratado.

CM coordinación general – comisión de montaje y desmontaje 1. El coordinador de la comisión de montaje y desmontaje, deberá comunicarle al coordinador general la situación de los expositores a emplear, la cantidad de los mismos y presentarle la propuesta del modulo ya sea a manera de dibujo con especificaciones o bien un modelo a escala del mismo. 2. Deberá comunicarle al coordinador general, la planeación para la realización de los módulos. 3. deberá informarle al coordinador general las personas que participaran en el montaje, así como la fecha para el mismo. CP coordinación general – comisión de proyectos 1. El coordinador de proyectos, deberá informar al coordinador general la cantidad de proyectos disponibles para la exposición, así como los gráficos. Considerando nombre del diseñador, producto, dimensiones generales, si cuenta con apoyo grafico, y la condiciones del proyecto. 2. Deberá indicarle al coordinador general, el lugar de acopio si se tuviere planeado hacerlo. ST secretario – tesorero 1. El secretario coincidirá con el tesorero en el informe de la situación de las finanzas del evento SL secretario – logística 1. El secretario apoyará a logística en lo relativo a las cartas de invitación que se requieran

2. El coordinador de logística entregara parcialmente las fotografías de las actividades relativas al evento desde su planeacion, realización y desarrollo SPT secretario – patrocinio 1. El secretario apoyará a la comisión de patrocinio en lo referente al directorio de posibles patrocinadores, incluyendo: nombre de la empresa, atn. Teléfono, horario de localización, productos solicitado, monto solicitado. 2. El secretario apoyará en la elaboración de la documentación que el coordinador de patrocinio requiera para la solicitud directa a los patrocinadores o bien el agradecimiento al apoyo recibido. SPU secretario – publicidad 1. El secretario apoyara al coordinador de publicidad en lo referente al directorio de los medios disponibles para su contratación. Incluyendo: nombre de la empresa, teléfono, horario disponible, servicio a contratar, nombre del contacto. 2. El secretario apoyará al coordinador de publicidad

para la

elaboración de cartas dirigidas a los medios para la difusión del evento. 3. El secretario apoyara al coordinador de publicidad para la realización de originales necesarios. 4. Tener el archivo correspondiente de los originales de todos los elementos publicitarios a utilizarse SM secretario – montaje y desmontaje. 1. El secretario apoyará a la comisión de montaje y desmontaje en lo referente al directorio de los integrantes que apoyaran al momento de la expo. Considerando: nombre, dirección, e mail, teléfono

2. El secretario apoyará a la comisión de montaje y desmontaje en la elaboración de las cedulas necesarias para la expo que incluirá: diseñador, producto, datos personales. SP secretario - proyectos 1. El secretario apoyara a proyectos en lo referente al directorio de los diseñadores expositores. Incluyendo: nombre, teléfono, dirección, e mail. TL tesorero – logística 1. La comisión de logística elaborará una lista de insumos necesarios para el evento, desglosando cantidades, y costos estimados. 2. El tesorero proporcionará a logística los recursos económicos para la compra de los insumos necesarios, o en su defecto dirigirlos a patrocinio para conseguir en especie dichos insumos. 3. Cualquier intercambio de dinero que se realice, deberá estar respaldado con un recibo o las notas correspondientes. TPT tesorero – patrocinio 1. La comisión de patrocinio, hará llegar al tesorero mediante un recibo de dinero, lo obtenido por los patrocinadores. TPU tesorero – publicidad 1. La comisión de publicidad entregara al tesorero un listado de los requerimientos necesarios para su comisión, considerando su descripción, cantidad y costos estimados. 2. El tesorero, proporcionara el dinero necesario para los insumos que requiera la comisión de publicidad, o bien lo canalizara a la comisión de patrocinio para su obtención en especie. TM tesorero – comisión de montaje y desmontaje

1. La comisión de montaje y desmontaje entregara al tesorero un listado

de

requerimientos

necesarios

para

su

comisión,

considerando su descripción, cantidad, costos estimados. 2. El tesorero, proporcionara el dinero necesario para los insumos que requiera la comisión de montaje y desmontaje. O bien lo canalizara a la comisión de patrocinio para su obtención en especie. TP tesorero – proyectos 1. La comisión de proyectos entregara al tesorero un listado de requerimientos necesarios para su comisión, considerando su descripción, cantidad y costos estimados. 2. El tesorero, proporcionara el dinero necesario para los insumos que requiera la comisión de proyectos. O bien lo canalizara a la comisión de patrocinio para su obtención en especie. LPT logistica – patrocinio 1. Logística presentara a patrocinio, una lista con los requerimientos en especie necesarios para conseguirlos con el apoyo de patrocinadores, incluyendo: descripción, cantidad. LPU logística – publicidad 1. Publicidad comunicará a logística sus necesidades de espacios para la ubicación de mantas o imágenes alusiva del evento. 2. Logística comunicará a publicidad, el plano de distribución de los elementos expositores, para en su caso publicitarlos. 3. Publicidad apoyará a logística en el buzón de sugerencias 4. Logística comunicará a publicidad las personas invitadas a la inauguración, para incluirlas en las invitaciones.