Manual De Procedimento

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________

MANUAL DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO

_____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

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APRESENTAÇÃO

O Centro de Vigilância Sanitária, na busca contínua pela eficiência e eficácia na prestação de serviço ofertada, elaborou o presente Manual de Normas e Procedimentos Administrativos – para orientar e nortear a elaboração de documentos no âmbito deste órgão. Para uma melhor estruturação do conteúdo, o Manual foi dividido em quatro partes: 1. Aspectos gerais dos documentos oficiais 2. Comunicação administrativos

oficial,

documentos

oficiais

e

técnicos,

atos

3. Manual de Protocolo 4. Manual para Elaboração de Documentos Técnicos Nosso objetivo, é que este material torne uma ferramenta, de apoio e consulta para consolidar uma cultura administrativa de qualidade e profissionalismo, bem como atender aos princípios de nossa constituição que é a legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, que refletem diretamente na melhoria dos serviços prestados ao cidadão.

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I - PARTE

ASPECTOS GERAIS DOS DOCUMENTOS OFICIAIS

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INDICE

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I - Características dos documentos oficiais Para elaboração de quaisquer tipos de documentos elencados acima, devemos seguir como regra as seguintes características básicas na elaboração dos documentos:

a)

impessoalidade: uso de termos e expressões impessoais. O que se comunica é sempre algum assunto relativo às competências de um órgão público e o destinatário dessa comunicação ou é o público ou outro órgão público. O tratamento impessoal refere-se:

1. à ausência de impressões individuais de quem comunica; 2. à impessoalidade de quem recebe a comunicação; 3. ao caráter impessoal do próprio assunto tratado.

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ formalidade: uso adequado de certas regras formais. Consiste na observância das normas de tratamento usuais nas correspondências oficiais e no próprio enfoque dado ao assunto da comunicação. b)

concisão: uso de termos estritamente necessários. Texto conciso é aquele que transmite o máximo de informações com o mínimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessário para revisar o texto depois de pronto, é na leitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias. c)

clareza: uso de expressões simples, objetivas, de fácil entendimento e uso de frases bem construídas que evitem interpretação dúbia. d)

precisão: emprego de compreensão de uma idéia. e)

termos

próprios

e

adequados

à

correta

f) uso do padrão da norma culta: emprego de termos de acordo com as normas gramaticais. harmonia: de acordo com BUENO (1986,554) harmonia “é a disposição bem ordenada entre as partes de um todo.” Na comunicação oficial harmonia corresponde ao necessário ajuste de palavras na frase, e da frase no período, com todas as partes guardando relação entre si, criando uma unidade e coerência no texto; g)

Diz-se que uma mensagem é harmônica quando ela é elegante, ou seja, quando ela soa bem aos ouvidos. Para isto, a mensagem precisa estar isenta dos fatores que prejudicam a harmonia, como a aliteração, o hiatismo, a cacofonia, a rima, a repetição excessiva de palavras, o excesso do “que”, entre outros. polidez: quer dizer delicadeza. Na comunicação oficial a polidez consiste no emprego de expressões respeitosas e tratamento apropriado àqueles com os quais nos relacionamos no trato administrativo. Portanto, uma comunicação polida é isenta de preciosismos – amabilidades ilógicas, irreverência, banalidade, intimidade e expressões vulgares. A polidez abrange, ainda, a discrição, qualidade h)

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ indispensável a todos quantos lidam com assuntos vezes sigilosos e de publicidade inconveniente;

oficiais,

muitas

Cabe ressaltar que, para se atingir a clareza, a precisão objetividade no texto do documento, deveram ater ao que segue: _

e

a

escolher cuidadosamente o vocabulário, evitando gírias e jargões;

dar preferência ao sentido comum das palavras e expressões, salvo se o assunto for de natureza eminentemente técnica; _

evitar o uso de expressões de línguas estrangeiras (inclusive do latim), salvo as que não puderem, sem perda de sentido, ser traduzidas para o português; _

evitar o uso dos adjetivos, principalmente os flexionados no grau superlativo; _

_

usar somente as palavras necessárias;

_

evitar os neologismos;

EX: Neologismo léxico: aquisição de uma nova palavra no vocabulário da língua. É o que ocorre com muitas palavras ligadas à Informática: mouse, site (importadas do Inglês), infovia. Neologismo Semântico: empréstimo de um novo sentido a uma palavra já existente: azular = fugir; pistolão = proteção; curtir = aproveitar. - Importante, inicie o texto sempre com um parágrafo curto; evitar vocábulos pessoalidade; _

ou

expressões

ambíguos

ou

que

possam

indicar

preferir a ordem direta dos termos do período – sujeito, verbo e complemento – à ordem inversa; _

_

escrever, sempre que possível, na voz ativa;

_

preferir orações verbais às nominais;

_

dirigir-se diretamente ao receptor;

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ evitar as orações negativas, transformando-as em afirmativas, sempre que possível; _

_

preferir os períodos curtos aos longos;

_

evitar as construções complexas;

_

usar argumentação consistente;

_

manter-se atento às normas gramaticais.

- escrever de forma positiva, descreva o que as coisas são, e não o que elas não são. Não diga “não é muito caro”, diga “é econômico”. Ao invés de dizer que o software não tem erros, diga que ele é consistente, ou estável. - devem-se evitar parágrafos muitos longos Concluindo, para aprender a redigir bem, é necessário, ter sempre a mão um dicionário e um livro de gramática

2 – Formas de Tratamento e Endereçamento Nas comunicações oficiais, deve-se evitar a utilização de abreviaturas dos pronomes de tratamento. Deve-se, também, observar o emprego adequado dos pronomes em consonância com a área de atuação da autoridade (civil, militar etc.) e a posição hierárquica do cargo que ocupa ou da função que exerce. A concordância relativa às formas de tratamento constitui aspecto importante a ser ressaltado. Observe-se que a forma de tratamento designa a segunda pessoa gramatical, porém o pronome leva o verbo para a terceira pessoa. Exemplos: Vossa Excelência distribuiu os papéis. Vossa Senhoria manifestou interesse. O emissor da mensagem, ao referir-se a si mesmo, poderá utilizar a primeira pessoa do singular ou a primeira do plural (plural de modéstia). Exemplos: _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

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Restituo os documentos a Vossa Senhoria. Envio a Vossa Excelência, em anexo, a pauta da reunião. Restituímos os documentos a Vossa Senhoria. Enviamos a Vossa Excelência, em anexo, a pauta da reunião. Observações: Feita a opção pelo tratamento no singular ou pela utilização do plural de modéstia, deve-se observar a coerência e manter a mesma forma em todo o corpo do texto.

Não é necessário utilizar superlativo Ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

É impróprio o uso de Doutor como forma de tratamento, visto que é um título acadêmico; deve-se evitar seu uso indiscriminado. O termo “respeitosamente” é usado para o Presidente da República,Presidente do Congresso Nacional, Presidente do Supremo Tribunal Federal, Presidente da Câmara Legislativa e Governadores. O termo “atenciosamente” é usado para as demais autoridades, de mesma hierarquia ou hierarquia inferior. O quadro a seguir apresenta uma síntese de algumas formas de tratamento mais utilizadas nas comunicações oficiais, com os respectivos vocativos e destinatários:

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ Forma de

Vocativo

Destinatário

Ao Senhor

Cargo ou Função

Tratamento

Administrador Regional

Vossa Senhoria

Senhor Administrador

Chefe de Gabinete

Vossa Senhoria

Senhor Chefe Gabinete

Delegado

Vossa Senhoria

Senhor Delegado

Ao Senhor

Deputado Federal ou Estadual

Vossa Excelência

Senhor Deputado

A Sua Excelência o Senhor

Governador Estado

de

Vossa Excelência

Senhor Governador

A Sua Excelência o Senhor

Secretário Estado

de

Vossa Excelência

Senhor Secretário

A Sua Excelência o Senhor

Prefeito Municipal

Vossa Excelência

Senhor Prefeito

A Sua Excelência o Senhor

Juiz de Direito

Vossa Excelência

Senhor Juiz

A Sua Excelência o Senhor

Vossa Excelência

Excelentíssimo Senhor

A Sua Excelência o Senhor

Presidente República

da

Presidente República

Presidente Empresa

de

Vossa Senhoria

de

Ao Senhor

da

Senhor Presidente

Ao Senhor

Pública, Autarquia ou Fundação

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3 – Diagramação Na diagramação dos documentos oficiais deverão ser observados os seguintes padronizações de formatação, exceto quando houver ressalvas em contrário, apresentadas nas configurações específicas para fins de padronização: 1 - Configurações Gerais - O papel utilizado deverá ser branco e do tamanho A4. - As margens superior, inferior e direita deverão ser de 2 cm, e a esquerda, de 3 cm. - A fonte mais comum a ser utilizada é Times New Roman, de cor preta e de tamanho 12. O uso de outras cores estará reservado apenas à impressão de emblemas, gráficos e ilustrações. O espaçamento entre linhas deverá ser simples. A enumeração das páginas de um documento ocorrerá somente a partir da segunda. 2 - Do Local e Data O local deverá ser composto apenas pelo nome da cidade e separado da data por vírgula. A frase que expressa o local e data deverá encerrar-se com ponto final. Na indicação das datas, o dia e o ano deverão ser expressos por algarismos arábicos; não se utilizará zero à esquerda, nem ponto para separar a casa dos milhares; o primeiro dia deverá ser grafado em ordinal e o mês, por extenso, com inicial minúscula. Por exemplo: São Paulo, 2 de fevereiro de 2009.

3 -

Do Cabeçalho

1.

Primeira Página

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ O cabeçalho da primeira página é composto reservados para emblemas e um para texto.

de

três

campos:

dois

Nos documentos da Administração Direta, do lado esquerdo do cabeçalho, deverá ficar o Brasão Estado de São Paulo, com a dimensão de 2,5 cm por 2,5 cm. A logomarca do CVS deverá ficar à direita da folha, tendo a dimensão máxima de 2,5 cm por 2,5 cm. O espaço reservado para distando de 0,5 cm deles.

texto

deverá

estar

entre

as

logomarcas

O texto será composto por, no máximo, três nomes, deverá estar centralizado, horizontal e verticalmente, e não poderá conter siglas ou abreviações. A expressão ‘SECRETARIA DE ESTADO DA SAÚDE’ deverá estar na primeira linha, em caixa alta e em negrito. Se o documento não for assinado pelo SECRETÁRIO, que o nosso caso o nome do órgão emissor (ou da entidade) deverá estar na segunda linha, em caixa alta, de acordo com o organograma, atenção sem o efeito de negrito e com tamanho 10 para as letras. Se o documento for emitido por unidade administrativa que não seja um órgão (ou uma entidade), na terceira linha do cabeçalho deverá constar o nome da unidade emissora, com as iniciais das palavras em maiúsculo, excetuados os artigos e as preposições, sem o efeito de caixa alta e com tamanho 10 para as letras. O espaço entre o cabeçalho da primeira página e a denominação do documento (ou do ato) deverá ser de 1 cm1. 2 - Demais Páginas O cabeçalho das demais páginas deverá conter (junto à margem direita e com tamanho 8 para as letras) apenas os números em arábico da página e do total de páginas do documento, separados pela preposição ‘de’. O espaço entre o cabeçalho e o restante do texto deverá ser de 1 cm. 3 - Do Destinatário _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ O espaço entre o destinatário e o campo anterior do documento deverá ser de 0,5 cm. As informações referentes ao destinatário deverão estar junto à margem esquerda. Na primeira linha deste campo, deverá constar o pronome de tratamento adequado ao destinatário, precedido de preposição ‘A’ – a tabela apresentada na seção Formas de Tratamento e Endereçamento deste manual poderá servir de auxílio para o reconhecimento de qual seja, em alguns casos, o pronome de tratamento adequado. Na segunda linha, deverá constar o nome da autoridade, sem abreviações e sem os efeitos de negrito e de caixa alta, com as iniciais maiúsculas, excetuados os artigos e preposições. O endereço completo para correspondência, com os nomes da cidade e do estado separados por hífen, deverá estar nas linhas seguintes. 4 - Do Vocativo O espaço entre o vocativo e o campo anterior do documento deverá ser de 1 cm. O vocativo deverá estar a 2,5 cm da margem esquerda e será composto do pronome de tratamento adequado ao destinatário, seguido do nome do respectivo cargo (ou função) e de vírgula. 5 – Do Assunto O espaço entre a exposição do assunto e o campo anterior do documento deverá ser de 0,5 cm. O espaçamento entre parágrafos deverá ser de 0,5 cm. Todos os parágrafos deverão estar com o alinhamento justificado. A primeira linha de cada parágrafo deverá ter um recuo de 2,5 cm da margem esquerda. 6 - Da Identificação do Signatário _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ O nome completo do signatário, centralizado, sem os efeitos de caixa alta e de negrito, apenas com as iniciais maiúsculas (excetuados os artigos e as preposições), deverá estar a 2 cm do campo anterior ao da identificação do signatário. Na linha abaixo à do nome, deverá ser apresentado, por extenso, o cargo ou a função do signatário, sem os efeitos de caixa alta e de negrito, apenas com as iniciais maiúsculas, excetuados os artigos e as preposições. A identificação do signatário jamais poderá iniciar uma página; havendo necessidade, transfere-se o último período da exposição do assunto para junto dela. Acima do nome, deverá constar a assinatura do signatário. 7- Do Encerramento do documento O encerramento do assunto.

deverá vir centralizado e a 1 cm abaixo da exposição

O encerramento jamais poderá iniciar uma página; havendo necessidade, transfere-se o último período da exposição do assunto para junto dele. Do Rodapé O rodapé é um espaço reservado à colocação de notas, códigos, frases do órgão do tipo Missão, dever etc..., ou endereço da unidade emissora. Os códigos que mencionamos acima se tratam da inicial maiúscula de que redigiu e minúscula para quem digitou o documento. Ex.: MM,ma

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II - PARTE

Comunicação oficial e Atos administrativos

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INDICE

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Parte I

I

- Comunicação Oficial

No mundo moderno, denominado a era do conhecimento, escrever é sempre importante, necessário e freqüente. Com o surgimento do computador, se esperava reduzir a relação do homem com a palavra escrita, aconteceu exatamente ao contrário, pois provocou o aumento desse uso. A comunicação, em sentido amplo, constitui processo complexo e dinâmico e exige, dos que a promovem, constante atualização e treinamento. Atenta a essa característica, a Administração Pública tem tomado, desde há muito, providências para otimizar a comunicação oficial e regulamentar a redação e a elaboração dos documentos por ela emitidos O Serviço Público, parte desse mundo contemporâneo e globalizado, empresta à escrita lugar de destaque pelo seu papel divulgador da informação dentro de um padrão culto e vocabulário próprio. Assim, a comunicação oficial bem como os documentos oficiais deve apresentarse, em sua redação e forma, com tendência moderna à objetividade e à clareza. Essa redação e forma são orientadas como já vimos no módulo anterior , devem ser pautada pelos princípios básicos da impessoalidade, formalidade, concisão, clareza, precisão e uso padrão da norma culta. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público; o que se comunica é sempre algum assunto relacionado às atribuições do órgão; o destinatário dessa comunicação ou é o próprio Serviço Público ou é o público – o conjunto dos cidadãos.

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ Logo, o que se propõe nesta obra não é um modelo de redação pronto para ser utilizado. O objetivo é estabelecer parâmetros de utilização da comunicação e documentos oficiais com caráter técnico, adequado aos procedimentos burocráticos e aos expedientes administrativos, sem, contudo, deixar de lado as características de um texto moderno e de excelência. Comunicação oficial é a informação dentro de um padrão culto da língua e vocabulário próprio onde há sempre um comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunicações que é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão público a outro) ou o cidadão ou o conjunto de cidadãos. II -Documentos Oficiais Conceito Documento que contenha informação registrada através de algum meio, seja este gráfico, papel, magnético, sonoro, vídeo, fotografia, planta, entre outros, revestida de forma padronizada, sobre ações ou acontecimentos de qualquer natureza. Apresentaremos abaixo alguns exemplos de documentos oficiais:

1 - Ata Conceito: É o documento por meio do qual se registram, de forma exata, precisa e fiel, as deliberações e a seqüência de acontecimentos havidas em licitações, reuniões, sessões ou assembléias realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações ou outras entidades semelhantes. É documento de valor jurídico, portanto deve ser redigida de tal maneira que não se possa modificá-la posteriormente.

2 – Atestado Conceito: É o documento pelo qual um servidor afirma a veracidade de um fato ou a existência de uma situação de direito da qual tem conhecimento em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce.

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 3 - Carta Conceito: É o meio de comunicação externa e formal de que uma unidade administrativa se utiliza para tratar de assuntos oficiais com pessoas físicas.

4 - E-mail Conceito: É o meio de comunicação expedido pela rede virtual de computadores adequado ao envio de arquivos digitais e aos assuntos oficiais que requeiram difusão célere ou tratamento urgente.

5 - Circular Conceito: É o meio de comunicação formal de que uma unidade administrativa se utiliza para tratar de assuntos oficiais com vários destinatários, de modo simultâneo e uniforme.

6 – Declaração Conceito: É o documento pelo qual se afirma, sob responsabilidade legal, algo sobre pessoa, situação ou acontecimento.

7 -

Despacho

Existem 02 tipos, a saber, a) Despacho Decisório b) Despacho Interlocutório _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ a) Despacho Decisório Conceito: É o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitação recebida ou determina a adoção de providências sobre assunto. b) Despacho Interlocutório

Conceito: É o meio formal por que uma autoridade administrativa encaminha, à apreciação de outra, documento que havia sido submetido a sua consideração,quando pertinente, o despacho interlocutório inicia-se com uma expressão introdutória, tal como: ‘De acordo.’ ou ‘Ciente” quando o ato for assinado por autoridade cuja competência para despachar tenha sido recebida por delegação, a expressão introdutória deverá ser ‘De ordem.’.

8 - Memorando Conceito: É o meio de comunicação formal entre unidades administrativas de um mesmo órgão ou de uma mesma entidade.

9 – Ofício Conceito: É o meio de comunicação externa e formal de que uma unidade administrativa se utiliza para tratar de assuntos oficiais com unidades pertencentes a outro órgão (ou outra entidade) da Administração Pública ou a pessoa jurídica de direito privado.

10 - Parecer Conceito: _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ É o documento por meio do qual se emite, sobre tema específico, opinião fundamentada, resultante de análise técnica, detalhada e competente, cujo objetivo seja o de subsidiar tomadas de decisão.

11 - Relatório Conceito: É o documento por meio do qual se prestam contas, se expõem os resultados obtidos, mediante pesquisa ou investigação, e se historia o desenvolvimento dos programas, projetos ou atividades específicas realizadas durante um período. De um modo geral, podemos dizer que os relatórios são escritos com os objetivos de divulgar os dados técnicos obtidos e analisados e registrá-los em caráter permanente. Tipos de relatórios existentes

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

técnico-científicos de viagem de estágio de visita de inspeção administrativos financeiro

12 – Requerimento Conceito: É o meio de comunicação formal de que um interessado se utiliza para requerer a uma autoridade administrativa competente um direito de que se julgue detentor. 13 -Decreto Conceito: Por definição, segundo o nobre jurista Hely Lopes Meirelles, decretos “são atos administrativos da competência exclusiva dos chefes do _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ Executivo, destinados a prover situações abstratamente previstas, de modo expresso, pela legislação”.

gerais ou individuais, explícito ou implícito,

14 -Portaria Conceito: É o ato administrativo interno pelo qual os Secretários de Estado (ou as autoridades com prerrogativas de Secretário de Estado) expedem determinações gerais ou especiais a seus subordinados. 15- Projeto de Lei Conceito: Instrumento utilizado para propor à Câmara Legislativa do Distrito Federal a criação, transformação e extinção de cargos e a fixação dos respectivos vencimentos.

16- Resolução Conceito: É o ato pelo qual órgãos colegiados estabelecem normas, diretrizes e orientações para consecução de certos objetivos. 17- Medida Provisória Conceito: A Medida Provisória – MP, é um ato normativo com força de lei que pode ser editado pelo Presidente da Republica em caso de relevância e urgência. Tal medida deve ser submetida á deliberação do Congresso nacional. 17 – Documentos Técnicos I-

NORMAS TÉCNICAS

Trata-se de um documento que características para atividades

estabelece regras, diretrizes ou ou seus resultados. “Documento

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ Normativo” é um termo genérico que engloba documentos como normas, especificações técnicas, códigos de prática e regulamentos Para de elaboração de normas técnicas, temos que se ater aos princípios, que são fundamentais para que todos os objetivos da normalização sejam atendidos e para que ela seja eficaz na sua aplicação e reconhecida por todos. Voluntariedade – A participação em processo de normalização obrigatória, essa vontade de participar é imprescindível para processo de elaboração de normas ocorra, devendo ser resultado decisão em que são percebidas mais vantagens no seu uso do que uso.

não é que o de uma no não

Representatividade – É preciso que haja participação de especialistas cedidos por todos os setores – produtores, organizações de consumidores e neutros (outras partes interessadas tais como universidades, laboratórios, institutos de pesquisa, órgãos do governo), de modo que a opinião de todos seja considerada no estabelecimento da norma. Paridade – Não basta apenas a representatividade, é preciso que as classes (produtor, consumidor e neutro) estejam equilibradas, evitando-se assim a imposição de uma delas sobre as demais por conta do maior número de representantes. Assim, deve-se buscar assegurar o equilíbrio das diferentes opiniões no processo de elaboração de normas. Atualização – A atualização do processo de desenvolvimento de normas, com a adoção de novos métodos de gestão e de novas ferramentas de tecnologia da informação, contribui para que o processo de normalização acompanhe evolução tecnológica. Transparência – Todas as partes interessadas devem ser disponibilizadas, a qualquer tempo, as informações relativas ao controle, atividades e decisões sobre o processo de desenvolvimento de normas técnicas. Simplificação – O processo de normalização deve ter regras procedimentos simples e acessíveis, que garantam a coerência, rapidez e a qualidade no desenvolvimento e implementação das normas.

e a

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ Consenso – Para que uma norma tenha seu conteúdo o mais próximo possível da realidade de aplicação, é necessário que haja consenso entre os participantes de sua elaboração II – CONSULTA PÚBLICA É uma ferramenta de consulta pública, que abre a possibilidade de uma ampla discussão sobre diversos temas na área de saúde, permitindo que você participe e contribua na construção do sistema de saúde brasileiro. Por meio da consulta publica o processo de elaboração do documento é democrático e transparente para a sociedade. As consultas públicas estão divididas por assunto, os documentos são públicos e para contribuir com as mesmas, é necessário um cadastro prévio, o que possibilita uma comunicação posterior, se necessário, visando esclarecimentos e ou retirada de dúvidas acerca da sua contribuição.

III - ATOS ADMINISTRATIVOS Conceito Administração subjetivo, compreende as pessoas jurídicas, que exerçam a função administrativa e, atividade administrativa exercida pelos execução desta função, deve-se observar artigo 37 da Constituição –

Pública, em sentido órgãos e agentes públicos em sentido objetivo, a órgãos públicos, para a o dispostos, no caput do

“A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência”. Os atos praticados no exercício função pública são denominados atos da Administração,como bem explica a professora titular de Direito Administrativo da Universidade de São Paulo. Mestre e doutora pela mesma universidade Maria Sylvia Zanella Di Pietro em sua obra Direito Administrativo: _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ “todo ato praticado no exercício da função administrativa é ato da Administração”. Os atos da Administração podem ser classificados sob diferentes aspectos e abrangem vários tipos, além dos conhecidos atos administrativos. Destacam-se as comunicações oficiais, que devem observar os preceitos norteadores de elaboração dos atos administrativos. Assim, são apresentadas as principais características desses atos. Segundo Di Pietro, tem-se que ato administrativo “é a declaração do Estado ou de quem o represente, que produz efeitos jurídicos imediatos, com observância da lei, sob regime jurídico de direito público e sujeito a controle pelo Poder Judiciário”.

Elementos do ato administrativo O direito positivo brasileiro, na Lei n° 4.717, de 29 de junho de 1965, dispõe, em seu art. 2º, que os atos administrativos possuem cinco elementos para sua formação, a saber: competência, finalidade, objeto, forma e motivo. _ Competência: é a faculdade atribuída por lei a agente público para a prática do ato. A competência administrativa é intransferível e improrrogável pela vontade dos interessados, entretanto, poderá ser delegada e avocada nos termos da lei. _ Finalidade: é o resultado que se quer alcançar com a prática do ato. É o efeito mediato que o ato produz. Não se compreende ato administrativo sem fim público. A alteração da finalidade de interesse público caracteriza desvio de poder e o ato administrativo que não atinge o interesse público deverá ser invalidado. _ Objeto: é o efeito jurídico imediato produzido. É a criação, a modificação ou a comprovação de situações jurídicas concernentes a pessoas, a coisas ou a atividades sujeitas à atuação do Poder Público. Diz-se que o objeto identifica-se com o conteúdo do ato. Por meio dele _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ a administração manifesta o seu poder e a sua vontade ou atesta simplesmente situações pré-existentes. Nesse sentido, o objeto deverá ser lícito, possível, certo e moral. Forma: a forma em que a Administração Pública deverá exteriorizar o ato administrativo constitui elemento vinculado e indispensável à sua perfeição. A inexistência da forma induz à inexistência do ato administrativo. Como regra, a forma do ato administrativo é a escrita, embora existam atos consubstanciados em ordens verbais, e até mesmo em sinais convencionais, como ocorre nas sinalizações de trânsito, nas instruções momentâneas de superior a inferior hierárquico, nas determinações da polícia em casos de urgência. _

Motivo: é a situação de direito ou de fato que determina ou autoriza a realização do ato administrativo. O motivo, como elemento integrante da perfeição do ato, pode vir expresso em lei ou pode ser deixado a critério do administrador. .

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III - PARTE

MANUAL DE PROTOCOLO

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ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DO PROTOCOLO

O Protocolo tem por finalidade a execução dos seguintes serviços:

a) b) c) d) e) f) g) h)

recebimento de documentos e processos; classificação dos documentos recebidos; pesquisa sobre processo (s) antecedentes (s); autuação ou juntada ou apensamento conforme o caso; distribuição interna dos documentos e processos; controle de movimento de processos e documentos; informações sobre andamento de processos; emissão de relatórios para controle de movimentação de processos.

2. RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

2.1 – Através do Protocolo, a área de Comunicações Administrativas centralizará o controle e o recebimento dos documentos e dos processos no âmbito das Secretarias. 2.2 – Os documentos recebidos por titulares de qualquer Unidade administrativa devem ser encaminhados imediatamente, com despacho, ao Protocolo para fins de registro, autuação e distribuição. 2.3 – Para efeito de recebimento, são considerados documentos os requerimentos, ofícios, comunicados, memorandos, cartas e outros da mesma natureza. 2.4 – Os processos e documentos, no ato de seu recebimento, deverão ser confrontados com os respectivos formulários de controle de remessa. Estes deverão conter a assinatura e o nome legível do recebedor. _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ –

No caso de processo, conferir se todas as folhas estão numeradas. Na ocorrência de numeração de todas as folhas, o processo será recebido, lavrando-se o termo das divergências encontradas.

2.5 – Recebimento de processos externos: a) Os processos externos deverão ser apensados a processos internos de mesmo assunto e mesmo interessado na Unidade receptora. O ofício de encaminhamento de processo externo será juntado ao processo interno, logo após seu registro. Em ambos os processos será lavrado o Termo de Apensamento. Ao processo interno, será juntada a cópia do último parecer ou despacho constante no processo externo. A este último serão juntadas cópias das peças originais do processo interno. Resolvido o assunto, os processos externos serão devolvidos à Unidade de origem, depois de desapensados pelo Protocolo, e após terem sidos lavrados os Termos de Desapensamento e Devolução. b) Na ausência de processos internos de mesmo assunto e interessado, os processos externos deverão encaminhar com o número da entidade emitente. c) Os processos externos somente serão devolvidos à origem, mediante despacho da autoridade para a qual os mesmos foram encaminhados. 3. REGISTRO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 3.1 – O protocolamento consiste em apor no documento recebido o carimbo ou relógio-datador, contendo o número de registro de entrada, data e horário. 3.2 – A parte interessada ou portador receberá, em contrapartida, um comprovante de entrega com as mesmas informações mencionadas no item anterior. Para efeito de contagem de prazo, prevalecerão a data e o horário do efetivo recebimento do documento, atestados pela autoridade competente. _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 3.3 – O Protocolo deverá registrar o recebimento do documento na ficha ou livro de controle interno, ou digitar os dados no sistema computadorizado e enviar o documento junto com o formulário de remessa. Documentos de natureza particular, ( tais como: panfletos, prospectos, convites, informes publicitários, faturas, notas fiscais, duplicatas, extratos e avisos bancários) NÃO devem ser registrados, sendo encaminhados aos respectivos destinatários.

4. AUTUAÇÃO EM PROCESSOS 4.1 – Considera-se autuação o ato de reunir documento em processo. A autuação em processo, mediante termo será necessária sempre que o conteúdo e a importância do assunto exigirem tramitação do documento pelas várias Unidades da Secretaria e por outros órgãos do Estado visando encaminhamento, manifestação ou decisão administrativa. Com a autuação, o papel protocolado passa a ter curso próprio chamando-se, então, processo. 4.2 - Para a autuação em processo, a Seção de Protocolo recebe os documentos, internos ou externos, e verifica se há autorização de autorização de autoridade competente. 4.3 – Para autuação de documento no Protocolo, deverão atendidos os seguintes requisitos:

ser

a) tratar exclusivamente de um assunto; b) conter assinatura com identificação do interessado. _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 4.4 – São Processos: – – – – – –

autoridades

competentes

para

determinar

a

autuação

de

Secretário de Estado; Secretário Adjunto; Chefe de Gabinete; Coordenador; Diretor de Departamento, de Divisão e de Serviço, ou casos em que houver delegação em norma interna.

O despacho determinando a autuação do processo deve indicar também o seu destinatário. 4.5 – Os processos serão autuados somente na sua origem Protocolo da sede e demais Protocolos da Secretaria, sendo então denominados processos internos. 4.6 – Papéis contendo interessado e assunto da mesma natureza, de processos já autuados, serão juntados aos mesmos, após registro de entrada. A juntada será realizada nos processos em tramitação ou arquivada. 4.7 – Para fins de autuação, considera-se como interessado o signatário do Documento, quando pessoa física, ou aquele cujo assunto do processo lhe interessar diretamente. No caso em que o signatário representar pessoa jurídica, considera-se como interessado a instituição. 4.8 – Os procedimentos para autuação estarão sujeitos às seguintes normas: a) reunião das peças constituintes de cada processo em forma de caderno, seguindo a ordem cronológica da emissão ou do recebimento de cada uma dessas peças; b) preenchimento da capa, com a indicação do número do processo, ano, nome do interessado e súmula do assunto; c) juntada dos (s) documentos (s) recebido (s) em processo anteriormente constituído, se for o caso, lavrando-se o competente Termo de Juntada; d) preenchimento de fichas/instrumentos de controle e seu desdobramento em tantas quantas forem necessárias; e) numeração das folhas do processo no canto superior direito, à tinta, considerando-se a capa como folha 1, devendo o funcionário rubricar abaixo do número de cada folha que numerar. _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 4.9 – Não serão permitidos os seguintes procedimentos: a) reautuação de processos; b) autuação provisória de processos; c) formação de outros processos sobre o mesmo assunto e mesmo interessado; d) autuação de papéis tratando-se de assuntos destinados ao acompanhamento de processos cuja origem seja de outro órgão; e) autuação em cópias de documentos. 5. APENSAMENTO 5.1 – O apensamento é o ato de anexar um processo a outro, quando este deva servir de elemento elucidativo ou subsidiário para instrução daquele, continuando ambos com existência própria e independente. É, portanto, uma união de processo em caráter temporário. 5.2 – O controle do apensamento é atribuição do Protocolo. 5.3 – A solicitação de apensamento deverá ser autoridades competentes para determinar autuação.

feita

pelas

mesmas

5.4 – Não se fará o apensamento quando desse ato resultar prejuízo para a marcha do processo que deverá ser apensado, ou quando a juntada de cópia de suas peças for suficiente para esclarecimento do assunto em estudo. 5.5 – Do Termo de Apensamento devem constar o número e a sigla de todos os processos apensados, a data, a assinatura e a identificação do declarante. Na última folha dos apensos será exarado igualmente o respectivo Termo de Apensamento. É uma anotação recíproca. 6 - DESAPENSAMENTO 6.1- O desapensamento é o procedimento inverso Consiste em desanexar um ou vários processos.

ao

apensamento.

6.2 – Solucionado o assunto do processo principal, os demais serão desapensados e devolvidos aos respectivos órgãos de origem. 6.3 – A solicitação do desapensamento deverá ser feita pelas mesmas autoridades competentes para determinar a autuação.

_____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 6.4 – Do Termo de Desapensamento devem constar o número e a sigla de todos os processos apensados, a data, a assinatura e a identificação do declarante. Na última folha dos apensos será exarado igualmente o respectivo Termo de Desapensamento. É uma anotação recíproca. 7 – INCORPORAÇÃO 7.1 – A incorporação consiste em incorporar um processo interno a outro, quando estes tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas. 7.2 – O processo de origem mais recente será incorporado ao anterior, prevalecendo o número do antigo. 7.3 – A incorporação é atribuição exclusiva da área de Comunicações Administrativas. 7.4 – A solicitação de incorporação deverá ser feita por autoridade competente. 8 – JUNTADA OU ENTRANHAMENTO 8.1 – a Juntada ou Entranhamento consiste na reunião de uma ou mais folhas (documentos) ao processo. 8.2 – Os documentos serão inseridos no processo, obedecendo à ordem cronológica de sua apresentação. 8.3 – A Juntada de Prova Documental ocorre em virtude de dispositivo legal expresso. Poderá ser feita em seu original, por cópia autenticada por Tabelião ou por Servidor Público e, ainda, pela transcrição ou cópia de publicação em órgão oficial. 8.4 – A Juntada Simples ou Documental qualquer funcionário ou servidor.

é

de

responsabilidade

de

8.5 – Os processos solicitados para esse fim deverão ser atendidos prioritariamente. 9 – DESENTRANHAMENTO _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 9.1 – O Desentranhamento é o procedimento inverso ao da Juntada ou Entranhamento. Consiste em desanexar um ou mais documentos de um processo. 9.2 – O Desentranhamento e a devolução de documentos, a pedido do interessado ou de seu representante legal, deverão ser feitos à vista do requerimento, desde que devidamente autorizados por autoridade competente, sendo executados pelo Protocolo. 9.3 - Retirada qualquer folha de um processo, colocar-se-á, no mesmo lugar, o Termo de Desentranhamento, contendo o número e a natureza dos documentos desentranhados e a rubrica do servidor que praticar esse ato, sobreposta ao nome e cargo legíveis. 10. TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS 10.1 – Denomina-se pontos de tramitação todas as Unidades por onde o processo eventualmente passa, depois que sai do Protocolo. Por exemplo: divisões, seções, setores, etc. 10.2 – Cabe às chefias a responsabilidade de exercer a fiscalização da tramitação dos processos ou documentos. 10.3 – O encaminhamento de processos entre as dependências da Secretaria, repartições subordinadas e demais Secretarias será feito por despacho. 10.4 – Nenhum processo deverá ser encaminhado destino ou de qual providência tomar.

sem

a

indicação

do

10.5 – Não será permitida a tramitação de processos e documentos “ em mãos”. 10.6 – Os processos, expedientes e outros documentos devem tramitar através do formulário de remessa. 10.7 – Nenhum processo poderá ter andamento sem que todas as suas folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas e os espaços em brancos regularmente inutilizados.

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 10.8 – Não será permitida, igualmente, tramitação de processos com a capa dilacerada, cabendo à substituição ao Protocolo da Unidade onde de encontrarem. 10.9 – A tramitação de processos será feita sempre através dos Protocolos de cada Unidade, comprovada por “Formulário de Remessa”, cujas vias se destinam:

a) ao Protocolo; b) à Unidade remetente: Nenhum documento ou processo deverá circular sem o respectivo formulário de remessa e o encaminhamento imediato da 1ª via ao Protocolo, com a assinatura do responsável pelo recebimento, para atualização dos respectivos controles. 10.10 – Os responsáveis pelo recebimento de qualquer documento deverão conferi-lo com o que está relacionado no formulário de remessa, para que não haja problema de localização no futuro. 10.11 – Fica proibido o despacho de “Visto”. A autoridade que contra-assinar qualquer informação ou parecer deverá manifestarse de acordo ou desacordo com os mesmos. 10.12 – Conforme a natureza do assunto e visando o sigilo necessário, os processos e papéis que contenham matéria reservada terão trânsito direto entre o Protocolo e os dirigentes de Unidades orçamentárias ou de despesas. 11 – PRAZOS E ANDAMENTOS 11.1 – Os expedientes urgentes serão preparados no máximo dentro de vinte e quatro horas após o seu recebimento. 11.2 – A nota “URGENTE” só poderá ser lançada por servidores das seguintes categorias: Secretários, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete, Coordenador, Diretor de Departamento e Diretor de Divisão. 11.3 – A nota “URGENTE” será aposta no canto direito superior das capas dos processos ou junto aos despachos, quando for o caso, _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ sendo datada e assinada pela autoridade que a anotar, sem o que não será observada. 11.4 – Os pedidos ou requisições do Egrégio Tribunal de Justiça, do Egrégio Tribunal de Contas e congêneres serão protocolados e na sua capa será aposto, em lugar bem visível, carimbo indicativo de “URGENTE”. 11.5 – Os despachos e informações encaminhatórios poderão ser redigidos no verso da folha. Os novos despachos que se seguirem poderão ocupar a mesma folha, e assim sucessivamente até o final desta. 12 – REDAÇÃO, FORMA E ZELO 12.1 – Será adotado o estilo usual na Administração Pública, em linguagem concisa e restrita ao assunto, não sendo permitido rasuras e/ou emendas nas informações e pareceres. 12.2 – O uso da ortografia é obrigatório. 12.3 – Os processos volumosos serão desdobrados em tantos volumes quantos necessários, devendo cada um conter, na última folha, o Termo de Encerramento de Volume e, no início, o Termo de Abertura de Volume, mantendo uma só numeração para as folhas de todos os volumes, a partir do primeiro. Na última folha do primeiro subseqüente do processo, deve ser lavrado termo informativo de sua continuidade em outro volume. Nenhum processo poderá ter mais de 300 folhas, abrindo-se novo volume ao redor desse limite. 12.4 – Além da assinatura e do número de R.G., o nome do subscritor da cota, informação ou parece deverá estar expresso por extenso, seguido da designação do cargo, por meio de carimbo ou datilografado. 12.5 – A designação dos órgãos interessados (Diretoria, Serviço, Seção) será feita de acordo com o respectivo código de abreviatura por extenso quando não existir tal símbolo. 12.6 – A não ser o despacho encaminhatório ou distribuição inicial, não se escreverá nos anversos e versos dos ofícios e demais documentos constantes de processo, devendo ser inutilizadas as partes vazias das páginas, exceto o verso de _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ papel de seda ou transparente e a última página,a qual se destina à seqüência dos despachos. 12.7 – A inutilização de papel deverá ser feita por uma linha horizontal, à tinta, onde começa o espaço em branco, e sob esta uma perpendicular, até o fim da página, onde será lançada a rubrica do funcionário que fez a inutilização. 12.8 – O anverso da primeira folha das capas não poderá ser carimbado, receber notas ou escritos de qualquer natureza, salvo a indicação “URGENTE”, a numeração e arquivamento e as outras indicações constantes neste manual. 12.9 – Sem prejuízos dos casos de natureza urgente, os processos com capas dilaceradas não poderão circular, sendo indispensáveis à sua remessa ao Protocolo, a fim de serem as capas substituídas. 12.10 – Na hipótese de substituição da capa, a nova capa deverá ser cópia fiel da substituída, com todas as suas anotações, números e siglas. 12.11 – Os processos com indício de mutilação ou adulteração não poderão transitar pelas dependências, devendo ser remetidos imediatamente aos responsáveis pela sua última tramitação, para apuração de responsabilidade. 12.12 – Serão evitadas emendas e rasuras nas informações e os pareceres. 12.13 – Os funcionários que manusearem os processos zelarão pela ordem destes. 12.14 – Deverão ser afixados na contracapa do processo: – – –

original de certidões a serem fornecidas aos interessados pelas seções competentes; original de resoluções e portarias para publicação; outros documentos que, por sua natureza, devam ser retirados posteriormente.

13 – RETIFICAÇÕES 13.1 – A anulação de palavras será feita por um traço em linha reta. _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 13.2 – Serão ressalvadas e assinadas as anulações entrelinhas, bem como os acréscimos “em tempo”. 13.3 – Os dizeres contidos na capa de um processo só poderão ser alterados pelo Protocolo da Área de Comunicações Administrativas. 13.4 – Quando houver erro na capa ou qualquer outra incorreção de autuação dos processos, as dependências encaminharão ao Protocolo da Área de Comunicações Administrativas para a necessária correção. 14 – EXTRAVIO DE PROCESSOS E SUA RESTAURAÇÃO 14.1 – Todo processo extraviado, obrigatoriamente restaurado.

ou

mesmo

destruído

será

14.2 – A restauração, por determinação do Diretor do Departamento/Divisão de Administração, se fará pelo chefe do Protocolo sob a supervisão do dirigente da Área de Comunicações Administrativas. 14.3 – Se existir certidão ou cópia autêntica do processo, será uma ou outra considerada como original. 14.4 – O Protocolo certificará tudo quanto constar das fichas e demais assentamentos existentes na seção. 14.5 – Existindo informações prestadas por qualquer dependência da Secretaria, serão requisitadas as necessárias segundas vias. 14.6 – Se no curso do processo de restauração originais, a estes se fará juntada daquele.

aparecem

os

autos

15 – ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS 15.1 – Nenhum competente.

processo

será

arquivado

sem

despacho

de

autoridade

15.2 – No processo a ser arquivado, deverá constar, obrigatoriamente, em letras maiúsculas, a expressão “ARQUIVE-SE”. Os processos com decisão em arquivados provisoriamente na decisão, até a sua resolução.

suspenso Unidade

deverão ser emissora da

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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 15.3 – Serão responsáveis pelos danos causados à Administração Estadual as autoridades que determinarem o arquivamento de processos ainda pendentes de solução. 15.4 – Cabe ao Arquivo da Área de Comunicações Administrativas a verificação da regularidade dos processos antes de proceder ao seu arquivamento, observando: – a existência de despacho final; – A regular numeração de todos os espaços em branco; – Possíveis divergências nos autos com as normas estabelecidas neste manual. 15.5 – O arquivamento de documentos é de exclusiva competência da Área de Comunicações Administrativas. 15.6 – À Diretoria da Área de Comunicações Administrativas caberá o encaminhamento da solução das irregularidades observadas nos processos destinados a arquivamento. 15.7 – Nenhum contracapa.

processo

poderá

ser

arquivado

com

documento

na

15.8 – Depois do arquivamento, nenhum processo poderá sair do Setor de Arquivo da Área de Comunicações Administrativas, salvo nos seguintes casos: – para consultas, mediante solicitação; – para juntada de quaisquer documentos a ele referente. 15.9 – O desarquivamento de processos somente será efetuado mediante requisição formulada por chefe de nível igual ou superior ao de seção, e desde que não se trate de processos administrativos disciplinares, de sindicâncias ou que contenham matéria reservada. 15.10 – Os processos administrativos disciplinares, de sindicâncias instauradas pelo Titular da Pasta ou que contenham matéria reservada só poderão ser desarquivados com autorização do Secretário, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete ou por solicitação do Chefe da Consultoria Jurídica e dos Presidentes das Comissões de Processos Administrativos ou de Sindicância. 16 – ESPÉCIES DOCUMENTAIS _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 16.1 – As decisões administrativas serão proferidas e registradas em processos e documentos assemelhados. 16.2 – Os documentos apresentam-se sob dois aspectos: – os que devem transitar em várias dependências e são de ordem geral; – e os de ordem privativa das dependências, ou seja, os que por ela são recebidos, solucionados e arquivados. 16.3 – Os protocolados.

documentos

de

ordem

geral

serão

obrigatoriamente

16.4 – Os documentos de ordem primitiva se tiverem que transitar por outros órgãos da Secretaria, será também autuados e protocolados.

IV – PARTE

MANUAL PARA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS

_____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________

MANUAL PARA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS

Apresentação Considerando o disposto na seção III – Das Atribuições do DECRETO Nº 26.048, 15/10/86, art.7º, cabe ao CVS em especial a produção de documentos técnicos os ditames do inciso III, VII e VIII: III propor normas e programas de fiscalização, controle, licenciamento, cadastramento, atendimento e outras medidas _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ pertinentes das profissões, estabelecimentos, serviços ou produtos relacionados direta ou indiretamente à saúde individual ou coletiva; VII - emitir pareceres e informes técnicos sobre matéria relacionada com seu campo de atuação: VII - esclarecer a opinião pública sobre as atividades do Centro de Vigilância Sanitária e sobre fatos referentes à proteção da saúde individual ou coletiva, dentro de sua área de atuação.

Por força das atribuições do órgão constantemente são desenvolvidos documentos técnicos, seja para circulação interna ou externa, para elaboração dos referidos documentos, surge sempre duvidas de uma linha a ser seguida, se tem uma norma para nortear o trabalho de construir um documento técnico. É comum surgirem questão técnicas administrativas entre as equipes que estão desenvolvendo os trabalhos, com base em pesquisas no acervo da Associação Brasileira de Normas Técnicas, encontramos normas para orientação de como procedermos ao desenvolver um documento técnico. Estas orientações a seguir servirão como instrumento de apoio aos diretores e equipes, no desenvolvimento como um guia para pesquisa de construção de documentos técnicos. Critérios Gerais de Apresentação 1 - Capa Pode ser inserida ilustração que e contemple a idéia do trabalho Em sua composição apresenta: _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ a) logotipo e sigla da instituição b) título do trabalho; d) nome da unidade 2 - Folha de Rosto Contém informações no anverso e verso. O a) b) c)

anverso estrutura-se conforme a seqüência abaixo descrita: nome da unidade; título do trabalho; cidade, mês e ano em que foi concluído o trabalho.

No verso da folha de rosto, constam funções e nomes dos representantes da Administração Superior e suas respectivas funções. Nesta folha são mencionadas as unidades diretamente envolvidas no trabalho, seus respectivos participantes e funções. 3 - Pré Texto Agradecimentos (facultativo). Mencionar, homenagear, citar colaborações ou participações eventuais, para construção do documento técnico. 4 -

Introdução

Deverá conter uma apresentação e delimitação do assunto a ser tratado apresentando a importância do documento para nossos serviços.

5 - Desenvolvimento, corpo do documento É a parte principal e mais extensa do trabalho. Expõe o assunto, demonstrando as idéias. Em cada parte (módulo, bloco, capítulo) do documento deverá aparecer seus autores, caso os mesmos forem diversos a cada capítulo. É importante manter a padronização de tipo de fonte e tamanho _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ 6. Citações Citações – As citações dos autores no texto devem ser indicadas de acordo com os sistemas de chamada indicados abaixo, e qualquer que seja o método escolhido, deve ser seguido ao longo de todo o trabalho. - Autor-data Obs: quando houver coincidência de autores com o mesmo sobrenome e mesma data, acrescentar as iniciais dos nomes. - Citação Direta: É a transcrição exata de palavras ou trechos de um autor. Ex: (MENDES, 2001) - Citação Indireta: Transcrição não literal das palavras de um autor Ex: MENDES (2001) - Citação de Citação: referenda-se um documento ao qual não se teve acesso direto, devendo ser feito apenas quando o documento original não pode realmente ser consultado. No texto, a citação deve obedecer a seguinte ordem: sobrenome do autor do documento não consultado, seguido de expressão latina ”Apud” (citado por) e o sobrenome do autor da obra consultada. - Citação Informal: Obtidas através de canais informais (comunicação pessoal, anotações de aula, conferências não impressas, etc...) devem ser informadas em nota de rodapé (numeradas) e não devem ser incluídas na lista de referências bibliográficas. Autores Corporativos: quando uma entidade assume integral responsabilidade por um trabalho é tratada como autor, podendo ser citadas no texto pelas respectivas siglas, desde que na primeira vez em que forem mencionadas apareçam por extenso. EX: ORGANIZAÇÃO PANAMERICANA OPAS (1975) classificou...

DA SAÚDE (1975) classificou...

- Se houver Figuras Ilustrativas: Desenhos, diagramas, fluxogramas, fotografias, material cartográfico, organograma, quadro, etc... , aconselhamos colocá-las direto no texto. Suas legendas devem ser breves e claras, e devem ser localizada logo abaixo das figuras, precedidas da palavra “FIGURA” e do número de ordem. Devem ser horizontais e não emolduradas. _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________ - Tabelas: é uma categoria específica de ilustração, que deva ter numeração consecutiva em algarismos arábicos precedida da palavra “TABELA”. Seu título deve ser colocado na parte superior da mesma, identificando onde e quando foi estudado (fonte). 7 - Conclusões e/ou Recomendações Havendo necessidade são inseridas neste momento as recomendações para o trabalho a ser executado, mediante os informes e atualizações discutidos no conteúdo do documento. Existe a possibilidade de colocar exercícios, tarefas, para um melhor aproveitamento do conteúdo, ou para em um futuro próximo, servir de subsídio para um treinamento. 8 - Listas de Siglas, Símbolos e Abreviaturas. Quando necessário, relacionar alfabeticamente em lista, acompanhadas de seu respectivo significado 9 - Referências bibliográficas Conjunto de elementos que permitem a identificação, no todo ou em parte, de documentos impressos ou registrados em diversos tipos de material, mesmo quando mencionadas em nota de rodapé. Relacionar em ordem alfabética, devidamente digitadas em espaço simples entre linhas, e em espaço duplo para separá-las entre si. São elementos essenciais: -Nome do autor -Título da obra São elementos complementares: -Nº de páginas ou volume; - Ilustração; dimensão; nome de série ou coleção; - Notas especiais 10- Em caso de legislações Leis e decretos: - Competência (País, Estado ou Cidade); - Título (especificação da legislação, número e data) – Ementa; - Título da Publicação oficial (grifado); - Local da publicação oficial; - Data (dia, mês abreviado e ano); - Seção; - paginação. _____________________________________________________________________________ GESTÃO DE CAPACITAÇÃO I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO SES/CCD/CVS – 2009 AUTORA – ELIANA GOMES

I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO ______________________________________________________________________

REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICA DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Direito Administrativo. 14. ed. São Paulo: Atlas, 2002. FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda; M, J.E.M. Novo Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa. 2. ed. rev. e ampliada. Rio de janeiro: Nova Fronteira, 1986. GARCIA, Othon M. Comunicação em Prosa Moderna. São Paulo: FJV, 1976. HOUAISS, Antonio; VILLAR, Mauro Salles. Dicionário Houaiss da língua portuguesa.Rio de janeiro: Objetiva, 2001. . MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 17. ed. São Paulo: Malheiros Editores, 1992. Manual de Redação da Presidência da República, 2º Edição, Casa Civil- 2002. Manual de Protocolo, Secretaria da Administração e Público,do Governo do Estado de São Paulo - edição 1993

Modernização

do

Serviço

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6029: informação e documentação: livros e folhetos: apresentação. Rio de Janeiro, 2002. NBR6023: informação e documentação: referência e elaboração. Rio de Janeiro, 2002. NBR6022: informação e documentação: artigos em publicação periódica científica impressa: apresentação. Rio de Janeiro, 2003.

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