Laporan Sim Pos.docx

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN “POS (Poin Of Sale)”

KP (B) Nama Anggota Kelompok :

Senja Bestari

160316050

Ilham Adi P.

160316055

Egy Risma Maya W.

160316056

Mochamad Irfan Miraj

160316065

Mohammad Ghurur Fahmi

160316072

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SURABAYA 2019

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Perkembangan teknologi pada era globalisasi itu sangat penting bagi kehidupan. Teknologi yang terus berkembang dan berdampak positif bagi kehidupan manusia, khususnya pada kemudahan aktivitas yang dilakukan. Kemudahan pada aktivitas yang dilakukan dapat memberikan dampak yang cukup signifikan pada aktivitas yang lebih responsive. Aktivitas responsive merupakan aktivitas yang cepat, efektif dan efisien. Adanya aktivitas responsive tersebut dinilai dapat mengatasi masalah dan hambatan yang terjadi. Sistem pembayaran dan monitoring stock pada perusahaan bukanlah hal yang baru. Sistem ini merupakan salah satu dari banyak sistem diperusahaan yang sering kali megalami hambatan atau terjadi ketidakefektif dan ketidakefisienan dari sistem. Ketidakefektifan halam hal ini adalah cara sistem yang berjalan, sedangkan ketidak efisiennan dalam hal ini terkait dengan sumber daya. Terdapat dua Sistem pembayaran untuk kasir yaitu sistem pembayaran tradisional dan modern. Kasir tradisional mengharuskan perusahaan untuk bisa terus memantau sistem persediaan komoditi dengan menggunakan seperangkat kompuer dan mesin kasir. Kasir tradisional ini kemudian terus berkembang seiring perkembangan zaman yang semakin modern dengan melahirkan sistem kasir modern yang terkomputerisasi. Sistem kasir modern yang terkomputerisasi merupakan sistem yang berbasis software utnuk memudahkan aktivitas pembayaran dan monitoring di perusahaan. Pada tugas Sistem Informasi Manajemen, perkembangan teknologi yang kelompok kami pilih adalah sistem informasi transaksi penjualan menggunakan software POS (Point Of Sale) di Apotek Kimia Farma . Software POS befungsi untuk mencatat setiap penjualan di detik penjualan itu terjadi sehingga, cacatan persediaan perusahaan akan selalu up to date. Software seperti ini memungkinkan perusahaan sebagai pemilik usaha atau bisnis untuk memonitor biaya, memonitor stock yang tersedia pada distributor maupun retailer yang dimiliki perusahaan, dan menganalisi

detail per item dari produk yang dijual. Selain itu, sistem terkomputerisasi atau menggunakan bantuan software seperti ini memungkinkan perusahaan yang memiliki lebih dari 1 lokasi usaha dapat melacak persediaan atau stock pada setiap lokasi. Selain itu sistem terkomputerisasi akan mempermudah perusahaan dalam melakukan pengiriman atau restock kembali tanpa harus bolak-balik antar lokasi untuk mengecek satu per satu. 1.2. Company Profile

Kimia Farma adalah perusahaan industri farmasi pertama di Indonesia yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda tahun 1817. Nama perusahaan ini pada awalnya adalah NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co. Berdasarkan kebijaksanaan nasionalisasi atas eks perusahaan Belanda di masa awal kemerdekaan, pada tahun 1958, Pemerintah Republik Indonesia melakukan peleburan sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF (Perusahaan Negara Farmasi) Bhinneka Kimia Farma. Kemudian pada tanggal 16 Agustus 1971, bentuk badan hukum PNF diubah menjadi Perseroan Terbatas, sehingga nama perusahaan berubah menjadi PT Kimia Farma (Persero). Pada tanggal 4 Juli 2001, PT Kimia Farma (Persero) kembali mengubah statusnya menjadi perusahaan publik, PT Kimia Farma (Persero) Tbk, dalam penulisan berikutnya disebut Perseroan. Bersamaan dengan perubahan tersebut, Perseroan telah dicatatkan pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (sekarang kedua bursa telah merger dan kini bernama Bursa Efek Indonesia). Berbekal pengalaman selama puluhan tahun, Perseroan telah berkembang menjadi perusahaan dengan pelayanan kesehatan terintegrasi di Indonesia. Perseroan kian diperhitungkan kiprahnya dalam pengembangan dan pembangunan bangsa, khususnya pembangunan kesehatan masyarakat Indonesia.

Perusahaan Kimia Farma memiliki visi dan misi. Visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut: VISI Menjadi perusahaan Healthcare pilihan utama yang terintegrasi dan menghasilkan nilai yang berkesinambungan. MISI 1. Melakukan aktivitas usaha di bidang-bidang industri kimia dan farmasi, perdagangan dan jaringan distribusi, retail farmasi dan layanan kesehatan serta optimalisasi aset 2. Mengelola perusahaan secara Good Corporate Governance dan operational excellence didukung oleh SDM profesional 3. Memberikan nilai tambah dan manfaat bagi seluruh stakeholder 1.3 Tujuam & Manfaat 1.3.1 Tujuan bagi pengamat 

Mengetahui sistem informasi apa saja yang diterapkan oleh Kimia Farma.



Mengetahui bagaimana proses aliran informasi di Kimia Farma dapat berlangsung.



Mengetahui pemahaman tentang komponen-komponen dalam sistem yang terlibat, apa fungsinya, dan bagaimana hubungan antara masing-masing komponen tersebut.

1.3.2

Manfaat bagi pembaca Dengan membaca laporan tugas Sistem Manajamen Informasi (SIM) pada

sistem transaksi melalui software POS ini, maka pembaca akan memahami bagaimana bentuk sistem informasi transaksi dan monitoring yang diterapkan oleh pada perusahaan kimia farma. 1.4 Ruang Lingkup Pada laporan tugas Sistem Informasi Manajemen tentang identifikasi sistem informasi di perusahaan Kimia Farma, agar pembahasan lebih fokus dan terarah, makan kami memberikan Batasan terhadap : 

Kami memfokuskan pengamatan terhadap sistem informasi yang di gunakan di Kimia Farma melalui dukungan perangkat software POS



Kami memfokuskan pengamatan terhadap bagaimana aliran informasi dapat terjadi pada sistem manajemen yang telah dikembangkan oleh Direktorat Sistem Informasi Manajemen.



Kami memfokuskan terhadap pihak-pihak mana yang terlibat dalam sistem dan bagaimana peran serta kewenangan pihak tersebut dalam mengelola sistem informasi manajemen berbasis Software.

BAB II METODOLOGI Agar tercapainya tujuan pengamatan seperti yang diharapkan, maka metodologi kerja yang digunakan yaitu dengan cara interview secara langsung dengan Apoteker yang bertanggung jawab dengan apotek Kimia Farma cabang Undaan wilayah Surabaya yaitu kakak Dea Navish yang memiliki peran penting dalam mengakses informasi yang tidak bisa diakses selain oleh Apoteker penanggung jawab. Berikut ini adalah beberapa poin yang ditanyakan pada saat melakukan interview : -

Profil Point of Sales Kimia Farma

-

Cara penggunaan sistem informasi pada Point of Sales Kimia Farrma, seperti deskripsi sistem serta mekanisme kerja dari sistem informasi yang digunakan.

-

Aliran informasi yang timbul dari sistem informasi yang digunakan.

-

Software yang digunakan dalam menerapkan activity based on computer.

-

Proses kerja software yang digunakan.

-

Bagaimana aliran informasi dikelola, siapa yang mengelola, dan bagaimana cara mengelola sistem informasi tersebut.

BAB III PENJELASAN SISTEM INFORMASI 3.1 Sistem Informasi Apotek Kimia Farma Berikut ini merupakan tampilan dari Sistem Informasi yang dimiliki Apotek Kimia Farma:

Dapat kita ketahui dari gambar di atas, sistem informasi dari apotek kimia farma memiliki 20 jenis fitur yang berbeda, dari fitur POS hingga cek stok obat. 20 fitur diatas memiliki fungsi dan tampilan yang berbeda. Pada laporan ini, kami tidak menjelaskan ke 20 fitur yang tersedia pada sistem informasi apotek kimia farma, hanya beberapa fitur yang paling sering digunakan. 1.

POS Fitur pertama yang sering digunakan dalam proses transaksi ialah POS (Point Of Sale). Dimana fitur tersebut berguna untuk meng-entry pesanan yang masuk, mendata jumlah pesan dan biaya yang harus dibayar, dan juga berguna untuk melakukan print out nota setelah terjadi transaksi, berikut ini ialah tampilan dari sistem POS:

Cara kerja dari fitur tersebut ialah, pertama diisikian daftar obat yang akan dibeli, kemudian mengisi berapa jumlah yang akan dibayar. Gambar di atas merupakan gambar dari sistem POS setelah ada pesanan barang, dimana disisi kanan ialah daftar keranjang atau daftar pembelian, yang nantinya akan di close order dan print out struk pembayaran keluar. 2.

KASIR Fitur selanjutnya yang sering digunakan ialah fitur kasir, dimana fitur tersebut digunakan untuk mengetahui siapa yang masuk pada saat itu, sehingga pada akhir sesi ketika apotek kimia farma mau tutup toko, akan terlihat jumlah penghasilan yang didapat berapa dan juga terdapat infromasi siapa yang menjaga pada shift itu. Berikut ini ialah tampilan dari fitur kasir:

3.

LAYANAN RESEP Fitur ke 3 yang sering dilakukan ialah layanan resep. Layanan resep merupakan fitur dimana pengguna dari sistem ini dapat mengetahui nama dari konsumen yang memesan obat dari resep dokter, no transaksi, no resep dan status apakah obat racikan untuk konsumen telah dilengkapi atau belum. Setelah data data diisi, e-tiket dan copy resep akan otomotatis ke print out. Berikut ini tampilan dari fitur layanan resep:

4.

INVENTORY Fitur ke 4 yang sering digunakan ialah Inventory. Inventory sendiri berguna untuk mengetahui kondisi barang secara real yang ada di apotek kimia farma itu

sendiri dan juga untuk mengetahui kapan barang tersebut masuk dan keluar. Dimana stok produk yang dimaksud ialah satuan dari produk yang disimpan seperti PC (piece), BH (Buah), dan masih banyak lagi. Pengguna dari sistem ini juga bisa secara langsung mencari produk yang diinginkan melalui tombol cari, dan kemudian akan muncul sama seperti sebelumnya, yaitu jumlah stok barang dan satuan barang. Berikut ini ialah tampilann dari fitur Inventory.

5.

RIWAYAT TRANSAKSI Fitur ke 5 yang biasa digunakan yaitu riwayat transaksi. Riwayat transaksi ini berguna untuk mengetahui dan merekap semua jenis transaksi yang telah dilakukan di Apotek kimi farma. Dimana rekapan tersebut berupa waktu transaksi, jenis transaksi yang digunakan, status transaksi, apakah transaksi tersebut jadi dilakukan atau dibatalkan, dan nama kasir yang melayani konsumen tersebut. Berikut ini ialah tampilan dari riwayat transaksi.

6.

PERMINTAAN & PENYERAHAN BARANG MENDESAK Fitur ke 6 yaitu permintaan dan penyerahan barang mendesak. Fitur ini berguna untuk meminta barang ke apotek kimia farma lain yang mestinya barang yang diinginkan tersedia, dan juga berguna untuk mengirim barang ke apotek kimia farma sesuai dengan tujuan yang diminta. Yang dilakukan pertama ialah dengan meng-klik tombol buat baru yang tersedia pada fitur tersebut, dimana tombol teresbut hanya bisa diakses oleh APA (Apoteker Penanggung Jawab

Apotek) dan supervisor dari apotek tersebut, yang kemudian mengisi jumlah dan apotek yang akan dituju. Fitur permintaan dan penyerahan barang mendesak berisi apotek mana yang memberi barang, dan apotek yang meminta, kemudian terdapat nomor permintaan atau penyerahan, tanggal permintaan atau penyerahan, dan status permintaan atau penyerahan. Apabila status pada fitur tersebut bertanda finished maka barang yang diminta sudah terkirim dan diterima oleh apotek yang dituju. Berikut ini gambaran dari fitur penyerahan barang mendesak.

Sebelum melakukan permintaan dan penyerahan barang mendesak, tiap pengguna sistem ini harus mengecek terlebih dahulu apotek mana yang barang nya tersedia sesuai yang diminta. Karena apotek kimia farma merupakan apotek jaringan, maka tiap apotek dapat mengecek ketersediaa barang di apotek kimia farma lain. Untuk mengecek hal tersebut, digunakan fitur cek stok barang. Apabila petugas dari apotek ingin mencari barang di apotek kimia farma lain, petugas hanya perlu untuk menuliskan nama barang yang dicari, dan kemudian klik cari. Setelah klik cari akan keluar hasil berupa, lokasi apotek yang memiliki barang tersebut, dan berapa jumlah stok yang dimiliki di apotek kimia farma tersebut.

8.

PERMINTAAN & PENYERAHAN BARANG Fitur ke 8 yang sering digunakan ialah permintaan dan penyerahan barang. Fitur ini memiliki fungsi dan cara kerja yang hampir sama dengan permintaan dan penyerahan barang mendesak. Hanya saja untuk fitur ini status kebutuhan dari permintaan barang tidak mendesak, sehingga proses pengiriman dan penyerahan akan lebih lama dibandingkan dengan yang mendesak. Berikut ini ialah tampilan dari fitur permintaan barang mendesak.

9.

PENOLAKAN/SUBSTITUSI BARANG Fitur ke 9 yang sering dipakai adalah fitur penolakan/subtitusi barang. Fungsi dari fitur ini ialah untuk mengetahui kira kira barang apa yang sering terjadi penolakan dikarenakan barang di apotek tidak tersedia. Dengan begitu pihak dari apotek dapat mengira ngira apa barang yang sekiranya sering terjadi penolakan atau subtitusi. Fitur ini hanya berfungsi untuk menyimpan data dan digunakan sebagai informasi. Berikut ini tampilan dari fitur penolakan/subtitusi barang.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan Penggunaan Point of Sale sebagai salah satu sistem informasi manajemen pada perusahaan kimia farma merupakan inovasi yang dinilai dapat mengatasi permasalahan dalam transaksi penjualan dan monitoring. Sistem telah memberikan kontribusi positif dengan adanya kemudahan dalam penggunaan sistem dan dalam setiap kegiatan yang terkait dengan aliran uang yang masuk dan keluar dan record stock data. Kegiatan yang kami amati dan lakukan wawancara staff pada salah satu cabang retail dari perusahaan Kimia Farma diperoleh informasi bahwa, perusahaan Kimia Farma memanfaatkan sistem Point of Sale di setiap Gerai Apoteknya dengan tujuan meningkatkan pelayanan untuk lebih responsive atau dengan kata lain lebih cepat dan lebih efisien. Dengan adanya peningkatan pelayanan yang lebih responsive ini diharapkan dapa meningkatkan kepuasan konsumen. Kepuasan konsumen dapat diperoleh dari konsumen Kimia Farma yang puas karena tidak perlu menunggu lama untuk melakukan transaksi pembayaran maupun kesulitan untuk mencari produk di apotek lain jika stock sedang kosong, karena perputaran restock yang dilakukan dengan waktu yang relatif singkat. Hal ini terjadi mengingat dalam sistem PoS terdapat fitur pembebanan ke Apotek Kimia Farma cabang lain. Hal inilah yang akan mampu meningkatkan loyalitas pelanggan sehingga akan berdampak pada profit Kimia Farma yang akan meningkat. 4.2 Saran Sistem Point of Sale yang selama ini digunakan Kimia Farma sudah cukup baik, Namun terkadang Sistem sering mengalami kelambatan saat memproses data (loading lama) atau ketika software sedang down dan perlu adanya repair atau perbaikan sehingga dapat menghambat aktivitas yang dilakukan. Kami menyarankan untuk menghindari hal tersebut terjadi diharapkan terdapat software backup yaitu software lain yang sejenis dan terhubung dengan sistem yang ada pada software POS yang sedang down sehingga sistem mampu bekerja atau tetap berjalan dengan optimal tanpa adanya idle atau pekerjaan manual yang terbilang cukup lama.

Daftar Pustaka

https://www.kimiafarma.co.id/

http://jurnal.unmer.ac.id/index.php/jtmi/article/download/1514/1001