Sim

TI – 3241 ANALISIS PERANCANGAN & SISTEM INFORMASI

Laboraturium Sistem Informasi & Keputusan Departemen Teknik Industri Institut teknologi bandung

LATAR BELAKANG TUGAS PARA EXECUTIVE - strategic planning (FAYOL) - berpikir agar segalanya berjalan & memecahkan masalah (ISENBERG)

MINTZBERG : schedule meeting (60%) unschedule meeting (10%) desk work (22%) another activities (8%)

TO OTHER EXECUTIVE WS

EXEC. DATA BASE

INT. REQUES

PC EXEC. WORKSTAT

INT. DISPLAY TO OTHER EXECUTIVE WS

TO OTHER EXECUTIVE WS

DATABASE

MAKE INT. AVAILABL E

E-MAIL SOFTWARE LIB

CENTRAL MAIN FRAME

Mengapa EIS diperlukan?  pada tahun 1454, informasi yang diterima per 2 minggu tidak semua bernilai

Definisi EIS: sistem yang menyediakan informasi bagi para executive tentang keseluruhan performansi perusahaan serta memberikan pula fasilitas untuk retrieval pada setiap level yang lebih detail.

PERKEMBANGAN    

Tahun Tahun Tahun Tahun

1950 1970 1980 1985

   

EDP/ SPD SIM, SOP SPK SP

SISTEM PENGELOLAAN DATA TRANSAKSI  populer

pada tahun 1960  berfokus pada data transaksi  dukungan pada level operasional (terstruktur)  memberikan laporan-laporan operasional & rangkuman

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN populer pada tahun 1970  berfokus pada informasi  dukungan pada semua level terutama middle management  basis data dan interaktif  laporan terjadwal dan tidak terjadwal  efisiensi 

SISTEM OTOMASI PERKANTORAN berkembang pada tahun 1970  berfokus pada otomatisasi informasi perkantoran dengan dukungan Local Area Network  memberi dukungan untuk administrasi perkantoran & kesekretariatan  efisiensi 

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN berkembang sejak tahun 1980  berfokus pada keputusan fleksibilitas adaptabilitas  dilengkapi dengan model kuantitatif  tipe informasi membantu keputusan spesifik  penekanan pada efektivitas 

S P     

berkembang sejak tahun 1985 memberi dukungan pada top level management & spesialisasi (unstructured) menggunakan basis pengetahuan (pola & aturan) tipe informasi berupa saran-saran & penjelasan salah satu bidang kajian & Artificial Intelligent (AI)

Beberapa Pengertian: A. Sistem: 

Kumpulan elemen (konkrit/abstrak) yang:  Memiliki Tujuan  Memiliki Interaksi

 B.

Informasi Data/Kumpulan Data yang:

Diolah  Memiliki arti  Digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan 

Informasi+data, sistem informasi mempunyai nilai bila digunakan untuk suatu decision/action

 C.

   

Management:

Planning Organizing Executing Controlling

Manager (Decision Maker)

Planning Organizing

Decision

Executing Controlling

Information + Model

SIM

DATA

Explicit

Implicit

SIM 

Suatu alat yang bisa menghasilkan informasi dalam mengambil keputusan

SIM

Informasi

Keputusan





Proses pengambilan ada bermacam-macam versi, tetapi yang paling cocok adalah yang dikatakan oleh “Hesbert Simon”. Proses pengambilan keputusan:  Intelligent  Design  Choice  Implementation

Proses

Intelligent: Adalah proses di mana seorang mengambil keputusan menemukan dan memformulasikan masalah. Misalnya: Seorang pemimpin proyek menemukan adanya kelambatan dalam proyek yang dipimpinnya.

Proses

Design: Yaitu terhadap di mana seorang pengambil keputusan akan memutuskan alternatif cara untuk memecahkan masalah. Misalnya: Dalam kasus proyek di atas ia mencari alternatif cara untuk mengatasi kelambatan tersebut.

Proses Choice (Decision Maker) : Memilih alternatif yang terbaik untuk mengatasi masalah berdasarkan kriteria yang telah dipilih.

Proses Implementation : Tahap dimana Decision Maker menetapkan alternatif yang telah dipilih untuk memecahkan masalah.

Inteligant

Design Informasi Choice

Implementation

SIM

Masalah-masalah keputusan kelompok masalah : - Structured Problem - Unstructured Problem

dibagi

menjadi

2

Structured Problem : Masalah-masalah yang mudah dirumuskan algoritma pemecahannya. Misalnya : masalah-masalah yang rutin atau operasional antara lain dalam pembelian barang, penjadwalan produksi. Unstructured Problem : Masalah keputusan yang sulit dirumuskan algoritma pemecahannya. Misalnya : masalah-masalah yang jarang dihadapi masuk kelompok ini. Antara lain masalah menentukan diversifikasi produk, modifikasi produk.

Level Stategic Planning

Management Control and Planning

Operational Planning and

Lower Management

Comments Definition of goals, policies, & general guidelines charting course for organiza tion. Determination of organization objective. Acquisition of resources Acquis ition tactics, plant location, new product. Establishment & monitoring of budget. Effective and efficient use of existing facilities & resources to carry out activities within budget constraints Executing

Akibat perbedaan dari fungsi tiap level management, maka akan menimbulkan masalah juga bagi tiap komposisinya.

User Man. Rep. Syst

Inf. Ret. Syst

DATA BASE

STANDAR DATA MAN. SYST

Adm & Operation system

PHYSICAL COMPONENT DESCRIPTION Hardware : Hardware refers to physical computer equipment & associated devices. Hardware must provide for five major functions : 4.Input or entry 5.Output 6.Secondary storage for data & program 7.Central procesor (computation, control, and Primary storage) 8.Communications

SOFTWARE 

Software is a board term given to the instructions that direct the operation of the hardware. The software can be classified into two major types : System software & Application Software

DATABASE: 



The Data Base contains all data utilized by application software. An individual set of stored is often referred to as a file. The phisical excistence of stored data is evidenced by the phisical storage media (computer tapes, disk packs, dskettes, etc.) Used for secondary storage.

Procedure: Formal operating procedures are physical components because they exist in a physical form such as a manual in instruction booklet. Three major types of procedures are required: 1. User instruction (for users of the application to record data retrieve data, or use the result) 2. Instructions for preparation of input by data preparation personel 3. Operating instructions for computer operations personel Preparation personel: Conputer operators, system analysts, programmers, data preparations personel, information systems management, data administrators, etc.

BUSINESS OBJECTIVE

BUSINESS OBJECTIVE

BUSINESS ORGANIZATION

BUSINESS PROCESS

BUSINESS PROCESS

APPLICATION

BUSINESS DATA

DATA BASE

INFORMATION ARCHITECTURE

PLANNING

IMPLEMENTATION

PERKEMBANGAN MIS DLM BSP INI TERDIRI ATAS 4 STEP SBB: STEP 1

STEP 2

DEFINE THE BUSINESS OBJECTIVE

DEFINE THE BUSINESS PROCESS

DEFINE BUSINESS DATA

DEFINE THE INFORMATION ARCHITECTURE

STEP 3

STEP 4

Secara lebih rinci kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam BSP adalah sebagai berikut :             

Gaining commitment Preparing for the study Starting the study Defining business process Defining business data Defining information architecture Analyzing current system support Interviewing executive Defining finding conclusion Determining architecture priorities Reviewing information resource management Developing recommendations Reporting results

Preparing for the study pada dasarnya meliputi : a. b. c. d. e. f.

Persiapan sarana fisik dan administrasi Review objective dan scope Persiapan outline final report Tentukan data yang harus dikumpulkan Pembuatan rencana kerja dan jadwal Kembangkan sistem pengendalian

Perumusan business process dalam pengembangan SIM dapat memberikan manfaat berupa : SIM dapat independent terhadap perubahan organisasi b. Sebagai dasar untuk menetukan kebutuhan informasi & prioritas pengembangan c. Dasar untuk menentukan kebutuhan data kunci (key data) a.

Dalam proses mendefinisikan business process hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : Semua anggota harus berpartisipasi dengan baik j. Penulis hasil harus mencatat dengan baik k. Semua anggota harus mengerti tentang resource life cycle i.

Resource life cycle meliputi : a.

c.

e.

g.

Stage 1 : Requirements Kegiatan untuk menentukan jumlah produk sumber yang dibutuhkan, rencana untuk memperolehnya, serta pengendalian & pengukuran hasil pelaksanaan Stage 2 : Acquisition Kegiatan yang harus dilaksanakan untuk membuat produk/jasa atau memperoleh sumber-sumber yang dibutuhkan Stage 3 : Stewardship Kegiatan untuk mengatur, merubah & memelihara sumber serta menyimpan produk/jasa Stage 4 : Retirement Kegiatan untuk mengakhiri suatu tanggung jawab suatu organisasi terhadap suatu produk/jasa atau suatu akhir penggunaan sumber

Langkah-langkah pendefinisian business process : identify product/service & supporting resource identify planning and control processes identify product/service and resource process group/split processes write description of each processes relate processes to organization

Identity the product/service and resource processes Product / service Raw materials Requirement Forecass product Requirements Analyze market place Design product

Facilities

Cash

Personnel

Establish Business Direction Comply with legal Requirements Determine & Plan seasonal Production Determine Facilities & equipment requirements

control financial requirements

Determine personnel requirement

Acquisition

Schedule and control production

Purchase Raw material

Aquire facilities & equipment

Manage cash recerots

Hire personnel

Strewardship

Cnntrol product inventory Ship product

Control raw material inventory

Maintain equipment manage facilities

Determine product profitability manage accounts

Manage personnel

Disposition

Advertise & promote product Market product enter & control Customer order

Schedule & control production

Facilities & equipment

Manage cash disbursement

Terminate personnel

Dalam mendefinisikan Data Class ada 4 langkah sbb : 2.Identify and define business entities 3.Determine data usage and creation for each process 4.Identify data classes 5.Define data classes Business entities dapat terdiri dari person, place, thing, concept or event

Di dalam perusahaan manufaktur, entity di atas dapat terdiri dari : - Person : employee, customer, supplier - Place : retail store, warehouse, plant - Thing : equipment, part, product - Concept : job, Legal requirement, organizational unit - Event : purchase order, shipment, customer order

Organization

PROCESS/ ORGANIZATION MATRIX MAJOR RESPONBILITY & DECISION MAKER MAJOR INVOLVEMENT IN THE PROCESS

PRESIDENT

PRESIDENT OF FINANCE

CONTROLLER

PERSONNEL DIRECTOR

PRESIDENT OF SALES

ORDER CONTROL MANAGER

ELECTRONIC SALES MANAGER

ELECTRICAL SALES MANAGER

PRESIDENT OF ENGINEERING

PRESIDENT OF PRODUCTION

T OPERATIONS DIRECTOR

PRODUCTION PLANNING DIRECTOR

FACILITIES MANAGER

MATERIALS CONTROL MANAGER

PURCHASING MANAGER

SION LAWYER

PLANNING DIRECTOR

SOME INVOLVEMENT IN THE PROCESS

PlayPersonnel

Recruit/Develop Personnel

Finance

Plan for Personnel

Manage Funds

Acquire Capital

Facilities Administration Management

Plan Financial Performance

Establish Budget

Plan Costs

Maintain Facilities Measure Equipment Performance Manage General Accounts

Material Management

Plan Facilities

Ship Stockto Customer

ControlInventory

Receive/Inspect Materials

Production

Purchase Material

Engineering

Plan Capacity SpecfyMaterial Requirements Control Operations

Schedule Production

Sales Operations

Design &Develop Product Maintain Pridoct Specifications Control Information

Service Orders

Administer Sales Plan

Establish Sales Objectives

Marketing

Manage Inventory

Forecast Product

Conduct Market Research

Plan market Support

Manage Risk

Establish Organization Criteria Review&Control Finances

Develop Business Plan

Management Human Resources

Process

Perumusan Kelas Data Kelas data: kelompok data yang memiliki karakteristik yang sama ex: Penjualan produk

Entitas: sesuatu yang menjadi obyek perhatian organisasi, sehingga organisasi perlu memiliki data tentang entitas tersebut ex: Pegawai

Kategori  pengelompokan entitas

Langkah-langkah Pengelompokan Entitas product, place, thing, person, and concept Perumusan Entitas dan Kategori ex: orang: - pegawai - alumni mahasiswa - dosen - asisten - tamu Perumusan Kelas Data ex: inventory data  data entitas mahasiswa transaction data  nilai ujian planning data  student boty statistical data  rata-rata lama study

Berdasarkan matrix di atas, dibuat arsitektur sistem informasi dengan langkah-langkah berikut:

1.

2. 3.

4.

Rearrange the axes of the process or data class matrix (if necessary) Determine process groups Determine data flow between process groups Simplify and complete the graphic

4 langkah dalam mendefinisikan data class: 1. 2.

3. 4.

Identify and define business entities Determine data usage and creation for each process Identify data classes Define data classes

Bill of Material file Customer Order File Sales Forecast file Finished Good Inventory file

1 Production Scheduling System

Master Production Schedule

Production Capacity File

Raw Materials Inventory File

Purchasing System

3 Capacity Requirement Planning

2 Material Requirement Planning System

Order Release Report

Planned Order Schedule

Planning Reports Performance Reports Exception Reports Changes to Planned Orders

GAMBAR 1 – SISTEM MRP

Order Release Systam

Order Release Report

Shop Floor Control

BAB V / SISTEM INFORMASI PRODUKSI  

Sistem Informasi Produksi merupakan sistem yang berfungsi mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan dalam proses keputusan manajemen produksi.

Nama-nama yang pernah muncul dalam konteks ini : 1)  Reorderi Point (ROP) system §  Sistem yang pertama dibuat setelah sukses komputerisasi dibidang akuntansi. Sistem yang men”trigger” melakukan pemesanan sebelum barang habis •        Reorder Point •        Safety Stock, Lead Time •        Control terhadap stock 2)  Material Requirement Planning (MRP) Awal tahun 1960 oleh Joseph Orlicky dari J.L Case Company

Oliver Wight S George Plossi: MRP → MRP II MRP II: mengintegrasikan semua proses dalam manufakturing yang berhubungan dengan material management & memiliki hubungan dengan sub system CBIS lainnya.

Kerangka Global MRP II Other Functional Information system

Executive Information system

Order entry

Purchasing

Material Requirements Planning Billing

Receiving

Account receivable

Accounts payable

General Ledger

Model dari Manufacturing Informasi System

 Model

dari sistem informasi manufactur ini merupakan kerangka global sistem informasi yang dapat diterapkan pada setiap sistem manufaktur.

Model Konseptual Sistem Informasi Manufaktur Data

Information

Input subsystem

Output subsystem

Data processing subsystem

Production subsystem

Intern al sourc es

Inventory subsystem Industrial engineering subsystem

Users Quality subsystem

Environmental sources

Manufacturin g intelligence subsystem

Cost subsystem Database

1. Data Processing Subsystem 



Subsystem: sistem pengumpulan data internal yang berhubungan dengan manufacturing dan data external yang berhubungan dengan supplier Sistem ini dilaksanakan dengan menggunakan data collection terminal (keyboard), barcode, plastic badge, pencil mark (membaca secara optis)

Contoh sistem data processing RECEIVING AREA

1

RECEIVING INSPECTION

2

N

RAW -MATERIAL STOREROOM

3

4

5

8

6

9

TERMINAL

SHOP FLOOR AREA

7

10 FINISHED -GOODS STOREROOM

11

SHOPPING AREA

12

1.

Industrial Engineering Subsystem System ini khusus berhubungan dengan data untuk proyek-proyek IE (perbaikanperbaikan kerja, perkembangan standar, dsb)

3.

Manufacturing Intelligence Subsystem System ini berhubungan dengan informasi tentang sumber tenaga kerja, mesin, dan material.

Subsystem Manufacturing Intelligence di bidang kepegawaian Personal request

Suplier •Employment agencies •Universitas/school

Human Resource Mgt

Manufacturing Mgt

Applicant data

Personal Data base

1.

Production Subsystem Sub sistem ini untuk mengelola proses produksi sehari-hari terutama dalam pengendalian dan perencanaan produksi.

3.

Inventory Subsystem Subsystem ini meliputi pengelolaan raw material dan barang setengah jadi.

Barang Masuk

+

-

Barang Keluar

Subsystem ini membutuhkan klasifikasi material yang dapat berupa ID number dan Control Code

1.

Quality Subsystem Subsystem ini memiliki data base yang berisi tentang data kualitas yang dicapai waktu lalu. Pada subsystem ini quality cotrol inspector memeriksa produk lalu memasukkan data hasil pemeriksaannya kedalam data base.

5.

Cost Subsystem Subsystem ini merupakan kumpulan program aplikasi yang dapat menghasilkan laporan periodik atau laporan khusus tentang biaya produksi. Misalnya biaya pemeliharaan, perhitungan harga pokok.

Thanks : Mega, Lily, Manik, Jimmy, Anik, Oki, Olive, Efka, Ita, Maynard, Fifi