Bab 2 Portofolio Hamka.docx

UNIVERSITAS INDONESIA

LAPORAN PORTOFOLIO UNIT LOGISTIK RUMAH SAKIT MRCCC SILOAM SEMANGGI MUHAMMAD HAMKA HERADZ 1606919373

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI BIDANG KESEHATAN PROGRAM STUDI PERUMAHSAKITAN

DEPOK MEI 2019

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan portofolio magang ini telah disetujui oleh Pembimbing Materi dan Penguji Program Studi Administrasi Rumah Sakit Bidang Kesehatan Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia

Depok, 17 April 2019

Pembimbing

Penguji

Nia Muniarti

Taufik

Ketua Program Studi Administrasi Rumah Sakit Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama

: Muhammad Hamka Heradz

Alamat

: Cempaka Putih Barat 2b No. 17D, Jakarta Pusat, DKI Jakarta

Email

: [email protected]

Tempat dan Tanggal Lahir

: DKI Jakarta, 16 Maret 1998

Riwayat Pendidikan

:

1. Program Studi Perumahsakitan Universitas Indonesia

Tahun 2016

2. SMA Muhammadiyah 1 Jakarta

Tahun 2013

3. SMP Perguruan Ksatrya 51

Tahun 2010

4. SDN Cempaka Putih Barat 01

Tahun 2004

KATA PENGANTAR Puji dan syukur kehadiran Allah SWT. Karena berkat rahmat, kasih sayang karunia serta hidayah-Nya, tugas akhir ini dapat penulis selesaikan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan akademik dalam menyelesaikan pendidikan penulis dalam jenjang diploma III pada Program Pendidikan Vokasi , program studi Perumahsakitan Universitas indonesia. Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bantuan dan bmbingan dari berbagai pihak. Penyusunan tugas akhir ini tidak akan dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya khususnya pada : Allah SWT tuhaN semesta alam, kaena tanpa rahmat dan karunia-Nya, penulis tidak akan mampu menyelesaikan tugas akhir dengan lancar, baik, dan tepat waktu. Bapak Heru Maryanto dan Ibu Ade Karika Zuan, Ayahku dan ibuku tercinta yang paling saya sayangi, Serta selalu memberikan semangat dan dukungan secara finansial. Saya berterima kasih karena telah mengajarkan saya untuk selalu bersyukur dan pantang menyerah. Neva Nazila Amini dan nefisia amini, saudari perempuan saya yang telah menginspirasi saya tentang apa makna berusaha dan pantang menyerah. Ibu Nia Murniati sebagai pembimbing materi yang telah bersedia untuk meluangkan waktu untuk membimbing, memeriksa, serta memberikan petunjukpetunjuk dalam penyusunan laporan. Nursidik, S.Pd, selaku sekretariat Vokasi Program Studi Perumahsakitan yang telah membantu penulis dala proses perizinan magang serta informasi mengenai magang

Seluruh karyawan pada unit logistik MRCCC Siloam Hospitals Semanggi yang telah memberikan dukungan dan bantuan kepada pemagang, khususnya Pak Bagus, Pak Taufik, Ibu Rizta, Ibu Vivi, Pak Saiman, Pak Nur, Kak Petra. Sahabat saya Riski Resti Sawitri dan Raul Al-Nayyif yang telah yang telah memberikan dukungan dan bantuan kepada pemagang. Kakak tingkat saya Laila Erianti dan Pukka MS. Yang telah membantu memberikan arahan dan juga membantu memberi masukan kepada pemagang. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk penulis. Akhir kata penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat untuk pembaca.

Jakarta, 7 Mei 2019

Muhammad Hamka Heradz

DAFTAR ISI

BAB I PROFIL RUMAH SAKIT DAN UNIT 1. Sejarah Rumah Sakit MRCCC Siloam Semanggi

MRCCC Siloam Hospitals Semanggi merupakan sebuah rumah sakit yang didirikan oleh DR. Mochtar Riyadi. Sesuai dengan namanya, nama rumah sakit ini juga diambil dari nama pendirinya, yaitu Mochtar Riyadi Comprehensive Cancer Center atau yang disingkat menjadi MRCCC. Rumah sakit khusus kanker ini diresmikan pada hari Kamis tanggal 7 Juli 2011 oleh Presiden Republik Indonesia, Dr. H. Susillo Bambang Yudhoyono. Rumah Sakit ini terletak di daerah Semanggi, yaitu di Jalan Garnisun Dalam kav, 2-3, Karet Semanggi, Jakarta Selatan. MRCCC merupakan rumah sakit khusus kanker yang ke-2 dan juga rumah sakit swasta khusus kanker yang terbesar dan terlengkap di Indonesia bahkan di Asia. Rumah Sakit ini memiliki berbagai peralatan canggih untuk pengobatan berbagai jenis kanker yang dipadukan dengan sistem IT generasi terkini, seperti PET-CT, CT-Scan, MRI, USG, Mammografi, Radioterapi dan SPECT. Tidak hanya memiliki peralatan yang canggih rumah sakit ini juga didukung dengan memiliki ahli bedah, ahli onkologi medis, ahli terapi medis dan spesialis kanker lainnya. Tujuan didirikannya MRCCC Siloam Hospitals adalah untuk

menanggulangi

penyakit

kanker

dan

memberikan

kemudahan bagi masyarakat penderita kanker dalam mencari dan mendapatkan pengobatan serta pelayanan yang aman dan terpercaya, dengan menggunakan teknologi yang mutakhir dan

dokter spesialis untuk mencapai hasil yang terbaik untuk pasien. Tidak hanya berfokus pada pelayanan penyakit kanker, MRCCC Siloam Hospitals juga menyediakan pelayanan kesehatan seperti rumah sakit pada umumnya. Selain itu latar belakang didirikannya MRCCC Siloam Hospitals yaitu didasarkan oleh pengalaman pribadi dari pendiri MRCCC Siloam Hospitals. Mochtar Riyadi memiliki riwayat keluarga yang terkena penyakit kanker. Ibu kandung beliau meninggal pada usia 40 tahun saat melahirkan dengan mengalami ketidaknormalan kotraksi leher rahim atau distosia. Sementara Ayahnya meninggal pada usia 60 tahun karena penyakit kanker lambung. Karena alasan tersebut, DR. Mochtar Riyadi mendirikan MRCCC Siloam Hospitals. 2. VISI, MISI, MOTTO DAN LOGO RUMAH SAKIT Visi 1) Berkualitas Internasional (International Quality) 2) Menjangkau Seluruh Lapisan (Reach) 3) Memiliki Jaringan yang Luas (Scale) 4) Melayani dangan Belas Kasih Tuhan (Godly Compassion)

Misi “Menjadi pilihan yang terpercaya dalam pelayanan kesehatan holistik, pendidikan, dan riset kesehatan berkelas dunia.”

Motto “The building of hope.”

LOGO RUMAH SAKIT

Gambar 1. Logo MRCCC Siloam Hospitals

3. STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

4. KINERJA RUMAH SAKIT Kinerja sebuah rumah sakit harus dapat dilihat dan diukur. Indikator-indikator yang digunakan untuk melihat dan mengetahui tingkat pemanfaatan, mutu, dan efisiensi pelayanan rumah sakit. Indikator yang digunakan seperti BOR (Bed Occupancy Ratio), ALOS (Average Leght of Stay), TOI (Turn Over Interval), dan BTO (Bed Turn Over). Setiap indikator memiliki tolak ukur atau standar untuk melihat apakah rumah sakit telah memiliki kinerja yang bagus untuk setiap indikator. Tolak ukur yang dapat digunakan rumah oleh sakit yaitu standar Dinas Kesehatan Republik Indonesia. Berikut adalah data indikator kinerja Tabel 3. Indikator Kinerja Pelayanan MRCCC Siloam Hospitals Jenis Indikator

Tahun

Standar Depkes RI Tahun 2005

2016

2017

2018

BOR (%)

69,37%

54,94%

55,83%

60-85

ALOS (Hari)

5,2 hari

4,6 hari

4,8 hari

6-9

TOI (Hari)

2 kali

3 kali

3 kali

1-3

BTO (Kali)

61 kali

56 kali

54 kali

40-50

Sumber: Departement Medical Record MRCCC Siloam Hospitals 2019 a. Bed Occupancy Ratio (BOR) Bed Occupancy Ratio (BOR) merupakan indikator yang digunakan untuk melihat presentasi penggunaan tempat tidur pada satuan waktu tertentu. Angka yang dihasilkan didefinisikan sebagai ratio hari layanan rawat inap terhadap jumlah tempat tidur pada hari tersebut dan umumya dinyatakan dalam persentase (%). Indikator ini menggambarkan tingkat tinggi atau rendahnya

pemakaian tempat tidur di Rumah Sakit. Nilai BOR yang ideal menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia yaitu 6085%. Rumus BOR: Jumlah Hari Perawatan di Rumah Sakit Jumlah Tempat Tidur X Jumlah Hari Dalam Satu Periode

X 100%

Berikut ini adalah data BOR di MRCCC Siloam Hospitals selama 3 tahun terakhir.

MRCCC SILOAM HOSPITALS BOR

70% 60% 50% 40%

69.37% 54.94%

30%

55.83%

20% 10% 0% 2016

2017

2018

Diagram 1. BOR MRCCC Siloam Hospitals 2018 Sumber: Departement Medical Record MRCCC Siloam Hospitals Diagram 1 menunjukkan BOR MRCCC Siloam Hospitals yang mengalami penurunan dari tahun 2016 sampai tahun 2017 sebesar 14,43% tetapi, pada tahun 2018 MRCCC Siloam Hospitals mengalami kenaikan sebesar 0,89%. Dari grafik tersebut dapat disimpulkan pada tahun 2016-2017 MRCCC Siloam Hospitals mengalami penurunan dan tidak memenuhi standar dari Departemen Kesehatan Republiik Indonesia dan tahun 2018

MRCCC Siloam Hospitals juga belum memenuhi standar yang diterapkan Departemen Kesehatan Republik Indonesia. b. Average Lenght of Stay (ALOS) Average Length Of Stay (ALOS) merupakan indikator yang digunakan untuk melihat rata-rata lama pasien dirawat diukur dari satuan hari .Indikator ini menunjukkan mutu rumah sakit yang dilihat dari seberapa baik dan efektif pelayanan dan tindakan yang diberikan rumah sakit.

Nilai ALOS yang ideal menurut

Departemen Kesehatan Republik Indonesia yaitu 6-9 hari. Rumus ALOS: Jumlah Lama Hari Dirawat Jumlah Pasien Keluar Hidup + Mati

Berikut ini adalah data ALOS di MRCCC Siloam Hospitals selama 3 tahun terakhir.

MRCCC SILOAM HOSPITALS ALOS 5.2 5.2 5.1 5

4.8

4.9 4.8 4.6

4.7 4.6 4.5 4.4 4.3 2016

2017

2018

Diagram 2. ALOS MRCCC Siloam Hospitals 2018 Sumber: Departement Medical Record MRCCC Siloam Hospitals

Diagram 2 menunjukkan ALOS MRCCC Siloam Hospitals yang mengalami penurunan. Dari tahun 2016 sampai 2017 mengalami penurunan sebesar 0.6 point dan pada tahun 2018, terjadi kenaikan dari nilai ALOS sebesar 0.2 point. Dari grafik ALOS MRCCC Siloam Hospitals menunjukkan bahwa rata-rata rawat pasien di MRCCC Siloam Hospitals mengalami penurunan yang cukup baik dari standar yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan Republik Indonesia. a. Turn Over Interval (TOI) Turn Over Interval (TOI) merupakan indikator yang menunjukkan rata-rata hari dari tempat tidur tidak ditempati dari telah diisi ke saat terisi berikutnya. Indikator ini memberikan gambaran tingkat efisiensi dari penggunaan tempat tidur. Nilai TOI yang ideal menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia yaitu 1-3 hari. Rumus TOI: (Jumlah Tempat Tidur X 365 Hari) – Hari Perawatan Jumlah Pasien Keluar Hidup + Mati

Berikut ini adalah data TOI di MRCCC Siloam Hospitals selama 3 tahun terakhir.

MRCCC SILOAM HOSPITALS TOI 3

3

3 2.5

2

2 1.5 1 0.5 0 2016

2017

2018

Diagram 3. TOI MRCCC Siloam Hospitals 2018 Sumber: Departement Medical Record MRCCC Siloam Hospitals Diagram 3 menunjukkan bahwa TOI di MRCCC Siloam Hospitals yang mengalami peningkatan dari tahun 2016-2017 sebesar 1 point. Sedangkan pada tahun 2018 nilai TOI MRCCC Siloam Hospital tidak mengalami peningkatan ataupun penurunan. Dari grafik tersebut MRCCC Siloam Hospitals selama 3 tahun terakhir sudah memenuhi standar dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia. b. Bed Turn Over (BTO) Bed Turn Over (BTO) merupakan indikator yang digunakan untuk melihat frekuensi pemakaian dari tempat tidur dalam suatu periode. Nilai ideal BTO menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia yaitu 40-50 kali.

Rumus BTO: Jumlah Pasien yang Dirawat Jumlah Tempat Tidur

Berikut ini adalah data BTO di MRCCC Siloam Hospitals selama 3 tahun terakhir.

MRCCC SILOAM HOSPITALS BTO 62

61

60 58

56

56

54

54 52 50 2016

2017

2018

Diagram 4. BTO MRCCC Siloam Hospitals 2018 Sumber: Departement Medical Record MRCCC Siloam Hospitals Diagram 4 menunjukkan bahwa BTO di MRCCC Siloam Hospitals pada tahun 2016 ke 2017 mengalami penurunan sebesar 5 point. Kembali pada tahun 2018 nilai BTO MRCCC Siloam Hospitals mengalami penurunan sebesar 2 point. Dari grafik tersebut dapat disimpulkan selama 3 tahun terakhir MRCCC Siloam Hospitals belum memenuhi standar dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia dengan baik.

BAB 2 PROFlL UNIT LOGISTIK 1.

VISI MISI DAN TUJUAN UNIT

VISI :

Menjadi unit yang mampu menyediakan barang sesuai dengan lead time yang sudah ditentukan. MISI :  

Melakukan pengadaan barang. Menyediakan barang sesuai dengan yang diminta oleh setiap unit.

TUJUAN : Menyediakan barang sesuai dengan kebutuhan unit seperti alat tulis kantor, formulir-formulir, dan urusan umum, agar setiap unit tidak mengalami kendala dalam operasional rumah sakit.

2.

STRUKTUR ORGANISASI UNIT

STRUKTUR ORGANISASI UNIT LOGISTIK

3.

TARGET YANG HENDAK DICAPAI

1. Penyediaan barang Sebagai salah satu unit yang ada pada Rumah Sakit MRCCC Siloam Semanggi. Unit logistik mempunya target yaitu selalu mampu menyediakan barang yang dibutuhkan oleh setiap unit yang pada Rumah Sakit MRCCC Siloam Semanggi. Agar operasional rumah sakit berjalan dengan lancar dan tanpa kendala.

Portofolio 1 : Melakukan Transaksi barang antara unit lain dengan unit logistik. A. Aktivitas. Pemagang melakukan transaksi dengan unit lain untuk menyediakan barang yang dbutuhkan oleh unit tersebut. Adanya alur transaksi yang dimaksud seperti tergambar pada tabel berikut ini:

Unit lain menyerahkan formulir permintaan barang

Unit logistik menerima formulir permintaan barang

pihak logistik menyediakan barang yang dibutuhkan oleh unit lain

ketika barang sudah sesuai dengan yang dibutuhkan oleh unit tersebut. maka form bewarna kuning diambil oleh unit tersebut

unit yang membutuhkan barang mengecek ulang apakah barang yang sudah disediakan sesua dengan permintaan

unit logistik mendistribusikan barang kepada unit yang meminta barang

Ketika barang sudah disesuaikan dan sudah didistribusikan kepada unit yang meminta barang. Pihak logistik yang menyediakan barang diberikan form permintaan barang bewarna putih dan kuning sedangkan unit yang meminta barang menerima form permintaan barang bewarna pink.

B. Studi Literatur 1. Pengertian tentang logistik. Logistik merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengontrol arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar dengan tujuan mengoptimalkan penggunaan modal

Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik. Logistik juga mencakup integrasi informasi, transportasi, inventori, pergudangan, reverse logistics dan pemaketan. Berdasarkan pengertian di atas, maka misi logistik adalah "mendapatkan barang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat, kondisi yang tepat, dengan biaya yang terjangkau, dengan tetap memberikan kontribusi profit bagi penyedia jasa logistik" Karenanya, logistik selalu berkutat dalam menemukan keseimbangan untuk 2 hal yang amatlah sulit untuk disinergikan, yaitu menekan biaya serendah-rendahnya tetapi tetap menjaga tingkat kualitas jasa dan kepuasan konsumen.Dalam dunia bisnis yang selalu berubah, manajemen logistik yang baik merupakan sebuah keharusan. Kata logistik berasal dari bahasa Yunani logos (λόγος) yang berarti "rasio, kata, kalkulasi, alasan, pembicaraan, orasi" Kata logistik memiliki asal kata

dari

Bahasa

Perancisloger yaitu

untuk

menginapkan

atau

menyediakan. Logistik adalah konsep yang dianggap berevolusi dari kebutuhan pihak militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika mereka beranjak ke medan perang dari markas.

2. Logistik non medis. Logistik non medis adalah kegiatan logistik yang terkait dengan barang-barang kelengkapan administrasi rumah sakit.

CONTOH: Formulir pendaftaran, Formulir kematian, formulir rujukan, formulir bukti Order Pembelian, kuitansi pembayaran , formulir bukti pengeluaran barang, buku Inventaris, buku Jurnal dan lain-lain.

3. Tahap-tahap pencatatan logistik non medis.

Ada beberapa tahap dalam pencatatan logistik non medis di rumah sakit yang dimaksudkan untuk mengendalikan tiap jenis logistik non medis agar tidak terjadi kesalahan baik jumlah, jenis logistik non medis saat masuk maupun keluar dari gudang yaitu: 

Buku dan Formulir Bukti Pencatatan Penerimaan Barang Merupakan buku dan formulir yang digunakan untuk mencatat logistik non medis yang masuk dengan melihat faktur penjualan dari masing-masing perubahan dengan mencatat tanggal transaksi, nomor regristrasi, nomor faktur, nama barang, dan jumlah nominal dari logistik non medis.



Buku dan Kartu Stock Barang Merupakan Buku dan kartu yang digunakan untuk mencatat jumlah logistik yang masuk dan keluar serta stock akhir dari masing-masing logistik yang digunakan sebagai pedoman untuk melakukan perencanaan kebutuhan logistik non medis. Pada buku dan kartu stock dicatat nama bagian/unit yang meminta, tanggal keluar,tanggal masuk dan jumlah.



Formulir Permintaan Barang Merupakan formulir yang digunakan setiap bagian/unit kerja di rumah sakit untuk melakukan pemesanan permintaan kebutuhan logistik non medis kepada petugas logistik non medis yang ditandatangani oleh kepala dan penerima dari unit/bagian yang membutuhkan logistik non medis serta petugas logistik non medis sendiri untuk dilakukan penyediaan/penyaluran logistik non medis yang dibutukan.

C. Pembahasan 

Menurut pemagang prosedur yang dilakukan sudah sesuai dengan studi literatur pada no. 3, dimana pemagang melakukan tahap-tahap penyediaan barang mulai dari menerima formulir permintaan, pencatatan pada kartu stock setiap barang yang diminta, dan tahap terakhir adalah mengambil formulir permintaan yang bewarna putih dan kuning dan memberikan formulir bewarna pink untuk tanda penerimaan barang. Alur yang dilakukan sudah sesuai dengan SOP logistik rumah sakit siloam semanggi, yang dimana unit yang meminta barang harus memberika form terllebih

dahulu agar barang dapat disediakan oleh unit logistik. Ketika barang sudah diberikan sesuai dengan apa yang diminta. Formulir permintaan yang tadi diberikan oleh unit yang meminta barang dikembalikan kepada unit yang meminta, formulir yang diberikan adalah formulir yang bewarna pink, sedangkan logistik menyimpan formulir yang bearna putih dan kuning.

Portofolio 2: Melakukan pengarasipan berkas permintaan barang setiap unit. A. Aktivitas Pemagang merapihkan dokumen formulir permintaan setiap unit dirumah sakit yang tidak rapih menjadi tersimpan rapih didalam ordner sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun.

B. Studi literatur 1. Pengeretian Ordner atau Map File Besar Ordner adalah map besar yang memiliki warna sangat banyak dengan bahan karton tebal yang berfungsi menyimpan arsip penting. Map ini memiliki bentuk seperti buku besar tetapi di dalamnya hanya ada sebuah penjepit besi. Ada dua sisi yaitu depan dan belakang yang fungsinya untuk menahan dan menutup dokumen. Ordner yang masuk dalam kategori Offset Printing pada percetakan memiliki bagian belakang map ada tempat yang digunakan sebagai penulisan nama dokumen yang akan disimpan. Ordner terbuat dari bahan yang bagus dan mapnya sangat kuat sehingga dapat bertahan lama. Kekuatan map bisa dilihat secara langsung dengan cara merabanya pasti anda merasakan kulit map yang keras dan kuat. Perlu anda ketahui

meskipun kuat tetapi map ini tidak tahan pada api sehingga simpan pada tempat yang aman.

2. Fungsi ordner Fungsi ordner yaitu sebagai tempat penyimpanan dokumen penting. Dokumen tersebut dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnya kemudian dijepit rapi. Tuliskan tanggal serta nomor dokumen pada belakang map agar saat mencari dokumen tersebut anda tidak terlalu sudah. Dokumen tidak lagi berada di meja yang berantakan dan sudah tertata rapi pada ordner. 3.

Teori kearsipan

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Arcivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti: 1) Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. 2) Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik, dan sebagainya. 3) Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan. Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa Indonesia, mempunyai arti : 1) Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.

2) Bahan-bahan baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambargambar hasil kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan pengingatan.

C. Pembahasan Menurut pemagang tahap yang dilakukan sudah sesuai dengan teori pada no. 4 dikarenakan pemagang diminta untuk menyusun formulir permintaan barang sesuai dengan tanggal, bulan , dan tahun. Maka pemagang menyusun dengan rapih kedalam setiap ordner, file yang dirapihkan berdasarkan choronological filing system,

dikarenakan pemagang

melakukan pengurutan formulir permintaan berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal.

Portofolio 3: Menginput data penerimaan barang kedalam sistem logistik. A. Aktivitas Pemagang menginput data dari kertas penerimaan barang kedalam sistem komputer yang masih menggunakan sistem excel. Data penerimaan barang berupa alat tulis kantor, dan formulir-formulir rumah sakit Pemagang melakukan inovasi dengan menggunakan excel agar menginput data logistik dengan cepat, yaitu dengan cara Multiple desktop dan menggunakan Contorl f. Dengan cara tersebut data yang diinput akan lebih cepat dikarenakan data formulir dan data alat tulis kantor berada pada data excel yang berbeda. CTRL + F fungsi membuka menu/kotak dialog Find and Replace (Pencarian kata (find)) Cara agar mengktifkan multiwindows

B. Studi Literatur.

1. Pengertian data. data adalah kumpulan informasi atau keterangan – keterangan dari suatu hal yang diperoleh melalui pengamatan atau pencarian ke sumber – sumber tertentu. Data yang diperoleh dapat menjadi suatu anggapan atau fakta karena memang belum diolah lebih lanjut. Setelah diolah melalui penelitian atau percobaan maka suatu data dapat menjadi bentuk yang lebih kompleks seperti suatu database, informasi atau bahkan solusi untuk masalah tertentu.

2. Fungsi data. data berfungsi untuk membuat keputusan terbaik dalam memecahkan masalah, dapat dijadikan sebagai dasar suatu perencanaan atau penelitian, dijadikan sebagai acuan dalam setiap implementasi suatu kegiatan dan terakhir data juga dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi. Suatu data dapat diibaratkan sebagai dasar perencanaan atau riwayat segala tindakan yang sudah dilakukan. Inilah mengapa hampir dalam semua aspek kehidupan melibatkan suatu data.

3. Pengertian logistik. Logistik merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengontrol arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar dengan tujuan mengoptimalkan penggunaan modal Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik. Logistik juga mencakup integrasi informasi, transportasi, inventori, pergudangan, reverse logistics dan pemaketan. Berdasarkan pengertian di atas, maka misi logistik adalah "mendapatkan barang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat, kondisi yang tepat, dengan biaya yang terjangkau, dengan tetap memberikan kontribusi profit bagi penyedia jasa logistik" Karenanya, logistik selalu berkutat dalam menemukan keseimbangan untuk 2 hal yang amatlah sulit untuk disinergikan, yaitu menekan biaya serendah-rendahnya tetapi tetap menjaga tingkat kualitas jasa dan kepuasan konsumen.Dalam dunia bisnis yang selalu berubah, manajemen logistik yang baik merupakan sebuah keharusan. Kata logistik berasal dari bahasa Yunani logos (λόγος) yang berarti "rasio, kata, kalkulasi, alasan, pembicaraan, orasi".Kata logistik memiliki asal kata

dari

Bahasa

Perancisloger yaitu

untuk

menginapkan

atau

menyediakan. Logistik adalah konsep yang dianggap berevolusi dari kebutuhan pihak militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika mereka beranjak ke medan perang dari markas.

4. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi manajemen merupakan sistem operasional yang melaksanakan berbagai ragam fungsi untuk menghasilkan output yang berguna bagi pelaksana operasi dan manajemen organisasi yang bersangkutan.

Output dari sistem informasi adalah: Dokumen transaksi, seperti faktur penjualan, bukti pembayaran gaji, rekening langganan dan pesanan pembelian. Laporan yang direncanakan sebelumnya, isi dan bentuknya telah direncanakan terlebih dahulu, seperti laporan penjualan, persediaan, dan arus dana. Laporan dan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara, terjadi pada waktu yang tidak teratur dan memerlukan data atau analisis yang tidak direncanakan lebih dahulu. Dialog manusia/mesin, merupakan suatu cara dimana seorang pemakai dapat berinteraksi dengan suatu model untuk memperoleh suatu pemecahanyang memuaskan. Model yang dimaksud seperti model perencanaan pabrik, model analisis penanaman modal, dsb. 5. Fungsi data input logistik. 1) Mengetahui posisi penempatan barang yang dapat meminimalkan proses pencarian barang 2) Mengetahui posisi barang baik, barang rusak ataupun barang yang masih perlu penanganan lebih lanjut 3) Mengetahui posisi minimum stock yang dapat memberikan informasi bagi PPIC untuk ditindaklanjuti dengan pembelian 4) Memberikan informasi terkait dengan sistem FIFO, LIFO ataupun sistem pengambilan barang yang ditentukan 5) Sebagai dasar melakukan perencanaan pembelian

C. Pembahasan Menurut pemagang, data yang di input merupakan data yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai barang yang keluar apakah sesuai dengan kartu stock yang ada digudang, mengetahui posisi barang, dan juga dapat memberikan informasi tentang FIFO dan LIFO pada suatu barang. Namun sistem informasi logistik pada Rumah Sakit MRCCC Siloam Semanggi tidak menggunakan sistem informasi berasis applikasi namun hanya menggunakan sistem Microsoft Excel. Menurut pemagang rumah

sakit Siloam perlu mengunakan sistem informasi berbasis applikasi dikarenakan jika menggunakan sistem informasi yang berbasis microsoft excel sangat membutuhkan banyak waktu dan dapat menghambat pekerjaan logistik yang lainya. Portofolio 4: Melakukan stock opname bulan februari. A. Aktivitas Pemagang melakukan stock opname pada formulir-formulir yang dibutuhkan di setiap unit Rumah Sakit. Pemagang melihat isi kartu stock setiap formulir dan menghitung jumlah formulir apakah sesuai jumlah dengan yang dicantum didalam kartu stock atau tidak.

B. Studi Literatur

1. Pengertian Stock opname. Stock opname merupakan kegiatan perhitungan persediaan fisik (barang dagang) atau stok yang berada di dalam toko atau gudang. Tujuan dari stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk sistem pengendalian intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada. 2. Tahap-tahap pada tock opname.

Tahap ini adalah hari di mana stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah 1) Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah ter-input semua ke program. 2) Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada

bagian accounting di masing-masing tim stock opname. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan. 3) Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag/stiker agar tidak terjadi dobel penghitungan. 4) Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke excel terlebih dahulu. Format excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih. 5) Kemudian setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok. 6) Setelah semua proses selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.

Sampai pada tahap tersebut, prosedur stock opname bisa dikatakan telah selesai. Kini, Anda dapat menggunakan software akuntansi Jurnal untuk melakukan stock opname dengan mudah. Dengan fitur Stok Barang dari Jurnal, Anda dapat lebih mudah mengetahui stok barang dengan realtime. Melalui fitur Stok Barang, Anda juga dapat lebih mudah ketika ingin melakukan pembelian stok sehingga menghindari risiko kelebihan maupun kekurangan stok.

C. Pembahasan Menurut pemagang stock opname yang dilakukan kurang sesuai dengan teori pada no. 2, karena ketika melakukan stock opname formulir-formulir rumah sakit yang sudah dihitung hanya dicatat bahwa formulir-formulir

tersebut sudah dihitung, tidak diberikan label stiker yang menandakan bahwa formulir tersebut sudah dihitung. Portofolio 5: Melakukan penerimaan dan pengecekan barang dari vendor. A. Aktivitas. Pemagang melakukan penerimaan barang dari vendor dan melakukan pengecekan ulang apakah jumlah yang dipesan sesuai dengan jumlah yamg diberikan oleh vendor. B. Studi Literatur. 1. Perencanaan logistik.

Langkah pertama yang harus dilakukan oleh unit logistik dalam kegiatan manajemen logistik adalah perencanaan logistik. Pada tahap inilah dirumuskanberbagai kebijakan logistik menyangkut pemenuhan kebutuhan logistik unit-unit kerja, biaya pengadaannya, sumber barang dan distribusinya. Tanpa perencanaan yang baik mustahil diperoleh tata kelola logistik yang handal padaunit logistik tersebut. Pada akhirnya, tanpa perencanaan organisasi/perusahaan tidak dapat mengalokasikan sumber daya financial yang memadaiuntuk pengadaan barang-barang kebutuhan. Akibatnya tentu fatal, unit-unitkerja yang ada tidak dapat menjalankan aktifitasnya untuk mencapai tujuanorganisasi secara keseluruhan. Perencanaan merupakan dasar aktifitas manajemen yang lain. Dalam kegiatan perencanaan ini dilakukan proses analisis, pemikiran, penelitian dan perhitungan dalam upaya memenuhi kebutuhan-kebutuhan logistik. Untuk itu diperlukan sumber daya manusia yang mumpuni di bidang perencanaan logistik ini sehingga dapat mengambil keputusan secara tepat dan cepat.Setelah perencanaan dilakukan, maka tindakan selanjutnya yang harus dilakukan oleh manajer dan staf logistik adalah melaksanakan proses pengadaan barang/ jasa yang dibutuhkan. Banyak metode pengadaan barang yang dapat dipilih, misalnya: peminjaman, sewa, kontrak atau

pembelian. Caradan proses yang seperti apa yang perlu diambil oleh unit logistik sangat dipengaruhi oleh kemampuan dan kondisi organisasi/ perusahaan masing-masing.

2. Pengadaan Logistik. Kegiatan pengadaan merupakan aktifitas yang paling menentukan dalam rangkaian manajemen logistik. Melalui proses pengadaan inilah unit logistik dapat menunjukkan separuh dari kinerjanya, karena jika pengadaan berhasil iniberarti telah ada barang-barang yang dimiliki oleh organisasi dan siap didistribusikan dan digunakan oleh unit-unit kerja yang membutuhkan. Dwiantara dan Sumarto (2004) menyatakan bahwa fungsi pengadaan ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktumaupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian tujuan pengadaan barang adalah untuk memperoleh barang atau jasa dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan jumlah dan mutu yang sesuai, serta selesai tepat waktu. Pengadaan logistik ini dapat dilakukan setelah serangkaian perencanaan logistik selesai dilakukan dan diputuskan oleh manajer puncak. Dalam kegiatan pengadaan logistik terdapat berbagai macam cara maupun sistem yang dapat ditempuh. Namun untuk menggunakan cara maupun sistem mana yang paling efektif dan efisien tentu sangat tergantung pada situasi dan kondisi organisasi masingmasing.

Salah satu hal yang penting dalam pengadaan barang adalah mengangkut masalah kualitas/ mutu suatu barang. Unit logistik tidak boleh mengadakan barang yang asal-asalan. Akibatnya akan fatal jika unit logistik mengadakan barang-barang yang tidak berkualitas. Yang

dimaksud dengan kualitas barangdisini adalah adanya kecocokan antara produk dengan kegunaannya. Kualitas dapat diartikan sebagai.

Semua jenis logistik yang dibeli atau diadakan oleh rumah sakit baik melalui pihak ketiga maupun pembelian sendiri harus melalui dan diterima oleh panitia penerima barang. Sebelum panitia penerima barang menerima logistik yang diserahkan, terlebih dahulu diwajibkan kepada timnya untuk melakukan pemeriksaan atas logistik yang diserahkan tersebut dengan melakukan pengecekan secara cermat terhadap jenis barang, kelengkapan dokumen pendukung, kelengkapan dokumen pengiriman dan sebagainya.

C. Pembahasan. Menurut pemagang tahap aktivitas yang dilakukan sudah sesuai dengan teori nomor 2. Barang sudah diperiksa apakah sesuai dengan yang diminta, dan ketika barang sudah sesuai diterima, vendor diberikan formulir tanda terima sebagai tanda bahwa barang dipesan sudah diterima oleh unit logistik rumah sakit. Namun menurut pemagang juga masih ada kekurangan pada perncanaan dan juga pengadaan Rumah Sakit Siloam yaitu banyaknya barang yang cepat habis sehingga menyebabkan Out Of Stock, sehingga mengakibatkan ketidaseimbangan barang antara jumlah yang diterima dengan jumlah permintaan setiap unit yang ada dirumah sakit, efeknya adalah ada beberapa unit yang tidak mendapatkan barang, formulir, alat tulis kantor sesuai yang diinginkan dikarenakan Out Of Stock.

Portofolio 6: Melakukan pengisian data penyediaan barang, retur barang dan pengisian barang barang pada kartu stock.

A. Aktivitas. Pemagang melakukan penyediaan barang untuk unit yang meminta barang dan mengisi data pada kartu stock sesuai barang apa saja yang diminta oleh unit lain. Pemagang melakukan pengisian data retur barang pada kartu stock jika ada unit yang mendapatkan barang yang berlebih atau ada barang yang rusak ketika diberikan oleh unit logistik. Pemagang melakukan penyediaan barang jika ada barang yang datang dan mendata jumlah barang yang masuk dan mengisi data pada kartu stock mengenai barang yang masuk.

B. Studi Literatur 1. Retur barang Retur adalah pengembalian barang dari pembeli kepada penjual akibat barang yang diperjualbelikan telah rusak, atau tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Sedangkan retur penjualan adalah penerimaan barang yang dikembalikan oleh pembeli kepada penjual karena barang yang diperdagangkan tidak memenuhi keinginan pembeli.

Dampak dari adanya retur pembelian kepada pembeli adalah berkurangnya utang kepada penjual sedangkan bagi penjual dengan adanya retur penjualan maka terjadi berkurangnya tagihan atau piutang kepada pembeli.

Alasan utama kenapa barang yang diperjualbelikan di retur adalah karena barang tersebut rusak ataupun tidak sesuai dengan pesanan. Barang yang rusak tentu saja nilainya akan berkurang. Pembeli akan mengalami kerugian jika tidak melakukan retur pembelian karena tentu saja barang tersebut terutama jika barang itu dipedagangkan, maka tidak akan laku sebagaimana seharusnya.

2. Distribusi barang logistik. Tugas utamanya adalah pengiriman produk jadi kepada pelanggan. Ini terdiri dari pemrosesan order, pergudangan, dan transportasi. Distribusi logistik diperlukan karena waktu, tempat, dan kuantitas produksi berbeda dengan waktu, tempat, dan kuantitas konsumsi.

3. Persediaan Barang Kegiatan pengadaan merupakan aktifitas yang paling menentukan dalam rangkaian manajemen logistik. Melalui proses pengadaan inilah unit logistik dapat menunjukkan separuh dari kinerjanya, karena jika pengadaan berhasil iniberarti telah ada barang-barang yang dimiliki oleh organisasi dan siap didistribusikan dan digunakan oleh unit-unit kerja yang membutuhkan. Dwiantara dan Sumarto (2004) menyatakan bahwa fungsi pengadaan ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktumaupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian tujuan pengadaan barang adalah untuk memperoleh barang atau jasa dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan jumlah dan mutu yang sesuai, serta selesai tepat waktu. Pengadaan logistik ini dapat dilakukan setelah serangkaian perencanaan logistik selesai dilakukan dan diputuskan oleh manajer puncak. Dalam kegiatan pengadaan logistik terdapat berbagai macam cara maupun sistem yang dapat ditempuh. Namun untuk menggunakan cara maupun sistem mana yang paling efektif dan efisien tentu sangat tergantung pada situasi dan kondisi organisasi masingmasing.

Salah satu hal yang penting dalam pengadaan barang adalah mengangkut masalah kualitas/ mutu suatu barang. Unit logistik tidak boleh mengadakan barang yang asal-asalan. Akibatnya akan fatal jika unit

logistik mengadakan barang-barang yang tidak berkualitas. Yang dimaksud dengan kualitas barangdisini adalah adanya kecocokan antara produk dengan kegunaannya. Kualitas dapat diartikan sebagai.

Semua jenis logistik yang dibeli atau diadakan oleh rumah sakit baik melalui pihak ketiga maupun pembelian sendiri harus melalui dan diterima oleh panitia penerima barang. Sebelum panitia penerima barang menerima logistik yang diserahkan, terlebih dahulu diwajibkan kepada timnya untuk melakukan pemeriksaan atas logistik yang diserahkan tersebut dengan melakukan pengecekan secara cermat terhadap jenis barang, kelengkapan dokumen pendukung, kelengkapan dokumen pengiriman dan sebagainya. 4. Pengertian kartu stok kartu stok adalah pencatatan pergerakan transaksi keluar masuk satu item yang mengidentifikasi tipe transaksi (masuk dari supplier, masuk dari retur outlet, keluar ke outlet, keluar disposal / rusak, keluar untuk pemakaian tertentu, dll) lengkap dengan jam transaksi, jumlah barang, keterangan tujuan / asal barang.

Bayangkan jika kartu stok ini Anda lupakan atau tidak ada di perusahaan Anda. Ini tentunya akan menghambat sistem manajemen persediaan barang Anda. Pencatatan menggunakan kartu stok sangat efektif sekali untuk melacak terjadinya “kejanggalan” persediaan yang terjadi karena kelalaian karyawan atau kesalahan sistem.

Dengan kartu stok ini dapat tersimpan history perputaran stok. Sehingga kartu stock adalah dokumen penting untuk melakukan pelacakan mutasi barang.

Kartu stock dapat digunakan sebagai audit untuk perbandingan dengan dokumen transaksi yang ada (yang di arsip oleh pihak administrasi) untuk mencegah terjadinya manipulasi oleh pihak – pihak yang tak bertanggung jawab C. Pembahasan. Menurut pemagang aktivitas yang dilakukan pemagang sudah berdasarkan teori dan jika ada barang yang rusak atau ada barang yang bearlebihan maka unit tersebut akan membawa barang tersebut kembali kepada unit logistik. Jika barang rusak maka barang tersebut akan diganti dan langsung dicatat pada kartu stock dan jika ada barang yang diretur karena berlebiihan maka barang tersebut akan dimasukan kembali kedalam gudang logistik dan dicata pada kartu stok dan ditambahkan pada catatan kartu stok dengan tulisan “retur”.

Portofolio 7: Melakukan reimburse sky parking menggunakan petty cash pada unit finance. A. Aktivitas. Pemagang melakukan reimburse menggunakan petty cash yang diminta oleh unit bagian sky parking. Pemagang menjumlahkan jumlah reimburse dan meminta uang reimburse kepada unit finance. B. Studi Literatur 1. Pengertian Reimburse Reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan ke karyawan terhadap klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan perusahaan. Kategori reimbursement di setiap perusahaan dapat berbeda-beda seperti: klaim medikal, entertainment, transportasi, hotel, dan lain-lain. Biasanya

untuk menjaga keuangan perusahaan tetap sesuai rencana tahunan terdapat budget bulanan per kategori untuk setiap karyawan. 2. Pengertian petty cash petty Cash adalah sejumlah uang yang dicadangkan oleh perusahaan dan digunakan

untuk

pembayaran

sejumlah

pengeluaran

kecil. Petty

Cash digunakan untuk pengeluaran yang bersifat dadakan. Namun, jumlah pengeluaran untuk Petty Cash dibatasi tiap periode pembukuannya oleh manajemen perusahaan. Bisa dibilang, Petty Cash adalah pembiayaan tak terduga. Pembiayaan tak terduga tersebut bisa berupa pembelian ATK kantor seperti tinta printer, kertas untuk print dokumen kantor, penggantian biaya perjalanan bisnis atau bahan bakar kendaraan operasional kantor dan lain-lain.

3. Tujuan petty cash Pembuatan Petty Cash memiliki tujuan-tujuan khusus beberapa diantaranya adalah 1) Menangani masalah perlengkapan kantor yang habis namun untuk dibeli dalam waktu yang cepat. 2) Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. 3) Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya. 4) Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor. 5) Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak. 6) Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. 7) Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

C. Pembahasan. Menurut pemagang sudah sesuai dengan teori yang ada pada no 3, dikarenakan reimburse yang dilakukan pada bagian sky parking untuk memudahkan para dokter spesialis dalam urusan parkir. Dokter spesialis mendapatkan parkir gratis maka dari itu dilakukan reimburse untuk menutupi biaya parkir setiap dokter spesialis yang ada pada rumah sakit siloam semanggi. Hal tersebut dapat meringankan dokter spesialis. Portofolio 8: Melakukan pengisia dan menjumlahkan total biaya pada buku ekspedisi terhadap reimburse petty cash sky parking dan kendaraan operasional rumah sakit pada unit finance. A. Aktivitas. Pemagang melakukan pengisian data

reimburse sky parking dan

kendaraan operasional rumah sakit menggunakan buku ekspedisi salah satu staff pada unit finance dan menjumlahkan total pemakaian biaya sky parking dan kendaraan opersional. Ketika data sudah di total pemagang meminta tanda tangan manajer finance, setelah di accept oleh manajer finance, pemagang baru bisa mengambil uang hasil reimburse pada staff finance.

B. Studi Literatur 1. Penjumlahan Pejumlahan adalah menggabungkan jumlah dua atau lebih angka sehingga menjadi angka yang baru. Angka baru tersebut beranggotakan semua jumlah anggota angka pembentuknya. Dalam bahasa inggris bilangan yang dijumlahakan disebut dengan “addens“. 2. Pengertian petty cash a. petty Cash adalah sejumlah uang yang dicadangkan oleh perusahaan

dan

digunakan

untuk

pembayaran

sejumlah

pengeluaran kecil. Petty Cash digunakan untuk pengeluaran yang bersifat

dadakan.

Namun,

jumlah

pengeluaran

untuk Petty

Cash dibatasi tiap periode pembukuannya oleh manajemen perusahaan. Bisa dibilang, Petty Cash adalah pembiayaan tak terduga. Pembiayaan tak terduga tersebut bisa berupa pembelian ATK kantor seperti tinta printer, kertas untuk print dokumen kantor, penggantian biaya perjalanan bisnis atau bahan bakar kendaraan operasional kantor dan lain-lain.

3. Tujuan petty cash Pembuatan Petty Cash memiliki tujuan-tujuan khusus beberapa diantaranya adalah : 

Menangani masalah perlengkapan kantor yang habis namun untuk dibeli dalam waktu yang cepat.



Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.



Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.



Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.



Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.



Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.



Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

4. Sky parking Sky Parking adalah salah satu operator ruang parkir terbaik di Indonesia. Ini telah berkembang dari awal yang sederhana ke salah satu perusahaan terkemuka di bidangnya. Perusahaan ini didirikan berdasarkan semangat

profesionalisme dan keunggulan produk, menciptakan kualitas yang tak tertandingi dalam berbagai aspek bisnis.

C. Pembahasan. Menurut pemagang, aktivitas yang dilakukan sudah sesuai dengan teori pada no 1 dan 3. Pemagang melakukan penjumlahan sudah sesuai dengan total uang yang di akan di reimburse. Hasil reimburse diberikan kepada sky parking untuk memfasilitasi biaya parkir dokter spesialis yang dimana jika dokter spesialin ingin memarkir mobil akan di gratiskan menggunakan uan hasil reimburse tersebut. Portofolio 9: Menerima telepon dari pihak rehabilitasi medik yang menanyakan keberadaan karyawan pegawai transport. A. Aktivitas. Ketika ada telepon pada meja kerja karyawan transportasi pada ruangan logistik,

pemagang

mengangkat

telepon

tersebut.

Berikut

narasi

percakapan antara pemagang dengan penelpon dari rebahitasi medik:

Pemagang

: Selamat sore dengan hamka dari unit logistik dan transportasi. Dengan siapa saya berbicara ada yang bisa dibantu ?

Penelpon

: Selamat sore, bisa bicara dengan petra ? saya dari lantai 20 bagian rehabilitasi medik.

Pemagang

: Mohon maaf mba kak petra sedang tidak ada ditempat. Apa ada pesan yang ingin disampaikan kepada kak petra ?

Penelpon

: oh gitu, gak usah deh nanti dia saya what’s app aja. Makasih ya.

*Penelpon langsung menutup telepon*

B. Studi Literatur 1. Tata cara menerima telepon Adapun tata cara menerima telepon adalah sebagai berikut: 

Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.



Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru. Misal: “PT. Sabar Jaya, selamat pagi, dengan Niken ada yang bisa dibantu?”



Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?



Dengarkan

baik-baik

permintaan

penelepon,

jangan

memotong

pembicaraan. 

Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.



Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.



Sebelum mengakhiri pembicaraan, tidak ada salahnya juga Anda bertanya apakah masih ada yang bisa dibantu. Anda bisa menyampaikan, “Mohon maaf, apakah ada hal lain yang bisa kami bantu?”. Anda bisa menggunakan kata maaf maupun tidak.



Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.



Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.



Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

2. Hal yang harus diperhatikan ketika sedang bertelepon Hal-hal yang perlu diperhatikan: 

Sikap mau membantu.



Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.



Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.



Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.



Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.



Jangan menguap.



Jangan memotong pembicaraan.



Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.



Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.



Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

C. Pembahasan. Menurut pemagang, pemagang sudah melakukan aktivitas sesuai dengan teori nomor 1 dan 2 dimana pemagang menyebutkan unit, tidak berbicara dengan orang ketiga, memilih kata-kata yang sopan, dan memberi

kesempatan penelpon untuk menutup telpon terlebih dahulu. Pemagang juga menyarankan agar menitipkan pesan kepada karyawan yang sedang tidak ada ditempat. Portofolio 10: Menelpon karyawan pada unit logistik dan transportasi terkait reimburse petty cash dimana karyawan yang mengurus reimburse pada unit finance sedang cuti kerja. A. Aktivitas. Pemagang ingin melakukan reimburse petty cash untuk sky parking namun karyawan yang mengurus reimburse. Namun ketika pemagang sudah sampai pada unit finance, karyawan yang mengurus reimburse petty cash sedang cuti. Lalu pemagang meminjam telepon pada unit mutu untuk menelpon unit logistik dan transportasi tentang bagaimana caranya reimburse sementara karyawan nya sedang cuti. Berikut adalah narasi percakapan antara pemagang dengan karyawan unit logistik dan transportasi:

Pemagang

: Selamat pagi bisa berbicara dengan kak Petra ?

Penelpon

: Iya ini siapa ya ?

Pemagang

: Saya Hamka kak, saya ingin bertanya kak.

Penelpon

: Oh Hamka, iya mau nanya apa ?

Pemagang

: Begini kak, kak Jerny karyawan yang biasa melakukan reimburse petty cash sedang cuti, lalu bagaimana saya melakukan reimburse ya kak ?

Penelpon

: Oh si Jerny lagi gak masuk ya ? kalo gitu kasih aja data

reimbursenya ke karyawan samping mejanya Jerny aja ya! Sama kak Penta. Pemagang

: Oh begitu. Baik kak berarti saya melakukan reimburse dengan kak Penta ya kak.

Penelpon

: Iya Hamka. Ada lagi yang mau ditanyain ?

Pemagang

: Tidak kak hanya itu saja.

Penelpon

: Ok deh yaudah ya.

Pemagang

: Iya kak, terima kasih atas bantuan nya ya kak

Penelpon

: Sama-sama Hamka *telepon ditutup oleh unit logistik*

B. Studi Literatur 1. Etika Menelpon a. Pegang gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang kita keluarkan tidak jelas. Perhatikan juga jarak telepon, jangan terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut kita. b. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di telepon. Kasihan lawan bicara kita, mbrebek (kata orang Jawa) c. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon Seperti Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan

kalimat

bisa

dibantu.

Misal:

PT

Kolang-Kaling,

Selamat

pagi/siang/sore, dengan Dian bisa dibantu..? Etika dalam Ber-telepon… d. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat , misal. boleh tahu dengan Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..? e. Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak pertama mengucapakan salam. Bagaimana membuat suara kita enak & empuk didengar dan selalu seperti tersenyum..? ya kuncinya tersenyumlah selama berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah (jangan melengking) dan menggunakan suara perut. f. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak terlalu cepat dan terlalu lambat. g. Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat kita. Etika dalam ber-telepon… h. Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan. i. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan.

j. Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan, Seperti, "apakah ada lagi yang bisa kita bantu?" atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam k. Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu ditutup atau berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara belum selesai berbicara.

C. Pembahasan. Menurut pemagang, pemagang sudah melakukan aktivitas sesuai dengan teori nomor 1 dimana pemagang tidak menggunakan kata “Hallo” pada pembukaan pembicaraan, pemagang juga menyimak saran dari penerima telepon dan mengulangi ucapan saran yang diberikan oleh penelepon. Pada akhir pembicaraan pemagang tidak langsung menutup telepon, namun pemagang menunggu penerima telepon menutup telepon terlebih dahulu.