Auditoria De Recursos Humanos

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA DE AUDITORÍA

SEMINARIO CASOS DE AUDITORÍA LIC. CARLOS MAURICIO GARCÍA AUX. ERWIN CANO

AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS

GRUPO No. 14 EDIFICIO S-3

SALÓN 101

GUATEMALA, 27 DE OCTUBRE 2015

INTEGRANTES DEL GRUPO

No.

CARNE:

NOMBRE COMPLETO

1

9219873

Lemus Yanes, Carlos Enrique

3

200712861

Sequén López, Luis Estuardo

5

201111263

Choc Chuquiej, Carlos Manuel

2 4 6 7 8 9

9411096

200913075 201120285 201120649 201120845 201180005

Chacón Castro, Ingrid Liseth

Aguirre, Gerson David

Monroy Cifuentes, Christian René

Aristondo Ordoñez, Erick Adonias

Reynoso Monterroso, Mirna Lorena

Hernández Rosales, Oswaldo Wilfredo

La Auditoria de los Recursos Humanos La Auditoria de los Recursos Humanos (A.R.H). La Auditoria de Recursos Humanos es una auditoria del tipo funcional, ésta no es solo diagnosticar el pasado, sino apreciar el presente ya asesorar sobre la

evolución de la compañía y así poder alcanzar sus objetivos y mejorar sus competitividad en relación con otras empresas.

En el presente trabajo se definirá el concepto de auditoria así como el de auditoria de los recursos humano. También describiremos sus funciones, las técnicas que

se utilizan para llevarla a cabo, las observaciones que esta hace, el cómo evalúa y

los diferentes conceptos de esta. Todo esto con la finalidad de entender la

importancia que esta herramienta tiene en nuestra educación y trabajos universitarios, así como en el futuro, en nuestra labor como profesionales.

La empresa como un ente influyente en la sociedad, está compuesta por sistemas,

áreas y procesos características de acuerdo a la naturaleza de sus actividades.

Por ello es indispensable la realización de una gestión administrativa impecable, y correcta de sus recursos.

Entre ellos el recurso humano, aún en esta era marca por la competitividad del conocimiento, es así que la administración de los recursos humanos es un área muy importante en una empresa ya que esta sección es la encargada de la

contratación de personal idóneo para desempeñar de una manera óptima sus funciones, con la finalidad de lograr su productividad y como tal es el rendimiento de todo el personal como un solo grupo, mientras que en la administración de recursos humanos se tiene en cuenta los objetivos de sus empleados en forma individual.

Por ello la función que desempeña se vera de forma más notable e importante, hablando del desarrollo y avance que esta tiene, por lo cual representa una gran parte de los gastos que la organización tiene durante el ejercicios de presupuestos

de la empresa, es decir, que es el departamento que más necesidad de invertir se

tiene que en las otras demás áreas. Y su control está en las manos de los altos directivos, que a través del establecimiento de sistemas de monitoreo, supervisión

y evaluación analizan cada procedimiento de su manejo dentro de la misma empresa.

La auditoría, es un término utilizado especialmente para hacer hincapié al control,

supervisión y verificación de procesos de una entidad o área, en la cual se estima observar si la gestión de los recursos sean públicos o privados están siendo adecuadamente asignados y utilizados, en base a criterio de eficiencia, efectividad

y economía. Todo ello con la finalidad de mejorar siempre y de forma continúa la administración que permitan brindar un mejor servicio y el desarrollo de todos los miembros de una organización o toda una nación.

El MAGU, sostiene que una auditoria de gestión, está referida "a las acciones que

realiza la gerencia u otro personal relacionado con la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas en cumplimiento de políticas y reglamentos en el manejo de recursos y la mejora de decisiones"[1] (21, 1998), en

relación a esta visión se definirá el concepto de auditoria administrativa de recursos humanos. Auditoria. El término auditoría proviene del latín” audio “, oír y nace como consecuencia de la despersonalización de la propiedad de la empresa, es decir, como resultado de la

separación entre la propiedad y la administración de la empresa surge la

obligación de las mismas de rendir cuentas de forma periódica, en general

anualmente, a los accionistas sobre la situación que presentan y los resultados obtenidos.

El concepto de auditoría procede del mundo económico y es un proceso de

investigación y evaluación independiente, sobre la información contenida en los estados financieros de una entidad, esta se concretiza con los caracteres siguientes:

°Es la expresión de una opinión. °Es la aplicación de unas normas y procedimientos establecidos. °Es llevada a cabo por personal especializado: auditor. Contiene: Objetivos, Programas, Ejecución y Organización. La finalidad es triple : -Determinar lo que se ha hecho, -Apreciar lo que se está haciendo y -Recomendar las posibles acciones futuras. Por lo tanto auditar no es sólo diagnosticar el pasado, sino apreciar el presente y Asesorar sobre la evolución futura.

Auditoria de los recursos humanos. Un departamento de Recursos Humanos no puede asumir que todo lo que hace es correcto, pues puede cometer errores. Las políticas asumidas en un período

dado puede que se tornen obsoletas y al evaluarse así mismo el departamento

detecta los problemas antes que éstos se conviertan en algo serio para la organización.

Los recursos humanos son considerados por las actuales teorías de organización de la empresa como uno de los activos de los que dispone como lo más valiosos.

La auditoría de recursos humanos o bien de personal, es un conjunto de

procedimientos, que se basa en verificaciones seguimientos registros y estadísticas los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias que existen dentro de la organización, o bien, ayudar a mejorar lo que ya está

establecido, así como también mejorar a cada uno de los trabajadores de la organización. Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver

si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede mejorar y de esta

manera aportar más a su puesto. Las auditorias deben de llevarse a cabo de manera periódica, de esta manera la empresa podrá tener un mejor control interno y además que estará en constante crecimiento. Funciones de la A.R.H. El concepto de auditoría de recursos humanos como análisis de las prácticas de Gerencia del Recurso Humano, desde una óptica estratégica, surge ha mediado de los años 80, donde se conciben dos funciones básicas:

°Auditoría de RH como sistema de información directiva, conocer el estado objetivo, para facilitar el desarrollo de proceso de gestión y/o desarrollo de RH.

°Auditoría de RH como sistema de control y evolución de la aplicación de las políticas y procesos establecidos.

Funciones que cubre la auditoria de recursos humanos:

°Sistema de información sobre la administración de personal °Planes de recursos humanos administración de la compensación (Planes de sustitución y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos).

°Análisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos). °Obtención y desarrollo del personal reclutamiento y selección (Fuentes externas de personal, procedimientos de selección, etc.).

°Capacitación y orientación y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de promoción).

°Control y evaluación de la organización (Técnicas de evaluación del desempeño ,entrevistas de evaluación).

°Auditorías de personal (función del departamento de recursos humanos y evaluación de los gerentes de línea)

Técnicas para llevar a cabo las funciones Enfoque comparativo: El comité o equipo que efectúa la auditoría compara la compañía (o un departamento o división de ella) con otra compañía o con otra división para identificar áreas de desempeño insuficiente.

Consultor externo: El comité de auditoría se basa en el diagnóstico de un consultor

externo a la organización o en los resultados que publica una entidad especializada sobre parámetros de la industria, respecto a los cuales puede evaluarse lo que se realiza en la empresa.

Enfoque estadístico: A partir de los registros existentes, el comité de auditoría

genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los programas y actividades.

Enfoque retrospectivo de logros: Esta técnica permite determinar el grado de cumplimiento que se está obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas.

Enfoque por objetivos: El equipo de evaluación compara los resultados reales con

los resultados a que aspiraba. Mediante esta técnica se detectan áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos. Las Observaciones de la A.R.H. Esta parte de observación es parte del control que se integra dentro dela filosofía de la auditoría como instrumento básico para mostrar los fallos y errores, y de este modo poder corregirlos, este control se compone de: °Observar prácticas de recursos humanos °Comparar acciones con patrones °Determinar las acciones correctivas y preventivas de acuerdo a las causas detectadas.

El grado de participación del observador en la situación investigada se diferencian en dos tipos: la participante y la no participante.

°La primera es aquella en la el observador está incluido en el procesos estudiado, y en contacto con las personas estudiadas, además de que toma parte en la

actividad de estas, ya sea revelando sus finalidades como auditor, o de forma oculta.

°En la segunda el auditor se encuentra fuera del objeto estudiado y observa desde

fuera tos procesos y las actividades de los estudiados, sin intervenir en sus curso de actividades ni formular pregunta alguna.

Estos tipos de observación no pueden realizarse enteramente uno u otro, sino que estas reflejan las características más importantes de la observación, con el fin de recopilar la información primaria. Evaluación en la A.R.H. Para hacer una evaluación de la Auditoria, tanto en Administración como en Recursos Humanos, nos encontramos con diversos modelos para conocer la

evaluación. Por lo general será cuantitativa, pero no descartaremos la posibilidad de que pueda ser también cualitativa; a continuación se explicaran los estándares y finalidad que cada uno tiene.

En el caso de una evaluación cuantitativa, el Auditor se basara en procedimientos de evaluación numérica. Estas a su vez se pueden dar en forma de cuestionarios

los cuales contendrán preguntas claras y con respuestas cerradas (en éstas respuestas se asignará un valor numérico, como por ejemplo 1=muy bueno, 2=regular y así sucesivamente), este tipo de evaluación suele ser muy importante para el caso de los estados financieros por los resultados que arroja.

Para la evaluación cualitativa, el auditor se basará en cualidades, un ejemplo de

esto lo encontramos en las entrevistas, ya que estas tienden a ser de forma directa y sin que el entrevistado restrinja su respuesta. La administración de recursos humanos tenderá a comparar distintos puntos de vista.

Conceptos de auditoría de los Recursos Humanos 1. Es el análisis de las políticas y prácticas del personal de una organización,

evaluación de su funcionamiento actual, seguida de recomendaciones para el mejoramiento1.

2. La Auditoría de RRHH como un análisis de las políticas y sistemas de gestión

y/o desarrollo de RH de una organización y una evaluación de su funcionamiento actual. Con el fin de elaborar una opinión profesional sobre si las acciones llevadas a cabo en materia de RRHH, en un período de tiempo concreto, justifican los gastos e inversiones realizadas.

3. Se define como “el análisis de las políticas y prácticas de personal de una

empresa, y la evaluación de su funcionamiento actual, acompañados de sugerencias para mejorar”. El propósito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar cómoestá funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están

justificando su costo, o prácticas y condiciones que deben incrementarse. La auditoría es un sistema de revisión y control para informar a la administración

sobre la eficiencia y la eficacia del programa que se lleva a cabo, en especial cuando el programa esta descentralizado. Dado que la residencia moderna es

transformar a cada gerente en un gestor de Recursos Humanos (RH), la auditoria adquiere gran importancia.

4. Una auditoría de los recursos humanos evalúa las actividades de administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas. La auditoría puede cubrir un departamento, una división o toda la corporación.

5. Es el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual.

La auditoría de recursos humanos se basa en verificaciones, seguimientos, registros y estadísticas.

La auditoría de RRHH puede enfocarse hacia cualquiera o hacia todos los siguientes aspectos de productividad.

1) Resultados, que incluyen tanto las realizaciones como los problemas considerados efectos de la administración en curso;

2) Programas, que incluyen las prácticas y los procedimientos detallados que los conforman;

3) Políticas, tanto las explícitas y formalizadas como las implícitas; 4) Filosofía de la administración, sus prioridades de valores, metas y objetivos; 5) Teoría, relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan y relaciona las filosofías, las políticas, las prácticas y los problemas continuos.

ANALISIS ESTRATEGICO (de una auditoria), se basa en las siguientes características:

1. Puntualizar las debilidades existentes 2. Señalar los problemas que se plantean en la gestión de cada sistema para adecuarse al medio.

3. Determinar las causas de esas debilidades y problemas 4. Proponer las mejoras que se crea necesario realizar

5. Colaborar en la implementación de las soluciones que se ha propuesto PLANIFICACIÓN (caracterizado por las siguientes características): Análisis de problemas Informes Parciales Síntesis de informe Situación actual Seguimiento de propuestas INTERNA: La realiza el personal financiero o de contabilidad de una organización.

Comprende la verificación de los estados financieros, igual que la auditoria externa, pero además, incluye una evaluación de las operaciones, procedimientos y políticas de la organización más recomendaciones para mejorarlas. EXTERNA: Verificación formal de los estados financieros de una organización por parte de una fuente independiente y externa. Control Administrativo: Buscan descubrir las ineficiencias en los procesos de la organización y sugieren acciones

para

su

corrección.

Los

administradores

pueden

utilizar

las

auditoríasinternas para identificar problemas y asegurar que las actividades organizacionales se realicen como se planeó.

GRUPO DE ESTUDIO Y AMBITO DE LA AUDITORIA (características): 1. Gerencia de operaciones 2. Gerencia de finanzas 3. Auditoria interna 4. Administración de sistemas de procesamiento electrónico de datos (PED) 5. Consejo de administración (o su comité de auditoría). ¿Por qué auditar los Recursos Humanos? Toda unión entre dos organizaciones se enfrenta al reto de la adaptación. Dos maneras diferentes de entender la forma de hacer las cosas, que deben ir poco a

poco conjuntándose para ir en la misma dirección, suponen un proceso que puede

desembocar en el éxito o fracaso de una fusión o adquisición. La historia

empresarial nos ha revelado fusiones exitosas en aspectos como marcas comerciales o consolidación de balances y, sin embargo, fracasos en la conjugación de cultura empresarial o el clima laboral.

Al final, el buen funcionamiento de una organización reside en el aspecto humano que hace posible que los engranajes de la máquina funcionen correctamente.

Analizar los Recursos Humanos de las dos empresas que van a pasar a formar

una sola nos puede dar una idea de la distancia que separa la forma de trabajar entre una plantilla y otra. Pasar por alto este punto puede desembocar en una

conflictividad laboral latente, más allá de la entendida en el ámbito de las relaciones laborales.

Nos encontramos con múltiples problemas de carácter diario que no se tratan a la

hora de formalizar la unión de dos compañías y que, sin embargo, puede generar problemas que dificulten notablemente el buen funcionamiento de la compañía.

Auditar los Recursos Humanos de las empresas involucradas supone estudiar dos vertientes. Por un lado los aspectos formales tales como los aspectos cuantitativos

de la plantilla (edad, formación, número, departamentalización, organigrama, retribuciones) y por otro los aspectos cualitativos (relaciones interpersonales, estilo de dirección, principios, cultura empresarial). Conocer todos los aspectos, tanto los

cuantitativos como los cualitativos, es por tanto una pieza clave para alcanzar el éxito en una fusión o adquisición empresarial. PAPELES DE TRABAJO Para ordenar, agilizar e imprimir de forma coherente su trabajo, el auditor debe

hacerlo en lo que se denomina PAPELES DE TRABAJO; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.

Estos papeles le proporcionan el soporte principal, que en su momento, el auditor

habrá de incorporar en su informe, ya que incluye observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; además, apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones

que presentan respecto a los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la

medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.

El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y

contenido depende de las condiciones de aplicación de la auditoria, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de los juicios y conclusiones. EL INFORME DE AUDITORÍA Es una descripción global de las actividades de recursos humanos en la empresa. Incluye tanto los juicios positivos por los aspectos que se han logrado bien como las recomendaciones para poner en práctica medidas correctivas en las áreas que

lo requieren. Cuando un informe reconoce la existencia de aspectos tanto positivos como negativos, se considera más balanceado y logra mejor aceptación.

El informe que se entrega al gerente de recursos humanos suele contener toda la

información que se proporcionó a los gerentes de línea, así como a los especialistas de recursos humanos. Además de estos aspectos, se proporciona retroalimentación al gerente sobre aspectos como:

Las actitudes de los gerentes de línea y del personal en general respecto al departamento y los servicios que presta.

Una verificación de los objetivos y planes del departamento, con recomendaciones acerca de cómo alcanzarlos.

Recomendaciones específicas sobre los cambios necesarios y una escala de prioridades que ayude a la toma de decisiones.

Gracias a la información que el informe de la auditoría de los recursos humanos contiene, el gerente de personal puede adoptar una perspectiva global respecto a

la función que está desempeñando. Además de resolver los problemas generales,

puede concentrarse en los que permitirán que su área efectúe una contribución definitivamente mejor a la corporación.

Gracias al informe de auditoría, el gerente de personal puede establecer un

calendario de actividades, así como prioridades para el nuevo periodo de trabajo que será evaluado una vez más durante la próxima auditoría de personal.

Caso práctico sobre auditoria en el área de Recursos Humanos de la Municipalidad Provincial de Sechura. CASO PRACTICO 01 La municipalidad de la Provincia de Sechura, cuenta entre las áreas de su estructura orgánica, con el área de recursos humanos. Esta área se encuentra a

cargo de Lic. José Pérez Díaz, quien viene desempeñando sus funciones hace dos años atrás.

Durante su gestión se ha contratado dos asistentes para el área de Gerencia y Programa Vaso de Leche (PVL), desde hace un año, por el Régimen Especial de

Contratación Administrativa de Servicios (CAS). El contrato suscrito entre la

entidad y el personal, estipula la prestación de servicios por un periodo de año y medio con una contraprestación de S/.800 mensuales y beneficios adicionales brindados por ley.

Adicionalmente a este contexto se suma el aviso de realización de auditoria por parte de un equipo auditor asignado por la Contraloría General de la Republica

dirigido al área de recursos humanos de esta municipalidad. Con la finalidad de

verificar si los procesos de contratación de personal se están realizando en

cumplimiento de las normas establecidas, ya sea por la ley de contratación de personal del sector público, entre otras.

Para proceder con el análisis y desarrollo del caso presentado cabe recordar que

la Auditoría sobre Recursos Humanos es un examen objetivo, minucioso, y lógicamente fundado, de los objetivos, las políticas, los sistemas, los controles la aplicación de recursos y la estructura de la organización que tiene a su cargo la

responsabilidad de los recursos humanos, constituye, entonces, un instrumento de

la función de control y constituye también el ámbito vital y crítico de la organización.

Conclusiones La Producción es el punto más importante en toda la empresa, un punto clave para el logro de esta es el Recurso Humano. Para evitar que nuestros Objetivos

sean afectados por cual quier baja en esta, es importante establecer métodos de control para nuestro personal, y así evitar errores en el presente como en un

futuro. La Auditoria de los Recursos Humanos es una excelente herramienta la

cual nos ayuda comprender el pasado y presente de nuestra empresa, así encontrando nuestros errores y evitándolos en nuestro futuro, estableciendo políticas y estrategias que impidan caer de nuevo en ellos.

Pero no solo se puede aplicar en empresas, también lo podemos aplicar en

nuestro ámbito como estudiantes. Sería una herramienta excelente en trabajos de

equipo, así haciendo eficiente nuestro trabajo y también nos permitirá formar buenos equipos, evitando así errores ya cometidos.