Upo - Unit Pen Gurus An Organisasi Ppdd

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

UNIT

:

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI (PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEWANGAN)

ISU STRATEGIK

:

Warga pendidikan yang kurang kompeten dalam tugas seharian

MATLAMAT STRATEGIK 2 :

Mempunyai Sumber Manusia Yang Berkualiti Dari Segi Keilmuan, Kemahiran Dan Sahsiah

BIL 1

OBJEKTIF Memberikan latihan kepada kakitangan sokongan sekurangkurangnya 7 hari setahun mengikut kompetensi

KPI

TOV

SASARAN 2009

2010

2011

Peratus anggota kakitangan sokongan yang menghadiri kursus tujuh hari setahun

40%

60%

80%

100%

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

INISIATIF/STRATEGIK 1. Melaksanakan kursus dalaman / luaran untuk semua anggota kakitangan sokongan

1

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

PELAN TINDAKAN OBJEKTIF 1

:

Memberikan latihan kepada warga kakitangan sokongan sekurang-kurangnya tujuh hari setahun mengikut kompetensi

STRATEGIK 1:

Melaksanakan kursus dalaman/luaran untuk semua AKS daerah Pontian

PELAN OPERASI

M2.1.1

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

2

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

PROGRAM

:

Kursus Pengurusan Khidmat Kaunter dan FAQ / Telefon

RASIONAL

:

Memberikan latihan kepada AKS sekurang-kurangnya tujuh hari setahun mengikut kompetensi

OBJEKTIF

:

Meningkatkan Kesedaran dan Pengetahuan Pengurusan Khidmat Kaunter, FAQ dan Telefon

KOD PIPP

:

T5F3S3

Bil

Huraian 1

Menjalankan TNA

2

Menyediakan Kertas Kerja Mesyuarat J/K Perancangan Pelaksanaan Kursus Peringkat Daerah Menyediakan senarai semak tugas Pelaksanaan kursus

3

4 5 6

Penilaian dan Pelaporan

Tarikh Dan Tempoh Pelaksanaan Minggu pertama Januari Minggu keempat Januari Minggu pertama Februari

Kos Pelaksanaan

Penilaian Program

21,600.00

Lampiran Berkenaan Senarai kursus

Tiada

Kertas cadangan

10,000.00

Minit mesyuarat dan maklumbalas

Mac - Oktober

10,000.00

Senarai semak

Mac - Oktober

108,400.00

Surat panggilan kursus

November Disember

Tiada

PELAN OPERASI

M2:2:1

PROGRAM

Kursus/Bengkel Keselamatan Pejabat dan Pengurusan Fail

:

Tindakan Susulan

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

3

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

RASIONAL

:

Memberikan latihan kepada anggota kakitangan sokongan sekurang-kurangnya tujuh hari setahun mengikut kompetensi

OBJEKTIF

:

Meningkatkan Kesedaran dan Pengetahuan Aspek Keselamatan dan Pengurusan Fail

KOD PIPP

:

T5F2S3 Huraian Aktiviti

Bil 1.

Menjalankan TNA

2.

Menyediakan Kertas Kerja

3.

5.

Mesyuarat J/K Perancangan Pelaksanaan Kursus Peringkat Daerah Menyediakan senarai semak tugas Pelaksanaan kursus

6.

Penilaian dan Pelaporan

4.

Tarikh Dan Tempoh Pelaksanaan Minggu pertama Januari Minggu keempat Januari Minggu pertama Februari

Kos Pelaksanaan

Penilaian Program

Tindakan Susulan

Lampiran Berkenaan

21,600.00

Senarai kursus

Tiada

Kertas cadangan Minit mesyuarat dan maklumbalas Senarai semak

10,000.00

Mac - Oktober

10,000.00

Mac - Oktober

108,400.00

November Disember

Tiada

Surat panggilan kursus

PERANCANGAN STRATEGIK UNIT

:

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI (PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEWANGAN)

ISU STRATEGIK

:

Sistem Pengurusan yang kurang berkesan

MATLAMAT STRATEGIK 6 :

Mempunyai sistem pengurusan yang cekap dan berkesan

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

4

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

BIL 1

OBJEKTIF Mencapai tahap audit berteguran sifar dalam pengurusan kewangan pada tahun 2010

KPI Bilangan sekolah audit berteguran

TOV 5 buah sekolah

SASARAN 2009 2 buah sekolah

2010 0

2011 0

INISIATIF/STRATEGIK 1. Kursus, latihan dan Taklimat kepada Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir Rendah 2. Pemantapan penyediaan Penyata akaun tahunan Sekolah (PATSKOM)

2.

Mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) warga pendidikan negeri Johor pada akhir 2011(Mengemaskini – mencatat dalam BRP semua urusan perkhidmatan sehingga bulan Disember tahun sebelumnya)

%BRP

50%

65%

80%

100%

1. Membangunkan sistem pengurusan BRP yang berkesan

PELAN TINDAKAN OBJEKTIF 1

:

Mencapai tahap audit berteguran sifar dalam pengurusan kewangan pada akhir tahun 2011

STRATEGIK 1: Kursus/latihan dan taklimat kepada Pengetua/Guru Besar/Pembantu Tadbir/Pembantu Tadbir Rendah

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

5

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

Bil 1

2

Pegawai Bertanggungjawab

Aktiviti

Penolong Akauntan & JU kewangan

Taklimat pengurusan kewangan berkesan

Penolong Akauntan & JU kewangan

Kursus Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah

Kos/Sumber RM 13 500.00 Sekolah audit bersyarat

RM 108 000.00 (Pengetua/Guru Besar) (PT/PTR lantikan baru)

Tempoh Masa Tarikh Tarikh Jangka Laksana Mac

Jun Sept

Kpi

Output

Bilangan Pengetua, KPT

Penyertaan 100% sekolah yang terlibat

Bilangan Pengetua / Guru Besar, PT dan PTR lantikan baru

100 orang Peserta setiap sesi kursus

Catatan

PELAN TINDAKAN OBJEKTIF 1

:

STRATEGIK 2:

Pemantapan penyediaan akaun tahunan sekolah (PATSKOM)

Bil 1

Aktiviti Program

Mencapai tahap audit berteguran sifar dalam pengurusan kewangan pada akhir tahun 2011

Pegawai Bertanggungjawab Penolong Akauntan &

Kos/Sumber RM 13 500.00

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

Tempoh Masa Tarikh Tarikh Jangka Laksana Disember

Kpi 96 buah

Output

Catatan

100% 6

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

Penyediaan Penyata akaun Tahunan sekolah (PATSKOM)

JU kewangan

tahun sebelum dan Jun tahun semasa

sekolah

daripada sekolah yang dibengkelkan

PELAN TINDAKAN OBJEKTIF 2

:

Mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) warga pendidikan Pontian pada akhir 2011. (Mengemaskini – mencatat dalam BRP semua urusan perkhidmatan sehingga bulan Disember tahun sebelumnya)

STRATEGIK 2:

Membangunkan sistem pengurusan BRP yang berkesan

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

7

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

Bil

1

Aktiviti

Melaksanakan pasukan kerja (Task force) berkala khusus untuk mengemaskini BRP

Pegawai Bertanggungjawab

Pegawai Eksekutif, Ketua Pembantu Tadbir N22,N26 & Pembantu Tadbir.

Tempoh Masa Kos/Sumber

Kos: Program berkala di peringkat daerah = 5,000.00 X 4 sesi

Tarikh

Tarikh

Jangka

Laksana

Sepanjang tahun

Kpi

Output

Semua BRP Kakitangan Guru dan Bukan Guru dikemaskini.

Semua BRP dalam keadaan lengkap dan terkini

Catatan

Sumber : ABM

PELAN OPERASI

M6.1.1

PROGRAM

:

Taklimat Pengurusan Kewangan Berkesan

RASIONAL

:

Memantapkan sistem pengurusan kewangan sekolah

OBJEKTIF

:

Memastikan sekolah yang menerima Sijil Audit Berteguran menyelesaikan 100% isu yang dibangkitkan

KOD PIPP

:

T6F2S4

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

8

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

Bil

Huraian

Tarikh Dan

Kos

Penilaian

Tindakan

Lampiran

Tempoh

Pelaksanaan

Program

Susulan

Berkenaan

Pelaksanaan 1 . 2 .

Terima Laporan Audit Berteguran tahun semasa Memberi surat tunjuk sebab dan perlu dijawab dalam tempoh 14 hari

3 Maklumbalas pihak . sekolah berserta dokumen bukti penyelesaian 4 Taklimat kepada sekolah . Audit Berteguran

Tiada Januari

Februari

Minggu ketiga Mac

Tiada

Tiada

1500.00

Laporan Audit Berteguran Laporan Audit Berteguran Borang Penyelesaian Laporan Audit Borang Penyelesaian Laporan Sudit Borang Penyelesaian Laporan Audit

PELAN OPERASI

M6:2:1

PROGRAM

:

Kursus Pengurusan Kewangan dan Perakauanan sekolah

RASIONAL

:

Pengurusan sekolah tidak mengikut tatacara pengurusan kewangan dan perakauanan sebenar

OBJEKTIF

:

Memberi pendedahan dan kemahiran berkaitan Pengurusan Kewangan dan Perakauanan sekolah kepada PT dan PTR

KOD PIPP

:

T5F2S3

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

9

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

Huraian Aktiviti

Bil 1.

Menyediakan kertas kerja

2.

Membentang dalam Mesyuarat Pagi dan Mesyuarat JPKA Bil 2/2009 Mengenal pasti peserta kursus:

3.

Tarikh Dan Tempoh Pelaksanaan Februari

Kos Pelaksanaan

Penilaian Program

Tindakan Susulan

Tiada

April

Tiada

April

Tiada

Lampiran Berkenaan Borang permohonan pakej

Surat tawaran kursus

i. mendapatkan senarai nama PT/PTR lantikan baru dan yang belum hadiri kursus

PELAN OPERASI

6:1:2

PROGRAM

:

Program Penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah (PATSKOM)

RASIONAL

:

Lewat menghantar penyata kewangan tahunan sekolah ke Pejabat audit Sekolah

OBJEKTIF

:

Memastikan pihak pengurusan sekolah menghantar penyata sebelum 28 Feb (tahun berikut)

KOD PIPP

:

T6F2S1

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

10

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

Bil 1 . 2 .

3 .

Huraian Memberikan latihan asas tentang prinsip perakaunan sekolah melalui PATSKOM Bengkel ’Hands On’ kepada PT/PTR bagi menyediakan penyata kewangan tahunan sekolah dalam bulan Dis 2009 – Jan 2010 Mengemukakan Penyata Kewangan sekolah-sekolah daerah Pontian ke Pejabat audit Sekolah

Tarikh Dan Tempoh Pelaksanaan Julai – Ogos

Kos Pelaksanaan

Penilaian Program

Tindakan Susulan

Lampiran Berkenaan

18,250.00

Handouts

Januari-Februari

15,000.00

Penyata kewangan Tahunan sekolah Kertas-kertas kerja bagi penyata

Januari-Februari

Tiada

Penyata kewangan tahunan sekolah Kertas-kertas kerja bagi Penyata

PELAN OPERASI

6:2:1

PROGRAM

:

Melaksanakan pasukan kerja (task force) berkala khusus untuk mengemaskini BRP

RASIONAL

:

Bebanan berlebihan di peringkat PPD menyebabkan pengemaskinian BRP tidak teratur

OBJEKTIF

:

Meningkatkan kecekapan pengurusan BRP warga PPD

KOD PIPP

:

T5F5S1 /T6F4S1

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

11

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

Bil

Huraian

1. Merancang Program i. mengenalpasti sekolah, jumlah BRP, dan personel yang terlibat 2. Mengedarkan surat makluman program ke sekolah i.Persediaan dokumen, tempat dan peralatan 3.

Tarikh Dan Tempoh Pelaksanaan Minggu ketiaga dan keempat Disember Februari Mei Ogos Oktober

Kos Pelaksanaan

Penilaian Program

Tindakan Susulan

Lampiran Berkenaan

Tiada

Tiada

Melaksanakan program ’Task Force’ i. Perancangan dan penyususnan BRP ke sekolah yang terlibat

Minggu pertama Mac Minggu pertama Jun Minggu pertama Sept Minggu pertama November

5000.00

ii. Operasi Task force ke sekolah

Minggu kedua Mei Minggu kedua Jun Minggu kedua Sept Minggu kedua November Minggu ke tiga dan keempat Mac Minggu ketiga dan keempat Jun Minggu ketiga dan keempat

5000.00

5000.00

Surat edaran

Check list senarai personel dan BRP yang terlibat

5000.00 5000.00

1. Semakan akhir di PPD dan penyimpanan BRP

5000.00

Check list senarai personel dan BRP yang terlibat

5,000.00 5,000.00 Tiada

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

Senarai BRP yang dikemaskini

12

UNIT PENGURUSAN ORGANISASI

September Minggu ketiga dan keempat November ii. Operasi Task force ke sekolah

Minggu kedua Mei Minggu kedua Jun Minggu kedua Sept Minggu kedua November

5000.00 5000.00

Check list senarai personel dan BRP yang terlibat

5,000.00 5,000.00

PERANCANGAN STRATEGIK 2009-2011 PPD PONTIAN

13