Una Gestione Documentale Intelligente

Una gestione documentale… intelligente Anche in tempi di crisi, il Document Management si conferma una delle aree di maggiore investimento da parte delle aziende. Probabilmente perché tocca un ambito che presenta ampi margini di miglioramento e la possibilità di concretizzare risparmi nel breve periodo. I clienti, però, non cercano soltanto prodotti… Non più semplici fornitori, ma partner che, partendo dall’analisi delle specifiche esigenze, realizzino progetti in grado di traghettare l’azienda verso l’innovazione e il cambiamento. Questo è ciò che le aziende chiedono alla nuova generazione dei fornitori. Il dato è evidente nel settore del Document Management, indicato da tutti gli analisti come una delle aree di maggiore investimento da parte delle aziende, essen-

do le informazioni la linfa vitale dei processi. La gestione documentale ha tanti volti, perché tante sono le fasi in cui può essere suddivisa e analizzata. Prendiamo in considerazione il ciclo passivo: i documenti arrivano in azienda, vengono dematerializzati se sono car-

Conservazione sostitutiva

tacei, instradati se sono digitali, le informazioni catturate da strumenti OCR, scandagliate, suddivise, instradate nuovamente, poi si passa all’archiviazione, conservazione sostitutiva a norma di legge quando è il caso, infine c’è il magazzino, cartaceo o digitale, dove anche qui documenti e informazioni devono essere resi disponibili in modo semplice a chi ne fa richiesta. Il tutto in un ambiente che deve essere sicuro (le informazioni

Cosa riguarda? Come funziona? Che vantaggi ha?

Dematerializzazione Cosa riguarda? Come funziona? Che vantaggi ha? Quale impatto?

Focus

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Fatturazione elettronica Di cosa si tratta? Come avviene? Che vantaggi ha?

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sono il patrimonio delle organizzazioni) oltre che green, perché oggi la tematica ambientale non è più secondaria e perché si è scoperto che riducendo gli sprechi non solo si inquina meno, ma si può anche risparmiare. Dematerializzazione, conservazione digitale e sostitutiva, fatturazione elettronica, workflow documentale, storage, sicurezza, sostenibilità ambientale, sono i sette temi sui quali abbiamo interrogato alcune aziende del mondo dell’offerta, di cui pubblichiamo le risposte nella pagine che seguono. Il

compito era arduo e le persone che hanno risposto si sono disimpegnate al meglio, considerata la vastità dei temi. Del settore dei servizi e dei prodotti documentali emerge quello che ci aspettavamo, un quadro variegato e frammentato, popolato da operatori con

L’infrastruttura storage in un progetto di gestione documentale: Che caratteristiche deve avere?

DNA molto differente, provenienti da comparti distanti tra loro. L’altro aspetto che emerge è la consapevolezza dei vendor circa il consolidarsi di una “domanda nuova” da parte dei clienti: non più solo prodotti, ma anche consulenza strategica che includa la conoscenza degli aspetti legali e fiscali. Servono insomma dei partner, non più dei fornitori, che sappiano gestire i progetti fin dalla fase embrionale. A cura di Michele Ciceri

5 Workflow documentale

Impatto ambientale

Cosa significa? Cosa riguarda? Che vantaggi ha?

Quali vantaggi da un progetto di gestione documentale?

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La sicurezza delle informazioni in un progetto di gestione documentale: Come garantirla?

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Quali sono i punti critici?

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Focus

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WWW.DOCFLOW.COM

Alessandro De Pasquale, Direttore Servizi Consulenza di Docflow 1) Ha il fine ambizioso di eliminare la carta dai processi aziendali. Già oggi, all’interno delle aziende i documenti interni si sono ridotti di numero, purtroppo in ingresso ed in uscita ciò non è avvenuto. Le ragioni per cui si continua a produrre il documento tradizionale è dovuta alla mancanza di cultura in tal senso. Abbiamo avuto modo di constatare che per una larghissima parte del pubblico un documento elettronico è l’immagine di una pagina stampata, a volte dotata di firma elettronica. In Docflow, un documento de materializzato è un documento di soli contenuti, cioè che può essere letto ed interpretato direttamente dalle macchine senza operazioni di conversione che richiedono, quasi sempre, l’intervento di operatori umani. La conversione in un immagine leggibile dagli uomini viene eseguita direttamente dalle macchine. L’effetto è quello di rendere immateriale non solo i documenti ma l’intero processo che, in molti casi può essere totalmente automatico. Il vantaggio di questo secondo approccio è evidente, il lavoro di conversione da carta a bit viene eliminato, gli errori che inevitabilmente venivano introdotti dalla conversione, sono tagliati a zero, i tempi di processo sono praticamente azzerati. Il rovescio della medaglia è che per affrontare il problema della de materializzazione bisogna fare un salto culturale che permetta di definire strettamente le regole aziendali cui i processi si attengono e ridurre, all’origine, le anomalie stabilendo regole e standard precisi con i propri partner. In questo modo l’intervento umano può essere ridotto a isolate eccezioni e quindi il ruolo dell’uomo è solo di tipo qualificato. 2) Innanzitutto eviterei di parlare di conservazione sostitutiva ma parlerei di conservazione digitale, perché il primo termine implica la sostituzione di un documento cartaceo, invece oggi ha più senso parlare di documenti che nascono, vivono e vengono conservati in maniera digitale. La conversione di documenti cartacei in immagini elettroniche sarà nel tempo sempre più marginale.La conservazione avviene tramite una serie di procedure che devono assicurare che i documenti siano autentici, integri e immodificabili. Ai singoli documenti o all’archivio, devono essere apposti dei contrassegni di autenticità ed eventualmente datati. Ai fini legali questi aspetti sono regolamentati e queste caratteristiche sono garantite dall’apposizione di firme elettroniche e riferimenti temporali opponibili a terzi. 4) Il workflow documentale è sostanzialmente la trasposizione elettronica dei tradizionali procedimenti. Un sistema di workflow permette di “trasportare” da un soggetto all’altro il focus delle azioni secondo le regole stabilite per quel particolare procedimento. Ha il vantaggio di ridurre i tempi morti di trasmissione delle pratiche da una scrivania all’altra ma può produrre risultati sbalorditivi se è progettato accuratamente per re ingegnerizzare i processi in funzione dell’uso di un sistema di workflow e non riproponendo semplicemente i processi basati su carta. È sempre opportuno rivedere i processi rifacendo le analisi del valore aggiunto prodotte dalle varie operazioni nel nuovo processo e non basarsi su quello vecchio. 6) I documenti sono una risorsa critica per la vita di un’organizzazione, sia per quanto riguarda l’operatività gestionale sia per quanto riguarda gli obblighi legali e fiscali, quindi un sistema documentale deve assicurare che questo patrimonio sia sempre accessibile e disponibile. Le aziende basano i loro processi sulle informazioni contenute nei documenti e quando questi non sono disponibili, si fermano. Policy di sicurezza che tengano conto della criticità dei contenuti trattati sono indispensabili, i dati devono essere replicati su sistemi o supporti custoditi al sicuro, devono essere predisposti opportuni sistemi di disaster recovery. I sistemi documentali offrono garanzie di sicurezza maggiori degli archivi cartacei. Per esempio gli archivi cartacei di solito non hanno una copia di backup e basta un’infiltrazione di acqua per rendere illeggibile annate di documenti cartacei.

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Impatto ambientale Quali vantaggi da un progetto di gestione documentale?

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L’infrastruttura storage in un progetto di gestione documentale: Che caratteristiche deve avere?

La sicurezza delle informazioni in un progetto di gestione documentale: Come garantirla? Quali sono i punti critici?