Enterprise Archiving - Archiviare Email E Documenti

www.docflow.com

Enterprise Archiving Archiviare e‐mail e Documenti   Nell’ambito della gestione documentale oggigiorno  si  ha  sempre  più  la  necessità  conformarsi  alle  normative  mantenendo  comunque  bassi  i  costi  di  gestione. Per fare questo le organizzazioni vedono  nell’Archiving la giusta soluzione.  Ormai  tutte  le  aziende  sono  inondate  da  documenti: scannerizzati, email, files in File System  o pagine Web, data files da Host o SAP che devono  trattare  tutti  i  giorni  con  politiche  e  regole  di  gestione che diano fiducia sia all’interno che verso  l’utente finale.   Occorre  quindi  prevedere  delle  soluzioni  che  consentano  di  mantenere  questi  documenti  secondo  la  normativa  vigente  e  fare  in  modo  che  tutti  gli  utenti  possano  accedere  ai  contenuti  desiderati  nel  momento  in  cui  ne  hanno  la  necessità.  […] 

White Paper

DocFlow Italia S.p.a. P.IVA: 11325150156 Centro Direzionale Milanofiori - Strada 4 Palazzo Q4 - 20089 Rozzano MILANO - Tel 02/57503366 Fax 02/57503369 - [email protected] www.docflow.com

www.docflow.com

INDICE   1. 

EXECUTIVE SUMMARY ....................................................................................................................2 

2. 

VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE ....................................................................................................3 

2.1  3.  3.1  4.  4.1  5. 

COSA SIGNIFICA ARCHIVIARE ...........................................................................................................3  EMAIL ARCHIVING...........................................................................................................................4  ARCHIVIAZIONE DEI PST ...................................................................................................................5  FILE SYSTEM ARCHIVING .................................................................................................................6  DOCUMENT MANAGEMENT ARCHIVING .........................................................................................6  SAP ARCHIVING...............................................................................................................................7 

5.1 

DATA ARCHIVING..............................................................................................................................7 

5.2 

OPEN TEXT LIVELINK ECM for SAP SOLUTION ..................................................................................8 

5.3 

DOCFLOW SYNERGY for SAP ARCHIVING .........................................................................................9 

6.  6.1  7. 

ARCHITETTURA OPEN TEXT ........................................................................................................... 11  ENTERPRISE LIBRARY ......................................................................................................................11  ARCHITETTURA DOCFLOW ............................................................................................................ 13 

7.1 

MASS MOVER .................................................................................................................................13 

7.2 

AIPA DOCS ......................................................................................................................................14 

8. 

CONCLUSIONI ............................................................................................................................... 16 

       

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 1    

www.docflow.com

1. EXECUTIVE SUMMARY Nell’ambito della gestione documentale oggigiorno si ha sempre più la necessità conformarsi alle normative  mantenendo comunque bassi i costi di gestione. Per fare questo le organizzazioni vedono nell’Archiving la  giusta soluzione.  Ormai tutte le aziende sono inondate da documenti: scannerizzati, email, files in File System o pagine Web,  data files da Host o SAP che devono trattare tutti i giorni con politiche e regole di gestione che diano fiducia  sia all’interno che verso l’utente finale.   Occorre  quindi  prevedere  delle  soluzioni  che  consentano  di  mantenere  questi  documenti  secondo  la  normativa vigente e fare in modo che tutti gli utenti possano accedere ai contenuti desiderati nel momento  in cui ne hanno la necessità.    L’archiviazione  è  diventata  strategica  e  di  primaria  importanza  nelle  organizzazioni  poiché  consente  di  perseguire  i  seguenti obiettivi.  Velocizzare  i  processi  di  business  ‐  come  pagamenti,  ordini,  attività  di  call  center  e  in  genere  tutti  gli  scenari  che  coinvolgono partner esterni.  Dare  supporto  alle  problematiche  di  conformità  ‐  recupero  delle  informazioni  per  contenziosi,  regole  per  l’integrità  dei controlli e report finanziari.  Definire politiche di retention ‐ l’archiviazione è la base per il Record Management.  Risparmio costi IT ‐ diminuzione dell’occupazione di Storage pregiati e politiche di ripristino dei dati automatiche.  Salvataggio del patrimonio di conoscenza aziendale ‐ che può essere messo a disposizione di tutti centralmente con le  corrette politiche di sicurezza.  Mantenere messaggistica rilevante ‐ conservare le email e le comunicazioni secondo la normativa vigente. 

Ma quali sono le tre parole chiave di un sistema di archiviazione?  CONNETTIVITA’:  occorre abilitare processi standard efficienti poiché l’archiviazione non ha nessun valore senza la  possibilità di accedere ai documenti archiviati. 

CONFORMITA’:  controllare i contenuti e ridurre i rischi. L’archiviazione riduce i rischi in diversi modi per esempio in  caso  di  distruzione  fisica  dell’originale,  cartaceo  o  elettronico,  si  ha  la  disponibilità  della  copia  in  archivio.  Oppure  riduce  il  rischio  di  non  essere  conformi  con  le  normative  vigenti.  Un  buon  sistema  di  archiviazione  consente  di  mantenere le informazioni per quanto tempo è necessario, e con il necessario controllo e cancellarle e distruggerle  fisicamente quando la normativa lo consente. I documenti archiviati possono essere cifrati al fine di non consentirne  la visione a chi non è in possesso delle chiavi necessarie questo per esempio può essere utilizzato per l’archiviazione  sicura di documenti riservati come cedolini. 

RISPARMIO:  ridurre  i  costi  di  gestione  e  mantenimento  dei  documenti  che  presentano  una  bassa  frequenza  di  accesso.     DocFlow  può  aiutare  le  aziende  a  fare  in  modo  che  queste  parole  chiave  entrino  a  far  parte  del  linguaggio  dell’organizzazione mettendo in campo la sua competenza acquisita negli anni nel Document Management e Process  Management  e  collaborando  nello  studio  e  realizzazione  di  soluzioni  di  archiviazione  a  livello  Enterprise.  Questo  White Paper fornisce alcune indicazioni in merito alle soluzioni che possono essere realizzate utilizzando prodotti ECM  Open Text o soluzioni DocFlow.  DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 2    

www.docflow.com

2. VANTAGGI DELL'ARCHIVIAZIONE Per ottenere un miglioramento in termini di performance, di costi e di controllo del sistema è necessario procedere  con  l'archiviazione  dei  documenti  e  dei  dati  che  non  vengono  più  utilizzati  nel  corso  dell'operatività  quotidiana.  In  questo  modo  rimangono  on  line  soltanto  i  dati  necessari.  Occorre  però  garantire  l'accesso  in  lettura  ai  documenti  archiviati quando diventa necessario consultarli.  In particolare, l'archiviazione persegue questi obiettivi:  •

miglioramento delle performance: la tempistica di accesso alla base dati viene notevolmente ridotta  

•

miglioramento  della  disponibilità  del  sistema:  una  library  più  ridotta,  infatti,  permette  di  gestire  backup,  restore, upgrade e riorganizzazione con un downtime minore  

•

miglioramento  dell'efficienza  nell'utilizzo  delle  risorse:  in  modo  particolare  CPU,  network,  hard  driver,  diminuendo i tempi e i costi di gestione del sistema in generale 

L'archiviazione  deve  garantire  la  possibilità  di  accedere  ai  dati  in  qualunque  momento  successivo  all'archiviazione  mediante  programmi  standard  di  lettura  e  offrire  un  ampio  range  di  opzioni  per    reperire  i  dati.  Deve  consentire  l'accesso  ai  documenti  attraverso  l'intero  processo  di  business  sia  che  i  documenti  risiedano  nel  database  sia  nell'archivio.  In merito alla protezione e alla sicurezza dei dati un sistema di archiving completo procede con la cancellazione fisica  dal database soltanto dopo controlli di tipo tecnico e funzionale che garantiscano la consistenza e la correttezza dei  file di archiviazione.    

2.1 COSA SIGNIFICA ARCHIVIARE L’archiviazione consiste nella rimozione fisica, dal database, dei dati non più utilizzati nelle funzionalità quotidiane e la  successiva  memorizzazione  degli  stessi  su  file  di  archivio  esterni  accessibili  in  lettura.  Il  processo  di  archiviazione,  infatti, si articola in fasi la cui successione è subordinata a controlli di tipo tecnico e funzionale.   Sulla base dell'esperienza maturata in vari contesti, DocFlow ha elaborato una metodologia di implementazione dei  progetti  da  Data  Archiving  che  utilizza  diversi  strumenti  derivanti  dallo  standard,  dalla  migliore  prassi  aziendale  e  dall'integrazione di prodotti standard con software complementari.  Tale metodologia viene applicata ai progetti dopo un attenta analisi dei pre‐requisiti tecnico funzionali e del contesto  di attuazione.  Nei capitoli seguenti facciamo un breve excursus sulle tecnologie di archiviazione per le diverse tipologie di documenti  e dati che normalmente sono presenti nelle organizzazioni aziendali.     

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 3    

www.docflow.com

3. E-MAIL ARCHIVING L’aumento negli anni, nel numero e nella dimensione, delle e‐mail e la loro sempre maggiore rilevanza per il business  hanno  visto  nascere  nelle  aziende  l’esigenza  di  realizzare  sistemi  di  gestione  e  archiviazione  che  consentano  di  ottimizzare spazi e costi e di avere delle politiche di sicurezza efficienti.   L’e‐mail è oggi un’Applicazione critica per tutti quelli che la utilizzano poiché contiene informazioni preziose e non è  più  una  semplice  comunicazione  informale.  Viene  usata  per  esempio  per  inviare  contratti,  ordini,  comunicazioni  ai  propri Clienti e i thread di e‐mail tengono traccia della storia delle contrattazioni.  Un  processo  di  archiviazione  efficiente  dovrà  considerare  diversi  elementi  per  raggiungere  i  risultati  desiderati  sintetizzati di seguito:   • riduzione dei costi di infrastruttura (storage)  • riduzione dei tempi di backup e restore  • disaster recovery e business continuity  • salvataggio copie locali (.pst)  • gestione delle policy di sicurezza centralizzata  Quindi una soluzione di e‐mail Archiving efficace deve risolvere i seguenti problemi:  • Crescita dei requisiti di storage  • Disaster recovery e continuità del servizio  • Inadeguate capacità di archiviazione  • Gestione/Invio allegati voluminosi  • Gestione dello storage per questioni legali  • Proteste degli utenti per lo spazio limitato delle caselle di posta  La soluzione Open Text ‐ Email Archiving per Microsoft® Exchange risolve i problemi sopra illustrati poiché minimizza  i costi di gestione e aumenta le performance della posta elettronica.  Consente  quindi  di  implementare  e  gestire  più  facilmente  le  email  fornendo  funzionalità  complete  che  possono  migliorare la governance delle informazioni e mitigare i rischi legali e normativi posti dalle email.  Una  caratteristica  importante  è  la  stretta  integrazione  con  la  funzionalità  di  “managed  folder”  di  Exchange  Server  2007 che consente agli utenti di organizzare i messaggi nelle cartelle personalizzate di Microsoft Office Outlook per  singoli dipartimenti, utenti o per funzioni sulla base dei requisiti della policy aziendale. L’applicazione di gestione delle  email  di  Open  Text  rafforza  l’ambiente  Exchange  Server 2007 in quanto permette alle organizzazioni di applicare le  loro  policy  di  gestione  dei  documenti  centralizzate  attraverso  cartelle  gestite  in  modo  trasparente.  Con  questa  applicazione, ogni messaggio eredita automaticamente la classificazione centralizzata del documento assegnata a una  cartella  quando  gli  utenti  effettuano  il  “drag&drop”  delle  email  in  quella  cartella.  In  base  alla  classificazione,  al  messaggio vengono assegnati una retention e un lifecycle appropriati.    

  DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 4    

www.docflow.com   Le funzionalità chiave di Livelink ECM ‐ Email Management for Exchange Server 2007™ includono:    • Archiviazione  automatica  o  interattiva.  Gli  utenti  possono  effettuare  facilmente  il  “drag&drop”  delle  email nell’archivio o il sistema può scannerizzare automaticamente le cartelle delle email e applicare regole  pre‐configurate di archiviazione e di gestione dei documenti.   • Percorsi di verifica Con un solo click, gli utenti possono controllare dettagli come ad esempio quando una  email  è  stata  cancellata  e  da  chi.  Questo  consente  di  tracciare  la  storia  delle  attività  relative  alle  email  ritenute importanti documenti di business.   • Complete  funzionalità  di  ricerca  che  consentono  ad  amministratori,  revisori  e  auditor  di  accedere  alle  mail archiviate velocemente e facilmente.  • Archiviazione  trasparente.  Le  e‐mail  archiviate  possono  essere  recuperate  accedendo  con  un  semplice  click  dall’archivio  e  gli  utenti  le  possono  così  modificare,  inoltrare  o  spostare  secondo  la  necessità.  Questo  consente agli utenti di accedere e di lavorare con le mail archiviate, allo stesso modo con cui utilizzano le mail  sul server.   • Possibilità  di  trasferire  facilmente  il  contenuto  delle  email  in  dispositivi  di  storage  più  economici,  in  modo che i clienti possano migliorare le prestazioni dei loro sistemi email e ridurre i costi di storage. 

• •  

Single  Instance  Archiving  dei  file  allegati.  Il  sistema  mantiene  una  sola  copia  dell’allegato  anche  se  presente in più email con un notevole risparmio di spazio.   Strumenti di amministrazione semplici. 

3.1 ARCHIVIAZIONE DEI PST I  file  PST  residenti  sui  Client  dei  dipendenti  spesso  provocano  problemi  poiché  è  molto  facile  perdere  informazioni  vitali a fronte di guasti al disco o in caso di portatili a fronte di smarrimento o furto.  È  quindi  indispensabile  prendere  in  considerazione  una  politica  di  centralizzazione  e  archiviazione  anche  di  questi  importanti documenti.    La soluzione prevede le seguenti funzionalità di archiviazione automatica dei file PST:    ƒ Scansione schedulata dei file‐system di rete per la ricerca dei file PST  ƒ Riconoscimento automatico dell’owner dei file PST  ƒ Processo di archiviazione schedulato   

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 5    

www.docflow.com

4. FILE SYSTEM ARCHIVING Come già accennato per le email anche il numero dei documenti elettronici che producono i Knowledge Workers sta  subendo un notevole incremento e questo impatta nelle attività quotidiane di gestione IT. Sono, ad esempio, sempre  più  richieste  attività  atte  a  fornire  lo  spazio  necessario  per  memorizzare  i  documenti  da  condividere  e  definire  le  politiche  di  sicurezza  adeguate.  Occorre  inoltre  caricare  i  Knowledge  Workers  dalle  attività  amministrative  dei  documenti e ridurre gli sforzi di backup e restore.  La  soluzione  di  Open  Text  di  archiviazione  dei  documenti  dal  File  System  si  basa  sul  prodotto:  Livelink  ECM  –  File  System Archiving. Questa soluzione consente l’archiviazione di un file o dell’intero File System e facilita il recupero  veloce in accordo con le politiche di sicurezza originarie.  Si possono quindi migrare i documenti fuori dal File system e sostituirli con hyperlink chiamati “shortcut”. Cliccando  sullo  shortcut  si  recupera  il  corrispondente  documento  archiviato.  Lo  Shortcuts  ha  la  stessa  posizione  e politiche di  accesso del file originale.    La soluzione apre le porte a diversi scenari secondo le esigenze dell’organizzazione che potrebbe decidere di mettere i  documenti  in  una  struttura  documentale  ben  definita  e  più  gestibile  del  File  System  e  all’esigenza  eliminarli  da  quest’ultimo.   Funzionalità:  •

Archiviazione  automatica  o  interattiva.  Regole  di  storicizzazione  configurabili  secondo  diversi  criteri  come  ad  esempio  la  dimensione  dei  file,  la  data,  il  folder,  ecc..  Alternativamente  archiviazione  interattiva  mediante un solo click dall’interfaccia del File System. 

•

Integrità  e  ammissibilità  del  contenuto.  L’archiviazione  su  supporti  non  riscrivibili  può  garantire  l’integrità del documento insieme alla possibilità di aggiungere marche temporali e firme.  

•

Eliminazione della ridondanza. Con l’archiviazione in singola istanza il sistema trova le istanze multiple del  documento e ne mantiene una sola versione. Questo riduce gli spazi dell’archivio. 

•

Ricerca. Ricerca full‐text attraverso i file system archiviati consolidando i risultati in un'unica lista. 

•

Ripristino  facile  dei  documenti.  I  documenti  possono  essere  rimessi  nel  file  system  originale  (o  in  una  nuova locazione) mediante il singolo click nei risultati della ricerca. Se si vuole si può sostituire lo shortcut con  il documento e eliminare la copia nell’archivio.  

L’ Archiving riduce significativamente i dati nel File Server e consente agli utenti di recuperare i files dai loro folders  originali nel File System. Il recupero dei files è intuitivo e non occorre software aggiuntivo sul client o sul File Servers. 

4.1 DOCUMENT MANAGEMENT ARCHIVING Come  abbiamo  visto  per  il  file  system  anche  i  documenti  nelle  librerie  del  document  management  richiedono  di  archiviare i documenti che hanno un livello di accesso molto basso al fine di velocizzare gli accessi ai documenti più  utilizzati.  Per esempio se volessimo archiviare documenti residenti in eDocs dobbiamo marcare i documenti come Read‐Only in  modo che il server di archiviazione sostituisca il documento con la stringa contenete l’indirizzo della posizione dove è  stato archiviato.   È possibile marcare come Read‐Only i documenti basandosi su delle regole definite mediante la realizzazione di tools  ad hoc. Nel capitolo otto vedremo nel dettaglio alcune di queste implementazioni realizzate da DocFlow.  DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 6    

www.docflow.com

5. SAP ARCHIVING   La  grande  mole  di  documenti  che  vengono  trattati  da  SAP  possono  essere  archiviati  in  un  sistema  di  document  management.  Occorre  quindi  realizzare  delle  soluzioni  che  in  modo  trasparente  storicizzano  i  documenti  nel  documentale e consentono di reperirli quando necessario. In più i documenti possono essere fruiti direttamente dal  documentale.  

 

5.1 DATA ARCHIVING L'elevato volume di transazioni e di anagrafiche immesse quotidianamente nel sistema SAP genera, con il passare del  tempo, una crescita esponenziale del database che crea problemi di memoria e di performance.  I tempi necessari ad effettuare i periodici backup crescono in continuazione e, in generale, la gestione dei dati è tanto  più critica quanto più consistente è il database.  Di conseguenza anche il tempo di accesso alla base dati viene progressivamente rallentato, soprattutto nel caso di  inquiry on line. D’altronde non è possibile limitarsi ad eliminare i dati, perché possono esserci vincoli sia legali sia di  business che impediscono la cancellazione dei dati e obbligano a conservarli per un periodo più o meno lungo.  La soluzione Data Archiving permette un'archiviazione selettiva di tali dati, mantenendo la possibilità di accedere agli  stessi secondo modalità predefinibili. 

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 7    

www.docflow.com Le soluzioni di Data Archiving permettono l'archiviazione dei dati di SAP al di fuori del database applicativo su supporti  permanenti  migliorando  in  questo  modo  le  performance  di  sistema  ed  assicurando  sempre  un  veloce  recupero  e  riutilizzo dei dati stessi dall'interfaccia di SAP.  Questi prodotti non incidono minimamente sulle funzionalità di SAP ma permette di ridurre notevolmente il carico del  database garantendo:  •

Prestazioni migliori del sistema che non è più appesantito da anni di dati accumulati  

•

La velocizzazione delle operazioni di Back‐up/Recovery 

•

La semplificazione delle operazioni di upgrade del sistema 

•

La  permanenza  delle  informazioni  nel  tempo  secondo  le  diverse  regolamentazioni  vigenti  per  le  differenti  tipologie di dati 

Key Benefits  •

Ottimizza i processi di SAP  

•

Riduce i costi operativi e di supporto ed il TCO  

•

Migliora i tempi di risposta del sistema  

•

Riduce i costi per il mantenimento di un’infrastruttura applicativa in continua crescita  

•

Riduce i rischi e supporta l'aderenza ai protocolli ed alle regolamentazioni  

•

Soluzione a basso rischio ed elevato ritorno  

Vediamo di seguito come Open Text e DocFlow hanno realizzato delle soluzioni di integrazione da SAP verso i sistemi  documentali utilizzando le funzionalità messe a disposizione da SAP mediante SAP ArchiveLink.   

5.2 OPEN TEXT LIVELINK ECM for SAP SOLUTION Livelink  for  SAP  Solutions  è  l'offerta  Livelink  ECM  che  estende  le  funzionalità  di  SAP  permettendo  di  gestire  e  archiviare in maniera sicura tutti i contenuti presenti nei sistemi SAP, sia dati che documenti, migliorando l'efficienza  dei processi e l'accesso controllato alle informazioni.   Livelink SAP Solutions ‐ Document Archiving permette di integrare, in modo completamente trasparente, i documenti  nel sistema SAP. Si tratta di uno strato software in grado di connettere SAP con appositi moduli di Livelink Enterprise  Suite utilizzando SAP Archive Link per archiviare e gestire:   •

Documenti in ingresso, scansioni di documenti cartacei, Fax, Documenti elettronici di diverso formato  

•

Documenti in uscita – documenti creati all’interno di SAP come ordini d’acquisto, fatture, documenti di  trasporto 

•

Print List generate da SAP system report  

•

SAP Data Archiving  

Tutte le operazioni si effettuano rimanendo all’interno dell’interfaccia standard SAP che accede direttamente a tutta  la documentazione legata ad ogni singolo processo di business.  Key Benefits  •

Ottimizza i processi di SAP (Verifica delle fatture, gestione ordini in ecc.)  

•

Riduce i costi operativi e di supporto ed il TCO   DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 8  

 

www.docflow.com •

Riduce i rischi e supporta l'aderenza ai protocolli ed alle regolamentazioni  

•

Archiviazione ottica inalterabile (ad esempio per la documentazione fiscale)  

•

Archiviazione in un formato standard (TIF o PDF)  

•

Elimina i rischi associati alla documentazione cartacea (orientamento al disaster recovery)  

•

Soluzione a basso rischio ed elevato ritorno    

5.3 DOCFLOW SYNERGY for SAP ARCHIVING DocFlow  basandosi  sulla  tecnologia  messa  a  disposizione  da  SAP  “SAP  ArchiveLink”  ha  realizzato  la  soluzione  di  integrazione con il documentale eDocs di Open Text denominata Synergy for SAP.  Questa soluzione gestisce ogni aspetto di integrazione tra il mondo SAP e il sistema di document management eDocs.  Di seguito lo schema architetturale della soluzione:   

Un documento che necessita di essere archiviato può essere inserito a sistema in modo differente in dipendenza dal  tipo, dalla sorgente e dal profilo utente:  •

mediante scansione centralizzata dalla “mail room” 

•

caricato dall’interfaccia Web del document management 

•

caricato dalla SAP‐Gui 

•

generato direttamente da SAP  DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 9  

 

www.docflow.com   Il sistema di document management è in grado di archiviare e trovare ogni documento utilizzando sia le sue interfacce  Web che la SAP‐Gui.   Synergy mette a disposizione le funzionalità di:    •

archiviazione e gestione dei documenti e dei processi di lavorazione in formato elettronico 

•

interfaccia utente web per la navigazione, ricerca e visualizzazione integrata con la UI del sistema SAP 

•

processo di registrazione documenti contabili (es. fatture) in modalità Simultanea, Differita o Anticipata con  notifica automatica e gestione delle code di lavoro utente 

•

acquisizione e protocollazione documenti entranti (fatture fornitori, ordini, …) con gestione dello stoccaggio  fisico 

•

cattura e generazione documenti uscenti da spool di stampa e report (fatture attive, avvisi pagamento, …) 

•

modellazione processi ERP specifici 

•

benestare fattura e Verifica Fatture 

•

archiviazione documenti conforme alle normative CNIPA 

   

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 10    

www.docflow.com

6. ARCHITETTURA OPEN TEXT Nella figura seguente viene illustrata l’architettura della soluzione Open Text che integra le componenti che abbiamo  illustrato in precedenza. 

    DocFlow è in grado di aiutare le organizzazioni a implementare queste soluzioni in toto o nelle singole componenti  d’interesse mediante la sua competenza nelle soluzioni e architetture Open Text.   

6.1 ENTERPRISE LIBRARY Diamo  di  seguito  una  breve  descrizione  degli  Enterprise  Library  Services  di  Open  Text  che  sono  la  componente  principale su cui si appoggiano le soluzioni di Open Text descritte nei capitoli precedenti.   Gli  Enterprise  Library  Services  di  Open  Text  forniscono  la  base  per  un  repository  unico  e  affidabile  che  offre  funzionalità  di  gestione  integrata  dei  documenti  e  dei  metadati.  Inoltre  capacità  di  archiviazione  e  ricerca  di  tutti  i  contenuti di business di un'organizzazione inclusi i documenti conservati in Microsoft Office SharePoint Server, nelle  applicazioni SAP, nei File System, nelle email e nei repository di contenuti di Open Text. I documenti possono essere  gestiti,  archiviati  e  conservati  in  modo  coerente  in  tutta  l'organizzazione,  sulla  base  di  un  ciclo  di vita definito dalle  normative in termini di conservazione e eliminazione dei documenti.  Possiamo ipotizzare due scenari di utilizzo:  •

uno dove conosciamo a priori il periodo di retention del documento e quindi possiamo impostare delle regole  preventive di archiviazione che, al verificarsi di determinate condizioni, archivieranno i documenti.  DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 11  

 

www.docflow.com •

L’altro dove il periodo di retention non è fisso e può variare durante il ciclo di vita del documento e quindi  l’archiviazione avverrà allo scattare di un evento o per mano dell’utente finale. 

  Gli Enterprise Library Services sono disegnati rispettando i principi SOA:  •

Riutilizzo: supporto ad applicazioni e interfacce multiple 

•

Modularità: vengono distribuite solo le componenti necessarie alla soluzione 

•

Consistenza: condivisione delle infrastrutture 

•

Ricerca: trova gli altri servizi disponibili 

•

Estensione: possibilità di estendere a piacere le funzionalità 

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 12    

www.docflow.com

7. ARCHITETTURA DOCFLOW Abbiamo  visto  nei  paragrafi  precedenti  come  Open  Text  fornisce  delle  soluzioni  complete  e  integrate  per  l’archiviazione a livello Enterprise.  Possono  comunque  esserci  anche  altre  soluzione  che  risolvono  i  problemi  di  archiviazione  e  rispondono  a  specifici   requisiti    utente.  È  il  caso  dei  prodotti  realizzati  da  DocFlow  per  rispondere  alle  richieste  degli  utenti  in  merito  all’archiviazione massiva.  Iniziamo  con  l’analizzare  la  soluzione  Mass  Mover  per  l’archiviazione  e  il  mantenimento  on  line  dei  documenti  e  proseguiamo  con  la  soluzione  XML  Docs  per  l’archiviazione  su  supporti  non  riscrivibili  e  il  mantenimento  dei  documenti off line.    

7.1 MASS MOVER La figura seguente mostra l’architettura di un sistema di archiviazione basato sul prodotto DocFlow Mass Mover:    

      FUNZIONALITA’     • Modulo lato Server, si occupa di spostare/copiare i file fisici dei documenti su nuovi supporti scelti dal Cliente  in modalità autonoma, trasparente e basata su regole.  • I documenti sono sempre indicizzabili e accessibili dalle applicazioni documentali.  • Non richiede nessun intervento manuale da parte dell’utente finale  • E’ configurabile per lavorare su diverse librerie (applicazioni) ognuna con i suoi parametri di configurazione.  DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 13    

www.docflow.com • E’ possibile definire due distinti File system di destinazione (se ne può usare uno per scopi di backup).  • Utilizza il campo PROFILE definito nella configurazione per il calcolo “dell’anzianità” del documento.  • E’ possibile limitare il numero di documenti da spostare per ogni ciclo.  • E’ possibile definire un ulteriore campo della PROFILE su cui viene scritta la data di spostamento.   • E’ impostabile per funzionare ad orari prestabiliti. (protezione dai backup)    Questa soluzione quindi consente di spostare documenti in maniera veloce e parametrica mantenendoli in linea  per le consultazioni utente.    

7.2 XML DOCS La figura seguente mostra l’architettura di un sistema di archiviazione basato sul prodotto DocFlow XML Docs:    

    FUNZIONALITA’    • Modulo lato Client che si occupa di marcare i documenti da archiviare secondo regole prestabilite   • Di prelevare i documenti dal file system  • Di effettuare copia del documento su supporto non riscrivibile come CD/DVD e inserisce nel file indice le  informazioni necessarie. (E’ possibile anche copiare su supporti riscrivibili come dischi esterni.)  • Eliminare il documento dal file system e dal DB del DM  • In caso di necessità il file indice può essere dotato di riferimento temporale e “firmato digitalmente” dal  “responsabile della conservazione” e quindi “marcato temporalmente”   • Per  le  funzionalità  di  visione  dei  documenti  archiviati  il  supporto  generato  contiene  un  browser  “autoreferenziante” in grado di cercare, visualizzare e controllare la validità dei documenti archiviati.   

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 14    

www.docflow.com

    • •

Il  dispositivo  CD/DVD  generato  contiene  una  apposita  applicazione  web  che  ne  permette  la  consultazione tramite un qualsiasi browser internet  L’applicazione permette operazioni come la ricerca puntuale del/dei documenti, la loro visualizzazione e  la verifica della firma apposta sul file di indice. 

 

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 15    

www.docflow.com

8. CONCLUSIONI  

Grazie alle funzionalità di Archiving le organizzazioni saranno in grado di gestire documenti, email e altre  informazioni aziendali che desiderano conservare.   Questo permetterà di applicare regole di archiviazione dei contenuti e gestione dei requisiti di conformità.  Le  organizzazioni  potranno  scegliere  fra  le  soluzioni  sopra  elencate  per  implementare  le  funzionalità  integrate di Records Management e Archiving di cui hanno bisogno evitando così i costi elevati associati al  mantenere un infrastruttura di storage che cresce esponenzialmente nel tempo.  I  servizi  di  Records  Management  e  Archiving  forniranno  agli  amministratori  la  possibilità  di  salvare  i  contenuti  su  sistemi  di  Storage  a  minor  costo  e  con  politiche  di  gestione  differenti  dipendenti  dalle  caratteristiche dei documenti e dalla normativa vigente.   Gli utenti finali non vedranno alcuna differenza tra i contenuti memorizzati su supporti differenti e quindi  l’impatto per quest’ultimi sarà limitato.   La conformità e il suo impatto sulle informazioni memorizzate è un problema sempre presente per i clienti.     L’offerta DocFlow garantirà loro un sistema per gestirla al meglio e per archiviare i contenuti attraverso una  soluzione  studiata  specificamente.  Fornirà  ai  clienti  un  percorso  rapido  e  economico  per  creare  una  soluzione a lungo termine che consenta di gestire e archiviare i contenuti.  Abbiamo  visto  che  esistono  diversi  scenari  di  Archiving  che  possono  essere  implementati  secondo  le  esigenze  dell’organizzazione,  DocFlow  può  aiutare  le  aziende  nel  valutare  quello  che  più  si  adatta  alle  proprie esigenze prendendo in considerazione sia le normative che le tecnologie.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐  15/04/09  ‐ Pag. 16