Docflow Eprocs: Correspondence Tracking

DOCFLOW EPROCS Protocol & Correspondence Tracking  Nowadays, companies’ official communications have reached high volume levels  and  the  multiplicity  of  the  channels  makes  their  management  very  complex.  While  in  the  past  such  communications  happened  only  through  the  mail  and  rarely  through  the  telegram,  today’s  transmission  channels  have  multiplied  including telex, fax and e‐mail.   Controlling  all  the  channels  has  become  more  and  more  difficult;  on  the  other  hand, the laws regarding the documents conservation have not changed, thus the  current interpretation impose the conservation of the originals received and the  copies of the ones transmitted.  This system makes the procedure really complex: it is more and more difficult to  preserve  information  coming  in  in  the  electronic  format  and  escaping  from  the  current procedures oriented to the paper format documents management in the  companies.  

  The huge amount of incoming and outgoing documents in the companies has to be managed in a complete way, in  order to:   

Check the incoming documents  Check the outgoing documents   Be sure not to lose the documents  Know the position of the original document   Be able, if necessary, to destroy the paper (with the AipaDocs module)  Check the internal and external communications flow  Ensure the documents confidentiality    Fulfil the obligations imposed by the civil code regarding the documents conservation  Fulfil the obligations related to the privacy law   

FUNCTIONAL COMPOMENTS  eProcsCT ensures the following:     

Acquire  the  documents  from  the  different  sources  Index  the  documents  for  a  rapid  search  based on a defined pre‐classification  Numerate the originals if in paper format  Classify  the  originals  in  a  file  in  order  to  consent a convenient processing    

Assign  the  documents  by  users  competence  and knowledge  Store the originals if not destroyed   

DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 [email protected] www.docflow.com

In  the  basic  version,  the  system  manages  simple  flows  of  approval  and  assignation;  the  advanced  version  manages  all  the  processing  with  complex  workflow,  including  the  entire  life  cycle  of  the  document  and  of  the  generated dossier (file).  The  process  flow  is  generated  using  a  specific  designer  application:  it  consents  to  indicate  the  process  status,  the  involved  actors  and  the  conditions  to  be  verified  in  order  to  produce a duty transfer.  Every  time  that  the  conditions  comply  (i.e.:  approval,  temporal  threshold  overcoming,  etc.)  the  system  provides  for  the  role  resolution  by  establishing  the  subjects qualified for the next steps.   The choice of using roles instead of people prevents a  change  in  the  procedure  description  anytime  that  there are variations among the staff.  The users that have to carry out an action, are advised  by a notification through e‐mail and find the file to be  evaded on their virtual “desk”.  Besides,  the  tool  can  be  used  for  the  forecast  of  the  work load, for the number of evaded files, of the ones  in process and of the frozen ones.   Furthermore,  the  company  can  create  simulations  in  order  to  determine  appropriate  organization  measures.       

FUNCTIONALITIES    The basic functionalities of the system are:   

Protocol  Marking   Acquisition  Association  Classification  Assignment  Deletion  Discard   

PROTOCOL    It is the basic function providing  the  fill  in  of  the  incoming  or  outgoing  document  description  chart.  

Useful data to be introduced for the search are: date  and  time  of  record,  protocol  number  assigned  by  the  system,  dispatcher  and  recipient,  object  of  the  document  and  number  and  description  of  possible  attachments.  At  the  end  of  any  single  operation  of  the  protocol  cycle, the appropriate user for the next operation will  be  designed,  along  with  possible  short  commentary  notes, unless different set up.  The  user  indicated  in  this  phase  will  visualize  the  document  in  his/her  job  area  list  and  will  be  able  to  proceed  to  the  required  step.  Once  the  operation  concluded, the author of the previous step will receive  a notification. 

  MARKING  Marking  operation  consists  in  putting  the  pressmark  related data on the received paper format document.  Data are printed either on the document directly or on  a label that will be stick on the document.  The system manages:  Printer pens   • Stickers  • Endorser  •   The  marking  can  be  done  before  or  after  the  acquisition  in  order  to  visualize  or  not  the  pressmark  on the document image.  If  the  user  does  not  acquire  the  marking,  the  system  provides the apposition of a watermark on the image,  a sort of an electronic stamp with the pressmark data.  Such  “stamp”  can  be  stored  with  the  document  or  restored only at the moment of the visualization.   

ACQUISITION  This program allows the document acquisition from a  scanner, a file, an e‐mail or a fax.  The  scanning  operation  can  be  done  singly  for  every  document,  with  a  scanner  linked  to the  work  station,  by  acquisition  batches  with  high  velocity  automatic  scanner or by external scan centres.  The program manages the primary documents as well  as the attachments.   

ASSOCIATION  It  provides  for  the  association  of  the  document  dossier  to  the  pressmark  data;  as  well,  it  provides  for  the  file  transformation  into  PDF  format in order to assure  the  future  reading  from  any work station.  The  document  file  origin  can  be  from  scanner,  from fax, from mail, from  file, etc,… 

DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 [email protected] www.docflow.com

Apart  from  the  document  converted  in  PDF  format,  the  program  also  stores  the  document  in  its  original  format,  in  order  to  allow  the  signature  check  whenever the document is digitally signed.   

CLASSIFICATION  The  classification  consists  in  assigning  the  document  to a dossier according to a classification plan decided  by  the  board.  A  classification  plan  can  be  defined  for  every protocol record  The dossiers opening and closing is allowed only to the  users having the authority for.  The dossiers can contain other dossiers and thus be of  any level number.  The dossiers can be:  • of general nature (document category)  • by object (physic or juridical matter)  • by  typology  of  represented  act  (duty  instructions, deliberations, etc.)  • of proceeding nature (practical)  • by procedure or matter     The  general  nature  file  is  a  static  container,  whereas  the  practical  nature  file  “moves”  among  the  organization units.  The  dossiers  can  be  opened  at  any  time.  Documents  can not be inserted in closed dossiers and the dossiers  can be broke down into sub‐dossiers or integrated.    The  file  constitutes  the  treatment  unit,  and  a  document  inserted  in  a  file  inherits  its  properties  as  well  as  the  assignments,  the  permissions  and  the  confidentiality levels, unless differently specified.   

ASSIGNMENT  The  assignment  “confides”  the  document  to  be  treated to a department or to a single employee.  The assignment operation provides for the notification  concerning  the  occurred  assignment  through  e‐mail  and provides for the necessary permissions needed by  the assignee/s to treat the document.  The  assignment  can  be  by  competence  or  by  acknowledgement.  The  assignment  by  competence  gives  the  competence  to  another  organizing  unit, 

whereas  the  assignment  by  acknowledgment  only  consents to access the documents in read‐only format.  The  assignment  can  be  rejected  by  the  assignee  for  different  reasons:  in  this  case,  the  document  goes  back to the previous assignee “desk”.  The  rejection  is  accompanied  by  an  explanatory  note  concerning the motivations.  The assignee that has visualized the work to be done  notifies the system.  If the assignee does not proceed with the work within  the  prescribed  time,  the  system  will  notify  the  operator that gave the assignment.   

ANNULMENT  Protocol  documents  can  not  be  modified  or  deleted,  therefore, in case of error, the documents have to be  annulled: annulment operation provides for the visible  marking of the document as annulled.  The annulment is notified to the assignees and has to  be operated by qualified users.   

DISCARD  After  the  closing  of  the  dossier  and  the  period  of  conservation  as  by  law  enacted,  the  documents  have  to  be  either  destroyed  or  transferred  to  another  archive  (i.e.:  the  Record  Office).  The  system  manages  the  maintenance  period  and  keeps  the  “discard  register” to manage these operations  Besides  the  operations  previously  described,  the  system consents a series of duty operations, such as:  • Operations log   • Registers opening and closing   • Electronic signature   • Time stamp   • Signatures verification   • Signed files visualization  • Emergency  Management  Copy  on  no  rewritable supports   • Electronic hash   • Controlled printing  • Archiving   • Email integration  • Organization chart  • Access control and Cryptography  

DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 [email protected] www.docflow.com

 

 

ARCHITECTURE    The whole solution is totally web based and does not require complex  management by the company IT department.    The  solution  is  modular  and  thus  consents  to  be  tailored  activating  only  the  needed  functionalities  without  overloading the system and easing end‐users learning. At the same time, the application can be extended with specific  plug‐ins that increase the offered functionalities.    Modules composing eProcs.CT    Protocol: it provides for the generation of progressive numbering according to multiple registers.  Document management: it consents the document and the data archiving.  Consultation module: it allows the access to the documents.  System  management  module:  it  allows  the  maintenance  of  the  reference  tables  for  all  the  system  components.  Electronic signature: it enables the electronic signature, the hash code calculation and possibly the document  cryptography according to the regulations.  Printer spool acquisition: documents printed from other systems can be automatically captured and converted  from  the  printing  spool.  An  optional  graphic  overlay  can  be  combined  with  the  text  to  generate  the  final  document.