Uas Ami.docx

UJIAN AKHIR SEMESTER MATA KULIAH PENGEMBANGAN DAN PERUBAHAN ORGANISASI PENGEMBANGAN DAN PERUBAHAN SISTEM REKAM MEDIS BERDASARKAN TEORI LEADING CHANGE MENURUT KOTTER DI TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN PUSKESMAS BANGUNTAPAN II KABUPATEN BANTUL

OLEH: RAHMI DAMAYANTI NIM 101614453061

UNIVERSITAS AIRLANGGA FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT PROGRAM MAGISTER PROGRAM STUDI ADMINISTRASI DAN KEBIJAKAN KESEHATAN MINAT MANAJEMEN KESEHATAN SURABAYA 2017

0

KATA PENGANTAR

Puji syukur alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah subhanahu wa taala karena berkat rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan ujian akhir semester Pengembangan dan Perubahan Organisasi Yankes yang berjudul ”Pengembangan Dan Perubahan Sistem Rekam Medis Berdasarkan Teori Leading Change Menurut Kotter Di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul” ini dengan baik. Adapun maksud dan tujuan kami dalam menyelesaikan tugas ini adalah untuk menambah pengetahuan kami mengenai materi tersebut. Kami ucapkan terimakasih kepada dosen pembimbing kami yang telah memberikan bimbingan pada kami, sehingga makalah ini dapat tersaji sesuai standar pendidikan di Universitas Airlangga Surabaya khususnya dalam mata kuliah Pengembangan dan Perubahan Organisasi Yankes. Akhir kata kami sampaikan terima kasih pada semua pihak yang terlibat dalam menyelesaikan tugas ini. Kritik dan saran selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Surabaya, 13 April 2017

Penyusun

1

A. LATAR BELAKANG Pelayanan Kesehatan adalah upaya yang diberikan oleh Puskesmas kepada masyarakat, mencakup perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pencatatan, pelaporan, dan dituangkan dalam suatu sistem (PMK 75 tahun 2014). Puskesmas sebagai salah satu pemberi pelayanan kesehatan dasar mewujudkan kesehatan masyarakat dengan biaya yang terjangkau. Institusi pelayanan kesehatan juga dituntut untuk meningkatkan kualitas dalam memberikan pelayanan yang memuaskan, diantaranya dengan meningkatkan mutu dari kegiatan pencatatan medis. Tinggi rendahnya mutu pelayanan kesehatan dapat dilihat dari lengkap atau tidaknya data perawatan yang tercantum dalam rekam medis. Perekam medis adalah mampu mengeevaluasi isi rekam medis dengan melaksanakan sistem pelaporan dalam bentuk informasi kegiatan pelayanan kesehatan dan merancang struktur isi dan standar data kesehatan, untuk pengelolaan informasi kesehatan (PMK 269 tahun 2008) Puskesmas harus dapat melaksanakan manajemen Puskesmas secara efektif dan efisien. Efektif yang berarti tujuan yang diharapkan dapat dicapai melalui proses penyelenggaraan yang dilaksanakan dengan baik dan benar serta bermutu, berdasarkan atas hasil analisis situasi yang didukung dengan data dan informasi yang akurat (evidence based). Sedangkan efisien artinya dapat memanfaatkan sumber daya yang tersedia untuk dapat melaksanaan upaya kesehatan sesuai standar dengan baik dan benar, sehingga dapat mewujudkan target kinerja yang telah ditetapkan (pmk 44 tahun 2016) Puskesmas dipimpin oleh seorang Kepala Puskesmas yang bertanggungjawab atas seluruh kegiatan di Puskesmas (PMK 75 tahun 2014). Kepala Puskesmas yaitu harus mampu membuat perencanaan yang disusun melalui pengenalan permasalahan berdasarkan data yang akurat agar dapat mengarahkan upaya kesehatan dalam mencapai sasaran dan tujuannya. Mengingat ketersediaan sumber daya yang terbatas, maka pelayanan kesehatan harus tetap dapat dilaksanakan dengan baik. Puskesmas mempakan unit pelaksana teknis kesehatan di bawah supervisi Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Secara umum, Puskesmas memberikan pelayanan preventif, promotif, kuratif sampai dengan rehabilitatif baik melalui upaya kesehatan perorangan (UKP) atau upaya kesehatan masyarakat (UKM) (winda at al, 2014). Tugas Puskesmas sebagai penyelenggaraan UKM tingkat pertama. Dalam menjalannkan tugasnya Puskesmas berwenang untuk melaksanakan komunikasi, informasi, edukasi, dan pemberdayaan masyarakat dalam bidang kesehatan, 2

melaksanakan

peningkatan

kompetensi

sumber

daya

manusia

Puskesmas;

melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap akses, mutu, dan cakupan Pelayanan Kesehatan (PMK 75 tahun 2014).

B. DATA MASALAH Berdasarkan data yang diperoleh dari puskesmas Banguntapan II pendaftaran pasien menggunakan formulir pendaftaran yang harus diisi langsung oleh pasien. Kendalanya adalah tidak semua pasien bisa menulis, sehingga petugas pendaftaran yang menuliskan formulir tersebut. Konsep rekam medis di Puskesmas Banguntapan II menggunakan family folder sehingga di dalam satu berkas rekam medis terdapat beberapa dokumentasi riwayat penyakit anggota keluarga sehingga dapat diketahui tingkat kesehatan keluarganya. Bagian rekam medis rawat jalan khususnya bagian pendaftaran, ditemukan permasalahan antara lain pasien berobat tidak membawa kartu, sehingga petugas harus mencarikan nomor rekam medis dan nama kepala keluarga (KK) di buku register pendaftaran pasien baru atau di dalam database yang telah diinput dalam software microsoft excel di komputer pendaftaran, namun database yang ada di komputer belum lengkap sehingga sebagian data harus dicari dengan menggunakan buku register pendaftaran pasien baru. Hal ini sangat memakan waktu yang sangat lama sehingga sering kali petugas pendaftaran membuatkan nomor baru atas nama pasien (nama KK) tersebut, sehingga terjadi pendobelan nomor atas nama KK yang sama. Rekam kesehatan keluarga/family folder memuat catatan kondisi kesehatan keluarga yang meliputi anggota keluarga beserta statusnya termasuk keadaan lingkungan dan kebiasaan keluarga tersebut. Jika nomor rekam medis atau nomor KK lebih dari satu maka konsep family folder tidak akan terpenuhi karena berkas pasien akan tercecer menjadi beberapa folder. Permasalahan lain yang ditemukan di bagian pendaftaran adalah keterbatasan petugas yang berkompeten untuk mengentry data pada aplikasi sistem informasi kesehatan sehingga pengentryan data di bagian pendaftaran belum optimal. Dengan adanya kendala yaitu entry data yang belum optimal, maka hasil dari pengentryan itu sendiri belum bisa digunakan sebagai output yang valid untuk dijadikan laporan kunjungan di bagian pendaftaran sehingga dalam pelaporannya masih menggunakan manual dan memakan waktu yang lama.

3

Sistem rekam medis di Puskesmas Banguntapan II adalah sistem pelayanan satu pintu adalah pelayanan yang dilakukan di satu loket yaitu pendaftaran dan berakhir di satu loket pula yaitu kasir. Masalah yang ada pada sistem rekam medis di tempat pendaftaran pasien rawat jalan Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul adalah 1. sumber daya manusia berjumlah 3 orang yang terdiri atas petugas rekam medis, perawat dan fisioterapi dengan penjadwalan sift pagi dan siang. 2. Pembiayaan Adanya anggaran biaya untuk sistem informasi dan rekam medis sebesar 7% dari total biaya tariff retribusi pasien. 3. Pengadaan Tidak terpenuhinya kebutuhan barang yang diajukan oleh tim pengadaan barang. 4. Prosedur Tidak adanya Standart Operating Prosedure (SOP), prosedur kerja dan instruksi kerja 5. Komputer Terdapat 1 buah computer dengan aplikasi e-Health yaitu aplikasi yang diberikan oleh Depkominfo dengan PT Eksindo sebagai

pihak

pendampingan sistem informasi di puskesmas dengan keterbatasan sumber daya untuk menjalankan program e-Health. 6. Pengguna jasa Semua pasien yang berobat rawat jalan di Puskesmas Banguntapan II mendaftarkan diri dengan cara mengisi form pendaftaran, terkadang dibantu oleh petugas untuk melengkapinya. Pasien tidak membawa kartu dan petugas harus mencari di buku rekam medis.

C. PENGEMBANGAN DAN PERUBAHAN SISTEM REKAM MEDIK MENURUT KOTTER Melihat kondisi ini, perlu adanya sebuah perencanaan sistem rekam medis di bagian pendaftaran sebagai dasar pengambilan keputusan untuk sebuah perubahan yang akan membantu meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di Puskesmas Banguntapan II. 4

LANGKAH PERUBAHAN JOHN P. KOTTER Perubahan tidak selalu dinilai menjadi sesuatu yang positif bagi sebagian besar karyawan. Namun, ketika membicarakan suatu implementasi perubahan, hal tersebut menjadi sesuatu yang penting. Tujuan utama dari metode perubahan Kotter ini adalah untuk membantu organisasi mencapai kesuksesan dalam mengimplementasikan adanya suatu perubahan. Delapan langkah tersebut adalah sebagai berikut: 1. Increase urgency Mengidentifikasikan kebutuhan akan perubahan, dengan menciptakan sesuatu yang mendesak. Ini merupakan langkah pertama, karena bagian ini menyadarkan karyawan akan kebutuhan dan pentingnya suatu perubahan. Dibantu dengan menjabarkan proses input-proses-output untuk mengidentifikasikan suatu masalah Input-Proses-Output Rekam Medis di Puskesmas i.

membuat Input – Proses – Output bagian rekam medis

INPUT

PROSES

OUTPUT What

Man : Who Money : What Metode : How, When, Why, Where Material’s : what Machine : What

5

Input Proses Man - Pengumpulan - Sumber daya pencatatan data manusia yang ada - Penyimpanan data bertugas di bagian - Penggunakan sistem rekam medik - Latar belakang pendidikan Money - pembiayaan yang mendukung sistem rekam medis termasuk kebutuhan pendaftaran, pemeliharaan alat, dll Metode - kebijakan di bagian pendaftaran Market - pasien yang berobat di rawat jalan tidak semua pasien bisa menulis sehingga petugas pendaftaran membantu mengisikan form pendaftaran. Machine - Komputer - sistem informasi kesehatan dengan aplikasi E-Health

Output Laporan Kepuasan Pasien

ii. Menggunakan metode USG untuk menentukan masalah urgensi: Metode USG merupakan salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode teknik scoring. Proses untuk metode USG dilaksanakan dengan memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan masalah yang dihadapi, serta kemungkinan bekembangnya masalah tersebut semakin besar. Hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 6

1. Urgency, yaitu dilihat dari tersedianya waktu, mendesak atau tidak masalah tersebut diselesaikan. 2. Seriousness atau tingkat keseriusan dari masalah, yakni dengan melihat dampak masalah tersebut terhadap produktifitas kerja, pengaruh terhadap keberhasilan, membahayakan system atau tidak. 3. Growth atau tingkat perkembangan masalah yakni apakah masalah tersebut berkembang sedemikian rupa sehingga sulit untuk dicegah. No 1. 2. 3.

4.

Masalah

Nilai Kriteria U S G 4 4 5

Belum adanya SOP kegiatan pendaftaran Pasien tidak biasa baca tulis Sistem komputerisasi belom berjalan baik dalam hal pengelolan dan penyimpanan data. SDM di rekam medis

Total 60

5

4

4

80

3

5

3

45

2

3

2

50

Dengan metode USG maka dapat disimpulkan mana yang akan menjadi masalah paling mendesak di Puskesmas tersebut. 2. Build the guiding team Tugas Kepala Puskesmas untuk memperbaiki SDM dengan cara job enrichment. Petugas tanpa kompetensi rekam medic, dapat dianggarkan untuk pelatihan rekam medis untuk memperbaiki sistem pelayanan. Lalu, menyusun tim untuk mendukung dan dipimpin oleh kepala bagian rekam medis yang mempunyai kompetensi bagian rekam medis sebagai upaya perubahan. Langkah selanjutnya membangun tim kerja rekam medis dengan koalisi yang terdiri dari petugas dari berbagai divisi dan posisi agar saling mengandalkan antara satu dengan yang lainnya. 3. Get the vision right Visi puskesmas banguntapang II ”Menjadi Puskesmas yang unggul, bermutu & terjangkau sehingga menjadi kebanggaan masyarakat dalam mewujudkan kecamatan Banguntapan sehat

7

Bentuk suatu visi

dan strategi untuk membantu mengarahkan upaya

perubahan dan mengembangkan inisiatif. Adanya visi yang jelas akan membantu setiap orang memahami dengan baik apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan jangka waktu yang telah disepakati. Ide-ide hasil pemikiran para karyawan dapat turut diikutsertakan dalam visi tersebut, sehingga para karyawan akan mampu menerima visi dengan cepat. Misalnya membuat misi untuk rekam medis : Terselenggaranya sistem rekam medis yang berkualitas dalam tercapainya kepuasan pelayanan.” 4. Communicate for buy-in Mengkomunikasikan secara mudah dan mengulang-ulang suatu visi terhadap seluruh petugas. (shared vision) dapat setiap pagi saat apel atau saat pertukaran sift agar dapat meningkatkan komitment dan kerelaan. Pembicaraan berlangsung secara two-way tidak hanya mendengar namun memberikan umpan balik agar setiap petugas mampu memahami visi. Membangun komunikasi yang baik antar petugas dan pasien untuk menghilangkan form pendaftaran agar dapat terciptanya pelayanan yang cepat, tepat untuk menyelesaikan masalah pasien yang tidak bias baca tulis. Ini dapat meningkatkan kepuasan pada pelayanan.

5. Empower Action Munculkan tindakan nyata dengan menghilangkan semua hambatan untuk mengubah sistem maupun struktur yang hanya akan menimbulkan ancaman terhadap upaya pencapaian visi. Memberikan reward terhadap petugas yang mampu memberikan inspirasi, membangun rasa percaya diri dan optimis dalam perubahan organisasi. Umpan balik mampu memberikan perubahan yang baik terkait diskusi mengenai visi.

Umpan balik berupa Pembicaraan ide-ide kreatif yang dapat

digabungkan dan diimplementasikan dalam proses. Menghilangkan Barier seperti menghilangkan boss barrier yang artinya menghilangkan gap antar boss dan karyawan 6. Create Short-Term Wins

8

Menciptakan, dan mengevaluasi dengan cara merayakan keberhasilan kecil seperti pemberian reward maupun besar untuk dikorelasikan dengan hasil akhirnya. Tujuan jangka pendek perlu diciptakan untuk membuat karyawan memiliki opini yang jelas tentang perubahan yang terjadi. Cara ini dapat memberikan motivasi petugas dan berdampak terhadap target perubahan untuk mencapai tersebut menunjukkan bahwa organisasi telah mengalami perubahan. 7. Don’t Let Up Dengan mendatangkan seorang yang ahli dan berkompeten untuk memberikan pengayaan dan pelatihan terhadap petugas agar petugas di puskesmas lebih memahami sistem komputerisasi, dan mebuat jadwal konsultasi terhadap dinkes. 8. Make it Stick Dengan membuat kibajakan dan Standar Oprasional Prosedur untuk dijadikan ajuan petugas dalam melaksanakan tugasnya dan dibuat secara resmi yang artinya ada dalam Surat Keputusan. Memberikan kepercayaan atau memilih pimpinan untuk terus mengawasi berjalannya tugas dan melakukan evaluasi berkala. Ini akan memberikan dampak pada budaya kerja petugas untuk memperbaiki pelayanan di puskesmas terutama di bidang rekam medis tempat pendaftran pasien untuk memperoleh kepuasan. Memberikan Punisment terhadap petugas yang melanggar agar perubahan dapat terus dijalankan. Menurut Kotter bahwa perubahan tidak datang dengan sendirinya dan hanya akan menjadi bagian dari budaya perusahaan apabila telah menjadi bagian dari inti organisasi. nilai-nilai dan standar yang ditetapkan harus sesuai dengan visi baru dan harus ada dukungan dari perilaku karyawan.

9

Daftar Pustaka Kemenkes RI. 2014. Permenkes RI No 75 Tahun 2014 tentang puskesmas. Jakarta: Kemkes RI Menkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis. Jakarta : Kemkes RI Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas. Jakarta Yuli. 2011. Perencanaan Sistem Rekam Medis Berdasarkan Input Dan Proses Di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan Ii Kabupaten Bantul. Yogyakarta : Jurnal Kesmas

10