Siklus Pembelian.docx

MAKALAH SIKLUS PEMBELIAN UNTUK MEMENUHI MATA KULIAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Disusun oleh kelompok 8

Adriaus Toding

17304006

Alicia Kambey

17304015

Franko Parengkuan

17304078

Vincent Pandoh

17304071

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI UNIVERSITAS NEGERI MANADO 2019

KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan kemudahan bagi kami sebagai penulis untuk dapat menyelesaikan tugas ini tepat pada waktunya. Makalah ini merupakan tugas dari mata kuliah SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, yang mana dengan tugas ini kami sebagai mahasiswa dapat mengetahui lebih jauh dari materi yang diberikan oleh desen. Dengan harapan makalah ini dapat bermanfaat, maka kami sebagai penulis mengucapakan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan makalah ini. Akhir kata kami ucapkan terima kasih. Saran dan kritik yang membangun dengan terbuka kami terima untuk meningkatkan kualitas makalah ini.

Tondano, 26 Maret 2019

Penulis,

DAFTAR ISI Halaman Judul .............................................................................................. Kata Pengantar .............................................................................................. Daftar Isi .......................................................................................................

i ii iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ............................................................................ B. Tujuan ......................................................................................... C. Rumusan Masalah .......................................................................

4 4 4

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Defenisis Siklus Pembelian...................................................................... 5 2.2 Prosedur Pembelian Tunai ...................................................................... 5 2.3 Flowchart Pembelian Tunai .................................................................... 6 2.4 Prosedur Pembelian Tunai Berdasarkan inisatif perusahaan .........................6 2.5 Flowchart pembelian Tunai Berdasarkan Inisiatif perusahaan ......................8 2.6 Prosedur Pembelian Tunai Berdasarkan Penawaran Supplier .......................9 2.7 Flowchart Pembelian Kredit Berdasarkan Inisiatif Perusahaan .....................10 2.8 Flowchart Pembelian Kredit Berdasarkan Inisiatif Perusahaan……………..12 BAB III PENUTUP Kesimpulan .......................................................................................

13

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................

14

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di era globalisasi seperti sekarang ini, perusahaan dituntut untuk tepat, cermat, dan cepat. Keputusan yang tepat dan cermat memberikan dampak yang signifikan terhadap kemampuan daya saing perusahaan. Persaingan yang semakin ketat menuntut manajer memanfaatkan informasi untuk keputusan manajerialnya. Untuk itu, manajer membutuhkan sebuah sistem informasi yang akan mengumpulkan semua data-data yang diperlukan. Salah satu informasi terpenting yang dihasilkan oleh sistem informasi tersebut adalah informasi keuangan yang berupa laporan-laporan keuangan. Pembelian merupakan proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut dengan Pengadaan barang. Tujuan utamanya adalah untuk memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. Terlepas dari memastikan bahwa perusahaan mempunyai persediaan bahan tanpa henti, adalah fungsi dari pembelian untuk memastikan bahwa ada keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan dapat mempertahankan posisi labanya sepanjang menyangkut biaya bahan. Pembelian juga didefinisikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya dengan mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan.

1.2 TUJUAN - Tujuan dari pembahasan dalam makalah ini di harapkan bisa membantu pembaca untuk mengetahui hal-hal SIA dalam Siklus Pembelian

1.3 RUMUSAN MASALAH - Apa itu Siklus Pembelian…? - Penjelasan Prosedur Pembelian Tunai…? - Apa itu Flowchart Pembelian Tunai…? - Mnegetahui Prosedur Pembelian Tunai Berdasarkan inisatif perusahaan…? - Jelaskan Flowchart pembelian Tunai Berdasarkan Inisiatif perusahaan….?

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Definisi Siklus Pembelian Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalam suatu organisasi. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem pembelian atau suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit maupun secara tunai di dalam suatu organisasi / perusahaan yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada management dan menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Dalam pembahasan kali ini, siklus pembelian terdiri atas :    

Pembelian Tunai berdasarkan penawaran supplier Pembelian Tunai berdasarkan inisiatif perusahaan Pembelian kredit berdasarkan penawaran supplier Pembelian kredit berdasarkaninisiatif perusahaan

2.2 Berikut merupakan Prosedur Berdasarkan Penawaran Supplier :

Pembelian

Tunai

1. Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag pembelian. 2. Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang. 3. Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian. 4. Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin 5. Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian 6. Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.

7. Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian. 8. Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang beserta faktur kepada bagian gudang 9. Bagian gudang menerima barang dan faktur dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta faktur. 10. Bagian keuangan melakukan pembayaran berdasarkan atas SOP, laporan penerimaan barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke supplier . 11. Supplier setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang dikirimkan ke bagian keuangan. 12. Bagian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas tersebut bagian keuangan membuat laporan pemeblian tunai rangkap 2, lembar pertama kan disimpan sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan ke pemimpin.

2.3 Berikut merupakan Flowchart Berdasarkan Penawaran Supplier :

Pembelian

Tunai

2.4 Berikut merupakan Prosedur Berdasarkan Inisiatif Perusahaan :

Pembelian

Tunai

1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip. 2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH. 3. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian)dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan. 4. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, makaSDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal. 5. BerdasarkanSDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip. 6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dariBagianPembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang. 8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan Faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. 9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2dan, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang. 10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan melakukan pembayaran kepada Bagian Supplier. 11. Bagian Supplier menerima uang dari Bagian Keuangan. Supplier membuat Faktur Lunas rangkap 2. Lembar ke-1 dikirmkan ke Bagian Keuangan dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 12. Bagian Keuangan menerima faktur lunas. Berdasarkan faktur lunas tersebut, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembayaran Tunai rangkap 2. Lembar ke-1 dikirimkan ke Pimpinan dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.

2.5 Flowchart Pembelian Perusahaan :

Tunai

Berdasarkan

Inisiatif

2.6 Prosedur Pembelian Kredit Berdasarkan Penawaran Supplier 1. Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag pembelian. 2. Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang. 3. Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian. 4. Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin 5. Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian 6. Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip. 7. Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian. 8. Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang dan faktur ke bagian gudang. 9. Bagian gudang menerima barang dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta dengan faktur. 10. Bagian keuangan membuat laporan pembelian kredit rangkap 2 berdasarkan SOP,faktur dan laporan penerimaan barang. Laporan pembelian kredit lembar pertama akan disimpan sebagai arsip dan laporan keuangan kedua akan dikirmkan ke pemimpin

2.7 Flowchart Pembelian Kredit Berdasarkan Penawaran Supplier :

2.8 Berikut merupakan Prosedur Berdasarkan Inisiatif Perusahaan :

Pembelian

Kredit

1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian, danl embar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip. 2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH. 3. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan. 4. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal. 5. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip. 6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang. 8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. 9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang. 10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar pertama diserahkan ke Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.

2.9

Flowchart Pembelian Kredit Berdasarkan Inisiatif Perusahaan :

p03

BAB III KESIMPULAN Bahwa setiap transaksi pembelian yang terjadi wajib dikontrol dengan cara persetujuan atas transaksi pembelian dilakukan oleh pihak-pihak yang ditunjuk oleh Direksi melalui suatu Surat Keputusan. Selain itu, dengan menrapkan prosedur diatas maka diharapkan kualitas dan kesesuaian barang yang diterima adalah terjamin kualitasnya karena melalui proses pemeriksaan berlapis, mulai dari pemeriksaan secara dokumen dan pemeriksaan secara fisik oleh petugas gudang. hal ini untuk menghindari barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan. Dari gambaran prosedur pembelian yang dijelaskan diatas diharapkan pembaca dapat memahami dan dapat menerapkan aplikasinya pada perusahaannya. Prosedur diatas dapat mengatur proses pembelian barang berjalan efektif dan diharapkan perusahaan dapat memperoleh barang yang dibutuhkan secara tepat baik secara kuantity dan kualitas.catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

DAFTAR PUSTAKA Mulyadi.2010.Sistem Akuntansi.edisi 3.jakarta:Salemba Empat. Mulyadi. 2001. “Sistem Akuntansi”. Jakarta : Salemba Empat

Mardiasmo. 1994. Akuntansi Biaya. Yogyakarta: Andi Offset.

Indrajani, Ananlisi dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Hutang Usaha, Jakarta : 2007, hal 85