Pva Informe Final Practica 225.docx

Universidad Católica del Norte Facultad de Ciencias Departamento de Ciencias Farmacéuticas Química y Farmacia

INFORME DE PRÁCTICA CURRICULAR PRELIMINAR

Paulina Valderrama Araya Alumno en práctica

QF Loreto Pizarro Pérez Supervisor de práctica

QF Sebastián Arenas Arenas Encargado de práctica

Antofagasta 05 de marzo de 2018

Práctica Curricular Preliminar

INTRODUCCIÓN

La presente actividad fue desarrollada dentro de las dependencias de una farmacia privada ubicada en el sector norte de la ciudad, la cual tuvo inicio el día 11 de enero del 2018 y que concluyó el 8 de febrero de este, considerando un total de 180 horas cronológicas. El establecimiento elegido fue el local 225 de Farmacias Cruz Verde2 y la supervisión de la práctica preliminar estuvo a cargo la Químico Farmacéutico (QF) Loreto Pizarro Pérez. Dentro del periodo comprendido se presentaron múltiples tareas, como lo son la atención a público, recepción de pedidos, quehaceres administrativos y contables, supervisión de medicamentos controlados, políticas de vencimiento, inventario, etc.1

Descripción de la empresa -

Nombre o razón social: Farmacias Cruz Verde S.A.

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RUT: 89.807.200-2

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Dirección postal: Casa Matriz, Av El Salto # 4875, Huechuraba.

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Sucursal donde se realizó la práctica: Sucursal 225. Av Pedro Aguirre Cerda 9400, Local 17, Antofagasta.

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Sitio Web: www.cruzverde.cl

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Teléfono: 55- 2236072

OBJETIVOS Los principales objetivos del desarrollo de esta práctica curricular fueron:  Participar activamente en todas las atenciones y consultas del paciente al químico farmacéutico.  Desarrollar actividades relacionadas a la recepción y almacenamiento de medicamentos basados en el código sanitario.  Adquirir aptitudes y herramientas afines a la profesión para cumplir con un perfil completo y óptimo. Paulina Valderrama Araya / 18.502.747-3

Práctica Curricular Preliminar  Conocer el funcionamiento legal y administrativo de la farmacia.  Conocer las patologías GES más frecuentes y el rol de la farmacia privada.  Diferenciar, conocer e identificar los distintos laboratorios y bioequivalentes disponibles.

ORGANIGRAMA Gonzalo Durán Gerente general José Larrondo Gerente Sucursales

Fabián Soto Subgerente Zona norte y V región

Yamir Jude Jefe zonal

Local 225

QF Juan Malqui DT

QF Loreto Pizarro

Bodegueros

Auxiliares

Guardias

DESCRIPCIÓN DEL ÁREA El local tiene tres secciones notoriamente delimitadas; oficina, sala de ventas y bodega, siendo los dos lugares primeramente mencionadas en donde se realizaron las actividades de la práctica. A continuación, se mencionará la descripción física de estas áreas y espacios, dando una breve reseña de las actividades específicas que se realizan en cada una de ellas.

Oficina del Químico Farmacéutico Consiste en una habitación delimitada y con vista parcial hacia la sala de ventas, que se comprende de: un escritorio, dos computadores (uno utilizado por el farmacéutico y otro por la persona administrativa), impresora, muebles de estantería donde se mantienen los documentos del personal y los documentos legales propios de la farmacia, otro estante que se mantiene con llave donde están los medicamentos controlados junto con el libro de

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Práctica Curricular Preliminar controlados correspondiente. Además, un estante anexado donde se mantienen los medicamentos de recetario magistral. En esa parte de farmacia se realiza el manejo y revisión de documentos contables como traspasos, anulaciones y guías de despacho. También se revisan los comprobantes y documentos tipo DICC, CID y vouchers. Conjuntamente, el conteo de dinero en sencillo, la recaudación de remesas diarias, y la recepción y envío de dinero con la empresa PROSEGUR. La organización de los turnos de cada auxiliar se programa en oficina del químico farmacéutico y en caso de inasistencias, licencias médicas y vacaciones los papeleos y trámites necesarios, son responsabilidad de éste. En asuntos de medicamentos y productos, aquí se realizan los inventarios, manteniendo en existencia de productos para traspaso, pedidos especiales o que el inventario general estuviera siempre actualizado y cuadrado. Otra actividad fundamental se hace en la oficina es la del control, registro, y dispensación de medicamentos con control de stock (psicotrópicos y estupefacientes), lo que involucra, a su vez, revisión y el manejo de recetas retenidas y recetas cheque.

Sala de ventas Lugar de acceso público, amplio que cuenta con un extenso mesón y con distintos puntos de ventas separados entre sí y equipados con computadores, donde los auxiliares realizan sus actividades. La sala también cuenta con dos módulos, uno de productos dermatológicos y otros de productos cosmetológicos. También hay una serie de góndolas donde se organizan y distribuyen productos de primeros auxilios, aseo personal, perfumería, pañales, etc. Además, cuenta con un termómetro y una guía para llevar registro de la temperatura de cada día, según jornada de mañana y tarde. La actividad que realiza aquí el farmacéutico es principal y fundamentalmente, la atención farmacéutica, aunque también se pueden realizar ajustes de inventario y stock en los puntos de venta.

DESCRIPCIÓN DE LO REALIZADO Se realizaron actividades de atención farmacéutica, tareas administrativas necesarias para el buen funcionamiento de la farmacia y dispensación y manejo de medicamentos controlados (psicotrópicos y estupefacientes) en todo momento bajo la supervisión del farmacéutico tutor. Paulina Valderrama Araya / 18.502.747-3

Práctica Curricular Preliminar Las farmacias Cruz Verde utilizan programas para su correcto funcionamiento, y el principal software se llama BackOffice® el cual, junto con otras aplicaciones para inventarios, recepción y devolución de pedidos, y movimientos internos y que, para su uso, requiere de un código y contraseña para la identificación de cada QF.

Inventarios Diariamente, a primera hora se realizan dos listas de inventarios para entregar a los auxiliares: uno es el inventario de productos de la farmacia, en donde se escogen al azar, productos y medicamentos existentes en la farmacia para luego contarlos y posteriormente el QF revisa el inventario en el sistema, por medio del BackOffice, para corroborar la información y luego registrar el inventario en el punto de venta (POS) con la cantidad exacta de unidades de los productos contados. El segundo inventario es el de los anticonceptivos y se realiza el mismo procedimiento.

Boletas DICC, CID y Voucher Durante las ventas, se imprimen boletas en el POS, pero existen unas boletas especiales que sólo se imprimen bajo las siguientes condiciones:  DICC: Cuando un cliente compra medicamentos por medio de convenios.  CID: Cuando se compra productos con descuentos.  Voucher: Cuando se compra con el RUT de una empresa.

Se deben contar y cerciorar de que la cantidad de DICC y CID sean iguales a los registrados por el sistema el día anterior mediante el uso de una nómina. Luego, se deben enviar por valija cada semana mediante el servicio de correo interno META® a la casa matriz. En caso de alguna boleta faltante, el local puede tener multas de dinero. En el caso de las boletas Voucher, de igual manera se cuentan, pero estos son archivados dentro del local.

Apertura de turnos de auxiliares y asistentes, con entrega de remesa Para que las auxiliares y las asistentes estén habilitadas para vender, el QF, por medio del BackOfiice, abre su turno y le entrega un fondo en efectivo de $ 40.000 para que puedan trabajar, el cual deben devolver al QF durante el transcurso del turno. Paulina Valderrama Araya / 18.502.747-3

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Recepción de pedidos El proveedor de farmacias Cruz Verde es SOFOCAR S.A. Esta empresa se encarga de abastecer a las farmacias de medicamentos y productos de sala. Los pedidos son enviados de Lunes a Sábado durante la mañana. Cuando llegan los pedidos a la farmacia los productos pueden venir en cubetas, bultos y cajas selladas en el caso de los controlados, posteriormente se le entrega al QF un documento o manifiesto que detalla la cantidad de cubetas y bultos que se les entrega y otros documentos con el número de pedidos. Para escanear, ingresar y generar las etiquetas de precios se utiliza un dispositivo llamado OPTICON, un artefacto similar a un teléfono celular con un teclado numérico. Para esto, se ingresa el número de manifiesto y se escanea el código de las cubetas de un pedido. Posteriormente se escanea cada producto ubicado dentro de estas. Esta labor lo realizan los bodegueros. Luego de escanear todas las cubetas de un mismo pedido, el QF debe cargar el Opticon con los datos capturados y utilizar el software de recepción de pedidos para que los productos escaneados estén cuadrados con el documento del pedido. Finalmente, cuando se han escaneado todos los pedidos, los encargados de reponer los productos son las auxiliares y los asistentes. En el caso de productos controlados, sólo el QF puede manipularlos y guardarlos en el estante bajo llave.

Devolución de productos Cuando un producto está deteriorado, filtrado o en cualquier situación que impida venderlo al público, el QF debe realizar la devolución del producto al proveedor. Para hacerlo, el producto se deposita en una cubeta, se imprime guía de despacho que detalle los productos a devolver, se sella y se rotula la cubeta indicando el tipo de devolución que se está realizando. Existen 4 tipos de devoluciones de productos:

1. Devolución por calidad: Cuando un producto, en un pedido del mismo día, viene dañado por abolladuras, rasgado o filtrado dentro de una cubeta. Este se debe hacer el mismo día de recibido el producto. 2. Devolución al proveedor: Cuando SOCOFAR, envía un mensaje electrónico solicitando la devolución de ciertos productos. Paulina Valderrama Araya / 18.502.747-3

Práctica Curricular Preliminar 3. Devolución por merma: Cuando un producto que este ubicado en sala, bodega o en repisa esté dañado. Para poder ser devuelto debe tener una política de canje del laboratorio que fabrica el medicamento (merma recuperable), en caso contrario, si no posee política de canje se denomina “merma no recuperable” y no se puede devolver. Este tipo de devolución se realizan los primeros diez días del mes. 4. Devolución por vencimiento: Cuando un medicamento o un producto de sala está próximo a su fecha de vencimiento.

Ventas Se realiza en los puntos de venta o POS (por sus siglas en inglés point of sale) en donde el auxiliar de farmacia ingresa una clave y puede vender productos de sala, medicamentos o hacer recargas telefónicas a los clientes. Para pagar los productos se puede hacer por medio de efectivo, crédito, débito o a veces con excedentes. Las ventas de medicamentos están sujetas condiciones de venta aprobadas en los respectivos registros sanitarios y rotuladas en su envase (venta directa, receta simple, receta retenida y receta cheque). En el caso de venta de controlados sólo el QF puede despacharlos, quien debe cerciorarse que todos los datos y exigencias se cumplan tal y como dice el Decreto 404 y 405 de estupefacientes y psicotrópicos en el código sanitario. Además, las recetas son retenidas y guardadas para luego anotarlas en el libro de controlados.

Inventarios selectivos Son un tipo de inventarios que se hacen en la segunda quincena del mes, que consiste en hacer un inventario de medicamentos de un laboratorio en específico. Debe realizarse en todos los laboratorios y sólo el QF puede hacer este tipo de inventario.

Consulta de ventas de auxiliares y asistentes y CRECE Las auxiliares y bodegueras tienen un sueldo base, pero también tienen bonos por concurso o por productos adicionales específicos. Es por eso que los auxiliares constantemente preguntan al QF el cumplimiento personal de estas metas, ya que esta información queda registrada en el sistema cada vez que ellas hacen una venta. CRECE es una tabla de precios que permite determinar de forma aproximada cuánto va a ser el sueldo de los auxiliares en el Paulina Valderrama Araya / 18.502.747-3

Práctica Curricular Preliminar mes, dependiendo de sus ventas realizadas. Esta herramienta también es útil para ver como el rendimiento de la farmacia en general.

Cierre de turnos de auxiliares y asistentes, con recepción de dinero Cuando un auxiliar termina su turno, lo que debe hacer es registrar todo el dinero ganado en ventas y cuantas boletas DICC, CID y Voucher generó durante todo su turno en el POS. El dinero se guarda en sobres de remesa y el QF lo deposita en una caja fuerte. El QF tiene la obligación de revisar los registros que ellas realizaron, ya que luego se hace una comparación con los registros del sistema para ver si dentro del dinero contado existen diferencias. Luego, se imprime un documento o “arqueo de cajeros” con el resumen de todas las ventas realizadas y también las diferencias (si es que existen) para que, finalmente el/la auxiliar firme el arqueo y se puedan retirar. El QF debe usar el BackOffice para cerrar el turno de los auxiliares o asistentes para que no se puedan realizar ventas hasta el siguiente turno.

Cierre diario y cierre mensual Una vez que las puertas de las farmacias estén cerradas se utiliza BackOficce para imprimir un documento llamado “cierre diario”, que es un resumen de todas las ventas realizadas, el valor neto en cifras, la cantidad de recargas telefónicas, etc. Posteriormente este documento queda archivado. En el cierre diario se imprimen las nóminas de DICC, CID y Voucher que son revisados en la mañana del siguiente día. El cierre mensual es muy similar al cierre diario, salvo que éste se realiza el último día del mes y muestra el resumen de todas las ventas realizadas en el mes.

Control de temperatura de medicamentos refrigerados Dentro de la farmacia hay un refrigerador exclusivo para medicamentos que deben estar mantenerse a bajas temperaturas. La tarea del QF es revisar los termómetros ubicados dentro del refrigerador para cerciorar de que el refrigerador esté funcionando en óptimas condiciones y, a su vez, garantizar la seguridad y calidad de los medicamentos refrigerados. Esta tarea se realiza en la mañana y en la noche, todos los días y debe quedar registrado en una hoja de papel milimetrado. La temperatura del refrigerador debe oscilar entre los 3°C la mínima y 8°C la máxima. Paulina Valderrama Araya / 18.502.747-3

Práctica Curricular Preliminar

Control de fecha de vencimiento El QF les debe asignar a cada auxiliar laboratorios de medicamentos o de productos de sala, ya que ellos son los encargados de retirar medicamentos que estén próximos a fecha de vencimiento, a por lo menos 2 meses antes de su fecha y dependiendo del laboratorio. Una vez que los auxiliares entregan al QF los productos vencidos, él debe revisar las fechas de vencimiento para ver que estén correctos, posteriormente los registra en el sistema de BackOficce para que sean dados de baja (por unidad) y se devuelven a SOCOFAR como devolución por vencimiento.

Atención farmacéutica Es una de las actividades más importantes del farmacéutico, ya que enseña y orienta a toda persona sobre el uso adecuado de medicamentos. Se realiza durante cualquier momento del día y a toda persona que lo solicite. Normalmente, y hablando de las experiencias propias, las consultas más frecuentes eran para conocer un medicamento adecuado para algún malestar y también personas que ya estaban en tratamiento farmacológico y tenía dudas respecto a alguna reacción adversa.

DISCUSIÓN Y RESULTADOS OBTENIDOS En cuanto al manejo de los diferentes softwares, todos fueron utilizados de buena forma, sin mayores dificultades. La ayuda y seguimiento del QF tutor fueron más que suficientes para lograr las actividades solicitadas. Respecto al lugar de práctica, este contaba con todos los requerimientos exigidos ya ambos QF que ahí trabajaban mantenían un control constante de cada uno de los parámetros y exigencias, como la temperatura, medicamentos bioequivalentes a la vista, listado de precios accesible al público, entre otros. En relación a la revisión de recetas, condiciones de venta, control de psicotrópicos y estupefacientes, incluyendo libro de controlados, resultó ser muy provechoso ya que, durante los años de formación universitaria antes de realizar la práctica, no es tan fácil asociar e interiorizar esto desde lo teórico. Mediante esta práctica se pudo conocer manera directa lo Paulina Valderrama Araya / 18.502.747-3

Práctica Curricular Preliminar relacionado a los distintos tipos de recetas y los problemas que se pueden presentar al momento de recibir una que no cumpla con los requerimientos básicos. Por ejemplo, la recepción de receta cheque que indicaba la prescripción de fentermina, indicando una fecha de emisión de hace más de 35 días3. Otra de las grandes cosas que se aprendieron durante la práctica fue el cómo poder ser un buen Químico farmacéutico en farmacia privada en relación al manejo de personal y atención farmacéutica, ya que ser QF implica actuar como administrativo y educador pero también como líder, ya que está constantemente en contacto con cada trabajador de la farmacia, en pro del buen funcionamiento y ambiente laboral, siendo siempre educado, respetuoso, y cordial. Además, debe tener actitud de guía en cuanto a la dispensación responsable de medicamentos y a la entrega de información actualizada sobre estos.

CONCLUSIÓN La práctica preliminar realizada en Farmacias Cruz Verde permitió, gracias a sus instalaciones y personal (Químico Farmacéutico tutor y auxiliares), familiarizarse en forma real y concreta con los quehaceres propios del Químico Farmacéutico para desenvolverse en farmacia privada, interrelacionando los conocimientos adquiridos a partir de los años de estudio cursados y aquellos que se adquieren con la experiencia en la misma farmacia. Además, con la orientación y enseñanzas entregadas por el QF tutor, se logró conocer el importante rol que tenemos dentro del área de la salud, lo que se ve reflejado en la atención farmacéutica que se realiza día a día dentro de la farmacia. Además, se adquirió un conocimiento detallado de todas las tareas administrativas a cargo del QF, aplicar la normativa vigente y el marco regulador completo que rige a las farmacias, lo que permite tener un perfil de conocimientos y competencias suficientes para llevar a cabo la próxima práctica profesional.

BIBLIOGRAFÍA 1. Instituto de salud pública. Lista de chequeo “funcionamiento de farmacia” [en línea] [consultado 26 febrero 2018].

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Práctica Curricular Preliminar 2. Farmacias Cruz Verde - La Farmacia de los Precios Bajos [Internet]. Cruzverde.cl. 2017 [consultado 02 marzo 2018]. Disponible en: http://www.cruzverde.cl/

3. República de Chile Ministerio de Salud Dpto. Asesoria Jurídica. Reglamento de productos Psicotrópicos, Decreto n°405 de 1983. D Of el 20 febrero 1983 [Internet]. 1984;1–22.

[consultado

28

febrero

2018].

Disponible

http://www.ispch.cl/sites/default/files/5_agencia_reguladora/D.S_405_83.pdf

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en: