Proposal Pembentukan Instalasi Rekam Medis.docx

I. LATAR BELAKANG. Keberadaan unit rekam medis pada suatu rumah sakit sangat penting. Hal ini karena sumber informasi yang berasal dari data rekam medis sangat berguna sebagai landasan untuk menilai kinerja unit pelayanan medis, sehingga dapat digunakan untuk evaluasi kinerja dan kepuasan pasien yang akan mempengaruhi pengambilan keputusan atau penetapan kebijakan selanjutnya. Selain itu, unit rekam medik juga dapat membantu mahasiswa yang sedang belajar atau meneliti tentang keadaan pelayanan suatu rumah sakit. Gambarannya dapat dilihat pada datadata rekam medis. Kelengkapan dari pengisisan rekam medik sangat penting sebagai bukti ketika terjadi masalah yang berhubungan dengan medical error. Standar tentang pelayanan dan operasional unit rekam medik diatur dalam PERMENKES No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, KMK No. 377 Tahun 2007 tentang Standar Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Kepmenkes No. 129 Tahun 2008 tentang SPM Rumah Sakit, Buku Petunjuk Pengisian, Pengolahan dan Penyajian Data RS Tahun 2005, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan, PORMIKI Tahun 2008, Kep Dirjen Yanmed 78/1991 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di RS, dan SE Dirjen Yanmed HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Tahun 1995.

II. TUJUAN A. Tujuan Umum Untuk menunjang tercapainya tertib administrasi. B. Tujuan Khusus 1. Terselenggaranya pelayanan rekam medis dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di BLUD RSUD Palabuhanratu 2. Terselenggaranya

sistem

penerimaan

pasien,

pencatatan,

penyimpanan, pengambilan kembali rekam medis dan pelaporan

pengolahan

data,

3. Terselenggaranya sistem analisa pada berkas Rekam medis untuk semua kegiatan pelayanan kesehatan. 4. Menciptakan keamanan setiap arsip/berkas rekam medis. 5. Meningkatkan kinerja Unit Rekam Medis sehingga dapat menjadi pusat informasi untuk menunjang sistem informasi manajemen BLUD RSUD Palabuhanratu III. VISI DAN MISI a. VISI Terselenggaranya sistem informasi kesehatan yang berkualitas demi tercapainya pelayanan sempurna

b. MISI 1. Menyelenggarakan pelayanan rekam medis yang professional

2. Menyelenggarakan Pengelolaan Rekam Medis yang bermutu, berkualitas dan terintegritas

IV. STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

KA INSTALASI REKAM MEDIS

KOORD PENDAFTARAN DAN FILLING

ADMISI

KORESPONDE NSI

PENDAFTARAN RAWAT INAP & RAWAT JALAN

KOORD PENGOLAHAN DATA

ASSEMBLING

INDEKSING

KODING

PELAPORAN

V. URAIAN TUGAS KEPALA DAN STAFF REKAM MEDIS A. KEPALA UNIT REKAM MEDIS 1. Nama Jabatan

: Kepala Unit Rekam Medis

2. Unit Kerja

: Sub bagian rekam medis

3. Ikhtisar Jabatan

: Memimpin staff bagian rekam medis dalam rangka melaksanakan rekam

medis

melalui

kegiatan

menghimpun,

mengolah,

menganalisa dan mensinkronisasi data medis serta mengolah berkas rekam medis, menyediakan data rekam medis, dan mengevaluasi pelaksanaannya agar tersedia informasi medis yang akurat dan tepat. 4. Uraian Tugas 

:

Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di seksi rekam medis, agar dapat terselenggara dengan baik.



Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap tata tertib, disiplin, kebersihan, keamanan dan kelancaran tugas di seksi rekam medis.



Melaksanakan pembinaan petugas di seksi rekam medis sehingga terjalin kerja sama yang baik, semangat kerja yang tinggi, ketrampilan petugas yang memadai dan loyal terhadap rumah sakit.



Menyusun dan melaksanakan program pendidikan / pelatihan bagi petugas seksi rekam medis sehingga lebih trampil dan menguasai bidang tugasnya.



Mengadakan koordinasi dengan seksi lain yang terkait untuk kelancaran tugas di seksi rekam medis dan seksi yang lain.



Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua peralatan dan sarana yang ada di seksi rekam medis agar selalu dalam keadaan terawat dan siap pakai.



Mengadakan / mempimpin rapat di seksi rekam medis.



Membuat Uraian Tugas bagi masing-masing petugas di seksi rekam medis.



Menyusun program kerja seksi rekam medis dalam rangka melengkapi penyusunan renstra rumah sakit.



Mengevaluasi kebutuhan tenaga, peralatan dan sarana untuk menunjang kelancaran tugas di seksi rekam medis.



Bersama - sama dengan koordinator pendaftaran & gudang RM. membuat jadwal dinas.



Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan di seksi rekam medis.



Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan / rumah sakit.



Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi rekam medis.



Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja seksi rekam medis dan gudang rekam medis.

5. Hasil Kerja

:



Rencana kebutuhan dan kegiatan



Program kerja



Berkas rekam medis



Berkas layanan informasi di front office



Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas

6. Tanggung Jawab : 

Memimpin kegiatan pelayanan rekam medis yang meliputi : rekam medis rawat jalan, rawat inap, data dan pelaporan.



Merencanakan dan mengembangkan sistem penyelenggaraan rekam medis dan informasi kesehatan, agar tercapai tujuan yang diinginkan.



Menyusun dan menyajikan data dan informasi yang bermutu bagi pimpinan/ manajemen rumah sakit.



Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan.

7. Kewenangan

:



Mengkoordinir pelayanan rekam medis di rumah sakit.



Mengatur seluruh sumber daya yang ada : staf, peralatan, ruangan dan fasilitas lain yang diperlukan.

8. Jabatan Bawahan Langsung :



Koordinator Pendaftaran



Staff Rekam Medis

9. Korelasi Jabatan : 

Dengan Ketua Panitia rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.



Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas.



Dengan koordinator pendaftaran dan staff rekam medis dalam hal bimbingan, pembinaan, dan pemberian perintah tugas.

10. Syarat Jabatan

:

a. Pendidikan Formal

: Diploma III Rekam Medis

b. Pendidikan Non Formal

: Sertifikat Uji Kompetensi Rekam Medis

c. Pengalaman Kerja

: Telah memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun sebagai rekam medis

B. KOORDINATOR PENDAFTARAN 1. Nama Jabatan

: Koordinator Pendaftaran

2. Unit Kerja

: Seksi Pendaftaran / Front Office

3. Ikhtisar Jabatan

: Memimpin unit kerja seksi pendaftaran dalam rangka jasa rumah sakit dan layanan rekam medis melalui kegiatan menghimpun data awal rekam medis agar tersedia informasi medis yang akurat.

4. Tugas Pokok

:

a. Menyusun rencana kebutuhan dan kegiatan seksi pendaftaran pasien agar kegiatan operasional dapat terlaksana secara efektif dan efisien. b. Membagi tugas dan memantau proses kegiatan pengelolaan seksi pendaftaran agar dapat berjalan dengan lancar dan sesuai ketentuan yang berlaku. c. Membina bawahan dalam menjalankan tugas melalui pemberian arahan dan motivasi untuk meningkatkan etos kerja dan disiplin yang tinggi sehingga tercapai kinerja yang optimal.

d. Mengevaluasi seluruh kegiatan seksi pendaftaran pasien dan membuat laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam rangka perbaikan dan peningkatan kinerja selanjutnya.

5. Uraian Tugas : a. Mengawasi semua kegiatan pelayanan di pendaftaran, meliputi pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap. b. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan pelayanan di pendaftaran. Bertanggung jawab dan memberikan sosialisasi terhadap kegiatan yang menjadi tugas dan tanggung jawab di pendaftaran. c. Menjaga kerahasiaan, kerapihan dan keamanan berkas rekam medis di gudang RM. maupun di pendaftaran. d. Menyusun program pemindahan berkas rekam medis dan mengajukan program tersebut ke kepala seksi rekam medis. e. Mengevaluasi semua kegiatan yang menjadi tugas tanggung jawabnya. f. Bersama - sama dengan kepala seksi rekam medis membuat dan mengatur jadwal shift karyawan rekam medis dan pendaftaran. g. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap. h. Mengadakan koordinasi dengan gugus tugas yang lain untuk kelancaran tugas pekerjaan di pendaftaran. i. Mencatat keluhan / masalah yang terjadi di pendaftaran baik masalah extern maupun intern dan mencarikan jalan keluarnya. j. Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan yang ada di pendaftaran. k. Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan / rumah sakit. l. Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi rekam medis. m. Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja seksi rekam medis dan gudang rekam medis.

6. Hasil Kerja

:

a. Rencana kebutuhan dan kegiatan b. Kelancaran pendaftaran pasien, kejelasan informasi di front office c. Kelancaran permintaan sambungan telepon d. Catatan permintaan sambungan telepon e. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas.

7. Tanggung Jawab : a. Terselenggaranya layanan informasi jasa pelayanan rumah sakit di front office. b. Terjaminnya kelancaran layanan permintaan sambungan telepon rumah sakit. c. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan pelayanan di pendaftaran.

8. Wewenang

:

a. Meminta data informasi layanan rumah sakit kepada unit kerja terkait. b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka penyelenggaraan layanan informasi dan operator telepon. c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis.

9. Korelasi Jabatan : a. Dengan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. b. Dengan bagian administrasi dan kesekretariatan dalam hal pertanggung jawaban administrasi.

10. Syarat Jabatan

:

a. Pendidikan Formal

: SLTA

b. Pendidikan Non Formal/Pelatihan

:-

c. Pengalaman Kerja

: telah memiliki pengalaman kerja minimal 2 Tahun

C. STAF PELAKSANA PENDAFTARAN PASIEN 1. Nama Jabatan

: Staff Pelaksana Pendaftaran Pasien

2. Unit kerja

: - Sub bagian rekam medis - Sub bagian pendaftaran pasien

3. Ikhtisar Jabatan

: Seorang karyawan yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegitan pendaftaran pasien rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat.

4. Tugas Pokok

: Melaksanakan program kerja pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap, rawat darurat yang telah diputuskan oleh direktur.

5. Uraian Tugas

:

a. Melaksanakan pendaftaran pasien gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap, yaitu : mencatat data identitas pasien yang dibutuhkan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, memberikan nomor regiter baru bagi pasien baru, mencarikan nomor register lama bagi pasien kunjungan ulang (pasien lama) b. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai dengan batas kewenangannnya. c. Mengirim berkas rekam medis rawat jalan dari unit rekam medis ke bagian rawat jalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. d. Mengecek dan mengontrol kelengkapan data rekam medis rawat jalan dan mengkoordinasikannya dengan bagian yang bersangkutan. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepada atasan.

6. Hasil Kerja

:

a. Berkas rekam medis b. Pendaftaran pasien berjalan lancar c. Dokumen pasien rawat jalan dan rawat inap d. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas

7. Tanggung Jawab

:

a. Keakuratan data identitas pasien

b. Kelancaran, kebenaran dan ketepatan pendaftaran pasien c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis d. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan e. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis

8. Wewenang

:

a. Mengkoordinasikan dengan koordinator pendaftaran atau kepala unit rekam medis yang terkait dalam rangka penyelenggaraan pendaftaran pasien. b. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis.

9. Korelasi Jabatan

:

a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas.

10. Syarat Jabatan

:

a. Pendidikan Formal: SLTA b. Pendidikan Non Formal / Pelatihan: telah memiliki pengalaman kerja minimal 2 Tahun

D. STAF PELAKSANA ASSEMBLING, KODING DAN FILLING 1. Nama Jabatan

: Staff Pelaksana Assembling

2. Unit kerja

: Sub bagian rekam medis

3. Ikhtisar Jabatan

: Melaksanakan proses pengolahan data dan Pengarsipan melalui kegiatan menghimpun, menyimpan, mengevaluasi dan menganalisis data rekam medis agar tersedia informasi medis yang tepat dan akurat.

4. Tugas Pokok

:

a. Melaksanakan administrasi sub bagian rekam medis

b. Melakukan proses koding berkas rekam medis c. Melaksanakan pengarsipan berkas rekam medis d. Melaksanakan layanan peminjaman dan pengambilan berkas rekam medis

5. Uraian Tugas

:

a. Melakukan pengecekan dan monitoring kelengkapan berkas rekam medis pasien pulang b. Mengkoordinasikan upaya pemenuhan kelengkapan data berkas rekam medis sesuai dengan prosedur yang ditetapkan c. Melakukan proses pengkodingan diagnosa berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap. d. Mengarsipkan berkas rekam medis yang telah lengkap sesuai dengan ketentuan yang berlaku e. Melayani peminjaman berkas rekam medis sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku f. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai dengan batas kewenangannya Melaksanakan pengumpulan, penyimpanan dan pengarsipan surat – surat dinas dan berkas sub bagian rekam medis g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

6. Hasil Kerja

:

a. Berkas dan catatan rekam medis b. Check list kelengkapan berkas rekam medis c. Berkas rekam medis lengkap dan akurat serta terjaga kerahasiaannya d. Inputan hasil pengkodingan diagnosa e. Laporan pengkodean diagnosa dalam sebulan f. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas

7. Tanggung Jawab

:

a. Tersedianya data medis yang cepat, tepat, akurat dan mutakhir b. Ketertiban dan kerapian penyimpanan berkas rekam medis sesuai ketentuan

c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis d. Tercipta suasana linkungan kerja yang kondusif dan harmonis

8. Wewenang

:

a. Mengelola data medis dan berkas rekam medis b. Meminta data medis dan berkas rekam medis kepada unit kerja terkait c. Meniliti dan mengoreksi kelengkapan data dan berkas rekam medis d. Memasukkan data diagnosa ke dalam komputer e. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka penyelenggaraan pengarsipan dan kelengkapan berkas rekam medis f. Memberikan masukan, saran, dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis

9. Korelasi Jabatan

:

a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas.

10. Syarat Jabatan

:

a. Pendidikan Formal

: Diploma III Rekam Medis

b. Pendidikan Non Formal/Pelatihan

: telah memiliki pengalaman kerja minimal 1 Tahun

E. STAF PELAKSANA PELAPORAN 1. Nama Jabatan

: Staff Pelaksana Assembling

2. Unit kerja

: Sub bagian rekam medis

3. Ikhtisar Jabatan

: Seorang karyawan yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan pengolahan dan pelaporan rekam medis sehingga tersedia informasi medis yang akurat dan tepat.

4. Tugas Pokok

:

a. Melaksanakan pengolahan dan analisis data rekam medis

b. Menyusun pelaporan daa rekam medis sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan

5. Uraian Tugas

:

a. Melaksanakan pengolahan dan analisa data rekam medis sesuai dengan ketentuan yang berlaku b. Melakukan analisa data rekam medis sesuai dengan jenis-jenis analisi yang telah ditetapkan c. Melaksanakan bentuk-bentuk laporan rutin, baik ditingkat unit, bagian maupun laporan-laporan yang ditentukan dan atau diminta oleh Departemen Kesehatan. d. Melaksanakan permintaan layanan rekam medis lainnya, antara lain : resume dan visum e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

6. Hasil Kerja

:

a. Dokumen analisis data rekam medis b. Laporan rekam medis c. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas

7.

Tanggung Jawab

:

a. Kesesuaian dan terlaksananya program kerja b. Tersedianya analisis data medis yang akurat dan mutakhir c. Kelancaran, kebenaran dan ketetapan analisis dan pelaporan data rekam medis d. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis e. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan f. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis

8.

Wewenang : a. Mengelola dan menganalisis data medis dan berkas rekam medis b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka analisis dan penyusunan laporan rekam medis

c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis

9. Korelasi Jabatan

:

a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas.

10. Syarat Jabatan a. Pendidikan Formal

: : Diploma III Rekam Medis

b. Pendidikan Non Formal / Pelatihan : telah memiliki pengalaman kerja minimal 1 Tahun