Pedoman Pengelolaan Kearsipan Dinamis .pdf

DILINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA

di susun oleh Saptadi Suharto SUDIN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN TAHUN 2018 SIP 86

Pengelolaan Kearsipan Dinamis Regulasi : a.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

b.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

c.

Peraturan

Menteri

Dalam

Negeri

Nomor

1

Tahun

2014

tentang

Pembentukan Produk Hukum Daerah; d.

Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Kearsipan;

e.

Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 2014 tentang Organisasi Perangkat Daerah;

f.

Keputusan

Gubernur

Nomor

56

Tahun

2001

tentang

Tata

Cara

Penyelesaian Perbal Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; g.

Keputusan Gubernur Nomor 35 Tahun 2003 Tentang Organisasi Kearsipan Dinamis;

h.

Keputusan Gubernur Nomor 352/2004 tentang klasifikasi dan tatacara Penyimpanan Arsip Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;

i.

Keputusan Gubernur Nomor 1379 tahun 2004 tentang Tata Cara Penyusutan dan Daftar Jadwal Retensi Arsip;

j.

Keputusan Gubernur Nomor 74 Tahun 2008 tentang Pembakuan Prasarana dan Sarana Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta;

k.

Keputusan Gubernur Nomor 211 Tahun 2009 tentang Prosedur Pengelolaan Surat Masuk, Pembuatan Naskah Dinas dan Prosedur Pengelolaan Surat Keluar Satuan Administrasi Pangkal Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;

l.

Peraturan Gubernur Nomor 94 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas;

m. Peraturan Gubernur Nomor 282 Tahun 2016 tentang SOTK Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.

SIP 86

Organisasi Satuan Adminitrasi Pangkal Pengertian : A. Satminkal Adalah Unit Organisasi Yang Memiliki Kewenangan Pangkal Dalam Mengelola Ketatausahaan Dan Kearsipan Dinamisnya Secara Mandiri

B. Satminkal Terdiri Dari Tiga Segmen: 1. Pimpinan Satminkal 2. Induk Tata Usaha (Itu) 3. Cabang Tata Usaha (Ctu) Atau Unit Pengolah

C. Pimpinan Satminkal, Itu Dan Ctu Mempunyai Tugas, Wewenang Dan Tanggung Jawab Masing – Masing.

Tugas : PIMPINAN SATMINKAL :

SIP 86

☼

Memimpin Pengelolaan Kearsipan Dinamis Aktif;

☼

Mendisposisi Surat;

☼

Menetapkan Perbal Naskah Dinas;

☼

Menandatangani Naskah Dinas Intern Dan Ekstern.

PIMPINAN INDUK TATA USAHA (ITU): ☼

Mengoordinasikan, mengendalikan dan monitoring pengelolaan surat di Cabang Tata Usaha (CTU);

☼

Mengendalikan pengelolaan surat dan arsip di ITU;

☼

Mengoreksi dan penaklikan perbal serta bertanggung jawab terhadap penyusutan arsip.

PIMPINAN CABANG TATA USAHA (CTU):

SIP 86

☼

Mengadministrasikan/mengendalikan pengelolaan surat;

☼

Mengonsep surat-surat sesuai tugas dan fungsi

Tugas Pelaksana ITU

PENERIMA, PENCATAT DAN PENGENDALI SURAT (P3)

PENGARAH SURAT

PENATA ARSIP

PENGIRIM SURAT

Menerima, meneliti, mencatat, membuka surat, membubuhkan retensi arsip,

Menerima surat yang telah mendapat disposisi pimpinan

Menerima semua dokumen yang diserahkan oleh P3

Menerima surat dan perbal dari P3

Menyiapkan, mengetik, dan melampirkan k2m, k3, lpp,

Mengarahkan surat

Menyimpan semua dokumen/arsip

Memaraf perbal dan mengantarkan surat

Menerima perbal.

Mengisi retensi arsip

Menyimpan lembar pengantar putih ( lpp )

Memberi nomor dan stempel naskah dinas

Mengembalikan surat kepada P3

Menyimpan, memelihara, dan menemukan kembali arsip jika diperlukan

Mengantarkan nd pada pengirim surat ,menyerah kan dokumen kpd penata arsip dan mengantar ndt kepada sekpeng ctu

Mengontrol dan mengendalikan surat yang perlu ditindak lanjuti

SIP 86

Tugas Pelaksana CTU

SEKRETARIS PENGOLAH (Sekpeng)

PENGOLAH/PENGONSEP

Menerima surat dan didisposisi surat yang disampaikan oleh P3 serta menyerahkan kepada pimpinan CTU

Menerima surat beserta disposisi dari pimpinan

Menerima kembali surat yang telah didisposisi pimpinan CTU serta menyerahkan kepada pengolah

Menindak lanjuti, mengolah dan mengonsep surat

Menerima , mengedarkan dan menyerahkan perbal serta menerima dan menyimpan naskah dinas tembusan

Menyampaikan perbal dan dokumen kepada pimpinan untuk diperiksa/disetujui

SIP 86

Perangkat Kerja : 1. Lembar Pencatatan dan Guide

 Lembar Pengantar Digunakan sebagai alat ekspedisi dan sebagai alat bukti penerimaan / pengiriman surat Warna : Putih, Kuning, Merah Ukuran : 15 x 10 cm. Kertas HVS 60 Gram

Putih

untuk lembar pengantar yang digunakan antar Satminkal dan antar CTU

Kuning

untuk lembar pengantar yang digunakan untuk mengantarkan surat kepada Gubernur dan Wakil Gubernur dari ITU/CTU di lingkungan Sekretariat Wilayah / Daerah

Merah

untuk lembar pengantar yang digunakan untuk mengantarkan surat rahasia

SIP 86



Kartu Kendali : Masuk (K2M) dan Keluar (K3) sarana yang digunakan untuk mengendalikan surat yang memerlukan jawaban/proses lebih lanjut, terdiri dari lembar berwarna putih, hijau dan merah

Bentuk : empat persegi panjang 1) Ukuran

: - panjang : 15 cm - lebar : 10 cm

2) Bahan

: Kertas NCR 60 gram

3) Warna

: - Putih untuk lembar ke 1 (asli) - Hijau Muda untuk tembusan lembar ke-2 - Merah Muda untuk tembusan lembar ke-3

SIP 86



Lembar Disposisi Digunakan untuk pencatatan dan pendisposisian tugas/arahan surat

Warna : Kuning dan Putih Ukuran : Panjang 21 x lebar 14 cm. Kertas Ncr 60 Gram Disposisi

Kuning

untuk pendisposisi pertama sebagai alat catatan dan disposisi kepada bawahannya

Putih

untuk pendisposisi kedua sebagai alat catatan dan disposisi kepada staf

 PENUNJUK (GUIDE) untuk menunjukkan kumpulan subyek/permasalahan dan sekaligus penyekat antar berkas/folder.  

SIP 86

 

bentuk : empat persegi panjang dengan tonjolan (tab) ukuran : a) 15 cm x 10 cm (lpp dan kk) b) 21 cm x 15 cm (ld) warna : a) merah b) biru c) kuning bahan : plastik



isi : subyek / masalah

 Kartu Petunjuk Silang : untuk melengkapi indeks yang berfungsi untuk menunjukkan tempat penyimpanan arsip Bentuk, ukuran, dan bahan sama dengan lembar pengantar Warna : Biru Muda

 Lembar Pengantar Kolektif : untuk mengantar surat dalam jumlah lebih dari satu kepada satu alamat tertentu Bentuk, ukuran, dan bahan sama dengan lembar pengantar Warna : Putih

SIP 86

 Lembar Peminjaman : sebagai bukti peminjaman atau pengganti arsip yang dipinjam

Bentuk : Empat persegi Panjang Warna dan Ukuran : a) Putih, 15 Cm x 10 Cm. b) Merah Muda, 33 Cm x 21,5 Cm untuk pengganti arsip yang dipinjam Bahan : Kertas HVS 60 Gram

 Lembar Teguran : untuk memberikan teguran / peringatan kepada Cabang Tata Usaha tentang adanya surat yang sudah habis jangka simpan atau pengolahan atau peminjaman arsip.

Bentuk : empat persegi panjang Ukuran : 21,50x16cm Bahan : Kertas HVS 60 gram Warna : Putih

SIP 86

1. Perangkat kerja kearsipan dinamis dan sarana Penyimpanan :

Map Gantung

Petunjuk/Guide

Nomerator

Stempel Tanggal

Bok Arsip

Rak Boks Arsip

SIP 86

Map Folder

Bak stempel dan Stempel Institusi

Stempel Retensi

Map Arsip

Lemari File Kabinet : 1. Files Kabinet, Lemari Katalog (LPP/Kartu Kendali) dan Lemari Disposisi

Lemari Arsip

Rak Penyimpanan Arsip

Lemari Opac

Kardex Remstar

PROSEDUR SURAT

PROSEDUR SURAT MASUK

1. semua

surat masuk dalam berbagai bentuk dan jenis yang ditujukan kepada pimpinan satminkal di sampaikan ke iduk tata usaha untuk dicatat dan diberi nomor (surat masuk yang tidak tercatat dan/atau tidak diberi nomor urut surat oleh petugas induk tata usaha tidak dibenarkan untuk diproses lebih lanjut);

2. semua surat yang ditujukan kepada pimpinan skpd/satminkal dapat disampaikan secara langsung melalui sekretaris pimpinan;

3. dalam rangka percepatan (efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat), pimpinan satminkal dapat membagi kewenangan kepada wakil pimpinan untuk menerima/mengelola surat-surat tertentu serta dapat memerintahkan pimpinan induk tata usaha untuk mendistribusikan surat tertentu secara langsung sesuai dengan substansi kepada pejabat/pimpinan cabang tata usaha (perintah dibuat secara tertulis dengan keputusan kepala skpd/ukpd /pimpinan satminkal);

SIP 86

PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS

1. naskah dinas untuk ditandatangani oleh pimpinan SKPD/Satminkal selaku pejabat penandatangan dibuat/dikonsep oleh pejabat/pimpinan ITU/CTU ( pimpinan itu  mengonsep surat bersifat kesekretariatan atau terkait dengan tupoksi, sedangkan pimpinan ctu mengonsep surat bersifat substantif sesuai dengan pembidangan);

2. Naskah dinas baik dalam bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan (produk hukum) maupun dalam bentuk dan susunan surat, antara lain: peraturan, keputusan, penggunaan anggaran, kepegawaian, kepentingan publik, dan lain-lain, dituangkan dalam blangko perbal dan apabila substansinya melibatkan beberapa unit/bagian, maka pejabat terkait tersebut perlu ikut meperiksa, mengoreksi dan menyetujui dengan cara membubuhkan paraf dan tanggal pada perbal di kolom “pemaraf serta” ;

3. Pengetikan net naskah dinas dilakukan oleh induk tata usaha (untuk mempercepat, pengetikan dapat dilakukan di cabang tata usaha): 1. net naskah dinas untuk ditandatangani oleh pimpinan satminkal di buat 3 (tiga) rangkap:

2. pada salah satu net naskah dinas di sebelah kiri nama pejabat penandatangan di paraf oleh pimpinan unit/pejabat pengonsep dan disebelah kanan nama pejabat penandatangan di paraf oleh pimpinan ITU.

SIP 86

PROSEDUR SURAT KELUAR 1. Naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pimpinan SKPD/UKPD/satminkal sebanyak 3 (tiga), terdiri dari;

a. rangkap kesatu ( tanpa paraf pimpinan itu dan pejabat pengonsep) dijadikan sebagai naskah dinas asli ( nda ) untuk dikirim kepada alamat yang dituju; b. naskah dinas rangkap kedua ( yang dibubuhi paraf pimpinan itu/ pejabat pengonsep ) dijadikan sebagai naskah dinas pertinggal (ndp) untuk disimpan oleh penata arsip di induk tata usaha; c. naskah dinas rangkap ketiga ( tanpa paraf pimpinan i tu dan pimpinan ctu dijadikan sebagai naskah dinas tembusan ( ndt ) utk dikirim kepada pimpinan unit/pejabat pengonsep : 1) pembubuhan tanggal, nomor dan stempel serta pengiriman surat menjadi tugas dan tanggung jawab induk tata usaha 2) pengiriman surat keluar oleh pengantar surat menggunakan sarana lembar pengantar putih (lpp);

SIP 86

PROSEDUR SURAT MASUK DI KELURAHAN

Keterangan SM SRhs LPP LD LDK K2M

SIP 86

: Surat Masuk : Surat Rahasia : Lembar Pengantar Putih : Lembar Disposisi : Lembar Disposisi Kuning : Kartu Kendali Masuk

PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS

Keterangan P SM LD LDK Kuning K2M Masuk

SIP 86

: Perbal : Surat Masuk : Lembar Disposisi : Lembar Disposisi : Kartu Kendali

PROSEDUR SURAT KELUAR DI KELURAHAN Keterangan P : Perbal SM : Surat Masuk LPP : Lembar Pengantar Putih LD : Lembar Disposisi LDK : Lembar Disposisi Kuning K3 : Kartu Kendali Keluar K2M : Kartu Kendali Masuk ND : Naskah Dinas NDA : Naskah Dinas Asli NDT : Naskah Dinas Tembusan NDP : Naskah Dinas Pertinggal

SIP 86

BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS

o naskah dinas dalam bentuk dan susunan Produk Hukum Daerah

 Peraturan Daerah;  Peraturan Gubernur;  Peraturan Bersama;  Keputusan Gubernur; dan Keputusan Kepala SKPD/UKPD

SIP 86

1.

Instruksi;

2.

Surat Edaran;

3.

Surat Biasa;

4.

Surat Keterangan

5.

Surat Perintah;

6.

Surat Izin;

7.

Surat Perjanjian

8.

Kesepakatan Bersama;

9.

Perjanjian Kerja Sama;

o naskah dinas dalam bentuk dan susunan Surat

10. Surat Perintah Tugas; 11. Surat Tugas; 12. Surat Penugasan 13. Surat Perintah Perjalanan Dinas; 14. Seruan; 15. Surat Perintah Bongkar; 16. Surat Penyegelan; 17. Surat Perintah Kerja; 18. Surat Kuasa; 19. Surat Undangan; 20. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas; 21. Surat Panggilan; 22. Nota Dinas; 23. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 24. Telaahan Staf; 25. Pengumuman; 26. Laporan; 27. Rekomendasi; 28. Surat Pengantar; 29. Berita Acara; 30. Notulen Rapat; 31. Memo; 32. Piagam; 33. Sertifikat; dan 34. STTPP.

SIP 86

PENGGUNAAN KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT DAN DENGAN BERALAMAT TANPA ALAMAT

1. Untuk membuat naskah dinas yang dirumuskan dalam bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan 2. Untuk membuat naskah dinas yang dirumuskan dalam bentuk dan susunan surat yang format penomorannya di tengah margin 3. Jenis naskah dinas antara lain :

Untuk membuat naskah dinas yang dirumuskan dalam bentuk dan susunan surat antara lain : a. Surat Biasa b. Surat Undangan c. Surat Panggilan

a. Keputusan

d. Rekomendasi

b. Instruksi

e. Dst.

c. Pengumuman d. Surat Keterangan e. Surat Perintah f. Surat Tugas g. Surat Penugasan h. Surat Pengantar i. Laporan j. Memo k. Nota Dinas l. Surat Edaran

SIP 86

DENGAN ALAMAT

PENOMORAN SURAT

A.

B.

SIP 86

PENOMORAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH INDUK TATA USAHA 1

Sebagai filter pengeluaran informasi yang terkandung dalam surat.

2.

Mempermudah penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip.

JENIS NOMOR NASKAH DINAS 1.

Bentuk nomor naskah dinas Keputusan, Seruan, Pengumuman, dan Instruksi adalah nomor bulat, kata tahun, dan tahun pembuatan. Contoh : NOMOR 115 TAHUN 2017

2.

Bentuk nomor naskah dinas Surat Edaran adalah nomor bulat, garis miring, tulisan SE, garis miring, dan tahun pembuatan. Contoh : NOMOR 115/SE/2017

3.

Bentuk nomor naskah dinas selain yang disebut di atas adalah nomor bulat, garis miring, kode klasifikasi. Contoh : Nomor : 115/-073.61 atau NOMOR 115/-073.61

CATATAN SURAT MASUK DAN PENGARAH SURAT 1. CATATAN SURAT MASUK : Surat masuk diberi nomor urut masuknya surat dengan numerator, diberi tanggal dan paraf penerima/pencatat/petugas P3 - Nomor (dengan Numerator) /dd/mm/yyyy (dengan stempel tanggal) /paraf (paraf P3/penerima/pencatat) Contoh : 000234/21 November 2016/ -

Untuk surat yang di kirim melalui Fax atau email catatannya sbb.: Contoh : 000235/21 November 2016/email/fax/

2. ARAHAN SURAT SESUAI DISPOSISI PIMPINAN SBB. : 1. arahan tertulis oleh pengarah surat/kepala subbag umum dilakukan setelah menerima surat masuk yang telah mendapat disposisi dari pimpinan; 2. arahan diletakkan pada bagian kanan sisi paling bawah surat; 3. penulisan arahan untuk surat masuk yang perlu ditindaklanjuti maupun yang tidak memerlukan jawaban/proses lebih lanjut mencantumkan nama jabatan yang dituju, tanggal diterima surat, bulan, tahun sarana pengiriman dan diparaf: ◙

contoh arahan surat yang perlu jawaban : “ kabid ….. / 18 / 7 / 2013 / k2m /

◙

contoh surat masuk yang tidak memerlukan proses/tindak lanjut: “ kabid …. / 18 / 7 / 2013 / lpp /

SIP 86

“

“

NO.

JENIS YANG DISIMPAN

DASAR PENYIMPANAN

1.

ARSIP

KODE KLASIFIKASI

2.

KARTU KENDALI

KODE KLASIFIKASI

3.

LEMBAR PENGANTAR

INDEKS

4.

LEMBAR DISPOSISI

KRONOLOGIS WAKTU (TANGGAL, BULAN, TAHUN )

KETERANGAN: untuk mempercepat penemuan kembali arsip, pada kartu kendali dicantumkan kode lokasi penyimpanan arsip.

SIP 86

CONTOH STEMPEL JADWAL RETENSI ARSIP

Contoh ! Tanggal surat : 22-5-2013 Ketentuan masa simpan lihat di Kep.Gub. No.1379 Tahun 2004 tentang Tata Cara

Ukuran stempel : 4 x 6 Cm. 6

Penyusutan dan Daftar Jadwal Retensi Arsip

•

Pengertian Retensi arsip adalah jangka waktu penahanan atau penyimpanan suatu arsip karena masih mempunyai nilai guna

•

Jadwal Retensi Arsip Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

•

Maksud: Untuk memberikan pedoman pelaksanaan dalam kegiatan penyusutan dan penyelamatan arsip

•

Tujuan : Untuk menciptakan prinsip penyimpanan arsip yang mempunya nilai guna dan efisien, efektif artinya hanya arsip – arsip yang masih bernilai guna saja yang perlu disimpan

SIP 86

4