Laporan Kearsipan Kel.1

LAPORAN KEARSIPAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK DAN MANUAL (MODERN DAN KONVENSIONAL)

DOSEN PEMBIMBING M. Ihsan Jambak, M.Sc.

DISUSUN OLEH Aldi Indra Jaya (09010581822069) Kartika Juniati P (09010581822021) M. Arief Raihan PZ (09010581822013) M. Arif Budiman (09010581822025) Salwa Salsabila (09010581822007)

UNIVERSITAS SRIWIJAYA FAKULTAS ILMU KOMPUTER PRODI MANAJEMEN INFORMATIKA 2018/2019 1

DAFTAR ISI COVER .................................................................................................................................................... i DAFTAR ISI........................................................................................................................................... ii KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... iii BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................................................................. 4 1.1 Latar Belakang .............................................................................................................................. 4 1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................................................... 5 1.3 Tujuan & Manfaat ...................................................................................................................... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................................................................ 2.1 Teori Arsip.................................................................................................................................... 6 a) Pengertian arsip............................................................................................................. 6 2.2 Teori Arsip Elektronik .................................................................................................................. 8 2.3 Teori Arsip Manual .................................................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................... iv

2

KATA PENGANTAR Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami bisa selesaikan laporan mengenai sistem kearsipan elektronik dan manual. Makalah ilmiah ini sudah selesai kami susun dengan maksimal dengan bantuan pertolongan dari berbagai pihak sehingga bisa memperlancar pembuatan laporan ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang sudah ikut berkontribusi didalam pembuatan laporan ini. Terlepas dari semua itu, Kami menyadari seutuhnya bahwa masih jauh dari kata sempurna baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu, kami terbuka untuk menerima segala masukan dan kritik yang bersifat membangun dari pembaca sehingga kami bisa melakukan perbaikan laporan sehingga menjadi makalah yang baik dan benar. Akhir kata kami meminta semoga makalah laporan tentang sistem kearsipan elektronik dan manual, bisa memberi manfaat ataupun inpirasi pada pembaca.

Palembang, Februari 2019

.

Penyusun

3

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Arsip mempunyai peran penting dalam organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Arsip bagi perusahaan diantaranya berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan, sebagai alat bukti bila terjadi masalah, sebagai alat pertanggungjawaban, menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi perusahaan. Pentingnya arsip bahkan dibuktikan dengan pemberlakuan beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan. Arsip akan bermanfaat secara optimal apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip tidak dikelola dengan secara baik akan menimbulkan masalah. Seiringan dengan perkembangan zaman, dan pengelolaan arsip yang semakin berkembang, membuat sebagian perusahaan yang mengelola arsip secara manual beralih ke sistem yang terotomasi, karena dengan sistem manual lamakelamaan dapat menimbulkan serangkaian kendala seperti kesulitan penemuan kembali secara cepat dan tepat karena sistem penyimpanan yang kurang sistematis, dan bertambahnya secara terus-menerus arsip tanpa penyusutan sehingga terjadi penumpukan. Kendala lainnya yaitu Tata kerja dan Fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai dan tidak mengikuti perkembangan teknologi kearsipan modern. Maka dari itulah setiap perusahaan dituntut untuk melakukan otomasi arsip. Teknologi yang semakin maju juga memberi dampak yang positif bagi dunia kearsipan, Pengelolaan arsip secara modern atau tata kearsipan otomatis merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip, penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemprosesan, penyimpanan dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan dengan cepat. Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Efisiensi dan akses yang cepat dalam pengelolaannya membuat aplikasi pengelolaan arsip menjadi sangat diminati di dunia perusahaan yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip.

4

1.2Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah di uraikan diatas, maka dapat dikemukakan rumusan masalah sebagai berikut: Faktor-faktor apakah yang menjadi penghambat dalam pelaksanaan otomasi kearsipan di perusahaan – perusahaan tertentu.

1.3Tujuan & Manfaat Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengumpulkan data dalam rangka mengetahui faktor-faktor penghambat dalam pelaksanaan otomasi kearsipan di perusahaan-perusahaan tertentu. Manfaat yang peneliti harapkan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui dan mengatasi kendala otomasi kearsipan sehingga menjadi masukan bagi perusahaan tertentu untuk pengelolaan otomasi arsip yang lebih efektif dan efisien. 2. Bagi Peneliti lanjutan, sebagai bahan rujukan untuk melakukan penelitian lanjutan dengan topik yang berkaitan dengan penelitian ini. 3. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan peneliti mengenai otomasi arsip.

5

BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Arsip a) Pengertian arsip Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Arcivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Teori Kearsipan menurut para Ahli: 1. Drs. The Liang Gie : Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. 2. Sutarto (1997; 200) :Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. 3. KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) : Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. 4. Ensiklopedi Administrasi : Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan. Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip). 5. Lembaga Administrasi Negara (LAN) :Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-

6

prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti: 1) Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. 2) Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik, dan sebagainya. 3) Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan. Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa Indonesia, mempunyai arti : 1) Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan. 2) Bahan-bahan baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambargambar hasil kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan pengingatan. Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal (1) yang mendefinisikan arsip sebagai berikut : 1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badanbadan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam kadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa. Sedangkan menurut The Liang Gie (1990:12) Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan. Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud arsip adalah surat yang disimpan untuk kemudian diambil atau diketemukan kembali bila diperlukan dengan mudah dan cepat.

7

2.2 Teori Arsip Elektronik Banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (electronic filing system) yang berbasiskan pada penggunaan komputer. I.

Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu : 1). Penciptaan secara elektronik atau otomasi. Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer. 2). Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital. Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik[1]. Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturanaturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar. II. Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut : 1). Tahap Pemilihan Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan. 2). Tahap Pemindaian 8

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik. 3). Tahap Penyesuaian Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip. 4). Tahap pendaftaran Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai. 5) Tahap pembuatan berita acara Dalam tahap konvensional

ini

adalah

pembuatan

berita

acara

proses

digitalisasi dari

arsip

kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab

pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

III. Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.

9

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi. Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record[3]. Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. IV. Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain : a). Media Magnetik (magnetic Media) b). Disk Magnetik (magnetic disk) c). Pita magnetik (magnetic tape) d). Kaset (cassette) e). Media optik ( Optical Media) Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk dan sebagainya. Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan

10

2.4 Teori Arsip Manual

Arsip manual dokumen-dokumen yang dikelola secara manual. Dokumennya yang dikelola masih berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya. Arsip atau dokumen manual mempunyai siklus hidup terdiri atas 5 tahap: 1. Tahap pertama : penciptaan (pengembangan & penyusunan form baru bagi organisasi) 2. Tahap kedua : pemanfaatan sebuah dokumen. 3. Tahap ketiga : yang terdiri dari bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. 4. Tahap keempat : menitik beratkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya bila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu. 5. Tahap terakhir : disposisi, berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya.

SISTEM PENYIMPANAN 1) Sistem Sentralisasi : sistem dokumen disimpan penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai keperluan yang dimaksud. Keuntungan: 

Mencegah duplikasi



Layanan yang lebih baik



Adanya keseragaman



Menghemat waktu



Menghemat ruangan



Memungkinkan keamanan yang lebih terpadu

Kekurangan: 

Kesulitan fisik



Kebocoran informasi



Adanya ketakutan hilangnya dokumen



Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen yang diperlukan

2) Sistem Desentralisasi : Sistem ini menyerahkan pengolahan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Keuntungan: 

Dekat dengan pemakai 11



Menghemat waktu dan tenaga dalam pengankutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bag. Akan disimpan di bagian yang bersangkutan.

Kekurangan: 

Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan



Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama



Mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan 2 bag Atau lebih.



Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan



Masing-masing bag. Menyimpan dokumennya sendiri sehingga sama tersebarnya diberbagai tempat

3)

Sistem Kolaborasi : masing-masing bag. Menyimpan dokumennya sendiri sibawah kontrol sistem terpusat.

Keuntungan: 

Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam



Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang



Menekan duplikasi dokumen



Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efesiensi biaya yang lebih baik

Kekurangan: 

Karena dokumen bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud



Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada



Masalah yang berasal dari sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi

PERALATAN PENYIMPANAN 1.

spindle file

2.

vertical filling cabinet

3.

open self file

4.

lateral files

5.

unit box lateral file

6.

card file 12

PEMUSNAHAN ARSIP Menurut basuki (2003) ada 4 metode pemusnahan: 1.

Pencacahan, alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, merobek

kertas menjadi sampai dengan 2,5 cm. 2.

Pembakaran, metode ini kurang populer dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.

3.

Pemusnahan kimiawi, memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi

lebih efisien. 4.

Pembuburan, ekonomis, bersih, nyaman. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan

orang yang untuk pengamanan yang tinggi.

13

DAFTAR PUSTAKA

http://referensiilmumanajemen.blogspot.com/2013/03/arsip-manual.html https://www.zonareferensi.com/pengertian-arsip/ http://yuliatk24.blogspot.com/2016/04/arsip-elektronik.html

14