Pedoman Administrasi Dan Manajemen- Copy (3) Fixed.docx

No. Dokumen

:

No. Revisi

:

Tgl. Terbit

:

PEDOMAN PANDUAN KOORDINASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEM PUSKESMAS KECAMATAN CILINCING TAHUN 2018

PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DINAS KESEHATAN

PUSKESMAS KECAMATAN CILINCING Alamat: Jl. Sungai Landak No. 26, Kel. Cilincing, Kec. Cilincing, Jakarta Utara Telepon: 021-214840022; Faksimile: 021-21484022; E-mail: [email protected] JAKARTA

PANDUAN MENJALIN KOORDINASI DAN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT I. PENGERTIAN : Komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi timbal balik yang dilakukan oleh puskesmas dengan masyarakat baik untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat maupun untuk mendapatkan umpan balik ataupun keluhan dari masyarakat. II.RUANG LINGKUP : Ruang Lingkup komunikasi dengan masyarakat : a. Penyampaian lingkup komunikasi dengan masyarakat : Puskesmas dan informasi lain yang dibutuhkan masyarakat baik secara lisan maupun tertulis; b. Menerima informasi dari masyarakat untuk memperoleh umpan balik maupun keluhan baik secara lisan maupun tertulis; c. Membahas informasi umpan balik dari masyarakat oleh tim puskesmas; d. Menyampaikan tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan oleh masyarakat baik secara lisan maupun tertulis. III. TATA LAKSANA A. Koordinasi dan Komunikasi Internal: 1. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara tertulis dilakukan dengan cara penyampaian melalui papan pengumuman, leaflet dan brosur dan dijelaskan langkah langkahnya ; 2. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan dilakukan dengan cara tatap muka dan pertemuan ; 3. Menerima informasi dari masyarakat dilakukan dengan survei,sms,kotak saran,meja informasi,media informasi lainnya; 4. Menyampaikan informasi terhadap tindak lanjut dilakukan melalui sms,telepon,brosur,leaflet,meja informasi dan pertemuan 5. Memberikan akses informasi kepada masyarakat untuk mendapatkan informasi tentang pelayanan melalui telepon Halo Puskesmas Layanan Telp,SMS,WhatsApp 08111080807 6. Menyediakan Custamer service untuk memfasilitasi jika ada masyarakat yang membutuhkan informasi yang tentang pelayanan. 7. Koordinasi internal antara karyawan dalam satu puskesmas dapat dilakukan sharing pagi,Buku Komunikasi layanan,Formulir Rujukan Internal, Whatsapp Group Halo Puskesmas, Whatsapp Group unit /program,Audio Broadcast. 8. Komunikasi Internal antara karyawan yang dilakukan secara resmi dan tertulis didalm maupun luar gedung didokumentasikan oleh masing-masing unit terkait 9. Komunikasi antara sesama karyawan puskesmas dapat dilakukan untuk berkomunikasi dan pertukaran informasi melalui (whatsapp halo puskesmas,telpon/hp,whatsapp grup,Memo Internal, Papan Informasi, Laporan,Tatap Muka) B. Koordinasi dan Komunikasi Ekternal : 1. Koordinasi Ekternal antara karyawan Puskesmas dengan lintas sektor. 2. Koordinasi Eksternal antara karyawan puskesmas dengan jejaring,Kader,masyarakat (tlp/HP/Whatsapp,Rapat IKAKES,Pertin PKK,Rapat Teknis,SMD/MMD) 3. Hasil Koordinasi eksternal didokumentasikan dalam bentuk notulen pertemuan/rapat/laporan dan disimpan pada masing-masing program/unit 2

4. Komunikasi Eksternal antara anggota puskesmas dengan lintas sektor dapat dilakukan melalui Whatsapp Grup lintor,Tatap muka, surat menyurat,laporan 5. Komunikasi External antara anggota puskesmas dengan masyarakat/pasien di dalam gedung puskesmas dapat dilakukan melalui audio broadcast,papan informasi,kotak saran,media sosial,Brosur/Leaflet/Spanduk/Banner/Flyer. IV. DOKUMENTASI Tata laksanaan dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat diatur dalam SOP Hasil hasil komunikasi dengan masyarakat didokumentasikan dalam famili folder sebagai bentuk dokumen puskesmas. Mengetahui KEPALA PUSKESMAS KECAMATAN CILINCING

Drg. Leny Ariyani,MKM___ NIP.197111262003122003

3