Makalah Pengelolaan Lembaga Kearsipan

MAKALAH Perkembangan Peraturan Kearsipan dari Masa Ke-masa di Indonesia Ditunjukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengolahan Lembaga Kearsipan

Disusun oleh : Resya Pitria

(1614400084)

Sabrina Tri Ambarwati

(1654400095)

Dosen Pembimbing : Rusmiatiningsih,S.Hum.,M.A.

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UIN RADEN FATAH PALEMBANG 2019

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Arsip merupakan produk kegiatan (product of activity) dari pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Arsip menurut pasal (1) Undang-Undang No. 43 tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1 Sejarah kearsipan di Indonesia mencerminkan suatu dinamika perkembangan tradisi tulis yang sangat unik dan dinamis. Keunikan terletak pada sejarah perkembangan budaya tulis di Indonesia baik menyangkut media rekam yang digunakan maupun dalam hal pengelolaan media rekam itu sendiri.2 Dinamika itu tumbuh sebagai akibat perkembangan sosial politik dari masa-masa kekuasaan kerajaan-kerajaan prakolonial, masa penetrasi sosial politik barat pada masa kolonial, implementasi sistem politik kolonial dan sistem politik post-kolonial yaitu sejak diproklamasikannya negara Republik Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945. Melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke-masa. Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa. Kesadaran akademis yang dilandari oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sekaligus sebagai warisan budaya bangsa, dapat menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan sebuah bangsa. Untuk itu dalam makalah akan di bahas tentang perkembangan peraturan kearsipan dari masa ke-masa khususnya di Indonesia.

Lilik Istiqoriyah dan Lolytasari, “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis Uin Syarif Hidayatullah Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi,” t.t. 2 Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014), 2.3. 1

B. Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan Arsip dan Lembaga Kearsipan? 2. Bagaimana sejarah perkembangan lembaga kearsipan ? 3. Bagaimana perkembangan peraturan kearsipan dari masa ke-masa di Indonesia?

C. Tujuan 1. Untuk mengetahui apa itu Arsip dan Lembaga Kearsiapan 2. Untuk mengetahui sejarah perkembangan lembaga kearsipan. 3. Untuk mengetahui perkembangan peraturan kearsipan dari mas ke-masa di Indonesia.

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip dan Lembaga Kearsipan Dalam bahasa yunani arsip berasal dari kata “archeon” yang memiliki arti sebuah kantor. Kata arsip bermula dari banyaknya dokumen yang di ciptakan oleh pemerintah .secara sederhana arsip memiiki arti recod , rekam, rekaman, catatan atau berkas yang di ciptakan oleh sebuah organisasi baik organisasi public maupun privat. Menurut kamus lengkap bahasa Indonesia , arti arsip adalah dokumen yang di simpan sebga refrensi , dokumen berupa surat atau akta dan sebagainya yang di keluarkan oleh instansi resmi .Istilah arsip menurut barthos adalah suatu catatan yang tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan –keterangan mengenai subyek (pokok persoalan).3 Menurut Undang-undang Nomor 43 tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan di terima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.4 Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan provinsi adalah satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemeritah di bidang kearsipan pemerintah daerah provinsi yang berkesduduka di ibukota provinsi, dengan demikian apapun nama lembaga kearsipan tersebut, apakah di gabung dengan instansi lain seperti misalnya di gabung dengan bidang perpustakaan atau bidang data dan elektronik dan lainnya, selama lembaga tersebut membidangi dan fungsi masalah kearsipan ,maka tetap disebut sebagai lembaga kearsipan.

3 4

Basuki, sulistyo,kamus istilah kearsipan, Yogyakarta : kanisius,2005 Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

B. Sejarah Perkembangan Lembaga Kearsipan 1. Landsarchief (1892-1942) Landsarchief merupakan nama lembaga kearsipan pertama yang didirikan tanggal 28 Januari 1892 oleh Pemerintahan Hindia Belanda di Indonesia. Lembaga ini didirikan tujuannya tidak lain untuk kepentingan administrasi, membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan, dan ilmu pengetahuan. Selain mendirikan Landsarchief, Pemerintah Hindia Belanda juga mengukuhkan jabatan para petugas (landarchivaris) di hari yang sama. Orang yang pertama kali menjabat sebagai landarchivaris adalah Mr. Jacob Anne van der Chijs (1892-1905). Landarchivaris ini yang kemudian bertugas untuk memelihara dan menjaga arsip-arsip dari peninggalan masa VOC (Vereenigde Oostindische Compagnie) hingga sampai Pemerintahan Hindia Belanda yang ada Landsarchief. Di tahun 1942 Pemerintahan Jepang mulai menyerang dan menguasai Indonesia. 2. Kobunsjokan (1942-1945) Masa kedudukan Pemerintahan Jepang di Indonesia menjadi masa yang paling sepi dalam dunia kearsipan. Hal ini dikarenakan tidak adanya arsip yang diwariskan pada masa kedudukan Jepang di Indonesia sehingga bagi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) masa tersebut tidak memiliki khasanah arsip. Kedudukan Pemerintahan Jepang di Indonesia juga mempengaruhi perubahan nama pada lembaga kearsipan yang sudah ada sebelumnya pada masa Pemerintahan Hindia Belanda. Lembaga kearsipan Landarchief yang didirikan oleh Pemerintahan Hindia Belanda, kemudian berganti nama menjadi Kobunsjokan pada masa kedudukan Jepang. Kobunsyokan berada langsung di bawah Kantor Pengajaran Pemerintah Militer Jepang, yaitu Bunkyo Kyoku.. 3. Arsip Negeri (1945-1947) Pasca Proklamasi Kemerdekaan Indonesia tanggal 17 Agustus 1945, keberadaan lembaga kearsipan di Indonesia secara yuridis dimulai. Lembaga kearsipan yang pada masa Pemerintahan Hindia Belanda bernama Landarchief dan masa Pemerintahan Jepang bernama Kobunsyokan, kemudian berganti nama lagi pada

setelah Indonesia merdeka. Nama yang digunakan untuk lembaga kearsipan yang ada pada tahun 1945 disebut sebagai Arsip Negeri. Perkembangan dan keberadaan Lembaga Arsip Negeri atau sekarang dikenal sebagai Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tidak terlepas dari peran lembaga kearsipan yang telah dibentuk sebelumnya, khususnya pada masa Pemerintahan Hindia Belanda. Pengalaman kegiatan dari organisasi kearsipan masa Pemerintah

Hindia

Belanda

dan

produk-produk

kearsipannya,

kemudian

dipergunakan oleh Pemerintah Indonesia setelah merdeka. Lembaga kearsipan yang bernama Lembaga Arsip Negeri berada di bawah Kementerian Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan. Keberadaan Lembaga Arsip Negeri ini berlangsung hingga kedatangan Pemerintahan NICA (Nederlandsch Indië Civil Administratie atau Netherlands-Indies Civil Administration) di Indonesia, yaitu pertengahan tahun 1947. 4. Landsarchief (1947-1949) Sejak didirikannya negara boneka oleh Pemerintahan Belanda, yaitu Republik Indonesia Serikat (RIS) hingga kedaulatan Republik Indonesia diakui tahun 1949, Prof.W. Ph. Coolhaas masih menjabat di Landsarchief. Sehubungan dengan itu, pasca kedaulatan Indonesia diakui lembaga kearsipan Landsarchief kemudian dikembalikan ke Pemerintah Republik Indonesia. 5. Arsip Negara (1950-1959) Prof. R. Soekanto memimpin Lembaga Arsip Negara RIS sejak tahun 19501957 dan dia menjadi orang Indonesia asli yang pertama kali memimpin lembaga kearsipan di Indonesia. Pada tahun 1957, posisi pemimpin lembaga kearsipan diganti oleh Drs. R. Mohammad Ali yang merupakan seorang sejarawan dan penulis buku Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pergantian pemimpin lembaga kearsipan yang terjadi merupakan awal perubahan dasar di Lembaga Arip Negara. Hal ini dikarenakan istilah Kepala Arsip Negara untuk pertama kali digunakan sebagai jabatan pemimpin lembaga tersebut. Penggunaan lembaga kearsipan dengan nama Arsip Negara dipakai hingga tahun 1959 secara resmi dan setelah itu perubahan nama lembaga kembali terjadi.

6. Arsip Nasional (1959-1967) Lembaga kearsipan Indonesia kembali melakukan perubahan nama dari Arsip Negara menjadi Arsip Nasional pada tahun 1959. Sehubungan dengan itu, dalam kurun waktu 1959-1967, status keberadaan lembaga kearsipan juga terjadi perubahan. Adapun status keberadaan Lembaga Arsip Nasional dalam kurun waktu 1959-1967 adalah sebagai berikut: a. Arsip Nasional Dibawah Kementerian PP Dan K b. Arsip Nasional Dibawah Kementerian Pertama RI (1961-1962) c. Arsip Nasional Dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus (1963-1964) d. Arsip Nasional Dibawah Menko Hubra (1963-1966) e. Arsip Nasional Dibawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembaga-Lembaga Politik (1966-1967) 7. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) (1967-sekarang) Periode terpenting bagi Lembaga Arsip Nasional adalah tahun 1967, saat di mana presiden mengeluarkan ketetapan melalui Keputusan Presiden Nomor 228/1967 bertanggal 2 Desember 1967. Berdasarkan keputusan tersebut disebutkan Lembaga Arsip Nasional ditetapkan sebagai lembaga pemerintahan non departemen dan bertanggung jawab langsung kepada presiden. Terkait anggaran pembelajaan lembaga langsung dibebankan kepada anggaran Sekretaris Negara. Penguatan penetapan status Lembaga Arsip Nasional sebagai lembaga non departemen diikuti dengan Surat Pimpinan MPRS No.A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Lembaga Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah yang tidak bertentangan dengan Undang-Undang Dasar 1945 bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet.5 C. Perkembangan Peraturan Kearsipan Dari Masa Ke-Masa Di Indonesia Dinamika perkembangan lembaga kearsipan dan manajemen kearsipan berakibat pada munculnya kebutuhan untuk mengatur pengelolaan arsip baik secara institusional maupun secara nasional. Institusional mencakup pengaturan pada aspek “Arsip Nasional Republik Indonesia | The National Archives of the Republic of Indonesia,” diakses 20 Maret 2019, https://www.anri.go.id/detail/93-97-Undang-undang. 5

teknik dan metode pengelolaan arsip yang dinilai memenuhi kebutuhan peningkatan efisiensi operasional instansi dan sekaligus kebutuhan pelestarian arsip yang dianggap memiliki nilai guna untuk kepentingan yang lebih luas (research uses) dalam rangka penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Dalam hal ini dibutuhkan pengaturan mengenai pengelolaan arsip pada lembaga lembaga/organisasi pencipta arsip (creating agencies) agar dapat mengelola arsip secara efisien untuk kepentingan akuntabilitas dan untuk kepentingan pelestarian memori kolektif bangsa dalam rangka pertanggungjawaban nasional. Pengaturan secara nasional diperlukan dalam rangka pelestarian arsip sebagai memori kolektif bangsa agar dalam pengelolaan arsip terdapat keterkaitan dalam alur yang jelas antarlembaga-lembaga negara dan badanbadan pemerintahan baik dalam pengelolaan arsip dinamis maupun arsip statis. Dalam pengelolaan arsip dinamis diperlukan adanya norma dan standar manajemen arsip yang berlaku secara nasional untuk menjamin bahwa penyusutan arsip yang berlaku untuk semua lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dilakukan dengan tolok ukur yang sama sehingga dapat dicegah adanya pemusnahan arsip yang tidak terkendali. Dengan demikian penyusutan arsip dapat dilakukan secara sistematis, terukur dan menghasilkan arsip statis yang berkualitas tinggi sebagai memori kolektif bangsa dan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang. Untuk itu diperlukan adanya alur yang jelas dalam penyusutan arsip baik pemindahan dari unit-unit pengolah ke unit kearsipan suatu lembaga pencipta arsip, pemusnahan arsip yang telah habis jangka waktu simpan dan nilai gunanya dan penyerahan arsip yang memiliki nilai guna permanen kepada lembaga kearsipan untuk dikelola sebagai arsip statis. Pengaturan pengelolaan arsip statis secara nasional diperlukan untuk menjamin pelestarian memori kolektif bangsa secermat mungkin dan penggunaannya untuk kepentingan publik serta penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Hal itu diperlukan dalam rangka koordinasi kelembagaan secara nasional dan standar layanan kearsipan baik di lingkungan instansi-instansi pemerintah pusat maupun instansi perangkat daerah baik di lingkungan pemerintah provinsi maupun pemerintah Kabupaten/Kota. Dengan adanya ketentuan hukum yang menyangkut aspek teknis pengelolaan arsip dan aspek koordinasi kelembagaan diharapkan terselenggaranya pengelolaan arsip yang efisien dan pelestarian serta pendayagunaan arsip yang efektif secara nasional.

Adanya ketentuan hukum tersebut mutlak diperlukan oleh sesuatu negara termasuk Indonesia.Dalam sejarah Indonesia pertumbuhan produk hukum kearsipan telah dimulai sejak zaman kolonial Belanda. Undang-undang yang secara khusus mengatur bidang kearsipan untuk pertama kali terbit pada tahun 1971, yaitu Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Sebagai undang-undang ketentuan hukum ini mengatur aspek yang amat luas, mencakup manajemen arsip dan kelembagaan secara nasional. Di dalamnya menetapkan definisi arsip, organisasi kearsipan, tenaga kearsipan, dan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai lembaga pembina kearsipan dan pengelola arsip statis secara nasional (Undang-undang No. 7/1971: Pasal 1, Pasal 2, Pasal 6, dan Pasal 8).6 Dalam bidang manajemen arsip undang-undang tersebut diikuti dengan terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Produk hukum tersebut mengatur tentang penyusutan arsip secara luas di lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan. Diwajibkan kepada setiap instansi pemerintah untuk menyusutkan arsip secara sistematis dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip yang ditetapkan oleh instansi pencipta arsip yang bersangkutan (PP no. 34/1979: Pasal 4).7 Dalam hal instansi yang bersangkutan belum memiliki Jadwal Retensi Arsip maka penyusutan arsip di instansi bersangkutan dapat dilaksanakan sesuai dengan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI

Nomor:

SE/02/1983. Ketentuan Peraturan Pemerintah tersebut kemudian diikuti dengan terbitnya berbagai peraturan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional RI. Peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan yang menyangkut pengelolaan arsip perusahaan terbit tersendiri dengan nama Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Undang-undang tersebut muncul sebagai reaksi terhadap pelaksanaan penyusutan arsip yang dinilai amat lamban dan dengan terbitnya ketentuan hukum itu diharapkan dapat mengatasi kelambanan tersebut. Namun demikian undangundang baru itu tidak dapat dilaksanakan secara tertib karena di dalamnya mengandung beberapa aspek yang bertentangan dengan ketentuan pembuktian perkara pengadilan.

6 7

Undang-undang No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

Undang-undang Nomor 8/1997 merupakan inisiatif dari lembaga keuangan yang tergabung dalam forum perbankan nasional.8 Keseluruhan Perkembangan peraturan yang mengatur tentang kearsipan terdiri dari berbagai perkembangan peraturan sebagai berikut9: 1. Perkembangan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang kearsipan JUDUL TAHUN Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan 2009 Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik 2009 Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi 2008 Publik Undang - Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi 2008 Elektronik Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan 1997 Undang - Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan 1971 Pokok Kearsipan

2. Perkembangan Peraturan Pemerintah (PP) yang mengatur tentang kearsipan JUDUL TAHUN PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang 2012 Kearsipan PP Nomor 87 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Penyerahan Dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan

1999

PP Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm / Media

1999

PP Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip

1979

3. Perkembangan Keputusan Presiden yang mengatur tentang kearsipan JUDUL Keppres Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis

8 9

TAHUN 2004

Syauki Hadiwardoyo, Manajemen Kearsipan di Indonesia (Universitas Terbuka, 2014), 1.10-1.11. “Arsip Nasional Republik Indonesia | The National Archives of the Republic of Indonesia.”

BAB III PENUTUP Kesimpulan Sejarah kearsipan pada dasarnya di mulai sejak berkembangnya tradisi tulis, dengan tradisi itu orang mulai membuat rekaman atau catatan mengenai kegiatannya, baik itu kegiatan pekerjaan maupun pribadi. Catatan tersebut yang kemudian diakui sebagai bukti transaksi antar pihak-pihak yang berkepentingan kemudian disimpan sebagai arsip. Dengan semakin banyak nya arsip maka sangat di perlukan pengelolaan arsip tersebut, tentunya untuk mengelola arsip harus ada sistem-sistem atau peraturan di setiap lembaga ataupun negara yang menaungi arsip.lembaga kearsipan dan peraturanperaturan tentang kearsipanpun telah berkembang dari masa kemasa guna meningkatkan sistem kearsipan yang efektif dan efisien. Adapun Perkembangan lembaga kearsipan di indonesia yaitu: 1) Landsarchief (1892-1942), 2) Kobunsjokan (1942-1945),3) Arsip Negeri (1945-1947), 4) Landsarchief (1947-1949), 5) Arsip Negara (1950-1959), 6) Arsip Nasional (19591967, 7) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) (1967-sekarang).Sedangkan Keseluruhan Perkembangan peraturan yang mengatur tentang kearsipan terdiri dari: 6 Perkembangan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang kearsipan, 4 Perkembangan Peraturan Pemerintah (PP) yang mengatur tentang kearsipan, serta Perkembangan Keputusan Presiden yang mengatur tentang kearsipan

DAFTAR PUSTAKA “Arsip Nasional Republik Indonesia | The National Archives of the Republic of Indonesia.” Diakses 20 Maret 2019. https://www.anri.go.id/detail/93-97Undang-undang. Basuki, sulistyo,kamus istilah kearsipan,Tanggerang Selatan:Universitas Terbuka, 2005 Basuki, Sulistyo. Pengantar Kearsipan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014. Hadiwardoyo, Syauki. Manajemen Kearsipan di Indonesia. Universitas Terbuka, 2014. Istiqoriyah, Lilik, dan Lolytasari. “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis Uin Syarif Hidayatullah Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi,” t.t. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip Undang-undang No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan