Panduan Penulisan Dokumen.docx

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa berkat rahmat dan hidayahnya sehingga proses pembuatan Panduan penulisan dokumen Puskesmas Waihaong Kota Ambon dapat terselesaikan. Dalam Pelaksanaan Akreditasi Puskesmas haruslah diperlukan berbagai dokumen

baik dalam bentuk regulasi / aturan maupun panduan dan SOP dalam

pelaksanaan kegiatan. Untuk dapat menyeragamkan penulisan dalam pembuatan/penyusunan

dokumen –

dokumen terkait dengan pelaksanaan Akreditasi puskesmas, maka disusunlah panduan penulisan ( master ) dokumen yang sumber penulisan ini kami ambil dari beberapa sumber yang disederhanakan untuk menjadi panduan / master penulisan dokumen internal yang khusus berlaku pada Puskesmas Waihaong. Dengan adanya panduan ini diharapkan dokumen-dokumen yang dibuat dalam puskesmas waihaong

seragam

sehingga memudahkan

dan memberikan kesamaan dalam

membuat dokumen terkait pelaksanaan akreditasi. Akhir kata saran dan koreksi untuk perbaikan panduan/master ini sangat kami harapkan demi perbaikan mendatang.

Ambon,

januari 2019 Mengetahui

Kepala puskesmas waihaong

Dr.Augie M.G.Joltuwu Nip. 19870817 2017 05 2012

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ........................................................................................................................ Daftar Isi ................................................................................................................................. Format Penulisan A. B. C. D. E. F. G. H. I.

SK (Surat Keputusan) ........................................................................................................ Kerangka Acuan................................................................................................................ SOP (Standar Operasional Prosedur) ................................................................................. Notulen ............................................................................................................................ Surat Keluar/Tugas ........................................................................................................... SKD (Surat Keterangan Dokter) ......................................................................................... SKS (Surat Keterangan Sakit) ............................................................................................. Surat Rujukan Pasien Umum ............................................................................................. Daftar pustaka…………………………………………………………………………………………………………………

PANDUAN PENULISAN DOKUMEN PUSKESMAS WAIHAONG

A. Penulisan SK (Surat Keputusan)

KEPUTUSAN PIMPINAN PUSKESMAS WAIHAONG Nomor : 01 /SK/IX /2016 TENTANG KEBIJAKAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN PUSKESMAS WAIHAONG PIMPINAN PUSKESMAS WAIHAONG, Menimbang

Mengingat

:

:

a.

………………………………………………………………

b.

…………………………………………………………………..

c.

………………………………………………………………..

1.

………………………………………………………………....

2.

………………………………………………………………….

3.

………………………………………………………………….. MEMUTUSKAN

Menetapkan

:

PAKAI HURUF BESAR

Kesatu

:

………………………………………………………………

Kedua

:

………………………………………………………………

Ditetapkan di : …………………………. Pada tanggal : ………………………….. PIMPINAN PUSKESMAS WAIHAONG, NAMA (tanpa gelar) (tanpa nip)

1. 2. 3. 4. 5. 6.

SEMUA DOKUMEN MEMAKAI FONT TIMES NEW ROMAN, UNTUK SK KOP SURAT PAKAI SIZE 14 DAN DIBOLD, Line spaci 1,5 JUDUL MEMAKAI SIZE 12 DAN DI BOLD, Line spaci 1 ISI SURAT/DOKUMEN MEMAKAI SIZE 12 FONT TIMES NEW ROMAN PADA KATA MENIMBANG POIN a,b,c, DST..DIMULAI DENGAN HURUF KECIL. PADA POINT MENGINGAT, DIDAHULUKAN TAHUN KEPUTUSAN/ KETETAPAN YANG KELUAR TERLEBIH DAHULU 7. POINT MENETAPKAN : MEMAKAI HURUF BESAR SEMUA 8. NAMA KAPUS TANPA GELAR dan NIP

B. Penulisan SOP (Kop/heading & komponen) JUDUL

SOP (Logo pemda)

No. Dokumen

:

No. Revisi

:

Tanggal Terbit

:

Halaman

: Ttd ka.puskesmas

Nama Puskesmas

1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Prosedur /Langkahlangkah 6. Diagram alir (jika dibutuhkan) 6. Unit Terkait

(Lambang puskesmas) Nama Kapus Nip:……….

1. UNTUK YANG BERHUBUNGAN DENGAN KOP/HEADING SOP HARUS TETAP DALAM TABEL /KOTAK SEDANGKAN UNTUK KOMPONEN SOP BOLEH TIDAK DIBERI TABEL/KOTAK 2. LOGO : a. UNTUK PUSKESMAS ,LOGO YANG DIPAKAI PEMERINTAH KABUPATEN,KOTA DAN LAMBANG PUSKESMAS b. UNTUK KLINIK PRATAMA DAN TEMPAT PRAKTEK MANDIRI DOKTER /DOKTER GIGI, LOGO YANG DICANTUMKAN ADALAH LOGO KLINIK PRATAMA DAN TEMPAT PRAKTIK MANDIRI DOKTER/DOKTER GIGI 3. KOTAK KOP/HEADING DIISI SEBAGAI BERIKUT : a. HEADING HANYA DICETAK HALAMAN PERTAMA b. KOTAK FKTP DIBERI LOGO PEMERINTAH DAERAH,DAN NAMA PUSKESMAS ATAU LOGO DAN NAMA DOKTER/TEMPAT PRAKTEK MANDIRI DOKTER/DOKTER GIGI c. KOTAK JUDUL DIBERI JUDUL /NAMA SOP SESUAI PROSES KERJANYA d. NOMOR DOKUMEN DI ISI SESUAI KETENTUAN PENOMERAN YANG BERLAKIU DIPUSKESMAS/FKTP YANG BERSANGKUTAN,DIBUAT SISTEMATIS AGAR ADA KESERAGAMAN e. NO. REVISI: DI ISI DENGAN STATUS REVISI,DAPAT MENGGUNAKAN HURUF. CONTOH : DOKUMEN BARU DIBERI HURUF A,DOKUMEN REVISI PERTAMA DIBERI HURUF B DAN SETERUSNYA. TETAPI JUGA DENGAN ANGKA, MISALNYA UNTUK DOKUMEN BARU DAPAT DIBERI NOMOR 0, SEDANGKAN DOKUMEN REVISI PERTAMA DIBERI NOMOR 1 DAN SETERUSNYA f. TANGGAL TERBIT: DIBERI TANGGAL SESUAI TANGGAL TERBITNYA ATAU TANGGAL DIBERLAKUKAN SOP TERSEBUT g. HALAMAN : DIISI NOMOR HALAMAN DENGAN MENCANTUMKAN JUGA TOTAL HALAMAN UNTUK SOP TERSEBUT (MISAL 1/5). NAMUN DI TIAP HALAMAN SELANJUTNYA DIBUAT FOOTER MISALNYA PADA HALAMAN KEDUA :2/5, HALAMAN TERAKHIR 5/5 h. DITETAPKAN KEPALA FKTP: DIBERI TANDATANGAN KEPALA FKTP DAN NAMA JELASNYA 4. ISI SOP ISI DARI SOP SETIDAKNYA ADALAH SBB : a. PENGERTIAN : DIISI DEFENISI JUDUL SOP, DAN BERISI PENJELASAN ATAU DEFENISI TENTANG ISTILAH YANG MUNGKIN SULIT DIPAHAMI ATAU MENYEBABKAN SALAH PENGERTIAN b. TUJUAN : TUJUAN PELAKSANAAN SOP SECARA SPESIFIK . KATA KUNCI “SEBAGAI ACUAN PENERAPAN LANGKAH-LANGKAH UNTUK…” c. KEBUJAKAN: KEBUJAKAN KEPALA FKTP YANG MENJADI DASAR DIBUATNYA SOP TERSEBUT,MISALNYA SOP IMUNISASI PADA BAYI, PADA KEBIJAKAN DITULISKAN KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS No. 005/2014 TENTANG PELAYANAN KESEHATAN IBU DAN ANAK d. REFERENSI: BERISI DOKUMEN EKSTERNAL SEBAGAI ACUAN PENYUSUNAN SOP,BISA BERBENTUK BUKU,PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN,ATAUPUN BENTUK LAIN SEBAGAI BAHAN PUSTAKA

e. LANGKAH-LANGKAH PROSEDUR: BAGIAN INI MERUPAKAN BAGIAN UTAMA YANG MENGURAIKAN LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN UNTUK MENYELESAIKAN PROSES KERJA TERTENTU f. UNIT TERKAIT: UNIT-UNIT YANG TERKAIT YANG TERKAIT ATAU PROSEDUR TERKAIT DALAM PROSES KERJA TERSEBUT.DARI KEENAM ISI SOP SEBAGAIMANA DIURAIKAN DIATAS, DAPAT DITAMBAHKAN ANTARA LAIN : BAGAN ALIR,DOKUMEN TERKAIT g. DIAGRAM ALIR/BAGAN ALIR (FLOW CHART): ADAPUN BAGAN ALIR SECARA GARIS BESAR DIBAGI MENJADI DUA MACAM, YAITU DIAGRAM ALIR MAKRO DAN DIAGRAM ALIR MIKRO (1). DIAGRAM ALIR MAKRO: MENUNJUKAN KEGIATAN-KEGIATAN SECARA GARIS BESAR DARI PROSES YANG INGIN KITA TINGKATKAN,HANYA MENGENAL SATU SIMBOL,YAITU SIMBOL BALOK

(2). DIAGRAM ALIR MIKRO: MENUNJUKAN RINCIAN KEGIATAN-KEGIATAN DARI TIAP TAHAP KEGIATAN-KEGIATAN DARI TIAP TAHAPAN DIAGRAM MAKRO,BENTUK SIMBOL SBB : AWAL KEGIATAN :

AKHIR KEGIATAN :

YA SIMBOL KEPUTUSAN :

?

TIDAK

PENGHUBUNG:

DOKUMEN :

ARSIP :

h. DAFTAR TILIK : UNTUK MENGECEK KEPATUHAN TERHADAP SOP DALAM LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN,DENGAN RUMUS SEBAGAI BERIKUT : COMPLIANCE RATE (CR) =

∑ YA X

100%

∑ YA + TIDAK

PEMERINTAH KOTA AMBON DINAS KESEHATAN PUSKESMAS WAIHAONG Jln. Taman Ria RemajaTelp.(0911) 347597

Nomor :

SURAT TUGAS / ST/ PKM WHG/ XI / 2018

Yang bertandatangan di bawah ini, memberi tugas kepada :

1. Nama :

:

Jabatan

:

2. Nama

:

NIP

:

Pangkat/Golongan

:

Jabatan

:

Untuk /Keperlua………… Hari / Tanggal

:

Waktu

:

Tempat

:

Mengetahui, Kepala Puskesmas

Gelar,Nama dan Nip

1. SEMUA DOKUMEN MEMAKAI FONT TIMES NEW ROMAN 2. UNTUK SK KOP SURAT MEMAKAI HURUF BESAR SIZE 14 DAN DIBOLD ,Line space 1,5 3. PAKAI LOGO PEMDA KOTA DAN LOGO PUSKESMAS DISAMPING KIRI DAN KANAN DARI KOP SURAT 4. JUDUL SK MEMAKAI SIZE 12 DAN DIBOLD, Line space 1 5. ISI SURAT/DOKUMEN MEMAKAI SIZE 12 FONT TIME NEW ROMAN 6. NAMA KAPUS DISERTAI GELAR ,NIP DAN DIBOLD

PEMERINTAH KOTA AMBON DINAS KESEHATAN PUSKESMAS WAIHAONG Jln. Taman Ria Remaja Telp. (0911) 347597 SURAT KETERANGAN DOKTER NO :440/

/SKD/PKM WHG/ I /2019

Yang bertanda tangan di bawah ini : Dr. Augie M. G. Joltuwu Dokter di lingkup Pemerintah Kota Ambon, dengan ini menerangkan bahwa : Nama

: ……………………………………………………

Tempat/Tanggal Lahir

: ……………………………………………………

Pekerjaan

: ……………………………………………………

Alamat

: ……………………………………………………

Telah dilakukan pemeriksaan dan berpendapat bahwa yang bersangkutan tersebut sehat dan Sanggup / Tidak Sanggup untuk keperluan : ……………………………………………………………………………………………………… Ket : TD

=

TB

=

BB

= Ambon………….…….2019 Tanda Tangan Yang Diperiksa

(………………………………………… )

Dokter Pemeriksa

Dr. Augie M. G. Joltuwu NIP. 19870817 201705 2 012

1. SEMUA DOKUMEN MEMAKAI FONT TIMES NEW ROMAN 2. UNTUK SK KOP SURAT PAKAI HURUF BESAR SIZE 14 DAN DIBOLD,Line spaci 1,5 3. PAKAI LOGO PEMDA KOTA & LOGO PUSKESMAS DISAMPING KIRI DAN KANAN DARI KOP SURAT 4. JUDUL SK DAN NOMOR SURAT MEMAKAI SIZE 12 DAN DIBOLD, line space 1 5. ISI SURAT/DOKUMEN MEMAKAI SIZE 12 FONT TIMES NEW ROMAN 6. PADA KATA SANGGUP/TIDAK SANGGUP DIBOLD 7. UNTUK KETERANGAN : TD,TB DAN BB DIKETIK SINGKAT DENGAN HURUF BESAR 8. NAMA DOKTER PEMERIKSA MEMAKAI GELAR, NIP DAN DIBOLD 9. AWAL NO. SURAT MEMAKAI NO.440 SESUAI KODE NO. DARI DINAS KESEHATAN KOTA

PUSKESMAS WAIHAONG Jln. Taman RiaRemaja FORMULIR

SURAT KETERANGAN SAKIT No Dok : WHG-SKS-FM-05

Rev : 00

Tgl : 1 APRIL 2019

Nomor : Yang bertanda Tangan dibawah ini : Dr. Augie M. G. Joltuwu Dokter di lingkup Pemerintah Kota Ambon, dengan ini merangkan bahwa : Nama

: .............................................................................

Tempat /tanggal Lahir : ............................................................................. Pekerjaan

: .............................................................................

Alamat

: .............................................................................

Diberikan istirahat selama ....... ( Mulai tanggal

) hari

s/d

Demikian Surat ini dibuat agar dipergunakan seperlunya.

Ambon,………………………..20 Dokter Pemeriksa

Dr. Augie M. G. Joltuwu NIP. 19870817 201705 2 012

Hal :1/1

1. SEMUA DOKUMEN MEMAKAI FONT TIMES NEW ROMAN DAN BERADA DALAM KOTAK 2. UNTUK SK, KOP SURAT MEMAKAI HURUF BESAR SIZE 10 line space 1 DAN DIBOLD 3. JUDUL SK MEMAKAI HURUF BESAR SIZE 12 DAN DIBOLD 4. PAKAI LOGO PEMDA KOTA DAN LOGO PUSKESMAS DISAMPING KIRI DAN KANAN DARI KOP SURAT 5. KOMPONEN BERIKUTNYA SETELAH JUDUL SK ADALAH NO.DOKUMEN,REVISI,TGL DAN HALAMAN MEMAKAI HURUF BESAR DENGAN SIZE 9 6. NAMA DOKTER PEMERIKSA DISERTAI GELAR,NIP/SIP DAN DIBOLD

PUSKESMAS WAIHAONG Jln. Taman Ria Remaja FORMULIR

PERSETUJUAN RUJUKAN No Dok : WHG-BPU-FM-05

Rev : 00

Tgl : 1 APRIL 2019

Hal :1/1

Nomor : YTH,dr/RS................................................................................. DI-Tempat Mohon Pemeriksaan dan Perawatan Lebih Lanjut atas Penderita : Nama

: .............................................................................

Umur

:.............................................................................

Ala Alamat

: .............................................................................

Diagnosa

: .............................................................................

Hasil Pemeriksaan

:................................................................................

Obat & Tindakan Yang Harus di berikan:.....................................................

Ambon,………………………..20 Dokter Pemeriksa

Dr. Augie M.G Joltuwu Nip.19870817 201705 2 012

7. SEMUA DOKUMEN MEMAKAI FONT TIMES NEW ROMAN DAN BERADA DALAM KOTAK 8. UNTUK SK, KOP SURAT MEMAKAI HURUF BESAR SIZE 10 line space 1 DAN DIBOLD 9. JUDUL SK MEMAKAI HURUF BESAR SIZE 12 DAN DIBOLD 10. PAKAI LOGO PEMDA KOTA DAN LOGO PUSKESMAS DISAMPING KIRI DAN KANAN DARI KOP SURAT 11. KOMPONEN BERIKUTNYA SETELAH JUDUL SK ADALAH NO.DOKUMEN,REVISI,TGL DAN HALAMAN MEMAKAI HURUF BESAR DENGAN SIZE 9 12. NAMA DOKTER PEMERIKSA DISERTAI GELAR,NIP/SIP DAN DIBOLD

C. Penulisan Kerangka Acuan

Format Kerangka Acuan Program JUDUL……….. I. II. III.

IV. V. VI.

PENDAHULUAN LATAR BELAKANG TUJUAN A.TUJUAN UMUM B. TUJUAN KHUSUS KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN DAN SASARAN KEGIATAN JADWAL KEGIATAN (gambarkan dalam bagan Gantt untuk rencana kegiatan satu tahun) No kegiatan Bulan 1

VII. VIII.

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI Ket : 1.SEMUA DOKUMEN PAKAI HURUF TIMES NEW ROMAN DENGAN FONT 12 2.JUDUL KERANGKA ACUAN DAN SOP DI BOLD SIZE 14 DAN ( TEBAL) 3. PRINT PAKAI KERTAS LEGAL DENGAN UKURAN MARGIN 1 :1

D. Penulisan Notulen

Format notulen Rapat (tulis tangan )

Hari/ tanggal/bln/ tahun

:

Waktu

:

Judul Rapat

:

Pimpinan Rapat

:

Susunan acara

:

a. Pembukaan oleh ………………………………. b. Materi/ topik bahasan 1………………………………………………………. 2………………………………………………………. 3………………………………………………………. 4………………………………………………………. dst c. Kesimpulan : 1………………………………………………………. 2……………………………………………………….. 3……………………………………………………….. 4……………………………………………………… dst

Notulen:

Nama & ttd

DAFTAR PUSTAKA 1. Direktorat Jendral bina upaya kesehatan dan kesehatan dasar 2015, pedoman penyusunan dokumen akreditas Faskes tingkat pertama (FKTP) 2. Instrumen Akreditas puskesmas tahun 2015