Msdm Kel 11_2.docx

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA ANALISIS BEBAN KERJA

DISUSUN OLEH: KELOMPOK

: 11

SEMESTER

: VII

KELAS

: VII A

NAMA

: 1. SANDI G. MUSKANAN (KETUA) 2. IKA YANUARISTI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI KUPANG 2018

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Untuk mengerjakan suatu pekerjaan, seorang melalui kualifikasi yang dimiliki baik dari segi kompetensi ataupun perilakunya. Mengapa demikian? Karena jika hanya salah satu yang dimiliki misalnya hanya mampu untuk mengerjakan tetapi tidak disiplin atau loyal maka hasil yang diperolehnya akan siasia. Demikian pula jika tingkah lakunya baik tetapi tidak memiliki kemampuan yang mumpuni, maka juga tidak bermanfaat apa yang dikerjakannya. Jadi seseorang sebelum ditempatkan di suatu jabatan harus diukur dari keduanya kemampuan dan perilaku. Demikian pula setiap jabatan memiliki standar kerja yang harus dipenuhi. Standar inilah salah satu yang digunakan untuk mengukur kinerja si pemegang jabatan. Lalu apa kaitannya dengan beban kerja? Hubungannya sangat erat, beban kerja merupakan beban yang diemban oleh suatu jabatan sesuai dengan standar kerja yang telah ditetapkan. Misalnya jika suatu jabatan mengharuskan seseorang mengerjakan 100 potong pakaian, maka seharusnya yang ditempatkan adalah orang yang mampu mengemban jabatan tersebut. Jika dalam praktiknya justru yang dikerjakan kurang dari 100 unit maka ini berarti beban kerjanya terlalu ringan, namun sebaliknya jika melebihi 100 unit berarti beban kerjanya berlebih. Bagi beban kerja yang kurang, maka harus ditambah sesuai dengan porsi yang telah ditetapkan agar tidak ada waktu yang menganggur atau terbuang. Demikian pula jika kelebihan, maka harus ditambah tenaga kerja untuk selesaikan tugas pekerjaan terhadap total waktu standar. Hasil perhitungan beban kerja ini merupakan cerminan penggunaan waktu kerja produktif atau produktivitas seseorang dalam suatu periode tertentu. Dari hasil ini juga akan terlihat apakah beban kerja seseorang berlebih atau kurang. Jika beban

1

kerjanya berlebih akan menyebabkan produktivitasnya turun. Demikian pula sebaliknya jika beban kerjanya kurang maka akan banyak waktu yang terbuang. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Apa itu beban kerja? 2. Bagaimana metode penentuan beban kerja? 3. Apa itu analisis beban kerja? 4. Bagaimana perhitungan dalam analisis beban kerja? 5. Apa saja manfaat analisis beban kerja?

1.3 Tujuan Adapun yang menjadi tujuan dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui apa itu beban kerja; 2. Untuk mengetahui bagaimana metode penentuan beban kerja; 3. Untuk mengetahui apa itu analisis beban kerja; 4. Untuk mengetahui bagaimana perhitungan dalam analisis beban kerja; dan 5. Untuk mengetahui apa saja manfaat analisis beban kerja.

2

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Definisi Beban Kerja Beban kerja adalah istilah yang mulai dikenal sejak tahun 1970-an. Saat menghadapi suatu tugas, individu diharapkan dapat menyelesaikan tugas tersebut pada suatu tingkat tertentu. Apabila keterbatasan yang dimiliki individu tersebut menghambat/menghalangi tercapainya hasil kerja pada tingkat yang diharapkan, berarti telah terjadi kesenjangan antara tingkat kemampuan yang diharapkan dan tingkat kapasitas yang dimiliki. Kesenjangan ini menyebabkan timbulnya kegagalan dalam kinerja (performance failures). Hal inilah yang mendasari pentingnya pemahaman yang lebih dalam mengenai beban kerja. Beban kerja adalah beban yang ditanggung tenaga kerja yang sesuai dengan jenis pekerjaanya. Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja organisasi menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan bekerja sesuai dengan standar organisasi, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya, jika karyawan bekerja di bawah standar maka beban kerja yang diemban berlebih. Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu sendiri. 2.2 Metode Penentuan Beban Kerja Metode untuk menentukan beban kerja seseorang dapat dilakukan dengan: 1. Metode daftar pertanyaan Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masingmasing pegawai/pemegang jabatan. 2. Wawancara Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi yang dikerjakan oleh pemegang jabatan. 3. Pengamatan langsung Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan.

3

2.3 Definisi Analisis Beban Kerja Analisis beban kerja adalah analisis yang bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia yang tepat untuk menyelesaikan sejumlah beban kerja tertentu. Perencanaan kebutuhan pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi kebutuhan pegawai yang tepat. Melalui studi analisis beban kerja yang dilakukan akan dapat memberikan gambaran pegawai yang dibutuhkan menurut jabatan dan unit kerja.

2.4 Perhitungan Analisis Beban Kerja Data-data yang dibutuhkan dalam perhitungan analisis beban kerja adalah Jumlah Beban Kerja (diperoleh dari wawancara, kuesioner, maupun pengamatan langsung) dan Standar Kemampuan Rata-rata. Standar Kemampuan Rata-rata diukur dalam satuan waktu dan dapat diketahui melalui metode yang sama untuk memperoleh beban kerja. Selain kedua data tersebut, satu lagi yang dibutuhkan yaitu Waktu Kerja Efektif. Waktu Kerja Efektif, yakni waktu kerja yang telah ditetapkan secara resmi setelah dikurangi waktu istirahat. Misalnya Waktu Kerja Efektif untuk 6 hari kerja menurut Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yaitu 7 jam dengan waktu istirahat 1 jam berarti sisa 6 jam efektif atau 360 menit sehari. Rumus analisis beban kerja adalah :

∑𝐵𝑒𝑏𝑎𝑛 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑥 𝑆𝐾𝑅 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝐸𝑓𝑒𝑘𝑡𝑖𝑓

4

Contoh: Jabatan: Pengadministrasian Umum Jumlah karyawan saat ini: 8 orang Uraian Tugas

Beban Kerja

SKR

Jumlah

1.

Mengetik surat

70 lb/hari

12 mnt/lb

840 menit

2.

Mengagendakan surat

24 srt/hari

6 mnt/srt

144 menit

3.

Mengosep surat

24 srt/hari

5 mnt/srt

120 menit

4.

Melayani tamu

4 tamu/hari

6 mnt/tm

24 menit

5.

Menyusun laporan daftar hadir

1 lap/hari

30 mnt/lap

30 menit

6.

Mengadministrasi karyawan

10 data/hari

60 mnt/data

600 menit

7.

Mengadministrasi perlengkapan

15 data/hari

30 mnt/data

450 menit

∑Beban Kerja x

2208 menit

SKR

Jumlah waktu kerja perhari yang ditetapkan waktu kerja efektif adalah 6 jam = 360 menit Perhitungan kebutuhan pegawai: 2208 𝑚𝑒𝑛𝑖𝑡 𝑥 = 6,13 360 𝑚𝑒𝑛𝑖𝑡 Optimalisasi kerja dapat dilakukan bila jumlah karyawan sesuai dengan jumlah beban kerja. Berdasarkan hasil perhitungan menggunakan Analisis Beban Kerja diketahui bahwa beban kerja 2208 menit/hari dibagi dengan waktu kerja efektif 360 menit/hari sehingga jumlah karyawan yang efisien untuk bagian ini yaitu sebanyak 6 (enam) karyawan dari 8 (delapan) orang karyawan yang sudah ada. Hal tersebut berarti pada bagian ini memiliki kelebihan jumlah karyawan sebanyak 2 (dua) orang.

5

2.5 Manfaat Analisis Beban Kerja Analisis beban kerja perlu dilakukan karena memberikan banyak manfaat bagi pegawai dan organisasi. Berikut ini manfaat dari analisis beban kerja yaitu: 1. Sebagai dasar untuk merencanakan waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Artinya manajemen dapat membagi waktu kerja untuk masing-masing pekerjaan dengan beban yang dimiliki. Penentuan waktu harus dikerjakan mengacu pada standar penyelesaian pekerjaan. 2. Mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada, sehingga tidak ada yang kekurangan pekerjaan atau yang berlebihan. Baik kekurangan maupun kelebihan pekerjaan akan membuat tidak efektifnya pekerjaan itu sendiri. 3. Sebagai dasar untuk menentukan keseimbangan pembagian kerja antar unit atau bagian yang ada dalam suatu organisasi. Artinya tidak ada yang merasa dirugikan dan diberlakukan secara adil. 4. Sebagai dasar untuk menentukan sistem dan prosedur kerja. Artinya jika dirasakan terdapat kekurangan, maka diperlukan perbaikan secepatnya, demikian pula sebaliknya. Sehingga tidak mengacaukan pekerjaan. Prosedur kerja jangan dibuat berbelit-belit tetapi sedapat mungkin dipermudah. 5. Sebagai salah satu dasar untuk menetapkan standar prestasi kerja seseorang. Bagi mereka yang mampu memenuhi beban yang telah ditetapkan mendapat penilaian tersendiri, demikian pula sebaliknya bagi mereka yang tidak memenuhi beban kerja yang diberikan maka prestasi kerjanya tidak baik dan perlu diberikan sanksi. 6. Sebagai dasar untuk menentukan kebijakan kompensasi, baik berupa gaji, bonus, maupun intensif lainnya. Artinya makin besar beban kerjanya, maka kompensasi yang lebih baik, demikian pula sebaliknya. 7. Sebagai dasar untuk menentukan jenjang karier, apakah perlu dipromosi, demosi, atau rotasi. Hail ini tidak berkaitan langsung, tetapi melalui kinerja dan kemampuan kerja. Jika beban kerja dapat dikerjakan sesuai standar, maka prestasi kerja baik, sehingga akan memperoleh kompensasi yang lebih baik, demikian pula sebaliknya.

6

8. Sebagai dasar untuk pelatihan bagi mereka yang dirasakan masih belum mampu memenuhi beban kerjanya. Artinya bagi karyawan yang dianggap tidak atau kurang mampu maka perlu diberikan pelatihan agar kemampuannya bertambah.

7

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan pada bab terdahulu, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1.

Beban kerja adalah istilah yang mulai dikenal sejak tahun 1970-an. Saat menghadapi suatu tugas, individu diharapkan dapat menyelesaikan tugas tersebut pada suatu tingkat tertentu. Beban kerja adalah beban yang ditanggung tenaga kerja yang sesuai dengan jenis pekerjaanya.

2.

Metode untuk menentukan beban kerja seseorang dapat dilakukan dengan menggunakan metode daftar pertanyaan, wawancara dan pengamatan langsung.

3. Analisis beban kerja adalah proses bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang pegawai. 4.

Analisis beban kerja perlu dilakukan karena memberikan banyak manfaat bagi pegawai dan organisasi yaitu sebagai dasar untuk merencanakan waktu, sebagai dasar untuk menentukan keseimbangan pembagian kerja, sebagai dasar untuk menentukan sistem dan prosedur kerja, sebagai salah satu dasar untuk menetapkan standar prestasi kerja seseorang, sebagai dasar untuk menentukan kebijakan kompensasi, sebagai dasar untuk menentukan jenjang karier, dan sebagai dasar untuk pelatihan.

8