Msdm Kel.07.docx

Hal. 747 5. Reaksi terhadap pekerjaan yang Anda wawancarakan 6. Penilaian diri (oleh kandidat mengenai kekuatan dan kelemahannya) 7. Pengalaman militer 8. Aktivitas di luar saat ini

Ikuti rencana Anda. Awalilah dengan pertanyaan terbuka untuk setiap topik, seperti “Dapatkah Anda memberi tahu saya mengenai apa yang Anda lakukan di perguruan tinggi?” Kemudian, galilah untuk mendapatkan informasi mengenai pengetahuan dan pengalaman, motivasi, inteligensi, dan kepribadian orang tersebut.

Mencocokkan Kandidat dengan Pekerjaan Anda sekarang harus mampu menarik kesimpulan mengenai pengetahuan dan pengalaman, motivasi, kapasitas intelektual, dan kepribadian orang tersebut, dan untuk merangkum kekuatan dan batasan kandidat tersebut. Kemudian, bandingkan kesimpulan Anda dengan deskripsi pekerjaan dan daftar persyaratan yang Anda kembangkan ketika menyiapkan wawancara tersebut. Ini harus memberikan dasar rasional untuk mencocokkan kandidat dengan pekerjaannya—yang berdasarkan pada ciri-ciri dan bakat yang benar-benar dibutuhkan pekerjaan tersebut.

Fleksibilitas dalam Pelatihan Sebuah studi terhadap 191 perusahaan kecil dan 201 perusahaan besar di Eropa menemukan bahwa perusahaan kecil relatif lebih informal dalam pelatihan dan pengembangan mereka.” Banyak dari mereka tidak secara sistematis memantau kebutuhan keterampilan manajer mereka, dan kurang dari 50% (dibandingkan dengan 70% dari perusahaan besar) mempunyai program pengembangan karier. Perusahaan yang lebih kecil juga cenderung memfokuskan pengembangan manajemen yang mereka lakukan untuk mengajarkan kompetensi spesifik terkait perusahaan (seperti bagaimana menjual produk perusahaan). Proses pelatihan yang disederhanakan yang kita jelaskan pada halaman 303-304 (Bab 8) merupakan salah satu pilihan bagus untuk bisnis kecil. Metode informal seperti berikut ini juga bagus untuk dijalankan.

METODE PELATIHAN INFORMAL Ahli pelatihan Stephen Covey mengatakan bahwa bisnis kecil dapat melakukan banyak hal untuk memberikan pelatihan terkait pekerjaan tanpa membentuk program pelatihan formal yang mahal. Saran-sarannya termasuk:

  

Menawarkan untuk menanggung biaya kuliah untuk kelas-kelas khusus Mengidentifikasi kesempatan pelatihan daring Memberikan perpustakaan tape dan DVD untuk pembelajaran disiplin dan sistematis selama perjalanan pulang atau pergi

 

Mendorong pembagian praktik terbaik di antara rekanan Manakala dimungkinkan, kirimlah orang-orang ke seminar khusus dan pertemuan asosiasi untuk pembelajaran dan pembangunan jaringan



Menciptakan etika pembelajaran dengan menyuruh setiap orang saling mengajar satu sama lain tentang apa yang mereka pelajari

Fleksibilitas dalam Tunjangan dan Imbalan Family and Work Institute melakukan survei mengenai praktik tunjangan dari sekitar 1.000 perusahaan kecil dan besar. Secara tidak mengejutkan, mereka menemukan bahwa perusahaan besar menawarkan paket tunjangan yang lebih ekstensif dibandingkan perusahaan yang lebih kecil. Namun, banyak perusahaan kecil mengatasi hal ini dengan menawarkan

Hal. 748 fleksibilitas lebih besar. “Mereka telah menemukan bagaimana mengubah yang kecil menjadi kuat, mendapatkan kepercayaan dari karyawan dengan menjaga mereka tetap di dalam lingkaran berita dan keuangan perusahaan, dan loyalitas mereka dengan sering memberikan umpan balik pada kinerja.” Di ID Media, dengan 90 karyawan, CEO Lynn Fantom memberj semua karyawan baru makan pagi selamat datang pada hari pertama mereka. CEO dari perusahaan rintisan Internet appssavvy Inc. menggantikan presentasi PowerPoint dengan video YouTube yang humoris.

KULTUR FLEKSIBILITAS Pada dasarnya, studi tersebut menemukan bahwa pemilik bisnis kecil, dengan secara pribadi berinteraksi dengan semua karyawan setiap hari, melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam “memahami kapan permasalahan pekerjaan/kehidupan muncul” Wards Furniture di Long Beach, California, mencontohkan hal ini. Banyak dari 17 karyawan mereka telah bersama dengan perusahaan tersebut selama 10 hingga 20 tahun. Brad Ward, pemiliknya, salah satunya mengatributkan ini pada kesediaan perusahaannya untuk beradaptasi dengan kebutuhan pekerjanya. Sebagai contoh, pekerja dapat berbagi tanggung jawab pekerjaan dan bekerja paruh waktu dari rumah.

TUNJANGAN PEKERJAAN-KEHIDUPAN Ini adalah contoh lain dari apa yang dapat ditawarkan oleh Ward dan pemberi kerja kecil lainnya:  

Waktu bebas ekstra. Sebagai contoh, waktu bebas di Jumat siang pada musim panas Minggu kerja yang dipadatkan. Sebagai contoh, minggu kerja musim panas yang dipadatkan.



Bonus pada masa-masa kritis. Pemilik bisnis kecil lebih berkemungkinan untuk mengetahui apa yang terjadi dalam kehidupan karyawan mereka. Gunakan pengetahuan ini untuk memberikan bonus khusus, misalnya, saat seorang karyawan mempunyai bayi yang baru lahir.



Fleksibilitas. Sebagai contoh, “Jika seorang karyawan mempunyai masalah pribadi, bantulah menciptakan jadwal kerja yang memungkinkan orang tersebut untuk memecahkan masalahnya tanpa merasa mereka akan mendapatkan kesulitan."



Sensitivitas terhadap kekuatan dan kelemahan karyawan. Pemilik bisnis kecil harus menyesuaikan diri dengan kekuatan, kelemahan, dan aspirasi karyawannya. Sebagai contoh, beri mereka kesempatan untuk berlatih dan berpindah ke pekerjaan yang mereka inginkan.



Membantu mereka menjadi lebih baik. Sebagai contoh, membayar karyawan untuk mengambil kelas guna membantu mereka mengembangkan keterampilan kerja mereka.



Memberi mereka makanan. Berikan makanan gratis secara berkala, mungkin dengan mengajak karyawan Anda untuk makan siang. Membuat mereka merasa seperti pemilik. Sebagai contoh, memberi karyawan masukan untuk keputusan besar, membiarkan mereka bekerja secara langsung dengan klien, memberikan umpan balik dari Klien kepada mereka, bagilah data kinerja perusahaan dengan mereka, dan biarkan mereka berbagi keberhasilan finansial perusahaan.



Memastikan mereka mempunyai apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Mempunyai karyawan yang termotivasi hanyalah separuh dari tantangannya. Pastikan juga mereka mendapatkan pelatihan, prosedur, komputer, dan yang diperlukan lainnya.



Secara konstan mengakui pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Mantaatkan interaks! Anda sehari-hari dengan karyawan untuk “jangan pernah kehilangan kesempatan untuk memberikan pengakuan yang layak mereka dapatkan.”

Hal. 749 TUNJANGAN PENSIUN SEDERHANA Akses terhadap tunjangan pensiun lebih lazim ada di perusahaan besar dibandingkan yang kecil. Sekitar 75% perusahaan besar menawarkannya, sementara hanya sekitar 35% perusahaan kecil yang melakukannya.” Terdapat beberapa cara bagi perusahaan kecil untuk memberikan rencana pensiun. Pension Protection Act Tahun 2006 menyediakan tunjangan pensiun yang menggabungkan tunjangan yang ditetapkan secara tradisional dan rencana 401(k) (kontribusi terdefinisi). Tunjangan tersebut, yang hanya tersedia bagi pemberi kerja dengan kurang dari 500 karyawan, membebaskan pemberi kerja dari aturan uang pensiun kompleks yang harus diikuti pemberi kerja besar. Karyawan mendapatkan rencana pensiun yang memadukan uang pensiun yang ditetapkan, ditambah pengembalian di bagian investasi yang dikontribusikan peserta rencana tersebut.” Cara termudah bagi bisnis kecil untuk menyediakan tunjangan pensiun adalah melalui rencana SIMPLE IRA. Dengan SIMPLE (singkatan dari Savings Incentive Match Plan for Employees/Rencana Penyamaan Insentif Tabungan untuk Karyawan) IRA, pemberi kerja harus (dan karyawan dapat) memberikan kontribusi pada IRA tradisional karyawan. Rencana ini adalah untuk pemberi kerja pada bisnis kecil dengan 100 karyawan atau kurang dan tanpa rencana pensiun lainnya. SIMPLE IRA tidak mahal dan sederhana. Pemilik perusahaan menghubungi sebuah institusi keuangan yang memenuhi syarat dan mengisi beberapa formulir IRS. Sebagian besar bank, reksadana, dan perusahaan asuransi yang menerbitkan kontrak tunjangan hidup umumnya memenuhi syarat. Rencana tersebut mempunyai biaya administratif yang sangat rendah. Kontribusi pemberi kerja dapat dipotongkan sebelum pajak. Kontribusi pemberi kerja tipikal dapat menyamai kontribusi karyawan dolar untuk dolar hingga 3% bayaran. Institusi keuangan tersebut biasanya yang menangani administarasi dan peiaporan IRS.

Keadilan dan Bisnis Keluarga Sebagian besar bisnis kecil adalah “bisnis keluarga’ karena pemiliknya (dan acap kali salah satu atau lebih karyawannya) adalah anggota keluarga. Menjadi karyawan non-keluarga di sini tidaklah mudah. Ada kecenderungan untuk memperlakukan keluarga dan non-keluarga secara berbeda. Jika demikian, seperti yang digambarkan seorang penulis, “Dapat dipastikan bahwa moral mereka yang lebih rendah dan kebencian yang membara akan memberikan pengaruh negatif pada operasi Anda dan

Hal. 750 melemahkan laba Anda. Mengurangi permasalahan “keadilan” seperti ini melibatkan beberapa langkah, termasuk:



Menetapkan aturan dasarnya. Seorang konsultan bisnis keluarga berkata, Selama proses perekrutan, pelamar [manajemen] harus diberi tahu apakah pada dasarnya ia hanya akan menjadi orang yang tidak berarti, atau apakah akan terdapat potensi untuk dipromosikan. Setidaknya, buatlah ekspektasinya jelas, mengenai hal-hal seperti tingkat otoritas dan pengambilan keputusan yang dapat dicapai orang tersebut.



Memperlakukan orang dengan adil. Berusahalah untuk menghindari adanya “kesan apapun bahwa anggota keluarga diuntungkan secara tidak adil di atas pengorbanan orang lain.”



Menghadapi masalah keluarga. Perselisihan dan ketegangan antar-anggota keluarga mengganggu dan menurunkan moral karyawan. Anggota keluarga harus menghadapi dan menyelesaikan perbedaan mereka.



Menghapuskan hak istimewa. Anggota keluarga “harus menghindari segala perilaku yang akan membuat orang menyimpulkan bahwa mereka menuntut perlakuan istimewa dalam hal penugasan atau tanggung jawab.” Karyawan keluarga harus datang lebih awal, bekerja lebih keras, dan pulang lebih akhir dibandingkan karyawan lainnya.

Menggunakan Organisasi Pemberi Kerja Profesional Seperti yang kita jelaskan dalam Bab 13 (Tunjangan dan Layanan), banyak pemilik bisnis kecil, yang karena isu-isu yang terlibat dalam mengelola personel, memutuskan untuk melakukan pengalihdayaan pada sebagian besar fungsi sumber daya manusia mereka kepada vendor. Vendor-vendor ini disebut organisasi pemberi kerja profesional (professional employer organizations—PEQO) outsourcer sumber daya manusia (human resource outsourcer—HRO), atau terkadang perusahaan penyewaan karyawan atau staf.

Bagaimana Cara Kerja PEO? Vendor-vendor ini berkisar dari perusahaan penggajian khusus hingga mereka yang menangani semua kebutuhan manajemen sumber daya manusia pemberi kerja. Paling

sedikit, perusahaan-perusahaan ini mengambil alih tugas penggajian pemberi kerja. Namun, biasanya PEO melakukan sebagian besar tugas sumber daya manusia pemberi kerja. Dengan mentransfer karyawan perusahaan klien ke daftar gaji PEO, PEO menjadi pemberi kerja-bersama (co-employer) resmi untuk karyawan pemberi kerja tersebut. PEO tersebut kemudian dapat menggabungkan karyawan klien ke dalam program asuransi dan tunjangan PEO, biasanya dengan biaya yang lebih rendah. PEO biasanya menangani aktivitas terkait karyawan seperti perekrutan (dengan persetujuan penyelia perusahaan klien), dan penggajian dan perpajakan. Sebagian besar PEO berfokus pada pemberi kerja dengan kurang dari 100 |karyawan, dan membebankan biaya 2% hingga 4% dari daftar gaji perusahaan. HRO biasanya menangani fungsi-fungsi ini secara “hanya layanan administratif”— mereka pada dasarnya adalah “kantor SDM” Anda, tetapi karyawan Anda masih bekerja untuk Anda.

Mengapa Menggunakan PEO? Pemberi kerja berpaling pada PEO untuk sejumlah alasan:

KURANGNYA DUKUNGAN SDM KHUSUS, Perusahaan kecil dengan kurang dari 100 karyawan biasanya tidak mempunyai manajer SDM khusus. Pemilik menanggung sebagian besar beban manajemen sumber daya manusia di pundaknya.

Hal. 751 PEKERJAAN ADMINISTRATIF Small Business Administration memperkirakan bahwa pemilik bisnis kecil menghabiskan hingga 25% waktu mereka pada pekerjaan administratif terkait personel, seperti pengecekan latar belakang dan pendaftaran tunjangan.”' Karena PEO mengambil alih sebagian besar darinya, banyak bisnis kecil menyimpulkan bahwa lebih murah bagi mereka untuk membayar biaya perusahaan penyewaan karyawan saja.

LIABILITAS Secara hukum, PEO umumnya “secara kontraktual berbagi tanggung jawab klien dan mempunyai kepentingan untuk mencegah luka-luka di tempat kerja dan tuntutan hukum oleh karyawan” PEO karenanya harus membantu memastikan bahwa bisnis kecil tersebut memenuhi tanggung jawab Title VII, OSHA, COBRA, dan Fair Labor Standards Act.

TUNJANGAN Asuransi dan tunjangan acap kali merupakan atraksi besar PEO. Mendapatkan asuransi kesehatan dan yang lainnya menjadi masalah bagi perusahaan kecil. Itulah kegunaan penyewaan. Penyewaan bisa mendapatkan asuransi bisnis kecil untuk orang-orangnya yang tidak bisa mereka dapatkan sendiri.

KINERJA Yang terakhir, profesionalisme yang dibawa PEO dalam merekrut, menyaring, melatih, memberikan kompensasi, dan memelihara keselamatan dan kesejahteraan karyawan diharapkan dapat terwujud menjadi hasil karyawan dan bisnis yang lebih baik.

Peringatan Meskipun demikian, terdapat beberapa potensi kelemahan. “Jika PEO Anda dikelola dengan buruk, atau bangkrut, Anda dapat berakhir dengan kantor yang penuh dengan pekerja yang tidak diasuransikan.” Banyak pemberi kerja memandang praktik manajemen sumber daya manusia mereka (seperti melatih teknisi baru) sebagai hal yang strategis, dan tidak ingin mengalihkan tugas tersebut kepada pihak luar. Potensi masalah lainnya adalah menentukan siapa yang bertanggung jawab. Sebagai contoh, siapakah yang bertanggung jawab untuk lukaluka karyawan, PEO atau pemberi kerja? Kontraknya harus menentukan hal ini.

TANDA BAHAYA Beberapa hal dapat memberikan sinyal adanya masalah dengan PEO prospektif. Salah satunya adalah kurangnya kehati-hatian. Sebagai contoh, karena mereka berbagi tanggung jawab dengan pemberi kerja, mereka harus menanyai Anda secara ekstensif mengenai keselamatan tempat kerja serta kebijakan dan praktik sumber daya manusia perusahaan Anda.” Gambar 18-5 merangkum pedoman untuk mencari dan bekerja dengan PEO.

Mengelola Sistem, Prosedur, dan Administrasi SDM Pendahuluan Pertimbangkan pekerjaan administrasi yang diperlukan untuk menjalankan sebuah kedai ritel dengan lima orang. Hanya pada awalnya, merekrut dan mempekerjakan karyawan mungkin membutuhkan pemasangan iklan lowongan kerja, aplikasi pekerjaan, daftar cek wawancara, berbagai verifikasi—mengenai pendidikan dan status imigrasi, misalnya—dan daftar cek referensi telepon. Anda kemudian mungkin membutuhkan perjanjian hubungan kerja, perjanjian kerahasiaan dan non-kompetisi, dan perjanjian ganti rugi pemberi kerja. Untuk memproses karyawan baru tersebut Anda mungkin membutuhkan verifikasi latar belakang, daftar cek karyawan, dan formulir untuk menahan pajak dan untuk mendapatkan data karyawan baru. Dan, untuk melacak karyawan tersebut setelah bergabung, Anda membutuhkan—hanya pada awalnya—lembar data personel, catatan waktu harian dan

Hal. 752 Pemberi kerja harus memilih dan mengelola hubungan PEO dengan hati-hati. Pedoman untuk melakukannya meliputi:   

 

      

Melakukan analisis kebutuhan. Mengetahui sebelumnya secara tepat apakah masalah sumber daya manusia yang ingin diatasi oleh perusahaan Anda. Meninjau layanan semua perusahaan PEO yang Anda pertimbangkan. Tentukan mana yang dapat memenuhi semua kepertuan Anda. Menentukan apakah PEO tersebut diakui. Tidak ada sistem peringkat. Namun, Employer Services Assurance Corporation di Little Rock, Arkansas (www.Escorp.org), menerapkan standar finansial, pengauditan, dan operasi yanq lebih tinggi pada anggotanya. Selain itu, lihatlah National Association of Professional Employer Organizations (www.NAPEO.org), dan www.PEQ.com. Memeriksa referensi bank, kredit, asuransi, dan profesional penyedia tersebut. Memahami bagaimana tunjangan karyawan akan dicairkan. Apakah sepenuhnya dijamin atau sebagiannya didanai sendiri? Siapakah perusahaan penjaminnya? Konfirmasikan bahwa pemberi kerja akan menerima perlindungan hari pertama. Melihat apakah kontrak tersebut berisi pemenuhan liabilitas di negara bagian yang berlaku. Meninjau perjanjian layanan secara teliti. Apakah tanggung jawab dan liabilitas pihak-pihak yang bersangkutan jelas? Menyelidiki berapa lama PEO tersebut telah menjalankan bisnisnya. Memeriksa staf PEO prospektif. Apakah mereka tampaknya mempunyai keahlian untuk memenuhi janji-janjinya? Menanyakan, bagaimana perusahaan tersebut akan memberikan layanannya? Secara pribadi? Melalui telepon? Melalui situs? Menanyakan mengenai biaya di muka dan bagaimana biaya ini ditentukan. Mendapatkan bukti secara periodik bahwa pajak gaji dan premi asuransi dibayarkan dengan baik dan bahwasemua masalah hukum ditangani dengan benar.

mingguan, dan lembar waktu mingguan karyawan per jam, catatan orientasi karyawan, pemberitahuan pemberhentian, dan respons referensi pekerjaan. Sebenarnya, daftar di atas baru menyentuh permukaan dari kebijakan, prosedur, dan pekerjaan administrasi yang akan Anda butuhkan untuk menjalankan bagian sumber daya manusia dari bisnis Anda. Mungkin dengan hanya satu atau dua karyawan, Anda dapat melacak segalanya dalam kepala Anda, atau cukup dengan menulis memo berbeda untuk setiap tindakan SDM, memasukkannya dalam berkas setiap pekerja. Akan tetapi, dengan lebih banyak karyawan, Anda akan membutuhkan sistem sumber daya manusia yang terdiri atas formulir terstandardisasi. Kemudian, seiring perusahaan tumbuli, Anda akan mengomputerisasi berbagai bagian dari sistem SDM—daftar gaji, atau penilaian, misalnya.

Komponen Dasar dari Sistem SDM Manual Pemberi kerja yang sangat kecil (katakanlah, dengan 10 karyawan atau kurang) mungkin akan memulai dengan sistem manajemen sumber daya manual. Dari sudut pandang praktis, ini biasanya berarti mendapatkan dan mengorganisasi satu set standar formulir personel yang mencakup setiap aspek penting dari proses SDM—perekrutan, seleksi, pelatihan, penilaian, kompensasi, keselamatan—serta sejumlah cara untuk mengorganisasi semua informasi ini untuk masing-masing karyawan Anda.

FORMULIR DASAR Jumlah formulir yang mungkin akan Anda butuhkan bahkan untuk sebuah perusahaan kecil adalah cukup besar, seperti yang diperlihatkan oleh daftar ilustratif dalam Tabel 18-1. Salah satu cara sederhana untuk mendapatkan formulir-formulir dasar dari sistem SDM manual adalah dari situs jejaring (seperti www.hr.com/en/ free_forms/) atau buku atau CD yang menyediakan kompilasi formulir SDM. Formulir yang Anda inginkan kemudian dapat diadaptasi dari sumber-sumber ini untuk situasi khusus Anda. Toko peraiatan kantor (seperti Office Depot dan Office Max) juga menjual paket formulir personel. Sebagai contoh, Office Depot menjual paket formulir personel individual serta “Kit Sumber Daya

Hal. 753 Formulir Karyawan Baru

Formulir Karyawan Sekarang

Formulir Separasi Karyawan

Daftar Cek Karyawan Baru

Catatan Karyawan

Daftar Cek Terminasi

Wawancara Karyawan

Evaluasi Kinerja

Pernyataan COBRA

Pengecekan Heferensi

Surat Peringatan

Klaim Pengangguran

Laporan Referensi Telepon

Permintaan Libur

Wawancara Keluar Karyawan

Pernyataan Manual Karyawan

Pemberitahuan Masa Percobaan

Perjanjian Hubungan Kerja

Deskripsi Pekerjaan

Sangkalan Aplikasi Kerja

Evaluasi Masa Percobaan

Perjanjian Kerahasiaan Karyawan

Pernyataan Setoran Langsung Laporan Absensi Pemberitahuan Disipliner Formulir Keluhan Laporan Pengeluaran Pernyataan Pilihan 401(k) Laporan Luka-Luka

Manusia” yang berisi 10 salinan dari setiap formulir berikut ini: Aplikasi, Wawancara Kerja, Pengecekan Referensi, Catatan Karyawan, Evaluasi Kinerja, Surat Peringatan, Wawancara Keluar, dan Permintaan Libur, ditambah Pedoman Pencegahan Tuntutan Hukum. Selain itu, tersedia paket Map Catatan Karyawan. Gunakan map tersebut untuk menyimpan berkas dari setiap karyawan individual; pada sisi luar kantung tersebut tercetak formulir untuk mencatat informasi seperti nama, tanggal mulai, tunjangan perusahaan, dan sebagainya.

SUMBER LAINNYA Beberapa perusahaan katalog pos langsung juga menawarkan materi SDM. Sebagai contoh, HRdirect (www.hrdirect.com) menawarkan paket formulir personel. Ini meliputi, misalnya, Formulir Aplikasi Karyawan Pendek dan Panjang, Wawancara Pelamar, Tinjauan Kinerja Karyawan, dan Kalender dan Laporan Absensi. Di samping itu, tersedia juga berbagai formulir pemenuhan hukum, termasuk formulir Kebijakan Pelecehan dan Pemberitahuan FMLA terstandardisasi, serta poster (misalnya, yang mencakup pengumuman yang diwajibkan secara hukum untuk hal-hal seperti Americans with Disabilities Act). G. Neil Company, di Sunrise, Florida (www.gneil.com), merupakan sumber materi

personel pos langsung lainnya. Selain dari lini formulir, dokumen, dan poster personel lengkap, mereka juga mempunyai sistem manual untuk hal-hal seperti sejarah kehadiran, analisis pekerjaan, dan untuk melacak permintaan libur dan catatan keselamatan. Mereka mempunyai kit “rintisan” SDM yang berisi 25 salinan dari setiap komponen dasar dari sistem SDM manual. Ini meliputi, misalnya, Formulir Aplikasi Kerja Panjang, Sejarah Kehadiran, Pemberitahuan Perubahan Gaji/Status, Laporan Absensi, dan Permintaan dan Persetujuan Libur, semuanya disusun di dalam sebuah kotak berkas.

Mengotomatiskan Tugas SDM Individual Seiring bisnis kecil tersebut tumbuh, menjadi tidak praktis untuk mengandalkan sistem SDM manual, Pada titik inilah sebagian besar perusahaan berukuran kecil hingga menengah mulai mengomputerisasikan tugas manajemen sumber daya manusia.

Hal. 754 SISTEMPAKET Terdapat banyak sumber yang tersedia. Sebagai contoh, berbagai situs jejaring berisi daftar vendor peranti lunak 3DM berdasarkan kategori. Para vendor ini memberikan solusi peranti lunak untuk hampir semua tugas personel, yang berkisar dari manajemen tunjangan hingga kompensasi, pemenuhan, relasi karyawan, pengalihdayaan, penggajian, dan sistem waktu dan kehadiran. G. Neil Company menjual paket peranti lunak untuk memantau kehadiran, penyimpanan arsip karyawan, menulis manual kebijakan karyawan, menulis tinjauan kinerja, menciptakan deskripsi pekerjaan, melacak kehadiran dan jam kerja untuk setiap karyawan, penjadwalan karyawan, menulis bagan organisasi, mengelola daftar gaji, melakukan survei karyawan, menjadwalkan dan meljacak aktivitas pelatinan karyawan, dan mengelola pemenuhan OSHA. People Manager (lihat, sebagai contoh, www hrtools.com/products/PeopleManager.aspx) menyimpan catatan karyawan (termasuk nama, alamat, status perkawinan, jumlah tanggungan, kontak dan nomor telepon darurat, tanggal dipeker) akan, dan sejarah pekerjaan). Mereka juga memungkinkan manajemen untuk membuat 30 laporan standar pada hal-hal seperti kehadiran, tunjangan, dan informasi etnis dengan cepat.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) Seiring perusahaan tersebut tumbuh, sistem yang lebih komprehensif menjadi dibutuhkan. Kita dapat mendefinisikan sistem ‘nformasi sumber daya manusia (SISDM) terintegrasi sebagai komponen-komponen yang saling terkait yang bekerja bersama untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kendali, analisis, dan visualisasi dari aktivitas manajemen sumber daya manusia sebuah organisasi.Terdapat beberapa alasan untuk memasang sebuah SISDM. Yang pertama adalah pemrosesan transaksi yang lebih baik.

Pemrosesan Transaksi yang Lebih Baik Pekerjaan sepele sehari-hari dalam menyimpan dan memperbarui catatan membutuhkan waktu banyak sekali. Sebuah studi menemukan bahwa 71% dari waktu karyawan SDM digunakan pada tugas transaksional, seperti mengecek neraca cuti, menyimpan catatan alamat, dan memantau distribusi tunjangan karyawan. Paket SISDM menggantikan banyak transaksi SDM perusahaan dengan pemrosesan komputer yang kuat.

Pemrosesan Diri Daring Sistem informasi SDM juga memfasilitasi pemrosesan diri oleh karyawan. Sebagai contoh, di Provident Bank, sistem tunjangan Benelogic memungkinkan karyawan mendaftarkan diri di semua program tunjangan yang mereka inginkan melalui Internet di sebuah situs yang aman. Mereka juga “mnendukung pertanyaan karyawan terhadap informasi ‘bagaimana jika yang berhubungan dengan, sebagai contoh, dampak dari beragam opsi tunjangan pada bayaran

yang mereka bawa pulang.” Itu semuanya adalah pekerjaan yang, sebelumnya harus dilakukan oleh karyawan SDM untuk karyawan Provident.

Kemampuan Pelaporan yang Lebih Baik Dengan mengintegrasikan banyak tugas SDM individual (catatan pelatihan, penilaian, data pribadi karyawan, dan sebagainya), SISDM dapat meningkatkan kapabilitas pelaporan SDM.

Hal. 755 Sebagai contoh, laporan mungkin tersedia untuk biaya perawatan kesehatan per karyawan, bayaran dan tunjangan dalam persentase pengeluaran operasional, biaya per karyawan, laporan mengenai pelatihan, tingkat perputaran sukarela, biaya perputaran, waktu untuk mengisi pekerjaan, dan pengembalian atas investasi modal manusia (berdasarkan biaya pelatihan dan pendidikan, misalnya) untuk seluruh perusahaan dan per departemen.

Integrasi Sistem SDM Karena komponen peranti lunak SISDM (penyimpanan arsip, daftar gaji, penilaian, dan seterusnya) terintegrasi, sistem ini memungkinkan pemberi kerja untuk merombak fungsi SDM mereka. Sebagai contoh, SISDM milik PeopleSoft mengarahkan peningkatan gaji, transfer, dan formulir elektronik lainnya melalui organisasi kepada manajer yang tepat untuk disetujui. Seiring satu orang keluar dari sistem, formulirnya akan diarahkan ke orang berikutnya. Jika seseorang lupa untuk memproses sebuah dokumen, sebuah agen pintar akan mengeluarkan pengingat. SISDM karenanya mengotomatiskan sesuatu yang sebelumnya merupakan proses manual yang memakan waktu.

Vendor SISDM Banyak perusahaan zaman sekarang menawarkan paket SISDM. Situs untuk International Association for Human Resource Information Management (www.ihrim.org/), misalnya, menyebutkan Automatic Data Processing, Inc., Business Information Technology, Inc., Human Resource Microsystems, Lawson Software, Oracle Corporation, SAP America, Inc., dan sekitar 25 perusahaan lainnya sebagai vendor SISDM.

SDM dan Intranet Pemberi kerja semakin banyak menggunakan intranet internal mereka untuk pemrosesan tugas manajemen sumber daya manusia. Sebagai contoh, LG&E Energy Corporation melakukannya untuk komunikasi tunjangan. Karyawan dapat mengakses laman tunjangan LG&E dan (di antara hal lain) meninjau opsi investasi rencana 401 (k), mendapatkan jawaban terhadap pertanyaan yang sering diajukan mengenai rencana medis dan gigi perusahaan, dan perubahan laporan dalam status keluarga. Penggunaan lain untuk intranet sumber daya manusia termasuk, misalnya, mengotomatiskan pengumuman lowongan pekerjaan dan pelacakan peiamar, mengatur pendaftaran pelatihan, memberikan bukti pembayaran elektronik, menerbitkan buku pegangan karyawan elektronik, dan memungkinkan karyawan memperbarui profil pribadi mereka dan mengakses akun mereka, seperti akun 401(k).