Laporan Kerja Praktik-rev2.docx

LAPORAN KERJA PRAKTEK ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI PRODUKSI DI PT. FUMAKILLA NOMOS

Diajukan sebagai salah satu syarat dalam melaksanakan perkuliahan mata kuliah Kerja Praktek

Oleh Ira Novia 16416257201053

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BUANA PERJUANGAN KARAWANG KARAWANG 2019

PERNYATAAN TIDAK MELAKUKAN PLAGIAT

Dengan ini saya : Nama

: Ira Novia

NIM

: 16416257201053

Program Studi

: Sistem Informasi

menyatakan bahwa saya telah melakukan kerja praktek di : Nama Perusahaan

: PT Fumakilla Nomos

Divisi / Bidang

: Produksi

Alamat

: Jalan Terusan Interchange Desa Anggadita, Klari 41371, Karwang –Jawa Barat

Periode Praktek

: 7 Januari – 5 Februari 2019

Pembimbing Lapangan

:Hendi Supriatna (Chief Poduksi / punching)

dan bahwa laporan kerja praktek yang berjudul perncangan aplikasi kaizen board berbasis web ini adalah karya ilmiah saya sendiri, bukan plagiat dari karya ilmiah yang ditulis oleh orang lain atau lembaga lain, semua karya ilmiah orang lain atau lembaga lain yang dirujuk dalam laporan kerja praktek ini telah disebutkan sumber kutipannya serta dicantumkan di Daftar Pustaka. Jika dikemudian hari terbukti ditemukan kecurangan/penyimpangan, baik dalam pelaksanaan kerja praktek maupun dalam penulisan laporan kerja praktek, saya bersedia meneria konseekuensi dinyatakan TIDAK LULUS untuk mata kuliah Kerja Praktek yang telah saya tempuh. Karawang, 29 Maret 2019

Ira Novia 16416257201053

ii

PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTEK

Laporan Kerja Praktek dengan judul ANALISIS SISTEM ADMIISTRASI PRODUKSI PADA PT. FUMAKILLA NOMOS

Oleh Ira Novia 16416257201053

telah disetujui untuk diajukan pada Sidang Ujian Kerja Praktek Universitas Buana Perjuangan Karawang

Karawang, 29 Maret 2019 Menyetujui,

Dosen Pembimbing

Ketua Program Studi

Shofa Shofiah H., S.Kom., M.Kom. NIDN : 0414057006

April Lia H., S.Kom., M.Kom. NIDN : 0403048301

iii

PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK

Laporan Kerja Praktek dengan judul ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI PRODUKSI PADA PT FUMAKILLA NOMOS

Oleh Nama

: Ira Novia

NIM

: 16416257201053

Fakultas

: Teknologi dan Ilmu Komputer

Program Studi : Sistem Informasi

Telah diujikan pada hari…………, tanggal ………………………………dan dinyatakan LULUS dengan susunan Tim Penguji sebagai berikut :

Dosen Pembimbing,

Dosen Penguji,

…………………………………. NIDN :

Shofa Shofiah H, S.Kom., M.Kom. NIDN : 0414057006

Disahkan Oleh, Ketua Program Studi Sistem Informasi,

April Lia Hananto, S.Kom., M.Kom. NIDN : 0403048301

iv

KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan laporan kerja praktek yang berjudul “ Analisis Sistem Administrasi Produksi di PT. Fumakilla Nomos”. Laporan ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah kerja praktek. Di dalam pengerjaan laporan ini telah melibatkan banyak pihak yang sangat membantu dalam banyak hal. Oleh sebab itu, disini penulis sampaikan rasa terima kasih sedalam-dalamnya kepada : 1. Dr. H. Dedi Mulyadi, SE,MM selaku Rektor Universitas Buana Perjuangan Karawang 2. Ahmad Fauzi, M.Kom, selaku Dekan Fakultas Teknologi dan Ilmu Komputer Universitas buana perjuangan 3. April Lia Hananto, S.Kom., M.Kom, selaku ketua program studi Sistem Informasi Universitas Buana Perjuangan Karawang, yang menerima penulis dengan baik untuk berkonsultasi, dan 4. Shofa Shofiah H., S.Kom., M.Kom., selaku dosen pembimbing kerja praktek dan yang telah mengajar penulis tata cara menulis karya tulis dengan benar. Penulis juga mengucapakan terima kasih kepada keluarga dan rekan-rekan yang turut membantu dalam penulisan laporan ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak kekurangan maka dari itu penulis berharap ada kritik dan saran yang membangun. Semoga laporan praktek ini dapat bermafaat, baik sebagai sumber informasi maupun sumber inspirasi bagi para pembaca.

Karawang, 29 Maret 2019

Ira Novia

v

ABSTRAK Administrasi produksi merupakan serangkaian kegiatan dari mulai menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim, menyimpan baik dokumen maupun lainnya yang masih terkait dengan kegiatan produksi, dimana produksi itu sendiri merupakan kegiatan mengasilkan suatu produk/jasa. Dengan demikian, maka didalam administrasi produksi dibutuhkan data aktual dari seluruh proses kegiatan produksi. Karena dengan data yang akurat maka data tersebut bisa digunakan sebagai acuan untuk mengambil suatu keputusan atas masalah yang terjadi di produksi. Akhir dari proses administrasi adalah penyimpaan dokumen atau arsip. Dalam penyimpanan arsip juga diperlukan prosedur yang baik dari perawatan, penyusunan, dan pengawasan arsip, serta dengan adanya arsip digital akan membantu sistem administrasi apabila data mengalami kerusakan atau hilang. Dengan demikian sistem administrasi yang baik akan tercipta dengan adanya data yang akurat dan penyimpanan arsip yang baik.

Kata kunci : Sistem Administrasi Produksi

vi

ABSTRACT Production administration is a series of activities from starting to receive, record, collect, process, hold, send, store both documents and others that are still related to production activities, where production itself is an activity to produce a product or service. Thus, the production administration requires actual data from the entire process of production activities. Because with accurate data, the data can be used as a reference to take a decision on the problems that occur in production. The end of the administrative process is the collection of documents or archives. In archival storage, good procedures are also needed from maintenance, preparation, and supervision of archives, and with the presence of digital archives it will help the administration system if data is damaged or lost. Thus a good administrative system will be created with accurate data and good archive storage.

Keywords : Production Administration System

vii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................ i HALAMAN PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT ................................................. ii HALAMAN PERSETUJUAN KERJA PRAKTEK .............................................. iii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iv KATA PENGANTAR .............................................................................................v ABSTRAK ............................................................................................................. vi ABSTRACT .......................................................................................................... vii DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix DAFTAR GAMBAR ...............................................................................................x BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................1 1.1. Latar Belakang.........................................................................................1 1.2. Tujuan Kerja Praktek ...............................................................................2 1.3. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek .......................................2 1.4. Tahapan Kegiatan Kerja Praktek .............................................................3 BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ....................................................4 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan .....................................................................4 2.2. Nama dan Logo Perusahaan ....................................................................4 2.3. Profil Peerusahaan ...................................................................................5 2.4. Jenis Produk.............................................................................................5 2.4.1.Produk Coil ....................................................................................5 2.4.2.Produk Non Coil ............................................................................6 2.5. Proses Produksi. ......................................................................................7 2.6. Waktu Produksi .......................................................................................8 2.7. Visi dan Misi Perusahaan ........................................................................8 2.7.1.Visi Perusahaan ..............................................................................8 2.7.2.Misi Perusahaan .............................................................................8 2.8. Struktur Organisasi ..................................................................................9

BAB III TINJAUAN PUSTAKA ..........................................................................11 viii

3.1. Sistem ....................................................................................................11 3.2. Administrasi ..........................................................................................11 3.3. Produksi .................................................................................................12 3.4. Administrasi Produksi ...........................................................................13 3.5. Penyimpanan Arsip ...............................................................................13 3.6. Arsip ......................................................................................................14 3.6.1. Pengertian Arsip ..........................................................................14 3.6.2. Tujuan Arsip ................................................................................15 BAB IV PELAKASANAAN KERJA PRAKTEK ................................................16 4.1. Kedudukan dan Koordinasi Kerja Praktek ............................................16 4.2. Tugas Kerja Praktek ..............................................................................16 4.3. Uraian Tugas Kegiatan Kerja Praktek ...................................................17 4.4. Kendala dan Solusi ................................................................................19 4.4.1. Deskripsi Masalah dan Solusi .....................................................19 4.4.2. Activity Diagram Sistem Administrasi Produksi ........................20 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................23 5.1.Kesimpulan ............................................................................................23 5.2.Saran ......................................................................................................23 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................24 LAMPIRAN SURAT TANGGAPAN KERJA PRAKTEK KARTU KEHADIRAN KERJA PRAKTEK KARTU KONSULTASI BIMBINGAN PRAKTEK RIWAYAT HIDUP

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1. Tahapan Kegiatan Kerja Praktek ............................................................3 Tabel 2.2. Jam Kerja ................................................................................................8 Tabel 4.3. Tugas Kerja Praktek ..............................................................................16 Tabel 4.4. Uraian Kegiatan Kerja Praktek .............................................................17 Tabel 4.5. Kendala dan Solusi yang ditemukan .....................................................19

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Nama dan Logo Peerusahaan ..............................................................4 Gambar 2.2. Produk Coil .........................................................................................5 Gambar 2.3. Produk Non Coil Serbuk .....................................................................6 Gambar 2.4. Produk Non Coil Cair..........................................................................6 Gambar 2.5. Struktur Organisasi Produksi ..............................................................9 Gambar 4.6. Activity Diagram Sistem Administrasi Produksi ..............................20

xi

BAB I PENDAHULUAN

1.1.Latar belakang Dalam dunia kerja pasti tidak lepas dari proses input, process, dan output, bahkan hal tersebut adalah hal yang fundamental dalam suatu kegiatan. Semakin berkembangnya teknologi juga akan mempengaruhi proses tersebut, dimana perusahaan membutuhkan proses produksi yang efektif dan efiseien dalam segala hal, termasuk dalam proses pendataan. Data adalah catatan atau sekumpulan fakta. Yang berarti bahwa data harus aktual karena kumpulan data tersebut akan menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan suatu keputusan. Sistem proses produksi yang diawali dari bahan mentah hingga menjadi sebuah produk membutuhkan pendataan yang benar karena akan mempengaruhi keseluruhan bidang di perusahaan tersebut. Pendataan tersebut seperti data penggunaan bahan baku, data jumlah finish goods, serta data reject atau Not Good (NG) pada produk yang dihasilkan secara keseluruhan. Data tersebutlah yang akan menjadi salah satu acuan untuk pengabilan keputusan. PT. Fumakilla Nomos adalah perusahaan yang memproduksi produk insektisida rumah tangga yaitu obat pembasmi nyamuk. Sistem produksi yang berjalan di perusahaan yaitu adanya data tertulis yang kemudian diinput ke sistem (accpac) melalui IDR (internal delivery record) yang berisi data material yang digunakan beserta jumlahnya. Sedangkan IDR tersebut didapat dari logbook atau data aktual (Delivery Note) yang ada, dimana semua data yang dihasilkan di Delivery Note tidak masuk ke data IDR yang berarti tidak semua data masuk ke dalam sistem perusahaan. Dengan adanya sistem produksi yang baik akan menyelesaikan berbagai masalah dan dapat digunakan sebagai bahan acuan untuk pengambilan keputusan. Dari uraian proses sistem produksi yang berjalan tersebut, tidak semua data yang dihasilkan dimasukan ke dalam sistem produksi sehingga ada data yang masih dalam bentuk tertulis yang tidak tercatat dalam sistem. Berdasarkan hal

1

2

tersebut, maka penulis bermaksud untuk membuat laporan yang berjudul “Analisis Sistem Administrasi Produksi”.

1.2.Tujuan Kerja Praktek Tujuan dari Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi Satuan Kredit Semester (SKS) yang wajib ditempuh oleh mahasiswa Universitas Buana Perjuangan Karawang, dan berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan sebelumnya tujuan dari laporan ini adalah : 1. Untuk menganalisis sistem produksi yang sudah berjalan. 2. Untuk mengetahui kekurangan dari sistem yang sudah berjalan. 3. Untuk menemukan sistem produksi yang baik untuk menangani setiap masalah yang terjadi pada sistem produksi.

1.3.Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek Pelaksanaan Kerja Praktek dilakukan di PT. Fumakilla Nomos yaitu pada tanggal 07 Januari 2010 s.d. 05 Februari 2019. Dengan mengikuti prosedur kerja perusahaan maka jadwal kerja praktek sebagai berikut : Hari kerja

: Senin-Sabtu

Waktu pelaksanaan

: 08.00-16.00 (Senin – Jumat) 08.00-14.30 (Sabtu)

Tempat

: PT. Fumakilla Nomos Jalan Terusan

Interchange, Desa

Kecamatan Klari, Karawang 41371

Anggadita,

3

1.4.Tahapan Kegiatan Kerja Praktek Berikut tabel jadwal kegiatan yang dilakukan selama penelitian : Tabel 1.1. Tahapan Kegiatan Kerja Praktek

No

1

2

Kegiatan Pengenalan dokumen/data yang digunakan di produksi Mengamati data excel yang sudah diinput Menganalisa kebutuhan data yang

3

menjadi permintaan atasan terhadap data pada sistem produksi (excel)

4

5

Membuat kesimpulan tentang sistem produksi Membuat Laporan Kerja Praktek dan Bimbingan

Januari 1

2 3

Februari

Maret

4 1 2 3 4 1 2 3 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Fumakilla Nomos merupakan perusahaan yang memproduksi produk insektisida yaitu pembasmi nyamuk yang disediakan untuk melindungi masyarakat dari penyakit yang disebabkan oleh nyamuk. Lokasi berada di Jalan Terusan Interchange , Desa Anggadita, Kecamatan Klari, Kabupaten Karawang, Provinsi Jawa Barat 41371, Indonesia. Berdiri dan mulai produksi pada tanggal 1 Agustus 2002. Produk yang dihasilkan adalah NoMos, merk yang berada dipasaran lokal, dan beberapa produk yang dipasarkan untuk ekspor. PT. Fumakilla Nomos yang sebelumnya dikenal dengan PT. Technopia Jakarta yang bermitra dengan Fumakilla Malaysia Berhad. Pada tahun 2015 berganti nama perusahaan menjadi PT. Fumakilla Nomos dan bergabung menjadi salah satu cabang Fumakilla Japan Ltd. Dari peralihan tersebut, produk yang dihasilkan tidak hanya produk berupa coil (obat nyamuk bakar), namun juga memproduksi non-coil (serbuk dan cairan).

2.2. Nama dan Logo Perusahaan

PT. FUMAKILLA NOMOS Gambar 2.1.Nama dan Logo Perusahaan

4

5

2.3.Profil Perusahaan Nama Perusahaan

: PT. FUMAKILLA NOMOS

Tanggal berdiri

: 1 Agustus 2002

Alamat Perusahaan

: Jl. Terusan Interchange, Desa Anggadita, Kecamatan Klari, Kabupaten Karawang, Provinsi Jawa Barat 41371, Indonesia

Jenis Perusahaan

: Perseroan Terbatas (PT)

Jumlah Karyawan

: 689 karyawan

Jenis Produk

: Coil dan Non-coil

2.4. Jenis Produk 2.4.1. Produk Coil (obat nyamuk bakar) :

Gambar 2.2. Produk Coil (obat nyamuk bakar)

6

2.4.2. Produk Non Coil (serbuk dan cairan) : a) Serbuk

Gambar 2.3. Produk Non-Coil (tidak dibakar)

b) Cair

Gambar 2.4. Produk Non-Coil (tidak dibakar)

7

2.5.Proses Produksi PT. Fumakilla Nomos memiliki beberapa tahapan dalam proses produksinya, yaitu sebagai berikut: a.) Proses Dry Mix. Proses pencampuran bahan baku (tepung) sesuai formula untuk di kirim ke proses selanjutnya (Wet Mixer dan Punching). b.) Proses Wet Mixer. Proses pencampuran chemical dan tepung (dari dry mix) hingga menjadi adonan pasta untuk dikirim ke punching. c.) Proses Punching. Proses pencetakan dari adonan pasta menjadi sebuah coil (adonan yang berbentuk). d.) Proses Drying. Proses pengeringan pasta yang sudah dibentuk atau dicetak menjadi coil. e.) Proses Packing. Proses pengepakan coil menjadi finished good. f.) Proses Serah terima Finished Good . Finished Goods dari Packing yang sudah dinyatakan ''OK'' oleh QC (Quality Control) yang boleh ditarik oleh Logistik dengan menerima slip yang berisi data produk . Setelah finished goods sesuai dengan slip maka PIC Logistik akan menandatangani buku serah terima Finished Goods.

8

2.6.Waktu Produksi Prosedur jam kerja yang ada di dalam perusahaan adalah sebagai berikut : Tabel 2.2. Jam Kerja Waktu kerja No

Bagian

Hari Shift

Jam Kerja

1

Office / Staff

5 hari kerja

Non Shift

08:00-17:00

2

Office / Staff

6 Hari kerja

Non Shift

08:00-16:00

Shift 1

06:00-14:00

Shift 2

14:00-22:00

Shift 3

22:00-06:00

3

Produksi

6 Hari kerja

Untuk karyawan dengan 6 hari kerja baik Non-Shift dan Shift, setiap hari Sabtu hanya bekerja selama 5 jam kerja.

2.7. Visi dan Misi Perusahaan 2.7.1. Visi Perusahaan “ Menjadi perusahaan produk insektisida rumah tangga Nomor 1 di wilayah ASEAN”.

2.7.2. Misi Perusahaan a) Memuaskan Pelanggan dengan memberikan produk dan pelayanan yang terbaik. b) Menjadi terkenal sebagai Pusat Pembuatan Barang-barang Bermutu melalui perbaikan terus-menerus, keterlibatan yang menyeluruh dan pelaksanaan yang terbaik. c) Menjadi terkenal sebagai Perusahaan yang Memberikan Perhatian kepada karyawan, pelanggan dan masyarakat. d) Menjadi pelopor pembaharuan teknologi melalui Kecanggihan Pusat Riset dan Pengembangan.

9

e) Menjadi Perusahaan yang Terpilih untuk kemajuan karir dan pengembangan pribadi.

2.8.Struktur Organisasi PROD Manager

PROD Ast.Manager

Punching Chief

Packing-Drying Chief

Blending Chief

Non Coil Chief

Gambar 2.5. Struktur Organisasi Produksi

Gambaran di atas merupakan struktur organisasi yang ada di Departemen Produksi PT. Fumakilla Nomos. Berikut tugas dan fungsi masing-masing dari struktur organisasi tersebut : a) Manager Berfungsi dan bertugas mengontrol, memonitoring, dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang berhubungan langsung dengan hasil produksi dan permasalahan yang terjadi selama proses produksi. b) Assisten Manager Berfungsi dan bertugas memonitoring dan bertanggung jawab atas target, hasil produksi, dan permasalahan yang terjadi selama proses produksi. c) Chief Blending Berfungsi dan bertugas mengkoordinasi, mengontrol, dan meninjau semua kegiatan proses produksi yang ada di bagian Blending (pencampuran) agar

10

memperoleh hasil sesuai target, serta memonitoring dan memastikan proses produksi yang berjalan sudah sesuai Prosedur atau Instruksi Kerja yang ditentukan. d) Chief Punching Berfungsi dan bertugas mengkoordinasi, mengontrol, dan meninjau semua kegiatan proses produksi yang ada di bagian Punching (pencetakan) agar memperoleh hasil sesuai target, serta memonitoring dan memastikan proses produksi yang berjalan sudah sesuai Prosedur atau Instruksi Kerja yang ditentukan. e) Chief Packing-Drying Berfungsi dan bertugas mengkoordinasi, mengontrol, dan meninjau semua kegiatan proses produksi yang ada di bagian Drying (pengeringan) hingga ke bagian Packing (pengemasan) agar memperoleh hasil sesuai target, serta memonitoring dan memastikan proses produksi yang berjalan sudah sesuai Prosedur atau Instruksi Kerja yang ditentukan. f) Chief Non-Coil Berfungsi dan bertugas mengkoordinasi, mengontrol, dan meninjau semua kegiatan proses produksi yang ada di bagian Non-Coil agar memperoleh hasil sesuai target, serta memonitoring dan memastikan proses produksi yang berjalan sudah sesuai Prosedur atau Instruksi Kerja yang ditentukan.

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

3.1. Sistem Menurut Azhar Susanto (2013:22), dalam bukunya berjudul Sistem Informasi

Akuntansi

:

“Sistem

adalah

kumpulan/group

dari

sub

sistem/bagian/komponen apapun baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu “ Menurut Sutarman (2009:5), dalam bukunya yang berjudul Pengantar Teknologi Informasi : “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi dalam suatu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama.” Menurut Jogiyanto (2009:34), dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi : “ Sistem dapat di definisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen.” Sistem dan prosedur merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Suatu sistem baru bisa terbentuk bila didalamnya terdapat beberapa prosedur yang mengikutinya. Berdasarkan beberapa deskripsi sistem di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan elemen atau entitas atau grup yang saling berhubungan dan terintegrasi pada pencapaian suatu tujuan tertentu.

3.2. Administrasi Irra Chisyanti Dewi (2011:3) dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi sebagai berikut: “Administrasi dalam arti sempit, yaitu Administrasi berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda), yang diartikan sebagai pekerjaan tulis menulis atau ketatausahaan atau kesekretarisan, meliputi kegiatan: menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim, menyimpan. Administrasi dalam arti luas, yaitu Administrasi merupakanproses kerjasama beberapa individu dengan cara yang efiesien dalam mencapai tujuan sebelumnya.”

11

12

Herbert A. Simon (1999:2) dikutip oleh Harbani Pasolong dalam bukunya Teori Administrasi Publik, sebagai berikut : ”Administrasi sebagai kegiatankegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.” Dimock yang dikutip oleh anggara (2012:134) mengemukakan definisi Administrasi negara sebagai berikut : “Administrasi negara merupakan bagian dari administrasi umum yang mempunyai lapangan lebih luas, yaitu ilmu pengetahuan yang mempelajari bagaimana lembaga-lembaga mulai dari satu keluarga

hingga

perserikatan

bangsa-bangsa

disusun,

digerakan,

dan

dikemudikan.” Menurut pendapat Prof. Dr. H. Hadari Nawawi dan Dra. H. M. Martini Hadari dalam buku Ilmu Administrasi (1994 : 28) disebutkan Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara keseluruhan selalu terarah pada pencapaian tujuannya. Dengan demikian Administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau sistem kerja sama sejumlah orang, agar berlangsung efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan bersama. Administrasi adalah suatu proses/rangkaian kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim hingga menyimpan suatu kegiatan organisasi atau perusahaan untuk mencapai suatu tujuan.

3.3. Produksi Secara Umum, Pengertian Produksi merupakan suatu kegiatan atau aktivitas untuk dapat menciptakan/menghasilkan atau juga menambah nilai guna terhadap suatu barang ataupun jasa untuk dapat memenuhi kebutuhan oleh orang ataupun suatu badan (produsen). Sedangkan apabila dalam arti ekonomi, Pengertian Produksi ialah sebagai kegiatan atau aktivitas mengenai penciptaan dan juga penambahan atau utilitas terhadap sebuah barang serta jasa. Dengan berdasarkan dari pengertian produksi tersebut, terdapat dua (2) konsep mengenai kegiatan produksi yaitu kegiatan menghasilkan barang serta jasa dan kegiatan menambah nilai guna barang serta jasa

13

Produksi adalah suatu proses dimana barang dan jasa yang disebut input diubah menjadi barang-barang dan jasa-jasa yang disebut output. Proses perubahan bentuk faktor-faktor produksi tersebut disebut dengan proses produksi. Produksi pada dasarnya merupakan proses penciptaan atau penambahan faedah bentuk, waktu dan tempat atas faktor-faktor produksi sehingga dapat lebih bermanfaat bagi pemenuhan kebutuhan manusia. Proses perubahan bentuk faktor-faktor produksi tersebut disebut proses produksi.

3.4.

Administrasi Produksi Menurut pendapat Prof. Dr. H. Hadari Nawawi dan Dra. H. M. Martini

Hadari dalam buku Ilmu Administrasi (1994 : 28) disebutkan Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara keseluruhan selalu terarah pada pencapaian tujuannya. Dengan demikian Administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau sistem kerja sama sejumlah orang, agar berlangsung efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan bersama. Sedangkan Produksi merupakan suatu kegiatan atau aktivitas untuk dapat menciptakan/menghasilkan atau juga menambah nilai guna terhadap suatu barang ataupun jasa untuk dapat memenuhi kebutuhan oleh orang ataupun suatu badan (produsen). Sehingga

administrasi

produksi

adalah

suatu

rangkaian

proses

kegiatan/aktivitas dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai suatu tujuan dalam produksi yaitu menghasilkan atau menciptakan dan atau menambah nilai suaatu barang ataupun jasa, dengan rangkaian kegiatan tersebut dari menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim, menyimpan baik dokumen maupun lainnya yang masih terkait dengan kegiatan produksi tersebut.

3.5. Penyimpanan Arsip Dalam penyimpanan arsip diperlukan sebuah agar arsip yang telah disimpan, apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem penyimpanan biasa dikenal dengan sebutan filling atau filling system.

14

Menurut Barthos, Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Menurut Tambe (2008), sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan untuk menyimpan arsip agar kemudahan kerja dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat bilaman arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Berdasarkan pengertian tersebut, sistem penyimpanan arsip merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan kearsipan karena dengan penggunaan filling yang disusun sempurna akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip-arsip yang sudah disimpan.

3.6. Arsip 3.6.1. Pengertian Arsip Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu arche yang kemudian berubah menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan, jabatan, atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Gie (dalam Sugiarto dan Wahyono, 2005: 4) mengemukakan bahwa arsip merupakan suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 (dalam Amsyah 2005: 2) menegaskan bahwa yang dimaksud arsip itu: 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

15

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi

kemasyarakatan,

dan

perseorangan

dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

3.6.2. Tujuan Arsip Barthos (2009: 2) mengatakan bahwa kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan keputusan,

pengembangan,

pembuatan

perumusan

laporan,

kebijaksanaan,

pertanggungjawaban,

pengambilan

penilaian

dan

pengendalian setepat-tepatnya. Peranan arsip atau kearsipan adalah merupakan sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapinya. (Mardiana dan Setiawan, 1999: 35) Tujuan arsip menurut deskripsi diatas adalah sebagai sumber ingatan, sumber informasi, sebagai sumber dokumen oleh pimpinan untuk mengambil keputusan. Berikut tujuan yaitu: 1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman 2. Mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat 3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari yang dibutuhkan 4. Untuk menjaga kerahasiaan suatu organisasi

BAB IV PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

4.1. Kedudukan dan Koordinasi Kerja Praktek Kedudukan Kerja Praktek di dalam perusahaan adalah sebagai staff administrai di Departement Produksi. Mahasiswa bertugas mengkoordinasi semua administrasi yang ada di Departemen Produksi.

4.2. Tugas Kerja Praktek Staff administrasi di Dept.Produsi bertugas memasukan data hasil produksi ke format excel yang sudah disediakan. Itu adalah tugas yang wajib dilakukan oleh seorang administrasi produksi, selain itu tugas yang dikerjakan adalah membuat laporan mingguan dan bulanan hingga membuat grafik untuk presentasi mengenai hasil produksi dan kendala selama proses produksi berjalan. Berikut laporan tugas kerja praktek : Tabel 4.3. Tugas Kerja Praktek No. 1 2 3 4 5

Tugas Kerja Praktek Mengumpulan, menyusun, dan memeriksa kelengkapan data yang dihasilkan oleh produksi di semua bagian. Memasukan data sesuai format yang sudah disediakan Meminta atasan untuk memeriksa laporan setelah selesai proses input data, dan sebelum laporan dikirim ke pihak terkait. Mengirim setiap data yang sudah dibuat ke pihak terkait Menuliskan output dan produktivity bagian pucnhing di papan board yang disediakan.

6

Arsipkan data harian setelah semua data masuk ke dalam komputer

7

Membuat laporan mingguan

16

17

8 9 10

11

Membuat presentasi untuk bahan meeting Atasan menggunakan dasar laporan mingguan yang sudah dikirim sebelumnya. Membuat laporan bulanan Membuat list kebutuhan produksi (form, sarung tangan, masker) dan membuat pengajuan order barang yang dibutuhkan ke purchasing. Membuat Work Order ke Maintenance untuk setiap permasalahan yang memerlukan bantuan maintenance.

4.1. Uraian Tugas Kegiatan Kerja Praktek

Tabel 4.4. Uraian Kegiatan Kerja Praktek No.

Kegiatan Kerja Praktek

Uraian Kerja Praktek Memahami dan mempelajari setiap bagian yang

1

Pengenalan Area Kerja

dikerjakan dari awal hingga akhir proses produksi (Blending, Wet Mixer, Punching, Drying, Packing)

2

3

Pengenalan Job Desc

Memahami dan mempelajari daily report semua bagian yang termasuk kedalam area produksi.

Penginputan data

Menginput semua data daily report setiap bagian

produksi

sesuai format yang disediakan perusahaan. Laporan harian dari setiap bagian yang suda diinputkan sesuai format yang disediakan harus

4

Mengirim Laporan

diperiksa oleh kepala setiap bagian tersebut.

Harian

Setelah proses checking oleh Atasan terkait, laporan dikirim ke Atasan lewat MS.Outlook yang disediakan perusahaan.

18

Dari laporan harian yang dibuat selanjutnya membuat laporan mingguan. Laporan yang berisi

5

Membuat Laporan Mingguan

akumulasi atau summary dari laporan harian yang dibuat perminggu, sebagai perbandingan minggu sebelumnya dan sebagai acuan untuk meningkatkan produktivitas serta mengurangi down time yang terjadi. Membuat bahan untuk presentasi berupa Grafik

6

Membuat Presentasi

yang diambil dari laporan mingguan, seperti

bahan meeting Atasan

membuat Grafik Produktivity, Grafik Output, Grafik Reject Inner Box. Diakhir bulan, setiap tanggal 1 harus membuat laporan bulanan bulan sebelumnya. Laporan

7

Membuat Laporan Bulanan

tersebut berisi pencapaian hasil produksi dan problem yang dialami proses produksi. Laporan bulanan ini biasanya digunakan sebagai bahan evalusi untuk peningkatan produktivitas dibulan berikutnya. Memeriksa kebutuhan produksi seperti

8

Membuat daftar

lembar/form yang digunakan produksi, sarung

kebutuhan produksi

tangan, masker. Buat daftar pemakaian dan buat

dan membuat PO (Pre-

PO untuk satu bulan kedepan. PO di buat dalam 3

Order) ke bagian

rangkap ditandatangani oleh kepala bagian

purchasing

produksi dan ditandatangani direktur produksi kemudian dilanjutkan ke bagian purchesing. Setiap hari setelah semua laporan harian

9

Mengarsipkan data

diinputkan, laporan diarsipkan pada ordner yang

produksi

sudah disediakan. Pada akhir bulan laporan harian tersebut diinndahkan ke gudang arsip.

19

4.1. Kendala dan Solusi 4.1.1. Deskipsi Masalah dan Solusi Tabel 4.5. Kendala dan Solusi yang Ditemukan No.

Permasalahan Data yang dikirim tidak aktual, data banyak dirubah oleh Atasan

1

kepala bagian sehingga data tersebut tidak dapat dijadikan sebagai bahan acuan untuk membuat laporan lainnya.

Proses Solusi Membuat dua data. Memisahkan data aktual dengan data yang sudah dirubah oleh Atasan. (Data yang dirubah sudah diketahui oleh diretur produksi dengan segala pertimbangan)

Solusi Data aktual yang dihasilkan tidak boleh dirubah. Data tersebut yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan bila terjadi masalah dalam proses produksi. Buat format pengisian

Data yang dihasilkan oleh produksi tidak semua terekam oleh 2

komputer. (tidak semua yang ada di laporan harian tercatat secara digital di dalam komputer)

data sesuai dengan Karena data yang

format form yang ada

dicatat hanya total

diproduksi, sehingga

output dan item.

selain tercatatnya semua

Maka seharusnya

data, data tersebut

buat format sesuai

merupakan arsip digital

form yang diisi oleh

yang bisa dibuka setiap

produksi.

dibutuhkan tanpa harus mencarinya di gudang arsip.

20

Data yang selesai proses

Buat gudang arsip sesuai

input akan diarsipkan. Proses arsip kurang baik karena data hanya ditumpuk di kardus, disimpan di gudang tanpa ada perawatan dan 3

sulit untuk menemukan dokumen saat diperlukan, sedangkan arsip masih akan digunkan ±5 tahun ke depan. Arsip tersebut sudah rusak dan tidak tertata dengan rapih bahkan hilang.

prosedur kearsipan. Merapihkan arsip

Lakukan perawatan

yang ada digudang.

pada arsip secara

Susun sesuai bagian

berkala. Lakukan

dan susun sesuai

penghancurna pada arsip

urutan tahun.

yang sudah melewati

Hancurkan data yang

masa kadaluarsa sesuai

sudah melebihi

prosedur. Buat arsip

prosedur

digital untuk

penyimpanan arsip.

menghindari terjadinya

Lakukan perawatan

kehilangan data pada

secara berkala.

data yang telah dihancurkan atau data fisik yang hilang.

4.2.1. Activity Diagram Sistem Administrasi Produksi

Gambar 4.6. Activity Diagram Sistem Administrasi Produksi

21

Berikut keterangan dari activity diagram di atas : a) Kegiatan diawali dengan laporan yang didapat dari poduksi yang berupa data mentah yang diberikan ke admin produksi b) Admin menerima data produksi kemudian merapihkan dan menyusun sesuai urutan mesin c) Kemudian mulai input data produksi sesuai format yang sudah disediakan d) Setelah proses input, konfirmasi ke atasan untuk kemudian proses checking oleh atasan terkait. Setelah itu dikembalikan lagi ke admin untuk dikirim ke atasan semua departemen. e) Kemudian kirim laporan ke semua atasan. f) Data yang sudah diinput kemudian disimpan menjadi arsip. g) Arsip satu bulan yang lalu dipindahkan ke kardus dan disimpan di gudang . Dari activity diagram tersebut masalah timbul di beberapa proses : a) Proses input data produksi Data yang dihasilkan tidak terekam semua di sistem, sehingga jika terjadi masalah produksi maka harus mencari arsip di gudang dan apabila kemungkinan arsip hilang maka masalah tidak akan terselesaikan, karena data secara digitalpun data tidak terekam semua.

b) Proses checking oleh atasan terkait Setelah data dicheck oleh atasan ternyata data tersebut mengalami perubahan dengan pertimbangan bahwa data tersebut akan dikirim ke pimpinan maka dirubah sesuai keinginan atasan produksi. Oleh karena itu data tersebut menjadi tidak actual dan tidak dapat dijadikan sebagai bahan acuan untuk membuat laporan yang lain.

c) Proses penyimpanan arsip Proses akhir dari administrasi adalah proses penyimpanan data yang kemudian disebut arsip. Arsip setiap bulan akan di simpan di gudang tidak di ruangan produksi, dengan memindahkan file dari odner ke kardus dengan diberi label isian kardus dan ditandai dengan tulisan produksi

22

kemudian disimpan di gudang. Tidak ada yang bertanggung jawab atas arsip tersebut baik tempat penyimpanan hingga penyusnan arsip. Arsip hanya diletakan dilantai dengan berbagai barang yang disimpan di gudang, tanpa perawatan dan pengawasan.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan Administrasi produksi adalah suatu rangkaian proses kegiatan/aktivitas dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai suatu tujuan dalam produksi yaitu menghasilkan atau menciptakan dan atau menambah nilai suaatu barang ataupun jasa, dengan rangkaian kegiatan tersebut dari menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim, menyimpan baik dokumen maupun lainnya yang masih terkait dengan kegiatan produksi tersebut. Akhir dari suatu kegiatan administrasi produksi adalah kegiatan menyimpan data atau dokumen. Dalam penyimpanan dokumen ini penting karena dokumen masih berstatus aktif hingga ±5 tahun yang akan datang sebagai arsip dan sebagai pengambilan keputusan dalam menangani suatu masalah yang berkaitan dengan produksi. Arsip digunakan sebagai bahan pengmbilan keputusan maka data tersebut merupakan data yang berupa fakta lapangan sehingga data tersebut bisa digunkan sebagai acuan dasar pengambilan keputusan. Dalam penyimpanan dokumen baik penyimpanan fisik maupun digital harus lah memenuhi fungsi arsip itu sendiri yaitu mudah ditemukan saat diperlukan.

5.2. Saran Saran untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dalam sistem administrasi produksi sebagai berikut : 1. Sebaiknya membuat data tersendiri untuk data yang akan dikirimkan ke pimpinan tanpa harus merubah data aktual, karena apabia data actual dirubah maka data tersebut tidak bisa digunakan sebagai bahan acuan untuk mengambil keputusan maupun untuk membuat data lainnya. Format yang digunakan untuk input data produksi sebaiknya dibuat sesuai format isian yang ada produksi. Karena dengan itu, data produksi akan terekam semua dan dapat digunakan sebagai arsip digital. 23

24

2. Penyimpanan arsip sebaiknya diperlakukan dengan lebih baik dalam segi penyimpanan, penyusunan, dan pengawasan, agar tujuan dari arsip yaitu sebagai sumber informasi tidak rusak dan hilang. 3. Penyimpanan arsip sebaiknya diperlakukan dengan lebih baik dalam segi penyimpanan, penyusunan, dan pengawasan, agar tujuan dari arsip yaitu sebagai sumber informasi tidak rusak dan hilang.

DAFTAR PUSTAKA

Pengertian Sistem pada Tinjauan Pustaka [online] https://elib.unikom.ac.id/files/disk1/700/jbptunikompp-gdl-boykefitri34970-7-unikom_b-i.pdf, 25 Maret 2019, 20.43 WIB. Pengertian Administrasi pada Tinjauan Pustaka [online] http://repository.unpas.ac.id/10146/4/BAB%20II.pdf,

26

Maret

2019,

18.26 WIB. http://sir.stikom.edu/875/6/BAB%20III.pdf, 27 Maret 2019, 17.37 WIB. Pengertian Produksi pada Tinjauan Pustaka [online] https://pendidikan.co.id/pengertian-produksi-faktor-proses-dan-tujuannya/ , 27 Maret 2010, 17.10 WIB. http://eprints.stainkudus.ac.id/1784/5/5.%20BAB%20II.pdf,

27

Maret

2019, 17.15 WIB. Pengertian Penyimpanan arsip pada Tinjauan Pustaka [online] http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/mod/resource/view.php?id=8006, Maret 2019, 18.05 WIB. Pengertian Arsip pada Tinjauan Pustaka [online] http://eprints.ung.ac.id/1091/3/2013-2-63411-932310097-bab210012014111225.pdf, 28 Maret 2019, 16.11 WIB. https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009Tentang-Kearsipan.pdf, 28 Maret 2019, 16.25 WIB.

25

27