Laporan Aktiviti Minggu Ketiga Dan Keempat

44 Laporan Aktiviti Minggu Ketiga Isnin (26 Mei 2008)

Pada hari ini, pelatih telah melaporkan diri di bahagian koresponden (registry). Pegawai rujukan di bahagian ini ialah Puan Wedin dan Encik Hermant. Selepas memperkenalkan diri, Encik Hermant telah memberi satu

Fail

Meja

bagi

bahagian

koresponden

kepada

pelatih.

Pada

pengetahuan pelatih, kewujudan Fail Meja bukanlah satu perkara baru dalam Perkhidmatan Awam. Fail Meja boleh wujud dalam beberapa bentuk dan rupa, antaranya termasuk prosedur jabatan, arahan tetap jabatan dan garis panduan bekerja. Kewujudan Fail Meja merupakan langkah ke arah meningkatkan mutu perkhidmatan, prestasi perkhidmatan dan produktiviti organisasi. Oleh itu, setiap bahagian di Pejabat Daerah Bau mempunyai Fail Meja masing-masing untuk dijadikan sebagai rujukan pegawai.

Fail meja berperanan untuk memberi gambaran secara menyeluruh mengenai sesebuah organisasi, contohnya fungsi dan objektif. Ia juga merekodkan cara bekerja secara sistematik supaya pekerja baru dapat memahami cara bekerja yang sebenarnya. Di samping itu, fail meja juga menjelaskan prosedur yang tetap bagi tiap-tiap aktiviti di Pejabat. Ia merupakan panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh tiaptiap individu dalam organisasi. Ia merangkumi dokumen rujukan untuk

45 setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya. Fail meja juga mengandungi maklumat dan peraturan-peraturan yang lengkap mengenai tugas dan tanggungjawab. Selain itu, pada hari ini, terdapat seorang staf baru, iaitu Cik Rathna yang melaporkan diri di Pejabat Daerah Bau. Beliau memegang jawatan sebagai Pembantu Pentadbir Kewangan di Pejabat Daerah Bau. Seperti pelatih juga, Cik Rathna diberi orientasi pada hari pertama bekerja. Beliau diberi peluang untuk menyesuaikan diri apabila berkenalan dengan stafstaf di Pejabat Daerah Bau. Pelatih berasa amat bangga kerana dapat berkenalan dengan rakan baru yang berganding bahu untuk mempelajari dan menguruskan tugas-tugas yang diberikan.

Pelatih diberi tugas untuk menguruskan perkara berkenaan dengan penerimaan dan pendaftaran surat di Pejabat Daerah Bau. Pelatih harus merekod setiap kiriman mel yang ada di Pejabat, samada melalui pos atau serahan tangan. Pelatih perlu menerima surat dan mengagihkan surat tersebut kepada tiga jenis, iaitu rahsia/sulit, terbuka dan persendirian. Surat SULIT perlu dicopkan tarikh penerimaan pada sampul surat dan diserahkan terus kepada Pegawai Daerah. Surat Rasmi Terbuka dibuka dan dicopkan

tarikh

penerimaan

serta

direkodkan

di

dalam

Buku

Daftar/Incoming Mail/Proacts. Surat Persendirian akan diagihkan terus kepada penerima.

46

Semua penerimaan surat atau koresponden yang rasmi perlu difailkan. Oleh itu, pelatih ditugaskan untuk memfailkan surat-surat tersebut ke dalam fail yang disediakan. Pelatih juga perlu mengawal pergerakan fail tersebut untuk memudahkan pentadbiran. Di samping itu, pelatih juga perlu menerima semula surat rasmi yang telah dibaca daripada Pegawai Daerah dan dimasukkan ke dalam fail yang berkaitan. Setiap surat akan diberi nombor folio dan diserahkan kepada pegawai berkenaan untuk tindakan. Pergerakan fail dicatatkan pada kad yang dikepilkan pada fail. Kad tersebut diceraikan daripada fail dan disimpan dalam kotak khas sebelum diedar.

Selasa (27 Mei 2008)

Pada hari ini, pelatih telah diberi tugas untuk menguruskan sistem fail di Pejabat Daerah Bau. Pelatih berpeluang untuk memahami pengetahuan baru dalam pengurusan sistem fail. Proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggaran fail-fail memainkan peranan yang penting bagi memudahkan pengurusan pentadbiran.

Selepas menguruskan sistem fail, pelatih mendapati bahawa sistem fail di Pejabat Daerah terbahagi kepada lima jenis. Setiap jenis fail

47 diklasifikasikan dan diasingkan mengikut warna tersendiri. Antaranya termasuk fail terbuka yang berwarna putih, fail terhad yang berwarna putih dan tercatat perkataan TERHAD, fail sulit yang berwarna hijau dan tercatat perkataan SULIT, fail rahsia yang berwarna merah jambu palang dan fail rahsia besar yang berwarna kuning.

Di samping itu, pelatih juga bersama-sama dengan Cik Norla untuk meninjau keadaan jalan runtuh di Kampung Bunga Rampai, Bau. Menurut beliau,

terdapat

pengaduan

daripada

penduduk

kampung

tersebut

berkenaan dengan jalan runtuh akibat banjir. Semasa menuju ke Kampung Bunga Rampai, pelatih mendapati bahawa jalan-jalan di kampung tersebut amat sempit. Semasa tiba di tempat kejadian, pelatih berasa hairan apabila melihat jalan yang runtuh tersebut. Hal ini menyebabkan jalan menjadi lebih sempit lagi. Oleh kerana jalan yang runtuh itu adalah berdekatan dengan sungai, maka adalah amat bahaya bagi pemandu kereta yang ingin melintasi jalan tersebut. Semoga masalah ini dapat diatasi oleh pihak berkenaan secepat mungkin supaya keselamatan penduduk kampung di Kampung Bunga Rumpai dijamin.

Rabu (28 Mei 2008)

Bermula dari hari ini sehingga Perayaan Gawai Dayak, banyak staf di

48 Pejabat Daerah Bau mengambil cuti tahunan selama beberapa hari. Menurut Encik Hermant, pagawai yang ingin memohon cuti hendaklah mengambil borang permohonan cuti (Sila rujuk kepada Lampiran I) dari bahagian koresponden. Pegawai di bahagian ini akan menguruskan hal berkenaan dengan permohonan cuti pekerja.

Pada hari ini, pelatih mempelajari cara membuat surat rasmi. Jenis surat ini merupakan surat yang ditulis untuk urusan yang berhubung dengan urusan pejabat kerajaan, syarikat perniagaan, perbadanan dan sebagainya. Contoh-contoh surat rasmi termasuk surat permohonan, surat aduan, surat pesanan, surat bantahan, surat rayuan, surat perniagaan, surat notis, surat undangan atau jemputan, surat rasmi kerajaan dan surat rasmi swasta. Surat rasmi biasanya perlu ditulis berdasarkan cara yang rasmi, iaitu haruslah mengandungi nombor rujukan, tarikh, alamat penulis dan penerima, tajuk dan nama penulis surat.

Di samping itu, pelatih juga mempelajari cara menulis dan membaca Pekeliling Am. Pada awal pagi, terdapat pekeliling (Sila rujuk kepada Lampiran J) yang ditulis daripada Setiausaha Kerajaan Sarawak, Datuk Amar Wilson Baya Dandot kepada semua staf Perkhidmatan Awam. Pekeliling tersebut memberi pengumuman tentang Hari Kelepasan Am pada 3 Jun 2008. Memandangkan Hari Gawai jatuh pada hari Ahad, 1 Jun

49 2008, maka 2 Jun (Isnin) dan 3 Jun (Selasa) adalah Hari Kelepasan Am bagi Negeri Sarawak.

Daripada perkara tersebut, ia adalah bersesuaian dengan Akta Pekerjaan 1955 yang dipelajari di Universiti Malaysia Sabah. Para pekerja dilindungi oleh Akta Pekerjaan 1955 yang memperuntukan hak- hak minimum persoalan pekerjaan oleh majikan dan pekerja. Di antara peruntukan-peruntukan dalam Akta Pekerjaan termasuk perkara tentang cuti umum dan cuti umum gantian. Berdasarkan Akta tersebut, seseorang pekerja masih dibayar gaji pada cuti umum. Selain itu, Akta Pekerjaan juga menyatakan bahawa, sekirannya cuti umum jatuh pada hari rehat, maka hari yang seterusnya akan diistiharkan sebagai cuti umum.

Khamis (29 Mei 2008)

Pada hari ini, pelatih diberi tugas untuk mengemaskini dan mengklasifikasi fail kerja seperti memorandum, mel, pekeliling, peta, warta kerajaan dan lain-lain. Setiap hari, Pejabat akan menerima banyak memorandum, mel, pekeliling, peta, warta kerajaan baru dari luar. Oleh itu, staf-staf di bahagian koresponden perlu sentiasa mengemaskini dan menyusun

50 dokumen tersebut ke dalam fail masing-masing.

Pelatih telah mengklasifikasi dan menyusun dokumen tersebut dengan berhati-hati. Kemudiannya, pelatih memeriksa dokumen tersebut sekali lagi untuk mengelakkan sebarang kesilapan yang berlaku. Selepas itu, pelatih diarahkan untuk menyimpan dan mengepilkan dokumen tersebut ke dalam fail.

Sistem fail merupakan satu proses menyusun, menyimpan dan mengeluarkan beberapa dokumen atau rekod dan maklumat-maklumat asal

supaya

mudah

dicari

apabila

diperlukan.

Justeru

itu,

pelatih

menyedari bahawa Pengurusan Fail yang kemas dan tersusun dapat membantu pengurusan organisasi untuk berfungsi dengan baik kerana sistem fail merupakan salah satu cara untuk menjadikan keadaan pejabat lebih professional dan berkesan. Pengurusan Fail yang sistematik dan kemas membawa kepada kecekapan organisasi pada masa akan datang.

Jumaat (30 Mei 2008)

Pada hari ini, pegawai atasan di bahagian koresponden telah bercuti untuk membuat persediaan menyambut Perayaan Gawai. Maka, kerja-kerja di

51 bahagian koresponden yang memerlukan tandatangan pihak atasan haruslah ditangguhkan. Oleh itu, pelatih ditugaskan untuk membantu Encik Gipson yang menguruskan hal ehwal Mahkamah Majistret. Pelatih membantu beliau mengisi surat panggilan saksi untuk menghadiri Mahkamah Majistret di Bau. Ini kali pertama pelatih menyentuh tentang kerja-kerja berkaitan dengan mahkamah.

Encik

Gipson

mengajar

pelatih

cara-cara

untuk

mengisi

surat

panggilan tersebut. Antara maklumat yang perlu diisi termasuklah nama tertuduh, nama dan nombor kad pengenalan serta alamat bagi saksi yang ingin dijemput, tarikh dan masa serta tempat pembicaraan mahkamah. Pada pengetahuan pelatih, Mahkamah Majistret terbahagi kepada kelas 1 dan kelas 2. Mahkamah Majistret kelas 1 mempunyai kuasa membicarakan kes-kes jenayah dan sivil. Pengadilan Mahkamah Majistret 1 dijalankan oleh Majistret Kelas 1.

Di samping itu, selama tiga minggu bekerja di Pejabat, pelatih telah mengetahui

dan

mengenali

nama-nama

staf

di

bahagian

lain

memandangkan pelatih selalu berjumpa dan meminta tunjuk ajar daripada mereka. Selain itu, pelatih juga berpeluang untuk berkomunikasi dengan pihak atasan. Oleh kerana banyak dokumen di Pejabat Daerah Bau perlu ditandatangani oleh pihak atasan, maka pelatih harus meningkatan

52 keyakinan dan keberanian semasa berhadapan dengan pegawai-pegawai tadbir.

Sabtu (31 Mei 2008) Cuti rehat

Laporan Aktiviti Minggu Keempat

53 Isnin (2 Jun 2008) Cuti Perayaan Gawai

Selasa (3 Jun 208) Cuti Perayaan Gawai

Rabu (4 Jun 2008)

Pada hari ini, pelatih melaporkan diri di bahagian akaun. Pegawai rujukan di bahagian ini ialah Encik Geris dan Encik Lee Khee Pin. Encik Lee juga memberi satu Fail Meja bagi bahagian Akaun kepada pelatih untuk memudahkan pelatih memahami serta mengetahui kerja-kerja yang harus dilakukan apabila bertugas di bahagian ini.

Dalam bahagian ini, pelatih akan diberi peluang untuk mempelajari dan memahami prosedur dalam membuat kerja perakaunan seperti lejer, laporan, rekod inventori, baucer bayaran dan sebagainya. Tugas pertama yang diberikan oleh Encik Lee ialah membantu beliau untuk menyusun buku resit T.69 bagi bulan Mei dan merekodkannya ke dalam buku rekod khas berdasarkan nombor siri.

Pada pengetahuan pelatih, pegawai kewangan perlu mencatatkan

54 butir-butir pembayaran di kaunter dan mengira penerimaan bayaran resit kerajaan. Selepas itu, pelatih membantu Encik Lee untuk memasukkan maklumat penerimaan bayaran resit kerajaan ke dalam Microsoft Excel.

Kerja-kerja

perakaunan

perlu

diasingkan

dan

setiap

pekerja

di

bahagian perakaunan harus melakukan tugas masing-masing sahaja. Ini adalah untuk mengelakkan daripada berlakunya kes salah laku. Dalam buku Accounting Principles, pengawalan pengurusan merupakan sesuatu perkara yang patut dilakukan untuk membawa kecekapan kepada sesebuah organisasi.

Menurut

Shaari

Isa

,

salah

satu

cara

yang

digunakan

untuk

mengelakkan kes salah laku ialah menggunakan pengurusan kawalan dengan mengasingkan duti pekerja. Di dalam pejabat, seseorang yang bekerja

di

kaunter

tidak

dibenarkan

untuk

membuat

kerja-kerja

perakaunan bagi Pejabat Daerah Bau. Pekerja kaunter hanya perlu melakukan tugas mereka untuk menerima bayaran sahaja. Manakala pekerja di bahagian akaun pula dibenarkan untuk merekodkan semua bayaran dan perbelanjaan sahaja. Pembantu Tadbir Kewangan pula ditugaskan untuk menyediakan slip simpanan masuk akaun kepada Kerajaan Negeri Sarawak melalui Maybank.

55 Di samping itu, pelatih juga mengikut Encik Lee pergi ke Pejabat Residen di Kuching untuk menghantar dokumen yang penting. Pelatih berpeluang berkenalan dengan pekerja-pekerja di Pejabat Residen di Kuching. Pelatih juga mendapati bahawa pengurusan di Pejabat Residen Kuching lebih kurang sama dengan pentadbiran di Pejabat Daerah Bau.

Khamis (5 Jun 2008)

Encik Lee mengajar pelatih tentang cara-cara mengurus bayaran gaji, elaun dan lebih masa untuk kakitangan Pejabat Daerah Bau. Pekerjapekerja di Pejabat Daerah mempunyai hak untuk menuntut gaji lebih masa apabila mereka bekerja lebih masa. Ini menunjukkan pekerja di Pejabat juga dilindungi oleh Akta Pekerjaan 1955 dalam aspek kerja lebih masa.

Merujuk kepada Akta Pekerjaan, seseorang pekerja yang berkerja lebih daripada 10 jam sehari akan dibayar gaji lebih masa. Bayaran kerja lebih masa adalah sebanyak minimum satu setengah kali kadar bayaran sejam pada hari-hari kerja biasa, dua kali kadar sejam pada hari rehat dan tiga kali kadar sejam pada hari cuti umum.

Menurut Encik Lee, pekerja di Pejabat berhak menuntut gaji lebihan masa dan gaji tersebut dikira dengan mempertimbangkan gred gaji asal

56 mereka.

Sementara itu,

Akta Pekerjaan

juga

menetapkan

bahawa

seseorang pekerja tidak dibenarkan untuk bekerja lebih masa sebanyak 104 jam dalam seminggu.

Jumaat (6 Jun 2008)

Dalam

sepanjang

minggu

ini,

pelatih

telah

memperolehi

banyak

pengalaman tentang cara membuat kerja perakaunan semasa bertugas di bahagian akaun memandangkan ia mempunyai kaitan dengan pelajaran pelatih di universiti. Semasa bertugas di bahagian ini, pelatih diberi peluang memahami peranan Pembantu Tadbir Kewangan dalam urusan kewangan dalam Pejabat.

Pada hari ini, pelatih berpeluang mempelajari perkara-perkara tentang cara-cara menguruskan akaun melalui komputer program yang dikenali sebagai SIFBAS (State Integrated Financial Budgeting Accounting System). Pembayaran secara SIFBAS boleh dilakukan melalui Easy Payment dan Direct Payment.

Menurut Encik Lee, proses kerja SIFBAS Easy Payment amat rumit.

57 Pada permulaanya, pelatih perlu menerima barang atau perkhidmatan dan sahkan penerimaan samada ia memuaskan atau tidak. Jika tidak, pelatih tidak boleh membuat pengesahan penerimaan dan maklumkan pembekal untuk

memberi

barangan/perkhidmatan

seperti

yang

dikehendaki.

Sekirannya berpuas hati, pelatih perlu membuat pengesahan penerimaan dengan menurunkan tandatangan dalam T.301 dan bil.

Seterusnya, pelatih perlu membuat tindakan seperti dalam SIFBAS yang dinyatakan dalam Ceklis Tindakan (Payment System). Selepas itu, pelatih perlu membuat Invoice matching, iaitu memasukan maklumat seperti tarikh, nombor bil, jumlah bayaran dan kod akaun pembayaran) ke dalam sistem SIFBAS.

Setelah selesai tindakan dalam SIFBAS, pelatih diarahkan untuk membuat cetakan baucar bayaran (T.300) dalam 4 salinan. Pelatih juga perlu mendapatkan tandatangan T.300 daripada Data Entry dan Checker. Kemudiannya, pelatih perlu memasukkan maklumat baucar bayaran ke dalam buku lejar manual. Selepas itu, pelatih mengemukakan T.300 kepada Pemegang Waran untuk tandatangan. Pelatih kemudian perlu terima balik T.300 yang telah ditandatangani oleh Pemegang Waran. Pelatih perlu mengambil 2 salinan asal dan menghantarkannya kepada Jabatan Perbendaharaan Negeri. Satu salinan pula perlu disimpan dalam

58 fail/folder untuk rujukan pejabat. Manakala satu salinan lagi pula dijadikan sebagai retan bulanan kepada Pejabat Residen Bahagian Kuching.

Memandangkan kerja-kerja perakaunan ini berdasarkan proses-proses tertentu,

maka

ia

adalah

bersesuaian

dengan

teori

Strategy

Implementation seperti yang dipelajari dalam buku Strategic Management and Business Policy, Chapter 1. Salah satu strategi untuk melakukan sesuatu tugas dengan cekap ialah menderafkan prosedur yang ditetapkan. Menurut Thomas and J. David, prosedur merupakan satu sistem yang menerangkan proses-proses atau teknik tentang bagaimana sesuatu kerja patut dilakukan. Prosedur biasanya merangkumi aktiviti-aktiviti yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu tugas.

Sabtu (7 Jun 2008) Cuti rehat

59