Laporan Aktiviti Minggu Pertama Dan Kedua

BAB II PORTFOLIO PEMBELAJARAN

Laporan Aktiviti Minggu Pertama Isnin (12 Mei 2008)

Pada hari pertama, pelatih telah melaporkan diri pada jam 8.00 pagi di Pejabat Daerah Bau. Semasa melapor diri, pelatih telah memperkenalkan diri kepada Cik Norla anak Klait, selaku Penyelia Organisasi (PO) pelajar. Cik Norla merupakan seorang Pegawai Tadbir N.41 di Pejabat Daerah Bau. Cik Norla kemudiannya telah memperkenalkan pelatih kepada Pegawai Daerah Bau N48, iaitu Encik Tom Hem Mijod. Encik Tom Hem Mijod telah memberi penerangan ringkas tentang latar belakang dan pentadbiran organisasi bagi Pejabat Daerah Bau. Encik Tom Hem Mijod juga memberitahu pelatih bahawa terdapat beberapa mesin penghawa dingin yang tidak dapat berfungsi kerana terlalu lama. Oleh itu, beliau berharap pelatih dapat menyesuaikan diri dengan suasana yang tidak selesa disebabkan kerosakan penghawa dingin tersebut.

Selepas itu, Cik Norla telah memberi beberapa bahan bacaan tentang Pejabat Daerah Bau untuk dijadikan sebagai bahan rujukan. Beliau juga memberi penerangan tentang perkara-perkara yang perlu dilakukan oleh pelatih sepanjang tempoh praktikum. Cik Norla mengatakan bahawa beliau akan mengedarkan satu jadual bertugas (Sila rujuk kepada Lampiran E) kepada pelatih, di mana pelatih akan diagihkan untuk bertugas di tujuh

30 bahagian yang berlainan dalam Pejabat Daerah Bau untuk menjalankan dan menyempurnakan tugasan pelatih. Tugasan yang diberi oleh pegawai atau pembantu tadbir bagi setiap bahagian adalah berlainan. Tujuan ini adalah untuk memberi peluang kepada pelatih untuk mempelajari pengalaman yang berbeza semasa tempoh latihan praktikum.

Pelatih juga diberi peluang untuk mengenali setiap bahagian atau jabatan yang terdapat dalam organisasi. Antara bahagian-bahagian yang terdapat di Pejabat Daerah Bau termasuk bahagian kaunter, bahagian akaun/kewangan, bahagian

koresponden,

pelbagai,

bahagian

bahagian

Mahkamah

pembangunan,

Bumiputera

dan

bahagian bahagian

tanah

dan

Mahkamah

Majistret.

Setelah pengenalan tentang kerja-kerja yang akan dilakukan, pelatih juga diberi peluang untuk berkenalan dengan para kakitangan organisasi, seperti Encik Yussibnosh b. Balo, Encik Bara ak Ahang, Encik Devies ak Johia, Encik Geris ak Busong, Encik Apat, Encik Sahari dan sebagainya.

Berhubungan dengan situasi ini, pelatih mendapati bahawa pengalaman yang diperolehi pada hari pertama ini ada hubung kait dengan teori Pengurusan Sumber Manusia yang dipelajari di Universiti Malaysia Sabah. Teori tersebut merujuk kepada buku Training and Developing Human Resources yang dikarang oleh Encik Tan Kwang How, Bab 3 yang menyatakan bahawa program orientasi merupakan pengenalan kepada pekerja baru tentang dasar, amalan dan faedah syarikat. Orientasi ini biasanya akan mengambil masa

31 beberapa jam atau beberapa minggu iaitu berbentuk formal, tidak formal atau gabungan keduanya. Orientasi juga merupakan aktiviti di mana pekerja baru

diberi maklumat dan kemahiran yang diperlukan untuk membawa kejayaan dalam pekerjaan baru. Mereka juga akan diperkenalkan dan dibiasakan untuk menyesuaikan diri dengan tanggungjawab baru mereka, polisi organisasi dan rakan sepejabat mereka.

Pelatih berasa bangga kerana telah menyedari bahawa bermula dari hari ini pelatih telah memasuki suatu kontrak perkhidmatan antara pelatih dan majikan. Oleh itu, pelatih hendaklah sentiasa menunjukkan sikap yang positif dan

berdedikasi

dalam

menjalankan

tugas

pada

sepanjang

tempoh

praktikum. Pelatih akan bekerja sambil belajar dengan bersungguh-sungguh. Pengalaman ini amat berguna bagi pelatih pada masa hadapan apabila bekerja.

Selasa (13 Mei 2008)

Pada minggu pertama dan kedua, pelatih akan diagihkan untuk bertugas di bahagian kaunter. Di bahagian kaunter, pegawai rujukan ialah Encik Sahari dan Encik Apat. Pada setiap hari, terdapat ramai pelanggan yang datang ke Pejabat

untuk

menguruskan

dokumen

berkenaan

dengan

hal

ehwal

pembelian peluru, pembayaran cukai tanah dan lesen perdagangan. Oleh itu, pelatih telah diberi tugas untuk melayan pelanggan atau orang awam dengan memberikan perkhidmatan yang cekap, berkesan dan cepat kepada mereka.

32 Pelatih sentiasa bersedia untuk memberi pertolongan serta perkhidmatan kepada para pelanggan yang datang ke Pejabat.

Melalui

pengalaman

perkhidmatan

pelanggan,

pelatih

telah

mempelajari dan memperbaiki kebolehan berkomunikasi. Pelatih dapat meningkatkan keberanian dan keyakinan diri apabila berkomunikasi dengan pelanggan-pelanggan yang terdiri daripada pelbagai jenis kaum. Komunikasi di antara pelatih dan pelanggan-pelanggan serta rakan sepejabat yang lain telah mewujudkan keharmonian dan kerjasama yang patut diamalkan di alam pekerjaan. Justeru itu, komunikasi memainkan peranan yang penting semasa berhubung dengan pelanggan dan rakan sepejabat.

Menurut

Hybels

dan

Weavers

(1992),

menyatakan

komunikasi

merupakan proses yang mewujudkan perkongsian maklumat, perasaan dan juga idea-idea. Brams (1986) pula berpendapat bahawa komunikasi ialah satu proses yang berterusan, membabitkan pemindahan maklumat daripada sumber kepada penerima disertai dengan maklum balas dikedua-kedua pihak. Selain itu, Byrnes (1975) mendefinisikan komunikasi sebagai satu proses interaksi kalangan masyarakat. Proses interaksi ini akan mewujudkan aktiviti-aktiviti seperti pertukaran pendapat, maklumat, idea-idea,

dan

membawa kepada perubahan, tingkah laku atau cara seseorang itu bertindak dan perubahan kepada gaya pemikiran dan juga fizikal.

Menurut Robbins dan Judge dalam buku Organizational Behavior, Bab 11, komunikasi yang berkesan amat penting untuk membawa kepada keefektifan

33 sesebuah organisasi. Fungsi utama komunikasi adalah untuk mengawal tingkah laku manusia supaya mereka dapat mematuhi peraturan-peraturan dan garis panduan organisasi. Komunikasi juga memainkan peranan yang penting untuk memelihara motivasi seseorang dengan menerangkan apa yang perlu dilakukan, bagaimana untuk melakukannya, dan pembetulan yang patut dilakukan. Di samping itu, komunikasi juga menyediakan suatu saluran bagi seseorang untuk menyampaikan emosi mereka dan ini amat penting untuk dijadikan sebagai rujukan bagi memenuhi keperluan sosial seseorang. Selain itu, komunikasi juga menyediakan maklumat yang diperlukan oleh individu untuk membuat keputusan dengan menganalisis dan menilai data atau fakta yang diperolehi.

Rabu (14 Mei 2008)

Pada hari ini, pelatih ditugaskan untuk membantu orang awam dalam memproseskan kerja pembaharuan lesen perdagangan mereka. Melalui tugas pembaharuan lesen ini, pelatih sedar bahawa peniaga-peniaga diwajibkan untuk membaharukan lesen mereka pada setiap tahun. Mereka akan mengisi satu borang pembaharuan lesen (Sila rujuk kepada Lampiran F) dan dikenakan

bayaran

lesen

sebanyak

RM25.00.

Kepada

sesiapa

yang

membayar lewat, mereka biasanya akan dikenakan hukuman bayaran sebanyak RM12.50.

Manakala bagi perniagaan yang baru didaftar pula, mereka akan mengisi borang pendaftaran lesen perniagaan dan dikenakan bayaran sebayak

34 RM50.00. Berdasarkan buku General Principles of Malaysian Law yang ditulis oleh Lee Mei Pheng, penubuhan sebuah perniagaan tunggal di Sarawak mesti didaftarkan di bawah Business Names Ordinance, iaitu Capter 64 Laws of Sarawak. Perniagaan ini kemudiannya perlu memohon lesen perdagangan di bawah Businesses, Professions & Trading Ordinance (Chapter 33 Laws Of Sarawak).

Di dalam Pejabat, terdapat rekod atau fail yang digunakan untuk mencatatkan pembaharuan lesen bagi peniaga-peniaga. Terdapat perniagaan yang baru didaftarkan atau ditukar pemilik yang tidak mempunyai rekod dalam fail. Oleh itu, pelatih harus menaip dokumen baru bagi perniagaan yang baru didaftar tersebut.

Selepas itu, pelatih juga bertugas mengemaskini rekod pembayaran lesen perniagaan (Sila rujuk kepada Lampiran G) pelanggan. Fail ini haruslah sentiasa dikemaskinikan supaya tidak menjadi keliru pada masa akan datang. Pelatih

juga

mengisi

maklumat

terbaru

bagi

lesen

perniagaan

yang

diperbaharui seperti tarikh luput bagi lesen perniagaan, tarikh pembayaran lesen peniagaan, nombor resit bayaran dan kod perniagaan ke dalam fail tersebut.

Khamis (15 Mei 2008)

Pekerja yang bertugas di kaunter, iaitu Encik Apat meminta cuti rehat pada hari ini. Daripada perkara pekerja memohon cuti rehat, ia adalah bersesuaian

35 dengan Akta Pekerjaan 1955 dalam perlembagaan Malaysia. Menurut buku Perhubungan Industri di Malaysia yang ditulis oleh Abdul Razak Omar dan Zainal Ariffin Ahmad, Akta Pekerjaan memperuntukan hak-hak minimum persoalan pekerjaan yang sepatutnya diterima oleh para pekerja dan majikan. Lapan hari cuti tahunan bergaji untuk pekerja-pekerja kurang daripada dua tahun perkhidmatan, dua belas hari cuti tahunan bergaji untuk pekerja-pekerja yang berkhidmat dua tahun tetapi kurang daripada lima tahun, dan enam belas hari cuti bergaji untuk mereka yang berkhidmat lima tahun atau lebih.

Oleh kerana Encik Apat yang menguruskan hal ehwal peluru bercuti pada hari ini, maka pelatih ditugaskan untuk membantu beliau untuk menguruskan perkara pengeluaran resit bagi pembayaran lesen senjata dan pengambilan peluru di kaunter. Pelatih diberi peluang mempelajari cara mengisi borang permit membeli peluru. Borang permit pengambilan peluru dikenali sebagai ‘Borang Lesen Membeli Atau Memperolehi Atau Menukar Senjata Dan Peluru’ (Sila rujuk kepada Lampiran H). Pelatih perlu mengisikan maklumat peribadi pemilik senjata api seperti nama penuh, nombor kad pengenalan, alamat, jenis senjata, jenis peluru dan bilangan peluru yang diperolehi. Kemudian, pelatih perlu membawa borang tersebut kepada Pegawai Lesen untuk ditandatangani. Selepas diberi kebenaran oleh Pegawai Lesen, pemilik senapang mempunyai hak untuk membeli peluru dari peniaga-peniaga yang diberi lesen menjual peluru.

36 Pada permulaannya, pelatih telah menghadapi masalah semasa mengisi borang peluru tersebut. Oleh kerana pelatih tidak mempunyai pengalaman dalam mengisi borang sedemikian, pelatih terlupa untuk mengisi nombor resit bayaran kerajaan ke dalam borang tersebut. Penjual peluru yang berlesen telah datang ke Pejabat Daerah Bau untuk memberitahu pelatih bahawa adalah wajib bagi kakitangan kaunter untuk mengisi nombor resit kerajaan ke dalam borang tersebut.

Di bahagian kaunter, pelatih juga mempelajari cara untuk mengira jumlah penerimaan bayaran seharian bagi Pejabat Daerah Bau. Pendapatan seharian Pejabat Daerah Bau adalah dari pembayaran cukai tanah, pembaharuan lesen, cukai peluru dan senapang patah dan sebagainya. Pendapatan tersebut akan dikreditkan ke dalam Akaun Negeri Sarawak menerusi akaun di Maybank. Pungutan-pungutan yang didapati perlu dicatat dan dikreditkan ke dalam akaun masing-masing. Contohnya, pungutan berkenaan dengan pembayaran cukai tanah akan dimasukkan ke dalam akaun cukai tanah.

Jumaat (16 Mei 2008)

Di bahagian kaunter, pelatih diberi tugas untuk mengisi borang pembayaran cukai tanah. Di Malaysia, pemilik tanah diwajibkan untuk membayar cukai tanah pada setiap tahun. Kerajaan mengenakan bayaran yang berlainan kepada tanah yang berlainan. Sesiapa yang membayar lewat akan dikenakan hukuman bayaran sebanyak lima puluh peratus daripada bayaran yang sepatutnya dibayar.

37

Selain itu, pelatih turut membantu orang awam untuk mengecopkan salinan sijil-sijil atau dokumen. Sijil dan dokumen ini kemudiannya dihantar kepada Pegawai Pentadbir untuk disahkan. Kebanyakan orang awam yang datang ke Pejabat untuk mengecopkan sijil merupakan pelajar lepasan sekolah yang ingin memohon pekerjaan atau institut pengajian.

Di samping itu, pelatih turut mempelajari cara menggunakan mesin fotostat. Mula-mula, kakitangan pejabat telah memberi tunjuk ajar kepada pelatih tentang cara menggunakan mesin fotostat. Oleh kerana kertas yang dimasukkan untuk fotostat terlalu tebal, ini mengakibatkan mesin fotostat tidak berfungsi. Pelatih amat bernasib baik kerana terdapat kakitangan Pejabat yang memberi pertolongan kepada pelatih untuk mengatasi masalah ini. Mereka memberitahu pelatih bahawa jumlah kertas yang dimasukkan untuk

fotostat

haruslah

bersesuian.

Dari

perkara

ini,

pelatih

telah

mempelajari pengetahuan baru dalam menggunakan mesin fotostat. Pelatih akan memasukkan jumlah kertas yang bersesuaian apabila menggunakan mesin fotostat pada masa akan datang.

Selain itu, pelatih juga diberi tugas dan tanggungjawab untuk mencatat butiran mengenai pembaharuan lesen senapang patah, mencetak dan mengepilkan borang permit pembelian peluru ke dalam buku terima tunai jabatan. Kemudian, pelatih mengemaskinikan dokumen berkaitan dengan lesen senjatapi berdasarkan resit pembaharuan lesen tersebut.

38 Sabtu (17 Mei 2008) Cuti rehat.

Laporan Aktiviti Minggu Kedua Isnin (19 Mei 2008) Cuti Umum (Hari Wesak)

Selasa (20 Mei 2008)

Pada minggu ini, pelatih masih diagihkan untuk bekerja sambil belajar di bahagian kaunter. Pelatih masih ditugaskan untuk membantu kakitangan Pejabat untuk menguruskan hal ehwal berkenaan dengan pembayaran cukai tanah,

pembelian

sebagainya.

lesen

peluru,

pembaharuan

lesen

perniagaan

dan

39

Pelatih semakin mahir dalam menguruskan dan melakukan kerja-kerja dan tugas-tugas di bahagian kaunter. Oleh itu, kerja-kerja yang dijalankan menjadi semakin lancar. Pelatih tidak lagi ragu-ragu ketika melakukan tugas yang diberikan. Hal ini adalah kerana pelatih telah belajar dengan melakukan kerja-kerja yang diberikan pada minggu lepas.

Sejajar dengan teori dalam Pengurusan Sumber Manusia, pelatih telah menerima on-the-job training (latihan dalaman), iaitu bekerja sambil belajar. Menerusi pelaksanaan kerja-kerja dan tugas yang diberikan, pelatih telah mempelajari banyak pengalaman dan pengetahuan berkenaan dengan prosedur kerja di Pejabat Daerah Bau. Contohnya, pelatih telah memahami prosedur

yang

patut

dilakukan

semasa

membuat

pendaftaran

lesen

perniagaan baru. Menurut McConnell dalam buku Contemporary Labor Economics, on-thejob training merupakan perolehan pengalaman atau kemahiran melalui eksploitasi pekerjaan. On-the-job training membolehkan pelatih memperoleh pengalaman

daripada

melakukan

kerja-kerja

yang

diberikan.

Latihan

sedemikian juga mendedahkan pelatih kepada suasana persekitaran dalam pekerjaan. Pelatih dapat menambah pengetahuan melalui on-the-job training secara tidak formal, iaitu pembelajaran melalui bekerja. Kebanyakan pekerja baru mendapat pengetahuan baru secara tidak formal dengan memerhati pekerja yang mahir. Kelebihan on-the-job training ialah membolehkan pekerja untuk mempelajari pengalaman bekerja dengan menjalankan kerja dan tugas yang diberikan.

40

Rabu (21 Mei 2008)

Pada hari ini, pelatih telah mempelajari teknik mengguna dan menjawab telefon. Pelatih telah dilatih untuk mengguna dan menjawab telefon dengan lebih professional dan bersopan santun. Setiap kali telefon berdering, pekerja harus segera menjawab telefon.

Terdapat beberapa peraturan yang haruslah diikuti oleh seseorang pekerja semasa menjawab telefon. Semasa menjawab telefon, pekerja perlu menjawab panggilan dengan memberi salam terlebih dahulu. Pekerja seterusnya perlu menyatakan nama jabatan tersebut serta diikuti dengan nama orang yang menjawab telefon. Pekerja haruslah sentiasa menunjukkan sikap bersopan santun dan beramah mesra ketika menjawab telefon.

Amalan budi bahasa amat diperlukan dalam perkhidmatan awam. Amalan sopan santun dalam pertuturan juga amat diperlukan semasa berkomunikasi dengan pelanggan. Pekerja tidak sepatutnya membuat sesuatu yang boleh menjejaskan imej organisasi. Kalau pekerja sedar tentang tnaggungjawab mereka untuk menjaga imej jabatan, pekerja tidak akan buat sesuatu yang akan menyebabkan orang awam mengadu tentang perkhidmatan yang diberikan sehingga terjejas imej organisasi.

Sekirannya membuat

perlu

dengan

mencatatkan

teliti

supaya

sebarang

mesej

yang

pesanan, ingin

pekerja

perlu

disampaikan

tidak

41 menyimpang. Justeru itu, pekerja perlu mencatat maklumat penting seperti nama, masa, tarikh dan pesanan dengan berhati-hati.

Khamis (22 Mei 2008)

Pada hari ini, pelatih diagihkan untuk menyusun fail-fail dalam Pejabat Daerah Bau. Daripada tugas yang dilakukan dalam sepanjang minggu ini, pelatih telah lebih memahami dalam pemprosesan permohonan nama-nama perniagaan, ekstrak perniagaan dan pembatalan nama-nama perniagaan serta pemprosesan permohonan baru dan pembaharuan lesen perdagangan.

Justeru itu, pelatih yang telah biasa dengan kerja di kaunter ditugaskan untuk

menyusun

fail-fail

bagi

rekod

pendaftaran

perniagaan.

Pelatih

menyusun fail tersebut berdasarkan nombor pendaftaran yang terdapat dalam rekod tersebut. Adalah amat penting untuk menyusun fail pengurusan dengan teratur supaya memudahkan pekerja untuk merujuk kepada rekodrekod tertentu apabila perlu. Rekod pembayaran dan pembaharuan lesen perniagaan mengandungi maklumat penting yang berkenaan dengan perniagaan tesebut seperti nombor pendaftaran perniagaan, nama perniagaan, jenis perniagaan, alamat, nombor lesen perniagaan, tarikh luput lesen perniagaan, jumlah bayaran, dan nombor resit bagi pembayaran. Rekod ini perlu disusun dengan sistematik supaya tidak mengelirukan pekerja pada masa hadapan.

Jumaat (23 Mei 2008)

42

Pada hari ini, pelatih juga membantu Encik Sahari dalam menguruskan hal ehwal berkenaan dengan pembatalan lesen perniagaan. Dalam kes ini, peniaga ingin membubarkan perniagaannya secara sukarela. Berdasarkan buku Undang-Undang Komersil yang ditulis oleh Sharija Che Shaari, sesiapa yang ingin membubarkan perniagaan terlibat dalam perniagaan perkongsian haruslah mengikuti prosedur seperti yang disebut dalam undang-undang. Menurut beliau juga, pembubaran perniagaan perkongsian boleh berlaku dalam tiga keadaan, iaitu pembubaran secara tersendiri, pembubaran melalui notis dan pembubaran melalui mahkamah.

Sesuatu perniagaan perkongsian akan terbubar dengan sendirinya sekiranya

sesuatu

tempoh

yang

ditetapkan

telah

luput.

Contohnya,

perkongsian untuk lima tahun, maka perkongsian akan terbubar setelah tamat jangka masa berkenaan. Selain itu, pembubaran melalui notis pula merupakan pembubaran yang dicadangkan oleh pemilik perniagaan tersebut. Pembubaran melalui mahkamah pula melibatkan keputusan mahkamah. Dalam minggu ini, pelatih juga dapat menyesuaikan diri dengan suasana bekerja dan staf-staf di Pejabat Daerah Bau. Pelatih mula bergaul mesra dengan kakitangan-kakitangan di Pejabat Daerah Bau. Hal ini adalah kerana terdapat hubungan tidak formal di antara pelatih dan rakan sepejabat yang lain.

Menurut buku Management yang ditulis oleh Bateman dan Snell, hubungan tidak formal yang wujud dalam sesebuah organisasi adalah

43 penting bagi menjamin keharmonian dalam organisasi. Sebaliknya, adalah amat bahaya sekirannya seseorang pengurus berpegang teguh kepada struktur

formal

pergerakan

sahaja.

pekerja

dan

Hubungan

tidak

menggalakan

formal

kerjasama

ini

dapat

antara

melicinkan

jabatan

dan

kakitangan.

Melalui pengalaman yang didapati di atas, pelatih berusaha untuk mengatasi perasaan malu dan segan ketika bertanya apabila menghadapi sebarang

kesukaran

dalam

menjalankan

tugasan.

Kemahiran

dalam

menguruskan perhubungan sesama manusia memainkan peranan yang penting dalam sesebuah organisasi. Menurut Astrid French dalam bukunya yang bertajuk Interpersonal Skills, Developing Successful Communication, menyatakan bahawa kemahiran menguruskan perhubungan sesama manusia merupakan cara yang kita gunakan apabila berhadapan dengan pihak yang lain secara bersemuka. Apa yang kita katakan dan lakukan terhadap pihak yang lain akan meninggalkan kesan kepada hubungan sesama manusia.

Menurut Astrid French, untuk menjamin kejayaan dalam hubungan sosial, kita seharusnya melahirkan dan memelihara hubungan yang baik sesama manusia, samada dalam situasi pekerjaan ataupun sosial. Oleh itu, pelatih sentiasa mengamalkan hubungan yang baik dengan rakan sepejabat. Mereka sentiasa bersedia untuk membantu dan memberi tunjuk ajar kepada pelatih sekirannya pelatih memerlukan bantuan daripada mereka.

Sabtu (24 Mei 2008)

44 Cuti rehat.