Kerangka Acuan Audit Internal.docx

KERANGKA ACUAN PROGRAM AUDIT INTERNAL

a. Pendahuluan

Monitoring

dan

penilaian

kinerja

dilakukan

sebagai

wujud

akuntabilitas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Berbagai mekanisme monitoring dan penilaian kinerja dilakukan baik melalui supervisi, laporan capaian kinerja, audit, lokakaryamini bulanan maupun tahunan. Audit internal merupakan salah satu mekanisme untuk menilai puskesmas yang dilakukan oleh tim audit internal yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas berdasarkan standart / kriteria / target yang ditetapkan. Hasil audit internal harus segera ditindaklanjuti oleh unit pelayanan yang diaudit, sebagai dasar untuk melakukan perbaikan / penyempurnaan pelayanan.

b. Latar Belakang

c. Tujuan 1) Tujuan Umum : Untuk memastikan terselenggaranya pelayanan kesehatan yang bermutu dengan memantau kesesuaian antara kondisi aktual dengan

regulasi maupun

standart

yang telah

ditetapkan, agar dapat dilakukan upaya peningkatan mutu.

2) Tujuan Khusus :

a) Terlaksananya

monitoring

implementasi

sistem

manajemen mutu yang diterapkan di Puskesmas dengan persyaratan atau kriteria audit. b) Tersedianya data yang valid. c) Teridentifikasinya

peluang

yang

cukup

untuk

melakukan perbaikan yang terus menerus d) Terukurnya

kinerja

mutu

maupun

program

di

Puskesmas.

d. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan

Tahapan-tahapan pada kegiatan audit internal adalah Tahap I : Penyusunan Rencana Audit Menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit dan menyiapkan instrumen. Program audit harus direncanakan untuk seluruh kegiatan audit selama 1 tahun. Rencana program audit internal berisi antara lain : 1. Tujuan audit 2. Lingkup audit 3. Obyek audit 4. Alokasi waktu 5. Metode audit 6. Persiapan audit 7. Jadwal program audit 1 tahun

Tahap II : Pengumpulan data Dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasarkan standart tertentu, misalnya standart akreditasi, standart/pedoman

program, standart pelayanan minimal, standart/indikator kinerja, untuk mengukur tingkat kesesuaian terhadap standart tersebut.

Tahap III : Analisa Data Tahap analisa data meliputi

analisa data audit, perumusan

masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit. Hasil pengumpulan data dianalisis dengan cara membandingkan dengan standart/kriteria yang digunakan, dengan demikian akan diperoleh temuan-temuan berupa ketidaksesuaian. Temuan-temuan tersebut dibahas bersama dengan auditee untuk menentukan prioritas masalah yang harus ditindaklanjuti oleh auditee dengan kegiatan dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama.

Tahap IV : Pelaporan dan Diseminasi Hasil audit internal dilaporkan kepada kepala puskesmas dan kepada unit yang diaudit.. Hasil audit juga dilaporkan pada saat tinjauan manajemen untuk melaporkan hasil tindak lanjut yang sudah dilakukan, kendala dalam

perbaikan,

sehingga

dapat

memperoleh

dukungan

manajemen dalam upaya perbaikan kinerja maupun perbaikan sistem manajemen pelayanan.

Tahap V : Tindaklanjut Audit Internal Berdasarkan rekomendasi yang diberikan oleh Tim Audit Internal, unit kerja wajib melakukan tindaklanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan. Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas, sehingga pelaksanaan perbaikan dapat dikerjakan sesuai dengan

waktu yang telah ditetapkan atau yang sudah disepakati bersama dengan auditor. Pada

saat

pelaksanaan

kegiatan

perbaikan,

auditor

dapat

melakukan monitoring kegiatan perbaikan yang dilakukan oleh auditee. Hasil perbaikan yang sudah dilakukan oleh auditee dilaporkan kepada kepala puskesmas dan disampaikan tembusan kepada Tim Audit Internal. e. Cara Melaksanakan Kegiatan

Proses pelaksanaan audit internal terdiri dari kegiatan untuk memastikan ( konfirmasi dan verifikasi ), menilai ( mengevaluasi dan mengukur

untuk menyimpulkan

temuan

audit ) serta

merekomendasi yaitu memberikan saran/masukan berdasarkan temuan audit. Ketiga kegiatan tersebut pada umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara : 1) Telaah dokumen 2) Mengamati proses pelaksanaan kegiatan (observasi) 3) Meminta penjelasan kepada auditee 4) Meminta peragaan oleh auditee 5) Membandingkan kenyataan dengan standart/kriteria 6) Meminta bukti atas suatu kegiatan 7) Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas 8) Melakukan pemeriksaan silang 9) Mengakses catatan yang disimpan oleh auditee 10) Mewawancarai auditee 11) Menyampaikan angket survei 12) Menganalisa data

f. Sasaran Terlampir g. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Terlampir h. Monitoring Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan i.

Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan Pencatatan kegiatan audit menggunakan form-form tersebut di bawah ini : 1) Form rencana program Audit Internal 2) Form jadwal Audit Internal 3) Form rincian kegiatan Audit Internal 4) Form temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut 5) Form monitoring tindak lanjut audit internal

Hasil audit internal dilaporkan kepada kepala puskesmas dan kepada unit yang diaudit.. Hasil audit juga dilaporkan pada saat tinjauan manajemen untuk melaporkan hasil tindak lanjut yang sudah dilakukan, kendala dalam

perbaikan,

sehingga

dapat

memperoleh

dukungan

manajemen dalam upaya perbaikan kinerja maupun perbaikan sistem manajemen pelayanan. Sistematika laporan audit internal adalah sebagai berikut : 1. Latar belakang dilakukan audit 2. Tujuan audit 3. Lingkup audit 4. Obyek audit 5. Standart/kriteria yang digunakan untuk melakukan audit 6. Auditor 7. Proses audit 8. Hasil dan analisa audit 9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian

Evaluasi

kegiatan

audit

internal

dilakukan

setelah

auditee

melakukan tindakan perbaikan sesuai rekomendasi hasil audit, dengan waktu yang telah ditetapkan atau waktu yang telah disepakati bersama antara auditor dengan auditee. Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas dan auditor.