Kak Audit Internal.docx

RENCANA AUDIT INTERNAL TAHUN 2019

PUSKESMAS SERPONG 1 DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG SELATAN

I.

LATAR BELAKANG Monitoring dan penilaian kinerja Puskesmas dilakukan sebagai wujud akuntabilitas puskesmas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Berbagai mekanisme monitoring dan penilaian kinerja dilakukan baik melalui supervisi, laporan capaian kinerja, audit, lokakarya mini bulanan, lokakarya mini triwulan, penilaian kinerja semester, dan penilaian kinerja tahunan. Audit internal merupakan salah satu mekanisme untuk menilai kinerja puskesmas yang dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh kepala puskesmas berdasarkan

standar/kriteria/target

yang

ditetapkan.

Agar

pelaksanaan audit internal dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, maka disusun rencana program audit. Kegiatan di puskesmas meliputi kegiatan administrasi manajemen (admen), upaya kesehatan masyarakat (UKM) dan upaya kesehatan perseorangan (UKP). Berdasarkan hasil kinerja puskesmas selama tahun 2018 dan analisis capaian mutu, perlu dilakukan audit internal pada unit-unit di admen, UKM dan UKP. Unit admen yang perlu dilakukan evaluasi yaitu administrasi surat menyurat, pengelolaan barang, dan kedisiplinan pegawai. UKM yang dilakukan audit yakni pelayanan posyandu, capaian IVA. UKP yang dilakukan audit adalah area prioritas yakni pendaftaran, farmasi, dan pelayanan kesehatan.

II.

TUJUAN AUDIT Melakukan penilaian terhadap kesesuaian sumber daya, proses pelayanan dan kinerja UKM dan UKP serta Admen sebagai dasar untuk melakukan perbaikan mutu dan kinerja.

III.

LINGKUP AUDIT Untuk tahun 2019, lingkup audit internal yang akan dilakukan diutamakan pada capaian program tahun 2018, keluhan masyarakat, keselamatan pasien dan masalah yang ditemui selama tahun 2018. Audit internal yang akan dilakukan adalah : a. Pelayanan UKM : -

kesesuaian proses pelayanan di posyandu dengan standar

-

capaian IVA

b. Pelayanan UKP : -

kesesuaian proses pelayanan pendaftaran di loket dengan standar

-

kesesuaian proses pengkajian klinis dengan standar

c. Administrasi Manajemen : 1

IV.

-

kesesuaian pengelolaan barang masuk dan keluar dengan standar

-

kesesuaian pengelolaan surat masuk

OBJEK AUDIT Objek

yang

akan

diaudit

adalah

capaian

kinerja

dan

kesesuaian/kepatuhan proses pelayanan terhadap SOP, yang dijabarkan dalam tabel berikut : No 1

Unit UKM

Lingkup Audit Posyandu

Objek audit Kesesuaian

proses

persiapan

dan

pelayanan posyandu dengan SOP 2

UKM

IVA

Capaian program IVA

3

UKP

Pendaftaran

Kesesuaian

proses

pendaftaran

dengan SOP 4

UKP

Pelayanan

Kesesuaian proses pengkajian klinis

Umum dan Gigi dengan SOP oleh dokter dan dokter gigi 5

6

ADMEN

ADMEN

Bendahara

Kesesuaian

proses

pengelolaan

Barang

barang masuk dan keluar dengan SOP

Tata usaha

Kesesuaian proses pengelolaan surat masuk dengan SOP

2

V.

JADUAL DAN ALOKASI WAKTU UNIT

Lingkup Audit

UKM

Posyandu

UKM

Capaian IVA

UKP

Pendaftaran

UKP

Pelayanan

Jan

Feb

Mar

9

7

22 – 24

Umum

17

dan Gigi oleh dokter

Apr

Mei

Jun

Jul

Agt

Sept

Okt

Nov

Des

Auditor Drg. Esti Dr. Yunniar Bd. Erwin Dr. Yunniar Dr. Dewi Drg. Esti Dr. Dewi Br. Husni Dr. Lidya Dr Lidya Br. Husni Bd. Erwin

dan dokter gigi ADMEN

Pengelolaan

barang

15

masuk dan keluar ADMEN

Pengelolaan masuk

surat

15

Dr Lidya Dr. Yunniar Drg. Esti Dr. Dewi Br. Husni Drg. Esti

VI.

METODE AUDIT Metode pelaksanaan audit adalah observasi, wawancara, simulasi dan telusur dokumen yang ada. Rincian pelaksanaan audit adalah sebagai berikut : 1. Auditor menginformasikan/mensosialisasikan jadwal dan objek kegiatan audit kepada auditee baik secara lisan maupun tertulis 7 hari sebelum pelaksanaan audit. 2. Auditor

mempersiapkan

dokumen

yang

diperlukan

untuk

melaksanakan audit. 3. Pelaksanaan audit. 4. Analisis hasil temuan audit dan penyusunan kesepakatan rencana tindak lanjut antara auditor bersama auditee. 5. Pembuatan laporan hasil audit. 6. Pelaporan hasil audit kepada ketua tim audit internal, kepala puskesmas, tembusan kepada auditee.

VII.

KRITERIA AUDIT No

Unit

Lingkup Audit

Kriteria Audit

1

UKM

Posyandu

-

SOP persiapan posyandu

-

SOP pelaksanaan posyandu

-

Target penemuan kasus TB

-

Permenkes No 4 Tahun 2019

2

UKM

TB

(SPM tentang TB) 3

UKM

PIS PK

-

Target kunjungan PIS PK

-

Permenkes No 4 Tahun 2019 standar

teknis

pemenuhan

mutu pelayanan dasar pada standar pelayanan minimal bidang kesehatan (SPM PIS PK) 4

UKM

Imunisasi

-

Target imunisasi

-

Permenkes No 4 Tahun 2019 Tentang

Standar

Teknis

Pemenuhan Mutu Pelayanan Dasar Pelayanan Kesehatan

Pada Minimal

Standar Bidang

5

UKP

Pendaftaran

-

SOP pendaftaran

6

UKP

Farmasi

-

SOP

Pemberian

Informasi

Obat 7

UKP

Pelayanan dan

8

Admen

Umum -

Gigi

oleh

SOP

pengkajian

penulisan

dokter dan dokter

(kelengkapan

gigi

medis)

Bendahara Barang

-

SOP

klinis SOAP

isi

rekam

pengelolaan

barang

masuk dan barang keluar 9

Admen

Tata Usaha

-

10

Admen

Pengelola data dan -

SOP

informasi,

penyimpanan dan pencarian

ketua

admen, ketua ukm

SOP surat masuk pengumpulan,

data

dan ketua UKP -

Kesesuaian

SDM

dengan

standar permenkes 75 Tata Usaha

-

Kedisiplinan pegawai (masuk kantor)

VIII.

-

Pemeliharaan barang

-

Kalibrasi alat kesehatan

-

Kontrak pihak ketiga

INSTRUMEN AUDIT Sesuai dengan objek audit internal selama tahun 2019 di puskesmas serpong 1 yakni penilaian tingkat kepatuhan (compliance rate) terhadap prosedur dan capaian kinerja kegiatan UKM, maka instrumen audit yang dibutuhkan adalah daftar tilik kepatuhan terhadap SOP dan daftar pertanyaan. Keduanya disajikan dalam bentuk tabel (lihat lampiran). Untuk kepatuhan terhadap SOP, urutan tabulasinya adalah sebagai berikut : 1. Kolom (1) Nomor 2. Kolom (2) Kegiatan, dituliskan urut sesuai dengan yang tertera di dalam SOP 3. Kolom (3) jawaban Ya 4. Kolom (4) jawaban Tidak 5. Kolom (5) keterangan 6. Baris terakhir berisi jumlah jawaban dan perhitungan tingkat kepatuhan 5

Daftar pertanyaan yang diajukan adalah sebagai berikut : 1. Berapa nilai kepatuhan/compliance rate terhadap SOP? 2. Tahapan prosedur mana yang sering tidak dikerjakan? 3. Mengapa tahapan prosedur tersebut sering tidak dikerjakan? Untuk daftar pertanyaan dengan objek audit berupa capaian hasil kegiatan/capaian program, urutan pertanyaan yang diberikan adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana capaian program? 2. Indikator kinerja mana yang tidak tercapai? 3. Mengapa indikator tersebut tidak tercapai? (analisis bisa dilakukan dengan fishbone diagram) 4. Adakah upaya yang dilakukan untuk meningkatkan capaian?

6

IX.

AUDIT PLAN (RINCIAN KEGIATAN AUDIT) Unit

Tujuan

UKM

UKM - Posyandu

UKM

TB

Menilai kesesuaian proses pelayanan posyandu dengan SOP Menilai capaian temuan kasus TB

UKM

PIS PK

Imunisasi

Pendaftaran

Farmasi

Pelayanan Umum dan Gigi

Kegiatan yang diaudit/objek audit Proses pelayanan posyandu

Auditor

Kriteria/standar audit

Metode

Instrumen audit

Waktu audit

Keterangan

Drg. Esti Dr. Yunniar Bd. Erwin

SOP persiapan dan pelaksanaan posyandu Kriteria..ep...

Wawancara, observasi,simulasi, telusur dokumen

Daftar pertanyaan/panduan wawancara, Daftar tilik SOP.

20 – 22 Maret

Kaji ulang waktunya, satu audit bisa dua unit sekaligus, demi efisiensi

Capaian temuan kasus TB

Dr Lidya Dr. Yunniar Drg. Esti Drg. Esti Bd. Erwin Dr. Yunniar Dr Lidya Dr. Yunniar Br. Husni Dr. Dewi Br. Husni Dr. Lidya Dr. Lidya Br. Husni Dr. Dewi

Target temuan kasus TB

Wawancara, telusur/perbandingan

Indikator kinerja, capaian program

22 – 24 Oktober

Target kunjungan PIS PK

Wawancara, melihat/perbandingan

Indikator kinerja, capaian program

20 – 22 November

Target capaian imunisasi Ikut pkp admen SOP pendaftaran pasien

Wawancara, melihat/perbandingan

Indikator kinerja, capaian program

24 – 26 September

Wawancara, observasi, simulasi, melihat dokumen Wawancara, observasi, simulasi, melihat dokumen

Daftar tilik SOP, panduan wawancara Daftar tilik SOP, panduan wawancara

22 – 24 Januari

Dr Lidya Br. Husni Bd. Erwin

SOP pengkajian klinis

Wawancara, observasi, simulasi, melihat dokumen

Daftar tilik SOP, panduan wawancara

20 – 22 Februari

Menilai capaian kunjungan PIS PK Menilai capaian imunisasi

Capaia n kunjungan PIS PK

Menilai proses pendaftaran pasien di loket Menilai proses pencegahan pemberian obat kadaluarsa Menilai proses pengkajian klinis

Proses pendaftaran pasien Proses pencegahan pemberian obat kadaluarsa Proses pengkajian klinis

Menilai proses pengelolaan barang masuk dan keluar Menilai kesesuaian proses surat masuk Menilai proses pengumpulan, penyimpanan dan pencarian data

Proses pengelolaan barang masuk dan keluar Pengelolaan surat masuk

Dr. Yunniar Dr. Dewi Drg. Esti

SOP pengelolaan barang masuk dan keluar

Wawancara, observasi, simulasi, melihat dokumen

Daftar tilik SOP, panduan wawancara

22 – 24 Mei

Dr. Yunniar Dr. Dewi Drg. Esti

SOP penilaian kinerja karyawan

Wawancara, observasi, simulasi, melihat dokumen

Daftar tilik SOP, panduan wawancara

21 – 23 Agustus

Proses pengumpulan, penyimpanan dan pencarian data

Br. Husni Bd. Erwin Dr. Lidya

SOP pengumpulan, penyimpanan dan pencarian data

Wawancara, observasi, simulasi, melihat dokumen

Daftar tilik SOP, panduan wawancara

24 – 26 Juli

Capaian imunisasi

SOP pencegahan pemberian obat kadaluarsa

23 – 25 April

oleh dokter dan dokter gigi Bendahara Barang Tata usaha

Pengelola dan ketua

data

informasi, admen,

ketua ukm dan ketua UKP

X.

LAMPIRAN Instrumen audit daftar tilik SOP/daftar tilik compliance rate SOP : No

Kegiatan

Ya

Tidak

(sesuai

(dilaksanakan)

Tidak berlaku

dengan urutan dalam SOP)

Jumlah :

Jumlah :

Penghitungan tingkat compliance rate = jumlah ya dibagi jumlah ya dan tidak dikalikan 100%. Instrumen audit wawancara a. Untuk objek audit kesesuaian dengan SOP N

Kriteria

Daftar

o

Audit

Pertanyaa

Observasi

1

Prosedur

Berapa

pelaksanaa

complianc

n ......

e rate ...

Dokumen/Reka

Fakta

Temua

Rekomendas

m Kegiatan

Lapanga

n Audit

i Audit

n

2

n

Tahapan

(pengamatan

prosedur

kegiatan

mana

spesimen/sesu

yang

ai kebutuhan)

5

sering tidak dikerjakan ? 3

Mengapa tahapan tersebut tidak dikerjakan ?

b. Untuk objek audit capaian hasil program No

1

Kriteria

Daftar

Audit

Pertanyaan

Observasi

Capaian

Bagaimana

program

capaian

...

program... Indikator kinerja tidak

yang tercapai

yang mana? Mengapa indikator

Dokumen/Rekam

Fakta

Temuan

Rekomendasi

Kegiatan

Lapangan

Audit

Audit

tersebut

tidak

tercapai? Adakah upaya yang dilakukan untuk mengupayakan pencapaian indikator kinerja tersebut?

Mengetahui, Kepala Puskesmas Serpong 1

nb : perhatikan pengambilan sampel dan besar sampel serta waktu pengambilan sampel (harian, bulanan) Dra. Raiyan, Apt. NIP. 196112311996032005

8