Como Migrar Em Bi

Quando ocorre a migração para uma nova plataforma de inteligência corporativa (BI, na sigla em inglês) devem-se manter no médio prazo tempo e recursos suficientes para que o antigo e o novo sistema funcionem juntos.

Dessa maneira, os líderes de BI poderão gerenciar com cuidado uma migração que reduzirá custos no longo prazo e aumentará o valor para usuários.

Considerações básicas

– Uma migração muito rápida confundirá usuários, que nem sempre se adaptam rapidamente às mudanças, e um sistema instável pode implicar perda de relatórios e de análises importantes.

– O passo essencial para uma migração de plataforma de BI é a análise de todos os relatórios disponíveis e de como eles são utilizados.

– A maioria das migrações envolverá a transferência de relatórios na íntegra para a nova plataforma, consolidando e aprimorando relatórios a partir das novas adicionadas.

– Os testes seguintes à migração para verificar se os relatórios funcionam como deveriam exige tanta dedicação como o teste de uma nova aplicação.

Recomendações

– Trate uma migração de plataforma como uma grande implementação de software. Reúna recursos e conquiste o apoio dos executivos antes de dar início ao projeto.

– Não transfira relatórios em enormes quantidades de um sistema para o outro na tentativa de acelerar a migração, porque manter relatórios inutilizados ou desnecessários vai aumentar os gastos no longo prazo.

– Confira com clientes quais os potenciais desafios e custos da migração.

– Programe cada passo da migração. Normalmente, os relatórios de mudança virão primeiro, os de consolidação em segundo e, em seguida, os de aprimoramento. Análise

Desde 2007, o Gartner preencheu no mínimo 220 pesquisas de clientes a respeito de migrações e atualizações de plataformas de BI. Os clientes que planejam migrar para uma nova plataforma de BI ou fazer um grande upgrade frequentemente perguntam se devem rapidamente fazer a mudança para o novo sistema ou se é preferível manter os dois sistemas funcionando juntos por um período. A primeira opção é tentadora porque é mais rápida e promete custos menores – a empresa de TI não teria que arcar com as despesas de duas plataformas ao mesmo tempo. Entretanto, aconselhamos clientes a rodar os sistemas em paralelo para que o novo sistema possa se estabilizar e a organização de TI possa transferir os relatórios com cuidado. (Este conselho não serve para upgrades pequenos). Uma rápida migração confundirá usuários, que nem

sempre conseguem adaptar-se rapidamente às mudanças, e um sistema instável pode implicar perda de relatórios e análises importantes. Com a abordagem em paralelo, os usuários têm tempo suficiente para se acostumar com o novo sistema. A flexibilidade, as mudanças graduais, os menores riscos e os menores custos no longo prazo compensam os custos mais altos no curto prazo da abordagem em paralelo. Os líderes de BI terão sucesso mais facilmente com a abordagem em paralelo se respeitarem essas etapas básicas:

– Analisar relatórios disponíveis

– Optar por uma migração de longo prazo

– Verificar referências

– Selecionar os relatórios relevantes

–Elaborar um cronograma, minimizando confusões e aumentando a eficácia da migração. Analise relatórios já disponíveis antes da migração

Líderes de BI optarão por migrações e grandes upgrades para oferecer melhores informações aos usuários (algumas vezes, as empresas precisam abandonar uma plataforma sem suporte). Entretanto, líderes de BI devem antes de tudo analisar quais os relatórios disponíveis e como eles são utilizados – um passo fundamental para a migração ou upgrade de plataformas. Essa análise deve incluir dados como quando o relatório foi modificado pela última vez, a frequência com que ele é atualizado e quantas vezes as pessoas efetivamente o consultam. Além disso e mais importante, a análise deve investigar as necessidades e os hábitos dos usuários. Ela não deve apenas perguntar aos usuários se eles utilizam um relatório específico, porque eles tendem a dizer que sim mesmo para os relatórios que mal leem. Os usuários têm medo de não possuir informação suficiente em circunstâncias imprevistas. Por isso, para uma análise eficaz é necessário perguntar aos usuários:

– Com que frequência você consulta o relatório?

– Quando foi a última vez que você consultou o relatório?

– Quais informações do relatório são úteis para você?

– A informação é atualizada, relevante, precisa e consistente? Você sabe utilizá-a adequadamente?

– Em quais tarefas e decisões o relatório já o auxiliou? Qual o valor da decisão baseada no relatório, tanto para você quanto para a companhia?

– Você poderia obter essa informação de outra forma?

– Em que ponto o relatório deixa a desejar?

A análise do uso dos relatórios ajudará a identificar quando é necessária a migração para uma nova plataforma de BI ou apenas um upgrade do sistema. Crie um case hipotético e considere uma migração a longo prazo

O case corporativo precisa descrever as razões para uma migração de longo prazo e os recursos que ela vai exigir. Isso deve destacar os benefícios de transferir relatórios para uma nova plataforma, eliminar relatórios desnecessários e melhorar a qualidade dos relatórios utilizando as novas ferramentas da plataforma. As exigências de recursos incluem:

– Ter duas instalações de hardware (rodar duas plataformas de BI no mesmo servidor seria extremamente complicado), de rede e de recursos de armazenamento.

– A equipe de projeto pode precisar reavaliar metadados para desenvolver novos tipos de relatórios.

– Usuários podem precisar rodar dois clientes de BI simultaneamente por um tempo.

A migração a longo prazo perderá apoio se usuários não souberem exatamente como será o processo. Eles não vão entender as razões para uma abordagem em paralelo e vão querer novas ferramentas imediatamente. Consequentemente, surgirão os problemas de uma migração extremamente rápida e haverá mais insatisfação.

Quando o case hipotético for aprovado, a equipe de projeto precisa reunir recursos e elaborar um cronograma. O plano deve refletir a intensidade do esforço necessário para migrar a uma nova plataforma de BI. Projetistas devem identificar as dependências, os desafios, as etapas, as datas e os patrocinadores/apoiadores. O cronograma deve incluir tempo suficiente para atividades típicas de uma grande implementação de software:

– Reunião de recursos

– Design do sistema

– Validação dos conceitos

– Desenvolvimento e adaptação

– Teste de qualidade

– Teste de usabilidade

– Projeto piloto

– Implantação por etapasVerifique referências para identificar possíveis desafios de migração e custos

Quando líderes de BI avaliam fornecedores, devem pedir referências, porque cada plataforma de BI apresenta desafios específicos durante uma ampla migração ou atualização. As perguntas a respeito dessas referências podem ser:

Conversão e testes:

– Quanto tempo e esforço são necessários para migrar e testar a camada semântica?

– Quanto tempo e esforço são necessários para aprimorar e testar um relatório básico já disponível?

– Quanto tempo e esforço são necessários para converter e testar um relatório aprimorado?

– Quais tipos de relatórios foram mais difíceis e demoraram mais tempo para serem convertidos?

– Quanto houve de consolidação de relatórios?

– As ferramentas de conversão estavam disponíveis? Quanto elas foram eficazes para os relatórios e para a camada semântica? Quantos dos relatórios disponíveis foram convertidos? Quão precisa foi a conversão?

– No caso de um upgrade, seria possível rodar conteúdo criado na versão anterior na nova versão?

Exigências:

– Qual o treinamento necessário para desenvolvedores e usuários?

– Quais módulos de treinamento estavam disponíveis para desenvolvedores e usuários?

– Quais as exigências de hardware da nova plataforma de BI? A nova plataforma exige mais ou menos recursos do que a anterior para realizar as mesmas tarefas?

– Quais papéis foram necessários para o gerenciamento da migração? Administrador de base de dados? Desenvolvedor? Gerente de projetos? Arquiteto? Redator?

Experiência de projeto:

– Houve falhas ou problemas de estabilidade com a nova plataforma?

– No caso de uma atualização, seria possível rodar as duas versões (anterior e atual) simultaneamente? No mesmo hardware?

– Foi necessário modificar questionários ou bases de dados?

– Qual o suporte oferecido pelo fornecedor? Qual a qualidade desse suporte?

– Quais as mudanças administrativas foram mais difíceis de aprender e implementar?

Resultados:

– A atualização gerou um novo valor ao negócio ou reduziu o custo total de propriedade?

– Houve o retorno esperado do investimento?

– Quais novas ferramentas foram mais úteis aos usuários e aumentaram ao máximo a produtividade de desenvolvedores?

Decida o que fazer com os relatórios

As respostas das pesquisas, as informações da análise e as verificações de referências permitirão que os relatórios sejam separados em três categorías:

– Relatórios que devem ser transferidos na íntegra para a nova plataforma.

– Relatórios que podem ser simplificados, consolidados ou descontinuados.

– Relatórios que podem ser aprimorados para atender às necessidades dos usuários.

Transferência: simplesmente transferir um relatório da plataforma antiga para a nova é rápido, já que implica menos interação com o usuário. Isso tende a funcionar bem em ambientes pequenos. Não faz sentido investir no aprimoramento de relatórios considerados satisfatórios, usados frequentemente e que atendem às necessidades dos usuários. A equipe de projeto pode mover esses relatórios básicos para a nova plataforma se ela der suporte a versões antigas. Decidir quando vale a pena refazer um relatório, usar ferramentas ou alguma combinação dependerá da versão da plataforma e das características do relatório. Essas questões podem ser esclarecidas com referências de clientes. Porém, líderes de BI não devem usar essa

abordagem indiscriminadamente como um atalho para acelerar a migração, porque manter relatórios desnecessários ou redundantes aumentará os gastos no longo prazo. Inclusive, a companhia não se beneficiaria de nenhuma das ferramentas da nova plataforma. Simplificação/Consolidação/Eliminação: a migração dá aos líderes de BI a oportunidade de se livrar de relatórios desnecessários. É possível eliminar relatórios acessados raramente, que não foram usados no ano passado, que não se referem a temas relevantes e que são absolutamente redundantes. Em alguns casos, as pessoas podem utilizar apenas alguma informação de relatórios longos, que quase já perderam o sentido. Em vez disso, vale a pena criar com a nova plataforma um relatório simplificado, reunindo as características mais relevantes de cada um de diversos relatórios. Com a nova plataforma, será possível tirar proveito de funções como parametrização. Eliminar, simplificar, e consolidar relatórios reduz gastos de manutenção e pode facilitar para os usuários encontrar a informação de que necessitam. Entretanto, essa abordagem exige interações demoradas e constantes com usuários para atingir os objetivos.

Aperfeiçoamento: Líderes de BI não devem limitar a nova plataforma às capacidades do antigo sistema, o que é um dos riscos de uma migração rápida. Em vez disso, deve-se balancear as diferenças entre as plataformas. As funções adicionadas à nova plataforma precisam atender às necessidades dos usuários que identificaram deficiências no antigo sistema durante as análises. Por exemplo, a planilha pode consolidar diversos relatórios, além de facilitar o acesso às informações. Funções como a possibilidade de buscas permitem que os usuários elaborem seus próprios relatórios sem a ajuda da organização de TI. A migração de plataforma de BI também cria a oportunidade para um novo paradigma de relatórios entre relatórios estáticos e feitos a partir de pesquisas. A organização de TI pode entregar um menor número de relatórios interativos que fornecem várias permutações. Em poucos casos, a nova plataforma pode não ter algumas das funções do sistema antigo. Os líderes devem ensinar os usuários as diferenças entre as plataformas e oferecer estratégias de trabalho para minimizar sua frustração. Crie um cronograma, minimizando confusões e melhorando o desempenho

A implantação da migração ou de grandes upgrades implica três etapas fundamentais. Primeiro, os líderes de BI devem elaborar a migração passo a passo em um cronograma. No geral, os relatórios de transferência virão antes porque são mais fáceis; os relatórios de simplificação, consolidação e eliminação vêm depois; e os de aperfeiçoamento, que demoram mais e dão mais trabalho, vêm por último. Reservando mais tempo para a fase de consolidação e aperfeiçoamento, a implantação permitirá que a empresa tire o máximo de proveito das funções da nova plataforma e das oportunidades inerentes à migração de longo prazo.

Entretanto, o plano de implementação também deve levar em conta o valor do negócio e a urgência de migrar os relatórios para a nova plataforma. Por exemplo, se o negócio desesperadamente necessitar de um relatório que só poderá ser criado com a nova plataforma, isso deve ser feito o mais rápido possível, mesmo que exija desenvolvimento e teste.

Segundo, a implementação deve minimizar interrupções e confusões dos negócios:

– Reservando tempo a desenvolvedores e designers para criar e testar relatórios antes de entregá-los a usuários; serviços de conversão normalmente fornecem o mínimo de assistência.

– Utilizando recursos fixos quando apropriado para elaborar e organizar relatórios para acelerar a migração e reduzir gastos.

– Fornecendo recursos adequados para o gerenciamento de mudanças, incluindo treinamento para usuários e para a equipe de tecnologia.

– Trazendo auxílio externo temporário ou um fornecedor temporário para manter o antigo sistema durante a transição e liberar os funcionários da empresa para que mantenham o foco em fazer a nova plataforma funcionar.

Líderes de BI devem também prestar atenção nos riscos que podem arruinar todo o projeto – alguns usuários não vão querer desistir do antigo sistema e a migração a longo prazo lhes dá tempo. O custo extra de rodar duas plataformas indefinidamente pode significar que os custos do projeto aumentarão no longo prazo. Por isso, líderes de BI devem estar preparados para sugerir alternativas para qualquer pedido por novos relatórios feitos na antiga plataforma. Deve ser estipulada uma data para abandonar o antigo sistema, e os líderes de BI não podem voltar atrás.

Por ultimo, líderes de BI devem testar o desempenho da nova plataforma e seus relatórios. Testes após a migração feitos para verificar se a plataforma funciona adequadamente costumam ser complexos. É necessário medir o sucesso da migração fazendo novamente uma análise e comparando a satisfação dos usuários com o novo sistema. Dessa forma, os líderes de BI podem ver onde devem ser feitos ajustes para melhorar o serviço. Uma migração bem sucedida facilitará um próximo investimento em BI no futuro.