Como Desenvolver Uma Disciplina Para A Tomada De Decisão Sobre Gerenciamento Financeiro E Desempenho De Ti

Um bom gerenciamento financeiro e de desempenho é o elemento mais importante para a credibilidade e o sucesso de um departamento de TI. Até o momento, a maioria das organizações fracassou no desenvolvimento de metodologias e de medições fundamentais para avaliar a contribuição da TI ao negócio. Quando começarem a estruturar esse gerenciamento formal, os CIOs podem evitar os vôos cegos a que são submetidos atualmente. Toda organização deve tratar de questões relativas ao gerenciamento financeiro e de desempenho da TI. É fundamental ter capacidade para conduzir benchmarks de custo de TI, desenvolver modelos de recursos e de retorno financeiro e selecionar medições e metodologias para avaliar o desempenho de TI. E mais: esses elementos vitais ou não existem ou deixam a desejar na maioria das organizações. Não é novidade a necessidade de uma sólida gestão financeira e de desempenho de TI. Entretanto, diversas forças irão contribuir para a elevação de problemas relativos ao gerenciamento financeiro e de desempenho da TI em 2005. Entre elas estão a necessidade de competir com prestadores de serviços externos em termos de custo, a necessidade de uma maiorvisibilidade dos custos de TI e a exigência de medição de valor para o negócio. Não se espera que os CIOs venham a se tornar contabilistas(embora muitas empresas pretendam contratar esses especialistas diretamente para a organização de TI), mas, por outro lado, sem sólidos recursos em gestão financeira e de desempenho de TI o sucesso estará fatalmente comprometido. Essa tendência será acelerada à medida que as empresas reavaliem e redefinam o papel de TI na organização. Na medida em que as organizações examinem cuidadosamente suas opções de terceirização de TI, a necessidade de informações financeiras sólidas sobre serviços de TI aumentará. Em geral, as decisões sobre terceirizar ou não uma parte da TI se baseiam em "palpites" que a mudança venha a trazer de economia para a companhia. Essas decisões deverão ser tomadas em função de sólidas evidências financeiras. Além disso, as organizações que adotarem o modelo Internal Service Company (ISCo) vão precisar de capacidade de gestão financeira em igualdade de condições com os prestadores de serviço externos. Na área de gerenciamento de desempenho, é necessário que as organizações tenham cada vez mais um horizonte além do financeiro ao avaliar a contribuição de TI para o negócio. Para comprovar isso, haverá um domínio de modelos cada vez mais holísticos, como, por exemplo, metodologia do valor total das oportunidades e o Balanced Scorecard. As organizações de TI reconhecerão a existência de diversas maneiras de contribuir para os negócios e cabe a elas articular essa contribuição. Principais Agentes de Mudança

As organizações permanecem ainda contidas quando se fala em aumentar seus investimentos em TI. Apesar das melhorias na economia global, aumentos modestos percebidos na maioria das indústrias ilustram que as empresas relutam em aumentar substancialmente os gastos com TI. As companhias aumentam o número de funcionários, aplicativos e sites e os executivos, em geral, têm a expectativa de que os custos de TI em curso (ou de referência) permaneçam como estão ou até venham a diminuir com o decorrer do tempo. Isso, em combinação com as pressões de custo geradas por prestadores de serviços externos, significa que as organizaçõesprecisam prestar serviços com mais eficiência. Na busca por uma maior eficiência, muitas organizações descobriram que elas não conhecem realmente o verdadeiro custo de TI e não conseguem isolar esses custos no nível de serviços (os CIOs têm pleno conhecimento dos gastos em hardware, software e pessoal, mas, provavelmente, desconhecem o quanto gastam em suporte ao local de trabalho, hospedagem de aplicativos e gerenciamento de projetos). A maioria das organizações aplica uma maior rigidez no gerenciamento de seus investimentos em imobiliário do que o fazem para gerenciar investimentos em TI. Como conseqüência, os gerentes de TI não sabem por onde começar quando se fala em reduzir custos. Bastareduzir a área de infra-estrutura ou seus investimentos em arquitetura? Na ausência de informações sólidas sobre os custos de seus investimentos atuais em TI, os gerentes de TI estão essencialmente executando "vôos cegos". Embora seja fácil (mas errado)

colocar a culpa disso no CFO, pior seria causar danos à credibilidade do CIO. Equilibrando Investimento e Gerenciamento de Custos Embora os CIOs enxerguem modos de controlar custos de TI diariamente, eles podem também vislumbrar novas oportunidades para reinvestir em TI após diversos anos de cortes no orçamento nesta área (em geral, o afluxo do financiamento é vindo diretamente de unidades de negócio.) Essa tendência está impulsionando os gerentes de TI a desenvolver melhores técnicas de entendimento sobre os custos e benefícios associados a investimentos em TI e implementar técnicas de priorização de atividades de TI. Articulando contribuição de TI para os negócios As organizações imaginaram que a medição e a demonstração da contribuição de TI para os negócios fazem parte agora da sua responsabilidade. As áreas de TI, por não assumirem esse risco, estão sendo vistas como puras despesas gerais indiretas ou meramente como defensores de infra-estrutura. Na forma ideal, a área de TI deve negociar com a empresa o desenvolvimento de um conjunto de medidas de valor e assegurar que as medidas sejam efetuadas periodicamente.Não é necessário — ou mesmo preferível — para a área de TI efetuar na prática as medidas. É melhor que a empresa as assuma, pois a TI pode ser vista como tendenciosa. Se a tarefa de medição da contribuição de TI para os negócios for executada pela TI, recomenda-se alocar alguém, como, por exemplo, o CFO, para levar a cabo o trabalho. Dada a importância da medição dessa contribuição, os gerentes de TI devem prosseguir com a procura das melhores práticas sobre a captação e a comunicação do valor dos investimentos de TI. Isso ganhará uma importância crescente à medida que o papel das unidades de negócios em financiar atividades de TI aumentar. As unidades de negócio estão controlando mais o dinheiro discricionário aplicado em TI. Esse dinheiro ou projeto discricionário representa a melhor oportunidade para a TI agregar valor aos negócios. A capacidade de os CIOs serem bem-sucedidos em suas tarefas depende de suas habilidades em dominar as disciplinas de gerenciamento de finanças e desempenho de TI. Questões-chave

Que estruturas irão utilizar as empresas para avaliar adequadamente seus investimentos em TI? Como variam os níveis de orçamento de TI em relação à capacidade da indústria e da corporação? Problemas no que diz respeito à gestão de finanças e desempenho

1. Como as corporações podem medir o valor dos investimentos em TI? Um foco importante para os gerentes de TI em 2005 será como medir e comunicar o valor de investimentos em TI. 2. Quais são os principais indicadores de desempenho de uma organização de TI? As organizações de TI não terão êxito gerando apenas relatórios de medições operacionais, como a disponibilidade, para os executivos do negócio. Cabe aos CIOs utilizar um conjunto de indicadores-chave adequados aos negócios para deixar tudo às claras. 3. Como as organizações de TI podem alinhar níveis de investimento e iniciativas em TI à estratégia de negócio? Mesmo a organização de TI mais eficiente irá fracassar se for vista como desalinhada ao negócio. Um importante componente de gerenciamento financeiro envolve a garantia de que os escassos recursos de TI sejam dedicados às funções mais críticas do negócio. 4. Como podem os departamentos de TI comparar seus níveis de gastos com TI em relação a outros indicadores de outras empresas? Na maioria das organizações, a compilação quantitativa de dados dos benchmarks da indústria em relação a custos de TI é o primeiro passo rumo ao gerenciamento de desempenho de TI. 5. Como as organizações de TI deverão rastrear e gerenciar custos de TI no futuro? Como a questão de custos de TI tornou-se mais visível na organização, aumentou a necessidade dos gerentes de TI adquirirem melhores ferramentas e técnicas para acompanhar de perto os custos

de TI. 6. Como o custo total de investimento pode ser empregado na melhoria da gestão de decisões e operações de TI? A metodologia de custo total de investimento é uma ferramenta de esclarecimento para melhor compreenderos custos e a determinação dos benefícios de investimentos de TI. 7. Quais são os métodos mais apropriados para obter retorno dos custos de TI? Faz parte das organizações de TI enfrentar questões de recuperação de custos.