Organização De Dados Obsoletos

O gerenciamento de dados tem diversas facetas, incluindo proteção e segurança de dados e, um dos maiores desafios de TI, que é o gerenciamento de dados obsoletos.

Já que não há limite para a produção de dados, “guardar tudo” não é a resposta para um bom gerenciamento de dados. As empresas precisam criar um plano para os dados obsoletos antes de elaborarem uma estratégia de armazenamento.

Considerações

- Normalmente, as empresas resolvem a questão dos dados obsoletos simplesmente armazenando todas as informações, o que resulta no aumento de custos e na diminuição da produtividade.

- Armazenar todos os dados para sempre não é a melhor forma de garantir o respeito às normas da companhia; guardar dados por mais tempo do que realmente é necessário pode até violar leis de privacidade.

- A frequência do acesso a dados e da sua efetiva utilidade normalmente diminui pouco após eles terem sido criados – é necessário um plano de gerenciamento de dados obsoletos baseado neste contexto.

- Estabelecer planos para conservação ou eliminação de dados é apenas uma boa higiene de informações e deve ser feita antes do desenvolvimento da estratégia de armazenamento da companhia.

Recomendações

- Transforme o gerenciamento de dados corporativos e seus custos relacionados em uma ampla iniciativa; conquiste apoio executivo.

- Embora a automação ainda não seja confiável para alguns, novas tecnologias de gerenciamento de dados merecem ser consideradas na estratégia de gerenciamento de dados.

- Monte uma equipe de gerenciamento de dados com profissionais de TI, gerentes de registro, profissionais que verifiquem o cumprimento de normas, profissionais da unidade de negócio e outros, se necessário.

- Identifique necessidades de conservação, eliminação, acesso e buscas de dados para todos os tipos de dados armazenados, conforme eles envelhecerem, dando prioridade às exigências mais relevantes.

- Comece com um registro para uma aplicação ou tipo de dados e então vá expandindo o escopo para incluir outras aplicações ou tipos de dados.

Análise

De certa forma, gerenciar dados nunca foi mais fácil. Surgiram novas ferramentas para gerenciamento de capacidade, oferta restrita e previsão e modelagem de armazenamento. Administradores de armazenamento tem a opção de migrar dados para a nuvem, a qual apresenta desafios mais simples do que os que eram enfrentados no passado. Por outro lado, os desafios relacionados com gerenciamento de dados estão mais complexos. Nos últimos anos, as organizações de TI focaram simplesmente em garantir que os usuários tivessem acesso aos seus dados 24 horas nos sete dias da semana, com tempo de resposta, tempo ativo e capacidade de recuperação adequados.

Hoje, a TI não deve abranger apenas proteção e segurança de dados, mas também precisa responder às expectativas associadas com o acesso a dados e seu gerenciamento conforme eles amadurecem.

A TI precisa abordar o gerenciamento tanto de dados atuais quanto de obsoletos com um conhecimento das características de uso nunca antes necessário. As quatro paredes do data center estão se tornando cada vez mais porosas – além dos dados (particularmente dados obsoletos) serem armazenados na nuvem com mais frequência, usuários finais estão integrando a web e outros conteúdos externos às suas tarefas diárias.

Consequentemente, organizações de TI devem trabalhar cada vez mais próximas ao departamento jurídico e de respeito às normas para garantir que estão sendo fornecidas ferramentas suficientes para permitir a descoberta inteligente de informações armazenadas eletronicamente. Antes de concluir uma estratégia de armazenamento, a TI deve compreender como gerenciar dados eficazmente conforme eles amadurecem.

Desafios

Três tipos de necessidades surgem à medida que se buscam melhores formas de gerenciar dados nesse contexto.

Gerenciamento de risco: organizações no mundo todo estão exercendo um melhor gerenciamento de risco na forma de adequação a regras e políticas de governos e indústrias. A TI está respondendo às exigências, por exemplo, do Departamento de Defesa dos EUA e da legislação de proteção a dados da União Europeia. Pedidos de busca/descoberta, geralmente de acordo com diretrizes determinadas pelas Leis Federais dos EUA para Procedimentos Civis (mas não sempre), são comuns, frequentes e caros. Na maioria dos casos, são solicitados dados referenciais que apresentam um registro do processo e do comportamento corporativo.

Custo: a contenção de custos continua definindo as necessidades de gerenciamento de dados, especialmente de custos associados com armazenamento e backup. Embora as inovações em tecnologias de armazenamento se mantenham constantes (deduplicação, SSD, armazenamento oculto), alguns desafios tecnológicos permanecem: como aposentar aplicações antigas? Como conservar dados por longos períodos – em que formato, em que mídia? Como permitir o acesso inteligente a dados de forma que a produtividade aumente e não se perca tempo na busca? O motivo de querer implantar novas tecnologias para solucionar esses desafios é a necessidade de limitar ou reduzir o custo total do gerenciamento de dados, backup e armazenamento.

Necessidades do usuário: a web 2.0 surgiu com tanta força que as pessoas buscam informações em suas atividades cotidianas. Além da tradicional confiança em dados guardados em aplicações e servidores corporativos, os usuários finais estão eliminando fronteiras, incorporando mídias como áudio e vídeo às suas tarefas diárias.

Pense sobre a empresa de marketing que cria um vídeo que no final das contas é publicado no YouTube, ou na empresa que frequentemente usa o Instant Messenger do Yahoo! ou o Twitter. Como a TI gerencia, protege e retem esses dados, e por quanto tempo? Os usuários estão continuamente exigindo mais buscas inteligentes e capacidades de acesso que economizem tempo e encontrem exatamente os dados que procuram, independente de onde estejam e de quando tenham sido criados.

Passo 1: entenda seus dados

O primeiro passo para solucionar esses desafios envolve a compreensão dos dados da companhia. O desenvolvimento de uma estratégia de armazenamento inteligente e eficaz inclui o planejamento de fileiras de armazenamento que respondam às necessidades da companhia relacionadas com disponibilidade, desempenho e preservação de dados. É relativamente simples olhar para o conjunto de ferramentas associado com estruturas de armazenamento para determinar se realmente “as necessidades são supridas”. O mais difícil é identificar capacidades específicas, crescimento e estrutura geral de preço para a infraestrutura de armazenamento de TI mais ampla. Isso só pode ser feito entendendo as necessidades de dados.

Você precisa determinar:

- Políticas de conservação e eliminação (para verificação de cumprimento de normas, busca eletrônica, preservação histórica e reutilização de dados).

- Características de acesso (com que frequência cada conjunto de dados será acessado e como isso mudará com o tempo).

- Necessidades de busca (os usuários precisam ter acesso a dados - especificamente dados antigos - baseado em simples metadados ou em um nível mais profundo, como por palavras-chave de conteúdo ou análise contextual?).

- Necessidades legais (exigências de identificação, preservação e manutenção de quaisquer dados armazenados eletronicamente.)

Embora se acredite que a TI pode fazer essas descobertas, as melhores práticas indicam que as empresas devem abordar essas necessidades com uma equipe de stakeholders. Essa equipe deveria consistir em um representante jurídico (que pode interpretar regulamentações e exigências legais para produção de dados em resposta a pedidos de busca, auditoria, etc), um representante de linha ne negócio (que pode esclarecer como será o acesso a dados ao longo do tempo) e profissionais de TI, que vão avaliar, escolher, implantar e gerenciar ferramentas para atender às necessidades do gerenciamento de dados.

Passo 2: entender tecnologias de gerenciamento de dados relevantes

Quando a etapa mais complicada for concluída (entender as necessidades e desenvolver políticas para acesso a dados, conservação e eliminação), implementar ferramentas para gerenciar esses processos ficará simples.

As tecnologias básicas que permitem a empresas colocar em prática suas políticas de gerenciamento de dados obsoletos incluem:

Gerenciamento de armazenamento hierárquico (da sigla em inglês HSM) e arquivação: talvez sejam as melhores ferramentas com as quais a TI pode responder às necessidades de gerenciamento de dados descritas acima. Essas ferramentas fornecem os mecanismos para gerenciar a forma como os dados são armazenados e conservados. A tecnologia se baseia no conceito de gerenciamento do ciclo de vida da informação, segundo o qual as empresas devem gerenciar dados a partir da sua criação até que sejam eliminados, de acordo com o seu valor para o negócio.

Soluções de arquivação permitem um melhor gerenciamento de risco e prontidão para buscas eletrônicas por meio da sua capacidade de entregar indexação de textos completos, pesquisa, etiquetagem e migração para armazenamento imutável (para conservação jurídica). Tudo isso pode ser feito enquanto os custos associados com a infraestrutura de TI diminuem significativamente. Estimativas sugerem que cerca de 70% dos dados são duplicados e/ou não foram acessados nos últimos 90 dias. Ao deduplicar e arquivar dados, uma fileira de armazenamento pode ser recuperada para dados ativos. Um HSM ou estratégia de arquivação bem implementados são capazes de reduzir muito o tempo de backup e os custos associados com mídia e administração.

Redução de dados: tecnologias de redução de dados podem resultar em economia simplesmente por diminuir a quantidade de dados para gerenciar e para fazer backup. Entretanto, elas também podem resultar em economia de formas menos óbvias. Por exemplo, ao empregar armazenamento de cópias únicas (single-instance), a resposta de uma pesquisa pode ser encontrada com muito menos dados. Imagine um cenário no qual um funcionário enviou um e-mail com um anexo para uma lista de 25 pessoas. Se este anexo é armazenado uma única vez (usando tecnologia de armazenamento de cópia única), quando ele for identificado como parte de uma pesquisa jurídica, haverá só uma cópia para ser obtida, analisada e guardada, em vez de existirem as 25 originais. Neste caso, o armazenamento de cópia única é capaz de reduzir drásticamente os custos de pesquisas eletrônicas.

Gerenciamento de indexação, pesquisa, classificação e retenção: muitas empresas tem equipes de gerenciamento de registros para cuidar de documentos em papel. Cada vez mais, além do papel, a necessidade maior é a de gerenciar os registros eletrônicos. Isso normalmente começa com a implantação de uma única aplicação de arquivação, como arquivação de e-mails, que oferece essas ferramentas por e-mail.

Aplicações de arquivação podem ser complementares a outras ferramentas que acessam tanto conteúdo recente quanto antigo, por exemplo, para determinar onde há dados confidenciais para que essas informações sejam protegidas. Além do mais, ferramentas de pesquisa jurídica podem ser usadas para encontrar dados a respeito de investigações específicas.

Conservação a longo-prazo: isso inclui armazenamento, manutenção e acessibilidade de dados digitais no lono prazo (normalmente uma década ou mais). O gerenciamento de conservação pode ser realizado com algumas das tecnologias já citadas; porém, o desafio de armazenamento associado com a obsolescência tecnológica e com a instabilidade de mídia ainda não foi solucionado. Apesar de alguns fornecedores de serviços oferecem a capacidade de migrar dados para novas mídias com o tempo, no geral, não há respostas fáceis para a questão como conservar dados por muito tempo. As empresas deveriam lidar com o problema, novamente, entendendo suas necessidades de dados. As soluções podem incluir conservação de tecnologia (preservar o hardware e o software usado para criar e acessar dados, o que é difícil e caro), migração de dados (periodicamente mover dados de um formato/mídia para outro) ou converter dados para um formato padrão da indústria que tenha boa chance de durar por muito tempo, como o TIFF; JPEG; XML; HTML e PDF/A. Esta última opção resolverá o problema dos dados em si, mas mesmo assim exigirá a migração para uma nova mídia.

Passo 3: defina as prioridades da sua estratégia de gerenciamento de dados obsoletos

Uma vez que você já tem um bom conhecimento dos seus dados e das tecnologias relevantes, pense por onde começar. Defina as prioridades da sua estratégia para gerenciamento de dados obsoletos de acordo com o que é mais importante para a sua companhia no momento.

- Se gerenciamento de risco, adequação a normas e pesquisa eletrônica forem os temas principias, considere arquivação de e-mails, seguida por outros tipos de arquivação de conteúdo. Entenda as necessidades de pesquisa e obtenção de dados e registros. O foco será no armazenamento de arquivos, com opções como conservação de níveis de arquivo e capacidades de escritura única e leitura múltipa (da sigla em inglês WORM).

- Se contenção de gastos é o tema principal, opte por tecnologias de redução de dados como deduplicação. Use a arquivação para reduzir a quantidade de mídia necessária para armazenamento e backup. Desenvolva modelos de custo que definam detalhadamente as políticas de quantidade de dados duplicados, conservação e eliminação, para calcular a capacidade de armazenamento necessária para dados primários e arquivados.

- Se o gerenciamento de registros e a conservação a longo prazo forem os temas principias, empregue software de gerenciamento de conservação (com arquivação). Considere a mídia de arquivação e o software e processo relacionados para o longo prazo. Considere modelos de hospedagem de dados obsoletos, que podem diminuir custos e livrá-lo de ter que lidar com o problema da obsolescência da tecnologia. Foque em eliminação.

- Se você precisa de um melhor acesso e aproveitamento dos dados existentes, analise seu índex e pesquisa e suas estratégias e tecnologias de classificação. Não use backups para informações que precisará acessar para objetivos que não sejam recuperação. Considere aplicações de arquivação que criem indíces de texto completo nos quais podem ser feitas pesquisas a partir de qualquer lugar.

Conclusão

Gerenciar a conservação e o acesso a dados obsoletos é parte de uma estratégia de gerenciamento de dados eficaz. Conforme as organizações de TI pensam em aquisições de armazenamento, elas devem também considerar segurança e proteção de dados e necessidades de aplicação específicas. Mas gerenciar dados obsoletos (dados que foram criados literalmente ontem) implica ramificações mais amplas para custo, risco e acesso do usuário.

Depois de ter determinado a quantidade de dados que quer conservar e quais os benefícios inerentes às tecnologias de arquivação, conservação, eliminação e redução de dados, você pode ver mais claramente como sua estratégia de armazenamento vai evoluir. Entender essas necessidades de gerenciamento de dados permitirá que você avalie melhor a quantidade de armazenamento primário e secundário de que precisa, taxas de crescimento e características de desempenho e acesso. Isso também lhe oferecerá uma estratégia para armazenamento de arquivos (tanto para arquivos ativos quanto para arquivos antigos).