Anjab Sekretaris 2016.docx

FORM ANALISIS JABATAN

1.

Nama Jabatan : SEKRETARIS DIREKTUR MEDIK DAN PENUNJANG MEDIK

2.

Kode Jabatan : -

3.

Unit Organisasi : DIREKTORAT MEDIK DAN PENUNJANG MEDIK

4.

Ikhtisar Jabatan

:

Membantu Direktur Medik dan Penunjang Medik dalam melakukan tugas-tugas harian, baik yang rutin maupun yang khusus. Tugas rutin merupakan tugas seharihari yang biasa dikerjakan sekretaris tanpa perlu perintah dari Direktur, sedangkan tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan Direktur agar Sekretaris dapat menyelesaikan suatu permasalahan dengan menggunakan pengalaman dan ilmunya sebagai seorang Sekretaris. 5.

Uraian Tugas: a. Menyusun jadwal/ agenda kegiatan Direktur Medik dan Penunjang Medik sesuai arahan dari Direktur Medik dan Penunjang Medik. Tahapan : 1) Menyiapkan buku agenda 2) Mengatur waktu pelaksanaan 3) Mencatat di buku agenda/ papan pengumuman b. Menerima, membaca, melengkapi, menyerahkan dan menindak lanjuti surat-

surat masuk untuk Direktur Medik dan Penunjang Medik Tahapan : 1) Menerima dan membaca surat yang masuk untuk Direktur Medik dan Penunjang Medik 2) Melengkapi persyaratan dan lampiran2 surat masuk 3) Menindak lanjuti isi disposisi Direktur Medik 4) Mengadakan koordinasi dan konfirmasi dengan pihak terkait/ bagian terkait. 5) Melaporkan ke Bagian Sekretariat mengenai hasil tindak lanjut surat tersebut. c. Menerima dan menjawab telepon masuk untuk Direktur Medik dan Penunjang

Medik Tahapan : 1) Menerima telepon yang masuk 2) Menerima pesan telepon masuk apabila Direktur Medik dan Penunjang Medik tidak berada ditempat 3) Menindak lanjuti pesan telepon masuk

1

2 d. Menjadwalkan/ mengadakan penyegaran, inhouse training, pelatihan bagi para

dokter umum Tahapan : 1) Menerima instruksi dari Direktur Medik dan Penunjang Medik 2) Membuat surat permohonan penyegaran ilmu, inhouse training, pelatihan yang ditujukan kepada Kepala DIKLAT 3) Mengadakan koordinasi dengan Bagian DIKLAT untuk penyelenggaraan penyegaran, inhouse training, pelatihan tersebut. 4) Bekerjasama dengan DIKLAT untuk pelaksanaan penyegaran/ inhouse training, pelatihan, dll.

e. Menyiapkan rapat koordinasi dengan Kepala Instalasi, case manager, dokter

umum, dokter penuh waktu, rapat dengan KSM, rapat dengan keperawatan (sesuai jadwal rapat). Tahapan : 1) Mempelajari jadwal rapat yang telah ditetapkan 2) Menentukan hari dan tanggal pelaksanaan rapat dengan terlebih dahulu mengadakan komunikasi dengan bagian terkait. 3) Menyiapkan tempat dan konsumsi 4) Menyiapkan daftar hadir 5) Mengingatkan kepada peserta rapat 6) Mengadakan notulensi rapat 7) Menindak lanjuti hasil keputusan rapat

f. Melakukan koordinasi dan konfirmasi untuk proses penerimaan dokter baru

Tahapan : 1) Meminjam berkas lamaran dokter ke Direktur SDM dan Umum 2) Menghubungi dokter yang bersangkutan 3) Mengadakan konfirmasi untuk hari dan tanggal wawancara informal 4) Menyiapkan tempat untuk pelaksanaan wawancara 5) Menghubungi pihak2 terkait dengan wawancara informal 6) Mencatat hasil wawancara informal 7) Meneruskan ke Direktorat SDM dan Umum hasil wawancara dengan Direksi

g. Mengumpulkan, mengkompilasi dan mendokumentasikan rencana/ program

kerja dan anggaran dari masing-masing instalasi/ unit kerja dibawah Direktorat Medik dan Penunjang Medik Tahapan : 1) Menyiapkan surat untuk para Kepala Instalasi/ Unit Kerja agar mengumpulkan Program kerja 2) Mengingatkan kepala instalasi untuk segera mengirim program kerja, apabila sudah terlambat dari tanggal yang ditetapkan. 3) Mencermati, mengkompilasi dan menyusun program kerja yang sudah masuk 4) Menyerahkan kepada Direktur Medik untuk dipelajari dan dikoreksi 5) Melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap program kerja 6) Membuat surat pengantar dan mengirim program kerja kepada Direksi

3 h. Mengumpulkan, mengkompilasi dan mendokumentasikan laporan kerja

semesteran dan tahunan Tahapan : 1) Menyiapkan surat untuk para Kepala Instalasi/ Unit Kerja agar mengirimkan laporan kegiatan dan evaluasi pelaksanaan program kerja pada Semester I dan Tahunan 2) Mengingatkan kepada Kepala Instalasi untuk segera mengirim laporan tersebut apabila sudah terlambat. 3) Mencermati, mengkompilasi, menyusun dan mengadakan analisa terhadap data-data yang masuk dari instalasi/ unit kerja. 4) Menyerahkan laporan yang sudah jadi kepada Direktur Medik dan Penunjang Medik untuk dipelajari dan dikoreksi 5) Melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap laporan kegiatan dan evaluasi program kerja tersebut. 6) Membuat surat pengantar dan mengirim program kerja kepada Direksi.

i. Menyusun daftar jaga dokter spesialis Penyakit Dalam, Bedah (Umum, Urologi,

Orthopaedi, Digestif), Neurologi, Anak, jaga dokter spesialis anak untuk membantu Sectio Caesaria, Obstetri dan Ginekologi, pada setiap bulan. Tahapan : 1) Menyusun jadwal jaga bagi dokter spesialis sesuai dengan urutan jaga pada setiap bulannya (disusun pada pertengahan bulan) 2) Mengajukan jadwal tersebut kepada Koordinator KSMnya untuk disetujui dan ditanda tangani. 3) Mengajukan jadwal tersebut untuk diketahui oleh Direktur Medik 4) Mengedarkan jadwal jaga yang sudah ditanda tangani.

l. Mengumpulkan dan mengkompilasi evaluasi pejabat struktural Tahapan : 1) Mengadakan koordinasi dengan bagian/ unit kerja terkait 2) Menyerahkan evaluasi pejabat struktural kepada Direktur Medik dan Penunjang Medik 3) Mengatur waktu dan memanggil pejabat yang dimaksud untuk bertemu dengan Direktur Medik dan Penunjang Medik 4) Mengkompilasi hasil evaluasi pejabat struktural m. Mendokumentasikan notulen kegiatan rapat Direktorat Medik dan Penunjang Medik, Wawancara dokter, dan kegiatan lainnya Tahapan : 1) Mengetik hasil rapat direktorat medik dan penunjang medik, wawancara dokter, dan kegiatan direktorat lainnya 2) Mengadakan koordinasi dan konfirmasi mengenai hasil rapat 3) Menyusun dan melengkapi notulen rapat dengan daftar hadir dan undangan 4) Menyebarluaskan hasil notulen tersebut untuk mendapat tindak lanjut. 5) Menyimpan berkas notulen n. Mengagenda surat yang masuk dan keluar, menggandakan surat/ laporan, mendistribusikan surat/ laporan, menyimpan surat/ laporan 1) Mencatat surat masuk dan surat keluar dalam daftar agenda surat masuk dan surat keluar 2) Menggandakan surat dan laporan

4

3) Mendistribusikan surat dan laporan sesuai dengan pihak yang dituju 4) Menyimpan surat masuk dan surat keluar serta laporan-laporan o. Melayani tamu dengan cara atau tatacara yang berlaku, atau menanyakan keperluan dan mengantar tamu kepada Direktur Medik dan Penunjang Medik Tahapan : 1) Menerima tamu dengan sopan 2) Menanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya dan untuk keperluan apa(?) 3) Menanyakan ke Direktur Medik apakah sudah ada janji dan apakah bisa bisa menemui tamu tersebut. 4) Mengantar/ mempersilakan tamu masuk p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direktur Medik dan Penunjang Medik Tahapan : 1) Menyiapkan bahan-bahan yang dibutuhkan oleh Direktur Medik dan Penunjang Medik 2) Menghubungi dan mengkoordinasikan kegiatan dengan pihak2 lain 3) Menyambungkan telepon q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Direktur Utama (Pokja TKP – Akreditasi RS) Tahapan : 1) Mempelajari asesmen TKP 2) Mengadakan rapat koordinasi dengan anggota TKP dan Sekretariat 3) Menyusun dokumen2 yang dibutuhkan untuk Pokja TKP 4) Mengadakan koordinasi dan konfirmasi dengan pihak2 terkait mengenai kelengkapan dokumen dan tindak lanjutnya 5) Melengkapi dokumen2 yang kurang 6) Membuat pendoman dan panduan yang masih diperlukan untuk kelengkapan Pokja. 7) Melakukan pengecheckan terhadap seluruh dokumen yang diperlukan oleh Pokja TKP 8) Menyiapkan Pokja untuk penilaian oleh asesor internal 9) Menyiapkan Pokja untuk penilaian verifikasi 10) Menyiapkan Pokja untuk penilaian akreditasi r. Melaksanakan tugas lain diluar tugas utama Tahapan : 1) Mendapat tugas dari Sekretaris Rumah Sakit 2) Melaksanakan tugas menata arsip Sekretariat 3) Membuat desain undangan dan acara untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh rumah sakit 4) Menyiapkan daftar undangan untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh rumah sakit 5) Mengikuti rapat koordinasi dengan Bagian Sekretariat 6) Kunjungan/ pendampingan ke rumah sakit lain dibawah jaringan OSF

5

6.

7.

Bahan Kerja : No Bahan Kerja 1. Program Kerja Direktorat Medik dan Penunjang Medik

Penggunaan Dalam Tugas Sebagai dasar dalam perencanaan kegiatan

2.

Peraturan perundangan bidang pelayanan medik dan penunjang medik

Acuan dalam menyusun dokumen kebijakan, pedoman organisasi, pedoman pelayanan, panduan pelayanan, SPO, dll.

3.

Data layanan medik dan penunjang medik

Acuan dalam menyusun dokumen perencanaan dan laporan kegiatan pelayanan

4.

Surat masuk baik internal maupun eksternal RS

Dasar tindak lanjut

5.

Usulan program, kegiatan dan anggaran dari semua bagian/bidang

Sebagai bahan dalam menyusun usulan program, pelaksanaan kegiatan dan anggaran Direktorat Medik dan Penunjang Medik

6.

Laporan kegiatan dan evaluasi program kerja instalasi

Sebagai bahan laporan Direktorat Medik dan Penunjang Medik

7.

Evaluasi hasil kinerja pejabat struktural

Sebagai bahan penilaian pejabat struktural oleh Direktur Medik dan Penunjang Medik

8.

Disposisi/perintah atasan

Dasar pelaksanaan tugas

Perangkat/ Alat Kerja: No

Perangkat Kerja

Digunakan Untuk Tugas

1.

Alat tulis kantor

Sarana tulis menulis

2.

Meja dan kursi kerja

Untuk menempatkan berbagai alat kerja, termasuk menempatkan komputer untuk mengetik berbagai dokumen

3.

Komputer, flashdisk

Mengetik, menyimpan data

6

8.

4.

Filling cabinet

Menyimpan berbagai file hard copy

5.

Alat komunikasi

Untuk berkomunikasi berbagai pihak

6.

Alat transportasi

Untuk berpindah dari satu tempat ke tempat lain diluar ruang

7.

Kalender

Sebagai penanda tanggal, hari, bulan dan tahun dalam menetapkan/menyusun agenda kerja

Hasil Kerja: No

Hasil Kerja 1)

Satuan Hasil 2)

1.

Terfasilitasinya penyusunan Program Kerja Direktorat Medik dan Penunjang Medik

Kegiatan

2.

Program Kerja Direktorat Medik dan Penunjang Medik

Dokumen

3.

Terbaginya tugas kepada Kepala Instalasi/ Unit Kerja

Aktifitas

4.

Tersusunnya Laporan Kegiatan Pelayanan dan Evaluasi Program Kerja Semester I

Aktifitas

5.

Laporan Kegiatan Pelayanan dan Evaluasi Program Kerja Semester I

Dokumen

6.

Tersusunnya Laporan Kegiatan Pelayanan dan Evaluasi Program Kerja Tahunan

Aktifitas

7.

Laporan Kegiatan Pelayanan dan Evaluasi Program Kerja Tahunan

Dokumen

8.

Dokumen penilaian kinerja

Dokumen

9.

Pedoman, Panduan, SPO Direktorat Medik dan Penunjang Medik

Dokumen

dengan

7

9.

Tanggung Jawab: a. Kelancaran pelaksanaan kegiatan Direktur Medik dan Penunjang Medik b.

Kelancaran pelaksanaan rapat-rapat di Direktorat Medik dan Penunjang Medik

c.

Kelancaran pengiriman laporan dan program kerja dari Instalasi/ Unit Kerja ke Direktur Medik dan Penunjang Medik

10.

Wewenang: a. Menyusun agenda dan prosedur pelaksanaan tugas b. Mengatur jadwal dan agenda Direktur Medik dan Penunjang Medik c. Mengkoordinasikan tugas penyusunan program kerja dan laporan dengan instalasi/ unit kerja lain

11.

Korelasi Jabatan:

NO

JABATAN

UNIT KERJA

1.

Direktur Medik Penunjang Medik

2.

Kepala Bidang Pelayanan Direktorat Medik Medik Penunjang Medik

dan Koordinasi pelaksanaan tugas

3.

Kepala Bidang Penunjang Direktorat Medik Medik Penunjang Medik

dan Koordinasi pelaksanaan tugas

4.

Kepala Kerja

dan Koordinasi pelaksanaan tugas

5.

Sekretaris RS

Instalasi/

dan Direksi

DALAM HAL

Unit Direktorat Medik Penunjang Medik Sekretariat

12. Kondisi Lingkungan Kerja: No. Aspek 1. Tempat bekerja Di dalam ruangan. 2.

Suhu

Lembab.

3.

Udara

Kering lembab

Menerima disposisi/perintah, arahan

Koordinasi pelaksanaan tugas

Faktor

8

4.

Keadaan ruang

Cukup luas

5.

Letak

Dalam ruangan

6.

Penerangan

PENERANGAN : cahaya yg diperlukan cukup untuk bisa melaksanakan pekerjaan dgn baik, juga sebagai penerangan yg dilihat dari segi sebagai kenyataan lingkungan yg akan berdampak pada berbagai hal. Cahaya bisa berujud sarana, bisa sebagai alat atau bahan. Sedangkan dari faktor fisik, penerangan bisa berujud keadaan : terang

7.

Suara

Suara yang bisa ditangkap ditempat kerja baik bersumber dari proses pekerjaan, dari perangkat kerja ( peralatan dan perangkat kerja ) maupun suara alami yang ditimbulkan oleh angin, gejala alam lain maupun oleh manusia : tenang

8

Keadaan tempat kerja

Bersih

9.

Getaran

Getaran baik bersumber dari proses pekerjaan, dari perangkat kerja ( peralatan dan perangkat kerja ) maupun getaran alami yang ditimbulkan oleh angin, gejala alam lain maupun oleh manusia : Rendah

13.

Resiko Bahaya:

No

Fisik / Mental

Penyebab

1.

Kesehatan mata terganggu

Karena didepan komputer terus menerus

2.

Stress

Karena load pekerjaan yang tinggi dan memiliki time limite yang sangat kecil

3.

Sakit pinggang dan pencernaan

Karena terlalu banyak duduk dan makan tertunda

14.

Syarat Jabatan: a. Pangkat/Gol. Ruang : ............................... b. Pendidikan : D3 Sekretari/ S1 Manajemen c. Kursus/Diklat 1) Penjenjangan : …………… 2) Teknis : a. Kursus Administrasi Perkantoran b. Diklat Sekretaris Eksekutif c. ………………………….

9

d. Pengalaman kerja 1. Dalam bidang 2. Lamanya

: : Kesekretariatan : .................. tahun

e.

Pengetahuan kerja : 1. Memiliki pengetahuan tentang Kesekretariatan 2. Memiliki pengetahuan tentang Penyusunan Program Kerja dan Penyusunan Laporan 3. Memiliki pengetahuan tentang Monitoring dan Evaluasi 4. Memiliki pengetahuan tentang Analisa Data Layanan 5. Memiliki pengetahuan tentang Analisa Kebutuhan SDM

f.

Keterampilan kerja : 1. Menggerakkan orang lain/ kepemimpinan 2. Menyusun perencanaan program dan kegiatan

g.

Bakat Kerja : 1) G (Intelegensia ) 2) V (Verbal ) 3) N (Numerik) 4) P (Pencerapan bentuk) 5) Q (Ketelitian)

h.

i.

Upaya Fisik : 1. Duduk 2. Bekerja dengan jari 3. Berbicara 4. Mendengar 5. Melihat Kondisi Fisik

:

1) Jenis Kelamin

: Pria/Wanita

2) Umur

: 30 – 56 tahun

3) Tinggi badan

: ………. cm

4) Berat badan

: ………… kg

5) Postur badan

: tegap

6) Penampilan

: menarik

10

j.

Fungsi Pekerjaan

:

1) D0

=

Memadukan data

2) D1

=

Mengkoordinasikan data

3) D2

=

Menganalisis data

4) D3

=

Menyusun data

5) D4

=

Menghitung data

6) D6

=

Menyalin data

15. Prestasi Kerja yang diharapkan No

Satuan Hasil1

1.

Kegiatan rapat koordinasi dengan Kepala Instalasi/ unit kerja Kegiatan rapat rutin Case Manager Kegiatan rapat koordinasi lintas sektoral

2. 3. 4.

Jumlah Hasil (Dalam 1 Tahun)

Waktu Penyelesaian 2)

6 kali

1.5 – 2 jam

48 kali

60 menit

4 kali

60 menit

Dokumen : Pedoman, Panduan, SPO

16. Butir Informasi Lain : Saat penyusunan dokumen perencanaan tahunan, penyusunan laporan, penataan arsip, kegiatan Pokja dan atau tugas lainnya diluar tugas rutin memerlukan tambahan jam kerja (lembur).

Semarang, 22 Agustus 2016

Mengetahui Atasan Langsung

(

)

Yang membuat

(Giovanny Dewi Priamsari)