Ak Hotel Sap 5.docx

RINGKASAN MATERI KULIAH SAP 5 JURNAL KHUSUS PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA HOTEL AKUNTANSI PERHOTELAN EKA 443 A2 Ruang IA 1.6

OLEH KELOMPOK 6

1. NI WAYAN PITRIYANI

(1607531047) / 15

2. NI NENGAH WITRI ASTITI

(1607531049) / 16

3. PUTU AYU PRAMESTI

(1607531050) / 17

PROGRAM STUDI AKUNTANSI REGULER FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA TAHUN 2019

1.

JURNAL KHUSUS PENJUALAN PADA HOTEL Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan

transaksi berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual ataupun menggunakan aplikasi komputer. Beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu: 1)

Penjualan produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi-transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, diakhir periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan.

2)

Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement), merupakan transaksi dari penagihan dan penjualan tunai harian dimana hasil penagiahn, penjualan tunai dan pengeluarankas harian dicatat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank.

3)

Pembelian produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat buku khusus pebelian, diakhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.

4)

Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia membuat rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan tersebut bekerja. Dasar akuntasi untuk usaha hotel menggunakan double-entry bookkeeping, dimana setiap

entry data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama. 1)

Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan kredit.

2)

General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual.

3)

Trial balance, menunjukan daftar saldo akun dalam suatu periode.

4)

Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan pada akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan atau tahunan. Adapun prosedur yang harus dilakukan saat penjualan kamar, makanan dan minuman dan

outlet lainnya, antara lain :

1

1)

Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office yang selanjutnya akan dicek oleh night audit.

2)

Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.

3)

General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas dan menyimpan atau menyetorkan uang ke bank.

Contoh Jurnal Penjualan pada Hotel Piutang Usaha (City Ledger/Guest Ledger)

xxxx

Penjualan kamar (rooms revenue)

xxxx

Hutang jasa pelayanan (service charge)

xxxx

Hutang PHR (Government tax)

xxxx

Dokumen yang digunakan pada prosedur penjualan hotel 1)

Penjualan Kamar (1)

Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada para tamu. Guest bill terdiri dari master bill dan extra bill.

(2)

Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai laporan pada pihak kepolisian dan biasa digunakan untuk registration form.

(3)

Reservation form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan tamu.

(4)

Voucher Agent, sebagai bukti reservasi dari agent dan digunakan untuk melakukan tagihan ke pihak agent

(5)

Contract rate, perjanjian yang menujukkan kesepakatan kerjasama antara pihak hotel dengan pihak agent

(6)

Room count sheet, untuk mengecek jumlah kamar yang terisi saat itu

(7)

Room sales recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu 2

(8)

Remittance of fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan kamar pada hari itu.

2)

Penjualan Makanan dan Minuman (1)

Restaurant and bar order yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu

(2)

Restaurant and bar check/bill, digunakan sebagai faktur penjualan

(3)

Restaurant and bar summary of sales, digunakan untuk mencatat penjualan baik tunai maupun kredit, pada masing-masing shift.

(4)

Remittance of fund, sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan masing-masing shift.

2.

JURNAL KHUSUS PENERIMAAN KAS PADA HOTEL Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan

kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit, dimana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan sebagai fasilitas tamu setelah menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada kecuali tamu yang datang secara individu biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai uang muka. Contoh : The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000 per malam. Setiap tamu yang menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp 100.000. Haga tersebut belum termasuk government tax and service charge sebesar 21%. Contoh Jurnal Penerimaan Kas 1.

Hasil penjualan tunai makanan dan minuman 10203 Cash in Bank

Rp 1.210.000

40101 Room revenue

Rp 900.000

41105 Food revenue meal coupon

Rp 100.000 3

2.

20304 Service charge

Rp 100.000

20301 Gevernment tax

Rp 110.000

Hasil penjualan yang diterima front office saat tamu check out 10203 Cash in Bank

Rp 1.210.000

10401 AR Guest Ledger 3.

Rp 1.210.000

Hasil pengumpulan piutang dari travel agent 10203 Cash in Bank

Rp 1.210.000

10401 AR City Ledger 4.

Rp 1.210.000

Penerimaan uang muka 10203 Cash in Bank

Rp 1.210.000

20401 Deposit from Guest

Rp 1.210.000

Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat jurnal penyesuaian sebagai berikut: 20401 Deposit from Guest

Rp 1.210.000

40101 Room revenue

Rp 900.000

41105 Food revenue meal coupon

Rp 100.000

20304 Service Charge

Rp 100.000

20301 Goverment tax

Rp 110.000

Berikut adalah penjelasan berkaitan dengan kondisi pencatatan yang dijelaskan sebelumnya: 1.

Penerimaan Kas Pada Penjualan Kamar. 1) Bagian yang terlibat dalam prosedur Penerimaan Kas ( Penjualan Kamar ) a. Front office cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu. b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet. c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai dan mengoreksi kembali pekerjaan night auditor.

4

d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan kamar. 2) Dokumen yang digunakan pada prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar) a. Guest bill b. Room Sales Recapitulation c. Remittance of Fund

3) Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan kamar a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit. b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank. 2.

Penerimaam Kas pada penjualan makanan dan minuman 1) Bagian organisasi yang terlibat dalam prosedur Penerimaan Kas (makanan dan minuman) a. Cashier outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai makanan dan minuman dan mengoreksi kembali pekerjaan night auditor d. General cashier mempunya tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan makanan dan minuman dalam suatu hari 2) Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas dari penjualan makanan dan minuman a. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu b. Restaurant and Bar Summary of Sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift 5

c. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu 3) Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan makanan dan minuman a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit. b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank. 3.

Penerimaan Kas pada pengumpulan piutang dari Travel Agent 1) Bagian organisasi yang terlibat dalam prosedur Penerimaan Kas (pengumpulan piutang dari Travel Agent) a. Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta melakukan penagihan b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent. c. General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari. 2) Dokumen yang digunakan pada prosedur Penerimaan Kas a. Guest bill b. Reservation Form c. Agent Voucher d. Invoice e. Cash Receipt 3) Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan pengumpulan piutang dari Travel Agent a. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.

6

b. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akam member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen. c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan menginformasikan pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen. 4.

Penerimaan uang muka 1) Bagian organisasi yang terlibat dalam penerimaan uang muka a. Reservation menerima reservasi tamu b. Front office cashier menerima dan melaporkan pembayaran tamu c. Night audit mendata pemasukan uang muka dalam satu hari d. Income audit mencocokkan hasil uang muka dan mengoreksi e. General cashier mendata penerimaan uang muka 2) Dokumen yang digunakan pada prosedur penerimaan uang muka a. Cash Receipt b. Reservation Form 3) Prosedur Penerimaan Kas pada penerimaan uang muka a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil penjualan kamar lainnya. b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut menggunakan fasilitas hotel. c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka tersebut.

7

8

9

DAFTAR PUSTAKA Ariyanto, Dodik. MM Ratna Sari & A.A.G.P Widanaputra. 2018. Akuntansi Perhotelan. Pekalongan: PT. Nasya Expanding Management. Pramitha,

Desy

Ari.

Akuntansi

Hotel

https://www.academia.edu/36362274/Ak_hotel_sap_5_fix_print.

SAP

5.

Diakses pada 9

maret 2019

10