Actividad Final 3.docx

Informe “Administración Documental”.

Curso. Administración Documental en el Entorno Laboral.

Leidy Dallana Bretton Villabona Aprendiz

Presentado a: LYDA CAROLINA BARRAGAN RUBIO Docente

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA, Administración documental en el entorno laboral Marzo del 2019

INTRODUCCION

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones. “El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.” Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida Correspondencia interna (comunicación interna).

INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”. Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de estudio presentando en esta guía.

 EVIDENCIA 3. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje un documentos de diferente contexto. Desarrollo El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta. ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas 1)CARTA Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia. 

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia: REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº orden Fecha de de entrada Clase entrada Día Mes

Remitente Destinatario Asunto

Anexos

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer: 

el número de registro  la fecha  el destinatario -Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación  Formato del registro de salida: REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha

Nº Clase orden de salida

Anexos

Destinatario Asunto

3. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:  único  o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

2) CORRESPONDENCIA Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto. Correspondencia Recibida Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos: 1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información. 2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento. Correspondencia enviada Elaboración Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar. Entrega La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo. Registro en el sistema Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada. Archivo de la correspondencia Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

3) CUENTAS DE COBRO: *Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción revisando los datos más importantes como fecha, número de documento, anexos y también las copias (si se trata de una cuenta de cobro son dos copias, una que reposará en el archivo de la oficina y una dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito). *Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el documento a través de un formato donde se registran los datos más relevantes como la fecha de recepción, tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento. *Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento. *La persona encargada de la recepción de la documentación que en este caso es la asistente en ventanilla procede a guardar la documentación y anexos si fuera el caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los documentos se trasladan a otras dependencias de la secretaría de Hacienda para hacer efectivo el pago de la misma). 4)FACTURA Recepción: Se recibe en la ventanilla única de archivo Radicación: se radica mediante un software que emite un sticker con el número de radicado, fecha de recepción y entidad que envía Registro: se registra en el software de correspondencia

Distribución: se lleva al área de Contabilidad 5)DERECHO DE PETICIÓN Recepción: Llega el derecho de petición solicitando una indemnización sustitutiva de pension. Clasificación: Se separa en los documentos con términos de tiempo para la respuesta. Distribución: Se direcciona a la oficina de Fondo de Pensiones de la entidad. Proceso: Se verifica la información laboral del solicitante y se procede a iniciar el trámite indicando documentación requerida para el lleno de los requisitos oficiando al solicitante. Salida: Cuando se emite el comunicado de respuesta informando al solicitante los requisitos exigidos para el lleno de los requisitos para acceder al derecho.

6). MEMORANDO Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno. Para radicar un memorando interno se debe: 1. Tener los permisos establecidos para la radicación de Memorandos. 2. Elaborar el archivo con el memorando previamente en formato odt, en la plantilla diseñada para tal fin (Memorando_Interno), que se encuentra disponible en la barra superior derecha de la interface web de orfeo:

3. Ingresar por el módulo de carpetas en “RADICACION Memorando”

4. El sistema despliega un formulario donde se realiza una verificación previa para saber si el memorando que se radicará es una respuesta generada a un radicado ya existente y asi realizar las relaciones de anexo o de asociado según sea el caso. Cuando se va a anexar el memorando a un radicado padre, este deberá estar asignado en Orfeo al mismo usuario que realiza la radicación. 5. Para anexar el memorando a un radicado padre se digita el No. del Radicado, en el campo asignado, se selecciona el rango de fecha y se da click sobre el botón “BUSCAR”,

6. Cuando el documento es encontrado por el sistema se marca el botón de selección, y se da click en el botón "Como Anexo"

7. El sistema ingresa a un módulo de radicación donde se debe digitar la fecha del documento y luego pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en tres pestañas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones: Remitente: Persona o empresa que remite el documento a la entidad. Predio: Persona o empresa que se encuentra afectada. Empresa: Empresa de Servicios Públicos ESP, contra la que se presenta la denuncia. Cuando se hace anexo a un radicado ya existente estas pestañas aparecerán alimentadas con la información correspondiente, de lo contrario se ingresa por el botón Buscar para diligenciar esta información.

Para el caso de los memorandos internos se puede realizar la búsqueda por FUNCIONARIO 8. Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Tipo de documento (en este caso solo aparece Memorando Interno), dependencia y usuario actual (Cuando el memorando es anexo de un radicado padre debe aparecer la dependencia y el usuario que realiza la radicación)

9. Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón RADICAR. 10. El sistema despliega una pantalla con la confirmación del número de radicación de la Resolución. Esta numeración tiene la misma estructura y su secuencia se maneja de la misma forma que la de correspondencia de salida. Es decir, un consecutivo único para el nivel central y uno para cada una de las territoriales, pero en lugar de raya uno (-1), los Memorandos Internos tienen número de identificación raya cinco (-3) al final. Ejemplos: (AAAA DEP 000000 3) = 2005 524 000001 3, 2005 800 000002 3, 2005 400 000003 3, 2005 600 000004 3, 2005 100 000005 3, etc...)

11. Hacer click sobre el botón "CERRAR VENTANA". 12. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de "Memos" del usuario.

13. Ingresar a la carpeta Memos 14. Ubicar el radicado perteneciente al memorando y hacer click sobre el vínculo de "Fecha de radicado" 15. Hacer click sobre la pestaña "Documentos". 16. En la vista "Documentos" dar click al vínculo llamado "Anexar Archivo" el cual lo

lleva a una ventana preliminar donde se debe seleccionar el Tipo de documento a anexar. En esta lista desplegable solo se podrán anexar aquellos documentos que cada dependencia puede manejar.

17. Se selecciona el tipo de documento (Memorando Interno) y se da click en el botón "Aceptar" 18. Inmediatamente se despliega una ventana para seleccionar los datos del destinatario y seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente al Memorando.

a. Seleccionar el destinatario al cual se radica el memorando. b. Seleccionar el tipo de anexo: " Procesador de texto (. dot)". c. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere ser radicado. d. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar. e. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a near para so respective radicación. 19. Al hacer click sobre el botón "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana muestra un aviso que indica que se llevó a cabo la operación con éxito. Hacer click sobre el botón "cerrar" para salir de esta ventana. Es importante esperar que

aparezca la confirmación del archivo anexado correctamente, antes de dar click en el botón "Cerrar", de lo contrario el archivo no será anexado correctamente presentándose posteriormente problemas al intentar abrirlo.

20. La vista “Documentos” mostrará entonces el registro correspondiente al documento que ha anexado.

21. Si ya se ha revisado el documento y está satisfecho con el contenido hacer click sobre el vínculo "Asignar Radicado" (este vínculo sólo aparecerá a aquellos usuarios que tengan este permiso). El sistema le preguntará si está seguro de realizar la operación. Para confirmar hacer click sobre el botón "Aceptar" o de lo contrario hacer click sobre el botón "Cancelar" para volver a la forma anterior.

22. Al seleccionar la opción “Aceptar”, el sistema muestra una pantalla en la cual aparece el número de radicado que le ha sido asignado al documento. (Este corresponde al mismo número de radicado realizado inicialmente)

Al ingresar por el vínculo “Ver Archivo” se puede ingresar al documento para imprimirlo. 23. Despues de imprimir el documento y una vez se haya firmado el memorando, el funcionario encargado deberá entregar el original en el Grupo Centro de Gestión Documental y Correspondencia para su digitalización y reemplazo de la imagen con la firma correspondiente. Una vez digitalizado el Memorando y en caso que vaya dirigido a varios destinatarios, el funcionario que tenga el Memorando en su bandeja de Orfeo, realizará los informados a partir del segundo destinatario. La actividad de reasignar al primer destinatario la realizará el responsable de la dependencia o grupo en Orfeo.

CONCLUSIONES Como podemos ver la Unidad de correspondencia es de vital importancia la cual debe crearse e implementarse en todas las entidades que manejen flujo de información para el manejo de la documentación producida y recibida por una entidad, la cual facilita el manejo organizado de la información, optimizando la entrega de las solicitudes y requerimientos a cada dependencia competente según sea el asunto. Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener centralizada y organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor eficiencia y transparencia a la hora de ser solicitada por los entes de control, dando cumplimiento a las normas establecidas por el gobierno nacional y los entes directivos encargados de regular la función archivística del país.

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe “Administración Documental”

BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del capitulo V, Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.

https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-dedocumentos.pdf https://www.enelchile.cl/content/dam/enelcl/conocenos/proveedores/documentos/Pol%C3%ADtica%20recepci%C3%B3n%2 0de%20documentos%20tributarios.pdf http://recedocumen63623.blogspot.com.co/