Vision, Misión, Análisis Foda, Valores A Compartir

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“Diseño de Herramientas para el Mejoramiento de la Gestión Municipal” Consultor: Oscar Chang Delgado

Documento de trabajo: 1.- Contextualización: Desde la primera semana de Septiembre que se está desarrollando la consultoría “Diseño de Herramientas para el Mejoramiento de la Gestión Municipal”, la que en lo general, busca “Generar capacidades y fortalecer la gestión interna del municipio que presenta bajos niveles de inversión y déficit en su gestión global, a través de la generación de evaluaciones, herramientas e instrumentos que favorezcan el mejoramiento de la misma, lo anterior a fin de ejecutar acciones dentro del marco de las políticas y prioridades establecidas en la planificación y desarrollo de su territorio”. En lo específico busca: • • • • •

Establecer participativamente una planificación estratégica Determinar la orgánica municipal, que se traduzca en un diseño organizacional y en una descripción de cargos. Elaborar un manual de procedimientos. Capacitación y difusión del manual de procedimientos. Establecer un reglamento interno.

Uno de los productos es la elaboración de una Planificación estratégica que incluye Análisis de Contexto, Diagnóstico y Análisis Institucional, Análisis F.O.D.A., Misión y Visión, Plan Estratégico, Objetivos estratégicos 2.- Construcción de una Planificación Estratégica Municipal La Planificaciónconstituye un instrumento básico para el desarrollo de cualquier proceso, tanto público como privado, en nuestro caso, se trata del trabajo municipal. Para el correcto desarrollo de este o estos procesos, es necesario fijar metas realistas y alcanzables en un período determinado, considerando la mayor cantidad de variables ante cada meta, a fin de minimizar el margen de fracaso en lo emprendido y siempre de acuerdo a la disponibilidad real de recursos. Los denominados Planes Estratégicos, deben -necesariamente- considerar; diagnósticos cuali-cuantitativos, políticas claras, planes y programas basados en objetivos y metas que se desean alcanzar y que sean factibles de traducirse en proyectos concretos. También se hace relevante considerar los riesgos, las externalidades, y en general, los factores que inciden a la hora de alcanzar estos logros asumiendo

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responsablemente las condiciones que existen tanto en materia de recursos humanos, como físicos y financieros. Otro elemento que justifica la enorme utilidad que reviste utilizar instrumentos de planificación1, es la posibilidad de construir tipologías de indicadores que dan cuenta del seguimiento, la evaluación y el impacto que generan las iniciativas emprendidas, considerando siempre el alto nivel de perfectibilidad que este tipo de instrumentos ofrecen, permitiendo con ello proponer medidas alternativas de corrección antes de concluir el proceso para con ello asegurar el éxito de la (s) iniciativa (s) emprendida (s).

Preguntas básicas para planificar:

Situación PLAN actual objetivo (3) ESTRATÉGICO ¿Cómo podemos

llegar a donde queremos ir?

Planeación Planes de largo plazo Planes de corto plazo

Plan Estratégico

Visión

Distinciones e interpretaciones comunes de este marco conceptual:

Es elegir racionalmente entre diversos cursos de acciones posibles, aquel que permita asignar recursos escasos de la manera más eficiente para el logro de los objetivos prefijados, en un período de tiempo determinado. Predeterminación de objetivos, programas, políticas y presupuestos a varios años. Son aquellos planes que se van a llevar a cabo en el período de un año. Conjunto de fases que permiten prever el futuro de la Organización. Comprende la evaluación de la Municipalidad, a través de: Un Diagnóstico Institucional, la definición de la visión y misión, el establecimiento de objetivos, políticas de la organización, y la elaboración de estudios, programas y/o proyectos de corto, mediano y largo plazo, que permiten la implementación (planes de acción anuales y sus presupuestos operativos) y su evaluación posterior a través de resultados. Declaración permanente cuya finalidad es la de comunicar la naturaleza de la existencia de la organización en términos de propósitos corporativos, ámbito de los servicios a prestar, marco conceptual que regula las relaciones entre la municipalidad y su comunidad, y declara los objetivos amplios de desempeño del municipio. Es el objetivo central y la razón de ser de la Organización, es el

1Planificación Estratégica, dinámica, no estructural, perfectible, glocal. escuela Francesa, 1950

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Misión

Diagnóstico Políticas Objetivos Estrategias

Programas Presupuesto

propósito más importante por el que trabajan y se esfuerzan los miembros de la misma. Sin una definición clara de la misión, ninguna organización puede progresar y difícilmente puede sobrevivir. Proceso de recopilación, clasificación, y análisis de la información existente en una organización, que permite identificar, cuantificar y valorar las relaciones de causa-efecto, como el propósito de definir políticas, estudios, planes, programas y proyectos que permitan eliminar los problemas. Serie de pautas y líneas que guían la acción hacia el futuro. Metas hacia dónde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la municipalidad. Son las definiciones básicas de la forma de actuación elegida para alcanzar los objetivos y metas. Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas Es la expresión económica formal de la Planificación Estratégica, es decir, da forma y define los recursos que serán necesarios para implementarla.

3.- Análisis FODA Medio Interno 1

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Debilidades No hay trabajo de equipo.

Burocracia en nuestra organización que aletarga las respuestas ante un procedimiento determinado. Ausencia de contacto interno e interrelaciones (comunicación y coordinación). Política de mínimo esfuerzo. Distinciones marcadas contrata, honorarios, planta.

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Fortalezas El respeto por el rol del funcionario por parte de las nuevas autoridades. Voluntad de mejorar el clima interno.

Calidad humana y compromiso de las jefaturas y de los funcionarios.

Expertise de los funcionarios. Imagen de infraestructura positiva.

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Excesivo paternalismo asistencialismo desde municipio.

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Decisión de transformar a Ancud en un municipio de excelencia.

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La invitación es a seguir aportando con el análisis del medio interno (Debilidades y Fortalezas) como con el Medio Externo (Amenazas y Oportunidades). Por lo tanto, tiene la absoluta libertad de agregar sus opiniones.

Medio Externo Amenazas 1

1 Cesantía comunal.

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Crisis económica.

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No existe coherencia entre la oferta técnico pedagógica y la demanda laboral al interior a la comuna (educación).

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Municipio visto como bolsa de trabajo.

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Oportunidades Convenios de corporación nacional y/o internacionales.

Fondos concursables y no concursables para el municipio.

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4.- Visión Visión Compartida2 ¿Qué es la visión compartida en una organización? Una visión compartida es la respuesta a la pregunta ¿Qué deseamos crear? Así como las visiones personales son imágenes o ideas que cada uno tiene en la cabeza y el corazón sobre cómo quisiera que fuerael mundo, como sueña que sea su vida, las visiones compartidas son la imagen común que la gente de una organización tiene. Compartir una visión nos da la sensación de lazo común. Es una fuerza en el corazón de la gente, de impresionante poder, capaz de generar compromisos en una organización, siempre y cuando sume e integre las visiones personales de cada uno. La visión compartida es el primer paso para que la gente que desconfía comience a trabajar en conjunto. Crea una identidad común, una meta que lo abarca todo y a todos. También es el timón para no perder la ruta cuando surgen problemas: “En presencia de la grandeza, la mezquindad desaparece. En ausencia de un gran sueño, la mezquindad prevalece”. ¿Cómo construir la visión compartida? Las visiones compartidas surgen de visiones personales. Así es como obtienen su energía y alientan el compromiso. Si la gente no tiene una visión propia, será difícil que compartan una visión común. Al motivar y alentar la visión personal, las organizaciones hay que cuidar de no invadir la libertad de cada uno. Nadie puede obligar a otro a compartir o desarrollar una visión. Lo que se puede hacer es crear un clima (un contexto) que favorezca la visión personal. Los líderes que poseen una visión pueden comunicarla a otros y así motivarlos a compartir sus propias visiones. Cuando un grupo de personas llega a compartir la visión de una organización, cada cuál ve su propia imagen de la organización en su mejor forma, cada uno representa la imagen entera desde diferentes puntos de vista. 2Tomado del “La Quinta Disciplina”; Peter Senge, Editorial Granica, Barcelona, 1992.

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Es como mirar por cuadros de una ventana: Cada cuadro muestra un ángulo importante para ver la imagen entera. Cuando sumamos las partes o los orificios, vemos la imagen entera. Para los líderes es fundamental recordar que sus visiones siguen siendo personales, y que pueden contribuir a generar visión compartida a través de conversaciones compartiendo continuamente su propia visión y preguntando si lo “seguirían en ella”. Distintas Actitudes Frente A La Visión: En las organizaciones encontramos distintas actitudes frente a la visión: • • • • •

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Compromiso: queremos la visión, lograremos concretarla, crearemos las reglas que sean necesarias Alistamiento: Queremos la visión, haremos lo que sea posible dentro del “espíritu de la ley” Acatamiento genuino: Vemos los beneficios de la visión. Hacemos todo lo que se espera y más: “Buen soldado”. Acatamiento formal: Vemos los beneficios de la visión, hacemos lo que se espera y nada más. “Bastante buen soldado”. Acatamiento a regañadientes: No vemos los beneficios de la visión, pero tampoco queremos perder el trabajo. Hacemos lo que se espera por que no queda otra, pero damos a entender que no formamos parte del asunto. Desobediencia: No vemos los beneficios de la visión y no hacemos lo que se espera: no me pueden obligar. Apatía: No estamos ni a favor ni en contra de la visión : ”ya es hora de irse”

Sugerencias para que el líder promueva el alistamiento y compromiso requiere: •

Comprometerme yo mismo. No tiene caso tratar de alentar a otros a alistarse si yo demuestro otra cosa.

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Ser franco. No exagero los beneficios ni oculte las dificultades. Describo la visión con sencillez y honestidad.

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Dejo que la otra persona elija. No convenzo a otros de los beneficios de la visión, dejo que el otro los vea sin apuro. A continuación te invitamos a incorporar otras ideas fuerza que considere necesario esté presente en la Visión de la organización:

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Visión / ideas fuerza Municipio organizado como motor del desarrollo local.

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Municipio más humano.

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Municipio compuesto por personas con competencias relacionales /inteligencia emocional.

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Municipio reconocido por sus logros y su eficacia.

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Un municipio consecuente en el actuar (decir/actuar).

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Municipio más moderno con tics incorporadas.

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Un edificio adaptado para mejorar las relaciones humanas.

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Un municipio que valora su capital humano.

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5.- Acerca de la "MISION" de la organización "La misión es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización que enuncia a qué clientes sirve, qué necesidades satisface, qué tipos de productos/servicios ofrece y en general, cuáles son los límites de sus actividades; por tanto, es aquello que todos los que componen la empresa u organización se sienten impelidos a realizar en el presente y futuro para hacer realidad la visión, y por ello, la misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas". Llamamos "misión" a la formulación operativa, sintética y simbólica (es como nuestra "bandera", nuestra tarjeta de presentación, etc.), de nuestras principales señas de identidad (que nos diferencian de otros y nos vinculan entre nosotros). La misión es el resultado y la expresión de nuestro análisis de la realidad. Y también de nuestros valores "ideológicos". La misión es una expresión de la "utopía posible" que pretendemos alcanzar desde nuestra organización. La "misión" (lo que ella representa como expresión de nuestra identidad) es una pieza fundamental en la arquitectura organizativa: articula y sirve de referente a la

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planificación (porque nuestros proyectos deben ser coherentes, en sus objetivos y en sus métodos, con esa misión), a nuestras formas de organización (que deben de ser también coherentes con los valores que expresa la misión), a la evaluación (que debe tenerla siempre en cuenta), a la motivación y a la formación (que la utilizarán como eje), etc. Definirla bien (de forma clara y comprensible) es necesario para poder comunicar bien (para comunicarnos entre los miembros, utilizando referencias y códigos comunes) y facilitar la identificación de/con nuestro proyecto organizativo (por los afines y los destinatarios, y por los antagónicos). Construirla colectivamente (implicando al máximo número de miembros, con métodos y niveles de profundización diversos) es necesario para facilitar nuestra autoidentificación, reforzar la motivación, la comprensión del proyecto, la multiplicación de un mensaje común y coherente entre/por parte de los miembros. En ese sentido, la construcción colectiva y permanente de la misión debe ser un elemento fundamental, motor, dinamizador, de la formación interna de la organización. La misión se puede construir a partir de la teoría, leyendo, buscando, optando por aquellos valores, conceptos, objetivos y metodologías con los que nos identificamos y relacionándolos con nuestras prácticas concretas. También se puede construir partiendo de nuestras prácticas concretas, analizándolas, para "teorizarlas" y elaborar principios y conceptos más generales. O de ambas formas, combinándolas. Lo importante no es solo el producto (conseguir una buena formulación de la misión), sino el proceso de profundizar en nuestra identidad (hacerlo colectivamente, implicando a los miembros, utilizando ese proceso como factor de motivación y dinamización de la organización).La misión es un medio, un pretexto para construir una identidad común. La misión se revisa permanentemente, siempre de forma colectiva, en un proceso constante, para adecuarla a los cambios de la realidad (interna y externa) de la organización, y para reforzar la motivación de los miembros y facilitar la incorporación de otros nuevos. En su construcción y definición se dan diversos niveles de implicación y concreción (los dirigentes han de profundizar mucho más que cualquier miembro). Es parte de la acción, de la dinámica cotidiana de la organización, esta integrada en su práctica. No se trata de elaborar algo rebuscado y solemne. Se trata de alcanzar una formulación clara, concreta, sencilla, directa, breve, en el lenguaje de aquellos a quienes nos dirigimos. No valen las grandes palabras (promoción, dinamización, integración, etc., etc.) si no se explican con absoluta claridad.

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A continuación te invitamos a incorporar otras ideas fuerza que considere necesario esté presente en la Misión de la organización: • • • • • • • • • • • • • •

Misión Con capacitación Con trabajo organizado Con jornadas de reflexión Con motivación permanente orientado hacia el capital humano Con espacios de diálogo Con recursos financieros y materiales Fomentando procesos de participación ciudadana responsable, gobernanza

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5.- Valores a compartir Los valores organizacionales son tomados, muchas veces, como sentencias vanas que realmente no inciden en el desempeño de la organización, pero si se analizan sus verdaderos alcances, los valores compartidos constituyen el cimiento de la organización y generan beneficios para las personas y organizaciones que los aplican. Lo que se conoce como cultura organizacional es básicamente un concepto constituido por el conjunto de creencias, valores y patrones de comportamiento que identifican a una organización de otra. Generalmente, las empresas cuentan con un plan estratégico en el cual se pueden encontrar bonitas y elegantes frases que "retratan" sus propósitos y valores fundamentales, entre ellas: la misión, la visión, la filosofía de la empresa y lógicamente los valores. En estos planes estratégicos se encuentran frases como: "Uno de nuestros valores fundamentales es el COMPROMISO, que significa para nosotros ética y profesionalismo, interés por la problemática social de nuestro entorno, disposición de servicio..." pero ¿qué pasa en realidad al interior de la organización? Lo más común es que estas frases se queden en el papel como letra muerta que no se aplica, el servicio es pésimo, los requerimientos de los usuarios no se cumplen en los períodos establecidos, etc.

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Esta realidad permite apreciar que dentro de las organizaciones o empresas y muy especialmente los directivos, no tienen claro que los valores compartidos realmente son un arma competitiva y que más bien los menosprecian hasta el grado de considerarlos frases inútiles para el desempeño de la organización que solo sirven para mostrar de vez en cuando a los empleados para hacerlos sentir un poquito mejor. Valores Organizacionales Los valores organizacionales son la convicción que los miembros de una organización tienen en cuanto a preferir cierto estado de cosas por encima de otros (la honestidad, la eficiencia, la calidad, la confianza, etc.). Los valores organizacionales compartidos afectan el desempeño en tres aspectos claves, proveen una base estable (guía) sobre la cual se toman las decisiones y se ejecutan las acciones; forman parte integral de la proposición de valor de una organización a clientes y personal y; motivan y energizan al personal para dar su máximo esfuerzo por el bienestar de su institución. Así se crea una fuente de ventaja competitiva que es difícil de replicar ya que se fundamenta en valores propios y únicos de la organización. Cuando los valores están alineados con el desempeño, las personas que laboran en una compañía presentan actitudes como: • Compromiso con el logro de la calidad y satisfacción del cliente • Sentido de pertenencia y responsabilidad en sus acciones • Saben que su opinión es escuchada • Observan una conexión directa entre su labor y los objetivos de la institución. Estas actitudes y el hecho de compartir los mismos valores hacen que se presenten los siguientes beneficios dentro del talento humano de la empresa: Moral alta, Confianza, Colaboración, Productividad, Éxito, Realización. Esta realización al interior de la institución abre la posibilidad de una mejor relación con el entorno, ya que es vista como una organización exitosa en términos de indicadores no tradicionales como puede ser la responsabilidad hacia la comunidad y el medio ambiente, lo cual también genera una mayor capacidad de atraer, desarrollar y mantener al talento humano. Pero cuando los valores están solamente en el papel y no se traducen en conductas y decisiones consistentes, el clima organizacional se deteriora y conlleva bajos desempeños. Es por esto último

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que resulta importante saber implementar los valores organizacionales, ya que resulta más sencillo definir una serie de "sentencias estratégicas" que practicarlas. Para que los valores se legitimen en la organización hay que llevarlos al terreno práctico, hay que aplicarlos en la toma de decisiones, en la contratación, en la atención y servicio al cliente, en las operaciones, etc. Si se tiene en el plan estratégico que "Uno de nuestros valores fundamentales es el COMPROMISO, que significa para nosotros ética y profesionalismo, interés por la problemática social de nuestro entorno, disposición de servicio...", entonces la empresa debe procurar, por ejemplo, que todos sus contratos se realicen con transparencia, que sus decisiones se ajusten a una base ética, que sus empleados de primera línea presten un excelente servicio a los clientes, que se cumpla con los horarios de entrega programados... A continuación te invitamos a incorporar otros valores que considere necesario esté presente en la construcción de esta Planificación Estratégica Municipal:

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Respeto Mutuo Tolerancia Consecuencia

Valores a compartir • Productividad / Proactividad • Honestidad • • • •