“ Diseño De Herramientas Para El Mejoramiento De La Gestión Municipal”

“DISEÑO DE HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN MUNICIPAL”.

Consultor: Oscar Chang Delgado

1.- Contextualización Los municipios chilenos están inmersos en una realidad compleja, diversa y dinámica, propia de sus respectivos territorios comunales, pero que además es expresión de una sociedad crecientemente globalizada y competitiva. El rol del municipio es clave. De ellos se requiere un comportamiento flexible, dinámico, innovador, colaborativo, consciente de su rol como instancia del Estado garante de derechos ciudadanos.. Debe concebirse como actor de un sistema nacional/local de competitividad y desarrollo, que requiere la actuación concertada y en red entre actores públicos y privados. Se trata de crear entornos territoriales que sean facilitadores del desarrollo local y que aseguren el acceso de usuarios, usuarias y organizaciones a los servicios municipales.

2.- Objetivo General

Generar capacidades y fortalecer la gestión interna del municipio, a través de la generación de evaluaciones, herramientas e instrumentos que favorezcan el mejoramiento de la misma, lo anterior a fin de ejecutar acciones dentro del marco de las políticas y prioridades establecidas en la planificación y desarrollo de su territorio.

3.- Objetivos Específicos

Establecer participativamente una planificación estratégica Determinar la orgánica municipal, que se traduzca en un diseño organizacional y en una descripción de cargos. Elaborar un manual de procedimientos. Capacitación y difusión del manual de procedimientos. Establecer un reglamento interno.

4.- Productos 

Planificación estratégica: Análisis de Contexto, Diagnóstico y Análisis Institucional, Análisis F.O.D.A., Misión y Visión, Plan Estratégico, Objetivos estratégicos

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Diseño organizacional: Descripción de la estructura orgánica, Organigrama.

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Descripción de cargos: Descripción de funciones y tareas de los cargos descritos en el diseño organizacional, se incluyen aquí todas las unidades, oficinas o departamento de la municipalidad.

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Levantamiento de procesos: Manual de procedimientos Administrativos y Financieros.

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Capacitación y Difusión del manual de procedimientos.

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Reglamento interno (Manual de Buenas Prácticas)

5.- Metodología Se utilizarán herramientas metodológicas con un fuerte componente participativo e interactivo de carácter conversacional con los participantes, desde una perspectiva de expansión de capacidades con énfasis en desarrollo personal, organizacional y territorial. A su vez, se realizará una lógica de proceso en la interacción, incluyendo un trabajo de tutoría que permitirá otorgar seguimiento a lo que están realizando los directivos y sus respectivos equipos de trabajo en los ámbitos de preocupación correspondiente sobre todo aquellos relacionados con la presente consultoría.

6.- Marco conceptual, Modelos y Mapas

(1) ¿Dónde Estamos Hoy?

Situación actual

PLAN ESTRATÉGICO

(3) ¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir? Análisis de la Situación del Entorno y Análisis Interno

Preguntas básicas para planificar:

Objetivos y Metas a mediano y/o largo plazo

Comprender las demandas de la comunidad Comprender nuestro rol y nuestras prioridades Diseñar las Estrategias apropiadas Ejecutar proyectos, programas o tareas, a partir de la imagen objetivo comunal y objetivos estratégicos Aplicar evaluaciones periódicas a los avances (anuales)

(2) ¿Hacia Dónde Queremos Ir?

Situación objetivo

Modelo de Gestión a implementar:

Conjunto de prácticas definidas como claves para la gestión municipal de excelencia. Su diseño se basa en el Mod el o Ch il eno de Ges ti ón de Ex cel en cia , adaptado a la singularidad de la gestión municipal para asegurar su adecuada implementación por SUBDERE, ChileCalidad y la Asociación Chilena de Municipalidades, además de la participación de actores y expertos en gestión municipal.

Dimensiones del Municipio Moderno

* Municipio con Identidad e Imagen Positiva

vMunicipio Inteligente y en constante aprendizaje vMunicipio Visionario, Estratégico, capaz de construir consensos

vMunicipio orientado a la gente/ciudadano vMunicipio Participativo vMunicipio de Calidad vMunicipio plano y orientado a procesos

vGestión Estratégica de RR.HH. vDesarrollo de Personal vMunicipio virtual

* Municipio con Cultura Organizacional de Excelencia

Modelo de Gestión Organizacional Estilo de Gestión

Planificación Estratégica Municipal

Visió n y Mi sión inst ituc ional Valores Insti tucion al es Po lítica Insti An ál tucion isis al inst Pl anituc deional Desarr ollo Organ izacion al

Pl an Desar ro ll o Co muna l / Presupu est o Mu ni cipa l Pl an Reg ul ado r/ Pl an Se cciona l

Alcalde / Concejo Equipo de Gestión Aparato Administrativo

Participación Ciudadana y Control Social

7.- plazos, etapas e informes 7.1.- Plazos El plazo máximo total de ejecución del proyecto será de cuatro (4) meses a partir de la total tramitación del acto administrativo que apruebe el contrato. 7.2.- Etapas de la consultoría Para el desarrollo del trabajo se establecen las siguientes etapas, que deberán reflejarse cada una en respectivos informes:

8.- Las actividades 8.1.- Primera Etapa: Plan de trabajo Reunión de trabajo con contraparte municipal y/o equipo de gestión del municipio para la calendarización de las actividades (entrevistas personales, talleres, reuniones de trabajo, etc.) Reuniones de trabajo con las distintas direcciones del municipio para la recopilación y análisis de información relevante como antecedentes bibliográficos, estadísticos e históricos presentes en municipio, especialmente lo contenido en los informes de Autoevaluación de la Municipalidad.

Reuniones informativas sobre los alcances y productos principales de la consultoría al Alcalde y concejo municipal, Directivos y Funcionarios Municipales 8.2.- Segunda Etapa: Diseño de las herramientas de gestión 8.2.1.- Planificación estratégica: Talleres de Diagnóstico de la Situación Actual para la elaboración de análisis F.O.D.A. del medio interno y externo de la Municipalidad. Talleres de Construcción de Sentido para definir la misión, visión, valores a compartir y ejes estratégicos de la Municipalidad.

8.2.2.- Diseño organizacional Sesiones de trabajo con el equipo de gestión del municipio para diseñar/rediseñar la estructura orgánica y organigrama del municipio con las funciones y tareas de los cargos respectivos. Talleres de Construcción de Sentido para definir la misión, visión, valores a compartir y ejes estratégicos de la Municipalidad. 8.2.3.- Levantamiento Descripción de cargos Narrativas y Entrevistas personales, cuyo propósito es realizar un levantamiento con las funciones y tareas que se están realizando en las unidades, oficinas o departamento de la municipalidad. Estas se realizarán con apoyo de un cuestionario dirigido de descripción de cargo.

Reuniones de Equipo (Direcciones y departamentos) para consensuar las descripciones de cargo de su responsabilidad. Sesiones de trabajo con el equipo de gestión del municipio para consensuar y validar descripciones de cargo de las direcciones y departamentos. 8.2.4.- Levantamiento de Procesos: Manual de procedimientos Administrativos y Financieros Narrativas y Entrevistas personales, cuyo propósito es realizar un levantamiento de los procedimientos que se están realizando en las unidades, oficinas o departamento de la municipalidad.

Reuniones de Equipo (Direcciones y departamentos) para consensuar los procesos y procedimientos de su responsabilidad. Sesiones de trabajo con el equipo de gestión del municipio para consensuar y validar los procesos y procedimientos de las direcciones y departamentos. 8.3.- Tercera Etapa: Aprobación diseño de herramientas de Gestión Reuniones de trabajo con contraparte municipal asignada para el programa para validar las herramientas de gestión diseñadas. Reunión de trabajo con el alcalde para formalización de dicha aprobación a través de decreto alcaldicio.

9.- Plataforma digital de soporte al proceso Se dispondrá de un espacio virtual cuyo propósito es difundir y promocionar el proceso de aprendizaje que se está desarrollando en la consultoría de Fortalecimiento Institucional del Municipio de Ancud. Lo será también para compartir las experiencias que se estarán generando en las diversas direcciones del municipio. http://fortalecimientoinstitucionalancud.blogspot.com A su vez en este blog, encontraremos entre otros un Calendario de Actividades donde estarán las actividades que considera esta consultoría (Talleres y sesiones de trabajo con grupos objetivos), los Mapas Conceptuales que dan cuenta de los fundamentos teóricos que se sustenta la consultoría (Gestión Organizacional, Gestión Territorial, etc), los registros fotográficos de las actividades y un Centro de Documentación para complementar el proceso de aprendizaje en las distintas temáticas que se abordarán.

matriz de planificación / cumplimiento

Cronograma General de Actividades (Carta Gantt)

Gracias por su atención…