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Estructuras Organizacional

La estructura organizacional es una disposición intencional de roles, en la que cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. (RR.HH., 2000)

Dos definiciones de Estructura organizacional:

Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas. Strategor: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad. 

¿Qué es organizar?

Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa. A cada grupo de actividades se le asigna decisiones.

un director con autoridad para supervisar y tomar

Coordinar vertical y horizontalmente la estructura resultante. Elementos de la organización: (requerimientos) Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber dónde conseguir la información y le debe ser facilitada.

Tipos de estructura organizacional Por medio de la organización se establecen canales de autoridad y responsabilidad para una buena dirección y control de las actividades planeadas y así cumplir con el curso de acción fijado con las metas propuestas. Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus fortalezas), por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa. Es importante conocer qué clase de estructuras organizacionales utilizan las diferentes empresas, saber por qué y cómo funcionan, que ventajas y desventajas poseen, que interés persiguen cada una de ellas y si se acomodan a las necesidades de las organizaciones, de esta manera, el trabajo que hemos desarrollado abarca los aspectos más importantes de cada una de las estructuras de organización empresarial, su aplicación y saber diferenciar adecuadamente las características de cada una de ellas para poder ser aplicadas a las necesidades de las empresas en la actualidad. La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización, con el fin de mejorarla o de utilizarla mejor. La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa. Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una estructura de la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. Entendemos por estructuras organizacionales los diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado. Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades (es decir, la estructura deberá acoplarse y responder a la planeación), además “Debe reflejar la situación de la organización – por ejemplo, su edad, tamaño, tipo de sistema de producción el grado en que su entorno es complejo y dinámico, etc.” En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han establecido cuatro estructuras: lineal, matricial, circular por departamentalización e híbrida. A continuación estudiaremos cada una de las anteriores. La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha provocado que las organizaciones se preocupen cada vez más, por hacer más eficientes los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras organizacionales. Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas (fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso administrativo. Modelos de estructuras organizacionales

Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos; existen cuatro componentes básicos en la organización formal: Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado. (Paez, 2016) una estructura organizacional en la empresa debe partir de la claridad de sus objetivos operacionales y ser un facilitador que permita el logro de estos mediante la adecuada coordinación de los recursos humanos, financieros y materiales. La define también como el conjunto de las funciones y las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicación.

Guillermo de Haro (2005) la importancia de la estructura organizacional se encuentra en que esta nos ayuda a definir qué se debe hacer y quien debe hacerlo. La estructura es una de las bases de la organización como proceso de administración. Una buena estructura permitirá una mejor integración y coordinación de todos los integrantes de una empresa. Al estar mejor organizados se lograra un mejor aprovechamiento de los recursos que a la larga puede hacer una empresa más eficiente. Es por eso que es importante que como empresa sepamos cuales son los diferentes tipos de sistemas de organización para ver cual se adecua a nuestra organización e implementarlo. Con base en lo anterior, e interesados por la aplicación del presente tema en la entidad, nos hemos dado a la tarea de describir que es un sistema de organización, sus tipos y la importancia de implementar una adecuada estructura organizacional en cualquier empresa, con base en la literatura existente, además de realizar una investigación de campo, la cual nos arrojara datos sobre si las empresas en la actualidad utilizan un sistema de organización o bien es dirigida de una forma empírica. (Paez, 2016)

Organigramas Todos Los profesionales utilizan diversas herramientas para su trabajo, para los profesionales del área laboral organizacional como Psicólogos Industriales, Ingenieros Industriales, lic. en Recursos humanos y en ocasiones administradores, utilizan los organigramas como herramientas para realizar análisis sobre las empresas y sugerir una acción práctica para la administración de la gestión organizativa. Puede y debe entenderse al organigrama, como la representación gráfica de la estructura orgánica y funcional de todas las unidades que integran la organización, indicando sus aspectos más importantes como son las relaciones jerárquicas de comunicación y coordinación. También indican sus funciones, las relaciones entre las unidades, los puestos existentes desde el mayor hasta el menor. (Cejas, 2003). El organigrama se concibe como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o empresa, de forma tal que se pueda observar en ella la relación de jerarquía que tiene entre sus unidades administrativas. Por lo regular se diseñan desde arriba hacia abajo, mostrando la jerarquía de mayor a menor. El organigrama se compone de rectángulos y/o cuadrados (donde se encierran los nombres de los cargos), que se unen por medio de líneas, las cuales representan los canales de dependencia y responsabilidades de la institución. La principal utilidad del Organigrama viene dada porque puede apreciarse, de manera fácil, la forma en que se estructura una organización, sin necesidad de explicaciones detalladas sobre la forma en que se ha dividido. (Cejas, 2003) Sin embargo es importante aclarar dos (2) aspectos limitativos que tienen los organigramas.

A.- Representan solamente las relaciones formales de la entidad, sin dar a conocer las relaciones informarles que se dan frecuentemente en los diferentes niveles organizacionales. B.- Es una representación gráfica estática, lo cual impide visualizar los cambios continuos que se verifican. 

Estos implican que los organigramas deben ser revisados y actualizados con frecuencia.

Reglas de confección. 1) El rectángulo correspondiente al nivel más alto debe ser de tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero nunca menor. 2) De la base inferior del rectángulo principal deberá salir la línea jerárquica central, la cual deberá ser siempre más gruesa que las demás. 3). En el nivel inmediatamente inferior a la administración, deberán aparecer las asesorías. 4.) Luego de las asesorías estarán las unidades de líneas operativas.

Característica: 1. Los organigramas pueden promover la comprensión de las poblaciones de comunicación. 2. Orientar a los nuevos empleados hacia la relación y complejidades estructurales. 3. Proporcionar una imagen gráfica del aspecto integro de actividades y servicios de la organización y de las actividades y personal vital para lo mismo.

Limitaciones de los organigramas • No es una representación exacta de la realidad de la empresa. • Sólo muestra unas cuantas de las relaciones de la organización formal y ninguna de la organización informal. • No indica las interacciones entre los puestos de igual nivel o categoría en las distintas partes de la organización. • Ningún organigrama puede expresar por si mismo todos los datos de la organización, por lo que necesita complementarse con otros documentos. • Son muy difíciles, pero no imposible, de mantenerlos actualizados.

Clasificación de los organigramas

Estos se clasifican atendiendo a: 1) El ámbito de aplicación o como muestran la estructura.

Estos se dividen en:

a) Generales y maestros: Estos suministran una visión general de la organización, indicando sólo las unidades de más importancia. b) Específicos o analíticos: Que dan una visión detallada de la estructura de la institución; incluso se complementan con información anexos. c) Complementarios o microorganigramas: Estos indican una sola unidad o una parte importante de la estructura en forma detallada. d) Funcionales: Estos además de describir los órganos de las organizaciones, muestran las funciones principales.

Tipos De Organigramas Es la representación jerárquica de una empresa, institución u organización, es decir, que es donde básicamente se expresa gráficamente las distintas áreas de actividad, de relaciones y niveles de jerarquía, donde también se pueden colocar los cargos y nombres de las personas que ocupan las actividades que les corresponden. (Juarez, 2017)

Los organigramas se clasifican de acuerdo a múltiples aspectos: Por su naturaleza: Organigramas Micro administrativos: este organigrama es representado por una sola o misma organización.

Organigramas Macro administrativos: se denominan así, ya que representan a más de una organización o entidad.

Organigramas Meso administrativos: Este tipo de organigrama es cuando se toma a más de una organización, son de un mismo sector de producción o de una misma actividad.

Por su finalidad: Analíticos: Estos se llaman así ya que exhibe ciertos datos, y permiten observarlos de manera global. Su propósito consiste en ayudar al examen de algunos aspectos relacionados con la conducta organizacional.

Informativos: Estos son los que todas las personas pueden ver, por lo que contienen información disponible para individuos no especializados. Es decir que sólo presentan la información de manera general.

Formal: se denomina de esta manera a los organigramas que presentan el modelo planificado de una empresa, en donde existe la aprobación escrita, por parte del director.

Informal: Este tipo de organigrama no dispone aún de la aprobación de quien corresponda. Por su presentación:

Verticales: En estos organigramas se coloca un título en la parte superior del organigrama, en donde de ahí mismo de desglosan los siguientes niveles jerárquicos.

Horizontales: cada componente se ramifica de izquierda a derecha, ubicando al título en el extremo izquierdo. En este tipo de gráfico las jerarquías se establecen por medio de columnas.

Mixtos: con el propósito de extender la gráfica del organigrama se utilizan combinaciones tanto horizontales como verticales, es decir que se usan los dos tipos de gráficos anteriores.

Circulares: aquí el nivel jerárquico superior se sitúa en el centro de círculos concéntricos. Cada uno de estos círculos representa un nivel jerárquico donde se desglosan los diferentes puestos, en donde más alejado del centro está, menos responsabilidad compete el puesto.

Departamentalización Es el medio para coordinar, organizar y agrupar sus actividades por departamentos específicos, con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos. Toda estructura de empresa se relaciona directamente con el nivel de calidad de sus resultados. Al igual que ocurre con un escritorio desorganizado, o una ‘cabeza’ desordenada, la empresa debe organizarse según el tipo de necesidades y cultura que la definen. Sin embargo, ¿en qué consiste la departamentalización realmente? Esta estructura de la organización por departamentalización estará impresa en cada uno de las personas que forman parte de la empresa. Será el reflejo de lo que para ellos significa pertenecer a este grupo de personas. Porque no olvidemos que las empresas son grupos de personas que realizan algo con valor. Así pues, estas conexiones formales de relaciones entre los equipos de trabajo estarán asimiladas y comprendidas en cada uno de los interesados de la empresa. Como ves, la estructura de una empresa va mucho más allá que organizar por secciones la misma. (Nunes, 2016)

Características de la Departamentalización Entre sus principales características, destacan unas ventajas y desventaja que define la estructura de la organización por departamentalización.   

Es el reflejo lógico de la estructura de la empresa. Se rige por una especialización ocupacional. Facilita en entendimiento del equipo con el fin de encontrar una eficiencia en sus funciones.

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Esta división por funciones puede ser una barrera para la cooperación entre las distintas áreas. Ayuda a organizar y controlar una estructura jerárquica de la empresa. Es ventajoso para empresas con pocas líneas de productos. La especialización muy exagerada puede derivar en la ausencia de atención en resultados globales. Cualquier cambio en la cultura o estrategia de la empresa puede poner en peligro la organización de la compañía. De modo que no es flexible, siendo lento su proceso de adaptación. La responsabilidad final de los resultados de la organización recae en un solo órgano. No promueve equipos de trabajo auto-gestionados.

Diferentes Tipos de Departamentalización 

Departamentalización por tipo de cliente: Toda función va dirigida siempre hacia nuestro cliente final. No está mal que organicemos la empresa por departamentos por los servicios que ofrecemos a los clientes. De esta manera, enfocaremos mejor nuestros esfuerzos para satisfacer eficientemente las necesidades del cliente. Ejemplo: En banca sería departamento de hipotecas, préstamos para empresas, transacciones, etc.

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Departamentalización por tiempo: Consiste en la duración de las actividades. Suele combinarse con otros tipos de clasificaciones. También se considera una división de áreas por turnos de la jornada laboral.

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Departamentalización por territorio: Las áreas geográficas suponen también un criterio muy utilizado por las empresas para clasificar sus departamentos. Dependiendo del sector de actividad, es muy conveniente usar esta tipología. Si los productos y servicios se ofrecen en un determinado territorio, tendrán su propia gerencia para esa área.

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Departamentalización por proyectos: Es práctico si para cada proyecto hay un equipo diferente. Entendemos que cada unidad de trabajo tiene unos requisitos específicos definidos por el cliente. Por eso si tu empresa se dedica a ejecutar proyectos diferentes, puede ser una buena estructura este tipo de clasificación.

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Departamentalización por productos o servicios: Lo mismo ocurre con los productos. Para las distintas líneas de producto o servicios, siempre y cuando no tengas demasiadas.

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Departamentalización por procesos: Una cosa son los proyectos y otra muy distintas los procesos. Aquí puedes ver cuáles es la diferencia entre proyecto y proceso. Si quieres buscar dinámicas optimizadas y aplicar una mejor continua de tus procesos de producción, es muy útil este tipo de departamentalización. Aplicaciones de planificación y gestión del trabajo, que buscan la máxima optimización y rentabilidad de las inversiones, como Sinnaps, ayudan bastante a empresas con este tipo de departamentalización.

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Departamentalización por equipo: Puede estar relacionado con proyectos o procesos. Se trata de enfocarse para facilitar con herramientas y tecnologías adecuadas, así como cubrir

otro tipo de necesidades que pueda tener cada equipo de trabajo. El fin es reducir costes y aprovechar recursos. 

Departamentalización por funciones: Empresas que se dividen el tipo de actividad que desarrolle cada área. Puede ser por ejemplo, Ingeniería, Contabilidad o departamentalización de los costos, Comercial, etc.

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Departamentalización matricial: Combina funciones con proyectos. En cada proyecto se suelen llevar a cabo las mismas funciones. De esta manera, los equipos de trabajo de cada proyecto están formados por personas que desarrollan su función en distintos proyectos al mismo tiempo. Se optimizan así recursos y tiempo.