Taklimat Mengenai Fail Meja Dan Manual Prosedur Kerja

Kursus Peningkatan Profesionalisme Pegawai JPN Pahang & PPD Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) PKPA Bil 8/91

12-14 Mei 2008, Pulau Tioman 1

PKPA BIL. 8/91 MPK

dan

FM

PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM) 2

MPK

dan

FM

Prinsip Asas MPK dan FM • Dokumentasi Aktiviti Organisasi dalam MPK dan Proses Kerja dalam FM • Dokumentasi amalan/kaedah melaksanakan sesuatu aktiviti • Wujudkan rekod yang seragam sistematik

3

RANGKA BENGKEL

MPK/FM

KONSEP

FUNGSI

KANDUNGAN

CARA MENYEDIA 4

KONSEP MPK & FM SEBAGAI ALAT UNTUK MENINGKAT KECEKAPAN DAN KEBERKESANAN PELAKSANAAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JABATAN DAN INDIVIDU UNTUK MENINGKATKAN KUALITI DAN PRODUKTIVITI

MPK

panduan di peringkat organisasi

FM

panduan di peringkat individu 5

FUNGSI UTAMA MPK DAN FM

MPK menerangkan:-

Apakah aktiviti-aktiviti utama jabatan Siapa yang melaksanakan aktiviti Bagaimana aktiviti dilaksanakan Turutan tindakan pelaksanaan aktiviti

1 2 3 4

Rujukan di peringkat jabatan/ pejabat (organisasi)

FM menerangkan:-

1 2 3

Tugas-tugas dan kuasa individu Bagaimana melaksanakan tugas Turutan tindakan pelaksanaan tugas

Rujukan terperinci di peringkat individu 6

DEFINISI

PROSEDUR KERJA

Keperluan dan standard-standard yang perlu dipatuhi bagi tujuan menyempurnakan sesuatu proses kerja

DEFINISI PROSES KERJA

Tatacara dan tindakan bagaiamana sesuatu kerja itu disempurnakan

DEFINISI AKTIVITI

Rangkaian sesuatu proses kerja 7

SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI UTAMA

LATAR BELAKANG JABATAN/ PEJABAT

KANDUNGAN

MP K

PROSES KERJA AKTIVITI

UTAMA

AKTIVITI BAGI

OBJEKTIF JABATAN/ PEJABAT

CARTA OGRANISASI JABATAN/ PEJABAT

FUNGSI UTAMA JABATAN/ PEJABAT

FUNGSI UTAMA 8

1. LATAR BELAKANG

✤ ✤ ✤ ✤

Sejarah dan rasional penubuhan Visi, misi, aspirasi & dasar semasa Perkembangan semenjak diwujud Perundangan berkaitan dengan penubuhan

CONTOH Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 dibawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974 Strategi • Menggalakkan penyertaan petani dan •pemasaran

9

2. OBJEKTIF ✤

Menerangkan OBJEKTIF umum dan semasa

✤

Objektif selari dengan rasional penubuhan

✤

Ringkas, tepat dan mudah difahami

✪

Berfungsi untuk memberi: halacara yang jelas; asas perancangan dan pembangunan program; asas penilaian keberkesanan; dan menetap keutamaan jabatan

CONTOH - Objektif FAMA

“Untuk memperbaiki pemasaran hasil-hasil 10 pertanian”

3. CARTA ORGANISASI ✪ Menggambarkan struktur organisasi: - bahagian/unit/seksyen - fungsi, aktiviti - hierarki (kedudukan perintah/kuasa) CONTOH -Carta Organisasi

Bhg.

Unit Latihan

Bhg.

Unit Kewangan

Bhg.

Bhg.

Unit Personel

11

4. FUNGSI UTAMA Tugas-tugas utama agensi bagi membolehkannya mencapai objektif penubuhan:-

★

FUNGSI UTAMA KHUSUS > Latihan > Nasihat Pakar Runding

Senaraikan fungsi umum utama agensi

★

FUNGSI UTAMA UMUM > Pentadbiran Am Pejabat > Pengurusan Kewangan > Perkhidmatan

Senaraikan fungsi umum (common) 12

5. AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA

Kerja-kerja yang dijalankan bagi setiap FUNGSI UTAMA CONTOH

★ > >

FUNGSI UTAMA KHUSUS Latihan

Rekabentuk Latihan Menyediakan Sesi Latihan

★FUNGSI UTAMA UMUM PERKHIDMATAN > > >

Urusan Pengisian Jawatan Pengesahan Dalam Jawatan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen 13

6. PROSES KERJA Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan bagi melaksanakan setiap aktiviti TUJUAN • Mengelakkan kesilapan operasi • Mengurangkan arahan berulang • Membantu kerja penyeliaan • Memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu

diambil • Menetapkan siapa yang mengambil tindakan dan apa tindakan yang diambil Menetapkan apa tindakan yang diambil …. dan siapakah yang mengambil tindakan 14

PROSES KERJA RAWATAN PESAKIT LUAR JAWATAN Kerani Pendaftaran Kerani Rekod

PROSES 1. Daftar pesakit:-

(i) Buka fail kes bagi pesakit baru. (ii) Minta fail kes lama bagi pesakit berulang.

2. Cari dan dapatkan fail kes lama.

Kerani Pendaftaran

3. Kutip yuran perubatan.

Pegawai Perubatan

4. Periksa Pesakit.

Pegawai Makmal

5. Jalan ujian makmal:-

Farmasi

(i) Kakitangan awam/murid sekolah, penderma darah dikecualikan. (ii) Beri nombor bilik rawatan. (i) Minta ujian makmal, jika perlu. (ii) Sediakan preskripsi ubat.

(darah/kencing/parasit dll.)

6. Berikan ubat.

Tamat

15

7. CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI RAWATAN PESAKIT LUAR

Daftar pesakit. Dapatkan fail kes lama. Kutip yuran perubatan bagi yang perlu membayar. Periksa pesakit. Jalankan ujian makmal (darah/kencing/parasit). Tuliskan preskripsi. Berikan ubat. Tamat. 16

CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI RAWATAN PESAKIT LUAR

Daftar pesakit. Buka fail kes baru.

Tidak

Pesakit berulang? Ya

Dapatkan fail kes lama. Kutip yuran perubatan.

Pegawai awam/murid/ penderma darah?

Tidak Ya

Beri no. bilik rawatan. Periksa pesakit. Jalankan ujian makmal.

Ya

Perlu ujian makmal? Tidak

Tuliskan preskripsi. Berikan ubat.

Tamat.

17

8. SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

TUJUAN ✚

Memudahkan pengenalan borang yang diperlukan

✚

Mengelakkan kesilapan operasi

✚

Menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang diterangkan

18

SENARAI TUGAS HARIAN

OBJEKTIF JABATAN/ PEJABAT

KERJA SENARAI

J/KUASA DIANGGOTAI

UNGAN FAIL MEJA

KAND

SENARAI UNDANG-

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI SENARAI TUGAS/ KUAS DAN HUBUNGAN PERATURAN PENTADBIRAN

UNDANG SENARAI SEMAK/ CHECKLIST

BAHAGIAN/UNIT CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/ UNIT

NORMA

BORANG DIGUNAKAN

OBJEKTIF

CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA 19

OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT

Sama seperti MPK

CONTOH

20

OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT Pecahan kepada Objektif jabatan dan dinyatakan dalam bentuk jangka pendek Operational Objective

CONTOH Objektif Bahagian Pentadbiran Am dan Kewangan:“Untuk memberi sokongan logistik yang berkesan, teratur dan tepat pada masanya” 21

CARTA ORGANISASI JABATAN/ PEJABAT

Sama seperti MPK Ketua Pengarah Pengarah Bhg.

Bhg. Teknologi

Bhg. P’biran &

Bhg. Sistem &

Pentadbiran

Maklumat

Kewangan

Prosedur Kerja

Unit Latihan

Unit Kewangan

Unit Personel

22

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

Pengarah

Ketua Bahagian PTD Gred M2 PTD Gred M3 Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir Rendah

Pembantu Tadbir Rendah

Pembantu Tadbir Rendah

Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir Rendah

23

SENARAI TUGAS KAKITANGAN

Menjelaskan dengan tepat dan terperinci tugas, tanggung-jawab dan kuasa seseorang kakitangan

Ciri-ciri •

Nama Jawatan Disandang

• Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan • Tugas dan Tanggungjawab • Kuasa Yang Diberi • Tugas Pegawai-pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan (Rujuk PKPA 8/91 - m.s. 26) 24

PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

Peraturan yang ditetapkan oleh jabatan/pejabat bagi melicinkan lagi pelaksanaan aktiviti/tugas Aktiviti: Urusan Prosesan Lesen (a) Permohonan mestilah didaftar pada hari ianya diterima. (b) Semua permohonan diterima mesti diberi surat akuan terima pada hari yang sama.

25

PROSES KERJA Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan bagi melaksanakan setiap tugas. TUJUAN Mengelakkan kesilapan operasi. ✛ ✛

Mengurangkan arahan berulang.

✛

Memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu diambil.

Menetapkan apa tindakan yang diambil .. dan bagaimana melakukannya

26

PROSES KERJA BAGI TUGAS MENDAFTAR PESAKIT LUAR Proses Kerja

Bil. 1.

Beri ucapan selamat

2.

Minta surat pengenalan pesakit:kad pengenalan/surat majikan. ?

3.

Daftar butir peribadi dalam borang -1 nama penuh, ? nombor kad pengenalan, ? jantina, ? umur, ? ? alamat kediaman.

4. 5. 6.

Pegawai dirujuk/ melulus

Peraturan PKPA 10/91

Pastikan sama ada pesakit berulang.

Jika ya, minta fail kes lama dpd. Kerani Rekod; terus ke peroses (7). Jika baru, buka fail kes baru:nama, nombor rujukan dan ? tarik dicatat di muka depan fail.

Kerani Rekod

27

Sam.

7.

Proses Kerja

Pe ra tur an

Bil.

Pegawai Dirujuk/ melulus

Pastikan sama ada kakitangan awam/murid.

Jika ya, terus ke proses (9). 8.

Jika tidak, minta yuran perubatan dan keluarkan resit Am-1 bercetak kepada pesakit:-

? ?

AP 94

RM 0.50 bagi budak < 12 tahun; RM 1.00 bagi dewasa > 12 tahun

9.

Beri nombor bilik rawatan dan arah pesakit menunggu hingga dipanggil oleh Pegawai Perubatan.

10.

Berikan fail kes dan borang QEH - 1 kepada Atendant untuk dibawa ke bilik rawatan.

11.

Tamat. 28

CARTA ALIRAN KERJA BAGI TUGAS MENDAFTAR PESAKIT LUAR

Beri ucapan selamat. Minta surat pengenalan diri.

Buka fail kes.

Tidak

Daftar butiran peribadi pesakit dalam QEH - 1.

Pesakit berulang? Ya

Minta fail kes lama. Kutip yuran perubatan dan berikan resit AM 1. bercetak.

Ya

Perlu bayar? Tidak

Beri nombor bilik rawatan. Arah pesakit ke bilik rawatan. Serah fail kes dan borang QEH - 1 kepada Attendant (dibawa ke bilik rawatan)

Tamat.

29

SENARAI SEMAK/CHECKLIST Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat dalam bentuk rangkai kata, soalan atau jawapan yang (seboleh-bolehnya) disusun mengikut tertib turutan tindakan. SENARAI SEMAK PENYEDIAAN BAUCER BAYARAN UNTUK KERJA/PEMBELIAN 1.

Kelulusan pegawai pengawal

[

]

2.

Salinan asal Pesanan Kerja

[

]

3.

Pengesahan Pelaksanaan Kerja

[

]

4.

Invois disahkan

[

]

[

]

5. Tandatangan Pihak Menuntut

30

SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN Petikan undang-undang semasa yang perlu dirujuk oleh staf dalam menjalankan tugasnya. TUJUAN ✛

Asas rujukan

✛

Menjimatkan masa mengesan arahan-arahan Sertakan salinan petikan, di mana sesuai. 31

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Senarai jawatankuasa yang perlu dianggotai oleh pegawai dan jawatankuasa wujud lebih enam bulan TUJUAN ✛

Memastikan pegawai mengetahui jawatankuasa yang perlu dianggotai

✛

Menerangkan keahlian dalam sesuatu jawatankuasa 32

NORMA KERJA

Jangkamasa atau pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja TUJUAN ✛ Menjadi panduan kepada pekerja dalam melaksanakan tugas ✛ Memastikan tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai ✛ Menjadi asas untuk penilaian prestasi kakitangan 33

SENARAI TUGAS HARIAN

Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. TUJUAN ✛

Memudahkan pegawai merancang kerja

✛

Membantu menetapkan keutamaan (menjadi Checklist) 34