Manual Prosedur Kerja Btmk

MANUAL PROSIDUR KERJA (MPK) BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Nama Agensi Alamat No. Telefon : No. Fax E.mail Laman Web

: :

Kementerian Pendidikan Malaysia Paras 3, Blok J(Utara), Pusat Bandar Damansara, 50604, Kuala Lumpur. 603 2098 3577 : 603 2095 4944 : [email protected] : http://www.moe.gov.my

FALSAFAH PENDIDIKAN NEGARA “Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan kearah memperkembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada tuhan. Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu, bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan terhadap keharmonian dan kemakmuran negara.”

MISI KEMENTERIAN

Membangunkan sistem pendidikan yang berkualiti bertaraf dunia bagi memperkembangkan potensi individu sepenuhnya dan memnuhi aspirasi negara Malaysia.

PIAGAM PELANGGAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA KAMI WARGA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DENGAN PENUH TEKAD DAN ILTIZAM BERIKRAR DAN BERJANJI AKAN MENUMPUKAN SELURUH TENAGA DAN USAHA KAMI UNTUK:

1. Menyediakan sistem pendidikan yang terbaik berasaskan budaya ilmu bagi memenuhi kehendak individu, masyarakat dan negara serta memenuhi matlamat perpaduan negara; 2. Menentukan keluaran sistem pendidikan mempunyai nilai-nilai teras yang ditetapkan dan ciri-ciri yang selaras dengan Falsafah Pendidikan Negara; 3. Memberi peluang yang sama kepada setiap kanak-kanak tanpa mengira latar belakang, agama dan keturunan untuk mendapat pendidikan yang sebaik-baiknya; 4. Mewujudkan jentera dan sistem pengurusan pendidikan yang cekap, berkesan, canggih, dinamik dan berteraskan kepada pembaharuan yang berterusan; 5. Menguruskan kerja dengan cekap, pantas dan bijaksana; 6. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited, terlatih, berdisiplin, bertanggungjawab dan produktif; 7. Menyediakan kemudahan-kemudahan pendidikan yang selesa, lengkap dan mencukupi berteraskan piawaian-piawaian tertentu selaras dengan pengamalan perkhidmatan penyayang; 8. Memastikan Kementerian sentiasa peka dan responsif kepada kehendak-kehendak dan keperluan-keperluan pelanggan - murid, guru, masyarakat dan negara/Kerajaan; dan 9. Meningkatkan kegemilangan dan martabat profesion keguruan untuk menarik individu-individu yang terbaik menyertai perkhidmatan pendidikan.

2.1

LATARBELAKANG

Dalam bidang pendidikan peranan maklumat adalah kritikal. Sokongan komputer dipercayai dapat menambah keberkesanan proses pembelajaran disamping meningkatkan kepercayaan jentera pentadbiran Kementerian. Bahagian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (BTMK) telah ditubuhkan untuk memberi sokongan kepada aspek pentadbiran seperti yang dinyatakan di atas, dengan tujuan “memberi kemudahan penggunaan teknologi moden bagi meringankan beban pengendalian data di seluruh Bahagian/Jabatan di Kementerian Pendidikan Malaysia”. Komputer telah lama digunakan di Kementerian, iaitu sejak tahun 1967 di Lembaga Peperiksaan Malaysia. Pada masa itu pengendalian komputer adalah tanggungjawab Unit Prosesan Data Elektronik (UPDE) yang dianggotai oleh beberapa pegawai teknikal dan bukan teknikal. Kategori pegawai berubah mengikut perkembangan teknologi komputer dan bilangannya bertambah untuk menampung sistem baru. Mulai tahun tujuh puluhan kemasukan Juruanalisa Sistem dan Pengatur Program Komputer dibuat secara besar-besaran oleh pihak Jabatan Perkhidmatan Awam. UPDE ini membantu mempercepatkan pemprosesan peperiksaan seperti LCE, SRP, MCE, SPM dan SPVM. Proses-proses utama yang dijalankan ialah pengendalian kemasukan data, proses pemarkahan, percetakan sijil dan penganalisisan keputusan. Perkhidmatan pengkomputeran ini berkembang ke beberapa bahagian lain di Kementerian mulai 1974, diantaranya Bahagian Kewangan, Bahagian Buku Teks, Bahagian Pendidikan Teknikal dan Vokasional, Bahagian Pendidikan Tinggi, Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan dan Bahagian Sekolah. Dengan meluasnya khidmat ke Bahagian-Bahagian lain, satu langkah telah diambil untuk menubuhkan satu Bahagian Komputer untuk Kementeiran. Pada 1 Januari 1982 , Bahagian Sistem Maklumat telah diwujudkan di mana UPDE di Lembaga Peperiksaan telah diserapkan menjadi sebahagian daripada Bahagian Sistem Maklumat. Walau bagaimanapun dari segi tugas, ia masih mengendalikan sistem-sistem peperiksaan. Selaras dengan Perkembangan ICT yang digalakkan oleh Kerajaan Malaysia dan bagi menyelaraskan Fungsi BSM, Nama Bahagian Sistem Maklumat telah ditukarkan kepada Bahagian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (BTMK) pada bulan September, 2002. Pada keseluruhannya, dengan wujudnya Bahagian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi, perlaksanaan program pengkomputeran di Kementerian Pendidikan berkembang dengan pesatnya dan seterusnya akan memberi khidmat kepada Semua agensi termasuk Bahagian/Jabatan di Kementeiran Pendidikan , Jabatan Pendidikan Negeri dan Pejabat Pendidikan Daerah di Seluruh Negara.

OBJEKTIF BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI

Mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan jentera pentadbiran pengurusan Kementerian Pendidikan Malaysia melalui penggunaan Teknologi Maklumat.

2.3 PIAGAM PELANGGAN BAHAGIAN

KAMI WARGA BTMK DENGAN PENUH TEKAD DAN ILTIZAM BERIKRAR DAN BERJANJI AKAN

• Menyediakan dan menyenggara system aplikasi yang dipersetujui bersama dalam tempoh yang dikehendaki mengikut kaedah standard dengan menggunakan teknologi bersesuaian • Memberi khidmat pemprosesan berkomputer mengikut jadual dipersetujui • Memperolehi dan menyediakan peralatan komputer untuk keperluan pengurusan apabila dipersetujui • Memastikan warga Kementerian Pendidikan Malaysia akan mendapat respon dalam masa sejam untuk setiap laporan yang dibuat melalui Meja Bantuan • Memberi khidmat dan nasihat teknikal kepada warga Kementerian Pendidikan Malaysia apabila diperlukan • Memproses permohonan peralatan komputer untuk kelulusan Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Kementerian (JMPK) dalam tempoh sebulan

2.4 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (BTMK)

Pengarah Bahagian (JUSA ‘C’ Khas)

Unit Aplikasi Peperiksaan

Unit Pengurusan Teknikal

(PSM Gred F2)

Unit Pengurusan Pusat Data Dan Khidmat Sokongan (PSM F2)

Unit Aplikasi Pengurusan Pentadbiran

Unit Pengurusan Rangkaian Dan Komunikasi

Unit Pentadbiran & Kewangan

(PSM Gred F2)

(PSM F2)

(PPT Gred N6)

Unit Aplikasi Pengurusan Pendidikan (PSM Gred F2)

(PSM F2)

2.5 (i) CARTA ORGANISASI UNIT APLIKASI PENGURUSAN PENTADBIRAN (UAPT)

Ketua Penolong Pengarah JAMALUDIN MOHD SYED

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

MOHD ZAMRI SELAMAT

ASMAH BT ALI

NOR HAYANI BT. SALAM

JUNAIDAH BT ABD. HASHIM

IBRIZA BT IBRAHIM

PPSM F4

PPSM F4

PPSM F4

PPSM F4

HAMIDAH BT ISMAIL

EILEEN FOO AH MOAY

CHE MURAT B. MAT

MOHD NORDIN MOHD YUSOFF

PPSM F5

PPSM F5

PPSM F5

PPSM F5

PPSM F5

LOKMAN HAKIM MOHD JAID

NOOR AZLINA BT ZAMAN

AINON BT JUSOH

MAHFUZAH BT MD.SAHAT

NORLILI BT KASSIM

PPSM F5

PPSM F5

PPSM F5

NOR LAILA BT MOHD

MOHD AMIR MOHD ZALI

SITI BT MUSTAFA

* PPSM – Penolong Pegawai Sistem Maklumat

2.1 (ii) CARTA ORGANISASI UNIT APLIKASI PENGURUSAN PENDIDIKAN (UAPP)

Ketua Penolong Pengarah FAUDZIAH MOHD AMIN

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3) MOHD SEDEK ABD.RAHMAN

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

ZAMZURI ABDULLAH

SITI NOORASMAH HASHIM

NUR AZURA IBRAHIM

HARTINI BANI

PPSM F4

PPSM F4

PPSM F4

PPSM F4

PPSM F5

PPSM F5

PPSM F5

PPSM F5

PPSM F5

PPSM F5

PPSM F5

PPSM F5

* PPSM – Penolong Pegawai Sistem Maklumat

2.5 (iii) CARTA ORGANISASI UNIT APLIKASI PEPERIKSAAN (UAP)

Ketua Penolong Pengarah JAMALUDIN B. MOHD SHED

Pegawai Sistem Maklumat (F41)

Pegawai Sistem Maklumat (F41)

Pegawai Sistem Maklumat (F41)

Ketua Pembantu Tadbir N22

NOREHAN ABDUL AZIZ WAN MUNIRAH W.MOHD WAN ROSNI W. MAHMUD YUHASLIZA MOHD YUSOH MOHD ZULKIFLI MOHD NAWI AZLINA AWANG AHMAD HAIRUL BARRIAH MOHSIN

SHABBIRUL AIN ABD. RAHMAN

ROSNITA ISMAIL

ZAINAB OTHMAN

PPSM F32

Juruteknik

PPSM F32

(Kosong) ROSIMAH MOHAMMAD FAREDAH IDRIS NORZILA ZULKIFLI

ZAINOR AZMAN ZULKIFLI MOHD SHAHRIZAL NASIR

HASSAN YAHAYA

OK F22 PPSM F29 (Kosong) WELLY WELSON SOMINDING AZNI ALI RAMNAH JAIS MAIZUN MOHD SHAFFIEI IRNITA REDUAN AZMAN ISMAIL MAZLI SAFFAWI HUSSIN MAZLAN MANSOR NAZILA CHE JAAFAR NIK NORHAYATI NIK LEH SITI HAJARHANI DAHALAN

1 ORANG

OK F17 2 ORANG

OMPD F14/F11 F14 – 3 ORANG F11 – 21 ORANG

2.5 (iv) CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL

Pembantu Tadbir Rendah N11 ISHAK ALIAS SULIANA ISMAIL

Ketua Penolong Pengarah SABRI OMAR

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

HAFIZAH YAHAYA

MAZIAH MAHMOOD

Pegawai Sistem Maklumat (F3) SALMIAH SUDIN

Pegawai Sistem Maklumat (F3) KAMARUL ARIF YUSOF

2.5 (v) CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN RANGKAIAN DAN KOMUNIKASI

Pegawai Tadbir (N9) ZAHIRAH HAMID

Ketua Penolong Pengarah KAMARUDZAMAN HASSAN

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

MOHD ZUKI MOHD ZAIN

MOHD ZAMRI MAMAT

NOORHISHAM SHAHBUDIN

KHAIRUL AZMI

2.5 (vi) CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN PUSAT DATA DAN KHIDMAT SOKONGAN

Ketua Penolong Pengarah NGAINI YUSOFF

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

DZULHUSNI ANJANG ABD. RAHMAN

MOHD FAIZAL NIZAM RAMLI

MOHD RADZI MOHD AMIN

ROZITA ISMAIL

YEE FONG LENG

* PPSM – Penolong Pegawai Sistem Maklumat

2.5 (vii) CARTA ORGANISASI UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

Pengarah Syed Mohamed B. Syed Hussin

Pembantu Khas Rahemah Bt. Tan

Pegawai Eksekutif

Penolong Akauntan

Abdul Razak B. Ahmad Zaki

Azlina Bt. Ibrahim

Ketua Pembantu Tadbir Rusli B. Hassan

Pem.Tadbir

Pem.Tadbir

Pem.Tadbir Rendah

Pem.Tadbir Rendah

Pem.Am Rendah

Ketua Pembantu Tadbir Zainab Othman

Pem.Tadbir

Pem.Tadbir

Pem.Tadbir

Pem.Tadbir Rendah

Pem.Am Rendah

Pem.Am Rendah

Pemandu

Pemandu

Pem.Tadbir

Pem.Tadbir Rendah

Pem.Am Rendah

Pem.Am Rendah

2.6 FUNGSI-FUNGSI UTAMA BAHAGIAN

1.

Pembangunan dan penyenggaraan sistem aplikasi berkomputer yang berteraskan, i. ii. iii.

Pengurusan Pentadbiran Pengurusan Pendidikan Pengurusan Peperiksaan

Pem.Tadbir Rendah

2.

Pusat Data dan khidmat sokongan.

3.

Rangkaian dan komunikasi.

4.

Perancangan dan perolehan ICT.

5.

Pengurusan pejabat

2.7 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI-FUNGSI UTAMA 1.

Pembangunan dan penyenggaraan sistem aplikasi berkomputer yang berteraskan,   

Pengurusan Pentadbiran Pengurusan Pendidikan Pengurusan Peperiksaan

a. Kajian Pengguna b. Kajian Kemungkinan

c. d. e. f. g. h. 2.

Pusat Data dan khidmat sokongan. a. b. c. d. e.

3.

Analisis sistem Rekabentuk sistem Pemprograman Pengujian dan penerimaan sistem Pelaksanaan Sistem Kajian Impak / System Review

Pusat Data Penyenggaraan peralatan ICT Meja Bantuan (Help Desk) Keselamatan Peralatan ICT Khidmat Kemasukan Data

Rangkaian dan komunikasi. a. Rangkaian komunikasi data KPM*net b. Penyenggaraan peralatan komunikasi c. Keselamatan rangkaian komunikasi

4.

Pengurusan Perancangan dan perolehan ICT. a. Dasar ICT Kementerian meliputi,  Perancangan dan penyelarasan peruntukan kewangan keperluan ICT  Pelaksanaan perolehan dan perbekalan ICT  Pengurusan pelupusan ICT b. Urusetia Jawatankuasa Maklumat Pengkomputeran Kementerian c. Latihan dan kemajuan staf bahagian.

5.

Pengurusan pejabat a. Perkhidmatan b. Pentadbiran pejabat c. Kewangan

2.8 PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

A.

Pembangunan dan Penyenggaraan Sistem

Aktiviti

2.8.1(a) Kajian Pengguna (i)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2

Jawatan

Proses Kerja

Ketua Penolong Pengarah

1. Terima arahan untuk membuat kajian sistem aplikasi baru. 2. Buat perbincangan dengan pengguna/pemohon bagi mendapatkan kepastian kesediaan dan kesungguhan pengguna serta maklumat-maklumat tambahan. 3. Melakukan “fact finding” yang merangkumi maklumat berikut, i. Kesediaan peruntukan kewangan ii. Kesediaan tenaga kerja iii. Kesediaan disetiap peringkat pengguna iv. Kemudahan infrastruktur ICT masakini v. Kos terlibat vi. Jadual perancangan 4. Sediakan laporan ‘Project Brief”. 5.

Kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan.

6. Jika projek tidak diluluskan, maklumkan kepada pengguna. 7. Jika projek diluluskan, tubuhkan pasukan projek yang dianggotai oleh, i. ii. iii.

Pegawai Sistem Maklumat - ketua projek Pen. Pegawai sistem Maklumat Pegawai dari Bahagian Pemohon.

8. Serahkan ‘Project Brief’ kepada ketua projek untuk memulakan kajian kemungkinan.

Aktiviti

2.8.1(a) Kajian Pengguna (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2 Carta Aliran Kerja

Mula

Terima Arahan

Bincang dengan pengguna / pemohon

Lakukan ‘fact finding’

Sediakan Laporan

A

Aktiviti

2.8.1(a) Kajian Pengguna (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

2/2 Carta Aliran Kerja

A

Kemukakan Laporan kepada Pengarah

Maklum kepada pengguna/pemohon

Tidak

Lulus ? Ya Tubuh pasukan projek

Tamat

Serah Laporan kepada ketua projek

Tamat

Aktiviti

2.8.1(a) Kajian Pengguna (iii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/1 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Tiada

Aktiviti

2.8.1(b) Kajian Kemungkinan (i)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2

Jawatan

Proses Kerja

Pegawai Sistem Maklumat

1. Terima dokumen ‘Project brief’. 2. Bincang dengan kumpulan projek dan pengguna tentang skop sistem. 3. Tentukan objektif, terma rujukan (TOR), metodologi kajian dan jadual kerja. 4. Lakukan kajian kemungkinan dengan mengambil kira secara terperinci butiran seperti, i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x.

Kesediaan peruntukan kewangan Kesediaan tenaga kerja Kesediaan disetiap peringkat pengguna Kemudahan infrastruktur ICT masakini Kos terlibat Jumlah tenaga kerja terlibat. Jangkaan masa yang diperlukan. Tahap keutamaan projek. Cadangan sistem aplikasi Cadangan samada diteruskan atau tidak.

5. Sediakan laporan lengkap. 6. Bentangkan di mesyuarat Pemandu ICT Bahagian untuk persetujuan. 7. Jika diluluskan, kemaskini Jadual Perancangan sistem dan laksanakan aktiviti analisa Sistem.

Aktiviti

2.8.1(b) Kajian Kemungkinan (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2 Carta Aliran Kerja

Mula

Terima dokumen ‘project brief’

Bincang dengan kumpulan projek dan pengguna

Tentukan Objektif, TOR, metodologi kajian dan jadual kerja

Lakukan kajian kemungkinan dan sediakan laporan

A

Aktiviti

2.8.1(b) Kajian Kemungkinan (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

2/2 Carta Aliran Kerja

A

Bentangkan di mesyuarat penyelarasan dengan Pengguna

Buat pembetulan / pindaan.

Tidak

Setuj u Ya

Kemaskini Jadual Perancangan Sistem

Laksana aktiviti Analisa Sistem

Tamat

Aktiviti

2.8.1(b) Kajian Kemungkinan (iii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/1 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Tiada

Aktiviti

2.8.1(c) Analisis Sistem (i)

SubAktiviti Muka Surat Jawatan

1/2 Proses Kerja

Pegawai sistem Maklumat

Aktiviti

2.8.1(c) (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2

1.

Dapatkan maklumat awal dari kemungkinan seperti berikut, i. Masalah sistem semasa ii. Sempadan/skop sistem iii. Kos terlibat

2.

Tubuhkan pasukan projek dan buat persediaan bagi perkara-perkara berikut untuk permulaan, i. Definasi skop sistem ii. Anggaran masa pelaksanaan projek iii. Definasi bidang tugas ahli-ahli iv. Pemilihan ‘development tools’, pangkalan data dan support tools. v. Menyediakan kaedah temuduga

3.

Buat kajian terhadap sistem semasa dengan menggunakan kaedah ‘work flow diagram’ merangkumi aspek-aspek berikut, i. Aliran dokumen ii. Aliran kerja iii. Senarai dokumen iv. Sumber dokumen v. Struktur organisasi vi. Proses sistem masakini

4.

Kaji dan rangka ‘logical data structure’ untuk sistem yang dicadangkan.

5.

Sediakan dokumentasi dan bentangkan dalam mesyuarat pemandu ICT pengguna.

6.

Jika bersetuju, mulakan aktiviti Reka Bentuk Sistem.

Analisis sistem

Carta Aliran Kerja

laporan

kajian

Mula

Dapatkan maklumat awal dari kajian kemungkinan

Tubuhkan pasukan projek

Buat kajian sistem semasa

Sediakan laporan analisa sistem serta cadangan sistem

A

Aktiviti

2.8.1(c) (ii)

Analisis Sistem

SubAktiviti Muka Surat

2/2 Carta Aliran Kerja

A

Bentangkan di mesyuarat

Buat pembetulan / pindaan.

Tidak

Setuj u Ya Mulakan aktiviti Rekabentuk Sistem

Tamat

Aktiviti

2.8.1(c) (iii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/1

Analisis Sistem

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Tiada

Aktiviti

2.8.1(d) Rekabentuk Sistem (i)

SubAktiviti Muka Surat Jawatan

1/2 Proses Kerja

Pegawai Sistem Maklumat

Aktiviti

1.

Bincang dengan pengguna dan pilih landasan sistem yang paling sesuai samada berasaskan, i. Kerangka Utama ii. Server based iii. Stand-alone (komputer mikro) iv. Web based

2.

Dapatkan maklumat berikut berasaskan landasan yang dipilih, i. Kos ii. Jangkamasa iii. Masalah fizikal iv. Kemudahan infrastruktur v. Kesan ke atas organisasi vi. Prosidur operasi vii. ‘system sizing’

3.

Sediakan spesifikasi sistem dan rekabentuk data dalam bentuk, i. Rational data analysis ii. Logical data design iii. rekabentuk proses (process design)

4.

Kaji dan bincang semula rekabentuk untuk mendapatkan yang paling optima.

5.

Alihkan rekabentuk logikal kepada rekabentuk fizikal khusus kepada pangkalan data yang dipilih.

6.

Sediakan dan lakukan perkara berikut, i. Wujudkan fail/database ii. Spesifikasi program iii. System test plan iv. Operational and manual procedures v. Implementation plan

7.

Mulakan aktiviti pemprograman.

2.8.1(d) Rekabentuk Sistem (ii)

SubAktiviti Muka Surat

1/2 Carta Aliran Kerja

Mula

Bincang dan kaji untuk memilih landasan sistem

Sediakan spesifikasi sistem

Kaji dan bincang untuk mendapat sistem yang optima

Sediakan dokumentasi rekabentuk sistem

A

Aktiviti

2.8.1(d) Rekabentuk Sistem (ii)

SubAktiviti Muka Surat

2/2 Carta Aliran Kerja

A

Kemukakan kepada KPP

Buat pembetulan / pindaan.

Ya

Pindaa n Tidak Bangunkan rekabentuk fizikal

Mulakan Aktiviti Pemprograman

Tamat

Aktiviti

2.8.1(d) Rekabentuk Sistem (iii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/1 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Tiada

Aktiviti

2.8.1(e) Pemprograman (i)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2

Jawatan

Proses Kerja

Penolong Pegawai Sistem Maklumat

1.

Terima spesifikasi program dari PSM.

2.

Semak spesifikasi program mengenai perkara-perkara berikut, i. ii. iii. iv. v. vi.

Aktiviti

Tujuan Definasi fail Proses Input Output Cartalir

3.

Bangunkan program mengikut spesifikasi.

4.

Uji program yang dibangunkan bersama-sama ketua projek / Pegawai Sistem Maklumat.

5.

Buat pembetulan jika ada ralat atau perubahan spesifikasi.

6.

Kemaskinikan dokumentasi spesifikasi program.

7.

Serahkan dokumentasi kepada ketua projek / Pegawai sistem Maklumat.

2.8.1(e) Pemprograman (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2 Carta Aliran Kerja

Mula

Terima spesifikasi program

Semak spesifikasi program

Bangunkan program

Uji program

A

Aktiviti

2.8.1(e) Pemprograman (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

2/2 Carta Aliran Kerja

A

Buat pembetulan / pindaan.

Ya

Pindaa n

Tidak Kemaskini dokumentasi spesifikasi program

Serahkan dokumentasi kepada ketua projek

Tamat

Aktiviti

2.8.1(e) Pemprograman (iii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/1 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Tiada

Aktiviti

2.8.1(f) (i)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2

Jawatan

Pengujian dan Penerimaan Sistem

Proses Kerja

Ketua Projek/ Pegawai Sistem Maklumat

Aktiviti

2.8.1(f) (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2

1.

Semak status aktiviti pemprograman telah lulus ujian.

2.

Pastikan pemasangan sistem aplikasi baru selesai.

3.

Sediakan ‘system test plan’ dan perkara berikut, i. Data ujian ( test data ) ii. Keputusan ujian yang dijangkakan

4.

Lakukan pengujian sistem secara berperingkat.

5.

Terima keputusan ujian.

6.

Jika berlainan keputusan dengan yang dirancangkan, adakan perbincangan bagi mengenalpasti kesilapan.

7.

Buat pembetulan dari segi pemprograman atau data.

8.

Lakukan ujian sehingga mendapat keputusan yang dijangkakan / dirancangkan.

9.

Kemaskini semua dokumentasi yang terlibat.

10.

Aturkan mesyuarat penerimaan sistem oleh pengguna.

Pengujian dan Penerimaan Sistem

Carta Aliran Kerja

Mula

Semak status aktivit programan

Pastikan pemasangan sistem baru selesai

Sediakan ‘system test plan’

A

Aktiviti

2.8.1(f) (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

2/2

Pengujian dan Penerimaan Sistem

Carta Aliran Kerja

A

Lakukan ujian sistem

Buat pembetulan / pindaan.

Tidak

o.k. ?

Ya Kemaskini dokumentasi

Aturkan penerimaan sistem

Tamat

Aktiviti

2.8.1(f) (iii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/1

Pengujian dan Penerimaan Sistem

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Tiada

Aktiviti

2.8.1(g) Pelaksanaan Sistem (i)

SubAktiviti Muka Surat Jawatan

1/2 Proses Kerja

Ketua Projek / Pegawai Sistem Maklumat

1. Pastikan perkara berikut telah dibuat, i. ii. iii. iv.

Pemasangan sistem baru Peralihan data ke format sistem baru Perbekalan dan pemasangan infrastruktur Kesediaan infrastruktur

2. Siapkan pelan tindakan peralihan sistem. 3. Uji dan larikan sistem dengan data sebenar. 4. Sediakan program latihan untuk pengguna. 5. Sediakan jadual operasi sistem. 6. Laksanakan operasi selari / parallel operation bagi tempoh yang dipersetujui bersama. 7. Serah sistem baru secara resmi.

Aktiviti

2.8.1(g) Pelaksanaan Sistem (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2 Carta Aliran Kerja

Mula

Pastikan infrastruktur sistem siap

Siapkan pelan tindakan peralihan sistem

Uji sistem dengan data sebenar

Sediakan program latihan dan jadual operasi

A

Aktiviti

2.8.1(g) Pelaksanaan Sistem (ii)

SubAktiviti Muka Surat

2/2 Carta Aliran Kerja

A

Laksanakan ujian selari / parallel running

Buat pembetulan / pindaan.

Tidak

Berjay a Ya Serahkan sistem kepada pengguna secara resmi

Tamat

Aktiviti

2.8.1(g) Pelaksanaan Sistem (iii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/1 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Tiada

Aktiviti

2.8.1(h) Kajian Impak / System review (i)

SubAktiviti Muka Surat Jawatan

1/2 Proses Kerja

Ketua Penolong Pengarah

1. Kenalpasti sistem aplikasi yang perlu dibuat kajian impak berasaskan keperluan pengguna atau masalah/isu yang timbul darinya. 2. Sedia kertas kerja ringkas kajian impak mengandungi perkara berikut, i. ii. iii. iv. v.

Kesan ke atas organisasi. Kepuasan pengguna. Faedah-faedah. Masalah dan isu yang timbul Tahap pencapaian

3. Bentang kertas kerja di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian. 4. Jika bersetuju, jalankan kajian impak secara terperinci mengandungi maklumat berikut, i. ii. iii. iv. v. vi. vii.

Objektif Kesan ke atas organisasi. Kepuasan pengguna. Faedah-faedah. Masalah dan isu yang timbul. Tahap pencapaian. Cadangan ( kajian semula / perubahan sistem ).

5. Sediakan laporan kajian impak. 6. Bentang cadangan di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian dan terima keputusan mengenainya. 7. Laksanakan keputusan mesyuarat.

Aktiviti

2.8.1(h) Kajian Impak / System review (ii)

SubAktiviti Muka Surat

1/2 Carta Aliran Kerja

Mula

Kenalpasti sistem aplikasi yang memerlukan kajian impak

Sediakan kertas kerja

Bentangkan dalam mesyuarat

Lakukan kajian impak secara terperinci dan sediakan laporan

A

Aktiviti

2.8.1(h) Kajian Impak / System review (ii)

SubAktiviti Muka Surat

2/2 Carta Aliran Kerja

A

Bentangkan di mesyuarat

Buat pembetulan / pindaan.

Tidak

setuj u Ya Laksanakan keputusan mesyuarat

Tamat

Aktiviti

2.8.1(h) Kajian Impak / System review (iii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/1 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Tiada

2.8 PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

B.

Pusat Data dan Khidmat Sokongan

5. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI PENGURUSAN PEJABAT 1.

Perkhidmatan/Perjawatan (a) Urusan Pengesahan Dalam Jawatan (b) Urusan Pengisian Jawatan

(c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n) (o) (p) (q) 2.

Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen Urusan Penanggungan Kerja Urusan Cuti Separuh Gaji Urusan Cuti Tanpa Gaji Urusan Cuti Tanpa Rekod Urusan Peperiksaan Jabatan Urusan Kursus Perkhidmatan Urusan Peperiksaan Dalam Perkhidmatan Urusan Pengesahan Perlantikan Urusan Penanggungan Kerja Urusan Hal Ehwal Perkhidmatan Pegawai Urusan Pengemaskinian Buku Perkhidmatan Urusan Hal Ehwal Pencen Urusan Pergerakan Gaji Urusan Penyata Perjawatan Suku Tahunan

Pentadbiran (a) Urusan Surat Menyurat (b) Urusan Penggunaan Kad Perakam Waktu (c) Urusan Keselamatan Pejabat (d) Urusan Kebersihan Pejabat (e) Urusan Pengawalan Pengedaran Fail (f) Urusan Penghantaran Surat (g) Urusan Pengurusan Masa Berkomputer(SPMS) (h) Urusan Cuti Rehat (i) Urusan Permohonan Lawatan Rasmi/Persendirian Luar Negeri (j) Urusan Pengemaskinian Carta Organisasi BTMK

(k) 3.

Urusan Surat Pengenalan/Akuan Sakit

Kewangan (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n) (o) (p)

Urusan Penyediaan Belanjawan Tahunan Urusan Pembayaran Urusan Penyata Penyesuaian Akaun Urusan Pindah/Tambah Peruntukan Urusan Menyemak Dan Menandatangani Baucer Pembayaran Gaji Urusan Menyemak Dan Menandatangani Baucer Bayaran Urusan Menyemak Dan Menandatangani Semua Baucer Jurnal Dan Waran Peruntukan Urusan Menyemak Dan Menguruskan Pinjaman Kenderaan, Perumahan Dan Komputer Urusan Tempahan Tiket-Tiket Perjalanan Urusan Anggaran Belanjawan Urusan Menyemak Panjar Wang Runcit Urusan Menyemak Resit Urusan Menyemak Dan Menandatangani Semua Perubahan Gaji Kakitangan Bahagian Urusan Penyediaan Pesanan Tempatan Urusan Pesanan Tempatan Urusan Semakan Buku Vot

Aktiviti

5.1.(a) (i)

Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

SubAktiviti Muka Surat Jawatan

1/2 Proses Kerja

Pembantu Tadbir Perkhidmatan

1. Semak daftar perkhidmatan setiap bulan dan pastikan pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan 2. Semak fail peribadi dan Buku Perkhidmatan pegawai-pegawai berkenaan dan kemukakan fail-fail peribadi pegawai-pegawai yang layak mengikut tempoh perkhidmatannya kepada Pegawai Eksekutif (BTMK)

Pegawai Eksekutif

3. Jika pegawai tidak memenuhi syarat mengikut skim Perkhidmatan arah Pembantu Tadbir Perkhidmatan mengambil tindakan melanjutkan tempoh percubaan jika tempoh percubaan telah tamat. 4. Jika pegawai telah memenuhi syarat, rujuk(minit) dalam fail peribadi dan nyatakan semua syarat-syarat telah dipenuhi untuk perakuan pegesahan dalam jawatan.

Ketua Jabatan /Pengarah Bahagian

5. Catat perakuan dalam fail peribadi pegawai berkenaan dan kembalikan fail kepada Pegawai Eksekutif.

Pegawai Eksekutif

6. Minit dalam fail peribadi dan arah Pembantu Tadbir Perkhidmatan memproses urusan pengesahan dalam jawatan.

Pembantu Tadbir Perkhidmatan

7. Sediakan dokumen-dokumen untuk tandatangan Pegawai Eksekutif seperti berikut:(i) (ii) (iii) (iv)

Borang perakuan Pengesahan Dalam Jawatan (Perintah Am 36); Kenyataan Lulus Peperiksaan; dan Kenyataan Perkhidmatan Surat Sokongan

8. Kemukakan semua dokumen di atas (para 7) kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA). Pegawai Eksekutif

9. Terima surat pengesahan dalam jawatan dari SPA dan kemukakan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan dokumentasi.

Pembantu Tadbir Perkhidmatan

10. Ambil tindakan-tindakan berikut: (i)

Serahkan surat asal kepada

(ii) (iii)

Aktiviti

5.1.(a) (ii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/2

pegawai berkenaan Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) dalam (4) salinan dan Edarkan kepada Pembantu Tadbir Kewangan, SPA,JPA dan Fail Peribadi.

Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

Carta Aliran Kerja

Mula

Semak daftar perkhidmatan Pegawai belum sah Jawatan Semak fail peribadi dalam Buku Rekod Perkhidmatan,

Tidak Ya Arah PT Perkhidmatan ambil Tindakan lanjut tempoh percubaan Minit dalam fail peribadi dan Nyatakan semua syarat telah dipenuhi Catat perakuan dalam fail peribadi Kembalikan fail kepada Pegawai Perkhidmatan

A

Aktiviti

5.1. (a) (ii)

Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

SubAktiviti Muka Surat

2/2 Carta Aliran Kerja

A

Minit dalam fail , arah PT Perkhidmatan Proses dan sediakan dokumen untuk Tandatangan Pegawai Pegawai terima surat pengesahan dalam Jawatan dari Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir Proses dan Edar

Tamat

Aktiviti

2.8.1(g) Pelaksanaan Sistem (iii)

SubAktiviti

-

Muka Surat

1/1

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Tiada

Aktiviti

2.8.1(h) Kajian Impak / System review (i)

SubAktiviti Muka Surat

1/2

Jawatan Ketua Penolong Pengarah

Proses Kerja 8. Kenalpasti sistem aplikasi yang perlu dibuat kajian impak berasaskan keperluan pengguna atau masalah/isu yang timbul darinya. 9. Sedia kertas kerja ringkas kajian impak mengandungi perkara berikut, vi. vii. viii. ix. x.

Kesan ke atas organisasi. Kepuasan pengguna. Faedah-faedah. Masalah dan isu yang timbul Tahap pencapaian

10. Bentang kertas kerja di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian. 11. Jika bersetuju, jalankan kajian impak secara terperinci mengandungi maklumat berikut, viii. ix. x. xi. xii. xiii. xiv.

Objektif Kesan ke atas organisasi. Kepuasan pengguna. Faedah-faedah. Masalah dan isu yang timbul. Tahap pencapaian. Cadangan ( kajian semula / perubahan sistem ).

12. Sediakan laporan kajian impak. 13. Bentang cadangan di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian dan terima keputusan mengenainya. 14. Laksanakan keputusan mesyuarat.