Fail Meja

MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA ☞Satu Alat Pengurusan. ☞Manual Prosedur Kerja - MPK dan Fail Meja FM bukanlah satu perkara baru. ☞Konsep Fail Meja (Desk Fail) telah wujud dalam Perkhidmatan Awam sejak dahulu lagi. ☞Dalam beberapa bentuk dan rupa:➧ Prosedur Jabatan. ➧ Arahan Tetap Jabatan. ➧ Garis Panduan Bekerja.

☞Tahun 1991 Kerajaan melancarkan beberapa Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam kearah peningkatan kecekapan, keberkesanan dan kualiti hasil kerja kakitangan Kerajaan. ☞Satu daripada Pekeliling adalah PKPA 8/91 mengenai MPK dan FM. ☞MP K dan FM boleh dianggap sebagai satu konsep baru kerana ia mempunyai beberapa perbezaan:➧ dari segi bentuk. ➧ Dari mekanisma.

☞MP K dan FM langkah kearah meninggikan lagi:mutu perkhidmatan prestasi perkhidmatan produktiviti organisasi

☞‘Scenario’ sekarang ada beberapa soalan yang sukar dijawab. ☞Adakah semua Jabatan dan kakitangan awam mempunyai MPK dan FM masing-masing? ☞Adakah MP K dan FM digunakan sebagai panduan semasa menjalankan tugas?

☞Pada amnya semua agensi Kerajaan sedar dan tahu konsepnya. ☞Ada agensi yang sudah wujudkan MPK dan FM. ☞Walau bagaimanapun penggunaan MPK dan FM dalam menjalankan tugas tidak meluas. ☞Banyak MPK merupakan dokumen yang disimpan sahaja dan kebanyakkan FM hanya tinggal di atas meja/laci sahaja dan tidak dirujuk/dikemaskinikan.

ASAS-ASAS PENGURUSAN BERKUALITI Kualit i - Keunggulan atau kecemerlangan yang sukar diukur, malah hanya boleh dirasa atau dinikmati melalui pengalaman. ☞ Konsep Kua lit i ➧ Perkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan dan ‘stake holders’ yang telah diterjemahkan kepada standard kecemerlangan. ➧ Memenuhi kehendak dan cita rasa pengguna.

☞ Konsep Pe la ng gan ➧ Pelanggan dalaman. ➧ Pelanggan luaran.

☞ Kualiti Mela lui Pence gah an ➧ Tidak memberi peluang sebarang kecacatan. ➧ Zero ‘defect’. ➧ Mematuhi spesifikasi pengeluaran yang tertentu.

☞ Kos Kualit i ➧ Kos wajib. ➧ Kos bagi menentukan standard dipenuhi. ➧ Kos tambahan kerana tidak mematuhi standard kualiti.

Peningkatan kualiti adalah satu proses berterusan.

KONSEP MPK MPK Dokumen rujukan/panduan untuk peringkat jabatan/pejabat. ➘Memberi gambaran menyeluruh mengenai organisasi. – Fungsi – Objektif

➘Merekodkan cara bekerja secara sistematik. ➘Prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti. ➘Ketua-ketua Bahagian perlu ada MPK.

KONSEP FM ☞ Panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam organisasi. ☞ Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya. ➧ Mengandungi maklumat dan peraturan-peraturan yang lengkap mengenai tugas/tanggungjawab.

☞ FM hendaklah diletakkan di atas meja pegawai. ☞ FM satu cabutan (extract) salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukan oleh individu itu.

KEBAIKAN MPK/FM ☞ Merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai rujukan rasmi. ☞ Keseragaman sistem/kaedah kerja. ☞ Menentukan peraturan dipatuhi. ☞ Mengurangkan kesilapan. ☞ Sebagai alat latihan informal. ☞ Menyenangkan pertukaran pekerja - proses ambilalih tugas. ☞ Memudahkan kajian mengenai sistem kerja. ☞ Mengurangkan arahan secara lisan. ☞ Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain.

MPK DAN FM ☞ Dua dokumen yang berbeza walaupun ia adalah 2 dokumen penting yang saling berkaitan dan bantu membantu antara satu sama lain. ☞ Tanpa MPK, FM tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh. ☞ Tanpa FM pula, MPK tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh. ☞ Tanpa FM pula, MPK tidak bermakna dan ia tidak dapat menunjukkan secara terperinci apa yang dilakukan oleh seseorang individu.

PERBEZAAN MPK DAN FM Dokumen rujukan peringkat pejabat - makro

Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan - mikro.

Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan.

Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu.

Satu MPK untuk satu jabatan.

Satu FM untuk satu jawatan.

Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan.

Mengandungi maklumat panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan.

KANDUNGAN MPK

(a )

Lat ar Be lak ang Ja ba tan/ Pe ja ba t CO NTOH LEMB AG A PEM ASARAN PER TAN IAN PE RSE KUTU AN (FAMA)

Latar Belakang Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974. Strategi Berdasarkan kepada hasrat Dasar Pertanian Negara, FAMA telah menyusun strategi supaya dapat meningkatkan sumbangannya kepada pembangunan pasaran hasil-hasil pertanian melalui:(a) Menggalakkan penyertaan petani dalam pemasaran; (b) Meluaskan saiz pasaran di dalam dan di luar negeri; (c) Memperbaiki amalan pemasaran di peringkat ladang dan pasaran; (d) Mempertingkatkan maklumat pasaran; dan (e) Menambahkan saluran pasaran.

(b)

Obje kti f Ja bata n OBJEKTIF JABATAN adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan selaras dengan matlamat penubuhannya.

TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF JABATAN ☞ Memberi halacara yang jelas kepada jabatan supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat ianya ditubuhkan. ☞ Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah jabatan supaya memenuhi keperluan pelanggan. ☞ Menjadi asas penilaian keberkesanan jabatan bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi jabatan. ☞ Memberi tunjuk arah di mana objektif jabatan/pejabat menjadi asas bagi pembentukan objektif yang lebih khusus dan terperinci pada peringkat bawah dalam jabatan/pejabat. ☞ Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang jabatan/pejabat.

CARTA ORGANISASI ☞Carta organisasi pejabat menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki di dalam sesebuah jabatan/pejabat. Ia menjelaskan perkaraperkara seperti aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan dan rangkaian perintah (chain of command) yang terdapat di jabatan/pejabat berkenaan.

KEGUNAAN CARTA ORGANISASI ☞Asas penambahan/pengurangan kakitangan. ☞Memberi gambaran mengenai fungsifungsi jabatan/pejabat. ☞Perancangan latihan pegawai/kakitangan. ☞Sumber maklumat pengurusan.

FUNGSI UTAMA JABATAN/PEJABAT Fungsi Utama Jabatan/Pejabat adalah merupakan tugas-tugas yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/pejabat berkenaan mencapai objektif penubuhannya. Terdapat dua (2) jenis fungsi utama iaitu:➧ Fungsi utama khusus. ➧ Fungsi utama biasa (common activity).

CONTOH FUNGSI UTAMA YANG KHUSUS

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG KHUSUS

Ak tiv iti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASA

Ak tiv it i ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASA

Ak tiv it i ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.

PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja. Maklumat yang perlu ada dalam format proses kerja ini ialah jawatan dan proses. Ak tiviti : C ontoh Fo rma t Pros es Kerja MPK

TINDAKAN-TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA ☞ Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenisjenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja. ☞ Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut. ☞ Mula dengan perkataan ‘perbuatan’ bagi menyenaraikan setiap proses. ☞ Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil langkah ke atas langkah-langkah yang berkenaan.

Aktiviti Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

Kerani Perkhidmatan

Semak daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikanm pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan. Semak fail peribadi dan Buku Perkhidmatan pegawai-pegawai berkenaan dan pastikan sama ada syarat-syarat pengesahan telah dipenuhi. Berikan fail kepada Penolong Pengarah Perkhidmatan.

Penolong Pengarah Perkhidmatan

Jika pegawai tidak memenuhi syarat: •Simpan fail dan Buku Perkhidmatan jika tidak melebihi tempoh percubaan. •Minta Kerani Perkhidmatan ambil tindakan melanjutkan tempoh percubaan jika tempoh percubaan telah tamat. Jika pegawai sudah memenuhi syarat, rujuk kepada Ketua Jabatan dengan catitan bahawa semua syarat-syarat yang ditetapkan telah dipenuhi untuk perakuan pengesahan dalam jawatan.

Ketua Jabatan

Catit perakuan dalam fail.

Kerani Perkhidmatan

Jika pegawai tidak memenuhi syarat lanjutkan tempoh percubaan (sila lihat proses lanjut tempoh percubaan). Bagi pegawai yang diperakukan untuk pengesahan, sediakan borang berikut:•Borang Perakuan Pengesahan Dalam Jawatan (seperti Perintah Am 36); •Kenyataan Lulus Peperiksaan; dan •Kenyataan Perkhidmatan.

Kerani Perkhidmatan

Sediakan surat dan hantar borangborang di atas kepada SPA melalui Ketua Perkhidmatan. Rekodkan pengesahan dalam jawatan dalam Buku Perkhidmatan dan beri surat asal kepada pegawai berkenaan. Sedia Kew. 8 (7 salinan) dan edarkan kepada:•Kerani Kewangan •SPA •JPA •Fail Peribadi

CARTA ALIRAN KERJA Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur. Simbol-simbol yang digunakan:Tindakan (langkah) dalam proses kerja Aliran Pilihan/keputusan (decision making) Tindakan serentak Penyambung

CONTOH CART A ALIR AN KERJ A BA GI PERATURA N PERM OHONAN MEMBA WA MASUK BUR UH ASIN G UNTUK BE KERJ A DI SEKTOR LADANG DAN PEMBIN AAN DI MALAYS IA Terima permohonan daripada Jabatan Imigresen untuk ulasan. Teliti permohonan dan minta pemohon asal kemukakan bukti mengenai usaha bagi mendapatkan pekerja tempatan seperti berikut: (a) Keratan iklan di akhbar. (b) Poster. (c) Surat pengesahan daripada Penghulu. (d) Lapuran daripada Pejabat Tenaga Rakyat. Kembalikan dokumen kepada pemohon asal untuk dilengkapkan dan salinkan kepada Jabatan Imigresen

Terima dokumen-dokumen berkaitan daripada pemohon asal Semak samada permohonan lengkap. TIDAK

Lengkap YA Sediakan syor ke atas laporan dan serahkan kepada Ketua Pengarah untuk keputusan. Buat keputusan permohonan berdasarkan syor. Serahkan keputusan permohonan kepada pegawai untuk tindakan pemberitahuan. Maklumkan keputusan permohonan kepada Jabatan Imigresen

KANDUNGAN FM

KANDUNGAN FAIL MEJA

CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT/ BAHAGIAN ☞ Car ta Organ is as i ja ba tan /b aha gian y ang meli batkan in div id u/ pe kerja pe rl u dis edia ka n. ☞ Kedud uk an ind iv idu d ala m ca rta itu p erlu dit and ak an (dilo rekk an)

CONTOH CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENTADBIRAN AM DAN KEWANGAN

SENARAI TUGAS ☞Se nar ai tug as ial ah s enarai y ang menj elas kan d eng an te pat d an te rp erinci me ng ena i tug as , tang gung jaw ab d an k uas a s eseorang pegaw ai untuk menjal ank an tug as tug as ny a.

CONTOH SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN, MAMPU JAWATAN : KERANI PENTADBIRAN

Semua perkara mengenai perkhidmatan, perlantikan, pengesahan dalam jawatan, kemasukan dalam jawatan, penanggungan kerja dan sebagainya.

1. Mengurus perlantikan, pengesahan dalam jawatan berpencen, kenaikan pangkat/ pemangkuan dan laianlain. 2. Mengurus rayuan penyelarasan dan pengubahsuaian gaji 3. Menyediakan Penyata Bulanan/suku Tahun mengenai kedudukan perjawatan/pertukaran dan laian-lain.

1. Kerani Rekod, Urusan Pengendalian Buku Perkhidmatan Kerajaan dan merekodkan setiap perubahan pegawai/staf. 2. Kerani Persuratan Urusan Fail Persendirian dan mengambil tindakan perlu.

4. Minta butir-butir mengenai Peribadi, kelulusan dan alamat untuk Rekod Perkhidmatan

5. 6.

Semua perkara mengenai pengesahan dalam jawatan, perlantikan danlain-lain.

Semua perkara mengenai perkhidmatan, perlantikan, pengesahan pemangkuan dan lain-lain.

Mengurus penyediaan laporan sulit tahunan, penyata perkhidmatan dan lain-lain. Mengurus tindakan tatatertib

Menerima laporan sulit dan semua pegawai

Menaip surat-surat berkaitan

Mengambil fail-fail sulit untuk tindakan. Membuat fotostat salinan-salinan yang perlu

Lain-lain tugas yang diarahkan. Kerani-kerani Perkhidmatan di Jabatan Perkhidmatan Awam.

KUASA ☞ Kuasa yang dibe rika n kepa da seseorang pega wai pe rl u dima klum kan kepad a pegawai berk ena an unt uk memu da hka n belia u bert ind ak dan memb ua t keputu san meng ik ut had dib enark an.

HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAIN ☞Hub unga n k er ja p ega wa i d eng an pegaw ai-p egawai la in p erlu dik eta hui untuk mem bant u peg aw ai berkenaa n me ny el esa ik an sesua tu tug as.

☞Jenis- je nis hubun ga n k er ja ant ar a seseorang p egaw ai d eng an p ega waipegaw ai lain; ➧ ➧ ➧ ➧

Hubungan kerja Hubungan kerja Hubungan kerja Hubungan kerja agensi luar.

dengan dengan dengan dengan

pegawai atasan pegawai bawahan rakan sejawatan pegawai dari agensi-

KEPENTINGAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN KERJA DALAM FM ☞Dap at m enj elas kan tug as d an tang gung jaw ab s eseorang p egawai. ☞Mem ud ahk an p iha k p eng ur us an mer ancang k ur sus yang s esuai unt uk pegaw ai

☞Mem ud ahk anp egawa i me ng ur us kan tug as y ang dip er ta ng gung jaw abk an. ☞Mem bolehk an p ega wai men getahui had -had k ua sa y ang d ip er untuk kan kepada ny a. ☞Menj elas kan hu bung an k erj a d i anta ra seor ang p egaw ai d eng an pegaw ai-p egawai la in.

CONTOH ☞ PERATUR AN- PERATUR AN P ENTAD BIR AN BAGI S ET IAP AK TIVIT I ➧ AKTIVITI -

Urusan Pengesahan Dalam Jawatan.

Pera tu ra n-perat ura n P entadb ira n

:

(a) Pengesahan jawatan di dalam Perkhidmatan Awam mengambil masa di antara 1 hingga 3 tahun dan tarikh mula berkhidmat. Keadaan ini boleh berlaku sekiranya seseorang staf telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatannya.

(b) Semua urusan mengesahkan seseorang pegawai dalam jawatannya hendaklah disertai dengan surat perakuan dan Ketua Jabatan (c) Seseorang pegawai yang tidak disahkan selepas tempoh percubaannya tidak layak dinaikkan gaji tahunannya sehingga beliau disahkan dalam jawatannya.

(d) Pada amnya. Lanjutan tempoh percubaan seseorang pegawai diperlukan dalam keadaan di mana pegawai tidak lulus semua peperiksaan yang disyaratkan dalam tempoh percubaannya. (e) Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa yang melantik melelui Ketua Perkhidmatan dengan sokongan Ketua Jabatan.

(f) Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mengemukakan perakuan kepada pihak berkuasa lantikan melalui Ketua Perkhidmatan tentang perlanjutan tempoh percubaan tiga (3) bulan sebelum tamat tempoh percubaan pegawai itu.

PROSES KERJA ☞Setiap senarai tugas seseorang pegawai perlu disediakan proses kerjanya. ☞Contoh format bagi proses kerja ialah:

BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANG-UNDANG/ PERATURAN YANG BERKAITAN

PROSES KERJA BAGI TUGAS MENGADAKAN PEPERIKSAAN UNTUK JURURAWAT-JURURAWAT PELATIH.

1.

Sediakan deraf soalan-soalan

2.

Kemukakan soalan-soalan untuk peperiksaan kepada Pengetua (sekurang-kurangnya satu minggu sebelum tarikh peperiksaan).

3.

Tentukan 3.1. Tarikh peperiksaan 3.2. Masa Peperiksaan 3.3. Tempat peperiksaan

4.

Sediakan kertas jawapan untuk peperiksaan

5.

Aturkan bilik-bilik darjah

Senarai tugas dan tanggungjawab Pengajar Jururawat Pengetua

6.

Jalankan/awasi peperiksaan

7.

Kumpulkan kertas-kertas jawapan

8.

Serahkan kertas-kertas jawapan kepada Pengetua

9.

Serahkan kertas jawapan kepada pemeriksa

10..

Periksa kertas jawapan peperiksaan

11.

Senaraikan markah dan keputusan peperiksaan

12.

Sediakan laporan kemajuan penuntut-penuntut

13.

Serahkan kepada Pengetua

14.

Catatkan markah peperiksaan ke dalam rekod peribadi penuntut dan Buku Daftar

Pengetua

Pengetua

TINDAKAN-TINDAKAN YANG PERLU DILAKSANAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA ☞ Semak s ena rai tug as b agi me ng ena lp as ti je nis -je nis kerja ya ng me merlu ka n peny edia an pr oses k erja ☞ Sedia kan u ru ta n t ind ak an-t indak an yang terlib at da la m melak sana kan kerja t ers ebu t

☞ Mula kan d eng an pe rkat aan “ pe rb ua tan” bagi me ny enar aika n s etia p pr oses. ☞ Se nar aik an p ega wai-p ega wai y ang p erlu diru juk . ☞ Se nar aik an u nd ang -un dan g da n p era tur an yang b erk ait an d eng an t ug as b erk enaa n .

CARTA ALIRAN KERJA ☞ Ba gi m aks ud fail meja , c art a a lir an ke rja yang p erlu d im as uk ka n k e da la m fail me ja seseora ng pe gawai ia la h c art a a lir an ke rja aktiv it i y ang te rda pat da la m M PK yang berk aita n d eng an t uga s pe gaw ai berk ena an. La ng ka h-la ng kah da la m aktiv it i y ang me lib atk an pe gaw ai be rkenaan hend ak la h ditand aka n ( dilo re kka n).

CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN

NOTA Proses Kerja Yang Melibatkan Kerani Perkhidmatan

SAMBUNGAN CARTA DI ATAS

PERATURAN PENTADBIRAN/ UNDANG-UNDANG ☞ Se tia p akt iv iti m empun ya i be berapa pera tura n u nd an g- un da ng ya ng ha rus dik etahu i dan d ip atuh i o le h p eng ur us an dalam m enja la nk an ak tiv iti sesebua h ja ba tan .

SENARAI SEMAK/CHECKLIST ☞ Che ck lis t ia la h satu ala t pera nc ang an da n kawala n kerja yang ring kas dan tepa t meng enai tind ak an- tin da kan yang perlu dia mb il da la m me ng end ali ka n se suatu aktiv it i. Che ck lis t berfun gsi se baga i pelan tind ak an da la m melaksana kan sesua tu aktiv it i.

CONTOH ☞ CH ECK LIS T T UG AS ‘ RECEP TION NUR SE’ D I D EWAN BED AH ( O. T)

✔

✔

✔

Ketika mengemukakan soalan pertanyaan suara hendaklah lembut serta jelas mudah difahami oleh pesakit.

KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/CHECKLIST ☞Mem ber i p eringa tan d an s emak an k e ata s tind ak an y ang p er lu d iamb il. ☞Mengelak kan d arip ad a ber la kuny a kecuaia n, lup a, kesilap an dll.

KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/CHECKLIST ☞Mem ber i p eringa tan da n s emak an k e ata s t ind ak an yang p er lu d iamb il. ☞Mengelak kan d arip ad a b er lak uny a kecuaian, lup a, k es ilap an d ll.

☞Menj adi as as k epada k awala n kesela matan te rutama ak tiv iti te knik al seper ti jadual p erj alanan ud ar a, laut, ‘a ss emb ly line’ d ll. ☞Se bagai al at p eng awas an y ang mud ah d ir ujuk d ala m me nentuk an taha p p enca paian kerj a, me ng esa n kelewat an d ll.

☞Ala t s emakan te rhad ap p er karaperkar a p ent ing yang p erlu d iber i perha tia n seb elum d ite liti ata u dilulusk an. ☞Se bagai a lat k aw al an d an peny elar asan k er ja. ☞Mew uj ud kan d isip lin d alam me lak sana kan tug as .

NORMA KERJA ☞No rma k er ja ialah jangk am asa at au lain- lain penguk ur an pre stas i y ang te la h d itetap kan ba gi m eny iap kan sesua tu k erja. Ia b ole h me njad i pand uan k epad a pek erj a s upa ya taha p p resta si y ang d iharap kan dap at dic ap ai sepenuhny a.

NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH KERANI PERKHIDMATAN

1.

Mengurus Perlantikan

115 minit

15 unit

2.

Mengurus Pengesahan Dalam Jawatan

151 minit

13 unit

3.

Mengurus Kemasukan Ke Dalam Jawatan Berpencen

195 minit

10 unit

4.

Mengurus Kenaikan Pangkat

95 minit

21 unit

5.

Mengurus Pemangkuan

155 minit

131 unit

6.

Penyediaan Penyata Bulanan/Suku Tahunan

120 minit

16 unit

7.

Mengurus Pertukaran Pegawai

185 minit

11 unit

LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN NORMA KERJA ☞Dap at kan Nor ma k erj a b ag i jaw at an yang ber kenaan ata u y an g bersama an d ari s um ber-s um ber y ang bole h dig una kan s ekirany a ad a d an sesua ik an deng an jaw atan, p eralat an dan me sin d i p ejab at .

☞Jik a b elum a da , w ujud kan da ri sumb er-s umber la in, atau jalank an kajia n peng uk ur an k er ja.

SENARAI TUGAS HARIAN ☞Se nar ai tug as ha rian i alah f or mat bag i me ng ing ati d an me ranca ng ak tiv iti uta ma y ang perlu dilak sana kan pa da hari b erk ena an. ☞Bole h dis edia kan s ama ad a d i seb elah petang a ta u sew ak tu mula beker ja d i s ebela h p ag i.

SENARAI TUGAS HARIAN NAMA : JAWATAN : TARIKH

:

BIL.

TUGAS SAYA HARI INI

CATATAN

CATATAN : Sila letakkan senarai ini di atas meja anda

BORANG TINDAKAN KERJA ☞Se bagai al at p eng awas an k er ja ☞Mem bantu p ihak p engu rus an meng esan s eti ap tind ak an y ang te rlib at d alam p ela ksa naan k erj a.

☞Mem asti kan s emua p iha k y ang te rlib at me nga mbil t ind akan sew ajarny a da lam te mp oh y ang dite ta pkan.

BORANG TINDAKAN KERJA AKT IV IT I PERC ET AKAN LAP OR AN MAM PU OLE H JAB AT AN PERC ET AKAN NEGARA