4panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja (mpk)

PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM)

KONSEP MPK DAN FM Kenyataan harapan jabatan/pejabat Tuju arah yang jelas peringkat JABATAN PEJABAT

Dokumen rasmi MPK

Penentuan fungsi yang jelas Pembahagian aktiviti antara unit yang jelas Rangkaian prosedur dan pegawai/staf bertanggungjawab yang jelas bagi setiap aktiviti

Peningkatan kecekapan dan keberkesanan Peningkatan produktiviti

KONSEP MPK DAN FM peringkat Dokumen rasmi Individu / jawatan

FM

•Tuju arah yang jelas •Tugas dan tanggungjawab yang jelas •Kedudukan yang jelas dalam jabatn / pejabat •Dasar-dasar dan peraturan yang jelas •Prosedur dan aliran kerja yang jelas

Peningkatan kecekapan dan keberkesanan Peningkatan produktiviti

TUJUAN DAN KONSEP 



TUJUAN: Untuk membantu ketuaketua jabatan menyediakan MPK dan FM dengan lebih berkesan dan berkualiti KONSEP : dua dokumen rasmi yang dapat membantu dalam pengurusan dan dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti

PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) 

 



Bagi menyediakan kandungan MPK langkah berikut perlu dilaksanakan: Tentukan objektif jabatan/pejabat Sediakan carta organisasi jabatan/pejabat Senaraikan fungsi-fungsi utama jabatan/pejabat

PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) 







Senaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi utama Sediakan proses kerja yang terlibat bagi tiap-tiap aktiviti Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap aktiviti Senaraikan semua borang yang digunakan

PENYEDIAAN SISTEM FAIL MEJA (FM) 



 

Bagi menyediakan Fail Meja (FM) langkah-langkah berikut perlu dilaksanakan : Sertakan objektif jabatan/pejabat yang telah disediakan bagi MPK Sediakan objektif bahagian/unit Tandakan kedudukan bahagian/unit dalam carta organisasi yang disediakan oleh MPK

PENYEDIAAN SISTEM FAIL MEJA (FM) 





Sediakan carta organisasi bahagian unit dan tandakan kedudukan pegawai di dalam bahgian/unit Senaraikan tugas , tanggungjawab kuasa dan hubungan kerja pegawai berkenaan Senaraikan semua peraturanperaturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama

PENYEDIAAN SISTEM FAIL MEJA (FM) 





Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah tiap-tiap tugas dan tanggungjawab Senaraikan semua pegawai berkenaan yang memberi kelulusan Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan

PENYEDIAAN SISTEM FAIL MEJA (FM) 



 

Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap tugas Sediakan senarai semak bagi tiaptiap tugas Rekodkan norma kerja yang ada Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai

PENYEDIAAN SISTEM FAIL MEJA (FM) 



Sediakan format senarai tugas harian Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja

KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA 

MPK mengandungi 8 perkara utama seperti : LATARBELAKANG

SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI -AKTIVITI UTAMA PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

JABATAN/PEJABAT

OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT

MANUAL PROSEDUR KERJA

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI UTAMA

CARTA JABATAN/PEJABAT

FUNGSI-FUNGSI UTAMA JABATAN/PEJABAT

KANDUNGAN FAIL MEJA 

FM mengandungi 14 perkara seperti: Senarai tugas Objektif jabatan/pejabat Objektif bahagian/unit

Senarai borang Senarai jawatnkuasa yang diangotai

Carta organisasi jabatan/pejabat

Fail meja

Senarai undang -undang/peraturan

Senarai tugas kuasa/hubungan

Senarai semak Carta aliran kerja

Carta organisasi jabatan/ pejabat

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses kerja

Norma kerja

KEBAIKAN PENYEDIAAN MPK DAN FM 





Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi

KEBAIKAN PENYEDIAAN MPK DAN FM 





Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru Menyenangkan pertukaran pekerja dari satu jabatan ke jabatan yang lain

KEBAIKAN PENYEDIAAN MPK DAN FM 





Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain

SEKIAN