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PRACTICA PROFESIONAL I

PROYECTO INICIAL

KEVIN ALEXANDER RENGIFO HERNANDEZ ID: 581084

PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS SEDE IBAGUE-TOLIMA 2018

PRACTICA PROFESIONAL I

PROYECTO INICIAL

KEVIN ALEXANDER RENGIFO HERNANDEZ ID: 581084

PRACTICA PROFESIONAL I NRC: 23869

PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS SEDE IBAGUE-TOLIMA 2017

Docente: José Alfredo Susunaga Rodríguez. Contador Público-Especialista en Dirección de Organizaciones-Maestrante en Alta Dirección.

PRACTICA PROFESIONAL I

CONTENIDO 1.

TEMA................................................................................................................................................... 4

1.1

TITULO DE LA INVESTIGACION ............................................................................................ 4

1.2

PREGUNTA GENERADORA ...................................................................................................... 4

1.3

SITUACION ACTUAL .................................................................................................................. 4

1.4

SITUACION IDEAL ...................................................................................................................... 5

1.5

OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................. 5

1.6

OBJETIVO ESPECIFICO............................................................................................................. 5

1.7

JUSTIFICACION ........................................................................................................................... 6

1.8

DELIMITACIONES....................................................................................................................... 6

1.9

LIMITACIONES ............................................................................................................................ 6

2.

MARCOS DE REFERENCIA ........................................................................................................... 7

2.1

MARCO TEORICO ....................................................................................................................... 7

2.2

MARCO REFERENCIALES ...................................................................................................... 22

2.3

MARCO LEGALES ..................................................................................................................... 26

2.4

IDENTIFICACION DE VARIABLES ....................................................................................... 28

2.5

HIPOTESIS ................................................................................................................................... 28

3.

METODOLOGIA ............................................................................................................................. 29

3.1

POBLACION Y MUESTRA........................................................................................................ 29

3.2

TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACIÓN. ........................................................ 30

3.3

ANALISIS DE LA INFORMACIÓN. ......................................................................................... 32

4.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ................................................................................................ 32

4.1

RECURSOS HUMANOS ............................................................................................................. 32

4.2

PRESUPUESTO ........................................................................................................................... 33

4.3.

CRONOGRAMA .......................................................................................................................... 34

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1. TEMA Implementar el módulo de activos fijos en el software contable (SAP) para un manejo y control de los mismos que posea la empresa.

1.1 TITULO DE LA INVESTIGACION Implementar el módulo de activos fijos en el nuevo sistema (software contable) en las empresas Plus+ combustibles sucursal Colombia y Plus+ combustibles SAS, con el fin de obtener un mejor manejo del valor en libros y la depreciación acumulada de dichos activos que posee las compañías, se implementara en el segundo semestre del año 2018 en la ciudad de Ibagué av. Ambala 37 esquina.

1.2 PREGUNTA GENERADORA Como implementar un nuevo módulo de activos fijos en el (software) SAP cumpliendo con las necesidades de las dos compañías para un mejor manejo de nuestros activos en el segundo semestre del año 2018.

1.3 SITUACION ACTUAL La empresa Plus+ combustibles sucursal Colombia y Plus+ combustibles SAS pertenecientes del régimen común, responsables de IVA, no practicantes de Retención de ICA y agentes retenedores de retención en la fuente, no cuentan con un sistema confiable para el control y manejo de los activos fijos, se han realizado consultas al proveedor actual que es SIIGO y no cumple con los propósitos y alcances para el mejor control de los mismos, por estas razones no se ha podido llevar el control de activos que se tienen en cada sucursal y el valor en libros, al momento de realizar los estados de la situación financiera no se ha tenido un dato preciso de la depreciación por sucursal, ni por línea generando falsas pérdidas o utilidades, los ajustes que se hacen por valorizaciones o depreciación total las hemos tenido que hacer muy manuales y eso genera desconfianza, por esta razones el nuevo sistema nos ahorrara procedimientos manuales y una mayor confianza de la información.

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1.4 SITUACION IDEAL Al implementar el nuevo módulo de activos fijos en el sistema SAP se mejoraran temas negativos que se cuenta actualmente con el software SIIGO, se generara una planeación para ahorrar procedimientos manuales, creando como tal una parametrización de las cuentas del activo al momento de generar la compra, las cuentas para la ventas, cuentas para amortizaciones o depreciaciones, y las bajas por depreciación total del activo, teniendo un dato veraz del valor en libros en la cual se pueda confiar, para la presentación de balances y estados de resultados como se solicita en la compañía, además se espera así también con el plaqueteado de los activos llevar un mejor control físico y una búsqueda eficiente en el sistema de la ubicación.

1.5 OBJETIVO GENERAL

Implementar un software de gestión de activos fijos para el control del valor en libros, depreciaciones acumuladas, amortizaciones y valorizaciones en el sistema contable SAP, haciendo una buena parametrización del sistema y un buen control de los activos por sucursal con el fin de evitar llevar gastos innecesarios que nos afecte las utilidades mensuales de la compañía, mediante la implementación de dicho modulo.

1.6 OBJETIVO ESPECIFICO 1. Identificar los alcances y (la clasificación de los activos fijos) para determinar lo requerido por la empresa para el mejor manejo de los activos fijos en su saldo en libros, depreciaciones acumuladas, amortizaciones y valorizaciones. 2. Parametrizar por medio de plantillas del software SAP, con el fin de estipular las cuentas contables, cargues iniciales, creación de grupos y tipos de activos. 3. Implementar la información contable de las plantillas en el nuevo sistema, parametrizando los activos en las cuenta correcta, el tiempo de depreciación, ubicación, centros de costos para la baja de activos y depreciación acumulada y los centros de beneficio (ventas de los mismos).

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1.7 JUSTIFICACION El control a través de un módulo de activos fijos proporciona un dato real al momento de la adquisición de bienes, Si se implementa este módulo vamos a tener mucha información confiables, ya que la depreciación acumulada del bien debe ser parte clara del inventario, pues es considerada como una reducción o incremento del activo, lo cual es importante para la empresa. Al resolver los problemas que se cuenta con el actual software ya que se llevara un buen control del equilibrio de los activos fijos, así como proporcionar información para la toma de decisiones, también otro aspecto que marca la importancia de la realización de un correcto inventario. Además, permite brindar transparencia a otras partes interesadas en el funcionamiento de la empresa, como los auditores internos y externos, bancos, requisitos de licitaciones, entre otros, por estas razones es tan importante el control de los activos fijos. Mejorando los impactos a los estados financieros, ya que al momento de realizar dicha parametrización se pueden ajustar algunos activos pequeños que por su estado se deban dar de baja. 1.8 DELIMITACIONES Este proyecto se implementara en las compañías Plus+ combustibles sucursal Colombia y Plus+ combustibles SAS, ubicado en la ciudad de Ibagué av. Ambala 37 esquina, el desarrollo del proyecto tendrá como objetivo la parametrización e implementación de un módulo de activos fijos, la información que se recolectara será entregada al contador de la compañía para la verificación y con su conocimiento se procederá a la implementación. El desarrollo de la investigación tendrá una duración de cuatro meses iniciando aproximadamente el 1 de Agosto del 2018 y finalizando el 30 de Noviembre del presente año, se concluirá con la entrega del módulo (software SAP) parametrizado y funcionando al contador y gerente de la compañía, lo activos físicos contaran con el plaqueteado correspondiente.

1.9 LIMITACIONES 1. La poco disponibilidad de tiempo para llevar el tema contable del día al día, las información mensual para los administrativos, dificultaran la entrega de plantillas y la parametrización del modulo 2. Por cada plazo que se le haga a la implementación el consultor nos cobrara sanciones por el tiempo de retrasó.

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3. Solo se tiene una persona encargada del módulo de activos fijos pero esa misma encargada de la entrega de los estados financieros, por consiguiente tendrá que viajar a las distintas agencias para el control de inventario para una buena parametrización inicial del módulo que afectara el tiempo de entrega de los demás informes. La solución más viable de las limitaciones nombradas anteriormente es la contratación de un personal que se dedique directamente a causación de los gastos diarios como reembolsos, legalización, facturas entre otros para que en horarios de oficina se puedan avanzar en la parametrización del módulo.

2. MARCOS DE REFERENCIA

2.1 MARCO TEORICO

MARCO 1 LIBRO: Control interno informe (COSO). TEMA: ESTRUCTURA CONCEPTUAL INTEGRADA ACTIVVOS FIJOS AUTORES: COMMISIION, C.O (2005), COLOMBIA. CAP 3. CONTROL INTERNO 4TA ED ISB 958-648-346-0 368 PP. 1. Control Interno. El Control Interno es definido “como un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos” en la siguiente categorías: efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad en la

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información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (Commission, 2005)

Esta definición expresa ciertos conceptos fundamentales: 

El Control Interno es un proceso: constituye un medio para un fin, no un fin en sí mismo.



El control interno es ejecutado por personas: no son solamente manuales de políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización.



Del Control Interno puede esperarse que proporcione solamente seguridad razonable, no seguridad absoluta, a la administración y al consejo de una entidad.



El Control Interno esta engranado para la consecución de objetivos en una o más categorías separadas pero interrelacionadas.

Así mismo, se debe aclarar que el Control Interno es un proceso, más no es un evento o circunstancia, caracterizado por una serie de acciones que penetran las actividades de una empresa. Estas acciones son penetrantes, y son inherentes a la forma como la administración dirige los negocios. El proceso de los negocios, que es conducido a lo largo de las unidades o funciones de la empresa, es administrado mediante el proceso básico gerencial de planeación, ejecución y monitoreo: y es por esto que el control interno es parte de ese proceso y está integrado al mismo, facilitando funcionar y monitorear su conducta y relevancia de forma continua, lo que permite a la empresa ser una herramienta importante para ponerla en práctica por la administración. Representan propiedades físicamente tangibles que han de utilizarse por un período largo en las operaciones regulares de la entidad y que normalmente no se destinan a la venta. Concepto

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Representan propiedades físicamente tangibles que han de utilizarse por un período largo en las operaciones regulares de la entidad y que normalmente no se destinan a la venta. Estos Activos, con excepción del terreno y los animales productivos del Ganado Mayor, trasladan su valor paulatinamente, durante su vida útil, a la Producción de bienes y a la Prestación de servicios. En el caso de los animales productivos su valor se traslada de una sola vez, al final de su vida útil productiva. Ejemplos Incluyen entre otros, terrenos, animales productivos del ganado mayoranimales de trabajo, edificios y construcciones, maquinarias y equipos de transporte, muebles, enseres y equipos de oficina, equipos de laboratorio, etc. Registrado Se registran por su valor de adquisición y los gastos de transportación y montaje, en los casos de los adquiridos y en los ejecutados con medios propios, se valoran de acuerdo con las disposiciones vigentes. Grupo de los Activos Fijos Tangibles Estos se deben analizar en cuentas independientes que correspondan a los distintos grupos, como por ejemplo: Edificio Maquinarias y Equipos

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Muebles y Enseres Y otros. Valoración Se valoran al precio de adquisición, o a su costo real de elaboración o de producción o, en su caso, por un valor equivalente cuando se reciban bienes de uso sin contraprestación monetaria. El precio de adquisición incluye el precio neto pagado por los bienes, representado por el monto de efectivo entregado o su equivalente, más todos los gastos necesarios para colocarlos en el lugar y condiciones de uso, tales como fletes, seguros, derechos y gastos de importación y gastos de instalación, hasta su puesta en marcha, o momento de su alta. El costo real de elaboración o producción incluye los costos directos e indirectos, tales como materiales, mano de obra, administración de obra, planificación y otros gastos incurridos o que se ejecuten durante el período de producción, cuando ésta se realiza con medios propios de la entidad. Este período finaliza en el momento en que el bien está en condiciones de uso. El valor de estos bienes se actualiza contablemente por el registro de la depreciación, cuando corresponda, incluyéndose el importe de la misma en el resultado del ejercicio económico. Los intereses por préstamos recibidos durante el período de construcción o instalación del activo pueden capitalizarse o considerarse como gastos del ejercicio económico; mientras que los que se incurren a partir de que el activo esté en condiciones de entrar en servicio no serán capitalizables, registrándose como gastos del período.

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Los bienes recibidos en donación sin que exista un valor de origen, deben ser contabilizados a un valor estimado que represente el desembolso que hubiera sido necesario efectuar para adquirirlos en las condiciones en que se reciben. Los bienes adquiridos en moneda extranjera se registrarán en la moneda nacional, aplicándose el tipo de cambio vigente en la fecha de adquisición. Los activos recibidos sin costo alguno o a un costo inadecuado se valoran al precio vigente de adquisición y de no existir éste, por avalúo efectuado por peritos. Esta regla de valoración también es aplicable a los bienes recibidos como aportaciones de capital. Al adquirirse un lote sin especificar el precio que corresponde a cada uno de los Activos, el costo total del lote se distribuye entre los distintos bienes, sobre la base del valor de cada uno, determinado por el precio vigente o por avalúo efectuado por peritos. Para los bienes adquiridos por canje o cambio de otros Activos, se aplicarán las alternativas siguientes: a) Determinar el costo de los Activos por la cantidad de dinero que se hubiera obtenido si los bienes entregados hubiesen sido previamente vendidos en efectivo. b) En caso de que tales Activos no tuviesen un precio de venta definido, se utilizará como índice de costo el precio vigente de adquisición de los bienes recibidos en cambio y de no existir éste, por avalúo efectuado por peritos.

Cuando en el caso del párrafo anterior, el precio de venta o adquisición vigente o el avalúo

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efectuado por peritos difiera del valor en Libros de los bienes transferidos, se genera una utilidad o pérdida que formará parte del resultado del período económico. En el caso de que se haya adquirido un bien como cobro a un deudor, el costo que se reconoce es aquel que se hubiere tenido que desembolsar para adquirirlo en el mercado, en la misma fecha en que se ha recibido el referido bien y si éste no existiese, por avalúo efectuado por peritos. La utilidad o pérdida generada forma parte del resultado del ejercicio económico. Formas de Debitar y Acreditar Se debitan por Por la compra de AFT por Reposición Por la compra de AFT por Financiamiento para inversiones. Por sobrantes de Activos Fijos Tangibles. Por la recepción del traspaso de AFT de otra entidad. Al suscribir el Contrato de Leasing Financiero por el arrendatario. Si al finalizar el contrato de leasing y el activo fijo se adquiere por un valor de tasación mayor que su valor actual en Libros, se registrará la diferencia por el arrendatario. Al finalizar el contrato de leasing, se registrará por el arrendatario. Por los avalúos que implican aumentos en los valores actuales de los activos fijos tangibles, en una empresa estatal.

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Por los avalúos que implican aumentos en los valores actuales de los activos fijos tangibles, en sociedades mercantiles cubanas, mixtas o extranjeras. Se acreditan por Por el traspaso de AFT a otra entidad. Por las bajas definitivas de los AFT – cuando la depreciación acumulada es menor que su valor inicial. Por las bajas definitivas de los AFT – cuando la depreciación acumulada es igual que su valor inicial. Por las ventas de los AFT – cuando se vende por su valor actual. Por las ventas de los AFT – cuando se vende por encima de su valor actual. Por las ventas de los AFT – cuando se vende por debajo de su valor actual. Por las bajas por faltantes. Baja por pérdida por desastres. Al suscribir el Contrato de Leasing Financiero por el arrendador. Si al finalizar el contrato, se adquiere el activo fijo por un valor de tasación menor que su valor actual en Libros y no se pacta que el arrendador devuelva la diferencia pagada, se registrará la diferencia, por el arrendatario.

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Por los avalúos que implican disminución en los valores actuales de los activos fijos tangibles, en una empresa estatal. Por los avalúos que implican disminución en los valores actuales de los activos fijos tangibles, en sociedades mercantiles cubanas, mixtas o extranjeras. MARCO 2 LIBRO: AUDITORIA Y CONTROL INTERNO. TEMA: TIPOS DE CONTROL INTERNO AUTORES: CEPEDO, A. (1997), COLOMBIA. CAP 10. TIPOS DE CONTROL INTERNO. 2. Tipos de control. Según lo planteado por (Cepeda, 1997) en su libro “Auditoría y control interno”, existen seis tipos de control: el gerencial, el contable, el administrativo u operativo, el operativo de gestión, el presupuestario y el de informática. Control de Gerencia: está orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con los objetivos de la organización. Control contable: comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contable, presupuéstales y financieros de las organizaciones. Control Administrativo: está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido

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acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y administración y en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones. Grupo de los Activos Fijos Intangibles Son aquellos activos no cuantificables físicamente, inmateriales, pero que producen o pueden producir un beneficio a la entidad, cuya vida es superior a un año a partir del momento que les dió origen, amortizándose con cargo a gastos en ejercicios posteriores. Este rubro incluye bienes que, si bien tienen características inmateriales, implican un derecho o privilegio que posibilita reducir costos o mejorar la calidad de servicios o productos, tales como: patentes, marcas, derecho de autor, concesiones, franquicias, licencias, beneficios inherentes a las políticas ambientales, actividades de investigación y desarrollo, etc. Valoración Se valoran a su costo de adquisición; por la estimación que se efectúe por peritos, cuando no exista contrapartida monetaria, o a su costo real de desarrollo o producción. Se considerarán dentro del costo todos los gastos en que se incurra en su obtención. El valor de estos bienes se actualiza a través de la amortización, en los casos que corresponda y el importe de la citada amortización forma parte de los gastos de los períodos a los cuales se imputa. Los intangibles cuyo término de vida útil está limitado por ley, reglamento, contrato o por su misma naturaleza, se amortizan en un período no mayor a la vigencia establecida en el documento que los regula, mediante la aplicación como regla general, del método de línea recta.

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Estos activos son vulnerables a perder su valor, por perder la capacidad para aportar beneficios a las operaciones futuras, por tanto, periódicamente tienen que someterse a una evaluación. Si como resultado de la citada evaluación se determina que el intangible ha perdido su valor, el importe no amortizado se cancela, afectando el resultado del período en que esto ocurre. Además, cuando se determine que el término de vida del intangible ha cambiado, el importe no amortizado se amortizará durante el nuevo término de vida. Los activos intangibles adquiridos por donaciones o adjudicaciones por los que no se haya entregado valor alguno, se valoran por estimación efectuada por peritos. Adquisición de Equipos por Pagos Aplazados o por Arrendamiento con Opción de Compra En la adquisición de equipos o máquinas costosas, háyanse adquirido por el método de compra con pagos aplazados o por el de arrendamiento de bienes con opción de compra, se tendrá en cuenta las siguientes reglas: - El costo de los Activos se reconoce por el valor del principal. - El valor de los Activos se deprecia o amortiza, atendiendo a la vida útil del bien. - Es optativo por la entidad, considerar el activo adquirido por el método de arrendamiento de bienes con opción de compra, como Activo Fijo Tangible o como Intangible. - Si se reconoce como Activo Fijo Intangible, cuando se ejerza la opción de compra, el valor reconocido del bien y su correspondiente amortización acumulada se dan de baja en las cuentas respectivas, pasando a formar parte del valor de los Activos Fijos Tangibles y de su Depreciación Acumulada.

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Exposición Se presentan en los Estados Contables ordenándose por su vida útil o el período de usufructo de cada bien.

MARCO 3 LIBRO: METODOLOGÍA Y PROCEDIMIENTOS. TEMA: METODOLOGÍA Y PROCEDIMIENTOS EN LA TOMA DE ACTIVOS FIJOS. AUTORES: ASOCIADOS., C. T. (2005).COLOMBIA. CAP 8.POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS. 3. para una efectiva verificación de los bienes en campo, se debe desarrollar e implementar una interface. Con el propósito de lograr un eficiente manejo de los Activos Fijos, se deben diseñar políticas y procedimientos las cuales deben ser implantadas para ayudar al buen manejo de la información (Asociados., 2005) La inversión más significativa que tienen las entidades se encuentra en la adquisición de propiedad, planta y equipo, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible. Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tienen las propiedades, planta y equipo dentro de las entidades. 1. Activo fijo tangible

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Dentro de esta categoría se incluyen todos aquellos bienes y materiales tangibles, es decir, se pueden tocar. En función de las características de tu negocio los activos fijos podrán variar de manera notoria. Según la clasificación establecida por el Plan General Contable, algunos de los bienes tangibles de los que pueden disfrutar las empresas serían los siguientes: Terrenos y bienes naturales. Aquellos terrenos y solares que posea la empresa, ya sean urbanos o no. Construcciones. Hace referencia a todo tipo de inmuebles en general y que son propiedad de la organización, como edificios, naves, pisos o locales. Instalaciones técnicas. Este concepto hace alusión a todos aquellos elementos que, en conjunto, constituyen una unidad de uso especializada necesaria para la actividad de la empresa. Se trata de montajes en cadena y otro tipo de construcciones similares. Maquinaria. Dentro de este apartado se incluyen todas aquellas máquinas, vehículos industriales y herramientas necesarias para la actividad cotidiana. Mobiliario. Todas las estanterías, mesas, sillas, mostradores y demás muebles que posee la empresa . Equipos para procesos informáticos. Compuesto por ordenadores, impresoras, escáner y demás aparatos electrónicos. Elementos de transporte. Dentro de esta categoría se encuentran todos los medios de transporte que formen parte de los bienes de la compañía, como coches, camiones, motos, barcos, etc., utilizados para el transporte de personas, mercancías, materiales o animales.

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Otros. Aquellos bienes que no se puedan incluir dentro de ninguna de las categorías anteriores. 2. Activo fijo intangible Los activos fijos intangibles hacen referencia a aquellos bienes y derechos que no son físicos o palpables como tal. Se trata de bienes como marcas, permisos, patentes, derechos de traspaso, fondos de comercio o gastos de investigación. Marcas registradas. Una marca registrada es un derecho que pude ser adquirido, vendido o arrendarse. Patentes. Es un derecho que te otorga un permiso especial y exclusivo, para vender o fabricar un producto o servicio como un software, una app, un cursos de formación para jóvenes talentos o para directivos senior, etc. Derechos de autor. Con este derecho se garantiza al autor su derecho a explotar sus productos. Franquicias. Por medio de este derecho, la empresa adquiere permiso para poder hacer uso de la marca y productos de otra empresa durante un tiempo determinado. Licencias y permisos. Se trata de autorizaciones a través de las que se concede el uso de bienes diferentes, como el caso de recursos software para la empresa.

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MARCO 4 LIBRO: CONTABILIDAD. TEMA: SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LAS ORGANIZACIONES. AUTORES: SINIESTRA, G. P. (1997).BOGOTA DC. CAP 12. PÁG. 258-264.

4. Clasificación de los activos fijos. Los activos fijos tangibles se clasifican en tres grupos (Siniestra, 1997) 

El Equipo, Maquinaria y construcciones: son las maquinarias, edificios, muebles y enseres, vehículos, activos sujetos a depreciación porque son activos con vida limitada.

  

Los Recursos naturales: los cuales son los que están sujetos a extinción del recurso o que se encuentran en agotamiento.

 Los Terrenos: son los bienes que no están sujetos a depreciación.  En Colombia, el decreto 2649 del 29 de Diciembre de 1993, que reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en nuestro país, en la sección I, artículo 64, menciona todo lo relacionado con propiedades, planta y equipo, los cuales representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año.

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MARCO 5 LIBRO: CONTABILIDAD FINANCIERA. TEMA: 5. CLASIFICACIÓN CONTABLE DE LOS ACTIVOS. AUTORES: SPILLER, E. &. (1988). MEXÍCO D.F. MC GRAW HILL. P 307-314.

5. Clasificación contable de los activos. Para efectos contables los activos fijos, tanto muebles como inmuebles, se clasifican particularmente en dos grupos (Spiller, 1988): activos no depreciables y activos depreciables.

Activos no depreciables: son aquellos que no sufren desgaste o demérito por el uso a que son sometidos y que por tanto no pierde su precio, al menos contablemente. Entre los activos no depreciables tenemos algunos ejemplos como son: terrenos, construcciones en curso, maquinaria en montaje, y, muebles y enseres en fabricación.

Activos depreciables: la inmensa mayoría de los activos fijos de una empresa son depreciables. Los activos fijos de la empresa que sufren desgasto o deterioro por el uso a que son sometidos o por el simple transcurso del tiempo, hacen parte de los activos depreciables.

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2.2 MARCO REFERENCIALES

MARCO 6 TESIS: INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA TEMA: “IMPLEMENTACIÓN DE UNA UNIDAD PARA EL CONTROL DE BIENES EN EL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES SAN JUAN HOSPIESAJ S.A. DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA”. AUTORES: ÉRICA MARICELA ARIAS GARZÓN Y FÁTIMA CRISTINA VIDAL YÁNEZ. 6. Cálculo de la depreciación. Existen varios métodos para calcular la depreciación, dentro de los cuales el uso ha consagrado uno de ellos como el más equitativo y fácil de aplicar. Este método, el más utilizado en el mundo, es el llamado Método de Línea Recta, el cual supone que los activos se usan más o menos con la misma intensidad año por año, a lo largo de su vida útil; por tanto, la depreciación periódica debe ser del mismo monto. Este método distribuye el valor histórico ajustado del activo en partes iguales por cada año de uso. Para calcular la depreciación anual basta dividir su valor histórico ajustado entre los años de vida útil (Hurtado, 1982). Este proyecto fue desarrollado con la finalidad de una Unidad de Control de bienes que sirva como instrumento administrativo el cual contribuya a mejorar la administración de los Activos Fijos. El cual contendrá una serie de normas, políticas y procedimientos orientados a mejorar el control de bienes de las distintas áreas del hospital. El análisis y revisión de bienes permitirá

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mejorar el control de inventarios, permitiendo conocer la existencia de los Activos para prevenir perdidas posteriores y contribuir a una correcta toma de decisiones. DIRECTOR DE LA TESIS: ING. PATRICIO ARGUELLO. AÑO DE PUBLICACIÓN: 2010. UNIVERSIDAD: ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL CHIMBORAZO. CIUDAD EDITORIAL: RIOBAMBA.

MARCO 7 TESIS – LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA TEMA: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS PARA LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL CAMPUS SANTO DOMINGO, AÑO 2005”. AUTORES: PATRICIA YAJAIRA ALMENABA GUERRERO. Esta tesis fue creada por dudas del Área Administrativa de la Universidad Tecnológica Equinoccial Campus Santo Domingo, al reflejar en los Estados Financieros un rubro significativo de Activos Fijos, el cual los estudiantes de esta institución se ven obligados a buscar procedimientos normativos sencillos y sistemáticos que brinden una correcta orientación en las actividades de custodia, administración, uso, mantenimiento, salvaguardia, registro y control de bienes, con la

7. (Ulloa., 2010) Dice que: La propuesta de esta tesis hallada se relaciona con mi proyecto debido a que tiene como finalidad la correcta aplicación del reglamento y normas de control interno de bienes en el Instituto de la Niñez y la Familia (INFA) de la ciudad de Guaranda, ya que a través del mismo se puede asegurar que la información financiera

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sea real, además ayudó a verificar el cumplimiento de los métodos, mecanismos y registros de las operaciones administrativas que se realizan en esta entidad, asegurando la confiabilidad, idoneidad y transparencia de la misma, obteniendo una preservación de recursos materiales frente a cualquier pérdida, mala gestión, errores e irregularidades, así como el logro de metas y objetivos propuestos.

DIRECTOR DE LA TESIS: ING. XAVIER ORTEGA. AÑO DE PUBLICACIÓN: 2005. UNIVERSIDAD: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL CAMPUS SANTO DOMINGO.CIUDAD EDITORIAL: QUITO.

MARCO 8 TESIS – INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA TEMA: “IMPLEMENTACIÓN DE UNA UNIDAD PARA EL CONTROL DE BIENES EN EL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES SAN JUAN HOSPIESAJ S.A. DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA”. AUTORES: ÉRICA MARICELA ARIAS GARZÓN Y FÁTIMA CRISTINA VIDAL YÁNEZ. Este proyecto fue desarrollado con la finalidad de una Unidad de Control de bienes que sirva como instrumento administrativo el cual contribuya a mejorar la administración de los Activos Fijos. El cual contendrá una serie de normas, políticas y procedimientos orientados a mejorar el

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control de bienes de las distintas áreas del hospital. El análisis y revisión de bienes permitirá mejorar el control de inventarios, permitiendo conocer la existencia de los Activos para prevenir perdidas posteriores y contribuir a una correcta toma de decisiones. 8. De acuerdo a un estudio realizado por un estudiante de la Universidad Panamericana nos indica que la falta de un adecuado control interno en el Área de Activos Fijos provoca un inadecuado control de los registros contables, el mismo que no permite la ubicación de estos provocando la inexistencia de resguardo el mismo que genera deterioros, robos, extravío entre otros. Es por ello que determina que es indispensable la implementación de un adecuado control interno en el Área de Activos Fijos, que vele por el cumplimiento de los procedimientos establecidos, permitiendo el resguardo de bienes y evitando inconvenientes financieros. (Gómez., 2011)

DIRECTOR DE LA TESIS: ING. PATRICIO ARGUELLO. AÑO DE PUBLICACIÓN: 2010. UNIVERSIDAD: ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL CHIMBORAZO. CIUDAD EDITORIAL: RIOBAMBA.

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2.3 MARCO LEGALES

MARCO 9 Para Realización Del Trabajo De Investigación Se Fundamenta EN LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SECCIÓN 1: CONTROL INTERNO

Art. 9.- Concepto y elementos del control interno.- El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. 9. Este proyecto fue desarrollado con la finalidad de una Unidad de Control de bienes que sirva como instrumento administrativo el cual contribuya a mejorar la administración de los Activos Fijos. El cual contendrá una serie de normas, políticas y procedimientos orientados a mejorar el control de bienes de las distintas áreas del hospital. El análisis y revisión de bienes permitirá mejorar el control de inventarios, permitiendo conocer la existencia de los Activos para prevenir perdidas posteriores y contribuir a una correcta toma de decisiones. (Yánez., 2010)

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MARCO 10 Para Realización Del Trabajo De Investigación Se Fundamenta EN LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORIA NIA 2: EVALUACIÓN DEL RIESGO Y CONTROL INTERNO SECCIÓN 2: NIA 2 El término “Sistema de control interno” significa todas las políticas y procedimientos (controles internos) adaptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad de los registros contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable. 10. Esta tesis fue creada por dudas del Área Administrativa de la Universidad Tecnológica Equinoccial Campus Santo Domingo, al reflejar en los Estados Financieros un rubro significativo de Activos Fijos, el cual los estudiantes de esta institución se ven obligados a buscar procedimientos normativos sencillos y sistemáticos que brinden una correcta orientación en las actividades de custodia, administración, uso, mantenimiento, salvaguardia, registro y control de bienes, con la finalidad de lograr los objetivos de la institución. Ya que los controles que lleva a cabo esta institución no permiten una mejor administración y control de los recursos. (Guerrero., 2005)

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2.4 IDENTIFICACION DE VARIABLES 

DEPENDIENTES: -disponibilidad de tiempo por parte del auxiliar contable de la empresa que sería el encargada de suministrarnos todos los recursos para la implementación del proyecto. - El desconocimiento de la gerencia sobre el tema de depreciaciones y amortizaciones que nos afectan mensualmente en los estados financieros. -la continua variación del personal a cargo del módulo de activos fijos han hecho que la anterior toma de inventarios y parametrización no fuese la correcta.



INDEPENDIENTES: -Organización adecuada de las fechas y horas para la realización del proyecto - La capacitación en la parametrización del software por parte de los consultores, puede llegar a no ser muy clara tomando un mayor tiempo en la recolección de la información. - revisión y corrección de parámetros contables de cada activo fijo en el módulo de activos que genera errores en la contabilización de amortización y depreciación.

2.5 HIPOTESIS

La mala parametrización inicial del módulo de activos fijos y la falta de alcances del Software que se cuenta actualmente que es SIIGO ha generado inconvenientes e incumplimiento en los informes contables para el manejo de los activos fijos en su saldo en libros, depreciaciones acumuladas ya que con la recolección de datos se pueden analizar los activos que actualmente cuenta la compañía para la autorización de bajas a esos activos que no tienen un valor importante

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en libros, amortizaciones y valorizaciones., por eso se recomienda una nueva parametrización en un nuevo Software SAP, reorganizando y clasificando mediante plantillas la toma física de inventarios, la plaqueteada de los mismos, para así ingresar en el nuevo sistema mediante un orden que permita saber el tipo de activo, la ubicación y dependencia, realizando pruebas en el sistema para obtener un informe que nos indique los alcances antes propuestos por los consultores, en el tema de amortización y depreciación, compras y ventas de activos y la información contable tanto del balance como del estado de resultados.

3. METODOLOGIA Para este proyecto se hará un análisis de muestro probabilístico en donde se segmentara por el valor de los activos que posee la compañía. 3.1 POBLACION Y MUESTRA TAMAÑO DE MUESTRA PROPORCIONAL A LA POBLACIÓN POBLACIÓN FINITA

TAMAÑO DE POBLACIÓN ERROR DE ESTIMACIÓN PROPORCIÓN ESTIMADO NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE CONFIANZA

N= d= P 90% 95% 99%

523 0,05 50% 1,645 1,96 2,575

Solo cambiar el valor de N Cambiar si se conoce el Error de Estimación Cambiar si se conoce la proporción TAMAÑO DE MUESTRA n= 179 TAMAÑO DE MUESTRA n= 222 Nivel de confianza recomendado TAMAÑO DE MUESTRA n= 293

NOTA: Cuando no se da estimación alguna de p, el cálculo de la muestra se hace tomando a p=50% Cuando no se da estimación del error de estimación d, el cálculo de la muestra se recomienda tomando a d=0.05

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El número de activos que manejan las compañías son aproximadamente 1000 en los cuales se tienen inventariados activos pequeños como sillas, cámaras, microondas y otros activos que no tienen mucho valor contable, la elección tomada fue población finita en la cual, se extrajo activos representativos en los balances y estados de resultados los cuales fueron valorados en más de $1.000.000 quedando como población 523 activos (la población: activos mayor a $1.000.000 pesos) y obteniendo un tamaño de muestra de 222 activos.

3.2 TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACIÓN. Para el presente proyecto se usara como técnica de recolección de información documental aplicada por medio de plantillas para la parametrización y toma de inventarios de los activos fijos que posee la compañía, también se usa una técnica de información aplicada por medio de una encuesta que se le realizara al contador de la compañía Edimer Nilson Morales Celemín preguntando temas puntuales como los tipos de activos fijos, clases de amortización (lineal, sin amortización, amortización inmediata o lineal sin valor de solvencia. Control de Inventarios: Quizás una de las principales actividades que tiene que ver con el éxito o fracaso de un buen control de activo fijo, consiste en la logística a implementar en el día a día, es decir con la parte operativa de poder establecer mecanismos de control que nos den la confianza de que todo lo concerniente a dicho control se está realizando de la mejor manera. En la práctica se necesita una buena comunicación, buena voluntad de hacer las cosas de acuerdo a la normativa y seguir el debido proceso. Esto se complementa con el uso responsable de parte de las personas encargadas en el manejo y control de las fichas de las entradas y salidas del activo

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fijo y de esta forma tener un punto de partida para saber en qué temas profundizar en el desarrollo del proyecto.

PLANILLA CREACION Y TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS Y DIFERIDOS F40_v2_08-2018

ACTIVOS DIFERIDOS USADO NUEVO LEASING COMODATO BIEN EN DACION DE PAGO

TRASLADO

DE

A

MUEBLE EDIFICACION MAQUINARIA VEHICULO

TERRENO AA CONSTRUCCION EQUIPO DE COMPUTO EQUIPO DE COMUNICACIÓN ARMAMENTO

INTERESES HONORARIOS COMISIONES SEGUROS ARRENDAMIENTOS SERVICIOS

EQUIPO DE OFICINA

MANTENIMIENTOS SOFTWARE Y LICENCIAS PREOPERATIVOS REMODELACIONES SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES

ACTIVOS O DIFERIDO NUEVO CODIGO

CLASE

DESCRIPCION

CANTIDAD

MARCA

VR SERIE UNITARI VR TOTAL O

CLASE DESCRIPCION CUENTA ALTA DESCRIPCION CUENTA ALTA CUENTA GASTO 15040501 Terrenos Urbanos 1504050100 Terrenos urbanos 15041001 Terrenos Rurales 1504100100 Terrenos rurales 15080501 Construcciones y Edificaciones En Curso MO 1508050100 Construcciones y edificaciones en curso (mano obra 15080502 Construcciones y Edificaciones En Curso Materiales 1508050101 Construcciones y edificaciones en curso (materiale 15080505 Construcciones y edificaciones en curso (mano obra 1508050100 Construcciones y edificaciones en curso (mano obra

DIV

CENTR O DE COST

DESCRIPCION CUENTA GASTO

RESPONSABLE

CUENTA AMORTIZACION ACUMULADA

LINEA TIEMPO DE AMORTIZAC NEGO ION

DESCRIPCION CUENTA AMORTIZACION ACUMULADA

CUESTIONARIO DE ACTIVOS FIJOS: EMPRESA: NOMBRE DE LA PERSONA ENCUESTADA: CARGO: FECHA: NOMBRE DEL ENCUESTADOR: N.

PREGUNTAS

Las compras, ventas o baja y cancelacion de activos fijos 1 estan autorizados por un funcionario con facultades para ello.

SI NO NA

OBSERVACIONES

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3.3 ANALISIS DE LA INFORMACIÓN. El análisis que se aplica en este proyecto es Mixto ya que el objetivo de este proyecto es identificar los activos que poseen las compañías, desde un punto de vista cualitativo en la separación por descripción y el tipo de cuenta que se va a utilizar como por ejemplo maquinaria y equipo, terrenos, construcciones y entre otros, desde el punto cuantitativo se pueden analizar de dos maneras, la primera la cantidad de activos que existe por tipo (descripción) y la segunda por el valor de los activos ya que se pueden separar de diferentes formas sabiendo en cuanta está el activo en libros de la compañía. 4. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

4.1 RECURSOS HUMANOS Para la realización del presente proyecto se cuenta con la intervención del siguiente personal:

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS NIVELES ASISTENTE E INFORMADOR

CARGO AUXILIAR CONTABLE CONTADOR PUBLICO

CONSULTORES

GERENTE GENERAL EMPRESA CONSULTORA

ASESOR

INSTRUCTORA

NOMBRE

TIPO DE INTERVENSION

Con la colaboracion de esta persona sera mas Kevin Alexander facil la recoleccion vital para la ejecucion del Rengifo Hernandez proyecto. Es el personal altamente capacitado para la Edimer Nilson Morales toma de decisiones en la solucion de Celemin interrogantes que se generan en el transcuros del proyecto. Es el encargado de la relacion con la Juan Pablo torres normatividad de la compañía, y el encargado Hernandez de la toma de decisiones. Es la empresa que proporciona el sistema operativo (SOFTWARE SAP) y la encargada a la GO 2 CONSULTING parametrizacion y capacitacion del personal encargado. Es de gran importancia en la relacion de este proyecto ya que sera la encargada de realizar Nury Bastidas el control y seguimiento a la ejecucion del proyecto y evaluacion del mismo.

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4.2 PRESUPUESTO Es necesario tener claro los gastos en los que la empresa incurrirá para el desarrollo e implementación del proyecto, Para la estimación de un presupuesto se requiere la administración de fondos, puesto que uno de los objetivos de los presupuestos es influir en los procesos de decisión de la organización, estimando la capacidad de inversión de la empresa y la posibilidades de recuperación de la misma, que se obtiene por medio de la rentabilidad.

PRESUPUESTO CONCEPTO

D I R E C T O S

CANTIDAD UNIDAD VALOR UNITARIO GASTOS PERSONALES

SALARIO AUX. TRANSPORTE SALUD PENSION ARL TOTAL

112 112 112 112 112

HORAS HORAS HORAS HORAS HORAS

48 48 48

HORAS HORAS HORAS

4.167 368 167 167 22 4.891

466.704 41.216 18.704 18.704 2.464 547.792

VIATICOS TRANSPORTE ALOJAMIENTO MANUTENCION TOTAL

-

500.000 300.000 200.000 1.000.000

EQUIPO DE COMPUTO PORTATIL TOSHIBA TOTAL

112

HORAS

208 208

23.296 23.296

MATERIALES Y LUGAR DE TRABAJO RESALTADORES LAPICEROS LAPIZ BORRADOR ZACAPUNTAS CALCULADORA IMPRESORA ESCRITORIO SILLA

2 1 1 1 1 1 112 112 112

UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD HORAS HORAS HORAS

TOTAL

1.500 1.000 1.000 600 800 80.000 26 15 7 84.948

3.000 1.000 1.000 600 800 80.000 2.912 1.680 784 91.776

200 200

400.000 400.000

PLAQUETEADO PLAQUETAS

2000

UNIDAD

TOTAL

YA POSEE LA COMPAÑÍA SOFTWARE SERVIDOR HANA MARCAS ADQUIRIDAD ARRENDAMIENTO

1 1 1

UNIDAD UNIDAD UNIDAD

CONSULTORIA OTROS

1 1

UNIDAD UNIDAD

54.577.121 129.283.516 197.414.741

54.577.121 129.283.516 197.414.741

3.931.398 2.000.000 5.931.398

3.931.398 2.000.000 5.931.398

SOFTWARE

TOTAL

TOTAL COSTOS DIRECTOS I N D I R E C T O S

VALOR TOTAL

7.994.262

SERVICIOS OTROS

112

HORAS

TOTAL

TOTAL COSTOS INDIRECTOS

21.413

2.398.256

21.413

2.398.256

2.398.256

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4.3.CRONOGRAMA Se debe determinar unas pequeñas metas a corto y mediano plazo, lo que favorece la gestión y permite hacer una proyección razonable de los tiempos de consecución del proyecto, y confirmando los deseos y la planificación para el desarrollo del mismo.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES Presentacion del proyecto a gerencia, reconocimiento del manejo contable y del sotfware. Realizacion de entrevista y recoleccion de informacion pertinente para el desarrollo del proyecto. plaqueteado de los activos Elaboracion de hojas de trabajo y analisis requerido para la implementacion del proyecto. parametrizacion y verificacion de la informacion ingresada por los consultores en el sistema. presentacion de resultados al contador y la gerencia general de la empresa y finalizacion de la practica 2.

TIEMPO EN HORAS 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16