Penyediaan Kertas Cadangan

TAKLIMAT PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN DAN PANDUAN TUGAS JAWATANKUASA Oleh; Haji Zaharuddin bin Haji Shamsuddin, AMP. Penolong Pengarah (Naik Pangkat), Pengurusan Sumber Manusia, Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan, Jabatan Pelajaran Negeri Pahang

1

KA ND UN GA N 1. Pendahuluan 2. Senarai Jawatankuasa Induk 3. Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerja 4. Atur Cara Majlis 5. Senarai Jemputan 6. Anggaran Perbelanjaan 7. Senarai Peralatan / Perkhidmatan 8. Kekangan 9. Jadual Kerja 10.Aturan Pentadbiran 11.Pelan Lakaran Perjalanan Majlis 12.Senarai Tugas Jawatankuasa 13.Kesimpulan

2

PENGENALAN Kertas cadangan merupakan suatu dokumen yang amat penting disediakan sebelum program berkenaan dijalankan. Penyediaannya dibuat berdasarkan kepada catatan minit mesyuarat perancangan yang telah dipersetujui. Tujuan umum pnyediaan kertas cadangan ialah; a. Memudahkan perbincangan. b. Dokumen bermaklumat untuk ditunjukkan kepada pihak tertentu untuk kelulusan dan kebenaran. c. Dokumen sokongan untuk mendapatkan sumber kewangan dan pembiayaan. d. Panduan kepada AJK mengawal aktiviti supaya tidak terkeluar daripada okjektif asal. e. Suatu bahan sejarah / rujukan di masa akan datang. f. Memenuhi tuntutan dokumentasi ISO bagi sesebuah organisasi. 3

CONTOH KULIT LUAR KERTAS CADANGAN

KERTAS CADANGAN MAJLIS; …………………………………… Tema; ……………………………………. Perasmian oleh; …………………………………………. Tarikh; ………………………… Tempat; ………………………… 4

2.

PENDAHULUAN a. Latar belakang Penerangan lanjut tentang program yang dirancang serta kepentingan dan peranannya. b. Matlamat Menyatakan harapan secara khusus daripada semua objektif yang dinyatakan. c. Objektif Menghuraikan semua objektif yang ingin dicapai daripada pelbagai aktiviti yang dijalankan dalam program tersebut. 5

(Program Yang Melibatkan DYMM /Menteri Besar / Menteri)

2. SENARAI JAWATANKUASA INDUK PENASIHAT PENGERUSI SETIAUSAHA BENDAHARI

: : : :

Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat Pengarah / Pegawai Daerah / Pegawai Pelajaran Daerah Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan Dilantik AHLI JAWATANKUASA

• • • • • • • • • •

S/U Sulit DYMM / Pejabat MB Bahagian Majlis Pejabat SUK Ketua Sektor Pengurusan Sekolah Ketua Sektor Peng. Perkhi.Pend. Ketua Unit Pembangunan Ketua Unit Perhubungan Jurutera Daerah, JKR Pegawai Kesihatan Daerah Ketua Polis Daerah Pegawai Perubatan Daerah

* * * * * * * * *

Setiausaha Majlis Daerah Pejabat Penerangan Daerah Pengurus TNB Daerah Pegawai Bonba Daerah Pegawai Agama Daerah Pegawai Pejabat Haiwan Daerah Penghulu Mukim Pengerusi Lembaga Pengurus Sekolah YDP PIBG Sekolah

6

3.

SEN AR AI JAW ATA NKU ASA PEN GELO LA

PENASIHAT PENGERUSI TIM.PENGERUSI NAIB PENGERUSI SETIAUSAHA BENDAHARI

: : : : : :

(Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat) Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan Penolong Kanan Pengerusi LPS / YDP PIBG Guru yang dilantik dalam mesyuarat Orang yang sama dalam JK Induk AHLI JAWATANKUASA

• • • • • • • • • • • • •

AJK Jemputan AJK Disiplin AJK Peralatan AJK Pameran AJK Persembahan AJK Buku Atur Cara AJK Keselamatan & Lalulintas AJK Persiapan Khemah AJK Hadiah & Cenderamata AJK Majlis Perasmian AJK Protokol AJK Fotografi & Rakaman AJK Penyediaan Teks Ucapan, Teks Doa & Teks Pengacara Majlis

* * * * * * * * * * * * *

AJK Keceriaan & Kebersihan AJK Seranta AJK Santapan / Jamuan AJK Persiapan Pentas * AJK Persiapan Dewan AJK Persiapan Tempat Jamuan AJK Persiapan Bilik Rehat AJK Kecemasan AJK Siaraya AJK Sambutan AJK Plaque Perasmian AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri Pengacara Majlis Pembaca Doa

7

4.

AT UR CA RA MA JLI S

9.00 pagi 9.30 pagi Malaysia

Puan Muda

-

Ketibaan dif-dif jemputan Ketibaan YB Menteri Pelajaran

-

Ketibaan YAB Menteri Besar Perak

-

Keberangkatan Tiba DYTM Raja Muda Perak Keberangkatan Tiba DYMM Paduka Seri Sultan &

10.00 pagi

DYMM Raja Permaisuri Perak

Seri Sultan Perak _ -

Keberangkatan Tiba DYAM Raja DiHilir Perak & DYAM Raja

Memeriksa Perbarisan Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG Bacaan Doa Persembahan Koir Ucapan Yang Di Pertua PIBG Ucapan Pengetua / Guru Besar Titah Ucapan Perasmian oleh DYMM Paduka Persembahan Murid Penyampaian Hadiah Lawatan Pameran Sesi Bergambar

8

5. Bil. • • • • • • • • • • • • • • • •

SEN ARA I JEMPU TA N Senarai

Jemputan

Menteri Besar Setiausaha Kerajaan Negeri Penasihat Undang -Undang Pegawai Kewangan Negeri Exco Pelajaran Mufti Kerajaan Negeri Pengarah Pelajaran Negeri Semua Pegawai Daerah Semua Orang Besar Daerah S/U Sulit DYMM / Pejabat MB Bahagian Majlis SUK Ahli Parlimen ADUN Semua Ketua Sektor JPN Semua PPD Semua Ketua Unit JPN

1 1 1 1 1 1 1 9 9 1 4 2 4 5 9 16

Bil.

Senarai

17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.

Ketua Jabatan 35 Penghulu 1 Pengetua 40 Guru Besar 100 Pegawai PPD 6 Ketua Kampung 6 JK PIBG 16 Ibubapa 531

Jumlah

Jemputan

:

800

9

6.

AN GGARA N PE RB ELA NJAA N

Bil. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Perkara Jamuan Meja Utama (VVIP) 1 Jamuan Meja (VVIP) 2 Jamuan VIP Jamuan Ibu Bapa & Masyarakat Jamuan Pelajar Plaque Cenderamata Tetamu Kehormat Bunga (Isteri Tetamu Kehormat) Buku Program Teramu Kehormat Buku Program VIP Buku Program Biasa Kad Jemputan & Setem Bunga Manggar Sirih Junjung Bunga Pahar Persembahan (Pakaian & Peralatan lain) Jumlah Keseluruhan :

Kos seunit 20 x RM45 40 x RM25 150 x RM15 600 x RM8 800 x RM3 1 x RM3500 1 x RM500 1 x RM100 2 x RM100 200 x RM8 600 x RM2 200 x RM2 10 x RM10 2 x RM20 2 x RM25

RM 900.00 1000.00 2250.00 4800.00 3200.00 3500.00 500.00 100.00 200.00 1600.00 1200.00 400.00 100.00 40.00 50.00 2000.00 RM21,890.00

10

7. SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN

Bil

Jabatan

Bahan / Peralatan

1.

JKR

Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air Cooler, Air Pancut, Kipas.

2.

Bomba

Pancutan air untuk membersihkan kawasan

3.

TNB

Menyediakan generator / keselamatan letrik

4.

Polis

Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas

5.

Majlis Daerah

Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas

6.

Pejabat DYMM

Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, Peralatan Jamuan

7.

Bahagian Majlis SUK

Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol

8.

Penerangan

Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media, Pengacara

9.

Tentera

Latihan Perbarisan

10.

Pejabat Kesihatan

Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans

11.

Pejabat Agama

Pembaca Doa, Teks Doa

12.

JPN / PPD

Penyelenggaraan, Khidmat Bantu

Catatan

11

8. Bil.

MASALAH YANG DIHADAPI

Jenis

Masalah

Cadang Penyelesaian

Tindakan

1.

Ruang Perasmian/ Tapak Perhimpunan

Ruang Sempit dan Air Bertakung

Diluaskan serta diturap semula

JKR / JPN

2.

Laluan Masuk Ke Sekolah

Keadaan Becak dan berlopak

Diturap semula

JKR / JPN

3.

Kawasan Perparitan Hadapan Sekolah

Semak dan tersumbat

Dibersihkan

Majlis Daerah

4.

Pagar Sekolah

Tapak Pagar Jerlus dan tiada berpagar

Digantikan dengan yang baru

JPN / PPD

5.

Penutup Longkang

Pecah dan Membahayakan

Digantikan dengan yang baru

JPN / PPD

6.

Bilik Rehat DiRaja

Tiada

Pengubahsuaian bilik darjah yang ada

JKR / JPN

7.

Pondok Pengawal

Sudah Daif

Dibaiki dan dicat semula

JPN / PPD

8.

Tekanan Air

Sangat Rendah Kerana Paip yang ada sudah uzur

Gantian paip baru

JPN / JBA

9.

Tandas

Rosak dan Tersumbat

Dibaiki

JPN / PPD

12

9.

JA DU AL KERJA

TARIKH

PERKARA

TINDAKAN

31.1.2005

Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian oleh DYMM Sultan Perak

Pejabat SUK / JPN

2.2.2005

Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah

Pengetua

10.2.2005

Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas

Pengetua

17.2.2005

Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas Cadangan

Pengetua

29.2.2005

Mesyuarat JK Induk 1

JPN / PPD

Minggu 1 Mac 2005

Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan gambar, tandatangan bagi MB, Menteri, Pengarah, PPD, Pegawai Daerah, PIBG dll

Pengetua

30.2.2005

Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM, DYAM, MB, Menteri, KPPM, Pengarah,Pegawai Daerah, OBJ, PPD dll

JPN / PPD

8.3.2005

Mesyuarat JK Pengelola 2

Pengetua

18.4.2005

Mesyuarat JK Induk 2

JPN / PPD

23 & 25 .4. 2005

Raptai

JPN / PPD

29.4.2005

Majlis sebenar berjalan

Semua Yang Terlibat

3.5.2005

Menghantar Surat Penghargaan

Pengetua

10.5.2005

Mesyuarat Penutup

JPN / PPD / Pengetua

13

10.

ATU RAN PEN TA DBIR AN

Pergerakan/Masa

Acara

Tatacara

P1 (10,00 pg )

Keberangkatan tiba DYMM di pintu hadapan sekolah

Semua jemputan telah berada di tempat masing-masing.

P2 (10.02 pg)

DYMM Sultan dan Permaisuri turun dari kenderaan di Raja

Disambut oleh dif-dif kehormat (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO, OBJ)

P3 (10.05 pg)

Rombongan DYMM berdua di arak ke pentas di Raja & mengambil tempat di atas pentas di Raja

Diiringi oleh pancaragam sekolah…….., Bunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga Pahar * Nyanyian Lagu Negeri Perak * Persembahan murid * Ucapan Aluan Pengetua * Ucapan Menteri Pendidikan * Titah Ucapan Perasmian

P4 (11.15 pg)

Upacara Perasmian

* Rombongan DYMM ke tempat Plaque * DYMM membuka tirai plaque * Bacaan Doa

P5 ( 11.30pg)

Lawatan ke Makmal Komputer

* Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P6 (12.00tgh)

Lawatan ke Makmal Sains

* Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P7 (12.30tgh)

Bilik Rehat DiRaja

* Rombongan DYMM, MB, Menteri

P8 (12.45tgh)

Jamuan Tengahari

* Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P8 (1.15tgh)

Bergambar & Bersurai

* Rombongan DYMM & Warga Sekolah 14

11.

PE LAN LAK AR PER JA LAN AN MA JLI S

P1

P3

P2

KANTIN

P8 P4

P8

TAPAK PERASMIAN BILIK DARJAH

BILIK DARJAH

P8 P6 P7

MAKMAL SAINS

P5 MAKMAL KOMPUTER

PADANG PERMAINAN

BILIK DARJAH

15

12.

BI DAN G TU GAS DAN TA NGG UNGJAW AB JA WA TA NK UASA KEC IL

12.1.

PENGERUSI (Pengetua / Guru Besar) * * * * * * * *

Maklumkan ke pengetahuan JPN, PD, PPD. Setiausaha kepada J.kuasa Induk Pengerusi kepada J.kuasa Pengelola Merancang dan memilih J.kuasa Pengelola Taklimat tentang bidang tugas kepada J.kuasa Menentukan majlis berjalan lancar Bertanggungjawab ke atas J.kuasa Pengelola Bekerjasama dengan Pejabat SUK, Pejabat DYMM , Pejabat Daerah, JPN, PPD dan juga Agensi Kerajaan / Swasta dalam mengendalikan majlis tersebut. 16

12.2.

SETIAUSAHA

* Menerima surat perlantikan daripada Pengerusi • • • • •

• • • • •

Membantu Pengerusi dalam sebarang tugas yang diarahkan Menyediakan surat perlantikan J.kuasa pengelola Menyediakan surat jemputan mesyuarat Menyediakan Kertas Cadangan Menguruskan surat menyurat kepada; a. JPN (baik pulih, plaque, peruntukan, kata-kata aluan) b. SUK (peruntukan, peralatan, khidmat protokol) c. Pejabat DYMM (mohon perkenan Tuanku, Gambar, khidmat bantu, kundang dan jurupayung) d. Pejabat Daerah (Kata-kata aluan, khidmat bantu, peralatan, perabot) e. Jabatan / agensi (memohon bantuan mengikut keperluan) Menyediakan aturan pentadbiran / perjalanan majlis Menetapkan yarikh dan hari raptai Menyediakan surat penghargaan / terima kasih Meneyediakan laporan penilaian Menjalankan lain-lain tugas yang diarahkan 17

12.3.

BENDAHARI

•

Menyediakan anggaran perbelanjaan

•

Mendapatkan anggaran perbelanjaan daripada JK kecil

•

Membentangkan anggaran perbelanjaan semasa mesyuarat JK Pengelola

•

Mengurus dan menyediakan Penyata Kewangan

•

Menguruskan pengagihan perbelanjaan peringkat sekolah

18

12.4. AJK SAMBUTAN • • •

• • • • • • *

Mengenalpasti pegawai / guru / kakitangan yang bersesuaian untuk bertugas sebagai penyambut tetamu Menentukan kedudukan / tempat penyambut tetamu Menentukan pelajar / guru / petugas (penyemat roset, jambangan bunga, pembuka pintu kenderaan) berada di tempat yang ditetapkan. Mengetahui tempat / lokasi kedudukan tempat duduk tetamu Penyambut tetamu tahu dan mengenali jemputan terutama jemputan VVIP / VIP Memastikan tetamu diiringi ke dewan / ke khemah yang ditetapkan Mengedarkan buku program kepada semua jemputan Mengedarkan kad jemputan jamuan kepada kepada VVIP / VIP Menyediakan pelajar untuk menyerahkan buku program kepada tetamu kehormat di atas pentas Bekerjasama dengan AJK Buku Program, Pengacara,Hadiah, Persiapan Dewan / Pentas 19

12.5. AJK DISIPLIN

•

Memberi taklimat tentang perjalanan atur cara / peristiwa,pakaian dan peraturan serta tatacara majlis.

•

Menentukan dan mengawal disiplin pelajar semasa perjalanan majlis dengan bantuan pengawas.

•

Bekerjasama dengan AJK Sambutan dan AJK Lalulintas di tempat yang telah ditetapkan

•

Memastikan Aturan Pentadbiran / Perjalanan Majlis di patuhi

20

12.6. AJK BUKU ATUR CARA •

• • • •

Bekerjasama dengan Setiausaha untuk mendapatkan kandungan buku atur cara; ~ Kata-kata aluan ~ Senarai ahli jawatankuasa ~ Sejarah dan perkembangan sekolah ~ Senarai penerima hadiah (jika ada) ~ Senarai atur cara majlis ~ Kandungan lain yang bersesuaian / berkaitan Bekerjasama dengan AJK Sambutan / Jemputan tentang pengagihan buku atur cara mengikut kategori Menyemak, meneliti & mengemaskini maklumat dalam buku atur cara Memastikan tiada sebarang kesilapan ejaan dan susunan protokol dalam buku atur cara Mengurskan cetakan buku atur cara

21

12.7. AJK JEMPUTAN •

Menyediakan senarai jemputan

•

Menguruskan cetakan kad jemputan, kad jawapan dan pelekat kereta

•

Menguruskan pengedaran kad jemputan

•

Mendapatkan maklumat kehadiran jemputan (VVIP / VIP)

•

Menyampaikan senarai nama kehadiran VVIP / VIP kepada JK Protokol dan Urusetia

•

Menyediakan senarai kehadiran terkini mengikut keutamaan

•

Bekerjasama dengan AJK Lalu Lintas, Sambutan, Jamuan, Pengacara, Protokol 22

12.8. AJK LALULINTAS •

Menyediakan pelan letak kereta untuk semua jemputan mengikut keutamaan

•

Menyediakan pelekat kereta mengikut kategori dan lokasi (selaraskan dengan JK Jemputan)

•

Menyediakan papan tanda penunjuk arah

•

Melabelkan tempat letak kereta mengikut kategori

•

Pastikan petugas berada di lokasi yg ditetapkan

•

Bekerjasama dengan Setiausaha, Pihak Polis, Pegawai Protokol

23

12.9. AJK PENYEDIAAN TEKS UCAPAN, TEKS DOA & TEKS PENGACARA MAJLIS •

* • • • • • •

Sediakan draf teks ucapan untuk; Tetamu kehormat, Pengetua / Guru Besar dan PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah Menghubungi Pejabat Agama untuk bantuan pembaca doa dan teks doa Sediakan draf teks pengacara majlis Mengemaskini teks ucapan, teks doa dan teks pengacara majlis dan mendapatkan pengesahan dari Unit Perhubungan JPN Sediakan draf semua kata-kata aluan tetamu kehormat untuk buku atur cara Tentukan teks ucapan, teks doa dan teks pengacara majlis ada dalam simpanan (standby) Sediakan susunan ucapan protokol dan serahkan kepada ketiga-tiga pihak yang akan berucap (disemak dan disahkan oleh pegawai protokol) Bekerjasama dengan AJK Jemputan, Sambutan, Atur Cara, Siaraya, Hadiah, Persembahan, Jabatan Penerangan dn protokol. 24

12.10.

• • • • • • • *

AJK HADIAH & CENDERAMATA

Kenalpasti kategori hadiah dan penerima Sediakan anggaran perbelanjaan hadian dan cenderamata Membalut dan menyiapkan hadiah dan cenderamata Taklimat tatacara penyampaian hadiah kepada semua penerima hadiah (raptai) Bekerjasama dengan Bendahari, Pengacara Majlis dan Protokol Sediakan peralatan dan keperluan (alas meja, alas dulang, dulang,dan petugas) Menyediakan hadiah / cenderamata kepada tetamu kehormat Sediakan jambangan bunga untuk Isteri sekiranya tetamu kehormt menbawa Isteri

25

12.11.

AJK SERANTA

•

Menyediakan papan tanda arah di persimpangan jalan sebagai panduan kepada jemputan untuk hadir ke majlis berkenaan

•

Menghubungi media cetak dan elektronik untuk membuat liputan untuk hari sebelum dan semasa

•

Menyediakan kain rentang, poster atau sebarang maklumat hebahan kepada masyarakat sekeliling

•

Menguruskan kebenaran / permit menggantung kain rentang

•

Bertanggungjawab memasangnya serta menanggalkannya

•

Menyediakan bilik sidang akhbar jika diperlukan 26

12.12. AJK SIARAYA •

Menghubungi Jabatan Penerangan / syarikat swasta untuk bantuan siaraya dan juga Pengacara Majlis

•

Memohon dan menyediakan peruntukan kewangan untuk sewaan siaraya

•

Menyediakan Juruteknik yang berkemahiran untuk mengendalikan siaraya

•

Menyediakan segala peralatan yang berkaitan siaraya secukupnya mengikut keperluan (speaker, pembesar suara, dsbnya)

27

12.13AJK PERSEMBAHAN •

Kenalpasti persembahan yang sesuai (elakkan penggunaan senjata tajam dalam persembahan berkenaan)

•

Menyediakan dan melatih pelajar yang terlibat

•

Menyediakan peralatan dan keperluan persembahan

•

Menentukan raptai untuk persembahan berkenaan

•

Bekerjasama dengan Juruacara dan Protokol

28

12.14. • • • • • • • •

AJK PAMERAN

Mengenalpasti jenis pameran (kurikulum, kokurikulum, HEM, agensi kerajaan / swasta) Mengenalpasti kesesuaian lokasi / bilik pameran Menyiapkan bilik pameran & menyediakan bahan pameran Bekerjasama dengan Setiausaha untuk menghubungi agensi luar untuk bantuan bahan pameran Bekerjasama dengan Setiausaha untuk menghubungi agensi luar untuk bantuan peralatan pameran Menyediakan pelan susun atur dalam bilik pameran Menyediakan anggaran perbelanjaan Mengenalpasti dan menyediakan petugas yang sesuai dengan pameran berkenaan

29

12.15. • •

• • •

• •

AJK PERSIAPAN KHEMAH

Menyediakan pelan kedudukan khemah Bekerjasama dengan Setiausaha dan Bendahari untuk mohon bantuan peralatan daripada agensi luar / beli (kerusi,kipas angin, air cooler, payung, karpet dll) Bekerjasama dengan AJK Jemputan dan Protokol untuk menentukan bilangan dan kedudukan khemah Menyediakan kerusi tetamu secukupnya Menyediakan label / tanda arah ikut kategori (khemah utama / khemah jemputan khas / khemah ibubapa / khemah pelajar) Menghias khemah Menyediakan anggaran pembelian dan sewaan

30

12.16.

AJK PERSIAPAN PENTAS

•

Mengenalpasti lokasi pentas / dewan yang sesuai

•

Menyediakan pelan susun atur

•

Bekerjasama dengan Setiausaha untuk memohon bantuan peralatan daripada SUK, JKR, MD, JPN (kerusi tetamu kehormat, kerusi-kerusi, meja, rostrum, kipas, air cooler dll keperluan)

•

Bekerjsama dengan AJK Sambutan dan Protokol bagi menyusun dan melabel tempat duduk tetamu khas mengikut keutamaan

•

Menyediakan ‘back drop’

•

Menyediakan perhiasan pentas (bendera, bunga, air mineral, gelas, alas meja, alas kerusi, karpet dll) 31

12.17. • • • • • • • •

AJK TEMPAT / BILIK JAMUAN

Mengenalpasti tempat / bilik jamuan yang bersesuaian Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk menentukan bilangan kehadiran Bekerjasama dengan AJK Protokol untuk menentukan kedudukan jemputan Bekerjasama dengan Setiausaha dan Bendahari untuk mohon peruntukan jamuan / peralatan / perabot / perhiasan Menyusun dan melabelkan tempat duduk VVIP / VIP Menyediakan tanda arah ke tempat jamuan dan di dalam dewan jamuan Menghias tempat / bilik jamuan Menyediakan segala kelengkapan kerusi, meja dan peralatan yang berkaitan mengikut kesesuaian secukupnya.

32

12.18. • • • • • • • • •

AJK JAMUAN

Bekerjsama dengan AJK Persiapan Bilik Jamuan bagi mengenalpasti kesesuaian bilik jamuan Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk menyediakan anggaran perbelanjaan dan bilangan tetamu yang hadir Menyediakan Menu Yang bersesuaian dan telah mendapat persetujuan daripada Pejabat DYMM / PM / MB / M Mendapatkan khidmat kundang / pelayan daripada Pejabat DYMM ( sekiranya tetamu DYMM) Mengenalpasti pembekal makanan yang bersesuaian Penyediaan peralatan jamuan yang secukupnya Penyediaan peralatan lain dalam bilik jamuan Memastikan tetamu selesa dan dewan yang bersih Sediakan pelan susun atur dewan jamuan untuk rujukan

33

12.19.

AJK KECERIAAN & KEBERSIHAN

•

Memastikan tahap kebersihan sempurna

•

Menceriakan bangunan dan kawasan sekitar

•

Bekerjasama dengan Bhg. Majlis SUK, MD, Bomba,JKR dll untuk bantuan bunga hiasan, tiang dan Bendaera DiRaja pembersihan kawasan, banteng dan peralatan pancutan air

•

Bekerjasama dengan Pejabat Haiwan untuk penyemburan racun serangga

34

12.20.

AJK KECEMASAN

•

Mengenalpasti bilik rawatan kecemasan

•

Menghubungi Pejabat Kesihatan untuk bantuan Pegawai Perubatan, Ambulans dan Ubat-ubatan

•

Menghiasi bilik rawatan kecemasan

•

Menyediakan petugas tertentu untuk membantu sekiranya berlaku kecemasan selain bantuan daripada Pegawai Perubatan

35

12.21.PENGACARA MAJLIS & PEMBACA DOA •

• • •

•

*

Menghubungi Jawatankuasa penyediaan teks pengacara majlis dan doa untuk mendapat yang telah disemak dan diluluskan oleh pihakpihak yangt berkenaan; ~ teks pengaraan majlis ~ teks doa Dapatkan senarai protokol daripada JK Sambutan / Urusetia / Protokol Menghadiri raptai sepenuhnya Sentiasa bersedia dari masa ke semasa khususnya dari segi kesihatan, ketepatan masa, penampilan diri, suara dan maklumat yang berkatan dengan majlis berkenaan Bekerjasama dengan Setiausaha, AJK Persiapan, AJK Siaraya dan Protokol; ~ masa untuk mengacarakan majlis / bacaan doa ~ tempat untuk mengacarakan / bacaan doa Menyediakan pembantu pengacar majlis / pembaca doa sekiranya berlaku sesuatu kecemasan

36

12.22. AJK PLAQUE PERASMIAN •

Mengenalpasti tempat meletakkan ‘plaque’ perasmian

•

Mendapatkan kelulusan daripada Pejabat DYMM / MB / Menteri tentang draf ‘plaque’ berkenaan

•

Bekerjasama dengan Setiausaha untuk urusan tempahan ‘plaque’ perasmian / uruskan tempahan ‘plaque’

•

Menyemak dan meneliti teks ‘plaque’

•

Reka bentuk, menghiasi dan membina tapak ‘plaque’ perasmian

•

Memastikan tali penarik tirai ‘plaque’ dalam keadaan berfungsi / menandatangi ‘plaque’ dan sediakan alternatif sekiranya berlaku kecemasan 37

12.23. AJK. FOTOGRAFI / RAKAMAN •

Menyediakan kamera SLR dan kamera Video

•

Menyediakan petugas yang berkelayakan

•

Menentukan lokasi penggambaran guru / pelajar bersama tetamu kehormat

•

Menguruskaqn segala urusan penyucian gambar dan memproses rakaman video

•

Menyediakan album gambar

•

Menyimpan dengan selamat segala rakaman yang dibuat untuk kenangan dan laporan 38

12.24. AJK PERALATAN •

Bertanggungjawab kepada semua keperluan peralatan

•

Mengedarkan borang maklumat mendapatkan senarai keperluan peralatan

•

Menyediakan rekod penerimaan dan pemulangan peralatan

•

Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik semasa penerimaan dan pemulangan

•

Memastikan peralatan yang diperlukan dapat disediakan dengan secukupnya

•

Menyediakan surat penghargaan terima kasih kepada pihak yang membantu dalam pembekalan peralatan 39

12.25. AJK MAJLIS PERASMIAN *

Menentukan kedudukan pasukan ‘BM’, ‘SJ’, ‘BP’, kompang, silat (sekiranya ada)

* * * *

Menyusun atur cara majlis perasmian pembukaan / penutup dengan kemas. Menyediakan pelajar untuk pasukan ‘BM’, ‘SJ’, ‘BP’, kompang, silat dll Menyediakan dan memastikan alat perasmian berfungsi sepenuhnya. Menyediakan pelajar untuk menyampaikan buku cenderamata kepada Tetamu Kehormat di atas pentas. Menyelaraskan dengan JK Hadiah & Cenderamata untuk cenderamata kepada Tetamu Kehormat. Penyelaras dengan JK Persembahan untuk persembahan murid Menentukan masa dan keperluan untuk mengadakan raptai Menyelaraskan dengan semua Jawatankuasa yang berkatan dengan majlis perasmian (Jawatankuasa hadiah / persembahan / protokol / sambutan / hiasan / persiapan pentas / persiapan dewan / juruacara / doa / siaraya dll Menyelaras dengan JK Persiapan pentas tentang penyediaan; (rostrum, kerusi Tetamu Kehormat, alas, meja, air, gelas, buku cenderamata, ‘tray’, ‘back drop’, warna, tulisan, hiasan, bunga dll)

* * * *

*

40

12.26. AJK PERSIAPAN DEWAN *

Menyediakan pelan keseluruhan kedudukan dewan

* Dapatkan senarai jemputan dan kehadiran tetamu daripada pihak Urusetia *

Menghubungi pihak-pihak yang berkaitan melalui Urusetia dan juga Peralatan untuk bantuan; ~

Kerusi, ikut keperluan dan kesesuaian

~

Peralatan dewan (tanda arah)

~

Hiasan dewan (bunga)

~

Keperlun lain (karpet, tempat persembahan dll)

JK

41

12.27. AJK PROTOKOL * * * * * * *

Menentukan Penyambut Tetamu Utama untuk menyambut Tetamu Kehormat Menentukan kedudukan Tetamu Kehormat dan jemputan utama di atas pentas dan di meja utama jamuan. Melabelkan kerusi tempat duduk Tetamu Kehormat dan jemputan di atas pentas dan meja utama jamuan. Menyambut dan menentukan kedudukan tetamu VIP dibarisan hadapan / utama di dalam dewan. Membantu JK Perasmian untuk melatih pelajar bagi tujuan penyerahan buku cenderamata kepada Tetamu Kehormat di atas pentas. Memastikan susunan perjalanan majlis mengikut peraturan / protokol. Membantu JK Persiapan Pentas dalam penyediaan keperluan berikut mengikut kesesuaian; (rostrum, kerusi Tetamu Kehormat, alas, meja, air, gelas, buku cenderamata, ‘tray’, ‘back drop’, warna, tulisan, hiasan, bunga dll) 42

12.28. AJK LALUAN DIRAJA / PERDANA MENTERI / MENTERI BESAR / MENTERI •

Menentukan dan menyediakan pelan laluan tetamu kehormat dan serahkan kepada polis untuk keselamatan

•

Mohon bantuan permaidani merah / kuning daripada pihak yang berkenaan

•

Memastikan pemasangan permaidani di sepanjang laluan (sekiranya perlu)

•

Memastikan permaidani dalam keadaan baik dan bersih

43

13. KESIMPULAN Menganjurkan satu majlis rasmi dengan lancar dan berjaya memang suatu tugas yang sukar dan mencabar. Banyak perkara-perkara kecil boleh menjadi isu besar sekiranya perancangan dan penyediaannya tidak dilakukan dengan rapi / terlepas pandang. Untuk membantu kelancaran perjalanan majlis yang diatur maka penyediaan ‘Kertas Cadangan’ merupakan suatu dokumen sokongan yang boleh dijadikan panduan dalam menjamin kejayaan perjalanan majlis berkenaan. Ia boleh dijadikan panduan yang merangkumi prosedur sebelum, semasa dan selepas majlis berlangsung. ‘Kertas Cadangan’ ini meliputi perancangan, penjadualan, peruntukan perbelanjaan, mesyuarat, keperluan logistik, komunikasi, etika dan juga kualiti pengurusan acara rasmi. Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan panduan kepada pihak pengurusan sekolah dalam merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah. Disediakan oleh, Hassan bin Ibrahim PPT

44

Sekian Terima kasih

45