Pencatatan (manajemen Logistik Rs).pptx

PENCATATAN

PENCATATAN Pencatatan bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk. Pencatatan memudahkan untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran.

Pencatatan harus dilakukan dengan menggunakan digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan adalah kartu stock dan kartu stock induk.

Kartu stock dan kartu stock diletakan bersamaan atau berdekatan dengan perbekalan farmasi bersangkutan, pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari, setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang atau rusak/kadaluarsa) penerimaan dan pengeluaran barang dijumlahkan tiap akhir bulan

Kartu Stock

Fungsinya 1. Kartu stock digunakan untuk mencatatan mutasi perbekalan farmasi 2. Tiap lembar kartu stock hanya diperuntukan mencatat data mutasi satu jenis perbekalan farmasi yang berasal dari satu sumber anggaran. 3. Data pada kartu stock digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan distribusi.

Hal-hal yang harus diperhatikan a. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi bersangkutan b. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari c. Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, d. hilang, rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok. e. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

Manfaat informasi yang didapat: a. Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan farmasi b. Penyusunan laporan c. Perencanaan pengadaan dan distribusi d. Pengendalian persediaan e. Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan pendistribusian f. Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFRS

Kartu stock induk

fungsinya 1. Kartu stock digunakan untuk mencatatan mutasi perbekalan farmasi 2. Tiap lembar kartu stock hanya diperuntukan mencatat data mutasi satu jenis perbekalan farmasi yang berasal dari satu sumber anggaran. 3. Tiap baris data hanya diperuntukan mencatat satu kejadian mutasi perbelakan farmasi 4. Data pada kartu stock induk digunakan sebagai 1. Alat kendali bagi Kepala IFRS terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat penyimpanan 2. Alat bantu untuk penyusunan laporan perencanaan pengadaan dan distribusi serta pengendalian persediaan.

Hal-hal yang harus diperhatikan: 1. Kartu stok induk diletakkan di ruang masingmasing penanggung jawab 2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari 3. Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, 4. hilang, rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stokPenerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.