BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Rekam Medis Lahirnya rekam medis berjalan sejajar dengan lahirnya ilmu kedokteran karenanya sejak Zaman Batu (Paleolithic) lebih kurang 25.000 SM di Spanyol rekam medis telah ada, tetapi dalam bentuk yang primitif sekali berupa pahatan pada dinding gua. Pada zaman Mesir Kuno (Egyptian Period) telah dikenal Dewa
Thoth
ahli
pengobatan
yang
dianggap
Dewa
Kebijaksanaan dikenal sebagai dewa berkepala iblis. mengarang 36 buah – 42 buku.
Ia
Diantaranya 6 buku
mengenai masalah kedokteran (tubuh manusia, penyakit, obat-obatan penyakit mata dan kebidanan) Imhotep adalah dokter yang pertama menjalankan rekam medis. Hidup di zaman Piramid 3.000-2.500 SM. Ia adalah pegawai negeri tinggi, Kepala Arsitek Negri serta penasehat Medis Fira’un, kemudian ia dihormati sebagai medical demiggod seperti Aesculapius : Ia membuat Papyrus (dokumen ilmu kedokteran kuno yang berisi 43 kasus pembedahan). Papyrus ini selama berabad-abad menghilang dan baru diketemukan pada abad XIX oleh seorang berkebangsaan Inggris bernama Edwin Smith, hingga kemudian dinamakan : Edwin Smith Papyrus. Papyrus ini saat ini disimpan di New York Academy of Medicine, USA. Lembaran papyrus lain diketemukan pada tahun 1972 di kaki mumi di Necropolis ditulis sejak tahun 1550 SM, yang kemudian dijual pada seorang archeolog Jerman bernama 1
Georg Ebers hingga kemudian dikenal sebagai Papyrus Ebers. Sebelum perang dunia ke II papyrus ini berada di University of Leipzing.
Di Leipzing (Polandia) isi Papyrus
Ebers diketahui adalah observasi yang cermat mengenai penyakit dan pengobatan yang dikerjakan secara teliti dan mendalam. Pada zaman Yunani dikenal Aesculapius yang dianggap sebagai dewa kedokteran dan mempunyai tongkat dililit ular yang
hingga
kini
masih
dipakai
sebagai
simbol
ilmu
kedokteran diseluruh dunia. Aesculapius melakukan praktek ilmu kedokteran di Delphi, bekas reruntuhan kuilnya berada di dekat gunung Parna Zeus. Ilmu kedokteran di Yunani disebarkan oleh sepuluh dokter
yang
disebut
Aesclepadae
sedang
kuil
tempat
penderita disebut Aesculapia (1134 SM). Selain kuil tersebut pengobatan lainnya di kota Epidaurus (Secred Grove) atau disebelah Barat Althena. Pada 460 SM dikenal Hippocrates yang hingga kini disebut sebagai Bapak Ilmu Kedokteran.
Ia yang mulai
mengenyampingkan ramalan dan pengobatan secara mistik dengan
praktek
kedokteran
secara
ilmu
pengetahuan
modern. Hipocrates yang membuat sumpah Hipocrates dan banyak
menulis
tentang
pengobatan
penyakit,
dengan
observasi penelitian yang cermat dan sampai kini dianggap benar. Hasil pemeriksaan pasiennya (rekam medis) diajarkan pada Putra Hipocrates Thesalius, Racon, dan Dexxippus yang hingga
kini
masih
dapat
dibaca
oleh
para
dokter.
Kecermatan cara kerja Hipocrates dalam pengelolaan rekam medisnya sangat menguntungkan para dokter sekarang. 2
Galen yang hidup 600 tahun sesudah Hipocrates (130121
SM)
di
kota
Roma
adalah
orang
pertama
yang
memperkenalkan fungsi sesungguhnya dari arteri (pembuluh darah)
dan
dalam
salah
satu
buku
karangannya
ia
menggambarkan rasa sakit yang diakibatkan serangan batu ginjal.
Di zaman ini telah mempunyai majalah kedokteran
bernama Romana Acta Diurna. Orang rumah
yang
sakit
pertama
(Hospital)
kali
atau
menyebutkan Hopitalia
perkataan
dalam
latin(Hosper = Host = Tamu) adalah Santo Jerome.
bahasa Istilah
tersebut ia pergunakan sewaktu menulis mengenai rumah sakit yang didirikan oleh Pabiola di Roma Tahun 390. Pada
zaman
Byzantium
ilmu
kedokteran
hanya
mencapai 3 abad pertama walaupun zaman ini lebih dari 1000 tahun.
Pengarang buku ilmu kedokteran pada zaman
ini adalah : Aetius, Alexander, Oribasius dan Paul satusatunya pekerjaan rekam medis yang dilakukan yaitu catatan para rahib (dokter kuno). Pada zaman Yahudi ilmu kedokteran telah tertera di dalam kitab Injil dan Talmud, dua kitab agama Kristen dan Yahudi. Bangsa Hibrani termasuk pencipta dari Prophylaxis. Buku Leviticus berisi sanitasi dan higiene seperti : efek menyentuh benda kotor, jenis makanan yang harus dimakan dan mengandung gizi tinggi, dan cara membersihkan ibu yang baru melahirkan. Pada
zaman
Islam
dikenal
dokter-dokter
yang
beragama Islam dan praktek di rumah sakit Persia (Iran) antara lain Imam Gozali (Rhazes) tahun
865 – 925 SM, yang
telah menulis banyak buku kedokteran, antara lain mengenai pengobatan penyakit cacar “Treatise on Smallpox and Measles” yang merupakan buku pertama yang membahas 3
penyakit menular. Ia juga merupakan dokter pertama yang menggunakan alkohol dan usus kambing untuk menjahit luka. Kemudian Ibnu Sina (Avicena) hidup 980–1037 M yang bekerja berdasarkan tulisan Hipocrates dan menggabungkan dengan sumber-sumber kedokteran lainnya yang ia dapat. Ia telah menggunakan sistem pencatatan klinis yang baik. Rumah Sakit ST Bartholomeus di London merintis halhal yang harus dikerjakan oleh suatu management.
medical record
Rumah sakit ini yang memulai membuat
catatan (record) dari para penderita yang dirawat di rumah sakitnya.
Pada tahun 1667 rumah sakit ini mempelopori
pendirian perpustakaan kedokteran. Rumah sakit ini masih berdiri dan beberapa rekam medis pasiennya yang pernah dirawat ditahun 1137 masih ada. bernama Rahera.
Pendiri rumah sakit ini
Rumah sakit ini mengeluarkan buku
bernama Book of Foundation yang berisi riwayat dari 28 kasus penyakit.
ST Bartholomeus mendapat dukungan dan
perhatian pemerintah atas usaha usahanya yang telah dijalankan. Andreas Vesalius hidup pada tahun 1514 – 1554, adalah seorang berkebangsaan Belgia, dokter yang mempelajari ilmu anatomi melalui pembedahan mayat orang kriminal dengan cara mencuri mayat, hal yang dilarang keras oleh gereja
Khatolik.
Hasil
pembedahan
mayat
menjadi
pengetahuan Anatomi yang sangat bermanfaat. Ia juga selalu membuat rekam medis atas segala hal yang dijumpainya. Hasil rekam medis tersebut dibukukan dengan nama Fabrica (1543).
Kemudian ia menjadi profesor pada University of
Padua (Italia).
4
Dokter William Harvey adalah seorang dokter yang bekerja di RS ST Barthelemew yang menekankan dimana dokter harus bertanggung jawab atas segala catatan rekam medisnya.
Setiap dokter harus mencatat laporan instruksi
medis dari pasien. Kapten Jhon Grant adalah orang yang pertama kali mempelajari Vital Statistik pada tahun 1661. Ia melakukan penelitian atas Bilis of Mortality Pada
abad
mempelopori
XVIII
berdirinya
(angka Kematian).
Benyamin rumah
Franklin
sakit
dari
USA
Pennsylvania
di
Philadelpia (1752). Rekam medis sudah ada pada tahun 1873 dan indeks pasien baru disimpan. Tahun 1771 Rumah Sakit New York dibuka, pada tahun 1793 register pasien dikerjakan.
Tahun 1862 mulai dicoba
menggunakan indeks penyakit.
Pada tahun 1914 istilah-
istilah kepenyakitan baru dapat diterangkan. Pada tahun 1801 Rumah Sakit Umum Massacussect di Boston dibuka memiliki rekam medis dan katalog lengkap. Tahun 1871 mulai diinstruksikan bahwa pasien dirawat harus dibuat KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien). Tahun 1870-1893 Library Bureu mulai mengerjakan penelitian katalog pasien.
Tahun 1895 -1867 Ny. Grece
Whiting Myerors terpilih sebagai Presiden pertama dari Association of Record Librarian of North America. Ia adalah ahli medical record pertama di rumah sakit. Pada perhatian
abad secara
XX
rekam
khusus
medis
pada
baru
beberapa
menjadi
pusat
rumah
sakit,
perkumpulan ikatan dokter/rumah sakit di negara-negara barat. Tahun
1902
American
Hospital
Association
pertama kalinya melakukan diskusi rekam medis.
untuk Tahun 5
1905
beberapa
buah
pikiran
dokter
diberikan
untuk
perbaikan rekam medis. Tahun 1905 Dokter George Wilson seorang dokter kebangsaan Amerika dalam rapat tahunan American
Medical
Association
ke
56
membacakan
naskahnya : “Aclinical Chart for The Record of Patient in Small Hospital “ yang kemudian diterbitkan dalam Journal of American Association terbit 23-9-1905. Isi naskah itu adalah tentang pentingnya nilai medical record yang lengkap isinya demi kepentingan pasien maupun bagi pihak rumah sakit. Berikut adalah perkembangan selanjutnya : a. Tahun 1935 di USA muncul 4 buah sekolah Rekam Medis. b. Tahun 1955 berkembang menjadi 26 sekolah terdapat 1000 lulusan. c. Tahun 1948 Inggris membuat 4 sekolah rekam medis. d. Tahun 1944 Australia membuat sekolah rekam medis oleh seorang ahli RM dari Amerika yang bernama Ny. Huffman, di Sydney dan Melbourne.. Dengan demikian dunia internasional sudah menyadari bagaimana pentingnya tulisan-tulisan serta catatan mengenai penyakit seseorang sehingga harus disusun dengan sebaikbaiknya dan catatan medis inilah yang kita namakan dengan rekam medis. Semenjak
masa
pra
kemerdekaan
rumah sakit
di
Indonesia sudah melakukan kegiatan pencatatan, hanya saja masih belum dilaksanakan dengan penataan baik, atau mengikuti sistem yang benar, penataan masih tergantung pada selera pimpinan masing-masing rumah sakit. Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1960, kepada semua petugas kesehatan diwajibkan unatuk menyimpan rahasia kedokteran, termasuk berkas 6
rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.034/Birhup/1972, ada kejelasan bagi rumah sakit menyangkut kewajiban untuk menyelenggarakan medical record. Bab I ps 3 menyatakan bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk (master plan) yang baik, maka setiap rumah sakit: a. Mempunyai dan merawat statistik yang up to date. b. Membuat medical record yang berdasarkan ketentuan ketentuan yang telah ditetapkan. Maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut adalah agar di institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, penyelenggaraan rekam medis dapat berjalan dengan baik. Pada tahun 1972-1989 penyelenggaraan rekam medis belum berjalan sebagaimana yang diharapkan. Maka
dengan diberlakukannya
Permenkes
No.749a
menkes/per/XV/tahun 1989 tentang rekam medis / medical record yang merupakan landasan hukum semua
tenaga
medis dan para medis di rumah sakit yang terlibat dalam penyelenggaraan rekam medis harus melaksanakannya. Dalam pasal 22 sebagai salah satu pasal permenkes No. 749a tahun 1989 tersebut disebutkan bahwa hal-hal tehnis yang belum diatur dan petunjuk pelaksanaan peraturan ini akan ditetapkan oleh Direktur Jenderal sesuai dengan bidang tugas masing-masing.
Sejalan dengan pasal 22 tersebut
maka Direktorat Jenderal Pelayanan Medik telah menyusun Petunjuk
Pelaksanaan
Medis/Medical
Record
di
Penyelenggaraan Rumah
Sakit
dengan
Rekam Surat
Keputusan Direktur Jenderal Pelayanan Medik No. 78 Tahun 1991 tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit.
Dengan adanya perkembangan akan
kebutuhan dengan mengantisipasi perkembangan pelayanan 7
maupun IPTEK dilakukan penyempurnaan petunjuk tentang pengelolaan rekam medis rumah sakit. B. Ruang Lingkup Ruang lingkup Unit Rekam Medis RS Thursina meliputi managemen rekam medis dan admission & registrasi. 1.Falsafah Rekam Medis Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses
pelayanan
diberikan
oleh
dokter
dan
tenaga
kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan cerminan
kerjasama
lebih
dari
satu
kesehatan untuk menyembuhkan pasien.
orang
tenaga
Bukti tertulis
pelayanan yang dilakukan setelah pemeriksaan tindakan, pengobatan sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Proses pelayanan diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri, maupun perjalanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan
dan
tindakan
medis
lainnya
yang
akan
dijadikan dasar di dalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit. Jadi falsafah Rekam Medis mencantumkan nilai Administrasi, Legal, Finansial, Riset, Edukasi, Dokumen, Akurat, Informatif dan dapat dipertanggung jawabkan (ALFRED AIR). 2.Pengertian Rekam Medis Membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis disini diartikan sebagai “keterangan baik yang
tertulis
maupun
terekam
tentang
identitas, 8
anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan
maupun
yang
mendapatkan
pelayanan
gawat
darurat”. Kalau diartikan secara dangkal, rekam medis seakan-akan hanya
merupakan catatan dan dokumen
tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada hanya sekedar catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar di dalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit dalam hal ini ke datang ke rumah sakit . Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai
pengertian
penyelenggaraan pencatatannya kegiatan
rekam
sendiri
daripada
sebagai medis.
hanya
satu
sistem
Sedangkan
kegiatan
merupakan
penyelenggaraan
salah
rekam
satu
medis.
Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman oleh pasien atau untuk keperluan lainnya. 9
3.Tujuan Rekam Medis a. Tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. b. 4.Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain: - Aspek Administrasi Suatu
berkas
administrasi,
rekam
karena
medis
isinya
mempunyai
menyangkut
nilai
tindakan
berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. - Aspek Medis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. - Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. - Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan/pelayanan,
10
maka pembayaran pelayanan di rumah sakit tidak dapat dipertanggungjawabkan. - Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan
sebagai
aspek
penelitian
dan
pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. - Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena
isinya
perkembangan medik
yang
menyangkut kronologis
diberikan
data/informasi
dari
kepada
kegiatan pasien.
tentang
pelayanan Informasi
tersebut dapat digunakan sebagai bahan/referensi di bidang profesi si pemakai. - Aspek Dokumentasi. Suatu
berkas
rekam
medis
mempunyai
nilai
dokumentasi, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit. Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut di atas, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan saja. Kegunaan rekam medis secara umum adalah: a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian di dalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien. b. Sebagai
dasar
untuk
merencanakan
pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. 11
c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan
penyakit,
dan
pengobatan
selama
pasienberkunjung/dirawat di RS . d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya. f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan. g. Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien. h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan. C. Batasan Operasional 1. Managemen Rekam Medis Adalah kegiatan penyelenggaraan rekam medis di RSUD Kec.Mandau
yang
terdiri
dari
koding,
indeksing,
assembling, penyimpanan rekam medis, pendistribusian rekam medis dan pelaporan rekam medis. 2. Rekam Medis Adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat”. 3. Admisssion Adalah tempat penerimaan / pendaftaran pasien rawat inap dan IGD 12
4. Registrasi Adalah tempat penerimaan / pendaftaran pasien rawat jalan. 5. Tracer Adalah pembatas rekam medis atau pengganti dari rekam medis yang sedang di pinjam. 6. ICD X Adalah kepanjangan dari International Classification of Disease Ten Revision.
ICD X digunakan untuk mengkode
diagnosa penyakit pasien rawat jalan maupun rawat inap. 7. Kartu berobat Adalah kartu yang diberikan kepada pasien dimana isi kartu tersebut adaalah nomor rekam medis dan nama pasien. Kartu tersebut digunakan untuk mempermudah pencarian kembali rekam medis pasien yang akan berobat. D. Landasan Hukum Instalasi Rekam Medis di RSUD Kec,Mandau adalah merupakan bagian yang harus terselenggara sesuai dengan : 1. Undang-undang Tenaga Kesehatan pasal 2 (Lembaran Negara Tahun 1963 No. 78). 2. Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang wajib simpan rahasia kedokteran. 3. Peraturan Pemerintah No.32 tahun 1996 tentang tenaga rekam medis. 4. Surat Keputusan Menkes RI No.034/BIRHUP/1972.
Ada
kejelasan bagi rumah sakit menyangkut kewajiban untuk menyelenggarakan rekam medis dengan kegiatannya menunjang pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, meliputi membuat rekam medis berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan, serta merawat statistik 13
yang telah up to date.
Melalui peraturan-peraturan
tentang rekam medis, diharapkan rumah sakit dapat menyelenggarakan rekam medis berjalan sebagaimana yang diharapkan. 5. Permenkes
No.749a/MENKES/PER/XII/1989
tentang
rekam medis merupakan landasan hukum yang harus dipedomani bagi semua tenaga medis dan para medis serta tenaga kesehatan lainnya yang terlibat di dalam penyelenggaraan rekam medis. 5. SK
Dir
Jen
Yan
Medik
tahun
78/Yan.Med/RS.Um.Dik/YMU/I/91
1991,
Nomor
tentang
:
Petunjuk
Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit. 6. Permenkes
RI
No
575/Men.Kes/Per/IX/1989
tentang
Persetujuan Tindakan Medis. Instalasi Rekam Medis RSUD Kec.Mandau memiliki beberapa kebijakan sebagai berikut : 1. Setiap pasien RSUD Kec.Mandau memiliki satu nomor rekam medis. 2. Penyimpanan rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap disimpan dalam satu tempat. 3. Setiap
pasien
yang
pulang
rawat
inap
dibuatkan
Ringkasan Perawatan Pasien (Resume). 4. Kegiatan pelayanan medis dilaksanakan dengan membuat sensus harian. 5. Seluruh pelayanan dokumen rekam medis dilaksanakan oleh petugas rekam medis. 6. Setiap pasien yang masuk ke RSUD Kec.Mandau didata melalui Admission. 7. Permintaan rekam medis hanya bisa diberikan untuk kepentingan pengobatan pasien dan untuk kepentingan 14
lain harus sesuai aturan dan peminjaman menggunakan bon peminjaman. 8. Karu Rawat Inap bertanggung jawab atas kembalinya berkas rekam medis pasien rawat inap yang keluar perawatan dalam waktu tidak lebih dari 2 x 24 jam. 9. Semua
profesi
tenaga
kesehatan
yang
memberikan
pelayanan kepada pasien diwajibkan menulis seluruh pelayanan yang diberikan pada lembar rekam medis yang
sudah
ditentukan,
dilengkapi
dengan
tanda
tangan/paraf dan inisial nama. 10. Penanggung jawab Berkas Rekam Medis bertanggung jawab atas pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
11. Berkas rekam medis yang telah dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis yang belum lengkap, wajib dilengkapi oleh profesi tenaga kesehatan yang bersangkutan. 12. Instalasi Rekam Medis bertanggung jawab atas laporan berkala yang telah ditetapkan, baik untuk kepentingan eksternal maupun internal. 13. Seluruh hasil pemeriksaan pelayanan penunjang wajib ditempelkan pada lembar rekam medis yang telah ditetapkan. 14. Instalasi
Rekam
Medis
bertanggung
jawab
atas
tersedianya informasi kegiatan pelayanan dan indikator rumah sakit yang telah ditetapkan. 15. Seluruh pelayanan rekam medis wajib berorientasi pada kepuasan pelanggan. 16. Instalasi Rekam Medis RSUD Kec.Mandau menerima kegiatan magang mahasiswa terkait. 15
17. Bagi pasien yang memerlukan data rekam medis, dapat diberikan resume atau ringkasan perawatan pasien, hasil pemeriksaan
dan
riwayat
pelayanan
yang
telah
diberikan. 1.Aspek Persyaratan Hukum Rekam medis harus memenuhi obyek persyaratan hukum (PERMENKES 749a/89) yaitu : 1. Rekam medis tidak ditulis dengan pensil. 2. Tidak ada penghapusan. 3. Coretan, ralatan sesuai dengan prosedur, tanggal dan tanda tangan. 4. Tulisan jelas, terbaca. 5. Ada tanda tangan dan nama petugas. 6. Ada tanggal dan waktu pemeriksaan tindakan. 7. Ada lembar persetujuan tindakan. Dan
sesuai
dengan
PERMENKES
749a/MENKES/XII/1989,
tentang
keputusan
Med
Ditjen
UMDIK/YMU/1/91
Yan maka
Rekam
Nomor
No.
Medis
serta
78/Yan
Med/RS
tenaga yang berhak
mengisi
rekam medis di RSUD Kec.Mandau adalah: 1. Dokter umum, dokter spesialis, dokter gigi, dan dokter spesialis yang melayani pasien di RSUD Kec.Mandau. 2. Dokter yang merawat pasien di RSUD Kec.Mandau. 3. Residen yang sedang melakukan kepaniteraan klinik 4. Tenaga para medis perawatan dan non perawatan yang terlibat langsung dalam pelayanan antara lain ; Perawat, Perawat Gigi, Bidan, Tenaga Laboratorium Klinik, Gizi, Anastesi, Penata Rontgen, Rehabilitasi Medis,
Rekam
Medis,
Rekam
Medis
dan
lain
sebagainya. 16
5. Dalam hal dokter ke luar negeri maka yang melakukan tindakan/konsultasi kepada pasien yang mengisi rekam medis adalah dokter yang ditunjuk oleh Direktur RSUD Kec.Mandau. 2.Pemilikan Rekam Medis Penentuan
pemilikan
Rekam
Medis
sering
diperdebatkan di lingkungan rumah sakit. Para dokter sering membawa berkas rekam medis karena merasa berwenang penuh atas pasiennya, sementara itu petugas rekam medis berkeras mempertahankan berkas rekam medis di lingkungan kerjanya. Dilain pihak pasien sering memaksa untuk membawa/membaca berkas yang memuat riwayat sakitnya.
Akibatnya timbul pertanyaan tentang
pemilikan sah rekam medis. Secara hukum tidak ada bantahan bahwa pemilikan rekam medis pasien oleh rumah sakit.
Rumah sakit
sebagai pemilik segala catatan yang ada di rumah sakit, termasuk rekam medis. Hal ini mengingat karena catatancatatan
yang
terdapat
dalam
berkas
rekam
medis
merupakan rangkaian kegiatan pelayanan yang diberikan oleh unit pelayanan kesehatan kepada pasien.
Jadi bukti
dokumentasi tersebut adalah sebagai tanda bukti rumah sakit terhadap segala usahanya dalam menyembuhkan pasien. Isi rekam medis menunjukkan pula baik buruknya upaya penyembuhan yang dilakukan instansi pelayanan kesehatan tersebut.
Beberapa hal yang perlu mendapat
perhatian bagi para petugas pelayanan kesehatan yang terlibat pada pelayanan kesehatan kepada pasien. : 1. Tidak diperkenankan untuk membawa berkas rekam medis
keluar
dari
instansi
pelayanan
kesehatan, 17
kecuali atas izin pimpinan dan dengan sepengetahuan kepala Instalasi Rekam Medis, yang peraturannya digariskan oleh Pimpinan RSUD Kec.Mandau. 2. Petugas Rekam Medis antara lain bertanggung jawab penuh terhadap kelengkapan dan penyediaan berkas yang sewaktu-waktu dapat dibutuhkan oleh pasien.. 3. Petugas ini harus betul-betul menjaga agar berkas tersebut tersimpan dan tertata dengan baik dan terlindung dari kemungkinan pencurian berkas atau pembocoran isi berkas rekam medis. 4. Itulah sebabnya maka Petugas Rekam Medis harus menghayati berbagai peraturan mengenai prosedur penyelesaian
pengisian
berkas
bagi
para
aparat
pelayanan kesehatan maupun tata cara pengolahan berkas secara terperinci, yang kesemuanya dilakukan demi
menjaga
agar
berkas
rekam
medis
dapat
memberikan perlindungan hukum bagi rumah sakit, petugas pelayanan kesehatan maupun pasien. Dalam kaitan ini boleh ataupun tidaknya pasien mengerti akan isi daripada rekam medis adalah amat tergantung pada kesanggupan pasien untuk mendengar informasi mengenai penyakitnya yang dijelaskan oleh dokter yang merawatnya. Hal ini tidak berarti bahwa pasien diperkenankan untuk membawa berkasnya pulang. Resume pasien yang dikeluarkan oleh dokter rumah sakit serta diteruskan kepada dokter rujukan sudah dianggap memadai. Apabila dokter rujukan menghendaki informasi mengenai penyakit pasien yang lebih terperinci maka pihak rumah sakit diperkenankan
untuk
halaman-halaman
yang
memfotocopy difotocopy
dan
melegalisir
tersebut
serta 18
meneruskan kepada dokter rujukan tersebut.
Harus
diingat bahwa Rumah Sakit wajib memegang berkas asli, kecuali untuk resep obat pasien. Dengan adanya minat pihak ketiga seperti badanbadan asuransi, polisi, pengadilan dan lain sebagainya terhadap rekam medis seorang pasien maka tampak bahwa rekam
medis
telah
menjadi
milik
umum.
Namun
pengertian umum disini bukanlah dalam arti bebas dibaca masyarakat, karena walaupun bagaimana rekam medis hanya
dapat
dikeluarkan
maksud/kepentingan
bagi
berdasarkan
berbagai otoritas
pemerintah/badan yang berwenang yang secara hukum dapat dipertanggungjawabkan. Bilamana peraturan secara khusus belum ada maka perihal penyiaran atau penerusan informasi kepada pasien, dokter, orang lain yang ditunjuk adalah bersifat administratif, pihak Rumah Sakit akan memperhatikan berbagai faktor yang terlibat sebelum menjawab permohonan pasien atau pihak lainnya untuk melihat berkas rekam medis. Dalam hal ini Rumah Sakit bertanggung jawab secara moral dan hukum sehingga karenanya berupaya untuk menjaga agar jangan sampai terjadi orang yang tidak berwenang dapat memperoleh informasi yang terdapat dalam rekam medis pasien. Pengamanan harus dimulai sejak pasien masuk, selama pasien dirawat dan sesudah pasien pulang. 3. Kerahasiaan Rekam Medis Secara umum telah disadari bahwa informasi yang didapat dari rekam medis sifatnya rahasia. Tetapi kalau dianalisa, konsep kerahasiaan ini, akan ditemui banyak pengecualian. Yang menjadi masalah disini ialah ”Bagi 19
siapa rekam medis itu dirahasiakan dan dalam keadaan bagaimana rekam medis dirahasiakan. Informasi di dalam rekam medis bersifat rahasia karena hal ini menjelaskan hubungan yang khusus antara pasien dan dokter yang wajib dilindungi dari pembocoran sesuai dengan kode etik kedokteran dan peraturan perundangan yang berlaku. Pada dasarnya informasi yang bersumber dari rekam medis ada dua kategori : 1. Informasi yang mengandung nilai kerahasiaan. 2. Informasi yang tidak mengandung nilai kerahasiaan.
Informasi yang mengandung nilai kerahasiaan : Yaitu laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas
rekam
medis
sebagai
hasil
pemeriksaan,
pengobatan, observasi atau wawancara dengan pasien. Informasi ini tidak boleh disebarluaskan kepada pihakpihak yang tidak berwenang, karena menyangkut individu langsung si pasien. Walaupun begitu perlu diketahui pula bahwa pemberitahuan keadaan sakit si pasien kepada pasien maupun keluarganya oleh orang rumah sakit selain dokter yang merawat sama sekali tidak diperkenankan. Pemberitahuan
kepenyakitan
kepada
pasien/keluarga
menjadi tanggung jawab dokter dan pasien, pihak lain tidak memiliki hak sama sekali. Informasi yang tidak mengandung nilai kerahasiaan : Jenis informasi yang dimaksud disini adalah perihal identitas (nama, alamat, dan lain-lain) serta infomasi lain yang tidak mengandung nilai medis.
Informasi jenis ini
terdapat dalam lembaran paling depan berkas rekam medis rawat jalan maupun rawat nginap (Ringkasan Riwayat 20
Klinik ataupun
Ringkasan Masuk dan Keluar).
Namun
sekali lagi perlu diingat bahwa karena diagnosa akhir pasien mengandung nilai medis maka lembaran tersebut tetap tidak boleh disiarkan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang.
Walaupun begitu petugas tenaga bantuan,
perawat, petugas perekam medis maupun petugas Rumah Sakit
lainnya
harus
berhati-hati
bahwa
ada
kalanya
identitas pasienpun dianggap perlu disembunyikan dari pemberitaan, misalnya apabila pasien tersebut adalah orang terpandang di masyarakat ataupun apabila pasien adalah seorang tanggungan polisi (buronan).
Hal ini
semata-mata dilakukakan demi ketenangan si pasien dan demi tertibnya keamanan Rumah Sakit dari pihak-pihak yang mungkin bnermaksud mengganggu.
Oleh kaena itu
dimanapun petugas itu berdinas tetap harus memiliki kewaspadaan yang tinggi agar terhindar dari kemungkinan tuntutan ke pengadilan. Sumber hukum yang bisa dijadikan acuan di dalam masalah kerahasiaan menyangkut
rekam
suatu medis
sumber informasi yang
pasien
dapat
dilihat
pada
Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1966 yaitu mengenai “Wajib
Simpan Rahasia Kedokteran”.
Dengan adanya
Peraturan Pemerintah itu maka siapapun yang bekerja di rumah sakit, khususnya bagi mereka yang berhubungan dengan data rekam medis wajib memperhatikan ketentuan tersebut. Pasal 1 : Yang dimaksud dengan rahasia kedokteran ialah segala sesuatu yang diketahui oleh orang-orang tersebut dalam pasal
3
pada
waktu
atau
selama
melakukan
pekerjaannya dalam lapangan kedokteran. 21
Pasal 3: Yang diwajibkan menyimpan rahasia yang dimaksud dalam pasal 1 ialah: a. Tenaga kesehatan menurut pasal 2 Undang-undang Tenaga Kesehatan (Lembaran Negara Th. 1963 No. 78) b. Mahasiswa kedokteran, murid yang bertugas dalam lapangan
pemeriksaan,
pengobatan
dan
/
atau
perawatan & orang lain yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan. 4. Persetujuan Tindakan Medis (Informed Consent) Sesuai
dengan
No:290/MEN.KES/PER/III/2008
PERMENKES tentang
Persetujuan
Tindakan Kedokteran. Persetujuan Tindakan Medik/Informed Consent adalah : Persetujuan
yang
diberikan
oleh
pasien
atau
keluarganya atas dasar penjelasan mengenai tindakan medis yang akan dilakukan terhadap pasien tersebut. Tindakan medik adalah suatu tindakan yang dilakukan terhadap pasien berupa diagnostik atau terapeutik. Semua tindakan medis yang akan dilakukan terhadap pasien harus mendapat persetujuan. Persetujuan dapat diberikan secara tertulis maupun lisan. Setiap pasien yang mendapat pelayanan di rumah sakit mempunyai hak untuk memperoleh atau menolak pengobatan. Bila pasien dalam perwalian maka walilah yang mengatasnamakan keputusan hak tersebut pada pasien. Di RSUD Kec.Mandau hal mengenai keputusan pasien (atau wali) dapat dikemukakan dengan 2 cara, yang lazim dikenal dengan persetujuan meliputi : 22
- Persetujuan langsung, berarti pasien / wali segera menyetujui usulan pengobatan yang ditawarkan pihak rumah sakit. Persetujuan dapat dalam bentuk lisan atau tulisan. - Persetujuan secara tak langsung. Tindakan pengobatan dilakukan dalam keadaan darurat atau ketidakmampuan mengingat ancaman terhadap nyawa pasien. Selain kedua jenis persetujuan di atas terdapat pula suatu jenis persetujuan khusus dalam hal mana pasien / wali wajib mencantumkan pernyataan bahwa kepadanya telah dijelaskan suatu informasi terhadap apa yang akan dilakukan oleh tim medis, resiko dan akibat yang akan terjadi bilamana suatu tindakan diambil. dikenal
dengan
istilah
informed
Persetujuan ini
consent,
hanya
diperlukan bilamana pasien akan dioperasi atau akan menjalani prosedur pembedahan tertentu.
Pemberian
persetujuan atau penolakan terhadap perlakuan yang akan diambil tersebut menjadi bukti yang syah bagi rumah sakit, pasien, dan dokter. Demi
menjaga
kemungkinan-kemungkinan
yang
akan timbul-timbul maka pihak Rumah Sakit melakukan dua
kali
pengambilan
persetujuan
(apabila
ternyata
kemudian ada tindakan khusus) yaitu: a. Disaat
pasien
akan
dirawat
:
Penandatanganan
dilakukan setelah pasien mendapat penjelasan dari petugas penerima pasien di tempat Penandatanganan pemberi
persetujuan
persetujuan
dalam
disini
pendaftaran. adalah
pelaksanaan
untuk
prosedur
diagnostik, pelayanan rutin rumah sakit dan pengobatan medis umum. 23
b. Persetujuan
khusus
(Informed
Consent)
:
sebelum
dilakukannya suatu tindakan medis di luar prosedur a. di atas misalnya pembedahan. Ini
sesuai
PERMENKES
No:575/Men.Kes/Per/IX/1989 pada
pasal 3 bahwa setiap
tindakan medik yang mengandung resiko tinggi harus dengan persetujuan tertulis yang ditandatangani oleh yang berhak memberikan persetujuan. Dan pada pasal 4 disebutkan informasi tentang tindakan medik harus diberikan kepada pasien, baik diminta maupun tidak diminta. Dokter yang menangani pasien harus menjelaskan hal-hal yang akan dilakukannya secara jelas. Dalam hal ini, dokter jangan sekali-kali memberi garansi kesembuhan pada pasien, tetapi didiskusikan dan dijelaskan keuntungan yang diharapkan sehingga pasien dapat berpikir dan menetapkan
keputusannya.
Dokter
dapat
meminta
persetujuan kepada suami/isteri pasien , apabila pasien karena mempengaruhi fungsi seksual atau reproduksi pasien atau tindakan yang dapat mengakibatkan kematian janin dalam kandungan.
Keputusan ini diambil sebagai
upaya hubungan kemanusiaan dan tidak mutlak untuk mengobati pasien . Dalam masalah persetujuan ini rumah sakit sering menghadapi permasalahan seperti untuk kasus otopsi dan adopsi.
Pada dasarnya otorisasi untuk otopsi, adopsi
adalah sama seperti untuk operasi/pembedahan. hal
ini
rumah
sakit
harus
betul-betul
Dalam terjamin
keselamatannya melalui bukti-bukti tanda tangan dari orang-orang yang berhak.
24
Berkas
dari
pasien
yang
akan
diotopsi
harus
memiliki lembaran perintah otopsi. Perintah pelaksanaan otopsi dapat ditinjau dalam dua kejadian: a. Otopsi
atas
permintaan
keluarga
pasien,
dimana
didalamnya terdapat tanda tangan keluarga pasien b.Otopsi atas permintaan polisi untuk pembuktian Adanya permintaan akan jenasah pasien, bagian tubuh
tertentu,
kremasi
ataupun
pernyataan
bahwa
jenasah tidak diambil keluarga dan lain sebagainya harus senantiasa dikuatkan oleh tanda tangan dari berbagai pihak termasuk didalamnya saksi I, II sesuai dengan prosedur yang berlaku. Dalam kaitan ini selain instansi kamar jenasah maka dalam berkas rekam medispun juga harus memiliki dasar penguat dalam bentuk formulir persetujuan yang telah di tanda tangani oleh pihak pihak yang bersangkutan tersebut. Dalam hal kasus adopsi pihakpihak yang bersangkutan harus benar-benar bertanggung jawab
untuk
segera
keterangan adopsi.
menandatangani
formulary
atau
Pihak rumah sakit harus melibatkan
unsur saksi sebagai penguat disamping adanya pernyataan resmi secara tertulis dari pihak yang menerima. Dalam hal mana seorang anak tidak diambil oleh keluarganya maka pihak rumah sakit dapat meneruskannya kepada yayasan atau badan resmi yang berwenang dan dianggap sah oleh negara.
Segala korespondensi yang terjadi dalam hal
adopsi harus amat dijaga kerahasiaannya. Pihak Instalasi Rekam Medis harus dapat menjamin bahwa berkasnya telah
lengkap.
Bilamana
dirasakan
perlu
untuk
menyendirikan laporan adopsi dari berkas pencatatan pasien
maka
Kepala
Instalasi
Rekam
Medis
dapat 25
mengambil kebijaksanaan tersebut dan memberi kode tertentu dalam berkas rekam medis pasien tersebut. Selanjutnya surat adopsi tersebut disimpan dalam tempat khusus yang terkunci dan aman. 5. Pemberian
Informasi
Kepada
Orang/Badan
Yang
Mendapat Kuasa Berbicara tentang pemberian informasi, kadangkadang membingungkan bagi seorang petugas rekam medis, karena harus mempertimbangkan setiap situasi bagi pengungkapan
suatu
informasi
dari
rekam
medis.
Permintaan terhadap informasi ini banyak datang dari pihak ketiga yang akan membayar biaya, seperti : asuransi, perusahaan yang pegawainya mendapatkan perawatan di rumah sakit, dan lain-lain.
Disamping itu pasien dan
keluarganya, dokter dan staf medis, dokter dan rumah sakit lain yang turut merawat seorang pasien, lembaga pemerintahan dan badan-badan lain juga sering meminta informasi tersebut. Meskipun kerahasiaan menjadi faktor terpenting dalam pengelolaan rekam medis, akan tetapi harus diingat bahwa hal tersebut bukanlah faktor satusatunya
yang
menjadi
pemberian informasi.
dasar
kebijaksanaan
dalam
Hal yang sama pentingnya adalah
dapat selalu menjaga/memelihara hubungan baik dengan masyarakat.
Oleh karena itu perlu adanya ketentuan-
ketentuan yang wajar dan senantiasa dijaga bahwa hal tersebut tidak merangsang pihak peminta informasi untuk mengajukan tuntutan lebih jauh kepada rumah sakit. Seorang
pasien
dapat
memberikan
persetujuan
untuk memeriksa isi rekam medisnya dengan memberi surat kuasa. Orang-orang yang membawa surat kuasa ini 26
harus menunjukkan tanda pengenal (identitas) yang syah kepada pimpinan rumah sakit, sebelum mereka diijinkan meneliti isi rekam medis yang diminta. Badan-badan pemerintah seringkali meminta informasi rahasia tentang seorang pasien. Apabila tidak ada undang-undang yang menetapkan hak satu badan pemerintah untuk menerima informasi tentang pasien, mereka hanya dapat memperoleh informasi atas persetujuan dari pasien yang bersangkutan sebagaimana yang berlaku bagi badan-badan swasta. Jadi patokan yang perlu dan harus senantiasa diingat oleh petugas rekam medis adalah : “Surat persetujuan untuk memberikan informasi yang ditandatangani oleh seorang pasien
atau
pihak
yang
bertanggungjawab,
selalu
diperlukan, untuk setiap pemberian informasi dari rekam medis, terutama dalam keadaan belum adanya peraturan perundangan yang mengatur hak tersebut.”
Pada saat ini
makin banyak usaha-usaha yang bergerak di bidang asuransi, diantaranya ada asuransi sakit, kecelakaan, pengobatan asuransi tenaga kerja dan lain-lain.
Untuk
dapat membayar klaim asuransi dari pemegang polisnya perusahaan
asuransi
terlebih
dahulu
memperoleh
informasi tertentu yang terdapat dalam rekam medis seorang pasien selama mendapat pertolongan perawatan di rumah sakit. Informasi ini hanya dapat diberikan apabila ada surat kuasa/persetujuan tertulis yang ditandatangani oleh pasien yang bersangkutan. Dengan meningkatkan kesadaran masyarakat untuk menggunakan jasa asuransi sehingga makin banyak jumlah pemegang polis, rumah sakit harus mampu mengadakan satu formulir standard yang memberikan perlindungan maksimum kepada pasien dan mempercepat waktu pengisiannya oleh petugas rumah 27
sakit.
Untuk
melengkapi
kuasa/persetujuan
harus
persyaratan
bahwa
surat
oleh
yang
ditandatangani
bersangkutan, Rumah Sakit menyediakan formulir surat kuasa, dengan demikian tanda tangan dapat diperoleh pada saat pasien tersebut masuk dirawat. Pimpinan rumah sakit dengan Instalasi Rekam Medis dan Komite Rekam Medis, menetapkan suatu peraturan
yang
mengatur
pemberian
informasi
yang
berasal dari rekam medis itu. Peraturan-peraturan tersebut disebarluaskan ke dalam lingkungan kerja rumah sakit maupun perorangan atau organisasi-organisasi yang sering berhubungan dengan nstalasi Rekam Medis untuk meminta informasi yang berkaitan dengan rekam medis. Ketentuan-ketentuan berikut secara umum dapat dijadikan pedoman kecuali jika ada ketentuan-ketentuan khusus yang ditetapkan oleh peraturan perundangan yang berlaku. Ketentuan-ketentuan yang dimaksud ialah : 1. Setiap informasi yang bersifat medis yang dimiliki Rumah Sakit tidak boleh disebarkan oleh pegawai Rumah Sakit, kecuali bila pimpinan
Rumah Sakit
mengijinkan. 2. Rumah
Sakit
tidak
boleh
dengan
sekehendaknya
menggunakan rekam medis dengan cara yang dapat membahayakan kepentingan pasien, kecuali jika rumah sakit sendiri akan menggunakan rekam medis tersebut bila perlu untuk melindungi dirinya atau mewakilinya. 3. Para asisten dan dokter yang bertanggungjawab boleh dengan bebas berkonsultasi dengan Instalasi Rekam Medis dengan catatan yang ada hubungan dengan pekerjaannya. Andaikata ada keragu-raguan dipihak staf 28
rekam medis, maka persetujuan masuk ketempat rekam medis itu boleh ditolak dan persoalannya hendaknya diserahkan kepada keputusan pimpinan rumah sakit. Bagaimanapun salinan rekam medis tidak boleh dibuat tanpa persetujuan khusus dari kepala Instalasi Rekam Medis, yang akan bermusyawarah dengan pimpinan rumah sakit jika ada keragu-raguan. Tidak seorangpun boleh memberikan informasi lisan atau tertulis dari pihak
pimpinan
rumah
sakit
(perkecualian
:
mengadakan diskusi mengenai kemajuan dari pada kasus
dengan
keluarga
atau
wali
pasien
yang
mempunyai kepentingan yang syah). 4. Dokter tidak boleh memberikan persetujuan kepada perusahaan asuransi atau badan lain untuk memperoleh rekam medis. 5. Badan-badan sosial boleh mengetahui isi data sosial dari rekam medis apabila mempunyai alasan-alasan yang syah untuk memperoleh informasi, namun untuk data medisnya tetap diperlukan surat persetujuan dari pasien yang bersangkutan. 6. Permohonan
pasien
untuk
memperoleh
informasi
mengenai catatan dirinya diserahkan kepada dokter yang bertugas merawatnya. 7. Permohonan sebaiknya
secara
ditolak,
lisan,
karena
permintaan cara
informasi
permintaan
harus
tertulis. 8. Informasi rekam medis hanya dikeluarkan dengan surat kuasa yang ditandatangani dan diberi tanggal oleh pasien (walinya jika pasien tersebut secara mental tidak kompeten) atau keluarga terdekat kecuali jika ada ketentuan lain dalam peraturan. Surat kuasa hendaklah 29
juga ditandatangani dan diberi tanggal oleh orang yang mengeluarkan rekam medis dan disimpan di dalam berkas rekam medis tersebut. 9. Informasi di dalam rekam medis boleh diperlihatkan kepada
perwalian
rumah
sakit
yang
syah
untuk
melindungi kepentingan rumah sakit dalam hal-hal yang bersangkutan dengan pertanggungjawaban. 10.
Informasi boleh diberikan kepada rumah sakit, tanpa
surat
kuasa
berdasarkan menerangkan
yang
ditandatangani
permintaan bahwa
dari
si
rumah
pasien
oleh sakit
sekarang
pasien yang dalam
perawatan mereka. 11.
Dokter-dokter dari luar rumah sakit yang mencari
keterangan mengenai pasien di rumah sakit, harus memiliki surat kuasa dari pasien tersebut. Tidak boleh seorang beranggapan bahwa karena pemohon seorang dokter ia seolah-olah lebih berhak untuk memperoleh informasi dari pemohon yang bukan dokter.
Rumah
sakit dalam hal ini akan berusaha memberikan segala pelayanan yang pantas kepada dokter luar, tetapi selalu berusaha lebih memperhatikan kepentingan pasien dan rumah sakit. 12.
Ketentuan ini tidak saja berlaku bagi Instalasi
Rekam Medis, tetapi juga berlaku bagi semua orang yang menangani rekam medis di Bagian Perawatan, bangsal-bangsal dan lain-lain. 13.
Rekam medis yang asli tidak boleh dibawa keluar
rumah sakit , kecuali bila atas perintah pengadilan, dengan surat kuasa khusus tertulis dari pimpinan rumah sakit .
30
14.
Rekam medis tidak boleh diambil dari tempat
penyimpanan untuk dibawa kebagian lain dari rumah sakit , kecuali jika diperlukan untuk transaksi dalam kegiatan rumah sakit. Apabila mungkin rekam medis ini hendaknya
diperiksa
dibagian
setiap
waktu
dapat
dikeluarkan bagi mereka yang memerlukan. 15.
Dengan
pemakaian
persetujuan rekam
medis
pimpinan
Rumah
Sakit,
untuk
keperluan
riset
diperbolehkan. Mereka yang bukan dari staf medis rumah sakit, apabila ingin melakukan riset harus memperoleh persetujuan tertulis dari pimpinan rumah sakit. 16.
Bila suatu rekam medis diminta untuk dibawa ke
pengadilan segala ikhtiar hendaklah dilakukan supaya pengadilan menerima salinan fotocopy rekam medis yang dimaksud. Apabila hakim minta yang asli, tanda terima harus diminta dan disimpan di folder sampai rekam medis yang asli tersebut kembali. 17.
Fakta bahwa seorang majikan telah membayar atau
telah menyetujui untuk membayar ongkos rumah sakit bagi seorang pegawainya, tidak dapat dijadikan alasan bagi rumah sakit untuk memberikan informasi medis pegawai tersebut kepada majikan tadi tanpa surat kuasa/persetujuan tertulis dari pasien atau walinya yang syah. Pengesahan untuk memberikan informasi hendaklah berisi
indikasi
mengenai
periode-periode
perawatan
tertentu. Surat kuasa/persetujuan itu hanya berlaku untuk informasi
medis
yang
termasuk
dalam
jangka
waktu/tanggal yang ditulis didalamnya.
31
6.Rekam Medis Di Pengadilan Penyuguhan informasi yang diambil dari rekam medis sebagai bukti dalam suatu sidang pengadilan, atau didepan satu badan resmi lainnya, senantiasa merupakan proses yang wajar. Sesungguhnya bahwa rekam medis disimpan dan dijaga baik-baik bukan semata-mata untuk keperluan medis dan administratif, tetapi juga karena isinya sangat diperlukan oleh individu dan organisasi yang secara hukum berhak mengetahuinya. Rekam medis ini adalah
catatan
kebenarannya pengobatan
kronologis tentang
seorang
yang
tidak
pertolongan,
pasien
selama
disangsikan perawatan, mendapatkan
pelayanan di rumah sakit. Rekam medis ini dibuat sebagai suatu prosedur rutin penyelenggara kegiatan rumah sakit. Penyimpanan dan pemeliharaan merupakan satu bagian dari keseluruhan kegiatan rumah sakit . Sebagai satu dalil yang umum dapat dikatakan setiap informasi di dalam rekam medis dapat dipakai sebagai bukti, karena rekam medis adalah dokumen resmi dalam
kegiatan
rumah
sakit.
Jika
pengadilan
dapat
diyakinkan bahwa rekam medis itu tidak dapat disangkal kebenarannya dan dapat dipercayai, maka keseluruhan atau sebagian dari informasi dapat dijadikan bukti yang memenuhi
persyaratan.
Apabila
salah
satu
pihak
bersengketa dalam satu acara pengadilan menghendaki pengungkapan isi rekam medis di dalam sidang, ia meminta perintah dari pengadilan kepada rumah sakit yang menyimpan rekam medis tersebut. Rumah sakit yang menerima
perintah
tersebut
wajib
mematuhi
dan
melaksanakannya.
32
Apabila ada keragu-raguan tentang isi perintah tersebut dapat diminta seorang sanksi untuk datang dan membawa rekam medis yang diminta atau memberikan kesaksian di depan sidang. Apabila diminta rekam medisnya saja pihak rumah sakit dapat membuat fotocopy dari rekam medis yang diminta dan mengirimkan kepada bagian Tata Usaha pengadilan. Dalam suatu kasus mungkin
sebagian dari
rekam medis atau mungkin seluruh informasi dari rekam medis
dipergunakan.
bertanggungjawab
untuk
Hakim
dan
mengatasi
setiap
pembela perbedaan
ketentuan perundangan dalam hal pembuktian. Tanggung jawab seorang ahli rekam medis adalah berperan sebagai saksi yang obyektif. Pihak rumah sakit tidak memperkirakan setiap saat, rekam
medis
yang
mana
yang
akan
diminta
oleh
pengadilan. Oleh karena itu, setiap rekam medis kita anggap dapat sewaktu-waktu dilihat /diperlukan untuk keperluan
pemeriksaan
oleh
hakim
di
pengadilan.
Konsekuensinya, terhadap semua rekam medis pasien yang telah keluar dari rumah sakit harus dilakukan analisa kuantitatif secara seksama. Setiap isian/tulisan di dalam rekam medis yang dihapus, tanpa paraf, dan setiap isian yang tidak ditandatangani ataupun tidak sesuai dengan ketentuan rumah sakit harus ditolak dan dikembalikkan kepada
pihak
yang
bersangkutan
untuk
diperbaiki/dilengkapi. Kedudukan kepala Instalasi Rekam Medis memberikan tanggung jawab / kepercayaan khusus di rumah sakit, dengan demikian harus senantiasa menjaga agar rekam medis semuanya benar-benar lengkap. Materi yang bukan bersifat medis harus ditinggal apabila rekam 33
medis diminta untuk keperluan pengadilan, kecuali jika diminta.
BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang
handal,
perlu
kiranya
melakukan
kegiatan
menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi. Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan. Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan
oganisasi
dalam
mencapai
sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi. Adapun kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis RSUD Kec.Mandau adalah sebagai berikut :
34
Tabel Kualifikasi SDM Instalasi Rekam Medis RSUD Kec.Mandau
NAMA JABATAN
KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL
Ka. Instalasi Rekam Medis
D III Rekam Medis
TENAGA YANG DIBUTUHKA N 1
(Pelatihan ICD 10 + Pelatihan Pelaporan RS + Pengalaman Kerja minimal 3 tahun ) Penanggung jawab pelaporan Rekam Medis
DIII Rekam Medis (Pengalaman minimal 3 tahun )
1
Penanggung jawab pendaftaran rawat jalan
DIII /S1
2
Staf Penyimpanan dan Distribusi Berkas RM
DIII / SLTA
2
Staf registarsi pasien baru dan lama
DIII
1
Jumlah
7
35
B. Distribusi Ketenagaan SDM instalasi rekam medis RSUD Kec.Mandau berjumlah 7 orang dan sesuai dengan struktur organisasi instalasi rekam medis. Instalasi rekam medis RSUD Kec.Mandau dikepalai oleh seorang kepala instalasi dengan pendidikan D3 Rekam Medis yang sudah berpengalaman minimal 3 tahun, dan bersertifikat. Adapaun pendistribusian SDM instalasi rekam medis adalah sebagai berikut : 1. Managemen Rekam Medis Managemen
rekam
medis
terbagi
menjadi
beberapa
kegiatan yaitu : a. Assembling, Indeks Kode Penyakit b. Penyimpanan Dan Pendistribusian rekam Medis c. Statistik dan pelaporan Tabel Distribusi SDM managemen rekam medis
NAMA JABATAN
KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL
PJ. Managemen Rekam Medis
DIII Rekam Medis
Staf Assembling dan Indeks Kode Penyakit
DIII Rekam Medis / SLTA
Staf Penyimpanan dan Distribusi Berkas RM
DIII Rekam Medis / SLTA
Staf Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit
DIII Rekam Medis / SLTA
Jumlah
Waktu Kerja
JML SDM
1 Shift
1
1 Shift
1
1Shift
3
1Shift
1
7 36
2. Registrasi Dan Admission Tabel Distribusi SDM Admission Dan Registrasi
NAMA JABATAN
KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL
. Admission Dan Registrasi
DIII / SLTA
Jumlah
Waktu Kerja
JML SDM
2 Shift
3
3
BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang Instalasi Rekam Medis
37
B. Standar Fasilitas Instalasi Rekam Medis 1. Daftar Inventaris Peralatan di Managemen Rekam Medis N o
Nama Alat
Jumlah
Keterangan 38
1 1 1 1
1
Roll' opack
4 set
2 3
Lemari kayu besi Lemari kayu 2
3 buah 2 buah
4
Meja Kerja
3 buah
7 8 9
Lemari 3 laci alas printer Kursi putar beroda Kursi plastik
1 buah 2 buah 1 buah
10
Komputer
12 13 14 16 17 18 19
Printer MP Buku ICD.X Buku ICOPIM AC Telpon Jam dinding Traser petunjuk RM
1 2
4 4 4 4
set
1 buah 1 set 1 buku 1 buah 1 buah 1 buah 50 buah
1 buah 1 buah
Core 2 Monitor Acer Monitor LG Canon WHO WHO Daikin
Warna merah
Miyako
2. Daftar Inventaris Peralatan di Admission Dan Registrasi N o 1 2 3 4 5
Nama Alat
Jumlah
Komputer Kursi putar beroda Kursi putar beroda Kursi ruang tamu Telpon
1 set 2 buah 2 buah 3 buah 2 buah
rak rak rak rak
2 untuk computer, 1 m kerja
2
Kebersihan & Rumah Tangga Pel Lantai Dispenser
set set set set
Keterangan Admission Admission Admission Admission
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN 39
Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang akan dirawat adalah sebagian dari sistem
prosedur
pelayanan
RSUD
Kec
Mandau.
Dapat
dikatakan bahwa disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata cara penerimaan inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dari pelayanan rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan penuh tanggung jawab. Dilihat dari segi pelayanan di rumah sakit, pasien yang datang dapat dibedakan menjadi : 1. Pasien yang dapat menunggu - Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian. - Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat. 2. Pasien yang harus segera ditolong (pasien gawat darurat). Sedang menurut jenis kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi : 1. Pasien baru : adalah pasien yang baru pertama kali datang ke RS untuk keperluan berobat. 2. Pasien lama : adalah pasien yang pernah datang sebelumnya ke RS untuk keperluan berobat. Kedatangan pasien ke RS dapat terjadi karena : a. Dikirim oleh dokter praktek di luar RS b. Dikirim oleh Rumah Sakit lain, Puskesmas, atau jenis pelayanan kesehatan lainnya. c. Datang atas kemauan sendiri.
40
A. Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan ( Registrasi ) a. Pasien baru Setiap pasien baru diterima di registrasi dan akan diwawancarai
oleh
petugas
guna
mendapatkan
data
identitas yang akan ditulis diberkas rekam medis. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang juga akan mendapat kartu pasien atau kartu berobat sebagai kartu pengenal, yang harus dibawa pada setiap kunjungan berikutnya di RSUD Kec.Mandau, baik sebagai pasien berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap. Pasien baru dengan berkas rekam medisnya akan dikirim ke poliklinik sesuai dengan yang dikehendaki pasien. Setelah mendapat pelayanan yang cukup dari poliklinik, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien :
Pasien boleh langsung pulang.
Pasien diberi kartu perjanjian oleh petugas poliklinik untuk datang kembali pada hari dan tanggal yang telah ditetapkan.
Kepada
pasien
yang
diminta
datang
kembali, harus lapor kembali ke Admission.
Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain.
Pasien harus dirawat. Untuk pasien yang harus dirawat, dokter yang
merujuk membuat rujukan berisi alasan pasien harus dirawat inap, bisa berupa diagnosa, tindakan medis, ataupun tindakan penunjang lainnya. Jika pasien yang harus dirawat rekam medisnya akan dikirim keruang perawatan. b.Pasien lama
41
Pasien
lama
datang
ke
Admission
dan
akan
diwawancarai oleh petugas, guna mendapatkan informasi nomor rekam medis, dan tujuan berobat. Pasien ini dapat dibedakan :
Pasien yang datang dengan perjanjian
Pasien yang datang tidak dengan perjanjian (atas
kemauan sendiri) Baik pasien dengan perjanjian maupun pasien yang datang tanpa perjanjian , akan mendapat pelayanan di registrasi. Pasien datang dengan perjanjian akan langsung dipersilahkan menuju poliklinik yang dimaksud karena rekam medisnya telah disiapkan oleh petugas. Pasien yang datang tidak dengan perjanjian (atas kemauan sendiri), setelah menunjukan nomor rekam medis dan
tujuan
berobat,
pasien
dipersilahkan
menunggu
poliklinik yang dimaksud, sementara rekam medisnya dimintakan
oleh
penyimpanan
petugas
berkas
rekam
registrasi medis.
ke
Setelah
bagian rekam
medisnya dikirim ke poliklinik, pasien akan mendapat pelayanan di poliklinik dimaksud. c. Pasien Darurat Gawat Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan pasien lama yang biasa, disini pasien ditolong terlebih dahulu
baru
penyelesaian
administrasinya,
meliputi
pendaftaran pasien baik baru maupun ulang seperti pasien datang tidak dengan perjanjian. Di RSUD Kec.Mandau pendaftaran pasien darurat gawat dilakukan di registrasi untuk pasien baru maupun pasien lama. Setelah mendapat pelayanan yang cukup, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien : 42
-Pasien bisa langsung pulang. -Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain. -Pasien harus dirawat. a) Pasien
yang
sudah
diseleksi
dan
membawa
surat
pengantar untuk dirawat dapat langsung dibawa ke ruangan
perawatan
atau
ke
ruang
penampungan
sementara sambil menunggu tempat tidur kosong dari ruang perawatan. b)Jika
pasien
sudah
sadar
dan
dapat
diwawancarai,
petugas rekam medis mendatangi pasien/keluarga untuk mendapatkan identitas selengkapnya. c) Petugas rekam medis
mengecek data identitas di
komputer untuk mengetahui apakah pasien pernah dirawat/berobat di RSUD Kec.Mandau . d)Bagi pasien yang pernah berobat/dirawat maka rekam medisnya segera dikirim ke ruang perawatan yang bersangkutan dan tetap memakai nomor yang telah dimilikinya. e) Bagi pasien yang belum pernah dirawat atau berobat di RSUD Kec.Mandau maka diberikan nomor rekam medis baru. B. Pelayanan Pendaftaran Rawat Inap ( Admission ) Penerimaan
pasien
rawat
inap
dilakukan
di
Admission. Tata cara penerimaan pasien rawat inap harus wajar sesuai dengan keperluannya. Pasien yang memerlukan perawatan, dapat dibagi menjadi 3 kelompok yaitu : - Pasien yang tidak urgen, penundaan perawatan pasien tersebut tidak akan menambah penyakitnya. - Pasien yang urgen, tetapi tidak darurat gawat, dapat dimasukkan ke dalam daftar tunggu. - Pasien gawat darurat (emergency), langsung dirawat. 43
Pembinaan dan pelaksanaan pekerjaan penerimaan pasien dengan baik menciptakan tanggapan yang baik dari pasien-pasien yang baru masuk, menjamin kelancaran dan kelengkapan catatan-catatan serta menghemat waktu dan tenaga.
Untuk lancarnya proses penerimaan pasien 4 hal
berikut ini perlu diperhatikan, yaitu : Petugas yang kompeten. Cara penerimaan pasien yang tegas dan jelas (clear cut ). Ruang kerja yang menyenangkan. Lokasi yang tepat dari bagian penerimaan pasien. Untuk memperlancar tugas-tugas bagian lain yang erat hubungannya dengan proses penerimaan pasien, aturan penerimaan pasien perlu ditetapkan. Aturan yang baik harus memenuhi hal-hal berikut : Bagian penerimaan pasien bertanggung jawab sepenuhnya mengenai pencatatan seluruh informasi yang berkenaan dengan diterimanya seorang pasien di RSUD Kec.Mandau. Bagian penerimaan pasien harus segera memberitahukan bagian-bagian lain terutama bagian yang berkepentingan langsung, setelah diterimanya seorang pasien untuk dirawat. Semua bagian harus memberitahukan bagian penerimaan pasien, apabila seorang pasien diijinkan meninggalkan rumah sakit. Membuat catatan yang lengkap, terbaca dan seragam harus disimpan oleh semua bagian selama pasien dirawat. Instruksi yang jelas harus diketahui oleh setiap petugas yang bekerja dalam proses penerimaan dan pemulangan pasien. Ketentuan Umum Penerimaan Pasien Rawat Nginap Semua pasien yang menderita segala macam penyakit, selama ruangan dan fasilitas yang memadai tersedia dapat diterima di RSUD Kec.Mandau. 44
Sedapat mungkin pasien diterima di Admission pada waktu yang telah ditetapkan, kecuali untuk kasus gawat darurat dapat diterima setiap saat. Tanpa diagnosa yang tercantum dalam surat permintaan dirawat, pasien tidak dapat diterima. Sedapat mungkin tanda tangan persetujuan untuk tindakan operasi dan sebagainya (apabila dilakukan ) dilaksanakan sebelum pasien dirawat. Pasien dapat diterima, apabila : - Ada surat rekomendasi dari dokter yang mempunyai wewenang untuk merawat pasien di rumah sakit. - Dikirim oleh dokter poliklinik. - Dikirim oleh dokter Instalasi Gawat Darurat. - Pasien darurat gawat perlu diprioritaskan. Prosedur pasien untuk masuk untuk dirawat 1. Pasien yang sudah memenuhi syarat atau peraturan untuk dirawat, setiap saat dapat menanyakan pada petugas Admission apakah ruangan yang diperlukan sudah tersedia. 2. Apabila ruangan sudah tersedia : (1)Pasien segera mendaftar di Admission. (2)Pada saat mendaftar dia akan mendapat penerangan tentang : - Kapan dapat masuk - Bagaimana cara pembayaran serta tarif-tarifnya. - Peraturan selama pasien dirawat. (3)Dibuatkan
kartu
identitas
penderita
dirawat
yang
minimal berisi : - Nama lengkap pasien - Jenis kelamin pasien - Nomor rekam medis - Nama ruangan dan kelas 45
- Diagnosa awal (diagnosa kerja) - Nama dokter yang mengirim (4)Jika pasien pernah berobat ke poliklinik atau pernah dirawat sebelumnya maka petugas Admission mengambil fileke ruang penyimpanan rekam medis.. (5) Pasien diantar petugas keruangan. Prosedur selama pasien di ruang perawatan yang berkaitan dengan rekam medis antara lain : (1)Pada waktu pasien tiba di ruang perawatan dan diterima oleh perawat pasien diberi tanda pengenal. (2)Perawat menambah formulir-formulir yang diperlukan oleh dokter maupun perawat sendiri (3)Selama
perawatan,
perawat
mencatat
semua
data
perawatan yang diberikan dari mulai saat pasien tiba di ruang sampai pasien tersebut pulang, dipindahkan atau meninggal. C. Sistem Identifikasi Dan Penomoran 1.
Sistem Penamaan Sistem
penamaan
pada
dasarnya
untuk
memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien yang satu dangan pasien yang lainnya, sehingga mempermudah/memperlancar didalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit. Di RSUD Kec.Mandau menggunakan sistem penamaan langsung yaitu yang ditulis nama pasien sendiri berdasarkan kartu tanda pengenal
dan
dapat
ditambahkan
sesuai
dengan
wawancara terakhir. Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatat adalah : nama pasien harus lengkap, minimal 46
terdiri dari dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini : - Nama pasien sendiri, apabila namanya sudah terdiri dari dua suku kata atau lebih. - Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien seorang perempuan bersuami. - Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya nama ayah). - Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga, maka nama keluarga/marga atau surename didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri. Dalam
sistem
penamaan
pada
rekam
medis,
diharapkan : - Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan. - Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn sesuai dengan statusnya. - Pencatuman
titel
selalu
diletakkan
sesudah
nama
lengkap pasien. - Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien. 2.
Sistem Penomoran Rekam medis pada RS disimpan menurut nomor, yaitu menggunakan “ Unit Numbering System “ sistem ini memberikan satu unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat.inap. Pada saat seorang penderita berkunjung pertama kali ke RSUD Kec.Mandau apakah sebagai penderita berobat jalan ataupun untuk dirawat inap, kepadanya diberikan satu 47
nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk
kunjungan
seterusnya,
sehingga
rekam
medis
penderita tersebut hanya tersimpan di dalam satu berkas di bawah satu nomor. Kepada petugas yang memberikan pendaftaran, diperintahkan agar selalu mengecek apakah seorang pengunjung sudah pernah berkunjung ke RSUD Kec Mandau. Seorang pasien yang sudah pernah berkunjung ke RSUD Kec.Mandau sebelumnya tidak akan diberikan nomor baru, karena rekam medisnya yang sekarang akan diberi nomor yang sama dengan nomor yang telah dimiliki pada
kunjungan
yang
lalu.
Kadang-kadang
terjadi
kekeliruan dimana seorang penderita diberikan lagi nomor yang baru, padahal ia telah mempunyai nomor, kekeliruan ini dapat diperbaiki dengan membatalkan nomor baru dan tetap menyimpan rekam medisnya pada nomor lama. Sistem nomor unit yang digunakan mempengaruhi rencana perkembangan ruang tempat penyimpanan. Perlu sekali ruang lowong pada rak penyimpanan sebesar 25 % karena tempat tersebut berguna untuk menyimpan rekam medis yang makin tebal. Satu
problem
yang
biasa
timbul
adalah
bertambahnya satu rekam medis menjadi berjilid-jilid, karena seringnya pasien tersebut mendapat pelayanan (dirawat) di RSUD Kec.Mandau. Kadang-kadang begitu seringnya seorang penderita di rawat sehingga rekam medisnya harus dibuat jilid yang baru, karena terlalu tebal jika hanya satu jilid saja. Untuk mengingatkan petugas penyimpanan tentang hal ini, maka pada setiap jilid harus dibuat catatan nomor jilid dan jumlah jilidnya, misalnya : Jilid 1 dari 2; Jilid 2 dari 2. 48
Untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif dari rak penyimpanan untuk dimusnahkan atau untuk dibuat
microfilm,
karena
menggunakan
sistem
unit,
nomor-nomor rekam medis tidak menunjukkan tua atau mudanya satu rekam medis sehingga untuk memilih rekam medis yang tidak aktif harus dilihat satu persatu, tahun berapa seorang penderita terakhir dirawat atau berkunjung ke poliklinik. Untuk sumber nomor RSUD Kec.Mandau membuat satu
“
bank
nomor”
terdiri
dari
enam
angka,
menggunakan sistem angka akhir (terminal digit) dengan menentukan nomor awal dimulai dari 000000 sampai dengan 999999. Bank nomor dikeluarkan oleh sistem komputer yang secara otomatis akan mengeluarkan satu nomor baru setiap entry data pasien.
D. Simbol Dan Tanda Khusus Pada berkas rekam medis pasien tercantum simbol-simbol sebagai berikut: 1) Nomor Rekam Medis Pada map sudah dicetak kotak untuk menuliskan nomor rekam medis yang akan diisi oleh petugas rekam medis. Penulisan nomor harus dengan tulisan yang jelas dan
49
mudah
dibaca,
dapat
dicetak
atau
ditulis
tangan
menggunakan spidol jangan hanya menggunakan pulpen. 2) Tulisan Alergi Diisi dengan alergi yang diderita oleh pasien. 3) Tulisan Rahasia Tulisan Rahasia pada map rekam medis. 4) Tulisan Tahun Kunjungan Pada map telah dicetak sejumlah tahun yang oleh petugas rekam medis akan ditulis tahun kunjungan terakhir pasien berobat sehingga petugas dapat melihat dengan warna tersebut tahun berapa pasien berobat terakhir. 5) Tempat Menuliskan Nama pasien Terdapat tempat untuk menuliskan nama pasien pada map rekam medis. E. Penyelesaian Dan Pengembalian Rekam Medis 1. Pengendalian Rekam Medis (Retrieval) Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik umum maupun spesialis setiap hari pada jam tertentu dapat dilakukan melalui secara langsung. Untuk melayani pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu tetap mendaftar ke tempat penerimaan pasien rawat jalan. Petugas dari bagian lain yang meminjam rekam medis harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis yang dipinjam ke bagian rekam medis. Surat permintaan berbentuk satu formulir yang berisi nama peminjam, untuk keperluan apa, waktu peminjaman, nomor rekam medis, nama pasien, umur, tanggal rawat, kelas/kamar, nama orang yang meminjam dan tanda tangan. Formulir tersebut dibuat rangkap dua. Lembar 1 untuk rekam 50
medis dan lembar 2 untuk yang meminjam. Pada saat rekam medisnya kembali lembar 1 diberi tanda silang yang artinya rekam medis sudah kembali. 2. Penyimpanan Rekam Medis A. Sistem Sentralisasi Sistem penyimpanan yang digunakan di RSUD Kec.Mandau adalah sistem sentralisasi.
Dengan cara
sentralisasi terjadi penggabungan antara berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap dalam satu tempat. Karena semua pasien baik rawat jalan maupun rawat inap hanya memiliki satu nomor rekam medis. Kebaikan dari system sentralisasi adalah : 1) Mengurangi
terjadinya
duplikasi
dalam
pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis , sehingga pasien dapat dilayani lebih cepat. 2) Mengurangi jumlah biaya yang digunakan untuk peralatan dan ruangan. 3) Tata
kerja
Dan
peraturan
mengenai
kegiatan
pencatatan medis mudah distandarisasikan. 4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. 5) Mudah menerapkan sistem unit record. Kekurangan dari system sentralisasi adalah : 1) Petugas
menjadi
lebih
sibuk,
karena
harus
menangani unit rawat jalan Dan unit rawat inap. 2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam. B. Sistem Angka Akhir 51
Sistem penjajaran berkas rekam medis menurut nomor
yang
dipakai
adalah
sistem
Penjajaran dengan sistem angka “terminal digite system”.
angka
akhir.
akhir lazim disebut
Disini digunakan nomor-
nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka.
Angka
pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri. 50
93
angka ketiga
26 angka kedua
angka pertama (tertiary digits)
(secondary digits)
(primary digits) Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir (terminal digit filling system) ada 100 kelompok angka pertama (primary section) yaitu 00 sampai dengan 99. Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angkaangka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka-angka pertama yang bersangkutan.
Pada kelompok angka
pertama ini rekam medis-rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis
disimpan
kelompok
angka
di
dalam
ketiga,
urutan sehingga
sesuai dalam
dengan setiap
kelompok penyimpanan nomor-nomor pada kelompok angka ketigalah (tertiary digits) yang selalu berlainan. Sebagai contoh : 46-52-02
98-05-26
98-99-30 52
45-52-02
99-05-26
99-99-30
48-52-02
00-06-26
00-00-31
49-52-02
01-06-26
01-00-31
50-52-02
02-06-26
02-00-31
Banyak keuntungan dan kebaikan dari pada sistem penyimpanan angka akhir, seperti: - Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.
Petugas-petugas penyimpanan tidak
akan terpaksa
berdesak-desak di satu tempat (atau
section), dimana rekam medis harus disimpan di rak. - Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : section 00-24, section 25-49, section 50-74, section 75-99. - Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section - Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan
dari
setiap
section,
pada
saat
ditambahnya rekam medis baru di section tersebut. - Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong. - Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak). - Kekeliruan menyimpan (misfile)dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka. 53
Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan
latihan
menggunakan
sistem
nomor
langsung, tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama. 3. Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu kamar penyimpanan rekam medis sangat membantu memelihara dan
mendorong
kegairahan
kerja
dan
produktivitas
pegawai-pegawai yang bekerja di situ. Alat penyimpan rekam medis yang dipakai adalah Roll O’Pack dan jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, minimal kurang lebih
selebar 90 cm.
4. Penunjuk Penyimpanan Pada deretan berkas rekam medis yang disimpan di rak harus diberi tanda penunjuk guna mempercepat pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis. Jumlah
penunjuk
tergantung
dari
rata-rata
tebalnya
sebagian besar map-map rekam medis tersebut. Untuk berkas rekam medis yang tebalnya sedang diberi penunjuk setiap 50 map. Makin tebal map-map rekam medis makin banyak penunjuk harus dibuat. lebih
banyak
memerlukan
Rekam medis yang aktif
penunjuk
daripada
rekam
medis-rekam medis yang kurang aktif. Alat penunjuk ini, agar dipilih model yang kuat tahan lama dan mudah dilihat. Pinggir penunjuk ini harus lebih
lebar,
menonjol
sehingga
angka-angka
yang 54
dicantumkan
disitu
gampang
terlihat.
Pada
setiap
penunjuk ditulis 2 angka (untuk sistem terminal digit maupun middle digit). Contoh penunjuk untuk terminal digit, section 84 ditulis sebagai berikut: 00
01
02
03
04
--
--
--
--
--
84
84
84
84
84
Angka diatas adalah kelompok angka kedua, angka yang dibawah adalah kelompok pertama. Dalam terminal digit filling, map pertama yang diletakkan dibelakang penunjuk 00/84 adalah map-map dengan nomor 00-00-84 diikuti
01-00-84,
02-00-84,03-00-84,
dan
seterusnya,
penunjuk ini permanen. 5. Sampul Pelindung Rekam Medis Berkas Rekam medis harus diberi sampul pelindung untuk : 1. Memelihara keutuhan susunan lembaran-lemabaran rekam medis. 2. Mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran, sebagai akibat sering dibolak-baliknya lembaran tersebut. Jenis sampul yang digunakan di RSUD Kecamatan Mandau adalah dalam bentuk map, dimana maap dilengkapi dengan
penjepit
mengikat
(fastener)
lembaran-lembaran
dibagian pada
tengah
map
dan
untuk bagian
tengah map harus diberi lipatan, sehingga memungkinkan bertambah tebalnya lembaran-lembaran yang disimpan di dalamnya.
Map
penyimpan
dapat
dipesan
dengan
55
pencantuman
nomor-nomor
yang
dicetak,
sehingga
kelihatan rapi. Nomor harus jelas tertulis pada setiap map. F. Penghapusan Rekam Medis 1. Perencanaan Terhadap Rekam Medis Yang Tidak Aktif Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus ditetapkan sehingga
selalu
tersedia
tempat
penyimpanan untuk
rekam medis yang baru. Dari segi praktisnya dapat dikatakan, patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya
ruangan yang tersedia
Rekam medis
menyimpan rekam medis yang baru. dinyatakan terakhir
tidak
rekam
dipergunakan
aktif medis
lagi.
apabila
selama
tersebut
Apabila
untuk
5
tahun
sudah
tidak
ternyata
sudah
tidak
tersedia lagi tempat penyimpanan rekam medis aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang
tidak
aktif
secara
sistematik
seirama
pertambahan jumlah rekam medis baru.
dengan
Rekam medis-
rekam medis yang tidak aktif, dapat disimpan di ruangan lain. Rak-rak penyimpanan rekam medis tidak aktif dapat diletakkan di ruang tersendiri yang sama sekali terpisah dari bagian pencatatan medik.
Pada saat diambilnya
rekam medis tidak aktif, ditempat semula harus diletakkan tanda keluar, hal ini mencegah pencarian yang berlarutlarut pada suatu waktu rekam medis tidak aktif tersebut diperlukan.
56
Rumah
sakit
wajib
tetap
memelihara
indeks,
register dan kartu lintasan yang berisi data-data dasar seperti : tanggal masuk/keluar rumah sakit, nama dokter yang bertanggung jawab, diagnosa dan operasi. A. Penyusutan Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif ke rak in aktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan. Tujuan : a. Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah. b. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas rekam medis yang baru. c. Tetap
menjaga
kualitas
pelayanan
dengan
mempercepat penyiapan rekam medis jika sewaktuwaktu diperlukan. d. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna/nilai guna rendah atau nilai gunanya telah menurun.
B. Jadwal Retensi Arsip (JRA) Jadwal retensi arsip merupakan daftar yang berisikan sekurang-kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan kegunaannya. Penentuan
jangka
waktu
penyimpanan
arsip
(retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan 57
tiap-tiap arsip.
Untuk menjaga obyektifitas dalam
menentukan nilai kegunaan tersebut, JRA disusun oleh suatu kepanitiaan
yang terdiri dari unsur komite
rekam medis dan unit rekam medis yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan nilai arsip rekam medis. Rancangan JRA yang merupakan hasil kerja panitia perlu mendapat persetujuan Direktur Rumah Sakit terlebih dahulu sebelum dijadikan pedoman resmi jadwal retensi arsip yang diberlakukan.
Setiap ada
perubahan JRA harus melalui prosedur yang sama dengan penyusunan JRA. 2. Pemusnahan Arsip Adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya.
Penghancuran harus
dilakukan secara
total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenal isi maupun bentuknya. Tata cara pemusnahan rekam medis: 1. Rekam
medis
dimusnahkan
yang telah dilaporkan
memenuhi kepada
syarat untuk
Direktur
RSUD
Kec.Mandau. 2. Direktur RSUD Kec.Mandau membuat Surat Keputusan tentang Pemusnahan Rekam Medis dan menunjuk tim pemusnah, sekurang-kurangnya beranggotakan: Ketua Usahaan,
Unit
Penyelenggara
Rekam
Medis,
Unit
Pelayanan, Komite Medik. 3. Tim pemusnah melaksanakan dan membuat Berita Acara
Pemusnahan
yang
disahkan
Direktur
RSUD
58
Kec.Mandau.Berita Acara dikirim kepada Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. G. Perekam Kegiatan Pelayanan Medis 1. Penanggung Jawab Pengisian Rekam Medis RSUD
Kec.Mandau
sebagai
salah
satu
sarana
pelayanan kesehatan yang melakukan pelayanan rawat jalan maupun rawat inap wajib membuat rekam medis. Sesuai
dengan
PERMENKES
No.749a/MENKES/XII/1989, tentang Rekam Medis serta keputusan
Ditjen
Yan
Med
Nomor
78/Yan
Med/RS
UMDIK/YMU/1/91 maka tenaga yang berhak mengisi rekam medis di RSUD Kec.Mandau adalah: 1. Dokter umum, dokter spesialis, dokter gigi, dan dokter spesialis yang melayani pasien di RSUD Kec.Mandau. 2. Dokter
tamu
yang
merawat
pasien
di
RSUD
Kec.Mandau. 3. Tenaga para medis perawatan dan non perawatan yang terlibat langsung dalam pelayanan antara lain ; Perawat, Perawat Gigi, Bidan, Tenaga Laboratorium Klinik, Gizi, Anastesi, Penata Rontgen, Rehabilitasi Medis, Rekam Medis dan lain sebagainya. Dalam hal dokter ke luar negeri maka yang melakukan
tindakan/konsultasi
kepada
pasien
yang
mengisi rekam medis adalah dokter yang ditunjuk oleh Direktur RSUD Kec Mandau. 2. Pencatatan (Recording) Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai
pengertian
sebagai
suatu
sistem 59
penyelenggaraan pencatatannya
rekam
sendiri
medis. hanya
Sedangkan
merupakan
kegiatan
salah
satu
kegiatan dari pada penyelenggaraan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien
di
RSUD
pencatatan mendapatkan
data
Kec.Mandau medik
pelayanan
,
diteruskan
pasien medis
selama di
rumah
kegiatan
pasien
itu
sakit,
dan
dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas
dari
berkas
dari
tempat
penyimpanan
tempat
serta
penyimpanan
pengeluaran
untuk
melayani
permintaan/peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya. Pencatatan disini dimaksudkan pendokumentasian segala informasi medis seorang pasien ke dalam Rekam Medis. Pada dasarnya pendokumentasian memuat data, yang akan menjadi bahan informasi.
Data pasien dapat
dikelompokkan ke dalam 2 kelompok, yaitu data sosial dan data medis.
Data sosial didapatkan pada saat pasien
mendaftarkan diri ke tempat penerimaan pasien. Data medis baru diperoleh dari pasien, apabila pasien telah memasuki unit pelayanan kesehatan.
Petugas di unit
pelayanan adalah dokter dan ahli-ahli profesi kesehatan lainnya
(termasuk
penunjangnya,
seperti
radiologi,
laboratorium, dan lain-lain) serta unit perawatan. Untuk mendapatkan pencatatan data medis yang baik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh dokter dan ahli-ahli di bidang kesehatan lainnya, yaitu: - Mencatat secara tepat waktu; - Up to date; 60
- Cermat dan lengkap - Dapat dipercaya dan menurut kenyataan - Berkaitan
dengan
sehingga tidak
masalah
dan
pokok
perihalnya,
bertele-tele;
- Bersifat obyektif sehingga menimbulkan kesan jelas. Kegiatan pencatatan ini melibatkan semua unit pelayanan di rumah sakit yang memberika pelayanan ataupun tindakan kepada pasien. Bentuk
catatan
dapat
dibedakan
berdasarkan
sifatnya, yaitu catatan yang bersifat kolektif dan catatan yang bersifat individual. 1. Catatan yang Bersifat Kolektif Ini merupakan kumpulan catatan pasien-pasien yang dating ke unit
pelayanan.
Catatan ini dalam
bentuk buku yang sering disebut “Buku Register”. Buku Register ini merupakan sumber utama data kegiatan rumah sakit. dipertimbangkan
Pemakaian buku register ini perlu secermat
mungkin
dan
tetap
memperhatikan efisiensi di bidang pengelolaan data medis. Buku register yang biasa diperlukan, diantaranya: - Buku Register Penerimaan Pasien Rawat Jalan; - Buku Register Pelayanan Pasien Rawat Jalan; - Buku Register Penerimaan Pasien Rawat Nginap; - Buku Register Pelayanan Pasien Rawat Nginap; - Buku Register Persalinan/Abortus; - Buku Register Pembedahan; - Buku Register Tindakan/Terapi/Diagnostik; - Buku Register Pemeriksaan Laboratorium. Buku-buku register tersebut dikerjakan oleh petugaspetugas di masing-masing unit pelayanannya. 61
Setiap hari petugas di unit pelayanan menyiapkan rekapitulasi yang seiring disebut sensus harian. Sensus ini sangat berguna di dalam pengolahan data medis selanjutnya yang digunakan sebagai bahan laporan rumah sakit. 2. Catatan yang Bersifat Individual Catatan ini mendokumentasikan segala tindakan medik yang diberikan kepada seorang pasien.
Bentuk
catatan ini berupa lembaran-lembaran yang dinamakan rekam medis. Pencatatan data medis ini dilakukan oleh petugas kesehatan yang memberikan pelayanan/tindakan kepada pasien, yaitu Dokter Perawat/Bidan, Tenaga Kesehatan lainnya yang memberikan pelayanan medis kepada pasien, serta petugas pencatatan medik sendiri. Formulir rekam medis ini meliputi formulir untuk pasien rawat jalan dan formulir untuk pasien yang dirawat inap. Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
749a/MENKES/PER/XII/1989,
tentang
rekam
medis/medical record maka : a. Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Isi berkas rekam medis untuk pasien rawat jalan memuat identitas pasien, anamnese, diagnosis dan tindakan/pengobatan. Berkas yang digunakan dapat dalam bentuk kartu
yaitu
Kartu
Pemeriksaan
Pasien
dimana
informasi mengenai identitas pasien, diagnosis dan tindakan yang dilakukan
terhadap pasien seperti
anamnese, terapi dicatat didalam kartu.
62
Data-data tertentu harus ditulis pada saat penderita masuk yang akan dientry di komputer, dimasukkan
pada
saat
pasien
registrasi.
Penyimpanan identitas pasien ini mutlak karena adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat maka dengan sistem
komputerisasi
akan
membantu
untuk
mencarikan data pasien yang diperlukan dengan cepat.
Karena identitas pasien ini merupakan
sumber data yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat selengkap dan sejelas mungkin.
Data
yang disimpan harus dibuat secara terperinci dan lengkap, yaitu: - Nama lengkap pasien - Nomor rekam medis - Alamat - Agama - Jenis Kelamin - Umur - Status Perkawinan - Tempat/tanggal lahir - Pekerjaan - Orang yang dihubungi, bila terjadi sesuatu - Tanggal kunjungan poliklinik yang pertama Bila setelah menikah pasien pindah alamat, maka alamat lama dicoret dan dicantumkan alamat baru
pada
tempat
yang
kosong
dan
tanggal
perubahan diberkas rekam medis tersebut untuk memudahkan pencarian alamat terakhir. Berkas rekam medis rawat jalan berisi : 63
3. Tanggal Kunjungan 4. Poliklinik yang melayani 5. Diagnosis 6. Tindakan yang diberikan 7. Dokter yang menangani b. Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap Isi rekam medis untuk pasien rawat inap memuat
identitas
pasien,
anamnese,
riwayat
penyakit, hasil pemeriksaan laboratorium, diagnosis, persetujuan tindakan medis, tindakan/pengobatan, catatan perawat, catatan observasi klinis dan hasil pengobatan, resume akhir dan evaluasi pengobatan Berkas Rekam Medis pasien rawat inap terdiri dari
lembaran-lembaran
lembaran
khusus,
umum
serta
dan
lembaran-
lembaran-lembaran
diagnostik/terapi. Lembaran-lembaran Umum, misalnya: - Ringkasan Masuk dan Keluar; - Anamnese dan Pemeriksaan Fisik; - Lembaran Grafik; - Perjalanan
Penyakit/Perkembangan
Perintah
Dokter dan Pengobatan; - Catatan Perawat/Bidan; - Hasil Pemeriksaan Laboratorium/Rontgen; - Resume Keluar. Lembaran-lembaran Khusus, misalnya; - Laporan Operasi; - Laporan Anestesi; - Riwayat Kehamilan; - Catatan/Laporan Persalinan; 64
- Identifikasi Bayi; 1. Ringkasan Masuk dan Keluar Lembaran Ringkasan Masuk dan Keluar ini sering disebut ringkasan atau lembaran muka, selalu menjadi lembaran paling depan pada suatu berkas
rekam
informasi
medis.
tentang
Lembaran
informasi
ini
tentang
berisi
identitas
pasien, cara penerimaan melalui cara masuk dikirim oleh serta berisi ringkasan data pada saat pasien keluar. Lembaran ini merupakan sumber informasi untuk
mengindeks
rekam
medis,
menyiapkan laporan rumah sakit. tentang
identitas
pasien
serta
Informasi
sekurang-kurangnya
mencari hal-hal sebagai berikut: - Nama Pasien - Nomor Rekam Medis - Tanggal Lahir - Pendidikan - Jenis Kelamin - Agama - Alamat - Pekerjaan Informasi lain yang perlu dicatat, diantaranya - Status perkawinan; - Cara penerimaan pasien, melalui; - Cara masuk, dikirim oleh; - Nama
penangung
jawab
pembayaran
dan
alamatnya. 65
- Nama keluarga terdekat dan alamatnya; - Tanggal dan jam masuk ruang rawat inap; - Tanggal dan jam keluar ruang rawat inap - Bagian/Spesialisasi, Ruang Rawat, Kelas; - Lama dirawat; - Diagnosis
akhir
(utama,
lain-lain
dan
komplikasi); - Operasi/Tindakan (jika ada): - Infeksi Nosokomial dan penyebabnya (jika ada); - Immunisasi yang pernah didapat; - Immunisasi yang diperoleh selama dirawat; - Transfusi darah (jika ada); - Keadaan keluar; - Nama dan tanda tangan dokter yang merawat. 2. Anamnese dan Pemeriksaan Fisik Tujuan
pokok
pemeriksaan
fisik
data
adalah
anamnese
untuk
dan
memberikan
bahan pelengkap bagi dokter untuk menetapkan diagnosis
yang
menjadi
dasar
tindakan
pertolongan dan perawatan/pengobatan terhadap seorang pasien.
Sebagai tambahan terhadap
anamnese dan pemeriksaan fisik ini mungkin diperlukan
berbagai
hasil
pemeriksaan
laboratorium, rontgen, sebelum sampai pada satu kesimpulan mengenai diagnosis. Untuk lembaran anamnese
dan
dipergunakan
pemeriksaan
formulir
kosong
fisik atau
dapat formulir
dengan catatan penunjuk. Pokok-pokok pengisian anamnese, meliputi:
66
- Keluhan utama : pernyataan singkat tentang keadaan dan lamanya gejala yang timbul yang menyebabkan pasien
meminta pertolongan
medis, berdasarkan laporan yang diucapkan oleh pasien sendiri maupun yang mengantarkan ke dokter. - Riwayat penyakit sekarang : penjelasan detail secara
kronologis
penyakit
pasien
:
tentang sejak
perkembangan
timbulnya
gejala
pertama sampai saat ini. - Riwayat penyakit yang pernah diderita : satu ringkasan tentang penyakit-penyakit, seperti infeksi akut, kecelakaan, operasi, laergi, infeksi, mental, metabolik, dsb. - Keadaan
sosial
perkawinan,
.
Catatan
kebiasaan,
tentang
hubungan
status sosial,
pekerjaan dan lingkungannya. - Pengamatan
ulang
mengungkapkan mungkin
sistematik
gejala-gejala
terlupakan
oleh
si
:
pokok, pasien
untuk yang atau
kelihatannya tidak perlu, ini untuk menentukan seberpa jauh dan teliti pemeriksaan fisik harus dilakukan. Pemeriksaan fisik mencakup 4 langkah dasar yaitu: 1. Inspeksi
: melihat ke seluruh bagian tubuh.
2. Palpasi
: meraba berbagai bagian tubuh.
3. Perkusi
: mengetok daerah tertentu pada tubuh dengan jari tangan/alat ,
67
mendengar
suaranya dan
meneliti tingkat resistensinya. 4. Auskultasi : Mendengar bunyi yang terjadi karena
proses
fisiologis
atau
patologis didalam tubuh. 3. Lembar Grafik Lembaran grafik memberikan gambaran kepada dokter tentang suhu, nadi, dan pernafasan seorang
pasien.
petugas
perawat,
dirawat.
Dalam lembaran grafik ini juga dicatat
data-data
Pengisiannya
tekanan
dimulai
dilakukan
saat
darah,
pengeluaran cairan, defikasi.
pasien
oleh mulai
pemasukan
dan
Dapat juga diisi
informasi tentang kunjungan dokter, spesimen untuk laboratorium, diet, dll 4. Perjalanan Penyakit, Instruksi Dokter, Dan Pengobatan Perintah medis tertulis adalah petunjuk dokter kepada bagian perawatan dan staf medis /paramedis
mengenai
semua
medikasi
dan
pengobatan yang diberikan kepada pasien. Petugas rekam medis dalam meneliti kelengkapan lembaran perintah dokter, harus mengamati : a. Semua perintah harus telah ditandatangani oleh
pemberi
perintah.
Perintah
yang
diberikan secara lisan atau lewat telepon harus ditandatangani oleh si pemberi perintah pada
kunjungan
menunjukkan
berikutnya, dia
yang
benar-benar 68
bertanggungjawab
atas
perintah
tersebut.
Untuk menghindari kekeliruan, diusahakan agar perintah lisan maupun telepon ini tidak sering terjadi. b. Perintah keluar harus ditulis sebelum pasien meninggalkan rumah sakit.
Jika perintah
keluar belum ditulis, petugas rekam medis harus meneliti apakah ada pernyataan yang ditandatangani pasien keluar atas tanggung jawab sendiri. Pernyataan ini harus disimpan di dalam rekam medisnya. Dalam hal ini harus ada catatan dari dokternya yang menyatakan bahwa pasien telah keluar tanpa persetujuan. c.
Hasil-hasil
pemeriksaan
diagnosis
yang
diperintahkan/dimintakan oleh dokter harus ada di dalam rekam medis. Petugas rekam medis harus berusaha memperolehnya, untuk secepatnya disatukan dengan berkas rekam medis yang bersangkutan. d. Catatan medik harus diisi laporan-laporan tindakan/pengobatan kepada
yang
paramedis,
inhalasi,occupational
diperintahkan
seperti therapy,
terapi physical
therapy, dan sebagainya. 5. Catatan Perkembangan Lembaran
ini mencatat secara spesifik
perkembangan penyakit pasien yang ditulis dan ditandatangani oleh dokter.
Catatan pertama
dimulai dengan catatan pada saat pasien masuk, yang seterusnya ditambah selama pasien di dalm 69
perawatan dan diakhiri pada saat pasien keluar atau meninggal. Catatan pada saat pasien untuk: mencatat ringkasan keadaan umum pasien pada saat msuk, terutama fakta-fakta penting yang belum tercatat pada anamnese dan pemeriksaan fisik.
Fakta
tersebut
mungkin
didapat
dari
keluarga pasien, dokter yang mengirim atau dari rumah sakit lain. Catatan selama pasien dalam perawatan:memberikan perkembangan ini harus dibuat setiap hari, setiap beberapa jam salama fase akutnya seorang pasien, dan seterusnya sesuai dengan perkembangan pasien itu sendiri. Semua tindakan yang dilakukan dicatat jam, tanggal dan jenis tindakannya.
Semua catatan
harus ditandatangani oleh dokter pemeriksa 6. Catatan Perawat/Bidan Catatan
Perawat/Bidan
digunakan
oleh
petugas perawatan untuk mencatat pengamatan mereka terhadap pasien dan pertolongan perawat yang telah mereka berikan kepada pasien. Catatan ini memberikan gambaran kronologis pertolongan perawat, pengobatan yang diberikan dan reaksi pasien terhadap tindakan tersebut.
Catatan ini
berfungsi sebagai alat komunikasi antara sesama perawat, antara perawat dengan dokter. Ada empat kegunaan catatan perawat/bidan , yaitu: a. Mencatat keadaan pasien selama tidak dilihat oleh dokter. Ini adalah catatan hal-hal yang penting
oleh
perawat
yang
memberikan 70
gambaran
perspektif
yang
jelas
tentang
perkembangan seorang pasien ditentukan oleh informasi yang dicatat pada lembaran ini. Dengan bantuan catatan perawat yang ditulis secara
seksama,
seorang
dokter
dapat
mengikuti perkembangan pasiennya, meskipun ia mengunjungi pasien hanya sekali dalam satu hari. b. Menghemat waktu bagi dokter dan mencegah timbulnya kekeliruan.
Tanpa adanya catatan
tersebut, gambaran pasien dari waktu ke waktu, kepada petugas yang harus merawat pasien
tersebut
harus
dijelaskan
sendiri-
sendiri keadaan seorang pasien. Hal ini tidak saja makan waktu, tetapi juga memungkinkan banyak kesalahan dalam pemberian medikasi dan pengobatan. c.
Sebagai bukti pelaksanaan pekerjaan. Sangat perlu sekali setiap perawat harus mencatat apa-apa tindakan yang telah dilakukan sesuai dengan perintah dokter, sehingga dokter dapat melihat hasilnya dan menentukan tindakan pengobatan selanjutnya.
Untuk pembuktian
secara hukum, catatan Perawat/Bidan berguna sebagai maupun
bukti bukti
pertolongan reaksi
yang
pasien
diberikan terhadap
pertolongan tersebut. d. Sebagai salah satu kelengkapan berkas rekam medis. Catatan
Perawat/Bidan
dimulai
pada
saat
pasien masuk ruang perawatan dan meliputi: 71
- Tanggal dan Jam. - Catatan-catatan
tentang
keadaan
pasien,
gejala-gejala yang tampak. - Pengobatan yang dilakukan. Selama seorang pasien dirawat di rumah sakit,
catatan
Perawat/Bidan
harus
memuat
observasi harian seorang pasien, juga rekam medisasi dan pengobatan yang diberikan. 7. Hasil Pemeriksaan Laboratorium/Rontgen Lembaran ini dipakai untuk meletakkan formulir-formulir hasil pemeriksaan laboratorium maupun rontgen yang dilakukan kepada pasien. Cara
meletakkan
pemeriksaan
secara
formulir-formulir kronologis
hasil
berdasarkan
waktu, dimulai dari bawah, terus ke atas. 8. Ringkasan Perawatan Pasien ( Resume) Ringkasan dapat ditulis tersendiri Pasien.
yaitu
lembar
pada lembaran
Ringkasan
Perawatan
Pengecualian bagi resume ini, terutama
untuk pasien yang dirawat kurang 48 jam, cukup menggunakan Resume singkat, misalnya untuk kasus-kasus
tonsilectomy,
adnoidectomy,
kecelakaan ringan, dan sebagainya. Tujuan dibuatnya resume ini adalah : a.
Untuk
menjamin
kontinuitas
pelayanan medis dengan kualitas yang tinggi serta sebagai bahan yang berguna bagi dokter yang menerima pasien apabila pasien tersebut dirawat kembali. 72
b.
Sebagai bahan penilaian staf medis rumah sakit.
c.
Untuk dari
badan-badan
memenuhi resmi
atau
permintaan perorangan
tentang perawatan seorang pasien, misalnya dari Perusahaan Asuransi (dengan persetujuan pimpinan) d.
Sebagai bahan informasi bagi dokter yang bertugas dokter yang mngirim dan konsultan.
Hal ini menjadi semacam
insentif bagi semua dokter yang diharuskan menulis resume. e.
Untuk diberikan tembusannya kepada asisten ahli yang memerlukan catatan tentang pasien yang pernah mereka rawat. Resume ini harus disingkat dan hanya
menjelaskan informasi penting tentang penyakit, pemeriksaan yang dilakukan dan pengobatannya. Resume ini harus ditulis segera setelah pasien keluar
dan
isinya
menjawab
pertanyaan-
pertanyaan berikut : a. Mengapa
pasien
masuk
rumah
sakit
(pertanyaan klinis singkat tentang keluhan utma, dan riwayat penyakit sekarang) b. Apakah
hasil-hasil
penting
pemeriksaan
laboratorium, rontgen dan fisik (hasil negatif mungkin
sama
pentingnya
dengan
hasil
positif) c.
Apakah pengobatan medis maupun operasi yang
diberikan
(termasuk
respon
pasien,
komplikasi dan konsultasi) 73
d. Bagaimana keadaan pasien pada saat keluar (perlu berobat jalan, mampu bergerak sendiri, mampu untuk bekerja) e. Apakah anjuran pengoatan.perawatan yang diberikan (nama obat dan dosisnya, tindakan pengobatan
lainnya,
dirujuk
kemana,
perjanjian untuk datang lagi) Didalam berkas rekam medis, lembaran resume diletakkan sesudah Ringkasan Masuk dan Keluar,
dengan
maksud
memudahkan
dokter
melihatnya apabila diperlukan. Resume ini harus ditandatangani oleh dokter yang merawat bagi pasien yang meninggal tidak dibuatkan resume, tetapi dibuatkan Laporan Sebab Kematian. 9. Ketentuan Pengisian Berkas Rekam Medis Rekam medis harus dibuat segera dan dilengkapi seluruhnya setelah pasien menerima pelayanan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien, selambat-lambatnya dalam waktu
1
X
24
jam
harus
ditulis
dalam
lembaran medis. b. Semua pencatatan harus ditandatangani oleh dokter/
tenaga
kesehatan
dengan
kewenangannya
lainnya
dan
ditulis
sesuai nama
terangnya serta diberi tanggal. c.
Pencatatan
yang
kedokteran
dan
dibuat
oleh
mahasiswa
mahasiswa
lainnya
ditandatangani dan menjadi tanggung jawab dokter
yang
merawat
atau
oleh
dokter
pembimbingnya. 74
d. Catatan
yang
dibuat
oleh
Residen
harus
diketahui oleh dokter pembimbingnya. e. Dokter yang merawat, dapat memperbaiki kesalahan penulisan dan melakukannya pada saat itu juga serta dibubuhi paraf. f.
Penghapusan
tulisan
dengan
cara
apapun
tidak diperbolehkan H. Pengolahan Data Medis Semua bentuk catatan , baik hasil rekapitulasi harian, maupun
lembaran-lembaran
formulir
rekam
medis
merupakan bahan yang perlu diolah untuk selanjutnya dipakai sebagai bahan laporan RS.
Sebelum dilakukan
pengolahan, berkas-berkas rekam medis tersebut diteliti kelengkapannya baik isi maupun jumlahnya.
Rekapitulasi
dari sensus harian diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut kegiatan rumah sakit, sedangkan formulirformulir rekam medis diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut morbiditas dan mortalitas.
Kegiatan pengolahan yang dilakukan: 1.Perakitan (Assembling ) Rekam Medis A.
Perakitan
Rekam Medis pasien
rawat jalan, meliputi: - Pembatas Poliklinik - Lembar Dokumen Pengantar - Lembaran Poliklinik - Hasil Pemeriksaan Penunjang - Salinan Resep 75
B.
Perakitan
Rekam
Medis
pasien
rawat inap
Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus anak meliputi : - Ringkasan (diisi oleh bagian RM) - Pembatas Masuk - Ringkasan Masuk & Keluar - Surat Dokumen Pengantar - Instruksi Dokter - Lembar Konsultasi - Catatan Perawat - Catatan Perkembangan - Grafik Suhu, Nadi dan Pernafasan - Pengawasan Khusus - Hasil Pemeriksaan Laboratorium - Hasil Pemeriksaan Radiodiagnostik - Salinan Resep - Resume/Laporan Kematian
Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus bedah meliputi : - Ringkasan - Pembatas Masuk - Surat Dokumen Pengantar - Instruksi Pra/Pasca Bedah - Catatan Anastesi - Laporan Pembedahan - Instruksi Dokter - Catatan Perkembangan - Lembar Konsultasi - Catatan Perawat 76
- Grafik Suhu, Nadi dan Pernapasan - Pengawasan Khusus - Hasil Pemeriksaan Laboratorium - Hasil Pemeriksaan Radiodiagnostik - Salinan Resep - Resume/Laporan kematian
Perakitan rekam medis pasien rawat inap kasus kebidanan meliputi: - Pembatas Masuk - Ringkasan Masuk & Keluar - Surat Dokumen Pengantar - Lembar Obstetrik - Catatan Persalinan - Lembaran Bayi Baru Lahir - Instruksi Dokter - Catatan perkembangan - Lembar Konsultasi - Catatan Perawat - Grafik Nifas (Grafik Ibu) - Pengawasan Khusus - Hasil Pemeriksaan Laboratorium - Hasil Pemeriksaan Radiodiagnostik - Salinan Resep - Resume/Laporan kematian
Perakitan rekam medis pasien rawat inap kasus bayi lahir meliputi : - Pembatas Masuk - Ringkasan Masuk & Keluar - Riwayat Kelahiran - Instruksi Dokter 77
- Catatan Perkembangan - Lembar Konsultasi - Catatan Perawat - Grafik Bayi - Pengawasan Khusus - Hasil Pemeriksaan Laboratorium - Hasil Pemeriksaan Radiodiagnostik - Salinan Resep - Resume/Laporan kematian 2.Koding (coding) Kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang ada di dalam rekam medis harus
diberi kode dan
selanjutnya diindeks agar memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi perencanaan,
managemen,
dan
riset
bidang
kesehatan. Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health
Organization)
menyeragamkan cidera,
gejala
nama dan
dan
factor
bertujuan
untuk
golongan
penyakit,
yang
mempengaruhi
kesehatan. Sejak tahun 1993 WHO mengharuskan negara anggotanya
termasuk
Indonesia
menggunakan
klasifikasi penyakit revisi-10, International Statical Clasification
Deseasses
and
Health
Problem
10
Revice. ICD 10 menggunakan kode kombinasi yaitu menggunakan abjad dan angka (alpha numeric). Kecepatan dan ketepatan Koding dari suatu diagnosis sangat tergantung kepada pelaksana yang menangani rekam medis tersebut yaitu: 78
Tenaga medis dalam menetapkan diagnosis Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode Tenaga kesehatan lainnya. Penetapan diagnosis sorang pasien merupakan kewajiban hak dan tanggung jawab dokter (tenaga medis)
yang
karenanya
terkait
tidak
boleh
diubah
oleh
diagnosis yang ada dalam rekam medis
harus diisi dengan lengkap dan jelas sesuai dengan arahan yang ada pada buku ICD 10. Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode bertanggung jawab atas keakuratan kode dari suatu diagnosis yang sudah ditetapkan oleh tenaga medis. Oleh karenanya untuk hal yang kurang jelas atau yang tidak lengkap, sebelum koding ditetapkan, komunikasikan terlebih dahulu pada dokter yang membuat diagnosis tersebut. Untuk
lebih
meningkatkan
informasi
dalam
rekam medis, petugas rekam medis harus membuat koding
sesuai
dengan
klasifikasi
yang
tepat.
Disamping kode penyakit, berbagai tindakan lain juga harus dikoding sesuai klasifikasi masing-masing.
Koding Penyakit (ICD-10)
Pembedahan/Tindakan (ICDPIM)
Koding Obat-obatan
Laboratorium
Radiologi
Dokter (pemberi pelayanan)
Alat-alat
Dan lain-lain
79
* CARA PENGGUNAAN ICD - 10 1. Menggunakan buku ICD - 10 Volume I berisi tentang : a. Intruduction ( pendahuluan ) b. Kelompok daftar tabulasi c. Kode kondisi tertentu. d. Petunjuk
yang
digunakan
dalam
daftar
tabulasi e. Kategori karakteristik perintah 2. Menggunakan buku ICD - 10 Volume III berisi tentang : a. Penggunaan Index Alfabetic b. Susunan c. Kode angka d. Tanda perintah yang ada dalam buku ICD 10 Volume I 3. Petunjuk dasar koding a. Indentifikasi tipe panyakit/luka atau kondisi lain di dalam buku ICD-10 Vol. I. b. Cari kata dasar ( Lead term ) c. Baca dan catat petunjuk kata dasar (di garis bawahi). d. Rujuk di buku ICD - 10 Volume III e. Rujuk di buku ICD - 10 Volume I Tentukan kode penyakit tersebut a. Indeks Penyakit (Diagnosis) dan Operasi Pengertian :
80
Indeks penyakit dan indeks operasi adalah suatu data
yang menyimpan kode diagnosa
penyakit maupun tindakan operasi setiap pasien yang berobat di RSUD Kec Mandau. Informasi yang ada didalam data base ini adalah: - Nomor
Kode
Diagnosa
penyakit
atau
tindakan operasi. - Judul, Bulan, Tahun - Nomor Penderita - Jenis Kelamin - Umur. Kegunaan : Data
ini dapat untuk mengindeks penyakit
maupun tindakan operasi sesuai dengan informasi yang diinginkan untuk keperluan sbb: a) Mempelajari kasus-kasus terdahulu dari satu penyakit
untuk
memperoleh
pengertian
tentang penanggulangan terhadap penyakitpenyakit/masalah-masalah
kesehatan
pada
saat ini. b) Untuk
menguji
teori-teori
membandingkan
data-data tentang penyakit/pengobatan dalam rangka penyuguhan tulisan-tulisan ilmiah c) Menyuguhkan data untuk menyusun keperluan alat-alat baru, tempat tidur dan lain-lain. d) Menilai
kualitas
pelayanan
di
RSUD
Kec
Mandau. e) Menyuguhkan data pelayanan yang diperlukan dalam survey kemampuan RSUD Kec Mandau. f) Menemukan rekam medis dimana dokternya hanya
ingat
diagnosa
atau
operasinya, 81
sedangkan nama pasien yangn bersangkutan lupa. g) Menyediakan
materi
pendidikan
untuk
mahasiswa kedokteran, perawat, dll. b. Indeks Dokter Pengertian : Adalah data
yang berisi nama dokter yang
memberikan pelayanan medik kepada pasien. Kegunaan : 1. Untuk menilai pekerjaan dokter. 2. Bank data dokter bagi RSUD Kec.Mandau.
c. Indeks Kematian Informasi yang tetap dalam indeks kematian: - Nama penderita - Nomor RekMed - Jenis Kelamin - Umur - Kematian : kurang dari sejam post operasi - Dokter yang merawat - Hari Perawatan - Wilayah. Kegunaan : Statistik
menilai
mutu
pelayanan
dasar
menambah dan meningkatkan peralatan/tenaga. I. Tata Cara Pengambilan Kembali Rekam Medis 1.Pengeluaran Rekam Medis 82
Ketentuan
pokok
yang
harus
ditaati
ditempat
penyimpanan adalah : a. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang Rekam Medis, tanpa tanda keluar/kartu permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar rekam medis, tetapi juga bagi petugas-petugas rekam medis sendiri. b. Seseorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. berapa
lama
diperbolehkan
jangka tidak
Harus dibuat ketentuan
waktu berada
satu di
rak
rekam
medis
penyimpanan.
Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi ke raknya pada setiap akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari informasi yang diperlukan. c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan. Dokter-dokter atau pegawai rumah sakit yang berkepentingan dapat meminjam rekam medis, untuk dibawa ke ruang kerjanya selama jam kerja, tetapi semua rekam medis harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja. Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa hari, rekam medis tersebut disimpan dalam
tempat sementara
Kemungkinan
rekam
di ruang
medis
rekam medis.
dipergunakan
oleh
beberapa orang perpindahan dari orang satu ke lain orang ini, harus dilakukan dengan mengisi “Kartu Pindah Tangan” karena dengan cara ini rekam medis tidak perlu bolak-balik dikirim ke bagian rekam medis. Kartu pindah tangan ini dikirimkan ke bagian rekam 83
medis, untuk diletakkan sebagai penunjuk keuarnya rekam medis,
Kartu pindah tangan tersebut berisi:
tanggal, pindah tangan dari siapa, kepada siapa, untuk keperluan apa dan digunakan oleh dokter siapa. 2.Petunjuk Keluar (Outguide) Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis.
Dalam
penggunaannya “Petunjuk Keluar” ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat map-map rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan.
Petunjuk
keluar tetap berada di rak tersebut, sampai map rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali. Petunjuk keluar yang dipakai berbentuk kartu yang dilengkapi dengan kantong tempel tempat menyimpan surat pinjam.
Petunjuk keluar ini dapat diberi
warna,
yang maksudnya untuk mempercepat petugas melihat tempat-tempat penyimpanan kembali map-map rekam medis yang bersangkutan.
Petunjuk keluar ini haruslah
dibuat dari bahan (kertas) yang keras dan kuat. 3.Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan Lainnya Ketentuan dasar yang membantu memperlancar pekerjaan pengelolaan rekam medis: a. Pada saat rekam medis dikembalikan ke sub bagian rekam medis, harus disortir menurut nomor, sebelum disimpan. Hal ini membantu menemukan rekam medis yang
diperlukan
penyimpanan
tetapi dan
tidak
ada
dalam
memudahkan
tempat
pekerjaan
penyimpanan.
84
b. Hanya petugas-petugas rekam medis yang dibenarkan menangani
rekam
medis,
pengecualian
diberikan
kepada pegawai rumah sakit yang bertugas pada sore hari dan malam hari. Dokter-dokter, staf rumah sakit, pegawai-pegawai dari bagian lain tidak diperkenankan mengambil rekam medis dari tempat penyimpanannya. Pada waktu sore hari petugas-petugas kamar darurat atau pengawas perawatan, harus menyimpan rekam medis yang telah dikembalikan pada tempat yang telah ditentukan (di Instalasi Rekam Medis atau bagian lain). c. Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas, harus segera diperbaiki, untuk mencegah makin rusak/hilangnya lembaran-lembaran yang diperlukan. d. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periodik, untuk menemukan salah simpan dan melihat kartu pinjaman yang rekam medisnya masih belum dikembalikan. e. Rekam medis dari pegawai-pegawai sub bagian rekam medis itu sendiri atau rekam medis yang berkenaan dengan
proses
hukum,
jangan
disimpan
ditempat
penyimpanan biasa, harus disimpan ditempat khusus diruangan
pimpinan
bagian
rekam
medis,
sedang
ditempat penyimpanan biasa diberi petunjuk. f. Petugas penyimpanan harus memelihara kerapian dan teraturnya rak-rak penyimpanan yang menjadi tanggung jawabnya. g. Rekam
medis
yang
sedang
diproses/dipakai
oleh
petugas sub bagian rekam medis harus diletakkan diatas meja/rak tertentu dengan maksud bahwa rekam medis tersebut setiap saat dapat dipergunakan.
85
h. Rekam medis yang sangat tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid. i. Petugas yang mengepalai kegiatan penyimpanan harus membuat laporan rutin kegiatan yang meliputi : - Jumlah rekam medis yang dikeluarkan setiap hari dari rak penyimpanan untuk memenuhi permintaan. - Jumlah permintaan darurat - Jumlah salah simpan - Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan Data tersebut berguna untuk rencana pengelolaan dan pengawasann penyimpanan rekam medis. 4.Distribusi Rekam Medis Ada berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. Di RSUD Kec.Mandau pengangkutan dilakukan dangan tangan dari satu tempat ke tempat lainnya, oleh karena itu Instalasi
Rekam
Medis
harus
membuat
satu
jadwal
pengiriman dan pengambilan untuk berbagai bagian yang ada di RSUD KecMandau. Frekuensi pengiriman dan pengambilan ini ditentukan oleh jumlah pemakaian rekam medis. Petugas
Instalasi
Rekam
Medis
tidak
dapat
mengirim satu-satu rekam medis secara rutin pada saatsaat diminta mendadak. Untuk ini bagian-bagian lain yang memerlukan (untuk darurat ) harus mengirim petugasnya untuk mengambil sendiri ke Instalasi Rekam Medis
86
BAB V LOGISTIK Instalasi Rekam Medis RSUD Kec.Mandau setiap bulan mempunyai permintaan rutin yang terbagi menjadi dua yaitu ATK (Alat Tulis Kantor) dan ART (Alat Rumah Tangga). ATK dan ART jadwal permintaannya setiap hari Selasa dan Rabu. Berikut
tabel
permintaan rutin
Instalasi Rekam Medis
RSUD Kec.Mandau : NO I. 1. 2. 3. 4.
Status Status Status Status
JENIS BARANG Managemen Rekam Medis Fisioterapi 16. Grafik Mata Bergambar 17. Resume Keperawatan Mata Polos 18. Surat Keterangan Lahir Kebidanan Grafik 19. Continouse Form 14 7/8 x
5.Status Kebidanan Polos 6. Status Poliklinik 7. Status IGD 8. Map Rawat Inap
11 1 play 20. Kertas A4 polos 21. Kertas Berlogo 22. Buku Tulis 23. Stiker berwarna 87
9. Askep Rawat Inap 10. Form. Lembar
24. Ampop berlogo Masuk 25. Amplop coklat besar
Keluar 11. Form. Cat. Instruksi Dokter
26. Pensil, Pulpen, Penghapus,
12. Form. Ringkasan Masuk
Penggaris 27. Spidol Artline
Pasien 13. Form. Surat Rawat 28. Kertas Roll uk. 75 x 65 14. Ringkasan Perawatan 29. Pita Printer Pasien 15. Ringkasan
Perawatan 30. Tinta Printer
Pasien <48 Jam II.
Admission Dan Registrasi 1. Form. Pendaftaran Rawat Jalan 2. Form. Pendaftaran Rawat 6. Form. Uang Muka Rawat Inap 3. Surat
Pernyataan
Inap Rawat 7. Form UGD
Inap 4. Form. Rujukan
8. Kartu Pengenal Pasien
BAB VI KESELAMATAN KERJA UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja
yang
mempunyai
resiko
bahaya
kesehatan,
mudah
terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti
disebut
diatas,
berarti
wajib
keselamatan dan kesehatan kerja.
menerapkan
upaya
Program keselamatan dan
kesehatan kerja di Unit Rekam Medis bertujuan melindungi karyawan
dan
pelanggan
dari
kemungkinan
terjadinya
kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit.. 88
Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”.
Dalam hal
ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia. Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai Unit Rekam Medis
dan perlindungan terhadap
Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan meningkatkan produktivitas rumah sakit. Pemerintah
berkepentingan
atas
keberhasilan
kelangsungan semua usaha-usaha masyarakat. berkepentingan
melindungi
masyaraktnya
dan
Pemerintah
termasuk
para
pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja dimaksudkan untuk menjamin: a.
Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan sehat dan selamat.
b.
Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.
c.
Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.
Faktor-faktor
yang
menimbulkan
kecelakaan
dan
penyakit
akibat kerja dapat digolongkan pada tiga kelompok, yaitu : a.
Kondisi dan lingkungan kerja 89
b.
Kesadaran dan kualitas pekerja, dan
c.
Peranan dan kualitas manajemen
Dalam
kaitannya
dengan
kondisi
dan
lingkungan
kerja,
kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi bila : -
Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus;
-
Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi;
-
Ruang
kerja
terlalu
sempit,
ventilasi
udara
kurang
memadai, ruangan terlalu panas atau terlalu dingin; -
Tidak tersedia alat-alat pengaman;
-
Kurang
memperhatikan
persyaratan
penanggulangan
bahaya kebakaran dll. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan rekam medis: -
Peraturan keselamatan harus terpampang dengan jelas disetiap bagian penyimpanan.
-
Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas. Harus tersedia tangga anti tergelincir.
-
Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak penyimpanan.
-
Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan petugas.
-
Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda.
-
Perlu
diperhatikan
pengaturan
suhu
ruangan,
kelembaban, pencegahan debu, dan pencegahan bahaya kebakaran.
90
BAB VII PENGENDALIAN MUTU Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator,
kriteria
serta
standar
yang
digunakan
untuk
mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu : Defenisi Indikator adalah: Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi.
Indikator merupakan suatu variabel yang
digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik. Kriteria : Adalah spesifikasi dari indikator. Standar :
Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang dalam situasi tersebut, atau
oleh
mereka
mempertahankan
yang
bertanggung
jawab
tingkat
performance
atau
untuk kondisi
tersebut.
Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.
Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu.
Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut: 1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan
Keprofesian 91
Efisiensi
Keamanan pasien
Kepuasan pasien
Sarana dan lingkungan fisik
2. Indikator yang dipilih a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada untuk perorangan. c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor e. Didasarkan pada data yang ada. 3. Kriteria yang digunakan Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik. 4. Standar yang digunakan Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan : a. Acuan dari berbagai sumber b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan
92
UNIT KERJA RUANG LINGKUP
: Managemen Rekam Medis : Kelengkapan Rekam Medis Rawat Jalan
NAMA INDIKATOR
: Ketidak Lengkapan Rawat Jalan
Rekam
Medik
DASAR PEMIKIRAN : Rekam Medis Merupakan Bukti Dokumentasi Semua Upaya Pelayanan Di Rumah Sakit DEFINISI INDIKATOR : Angka Ketidak Lengkapan Pengisian Rekam Medik Pada Rawat Jalan KRITERIA
:
Inklusi
: Identitas Pasien, Data Klinik , (Anamnesis, Pemeriksaan Fisik dan Pemeriksaan Penunjang, Diagnosis Terapi dan Tindakan) ,Tanda Tangan/Paraf Dokter, Nama/Inisial Dokter, Resume
Eksklusi
: -
TIPE INDIKATOR
: Rate Based 93
PEMBILANG (Numerator) : Jumlah Rekam Medik Yang Tidak Lengkap Dalam Periode Waktu Tertentu PENYEBUT (Denominator) Waktu Yang Sama
:
Seluruh
STANDARD
: 0%
Rekam
Medik
Pada
KETERANGAN
:
UNIT KERJA RUANG LINGKUP
: Managemen Rekam Medis : Efektifitas pelayanan rekam medis
NAMA INDIKATOR
: Angka Keterlambatan Pengembalian Rekam Medik
DASAR PEMIKIRAN : Ketepatan pengembalian rekam medik yang lengkap diperlukan terutama untuk pelaporan, studi kasus, laporan kematian dan sebagai aspek legal DEFINISI INDIKATOR KRITERIA
: :
Inklusi Eksklusi TIPE INDIKATOR
: : : Rate Based 94
PEMBILANG (Numerator) : Jumlah keterlambatan rekam medik dalam waktu dua kali dua puluh empat jam setelah keluar rumah sakit PENYEBUT (Denominator) : Seluruh rumah sakit
STANDARD KETERANGAN
pasien
yang
: Kurang dari 5% :
Hanya <5% rekam medis yang terlambat kembali ke bagian rekam medis
UNIT KERJA
: Managemen Rekam Medis
RUANG LINGKUP Rawat Inap
:
NAMA INDIKATOR
DASAR PEMIKIRAN
keluar
Kelengkapan Rekam Medis
: Ketidak Lengkapan Rekam Medis Rawat Inap :
Rekam Medis Merupakan Bukti Dokumentasi Semua Upaya Pelayanan Di Rumah Sakit 95
DEFINISI INDIKATOR :
KRITERIA
Angka Ketidak Lengkapan Pengisian Rekam Medik Pada Rawat Inap
:
Inklusi
:
Identitas Pasien, Data Perjalanan Penyakit (Anamnesis, Pemeriksaan Fisik dan Pemeriksaan Penunjang, Diagnosis, Terapi dan Tindakan yang dilengkapi dgn Informed Consent dan Laporan), Tanda Tangan / Paraf Dokter Nama/Inisial Dokter, Resume Medik dan Keperawatan, ICD dan Kode Peringatan.
Eksklusi
:
Kelengkapan Administrasi dan Keuangan, Lembar Pemantauan, dan Resep
TIPE INDIKATOR
:
Rate Based
PEMBILANG (Numerator) : Jumlah Rekam Medik Yang Tidak Lengkap Dalam Periode Waktu Tertentu PENYEBUT (Denominator) Waktu Yang Sama
:
STANDARD
: 5%
KETERANGAN
Seluruh Rekam Medik Pada
:
UNIT KERJA
: Managemen Rekam Medis
RUANG LINGKUP
: Rawat Ulang
NAMA INDIKATOR
: Rawat Ulang 96
DASAR PEMIKIRAN
:
Pasien rawat ulang yang tidak direncanakan berkaitan dengan mutu pelayanan dan peningkatan biaya.
DEFINISI INDIKATOR : Angka Pasien rawat ulang yang tidak direncanakan kurang dari tujuh hari dengan diagnosa yang sama. KRITERIA
:
Inklusi
:. Semua pasien rawat ulang dengan diagnosa yang sama dengan saat dia pulang.
Eksklusi
:
TIPE INDIKATOR
Semua pasien rawat diagnosa yang sama
ulang
: Rate Based
PEMBILANG (Numerator)
: Jumlah pasien rawat ulang
PENYEBUT (Denominator)
: Jumlah pasien yang dirawat
STANDARD
: 0%
KETERANGAN
tidak
:
97
DAFTAR PUSTAKA Direktorat
Jenderal
Pelayanan
Penyelenggaraan
Medik;
Petunjuk
Teknis
Rekam Medis/Medical Record
Rumah Sakit; DEPKES; 1991 Direktorat Jenderal Pelayanan Medik; Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, Revisi I ;DEPKES;1997
98
DAFTAR ISI BAB. I
PENDAHULUAN........................................................................... 1 A. Latar Belakang Rekam Medis ..................................................... 1. B. Ruang Lingkup ............................................................................ 6. C. Batasan Operasional .................................................................... 9 D. Landasan Hukum ........................................................................ 10
BAB. II
STANDAR KETENAGAAN ......................................................... 26 A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia ............................................. 26 B. Distribusi Ketenagaan ................................................................. 27
BAB. III
STANDAR FASILITAS ................................................................ 29 A. Denah Ruang Instalasi Rekam Medis.......................................... 29 B. Standar Fasilitas Instalasi Rekam Medis ..................................... 30
BAB. IV
TATA LAKSANA PELAYANAN ................................................ 31 A. Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan ( Registrasi ) ...................... 32 B. Pelayanan Pendaftaran Rawat Inap ( Admission ) ...................... 34 C. Sistem Identifikasi dan Penomoran ............................................. 36 D. Simbol dan Tanda Khusus ........................................................... 39 E. Penyelesaian dan Pengembalian Rekam Medis .......................... 39 F. Penghapusan Rekam Medis......................................................... 44 G. Perekam Kegiatan Pelayanan Medis ........................................... 46 H. Pengolahan Data Medis............................................................... 58 I. Tata Cara Pengambilan Kembali Rekam Medis ......................... 65
BAB. V LOGISTIK ................................................................................. ...
69
BAB. VI KESELAMATAN ............................................................
KERJA 70 99
BAB. VII
PENGENDALIAN
.......................................................... DAFTAR
MUTU 72 PUSTAKA
................................................................................. ........
78
100