Taller - Glosario Unidad 1. Individual. Gestión De Los Interesados-convertido.docx

GLOSARIO UNIDAD 2. INDIVIDUAL. GESTIÓN DE COMUNICACIONES

JOHANNA MARIA GAVIRIA BAHAMON

ASESOR: JOHN JAMES ZAPATA CARMONA

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERA PROGRAMA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS FEBRERO 2019

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Nombre de la actividad: Glosario Objetivo de aprendizaje/indicador de desempeño: identificar los principales conceptos del tema. Tipo de entrega: individual. Instrucciones: cada estudiante se responsabilizará, de acuerdo con las indicaciones del docente, de desarrollar de manera amplia y soportada en diversas fuentes, conceptos sobre la Gestión de las Comunicaciones. Requisitos: Mínimo se deben dar 5 definiciones por estudiante. No se pueden repetir palabras. Utilizar una sola entrada. El título debe seguir esta nomenclatura: "Glosario 2 de nnn nnn" (Primer nombre primer apellido) Escribir el concepto desarrollado (No se acepta Wikipedia, ni PMBOK). Debe relacionar la o las fuentes de consulta (Bibliografía o webgrafía). No se requiere comentar las palabras o definiciones de los otros compañeros Políticas: Se evalúa: + Pertinencia y relación del concepto con el tema de comunicaciones. + Calidad de la definición. + Fuente de consulta utilizada y relacionada.

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1. ESTILOS DE COMUNICACIÓN Comunicación Asertiva. Es el estilo más natural, claro y directo. Se utiliza por personas con autoestima y seguridad en ellos mismos, que buscan en la comunicación plantear cuestiones que sean satisfactorias para todos, sin recurrir a manipulaciones ni fingimiento. Comunicación Agresiva Es el estilo propio del que busca conseguir sus objetivos, sin preocuparse de la satisfacción del otro. En muchos casos utiliza estrategias como el sentimiento de culpabilidad, intimidación o enfado. Comunicación Pasiva Es el estilo utilizado por las personas que evitan la confrontación y llamar la atención. Para ello responden de forma pasiva, sin implicarse en el tema o mostrando conformidad con todo aquello que se plantea. El administrador de proyectos, Norberto Figuerola, define cuatro estilos de comunicación, el emotivo, intuitivo, pensativo y directivo. Todos poseemos los cuatro estilos de comunicación, pero tenemos cierta tendencia hacia uno en especial. En la siguiente tabla se presentan los estilos de comunicación y sus características:

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Algunos consejos que da Figuerola para lograr una comunicación efectiva en función del estilo de comunicación del receptor son: 

Para lograr una comunicación efectiva con los emotivos, se debe lograr un vínculo

de amistad y un espíritu de confianza y cooperación. Se debe ser informal y mostrar interés en el ámbito privado de este (hobbies, familia, afinidades deportivas, etc.) 

La comunicación con un intuitivo se debe basar en la generación de ideas. Darle

crédito a las ideas presentadas por demostrar interés de nuestra parte. No se debe apurar la comunicación, ni tratar de buscar un acuerdo rápido; a este tipo de comunicador le interesa analizar todo en detalle para estar seguro. 

Al intentar comunicarnos con un pensativo debemos aportar ideas concretas,

determinar los pros y los contras de cada propuesta, presentar opiniones de peso y argumentar cada opción de manera precisa. 

Se debe ser específico para comunicarse con un directivo. Se deben evitar las

discusiones teóricas y las pérdidas de tiempo. Hay que estar preparado para comunicarse FUENTE: Vniversitat Do Valencia . (s.f.). Recuperado el 12 de 02 de 2019, de https://www.uv.es/bellochc/pedagogia/EVA8.wiki?2 pág. 4

2. INFORME DE TENDENCIA El informe de tendencia ayuda a averiguar si el proyecto avanza según lo planificado y e utiliza para reconocer rápidamente tendencias, desviaciones de la programación planificada. Se comparan las fechas programadas de los hitos, que son relevantes para el curso del proyecto, en momentos distintos. Este informe calcula el progreso de ejecución de prueba real respecto al progreso previsto. Se utiliza peso para determinar cuánto trabajo se ha completado, cuánto trabajo queda y si el progreso se está realizando como se esperaba. Para generar el informe, se debe tener las fechas de inicio y finalización definidas. FUENTE: 

https://help.sap.com/doc/saphelp_470/4.7/esES/e1/dde8d801c311d2b6240000e8359ebc/content.htm?no_cache=true



https://www.ibm.com/support/knowledgecenter/es/SSYMRC_6.0.2/com.ibm.rationa l.test.qm.doc/topics/qm_c_using_exec_trend_report.html

3. PLAN COMUNICACIONES Concepto Clave: El plan de comunicación es un documento que recoge las políticas, estrategias, recursos, objetivos y acciones de comunicación, tanto internas como externas, que se propone realizar una organización. Contar con uno ayuda a organizar los procesos de comunicación y guía el trabajo comunicativo. Además de facilitar la orientación y evitar la dispersión a la que puede llevar el trabajo día a día, el plan promueve el seguimiento y la evaluación de estos procesos, lo que hace cuestionar continuamente y buscar mayor calidad. Es recomendable que esta herramienta no acabe constituyéndose como una pauta estanca y limitadora, sino una guía de principios y propuestas flexible y adaptable. Al realizar el plan de comunicaciones y teniendo en cuenta los elementos que intervienen en ella, podemos hacernos varias preguntas:

¿Qué hay que decir? pág. 5

¿Quién debe decirlo? ¿A quién? ¿A través de qué medios y con qué frecuencia? ¿En qué contexto? ¿Qué respuesta queremos provocar? Con estas preguntas podemos configurar el siguiente esquema de diseño de una estrategia de comunicación: Determinar qué queremos conseguir, cuáles son nuestros objetivos. Decidir a quién vamos a dirigir nuestra comunicación. Pensar cuál es la idea que queremos transmitir. Fijar el presupuesto con el que contamos. Seleccionar los medios apropiados y su frecuencia de utilización. Ejecutar el plan de medios y medir su impacto. FUENTE: https://www.solucionesong.org/img/foros/4c8ddf9bb43a2/Elaboracion_plan_de_comunicacion _PPVE.pdf 4. DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN. Distribuir la Información busca poner la información necesaria a disposición de los actores interesados adecuados y de una manera oportuna. La distribución de la información incluye implementar el Plan de Gestión de las Comunicaciones, tanto como responder a solicitudes espontáneas o inesperadas de información. Una distribución eficaz incluye: •Modelos emisor-receptor. Ciclos de retroalimentación y barreras a la comunicación. •Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible una comunicación escrita u oral, cuándo escribir un memorando informal o un informe formal, y cuándo comunicarse cara a cara o por correo electrónico. •Estilo de redacción. Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y selección de palabras. •Técnicas de gestión de reuniones. Preparar una agenda y abordar los conflictos. pág. 6

•Técnicas de presentación. Lenguaje corporal y diseño de soportes visuales. • Técnicas de facilitación. Lograr el consenso y superar los obstáculos.

FUENTE http://www.biblioteca.uma.es/bbldoc/tesisuma/17672697.pdf

5. ROL

DEL

GERENTE

DE

PROYECTOS

EN

LAS

COMUNICACIONES En general, el Gerente de Proyecto asume roles de comunicación entre el patrocinador del proyecto, los miembros del equipo y otros interesados. Esto incluye por ejemplo, proporcionar orientación y presentar la visión de éxito para el proyecto. Para esto, el Gerente de Proyecto debe hacer uso de habilidades interpersonales y la capacidad para dirigir personas, a fin de equilibrar adecuadamente las metas colectivas y las contrapuestas de los interesados del proyecto. FUENTE https://virtual.unipiloto.edu.co/mod/glossary/view.php?id=190287&mode=date&hook&sortkey =UPDATE&sortorder=desc&fullsearch=0&page=3

6. MATRIZ DE COMUNICACIONES La matriz de comunicaciones es una herramienta de gestión que contiene una descripción detallada de todos los requisitos y necesidades de información de los participantes del proyecto y cuya responsabilidad de elaborar e implementar recae sobre el líder del proyecto. La matriz es más que una lista de lo que el proyecto comunica; se trata de una estrategia que permite enfocar los recursos en las comunicaciones más importantes. Una buena matriz de comunicaciones permitirá al proyecto y a sus stakeholders recibir información práctica, confiable y sobre todo, pertinente en relación con las necesidades de los diferentes involucrados que toman sus decisiones y forman sus opiniones con base en las comunicaciones pág. 7

que reciben.

La matriz de gestión de comunicaciones es creada, distribuida y mantenida de acuerdo a las decisiones hechas durante el proceso de planeación de la comunicación. FUENTE: https://datospdf.com/download/matriz-de-comunicaciones-que-es-lamatriz-de-comunicaciones-_5a4c361eb7d7bcb74fe96eda_pdf

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