Procedură Aprovizioanare.docx

1. SCOP Prezenta procedură are drept scop ținerea sub control a produselor aprovizionate pentru ca ca acestea să fie conforme cu cerințele specificate și pentru a stabili o metodologie de evaluare și de selectare a furnizorilor pe baza capabilităților de a furniza produse conforme cu cerințele S.C. VITIS VINIFERA S.R.L 2. DOMENIUL DE APLICARE Prezenta procedură se aplică în S.C. VITIS VINIFERA S.R.L, pentru următoarele activități: a) Achiziționarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea produselor, b) Achiziționarea de echipamente, utilaje și materiale utilizate în activitatea de producție, 3. DEFINIȚII ȘI PRESCURTĂRI Pentru scopurile procedurii sunt valabile definițiile din standardul SR EN ISO 9000, SISTEME DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII. Principii fundamentale și vocabular. 4. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ  SR EN ISO 9000, Sisteme de management al calității. Principii fundamentale de vocabular.  SR EN ISO 9001, Sisteme de management al calității. Cerințe.  Manualul calității. 5. DESCRIEREA PROCESULUI DE APROVIZIONARE Societatea se aprovizionează cu materie primă (struguri, fructe) în majoritate din producție proprie; acestea sunt controlate la primire. Pentru asigurarea conformității produsului apovizionat cu cerințele specificate se desfășoară activități specifice în ferma viticolă, de control a strugurilor urmând a fi utilizati la producția de vin (probe pentru determinare caracteristici). Pentru aprovizionare cu materiale și produse auxiliare procesului de producere și îmbuteliere a vinului, societatea evaluează și selectează furnizorii acestor materiale. Furnizorii societății S.C. Vitis Vinifera S.R.L., sunt selectați astfel încat să se asigure capabilitatea acestora de a livra produse/servicii conforme cu condițiile specificate în documentele de aprovizionare elaborate. Evaluarea furnizorilor importanți este facută de conducerea societății (director complex, administrator). Toți furnizorii care sunt evaluați și cei care au demonstrat capabilitatea de a livra produse care satisfac condițiile cerute sunt incluși pe Lista furnizorilor acceptați. Lista

este

elaborată

de

Compartiment Aprovizionare. Anual, Lista furnizorilor

acceptați este elaborată și actualizată de către directorul complexului anual. Activitatea de aprovizionare este derulată de Serviciul Comercial în baza necesarelor de materiale elaborate de șefii de secții. Informațiile din necesarele de produse sunt preluate în comenzile transmise furnizorilor din lista furnizorilor acceptați. Comenzile sunt întocmite de Compartiment Aprovizionare și aprobate de directorul complexului. Acestea identifică produsul aprovizionat prin denumire și caracterictici sau standard de produs. Verificarea produselor aprovizionate se efectuează:

a) la sediul furnizorului odată cu ridicarea produsului; b) la sediul societății S.C. VITIS VINIFERA S.R.L., la primire. Înainte de lansarea unui contract, atunci când se iveşte necesitatea efectuării unor achiziţii, se stabileşte necesarul de materii prime, materiale, echipamente ce trebuie achiziţionate, precum şi serviciile sau lucrările ce trebuie subcontractante. În vederea aprovizionării cu materii prime, materiale, componente, echipamentele, utilajele necesare pentru realizarea contractelor, întocmeşte înregistrarea denumită NECESAR DE APROVIZIONARE, care conţine cel puţin următoarele informaţii: - identificarea produselor, serviciilor sau lucrărilor ce trebuie aprovizionate/subcontractate; - termenele de aprovizionare sau de finalizare a lucrărilor subcontractate; - subcontractanţii potenţiali; - condiţii de calitate pentru produse, servicii, lucrări subcontractate; - condiţii impuse pentru subcontractanţi; - ediţiile aplicabile ale specificaţiilor şi desenelor (dacă se apreciază ca fiind necesar). Toate produsele/serviciile aprovizionate sunt conforme cu cerinţele specificate în NECESARUL DE APROVIZIONARE S.C. Vitis Vinifera S.R.L. face aprovizionarea cu produse numai de la furnizorii incluşi în Lista furnizorilor acceptaţi. În S.C. Vitis Vinifera S.R.L. potenţialii furnizori de materiale, de produse şi/sau servicii sunt selectaţi şi incluşi în LFA în baza informaţiilor pe care aceştia le transmit prin completarea unui CHESTIONAR DE EVALUARE A FURNIZORILOR, luând în considerare şi abilitatea acestora de a furniza materiale, produse şi/sau servicii în concordanţă cu cerinţele specificate. Tipul şi amploarea controlului aplicat asupra furnizorului şi asupra materialelor, produselor şi/sau serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit. În baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE APROVIZIONARE; COMANDA DE APROVIZIONARE include informaţii care descriu materialul, produsul/serviciul comandat, iar atunci când se consideră necesar, cuprinde şi: identificarea completă şi corectă a materialului, produsului, serviciului, transferului tehnologic sau lucrării subcontractante; cerinţe pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor şi echipamentelor; cerinţe pentru calificarea personalului; metode de recepţie şi criterii de acceptare; cerinţe pentru sistemul de management al calităţii. Înainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura că datele conţinute de acestea sunt corecte şi complete. Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE RECEPŢIE (numită prin decizie), în vederea asigurării că produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiţiile specificate. În funcţie de rezultatele evaluării furnizorilor se stabileşte dacă este necesar ca furnizorul să elaboreze şi să implementeze un plan al calităţii pentru produsul, procesul, transferul tehnologic, serviciul sau lucrarea în cauză, sau dacă sunt necesare anumite verificări efectuate de reprezentanţii S.C. Vitis Vinifera S.R.L.la sediul furnizorului, pe fluxul de transfer şi fabricaţie al acestuia sau la final. În vederea verificării produsului/serviciului aprovizionat, în COMANDA DE APROVIZIONARE sunt precizate înţelegerile referitoare la verificare şi metoda de eliberare a produsului. Tipul şi aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat depinde de efectul acestuia în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.

În cazul în care se specifică în contract, sunt precizate clauze de acces ale clientului sau ale reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dacă produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiţiile specificate Documentele în baza cărora se fac inspecţiile şi încercările la primire sunt, după caz: proceduri de lucru, standarde şi reglementări în vigoare, documente de aprovizionare care însoţesc produsele/serviciile aprovizionate Stadiul produsului aprovizionat în raport cu cerinţele de inspecţie este identificat prin NOTA DE INTRARE-RECEPŢIE. Rezultatul recepţiei, este consemnat de Comisia de recepţie în NOTA DE INTRARERECEPŢIE. Dacă produsul este admis la recepţie, este luat în primire pe baza aceluiaşi document. Atunci când, din motive de urgenţă, produsul este utilizat înainte de verificare, acesta este identificat şi înregistrat precis, în scopul permiterii rechemării şi înlocuirii sale în cazul constatării ulterioare a stării de neconformitate faţă de condiţiile specificate. Produsele aprovizionate se manipulează astfel încât să nu fie afectată calitatea sau caracteristicile funcţionale ale acestora. Depozitarea materialelor aprovizionate se face în spaţii corespunzătoare, în magazii închise, pe sortimente, conform cerinţelor de fabricaţie sau specificaţiei de pe ambalaj. Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material şi pe dimensiuni, astfel încât marcajele de identificare să fie uşor vizibile. 6. RESPONSABILITĂȚI Coordonatorul (Managerul) S.C. VITIS VINIFERA S.R.L • aprobă LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI • aprobă NECESARUL DE APROVIZIONARE • aprobă toate documentele de aprovizionare sau furnizare Resp. ec. - financiar, contabilitate • avizează NECESARUL DE APROVIZIONARE • avizează toate documentele de aprovizionare sau furnizare RMC • întocmeşte şi actualizează (ţine la zi) LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI a ENVICONS CIT • conduce evaluările furnizorilor • participă la verificările referitoare la aprovizionare sau furnizare. Responsabilul cu aprovizionarea • întocmeşte documentele de aprovizionare (mai puţin NA) • participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor • urmăreşte derularea contractului sau comenzii de aprovizionare • păstrează înregistrările referitoare la aprovizionare sau furnizare. Responsabilul de proiect/contract • elaborează documentul NECESAR DE APROVIZIONARE • analizează documentele de aprovizionare sau furnizare • participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor, pentru contractul al cărui responsabil este.