Cp-09 Gestión Financiera V1

Grupo Administrativo Intercentros (Centro de Gestión Administrativa, Centro de Tecnologías para la Construcción y la Madera.) Regional Distrito Capital Sistema de Gestión de la Calidad

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

Código: CP-09 OBJETIVO DEL PROCESO. ALCANCE. LÍDER DEL PROCESO. Entradas

Versión: 1

Fecha: Mayo 31 de 2007

Garantizar la ejecución de los recursos de acuerdo a lo programado en el plan operativo, manejar eficientemente los recursos monetarios y presentar oportunamente los estados financieros de la entidad. Este proceso aplica para las actividades de administración presupuestal, tesorería y contabilidad. Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo Intercentros. Proveedor

Directrices de manejo financiero y presupuestal.

Dirección General. Dirección Regional.

Resolución de Apertura de presupuesto.

Actividades

Salidas

Cliente

P

Alistar la gestión presupuestal.

Información organizada.

Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo.

Dirección Regional.

H

Registrar resolución de apertura de presupuesto en la aplicación de finanzas.

Informe de ejecución presupuestal.

Subdirector de Centro.

Comunicación de aprobación de P.A.C.

Dirección Regional.

H

Registrar y Administrar el PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).

Informe de ejecución del PAC.

Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo.

Solicitud escrita del Ordenador del Gasto.

Subdirector de centro.

H

Hacer modificaciones presupuestales.

Resolución de Modificación presupuestal.

Subdirector de Centro.

Solicitud escrita del Ordenador del Gasto.

Subdirector de centro.

H

Expedir CDP (Certificados de Disponibilidad Presupuestal).

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Subdirector de Centro.

Solicitud escrita del Ordenador del Gasto con los documentos objeto de registro presupuestal.

Centro de Formación Profesional. (Subdirector del Centro de Formación).

H

Expedir CRP (Certificados de Registro Presupuestal).

Certificado de Registro Presupuestal.

Subdirector de Centro.

Informes de Ejecución Presupuestal.

Grupo de Apoyo Intercentros o Coordinación Administrativa (Áreas de Presupuesto).

V

Análisis, seguimiento y control al presupuesto.

Coordinador del Informe de Grupo de Apoyo acciones a seguir. Administrativo.

•Autorización para recibir el ingreso. •Centros de Formación •Informe de Profesional. producción. •Funcionarios •Copia de la consignación. •Banca Electrónica.

SENA. •Particulares.

H

Registrar ingresos.

•Nota Crédito.

•Nota de enlace.

Áreas de Presupuesto y Contabilidad (Grupo de Apoyo Intercentros). Coordinación Administrativa del Centro. Dirección General.

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•Expediente. •Orden de Pago.

•Aplicación de finanzas 2000.

Área contable del Grupo de Apoyo Intercentros. Coordinación Administrativa del centro.

Grupo de Apoyo Intercentros.

Pagos realizados (Banca Electrónica – Cheques).

H

Efectuar pagos.

H

Informes: Operaciones efectivas de caja. Elaborar informe mensual Promedios de tesorería. mensuales. Estado de Tesorería.

•Dirección General y Regional.

Almacén. traspaso confirmadas.

•Comprobantes de egreso.

•Recibos de caja

Dirección General.

•Centro de Formación.

•Informe de •Notas de

Clientes externos (beneficiarios de pago). Área contable de los Grupos de Apoyo Intercentros. Coordinación Administrativa del Centro.

Dirección Regional. Centros de Formación Profesional.

H

Analizar y registrar la documentación contable.

Saldos registrados y verificados.

•Grupo de apoyo administrativo. • Entes externos (Entidades Financieras y Gubernamen tales).

y Notas de enlace.

•Certificados de recibo a satisfacción.

•CDP y RUT. •Notas de Entradas a almacén.

Centro de Formación profesional y Dirección Regional.

H

Causar contablemente las Orden de Pago. cuentas por pagar.

Dirección General y Regional. Grupo de apoyo administrativo.

•Actas parciales. •Expediente. Extractos bancarios e Informes de depreciaciones.

•Información y datos de desempeño del proceso. • Informes de quejas y reclamos.

•Resultados de auditoría.

Dirección Administrativa y Financiera (Dirección General y Regional).

H

Efectuar conciliación y cierre contable.

Proceso Planeación. Realizar seguimiento al Proceso V/A proceso e implementar Medición, Análisis acciones de mejora. y Mejora. Proceso Servicio al Cliente.

Estados Financieros.

Dirección General y Regional. Grupo de apoyo administrativo.

•Proceso •Acciones de mejora definidas e implementadas.

Medición, Análisis y Mejora.

•Proceso Gestión Financiera.

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REQUISITOS POR CUMPLIR DEL CLIENTE

Oportunidad y veracidad de la información.

LEGALES Y/O REGLAMENTARIOS

• •

Ley 610 de 2000 (Responsabilidad Fiscal).

• • •

Ley anual de presupuesto.

• • • • • •

DE ISO 9001:200 y NTCGP 1000:2004

Estatuto orgánico de presupuesto (decreto 111 de 1996). •

6. Gestión de los recursos.

•

7.4 Adquisición de bienes y servicios.

•

8. Medición, Análisis y Mejora.

Decreto de liquidación del presupuesto. Constitución Política de Colombia, artículos 345 y 346. Ley 80 de 1993, contratación de la administración pública. Decreto 249 de 2004. Resoluciones, circulares y cartas de Contaduría General de la Nación. Estatuto Tributario. Ley 734, Código único disciplinario único. Ley 190, Estatuto anticorrupción.

•P01-09 Procedimiento para registrar la información contable. •P02-09 Procedimiento para la administración y control del presupuesto. DOCUMENTOS DE CONTROL Y/O RELACIONADOS.

•P03-09 Procedimiento para el recibo de ingresos en tesorería. •P04-09 Procedimiento para efectuar pagos en tesorería. •P05-09 Procedimiento para causar contablemente las cuentas por pagar. •P06-09 Procedimiento para realizar la conciliación y cierre contable. •Resolución de apertura del presupuesto.

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a.No establecer las necesidades

RIESGOS DEL PROCESO.

reales de PAC para la correspondiente vigencia. b.Falta de comunicación (divulgación de la normatividad vigente, planes y programas, PAC y estructura de códigos presupuestales). c.Que no se informe sobre los documentos o saldos de documentos de la vigencia anterior que no se van a utilizar o que están PUNTOS DE vencidos. d.Captura de información desde el CONTROL. área de presupuesto, sin la debida parametrización en la aplicación Finanzas 2000. e.Que no se lleve el control de las ventas del centro frente al presupuesto asignado por producción de centro.

a.Comunicación oportuna y completa entre los Centros de Formación y el Grupo de Apoyo Administrativo Intercentros. b. Idem (a).

c. Idem (a). Circularización sobre saldos de reservas existentes. d.Idem (a). e.Cruce de información entre las áreas de responsabilidad (Centro de Formación y Tesorería). f.Verificar la realización de la conciliación Bancaria, mensualmente.

f.La diferencia entre los saldos contables y bancarios por contar con conciliaciones atrasadas y pendientes.

•Talento Humano con competencias RECURSOS REQUERIDOS PARA EL PROCESO.

para realizar las funciones de administración presupuestal, tesorería y contable.

•Equipos de cómputo. •Software finanzas 2000.

INDICADORES DEL PROCESO.

Oportunidad de pagos a Proveedores: (No. De días promedio desde la Recepción de la Orden de Pago hasta la realización del Pago). (Ver descripción en Matriz de indicadores).