Merancang & Mengurus Kerja

DEFINISI Definisi Penyelia Seseorang yang diberi kuasa dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal tugas-tugas dalam sesuatu organisasi di bawah pengawasan beliau.

Peranan Penyelia Elemen-elemen asas :Membina dan mengekalkan satu organisasi yang cekap Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan Mengawal tugas-tugas tersebut

Membina dan merancang satu organisasi yang cekap • • • • • • • •

Merancang objektif organisasi Memastikan orang bawahan faham objektif organisasi Mengekalkan hubungan organisasi dan orang bawahan Menjelaskan, mengarah dan mengawal segala aktiviti organisasi Kumpulan perlu dalam organisasi Mencadangkan perubahan dalam organisasi - jika perlu Gunakan kepakaran sewajarnya Menyelaras semua aktiviti kumpulan bagi mencapai objektif

Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan • • • • • • • •

Hubungan yang baik di kalangan pekerja Ujudkan komunikasi yang baik Maklumat yang tepat dan lengkap - polisi,misi,visi,objektif Pertingkatkan morale kakitangan Kekalkan tindakan tatatertib Kursus orientasi / Induksi Latihan pekerja baru / baru bertukar Menyelaras hal berkaitan pertukaran, naik pangkat atau tatatertib • Kenaikan gaji

Mengawal Kerja-kerja Tersebut • • • • •

Penurunan kuasa / tanggungjawab Keputusan yang baik dan tepat Peraturan dalaman Motivasi Kawalan kualiti

Tugas dan Tanggungjawab Penyelia • Tanggungjawab kepada :– Pengurusan Atasan – Kakitangan Lain – Kakitangan Unit/Seksyen Lain – Penyelia Lain – Kesatuan Sekerja

Kemahiran seorang Penyelia • • • •

Kemahiran Teknikal Kemahiran Mengurus / Mentadbir Kemahiran Hubungan Manusia Kemahiran Konseptual - idea, merancang dsb.

Peranan Penyelia Perancangan :Tetapkan objektif Tentukan andaian/anggapan/sasaran Menyemak segala kemungkinan perancangan/strategi Kenalpasti plan tindakan yang sesuai/plan kotegensi Pilih pilihan plan terbaik Tukar plan kepada tindakan dan laksanakan Tindakan susulan

Peranan Penyelia Organising / Mengelola :Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi Membahagikan tenaga kerja dengan sewajarnya Kumpul aktiviti tertentu dalam satu kumpulan tertentu Pilih mekanisma yang sesuai / pilih anggota sesuai Memantau keberkesanannya dan buat penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut

Peranan Penyelia Staffing (Menyelaras) :Tentukan pekerja diletakkan mengikut kepakaran Latihan dan Perkembangan Staf Penempatan Program Orientasi Persekitaran Yang Produktif

Peranan Penyelia Leading (Mengetuai) :Menentukan pekerja membuat mengikut apa yang telah ditetapkan Berkaitan kualiti pemimpin/penyelia atau gaya, kuasa dan aktiviti komunikasi, kepimpinan, motivasi dan disiplin Aktiviti ‘Directing’ / Mengarah :Komunikasi Membuat Keputusan Penyelesaian Masalah Motivasi Kepimpinan Penugasan (Delegation)

Peranan Penyelia Kawalan/Mengukur (Controlling) :Proses untuk memastikan matlamat / objektif organisasi tercapai Proses Kawalan/Pengukuran Menetapkan sasaran atau indikator Mmengukur pencapaian prestasi berdasarkan standard Analisa dan mengukur prestasi dan mengambil tindakan pembetulan berdasarkan standard yang telah ditetapkan.

MENGATUR/MENGELOLA (ORGANISING) “Organising” ialah “mengumpulkan aktivitiaktiviti yang perlu untuk mencapai objektif organisasi dan menugaskan tiap-tiap kumpulan aktiviti kepada seseorang berserta dengan autoriti untuk menguruskannya”

MENGATUR/MENGELOLA (ORGANISE) Melibatkan 3 langkah utama :1. Menetapkan kerja yang hendak dibuat 2. Membuat struktur 3. Memperuntukkan sumber-sumber

MENETAPKAN KERJA • Gunakan prinsip “Persamaan Tugas”

MEMBENTUK STRUKTUR • Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan kerja dan kepada siapa ia bertanggugjawab.

• Memberi panduan kepada ‘superior’ dan ‘surbordinat’ arah sebenar yang hendak ditujui. • Menolong menyelesaikan masalah • Kunci kepada penyusunan semula.

MEMPERUNTUKKAN SUMBER • Manusia dan peralatan - pekerja dipertugaskan dengan kerja yang boleh dilaksanakannya. • Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja perlu diambilkira.

PLACE THE RIGHT MAN TO THE RIGHT JOB • Menyediakan peralatan dan mesin yang sesuai dengan kerja (dan pekerja).

ORGANISASI PRINSIP-PRINSIP • PANDUAN ARAHAN (Prinsip Seorang Ketua) • PERSAMAAN TUGAS • BIDANG KAWALAN • MENYERAHKAN TUGAS DAN KUASA

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI PANDUAN ARAHAN – Setiap Individu perlu bertanggungjawab kepada seorang ketua sahaja. – Tidak menugaskan beberapa orang menjadi ketua bagi kerja yang sama.

PERSAMAAN TUGAS • Setiap pekerja diberi tugas yang ada persamaan/berkaitan. • Setiap unit dipertanggungjawabkan dengan fungsi-fungsi yang ada persamaan.

BIDANG KAWALAN • Bilangan pekerja yang boleh dikawal oleh seorang ketua secara berkesan. • Berasaskan kepada jenis kerja, kecepatan kerja dan kedudukan ketua dengan pengikut.

MENGAMANAHKAN AUTORITI • Mengamanahkan tugas kepada orang lain yang berkeupayaan membuat kerja • Masih mengekalkan tanggungjawab orang yang mengamanahkan.

AUTORITI

TANGGUNGJAWAB

MENGATUR KERJA

LANGKAHLANGKAH

LANGKAH 1 MENGETAHUI OBJEKTIF

???

BOLEH TAHU • KERJA-KERJA YANG TERLIBAT • JENIS KAKITANGAN • BILANGANNYA

• TEMPAT DAN BENTUKNYA • ALAT-ALAT DAN KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN • WANG YANG DIKEHENDAKI

LANGKAH 2 A. SENARAIKAN AKTIVITI-AKTIVITI YANG TERLIBAT

CAWANGAN PUNGUTAN HASIL • • • • • •

MEMUNGUT HASIL MINYIMPAN KIRA-KIRA TAIP MENAIP PENGUATKUASAAN SURAT MENYURAT FAIL MEMAIL

B. KUMPULAN YANG KAIT MENGAIT 1. 2. 3.

MEMUNGUT HASIL MENYIMPAN KIRA-KIRA PENGUATKUASAAN FAIL MEMAIL (SURAT MENYURAT, TAIP MENAIP)

C.

BAHAGIAN KERJA KEPADA TUGAS 1.

MEMUNGUT HASIL MENYIMPAN KIRAKIRA (I)

MENERIMA WANG

(II) (III) (IV) (V) (VI) (VII)

KELUARKAN RESIT CATIT DALAM BUKU TUNAI MENYEDIAKAN BANK SLIP PENYATA PEMUNGUT “BANK IN” PENYATA BULANAN

D. KUMPULAN TUGAS KEPADA KERJA BAGI TIAP-TIAP JAWATAN PRINSIPNYA ? ? ? (I) MENERIMA WANG (II) CATIT DALAM BUKU TUNAI

(III) SEDIAKAN BANK SLIP (IV) BANK IN * *

JAWATAN SPECIALISATION

LANGKAH 3 A. BENTUK STRUKTUR * CARTA ORGANISASI -

PANDUAN ARAHAN BIDANG KAWALAN

B. PERHUBUNGAN KERJA * KUASA DAN TANGGUNGJAWAB -

TINGGI/RENDAH SENIOR/JUNIOR PENGALAMAN TAK PENGALAMAN

?

C.

TETAPKAN

* PERATURAN-PERATURAN * CARA-CARA * STANDARD D.

SEDIAKAN

* SENARAI TUGAS

LANGKAH 4 DAPATKAN SUMBER * TEMPAT * MANUSIA * ALAT-ALAT * BAHAN * MESIN * WANG PASTIKAN PEMBEKALAN

LANGKAH 5 MEMPERUNTUKAN SUMBER *MANUSIA *

SESUAI DENGAN KERJA ALAT-ALAT SESUAI DENGAN PEKERJA DAN KERJA

Sifat Kepimpinan Penyelia • • • • • • • • • • • • •

Dapatkan keyakinan / hormat dari staff Kerapkali berbincang dgn individu/ahli kumpulan Penyertaan ahli kumpulan dalam perancangan Perjelaskan sebarang perubahan perancangan segera Ujud cadangan dalam setiap tindakan Gunakan pengetahuan ahli kumpulan dan kenalpasti personaliti ahli kumpulan Beri penghargaan kepada ahli yang menyumbang Kawal sensitiviti tingkahlaku ahli kumpulan Beri pengiktirafan jika perlu Kritikan membina Be consistent (tetap dalam tingkahlaku) Tentukan matlamat jelas dan berkesan Demonstrate pride (maruah kumpulan)

MEMBANGUNKAN SUMBER MANUSIA • • • • •

Pembangunan Kendiri Peningkatan Produktiviti/Kualiti Kemahiran Mengurus Kepuasan Bekerja Motivasi dan inovasi

FOKUS PENGURUS & PEMIMPIN • PENGURUS – – – – – – –

Matlamat (Goals/objectives) Lurus/Benar(Honesty) Pelan (Strategy) Memperolehi (Gettings) Struktur Kumpulan (Sense of Teams) Ganjaran/Hukuman(Rewards/Penalties) Menyelesai Masalah/Membuat Keputusan

FOKUS PENGURUS & PEMIMPIN • PEMIMPIN – – – – –

Visi(Vision) Kejujuran dan ketelusan (Integrity) Nilai (Value) Keadaan Fikiran (State of Mind) Struktur Kemasyarakatan (Sense of Community) – Penghargaan (Acknowledge) – Kehadiran (Presence)

KEPIMPINAN • Boleh merangsang pekerja bekerja dan menjalinkan perhubungan • Memastikan matlamat organisasi difahamai untuk peningkatan prestasi • Kepimpinan bercorak person-oriented supaya kakitangan lebih inisiatif • Kepimpinan melalui teladan

HUBUNGAN MANUSIA • Pekerja dilayan sebagai manusia yang berperasaan • Meningkatkan persefahaman sosial dan informal

KOMUNIKASI • Proses dinamik untuk memujuk dan mempengaruhi • Komunikasi berkesan mengelakkan syak wasangka

MOTIVASI • Motivasi merupakan kuasa-kuasa penggerak, keperluan dan mekanisma psikologi dalaman yang memulakan dan mengekalkan segala aktiviti ke arah mencapai matlamat peribadi • Manusia akan bertindak untuk mencapai basic needs sehingga esteem needs • Pengurusan perlu menyediakan insentif untuk menggerakkan individu ke arah pencapaian matlamat organisasi

Delegation/Penugasan • Penyelia yang baik perlu kepada penugasan kerja. Penugasan kerja bukan bermaksud memberi kuasa memimpin secara total kepada orang bawahan atau orang yang dipimpin. Penugasan adalah memberi kepercayaan kepada pekerja bawahan agar mereka bertanggungjawab terhadap kerja dengan memberikan sedikit kuasa.

Kenapa ada penyelia TIDAK mahu penugasan kerja/delegation

• Ada beberapa sebab baik dan buruk, jika pekerja baru kepada tugas atau tiada kemahiran atau memerlukan latihan. • Kakitangan tidak mempunyai masa/sumber • Penugasan hanya menyebabkan kerja penyelia ringan • Penyelia rasa dia sahaja yang tahu tentang kerja itu • Tidak yakin kepada orang lain • Tidak mahu ambil risiko • Suka berahsia dan tak percaya staff • Takut silap • Takut hilang kuasa/penghargaan

Kenapa orang bawahan TIDAK mahu penugasan kerja/delegation

• Tidak yakin kepada pengurusan atasan • Tidak yakin kepada penyelia dalam penugasan kerja berdasarkan pengalaman lepas • Kurang yakin terutama pekerja baru, takut dikritik atau takut gagal • Penolakan dari pihak bawahan sebab pihak atasan tidak beri pengiktirafan • Kurang yakin pada keupayaan diri sendiri

Kenapa Perlu Kepada Penugasan ? • Anda tidak boleh membuat semua kerja • Kerja anda adalah untuk mengurus • Mereka yang hampir dengan masalah lebih mudah menyelesaikannya • Penugasan menjurus kepada kepercayaan, penghormatan dan pengiktirafan kepada individu/kumpulan • Penugasan menjurus kepada pengembangan dan pembangunan staff

The Limit Of Delegation Sebagai penyelia, tidak semua kuasa dan tanggungjawab boleh diturunkan. Tidak boleh menurunkan semua tanggungjawab dan kuasa yang ada. Kepercayaan, keyakinan dan pengetahuan staff adalah penting dalam penentuan penugasan

BILA BOLEH PENUGASAN KERJA ? Bila tidak ada masa untuk melaksanakan sesuatu tugas yang diserahkan kepada anda Bila penyelesaian masalah yang lebih bersifat domestik/bawahan Bila penyelia mementingkan pembangunan staff Bila ahli kumpulan sanggup menerima sebarang obligasi untuk melakukannya demi kejayaan organisasi

TAMAT YANG BAIK DAN SEMPURNA DARI ALLAH YANG LEMAH DAN KEKURANGAN DARI SAYA SENDIRI SEKIAN

TERIMA KASIH.